Der Fabasoft Cloud Client

Der native Fabasoft Cloud Client bietet folgende Vorteile:

• Dokumente direkt über den Webbrowser bearbeiten
• Dokumente mit Drag-and-drop importieren
• Dokumente ins Dateisystem synchronisieren

Die Installation können Sie über den Webbrowserstatus in der Kopfzeile des Webclients starten. Weiterführende Informationen finden Sie im White Paper „Fabasoft Cloud Client: neues Fenster“. : neues Fenster

Übersicht

Durch einen Klick auf das Benachrichtigungssymbol des Fabasoft Cloud Clients gelangen Sie zur Übersicht über die zuletzt verwendeten Dokumente.

• Kopfzeile
  Wenn Sie mit mehreren Datenlokationen bzw. Installationen arbeiten, können Sie über die Kopfzeile zwischen diesen wechseln. Durch einen Klick auf das fragenzeichen, wird der Support-Dialog geöffnet. Über das Zahnradsymbol gelangen Sie zu den weiterführenden Optionen.
  Hinweis: Falls Sie mit Testsystemen und unterschiedlichen Benutzern arbeiten, kann sich eine Vielzahl an nicht mehr benötigten Einträgen ansammeln. Um nicht mehr verwendete Einträge zu löschen, können Sie unter „Weitere“ > „Verwalten“ die gewünschten Einträge auswählen und löschen.
• Fußzeile
  In der Fußzeile können Sie die Synchronisierung erstmalig starten bzw. sehen Sie den aktuellen Status der Synchronisierung. Durch einen Klick auf den Synchronisierungsstatus können Sie die Synchronisierung pausieren
• Dokumentübersicht
  Die offenen, zuletzt bearbeiteten, umbenannten, heruntergeladenen bzw. hochgeladenen Dokumente werden chronologisch angezeigt. Tritt ein Fehler beim Synchronisieren auf, wird die betroffene Datei mit einem roten Hintergrund dargestellt.
  Über das Kontextmenü des jeweiligen Dokuments können Sie
  • bei einem synchronisierten Dokument den Windows Explorer öffnen,
  • den Webclient mit dem Dokument öffnen bzw.
  • den Link auf das Dokument in die Zwischenablage kopieren.

Im Info-Dialog wird Ihnen angezeigt, ob der Fabasoft Cloud Client aktuell ist (grünes Häkchen). Ist dies nicht der Fall können Sie das Update direkt starten.

Synchronisierung

Der Cloud Ordner ermöglicht das Synchronisieren von Ordnerstrukturen mit dem Dateisystem.

Der Fabasoft Cloud Ordner bietet zwei Synchronisierungsarten an:

• Gesamtes Home
  Wenn Sie Ihr gesamtes Home synchronisieren, wird beim Navigieren durch die Ordnerstruktur im Dateisystem automatisch der Inhalt des aktuellen Ordners synchronisiert und synchron gehalten.
• Dedizierter synchronisierter Ordner
  Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte enthaltene Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.

Hinweis: Der Cloud Ordner unterstützt unter Microsoft Windows lokale „NTFS 3.1“-Dateisysteme und unter Apple macOS lokale „HFS+“- bzw. „APFS“-Dateisysteme. Jeder Cloud Ordner ist genau einem Benutzer und einem Endgerät zugeordnet. Daher ist nicht unterstützt, dass mehrere Benutzer in den gleichen Cloud Ordner synchronisieren bzw. ein Benutzer von mehreren Endgeräten aus in den gleichen Cloud Ordner synchronisiert. Der Cloud Ordner wird nicht auf Microsoft Windows Serverbetriebssystemen unterstützt.

Synchronisierung erstmalig verwenden

Abhängig von den Organisationseinstellungen, können Sie entscheiden, ob Sie Ihr gesamtes „Home“ oder nur einen dedizierten Ordner mit dem Dateisystem synchronisieren möchten.

Um den dedizierten synchronisierten Ordner zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ > „Synchronisierung“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisierten Ordner aktivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren“. Alle bisher synchronisierten Daten werden von Ihren Endgeräten entfernt.
4. Klicken Sie auf „Schließen“.

Der dedizierte synchronisierte Ordner wird automatisch auf „Home“ abgelegt.

Hinweis: Die Deaktivierung des dedizierten synchronisierten Ordners funktioniert analog (Schaltfläche „Synchronisierten Ordner deaktivieren“).

Synchronisierung starten

Führen Sie in der Taskleiste auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Cloud Ordner öffnen“ aus.

• Wenn Sie „Home“ synchronisieren, wird die oberste Ebene ins Dateisystem synchronisiert. Wenn Sie in einen Ordner navigieren, wird der Inhalt dieses Ordners (auf erster Ebene) synchronisiert. Sie können aber auch gesamte Ordnerhierarchien synchronisieren (siehe nächstes Kapitel).
• Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.
• Die erfolgreiche Synchronisierung wird durch ein grünes Häkchen visualisiert.

Sie können nun die Dateien und Ordner sowohl im Webclient als auch im Dateisystem bearbeiten.

Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen

Im Dateisystem können Sie folgendermaßen Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen:

• Wenn Sie „Home“ synchronisieren, wird beim Navigieren durch die Ordnerstruktur automatisch der Inhalt des aktuellen Ordners synchronisiert und synchron gehalten.
  Hinweis: Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte enthaltene Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.
• Um komfortabel eine gesamte Ordnerhierarchie zu synchronisieren und synchron zu halten, steht Ihnen bei Ordnern der Kontextmenübefehl „Cloud Ordner“ > „Ordner aktuell halten“ zur Verfügung.
• Synchronisierte Ordner können über den Kontextmenübefehl „Cloud Ordner“ > „Lokale Dateien entfernen“ wieder von der Synchronisierung ausgenommen werden. Dabei werden die lokalen Dateien der gesamten Ordnerhierarchie entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Objekte in der Fabasoft Cloud.

Hinweis:

• Die Synchronisierung erfolgt automatisch im Hintergrund, sie kann aber über den Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols deaktiviert werden (Registerkarte „Allgemein“ > „Cloud Ordner“ > Feld Offline).
• Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols über die Schaltfläche „Ordner löschen“, den Cloud Ordner vom Dateisystem entfernen.
• Die Synchronisierung kann auch im Webclient gestartet werden. Navigieren Sie dazu in den gewünschten Teamroom bzw. Ordner und führen Sie die Aktion „Synchronisieren“ aus. Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Teamroom bzw. Ordner in einer Hierarchie ausgehend von Ihrem „Home“ abgelegt ist.
  Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird der Teamroom zusätzlich im dedizierten Ordner abgelegt.

Symbole für die Visualisierung des Status

Benachrichtigungssymbol

Am Benachrichtigungssymbol werden Statusinformationen über die Synchronisierung angezeigt (z. B. pausiert). Bei mehreren Cloud Ordnern bezieht sich der Status auf den aktuell ausgewählten Cloud Ordner.  

Dateisystem

Folgende Symbole zeigen im Dateisystem den Synchronisierungsstatus an:

• Nicht synchronisiert
  Nicht synchronisierte Ordner werden ohne spezielle Visualisierung dargestellt.
• Synchronisiert
  Synchronisierte Ordner und Dokumente werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
• Ordner aktuell halten
  Ordner, bei denen die gesamte Hierarchie synchronisiert werden soll, werden mit einem blauen Rand dargestellt.
• Modifiziert
  Der Ordner oder das Dokument wurde lokal verändert bzw. es wird gerade ein Synchronisierungsvorgang durchgeführt.
• Fehler
  Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung.
  Damit Änderungen bzw. Fehler leicht identifiziert werden können, werden diese über die gesamte Hierarchie angezeigt.

Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols

Im Kontextmenü des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols stehen Ihnen folgende für den Cloud Ordner relevante Befehle zur Verfügung:

• Cloud Ordner öffnen
  Öffnet den Ordner im lokalen Dateisystem, der für die Synchronisierung der Daten angelegt wurde.
• Synchronisieren
  Startet manuell den Synchronisierungsvorgang.

Hinweis: Falls Sie mit mehreren Cloud-Installationen arbeiten, können Sie im Kontextmenü das System auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen.

Kontextmenü im Cloud Ordner

Im Kontextmenü von synchronisierten Objekten, stehen unter „Cloud Ordner“ folgende Befehle zur Verfügung:

• Im Cloud Webclient anzeigen
  Der Webclient wird geöffnet und das jeweilige Objekt wird markiert.
• Eigenschaften im Cloud Webclient anzeigen
  Die Eigenschaften des jeweiligen Objekts werden im Webclient geöffnet.
• Link kopieren
  Kopiert einen Link zum jeweiligen Objekt in die Zwischenablage.
• Ordner aktuell halten
  Die gesamte Ordnerhierarchie wird synchronisiert und synchron gehalten.
• Lokale Dateien entfernen
  Die lokalen Dateien werden entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Objekte in der Fabasoft Cloud.
  Falls sich in einem Ordner nicht synchronisierte Dokumente befinden, werden Sie darauf hingewiesen. Bei erneutem Ausführen des Kontextmenübefehls werden die nicht synchronisierten Dokumente entfernt und zur Sicherung unter \Users\<user>\Documents\My Recovered Documents abgelegt.
  Hinweis: Falls Sie den Download einer zu großen Datei abbrechen möchten, können Sie am übergeordneten Ordner diesen Kontextmenübefehl ausführen.

Konflikt lösen

Falls ein Dokument im Webclient und im Dateisystem gleichzeitig geändert wurde, wird dies beim Synchronisieren erkannt. Zur Visualisierung wird am Benachrichtigungssymbol und im Webclient beim Dokument ein gelbes Rufzeichen angezeigt.

Um den Konflikt über das Dateisystem zu lösen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol.
2. Klicken Sie beim entsprechenden Dokument auf „Konflikt lösen“.
3. Im folgenden Dialog können Sie wählen, ob Sie die aktuelle Version weiterverwenden möchten, oder die letzte Version vor dem Konflikt. Der Inhalt der verworfenen Version ist weiter über die Zeitreise zugänglich und kann so gegebenenfalls manuell übernommen werden.

Alternativ können Sie im Webclient den Kontextmenübefehl „Konflikt lösen“ ausführen. Wenn Sie das Dokument über den Webclient bearbeiten, wird der Konfliktdialog automatisch geöffnet.

Fehlerbehebung

Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung. Damit Sie leicht zum Fehler navigieren können, wird dieser über die gesamte Hierarchie angezeigt.

LAN-Synchronisierung

Standardmäßig erfolgt die Synchronisierung über das Internet mit der Fabasoft Cloud. Abhängig von Ihren Datenmengen und Ihrem Internetzugang kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.

Nutzen Sie die LAN-Synchronisierung, um eine deutliche Reduktion der nötigen Internet-Bandbreite zu erzielen und die Synchronisierungsgeschwindigkeit erheblich zu steigern. Wenn sich Daten in der Fabasoft Cloud ändern, werden zuerst alle Cloud Ordner im lokalen Netzwerk kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten über das LAN synchronisiert und nicht über das Internet. Die Sicherheit ist in beiden Fällen durch Verschlüsselung gewährleistet.

Um die LAN-Synchronisierung nutzen zu können, müssen Sie diese aktivieren:

1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ > „Fabasoft Cloud Client“.
2. Aktivieren Sie die Option LAN-Synchronisierung erlauben.
3. Definieren Sie gegebenenfalls vertrauenswürdige Netzwerke für die LAN-Synchronisierung.
   Wenn kein Netzwerk konfiguriert ist, ist die LAN-Synchronisierung auf Microsoft Windows in allen privaten Netzwerken und auf Apple macOS in allen Netzwerken möglich.
   Wenn ein oder mehrere Netzwerke konfiguriert sind, wird die LAN-Synchronisierung nur in diesen Netzwerken aktiviert (Verbindung zur Fabasoft Cloud muss möglich sein). Definieren Sie pro Zeile eine IPv4-Adresse oder einen IPv4-Adressbereich (in CIDR-Notation, bspw. 198.51.100.0/24).
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Die Clients müssen sowohl mit dem LAN (gleiches Subnetzwerk) als auch mit der Fabasoft Cloud verbunden sein.
• Für die Kommunikation wird der TCP-Port 17096 und die IP-Multicast-Adresse 224.0.0.202 bzw. ff02::1 (lokales Subnetzwerk) verwendet. Gegebenenfalls müssen entsprechende Einstellungen in der Firewall getroffen werden. Sollten Sie Probleme mit der LAN-Synchronisierung haben, wenden Sie sich bitte mit diesen Informationen an Ihren Netzwerkadministrator.
  Zum Beispiel können in der Windows-Firewall zwei eingehende Regeln definiert werden (eine für das TCP-Protokoll und eine für das UDP-Protokoll):
  • Programm:
    C:\Program Files\Fabasoft\Cloud\x64\FabasoftCloudUI.exe (Fabasoft Cloud Enterprise Client)
    C:\Users\<username>\AppData\Local\Fabasoft\x64\FabasoftCloudUI.exe (Fabasoft Cloud Client)
  • Lokale Adresse, Remoteadresse, lokaler Port, Remoteport, autorisierte Benutzer, autorisierte Computer: beliebig
  • Protokoll: TCP bzw. UDP

Synchronisierungs-Ausnahmen

Ausgenommene Dateien

Damit zum Beispiel temporäre Dateien von Drittprodukten nicht hochgeladen werden, gibt es folgende Synchronisierungs-Ausnahmen:

• Versteckte Dateien.
• Dateien, die mit ~WRD, ~WRL, ps bzw. ppt beginnen, gefolgt von mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) und gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
• Dateien, die mit ~ beginnen, gefolgt von einer beliebigen Zeichenkette, gefolgt von .idlk.
• Dateien, die mit Acr beginnen, gefolgt von einer beliebigen Zeichenkette, gefolgt von .tmp.
• Dateien, die mit mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) beginnen, gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
• Dateien, die ausschließlich aus Ziffern (Dezimal- bzw. Hexadezimalziffern in Großbuchstaben) bestehen. Jedoch sind von dieser Regel Dateien ausgenommen, die mit „000“ beginnen, gefolgt von beliebig vielen Dezimalziffern.
• Dateien, die mit aa beginnen, gefolgt von einem Kleinbuchstaben, gefolgt von fünf Ziffern und optional gefolgt von einer Zeichenfolge, die ebenfalls der zuvor angeführten Regel entspricht.
• Dateien, die mit Icon beginnen gefolgt von einem „carriage return“ (nur Apple macOS).

Hinweis:

• Die PDF-Repräsentation für die „Suche“ wird nicht angezeigt.
• Ordner mit mehr als 10000 Objekten können nicht synchronisiert werden. Es wird ein entsprechender Fehler angezeigt.

Datei-Zusatzinformationen

Datei-Zusatzinformationen werden im Allgemeinen nicht synchronisiert und gehen verloren. Apple macOS Datei-Tags werden jedoch synchronisiert.

Konfiguration im Webclient

Welche Objekte auf welchen Endgeräten aktuell gehalten werden sollen, kann auch im Webclient eingesehen werden.

1. Öffnen Sie Ihren Webclient.
2. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ > „Synchronisierung“.
3. Für jedes Endgerät, auf dem Sie Objekte aktuell halten, wird eine Zeile angezeigt. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um die Details einzusehen.
   Hinweis: Über die Schaltfläche „Synchronisierungseinstellungen entfernen“ können Sie alle Einstellungen löschen.
   • Endgerät
     Zeigt die Kennung des jeweiligen Endgeräts.
   • Enthaltene Objekte
     Zeigt die Ordner, die aktuell gehalten werden sollen.
     Hinweis: Wird ein Ordner aktuell gehalten, werden automatisch alle untergeordneten Objekte synchronisiert.
   • Ausgenommen Objekte
     Zeigt Ordner, die nicht synchronisiert werden auch wenn sie sich in einem aktuell gehaltenen Ordner befinden.
4. Klicken Sie auf „Schließen“.

Integration in Microsoft Word

Die Integration steht für Microsoft Word, Microsoft Word for the Web und Microsoft Word for Mac zur Verfügung und bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

Microsoft Word

Bei Verwendung von Microsoft Word auf Microsoft Windows steht folgende Funktionalität zur Verfügung.

Schaltflächen

Sie können direkt von Microsoft Word aus, Aktionen in der Fabasoft Cloud durchführen. Dazu steht Ihnen die Registerkarte „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung, die abhängig vom Kontext die entsprechenden Aktionen anbietet.

• Öffnen
  Sie können ein Dokument in der Fabasoft Cloud auswählen und in Microsoft Word öffnen.
• Hochladen
  Wenn das aktuelle Dokument nicht über die Fabasoft Cloud geöffnet wurde, kann dieses in die Fabasoft Cloud hochgeladen werden. Sie können einen Speicherort in der Fabasoft Cloud auswählen und die Bearbeitung direkt fortsetzen, ohne das Dokument schließen zu müssen.
• Registrieren
  Wenn das aktuelle Dokument nicht über die Fabasoft Cloud geöffnet wurde, kann dieses in der Fabasoft Cloud registriert werden. Sie können die Registrierungsart (z. B. Digital Asset) und einen Speicherort in der Fabasoft Cloud auswählen und die Bearbeitung direkt fortsetzen, ohne das Dokument schließen zu müssen.
• Link kopieren
  Sie können einen Link auf das Dokument in der Fabasoft Cloud in die Zwischenablage einfügen.
• Öffentlichen Link erstellen
  Sie können einen öffentlichen Link auf das Dokument erstellen. Benutzer können auf öffentliche Links lesend zugreifen, ohne sich in der Fabasoft Cloud anzumelden.
• Link versenden
  Sie können einen E-Mail-Entwurf mit einem Link auf das Dokument in der Fabasoft Cloud erstellen.
• Umbenennen
  Sie können den Namen des Dokuments in der Fabasoft Cloud ändern.
• Version freigeben
  Sie können eine Version des Dokuments in der Fabasoft Cloud erstellen und als Freigabestand bereitstellen.
  Hinweis: Nicht gespeicherte Änderungen werden automatisch gespeichert, bevor die Version erstellt wird.
• Eigenschaften
  Sie können die Eigenschaften des Dokuments in der Fabasoft Cloud bearbeiten.
• Im Web anzeigen
  Zeigt das Dokument im Webclient.
• Text einfügen
  Hinweis: Nähere Informationen zu Textbausteinen finden Sie im Kapitel „Textbausteine definieren“ und „Textbausteine verwenden“.
  • Eigenschaft
    Sie können ausgewählte Eigenschaftswerte als aktualisierbare DocProperties einfügen.
  • Textbaustein unformatiert
    Sie können für Sie verfügbare Textbausteine unformatiert einfügen.
  • Textbaustein formatiert
    Sie können für Sie verfügbare Textbausteine formatiert einfügen.
  • Textbaustein-Platzhalter
    In Vorlagen können Sie Textbaustein-Platzhalter einfügen.
  • Textbaustein verknüpft
    Fügt einen verknüpften Textbaustein ein.
• Textbaustein entfernen
  Entfernt den markierten Textbaustein.
• Textbaustein ändern
  Ermöglicht die Änderung des Textbausteins im Kontext des aktuellen Dokuments (wenn der Benutzer dazu berechtigt ist). Textbausteine, die für eine Änderung vorgesehen sind, werden nicht mehr automatisch aktualisiert.
• Textbausteine zurücksetzen
  Ermöglicht das Zurücksetzen von Änderungen des fokussierten Textbausteins bzw. aller Textbausteine. Der aktuelle, freigegebene Inhalt der Textbausteine wird übernommen und die Textbausteine werden zukünftig wieder automatisch aktualisiert.
• Textbausteine auflösen
  Ermöglicht das Auflösen des fokussierten Textbausteins bzw. aller Textbausteine (Änderungsrechte nötig). Der aktuelle, gegebenenfalls im Kontext des Dokuments geänderte Inhalt der Textbausteine wird als Fließtext übernommen und die Verknüpfungen werden entfernt.
• Felder aktivieren/Feld einfügen
  Sie können ausgewählte Eigenschaftswerte als aktualisierbare Felder einfügen. Wenn Sie den Wert eines bearbeitbaren Felds im Word-Dokument ändern, wird der geänderte Wert in die Eigenschaft übernommen.
  Hinweis: Über den Menübefehl „Feld einfügen“ > „Werte aktualisieren“ können die Feldwerte, ohne das Dokument schließen zu müssen, aktualisiert werden.
• Textbaustein-Platzhalter ersetzen
  Sie können die vorhandenen Textbaustein-Platzhalter des Dokuments durch die Inhalte der Textbausteine ersetzen.
• Kontext (Domäne und Benutzerkonto)
  Bei Dokumenten, die nicht über die Fabasoft Cloud geöffnet wurden, kann der Kontext für die Schaltflächen ausgewählt werden. Wenn Sie den Kontext in Microsoft Office ändern, wird ebenfalls im Fabasoft Cloud Client der Kontext geändert und umgekehrt.

Hinweis:

• Wenn die Registerkarte „Fabasoft Cloud“ nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass die COM-Add-ins „Fabasoft Cloud Domain Hot-Switch“ und „Fabasoft Cloud Word Extension“ in Microsoft Word aktiv sind (Registerkarte „Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“).
• In Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel stehen Ihnen auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die „Öffnen“-, „Hochladen“ und „Registrieren“-Schaltflächen zur Verfügung.

Felder

Folgende Eigenschaftsarten sind im Word-Dokument als Feld bearbeitbar:

• Ganzzahl
• Zeichenkette (auch mehrzeilig)
• Datum
• Datum und Zeit
• Boolesche Eigenschaft
• Aufzählung

Die weiteren Eigenschaftsarten werden als nur lesbare Felder dargestellt.

Hinweis:

• Für Datumsfelder wird das im Betriebssystem eingestellte kurze Datumsformat verwendet.
• Beim Speichern des Inhalts werden in der PDF-Ansicht die Felder automatisch aktualisiert, unabhängig davon ob die PDF-Ansicht am Server oder am Client generiert wird.
• Auf der Registerkarte „Inhalt“ des Word-Dokuments können Sie in der Eigenschaft PDF-Inhalt bei Datenänderung aktualisieren festlegen, ob auch bei Änderungen der Metadaten die PDF-Ansicht am Server neu generiert wird. Somit werden Felder, die sich auf die Metadaten des Dokuments beziehen, mit aktualisierten Werten dargestellt.
• Beim Importieren eines Microsoft Word-Dokuments, das bereits Metadaten als Felder eingebunden hat, werden die Feldwerte in die Eigenschaften des Word-Objekts übernommen. Falls sich Metadaten von bereits existierenden Objekten ändern würden (z. B. beim Ersetzen des Dokuments), kann über einen Dialog festgelegt werden, welche Feldwerte übernommen werden sollen.

Benutzerdefinierte Eigenschaften als Felder

Wenn Sie bei einem Word-Dokument ein benutzerdefiniertes Formular hinterlegen, können Sie die von Ihnen definierten Eigenschaften als Felder im Word-Dokument einfügen.

Microsoft Word for the Web

Um die Integration in Microsoft Word for the Web nutzen zu können, müssen Sie das Office-Add-in „Fabasoft Cloud“ vom Microsoft Store zu Microsoft Word for the Web hinzufügen (Menü „Einfügen“ > „Add-ins“ > „Office Store“ > „Fabasoft Cloud“). Den Bereich „Fabasoft Cloud“ können Sie nun über die Cloud-Ribbon-Schaltfläche öffnen.

Hinweis: In den Organisationsrichtlinien muss der Wert für SameSite-Attribut des Sitzungs-Cookies auf „None“ gesetzt sein, um die Integration verwenden zu können.

Bei Verwendung von Microsoft Word for the Web steht folgende Funktionalität zur Verfügung.

Schaltflächen

Sie können direkt von Microsoft Word for the Web aus, Aktionen in der Fabasoft Cloud durchführen. Dazu steht Ihnen der Bereich „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung, der abhängig vom Kontext die entsprechenden Aktionen anbietet.

• Link versenden
  Sie können einen E-Mail-Entwurf mit einem Link auf das Dokument in der Fabasoft Cloud erstellen.
• Im Web anzeigen
  Zeigt das Dokument im Webclient.
• Text einfügen
  • Textbaustein unformatiert
    Sie können für Sie verfügbare Textbausteine unformatiert einfügen.
  • Textbaustein-Platzhalter
    In Vorlagen können Sie Textbaustein-Platzhalter einfügen.
• Anmelden/Abmelden
  Sie können sich gegebenenfalls abmelden und wieder anmelden.

Microsoft Word for Mac

Um die Integration in Microsoft Word for Mac nutzen zu können, muss der Fabasoft Cloud Client installiert sein und Sie müssen das Office-Add-in „Fabasoft Cloud“ vom Microsoft Store zu Microsoft Word for Mac hinzufügen (Menü „Einfügen“ > „Add-ins“ > „Office Store“ > „Fabasoft Cloud“). Den Bereich „Fabasoft Cloud“ können Sie nun über die Cloud-Ribbon-Schaltfläche öffnen.

Bei Verwendung von Microsoft Word for Mac steht folgende Funktionalität zur Verfügung.

Schaltflächen

Sie können direkt von Microsoft Word for Mac aus, Aktionen in der Fabasoft Cloud durchführen. Dazu steht Ihnen der Bereich „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung, der abhängig vom Kontext die entsprechenden Aktionen anbietet.

• Link versenden
  Sie können einen E-Mail-Entwurf mit einem Link auf das Dokument in der Fabasoft Cloud erstellen.
• Im Web anzeigen
  Zeigt das Dokument im Webclient.
• Text einfügen
  Hinweis: Nähere Informationen zu Textbausteinen finden Sie im Kapitel „Textbausteine definieren“ und Kapitel „Textbausteine verwenden“.
  • Eigenschaft
    Sie können ausgewählte Eigenschaftswerte als DocProperties einfügen. Diese müssen manuell aktualisiert werden.
  • Textbaustein unformatiert
    Sie können für Sie verfügbare Textbausteine unformatiert einfügen.
  • Textbaustein formatiert
    Sie können für Sie verfügbare Textbausteine formatiert einfügen.
  • Textbaustein-Platzhalter
    In Vorlagen können Sie Textbaustein-Platzhalter einfügen.
  • Textbaustein verknüpft
    Fügt einen verknüpften Textbaustein ein.
• Textbaustein entfernen
  Entfernt den markierten Textbaustein.
• Textbaustein ändern
  Ermöglicht die Änderung des Textbausteins im Kontext des aktuellen Dokuments (wenn der Benutzer dazu berechtigt ist). Textbausteine, die für eine Änderung vorgesehen sind, werden nicht mehr automatisch aktualisiert.
• Textbausteine zurücksetzen
  Ermöglicht das Zurücksetzen von Änderungen des fokussierten Textbausteins bzw. aller Textbausteine. Der aktuelle, freigegebene Inhalt der Textbausteine wird übernommen und die Textbausteine werden zukünftig wieder automatisch aktualisiert.
• Textbausteine auflösen
  Ermöglicht das Auflösen des fokussierten Textbausteins bzw. aller Textbausteine (Änderungsrechte nötig). Der aktuelle, gegebenenfalls im Kontext des Dokuments geänderte Inhalt der Textbausteine wird als Fließtext übernommen und die Verknüpfungen werden entfernt.
• Feld einfügen
  Sie können ausgewählte Eigenschaftswerte als aktualisierbare Felder einfügen.
• Textbaustein-Platzhalter ersetzen
  Sie können die vorhandenen Textbaustein-Platzhalter des Dokuments durch die Inhalte der Textbausteine ersetzen.
• Anmelden/Abmelden
  Um die Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie sich aufgrund technischer Restriktionen bei jedem neu geöffneten Dokument in der Fabasoft Cloud anmelden.

Integration in Microsoft Outlook

Die Integration in Microsoft Outlook bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

Hinweis: Die Gruppe „Fabasoft Cloud“ steht nur zur Verfügung, wenn das Add-in „Fabasoft Cloud Outlook Extension“ („Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“) aktiviert ist.

Cloud-Bereich einblenden

Auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ über die Schaltfläche „Home“ bzw. „Arbeitsvorrat“ einen eigenen Aufgabenbereich in Microsoft Outlook einblenden. Somit haben Sie direkten Zugang zu Ihrem Home-Bereich bzw. Arbeitsvorrat.

E-Mail hochladen

Auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ über die Schaltfläche „E-Mail hochladen“ die markierten E-Mails in einen Teamroom bzw. Ordner hochladen. Alternativ steht der Kontextmenübefehl „Fabasoft Cloud“ > „E-Mail hochladen“ zur Verfügung.

Hinweis:

• Bei der Auswahl des Ordners können Sie über die Schaltfläche „Ordner wählen“ auch einen neuen Teamroom bzw. Ordner erzeugen.
• Beim Hochladen verschlüsselter E-Mails können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail unverschlüsselt importieren möchten, um diese zum Beispiel für andere Team-Mitglieder lesbar zu machen. Verschlüsselte E-Mail-Anhänge können nicht entschlüsselt werden.

Registrieren

Auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ über die Schaltfläche „Registrieren“ die markierten E-Mails in der Fabasoft Cloud zum Beispiel als Digital Assets registrieren. Alternativ steht der Kontextmenübefehl „Fabasoft Cloud“ > „Registrieren“ zur Verfügung.

Anhänge in Links umwandeln

Beim Erstellen einer E-Mail können Sie Anhänge direkt in die Fabasoft Cloud hochladen und durch Links ersetzen. Dazu steht auf der Registerkarte „Nachricht“ die Schaltfläche „Anhänge in Links umwandeln“ zur Verfügung.

Um Anhänge in Links umzuwandeln, gehen Sie folgendermaßen vor.

1. Erstellen Sie eine E-Mail mit Anhängen.
2. Platzieren Sie den Cursor an die Position, an der die Links eingefügt werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhänge in Links umwandeln“.
4. Wählen Sie im Feld Ordner einen Teamroom oder Ordner aus, in dem die Anhänge abgelegt werden sollen.
   Alternativ können Sie über die Schaltfläche „Ordner wählen“ über eine Baumdarstellung zum gewünschten Ordner navigieren bzw. einen neuen Ordner oder Teamroom erzeugen. Die E-Mail-Empfänger werden beim neu erzeugten Teamroom mit Leserechten hinzugefügt (kann noch manuell angepasst werden).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Link einfügen“, wenn Sie Links für Cloud-Benutzer einfügen möchten.
   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als öffentlichen Link einfügen“, wenn Sie Links einfügen möchten, die keine Authentifizierung in der Fabasoft Cloud erfordern. Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn der Teamroom das erzeugen öffentlicher Links erlaubt.

Die Anhänge werden in die Fabasoft Cloud hochgeladen und die Links werden in der E-Mail eingefügt.

Zugriff prüfen

Beim Erstellen einer E-Mail steht Ihnen in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Zugriff prüfen“ zur Verfügung. Dadurch können Sie überprüfen, ob die angeführten Empfänger Zugriff auf die in der E-Mail verlinkten Cloud-Objekte haben. Über die Schaltfläche „Jetzt prüfen“ können Sie manuell die Überprüfung durchführen. Aktivieren Sie die Option „Immer beim Senden prüfen“, um die Überprüfung automatisiert durchzuführen.

E-Mails automatisch hochladen

Sie können einen Ordner in Microsoft Outlook über den entsprechenden Kontextmenübefehl mit der Fabasoft Cloud verbinden. Dabei können Sie den Ablageort für die E-Mails in der Fabasoft Cloud festlegen.

E-Mails, die manuell oder über eine clientseitige Regel in dem Ordner abgelegt werden, werden in die Fabasoft Cloud importiert und in Microsoft Outlook in den Papierkorb verschoben.

Hinweis:

• Die E-Mails müssen direkt im Ordner abgelegt werden und nicht im Hilfsunterordner mit der Verbindungsinformation.
• Serverseitige Outlook-Regeln werden nicht unterstützt.

Kontaktsynchronisation

Sie können Kontakte, die Sie in der Fabasoft Cloud verwalten, mit Microsoft Outlook synchronisieren. Im Kontextmenü des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols steht dazu der Befehl „Cloud Adressbuch öffnen“ zur Verfügung. Wenn Sie noch kein Passwort für Anwendungen vergeben haben, können Sie direkt eines generieren. Ihre Adressbuchliste wird in Microsoft Outlook unter „Kontakte“ hinzugefügt und automatisch synchron gehalten. Über den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols, können Sie die Synchronisierung auch manuell durchführen.

Wenn Sie das Kontaktmanagement nutzen, können Sie über den Kontextmenübefehl „Zur Adressbuchliste hinzufügen“ Kontakträume und Adresslisten in die Adressbuchliste aufnehmen. Somit stehen auch diese Kontakte in Microsoft Outlook zur Verfügung.

Hinweis:

• Ihre Adressbuchliste finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Adressbuch“. Hier können Sie Ihre Kontakte verwalten und weitere Adressbücher anlegen.
• Kontakte können von der Fabasoft Cloud nach Microsoft Outlook synchronisiert werden und umgekehrt.

Optionen-Dialog

Der Optionen-Dialog des Fabasoft Cloud Clients bietet Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

Allgemein

• Konto
  Zeigt die URL der aktuellen Cloud-Installation an. Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ können Sie alle lokalen Einstellungen des Kontos löschen (inkl. Cloud Ordner).
  Hinweis: Wenn Sie im folgenden Dialog auf „vollständig zurücksetzen“ klicken, können Sie alle Konten und Verzeichnisse ohne Prüfung auf lokale Änderungen zurücksetzen. Lokale Änderungen gehen dabei verloren.
• Cloud Ordner
  Zeigt das Basisverzeichnis des Cloud-Ordners in Ihrem Dateisystem.
  • Ordner löschen
    Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie über die Schaltfläche „Ordner löschen“, den Cloud-Ordner vom Dateisystem entfernen. Dies hat keine Auswirkungen auf die Objekte in der Fabasoft Cloud, jedoch gehen noch nicht synchronisierte Änderungen im Dateisystem verloren.
  • Ordner wählen
    Wählen Sie einen neuen Basisordner aus.
    Hinweis: Die Schaltfläche steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie zuvor den aktuellen Basisordner über die Schaltfläche „Ordner löschen“ entfernt haben.
  • Offline
    Um die Synchronisierung zeitweise abzuschalten (z. B. um Roaming-Gebühren zu vermeiden), wählen Sie diese Option aus.
• Download-Ordner
  Sie können den Download-Ordner für das Herunterladen mehrerer Dokumente bzw. Ordnerstrukturen festlegen.
  • Standard verwenden
    Der Standard-Download-Ordner des Systems wird verwendet.
• Proxy-Server
  • Proxy-Einstellungen
    Öffnet die Proxy-Einstellungen des Betriebssystems.
  • Automatische Proxy-Anmeldung
    Definiert, ob gespeicherte Proxy-Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) automatisch für die Proxy-Anmeldung verwendet werden. Somit ist, falls Ihr Proxy eine Authentifizierung mittels Benutzername und Passwort erfordert, nur eine einmalige Eingabe der Anmeldedaten erforderlich.
• Fabasoft Cloud Client beim Systemstart laden
  Definiert, ob der Fabasoft Cloud Client wird beim Hochfahren des Betriebssystems automatisch gestartet.

Weitere Optionen

Über die Schaltfläche „Weitere Optionen“ gelangen Sie zu den benutzerspezifischen Einstellungen in der Fabasoft Cloud. Die Standardeinstellungen werden von Ihrem Organisationsadministrator verwaltet. Diese können Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche „Organisationseinstellungen übernehmen“ übernehmen.

• Im Webbrowserstatus berücksichtigen
  Legt fest, ob Fehler im Webbrowserstatus angezeigt werden.
• Öffnen des Webclients erlauben
  Legt fest, ob der entsprechende Kontextmenüeintrag angezeigt wird.
• Öffnen des Netzlaufwerks erlauben
  Legt fest, ob der entsprechende Kontextmenüeintrag angezeigt wird.
• Kontaktsynchronisierung erlauben
  Legt fest, ob der entsprechende Kontextmenüeintrag angezeigt wird.
• Öffnen des Kalenders erlauben (nur Apple macOS)
  Legt fest, ob der entsprechende Kontextmenüeintrag angezeigt wird.
• Öffnen des Adressbuchs erlauben (nur Apple macOS)
  Legt fest, ob der entsprechende Kontextmenüeintrag angezeigt wird.
• Synchronisierungsart
  Definiert die erlaubten Cloud-Ordner-Synchronisierungsarten.
• LAN-Synchronisierung erlauben
  Nutzen Sie die LAN-Synchronisierung, um eine deutliche Reduktion der nötigen Internet-Bandbreite zu erzielen und die Synchronisierungsgeschwindigkeit erheblich zu steigern. Wenn sich Daten in der Fabasoft Cloud ändern, werden zuerst alle Cloud Ordner im lokalen Netzwerk kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten über das LAN synchronisiert und nicht über das Internet.
• Vertrauenswürdige Netzwerke für LAN-Synchronisierung
  Wenn kein Netzwerk konfiguriert ist, ist die LAN-Synchronisierung auf Microsoft Windows in allen privaten Netzwerken und auf Apple macOS in allen Netzwerken möglich.
  Wenn ein oder mehrere Netzwerke konfiguriert sind, wird die LAN-Synchronisierung nur in diesen Netzwerken aktiviert (Verbindung zur Fabasoft Cloud muss möglich sein). Definieren Sie pro Zeile eine IPv4-Adresse oder einen IPv4-Adressbereich (in CIDR-Notation, bspw. 198.51.100.0/24).
• Inhalte (nur Microsoft Windows)
  Wenn Sie standardmäßig eine PDF-Ansicht generieren, haben Sie dennoch beim Hochladen die Möglichkeit dies im Einzelfall zu deaktivieren, um eine bessere Performance zu erreichen.
  • PDF-Ansicht am Endgerät erzeugen (unverschlüsselte Dokumente)
    Sie haben die Möglichkeit, dass die PDF-Ansicht von Office-Dokumenten lokal mit dem entsprechenden Drittprodukt generiert wird. Dies hat den Vorteil, dass die Abbildungstreue zwischen Office-Dokument und PDF-Dokument viel besser gewährleistet ist, als wenn das PDF-Dokument am Cloud-Server mit LibreOffice konvertiert wird.
  • PDF-Ansicht am Endgerät erzeugen (verschlüsselte Dokumente)
    Durch das lokale Generieren können PDF-Ansichten von mit Fabasoft Secomo verschlüsselten Office-Dokumenten erstellt werden, bei vollständig gewährleisteter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die PDF-Ansichten werden wie die Dokumente selbst verschlüsselt zum Server übertragen, und können ebenfalls nur von im verschlüsselten Teamroom berechtigten Benutzern entschlüsselt werden.
  • Miniaturansicht aus der PDF-Ansicht am Endgerät erzeugen (verschlüsselte Dokumente)
    Durch das lokale Generieren können Miniaturansichten von mit Fabasoft Secomo verschlüsselten Office-Dokumenten erstellt werden.

Bandbreite

Die Einstellungen gelten global für das Endgerät.

• Download-Geschwindigkeit
  Um die Download-Geschwindigkeit für das Synchronisieren zu beschränken, können Sie die maximale Bandbreite in Kilobytes pro Sekunde angeben.
• Upload-Geschwindigkeit
  Um die Upload-Geschwindigkeit für das Synchronisieren zu beschränken, können Sie die maximale Bandbreite in Kilobytes pro Sekunde angeben.

Zertifikate (nur Ubuntu)

Bei Verwendung einer zertifikatsbasierten Authentifizierung unter Ubuntu müssen die Client-Zertifikate im Fabasoft Client hinterlegt werden.