Asset-Ablagen dienen zur strukturierten Verwaltung der digitalen Inhalte und zum Festlegen der Zugriffsrechte für eine effektive Zusammenarbeit.
Sie können Ihre Inhalte direkt in der Ablage auf oberster Ebene ablegen oder mit weiteren Asset-Ablagen eine hierarchisch verschachtelte Ablagestruktur erzeugen und dabei granular für jede Asset-Ablage Zugriffsberechtigungen festlegen.
Asset-Ablagen basieren auf dem Konzept der Fabasoft Cloud Teamrooms und verfügen dementsprechend über deren Funktionalitäten und Einstellungsmöglichkeiten. Der Funktionsumfang von Teamrooms ist ausführlich in der allgemeinen Benutzerhilfe der Fabasoft Cloud im Kapitel „Zusammenarbeit mit Teamrooms: neues Fenster“ beschrieben und umfasst unter anderem die folgenden Funktionalitäten:
Hauptunterschied zu Teamrooms ist der zusätzliche Funktionsumfang von Asset-Ablagen: Mithilfe der Funktionalitäten „Registrierung von Assets“ und „Lizenzierung“ können Benutzer zur konsequenten Pflege von Metadaten aufgefordert werden.
Hinweise:
Zusätzlich zu den Einstellungen von Teamrooms stehen bei Asset-Ablagen die im Folgenden beschriebenen Einstellungen zur Verfügung. Um diese festzulegen, navigieren Sie in entsprechende Asset-Ablage und wählen Sie die Aktion „Einstellungen“ in der Werkzeugleiste.
Registerkarte „Vertrags-/Lizenzdokumente“
Registerkarte „Standardwerte“
Hinweis: Hier können Sie beispielsweise ein in der Konfiguration erzeugtes Metadatenformular für neue Assets in dieser Asset-Ablage hinterlegen. Dieses steht anschließend als zusätzlicher Reiter für sämtliche neu erzeugten/hochgeladenen Assets der gewählten Objektklasse für diese Asset-Ablage zur Verfügung.
Hinweise:
Zur weiteren hierarchischen (Sub-) Strukturierung Ihres Asset-Ablagesystems stehen Ihnen zusätzlich zu Asset-Ablagen auch Ordner und externe Bereiche zur Verfügung.
Wesentlicher Unterschied zwischen Ordnern und Asset-Ablagen ist, dass Ordner die Einstellungen aus der übergeordneten Asset-Ablage (in der sie erzeugt werden) erben. Dagegen gelten für jede (Sub-) Asset-Ablage separate Einstellungen – insbesondere bezüglich Zugriffsberechtigungen – und müssen dementsprechend jeweils festgelegt werden. Das heißt, dass initial ausschließlich derjenige Benutzer, der die Asset-Ablage erzeugt hat, mit allen Rechten ausgestattet ist. Um mit weiteren Benutzern bzw. Benutzergruppen auf Asset-Ablage-Ebene zusammenzuarbeiten, müssen diese daher erst berechtigt werden. In neu erzeugten Ordnern sind hingegen sämtliche Teammitglieder der übergeordneten Asset-Ablage bereits berechtigt. Diese Einstellung kann für Ordner auch nicht überschrieben werden. Wir empfehlen daher, solange Asset-Ablagen ineinander zu verschachteln, wie sich die Zugriffsberechtigungen verändern können. Anschließend kann das Team zur weiteren Substrukturierung Ordner verwenden. Um einen Ordner zu erzeugen, wählen Sie entsprechende Aktion in der Werkzeugleiste der Asset-Ablage.
Ordner umwandeln
Wenn Sie für einen Ordner die Zugriffsberechtigungen ändern möchten, müssen Sie diesen in eine Asset-Ablage umwandeln. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Hinweis: Sie können auch Asset-Ablagen oder externe Bereiche in Ordner umwandeln.
Externe Bereiche können in Asset-Ablagen erzeugt werden. Das bei der übergeordneten Asset-Ablage definierte Team hat automatisch auch die entsprechenden Rechte im externen Bereich. Benutzer mit allen Rechten in der Asset-Ablage können das Team des externen Bereichs erweitern. Dadurch kann zum Beispiel eine enge Zusammenarbeit mit einer externen Grafikagentur realisiert werden, die nur Zugriff auf den externen Bereich haben soll.
Zum Erzeugen eines Externen Bereichs gehen Sie folgendermaßen vor: