Anfragen

Eine Anfrage ermöglicht es Benutzern von Fabasoft Contracts, ohne Medienbruch mit den Administratoren von Vertragslisten oder Rechtsbereichen zu kommunizieren. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Benutzer eingeschränkte Zugriffsrechte auf diese Vertragsmanagerlisten haben und Fragen zu den Verträgen bzw. Rechtsakten stellen oder Vorschläge einbringen möchten.

Wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist, kann ein Benutzer eine Anfrage zu einer Vertragsliste oder einem Rechtsbereich stellen (siehe Kapitel „Anfrage erlauben“).

Hinweis: Anfragen gehören gemeinsam mit Verträgen und Rechtsakten zu den sogenannten „Vertragsmanagerakten“. Ähnlich wie „Vertragsmanagerlisten“ (stellvertretend für Vertragslisten, Rechtsbereiche und Konfigurationslisten) wird dieser Sammelbegriff in der Dokumentation häufiger verwendet.

Bereiche

Anfragen gliedern sich in die folgenden Bereiche:

• Einbringer
  Enthält den Einbringer der Anfrage.
• Beschreibung
  Enthält den Text der Anfrage.
• Unterlagen
  Zeigt die über die Anfrage bereitgestellten Dokumente an.
• Alle Dokumente
  Zeigt die Dokumente in den Unterlagen ohne Ordnerhierarchien an.
• Historie
  Zeigt die Änderungen an den Anfragemetadaten.

Aktionen

Sie können folgende Aktionen durchführen:

• Anfrage öffnen
  Öffnet die Eigenschaften der Anfrage in einer zweigeteilten Ansicht.
  In dieser Ansicht werden die Eigenschaften der Anfrage gemeinsam mit der PDF-Vorschau der Anfrageunterlagen angezeigt, wenn mindestens eine Unterlage vorhanden ist. Wenn mehr als ein Dokument in den Anfrageunterlagen verfügbar ist, kann über eine Schaltfläche zwischen den Unterlagen gewechselt werden.
• Zuordnungen verwalten
  Öffnet die Liste der verfügbaren Zuordnungen, um diesen die Anfrage zuzuordnen.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn die Vertragsliste bzw. der Rechtsbereich, in der die Anfrage abgelegt ist, mindestens eine Zuordnung verwaltet bzw. verwendet.
• Vertrag erzeugen
  Ermöglicht es, aus einer Anfrage heraus einen Vertrag manuell zu erzeugen, die Eigenschaften festzulegen und Unterlagen zum Vertrag hochzuladen.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn die Anfrage in einer Vertragsliste abgelegt ist.
• Rechtsakte erzeugen
  Ermöglicht es, aus einer Anfrage heraus eine Rechtsakte manuell zu erzeugen, die Eigenschaften festzulegen und Unterlagen zur Rechtsakte hochzuladen.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn die Anfrage in einem Rechtsbereich abgelegt ist.
• Prozess starten
  Ermöglicht es, einen Ad-hoc-Prozess zu definieren und zu starten. Bietet zusätzlich die Möglichkeit, einen vordefinierten BPMN-Prozess auszuführen.
• Aufbewahrungspflicht aktivieren
  Definiert eine Aufbewahrungspflicht auf die gewählte Anfrage.
• Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine Anmerkung zur Anfrage hinzu. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine Anmerkung zur Anfrage hinzu, die für Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ in der übergeordneten Vertragsmanagerliste nicht sichtbar ist. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen
• Eigenschaften
  Öffnet die Eigenschaften der Anfrage.

Eigenschaften

In den Eigenschaften einer Anfrage können Sie die folgenden Felder definieren:

Registerkarte „Anfrage“

• Art der Anfrageliste
  Enthält die Vertragsmanagerlistenarten, an die Anfragen gestellt werden können.
  Hinweis: Ist nur im Erzeugen-Dialog sichtbar.
• Anfragenliste
  Enthält die Vertragsliste bzw. den Rechtsbereich, dem die Anfrage zugeordnet ist.
• Zusätzliche Anfragenlisten referenzieren
  Wird diese Option aktiviert, können Sie für die Anfrage im Feld Zusätzliche Anfragenlisten weitere Vertragslisten bzw. Rechtsbereiche angeben, in denen die Anfrage referenziert wird. In den zusätzlichen Vertragslisten bzw. Rechtsbereichen berechtigte Benutzer werden dadurch gemäß Ihrer Rolle in den zusätzlichen Vertragslisten bzw. Rechtsbereichen auf die Anfrage berechtigt, müssen jedoch auch in der Hauptvertragsliste bzw. im Hauptrechtsbereich zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt sein.
  Hinweis:
  • Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn es mindestens eine weitere Vertragsliste bzw. Rechtsbereich gibt.
  • Wenn Sie eine Anfrage zusätzlichen Vertragslisten oder Rechtsbereichen zuordnen, wird sie dort jeweils im Bereich „Referenzierte Anfragen“ angezeigt.
• Zusätzliche Anfragenlisten
  In diesem Feld können Sie zusätzliche Anfragenlisten angeben, in denen die Anfrage referenziert werden soll.
  Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Zusätzliche Anfragenlisten referenzieren aktiviert wurde.
• Jahr
  Enthält das Jahr, in dem die Anfrage erzeugt wurde.
• Ordnungszahl
  Enthält die Ordnungszahl, die die Anfrage in der Vertragsliste bzw. im Rechtsbereich beim Erzeugen erhalten hat.
• Bearbeitungsstatus
  Legt den Bearbeitungsstatus einer bereits erzeugten Anfrage fest.
  Hinweis: Sollte das Menü initial keine Status anzeigen, klicken Sie auf „Weitere Einträge suchen“, geben Sie einen Asterisk (*) ein und drücken Sie die Enter-Taste.
• Anfrageart
  Legt die Art der Anfrage fest.
  Hinweis: Es wird empfohlen, Anfragearten gemäß der Anleitung im Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“ anzulegen, falls Sie eine neue Anfrageart benötigen.
• Betreff
  Legt den Betreff der Rechtsakte fest.
• Beschreibung
  Enthält den Text der Anfrage.
• Begriffe
  Legt Begriffe zur Verschlagwortung der Anfrage fest.
  Wenn Sie in Thesauri bereits Begriffe erzeugt haben, können Sie diese auswählen. Sie können auch neue Begriffe erzeugen, die in einem mitgelieferten Standard-Thesaurus gespeichert werden (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“).
• Begriffe auswählen
  Öffnet einen Dialog, in dem Sie Begriffe für die Verschlagwortung der Anfrage aus dem Standard-Thesaurus wählen können (siehe „Standard-Thesaurus“).
• Einbringer
  Definiert den Benutzer, der die Anfrage einbringt.
  Standardmäßig wird der Benutzer vorausgefüllt, der die Anfrage erzeugt. Es kann jedoch ein anderer Benutzer ausgewählt werden.
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des Einbringers.
• Interner Bearbeiter
  Definiert einen Benutzer als internen Bearbeiter für die Anfrage. Der interne Bearbeiter erhält Änderungsrechte auf die Anfrage und deren Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
  Hinweis: Dem im Feld Interner Bearbeiter definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsmanagerliste der Anfrage zugeordnet sein.
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des internen Bearbeiters.
• Interner Einkäufer
  Definiert einen Benutzer als internen Einkäufer für die Anfrage. Der interne Einkäufer erhält Änderungsrechte auf die Anfrage und deren Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
  Hinweis: Dem im Feld Interner Bearbeiter definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsmanagerliste der Anfrage zugeordnet sein.
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des internen Einkäufers.
• Interner Verantwortlicher
  Definiert einen Benutzer als internen Verantwortlichen für die Anfrage. Der interne Verantwortliche erhält Leserechte auf die Anfrage und deren Unterlagen. Wurde im Feld Interner Bearbeiter des Vertrags kein Benutzer definiert, werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Verantwortlichen gesendet.
  Hinweis: Dem im Feld Interner Verantwortlicher definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsmanagerliste der Anfrage zugeordnet sein.´
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des internen Verantwortlichen.

Hinweis: Manche dieser Felder sind erst in einer erzeugten Anfrage verfügbar.

Registerkarte „Zuordnungen“

Diese Registerkarte enthält eine Liste aller Zuordnungsziele, in denen Sie je einen Eintrag auswählen können (siehe Kapitel „Zuordnungsziele“).
Hinweis: Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn in der übergeordneten Vertragsmanagerliste mindestens eine Zuordnung verwaltet wird.

Registerkarte „Unterlagen“

Diese Registerkarte enthält eine Liste, in der Sie Unterlagen zur Anfrage hinzufügen können.

Registerkarte „Anmerkungen“

• Anmerkung hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen.
• Anhänge hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.

Registerkarte „Interne Anmerkung“

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von internen Anmerkungen.
• Anhänge hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.

Registerkarte „Stornierte Dokumente“

Diese Registerkarte enthält eine Liste aller in dieser Anfrage stornierten Dokumente. Sie wird nur angezeigt, wenn in der Anfrage stornierte Dokumente vorhanden sind.

Registerkarte „Stornierte externe Bereiche“

Diese Registerkarte enthält eine Liste aller in diesem Vertrag stornierten externen Bereiche. Sie wird nur angezeigt, wenn in dem Vertrag stornierte externe Bereiche vorhanden sind.

Anfrage erlauben

Um Anfragen erzeugen zu können, muss diese Option in den entsprechenden Vertragslisten bzw. Rechtsbereichen aktiviert sein.

Um die Einstellung zu überprüfen bzw. zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsmanagerliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
3. Prüfen bzw. aktivieren/deaktivieren Sie die Option Anfragen erlauben.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• In manchen Vertragsmanagerlisten ist (z. B. bedingt durch die Organisationsstruktur oder durch die definierten Kommunikationswege) die Option Anfrage erlauben explizit inaktiv. Unter diesen Gegebenheiten sollte die Option nur bei dringendem Bedarf aktiviert werden.
• Je nachdem, ob die Option aktiv ist, wird beim Erzeugen der Anfrage die aktuelle Vertragsmanagerliste als möglicher Ablageort zur Auswahl gestellt.
• Wenn die aktuelle Vertragsmanagerliste die erste ist, in der diese Option aktiviert wurde, ist im Vertragsmanager-Dashboard nun die Aktion „Anfrage erzeugen“ verfügbar.

Anfrage erzeugen

Um eine neue Anfrage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Vertragsmanager-Dashboard auf die Aktion „Anfrage erzeugen“.
   Hinweis: Die Aktion ist nur verfügbar, wenn in mindestens einer Vertragsliste oder einem Rechtsbereich die Option Anfragen erlauben aktiviert ist.
2. Falls bereits Anfragevorlagen vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste optional den gewünschten Eintrag aus.
   Hinweis: Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen der Vertragsliste bzw. des Rechtsbereichs, falls Sie eine benötigte Vorlage nicht finden können (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“).
3. Wählen Sie im Feld Art der Anfrageliste die gewünschte Vertragsmanagerlistenart.
   Hinweis: Das Feld Anfragenliste zeigt ohne eine Auswahl im Feld Art der Anfrageliste alle verfügbaren Vertragslisten und Rechtsbereiche an. Falls Ihre Organisation eine große Anzahl von Vertragsmanagerlisten verwaltet, ist eine Vorauswahl zu empfehlen.
4. Wählen Sie optional eine Anfrageart aus.
   Hinweis: Das Definieren einer (selbst modellierten) Anfrageart kann den aktuellen Dialog verändern bzw. weitere Registerkarten hinzufügen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
5. Geben Sie Ihre Anfrage in das Feld Beschreibung ein.
6. Fügen Sie optional Schlagworte über das Feld Begriffe oder die Schaltfläche Begriffe auswählen hinzu.
   Hinweis: Das Feld und die Schaltfläche sind nur verfügbar, wenn im Standard-Thesaurus mindestens ein Begriff erzeugt wurde (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“).
7. Geben Sie alle weiteren gewünschten Anfragemetadaten ein.
   Hinweis: Abhängig von den in der Vertragsliste (siehe Kapitel „Einstellungen“) bzw. im Rechtsbereich (siehe Kapitel „Einstellungen“) getroffenen Einstellungen sind weitere Felder verpflichtend bzw. verborgen. Diese Einstellungen können jedoch durch das Definieren einer Anfrageart überschrieben werden (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Falls Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration die Verwendung von Strukturthesauri eingestellt haben, verändert dies gegebenenfalls den Erzeugen-Dialog. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.

Für die neue Anfrage wird automatisch eine eindeutige Identifikationsbezeichnung generiert, die sich aus dem Kürzel der Vertragsmanagerliste, dem Jahr der Erzeugung, einer laufenden Nummer und, falls angegeben, dem Wert des Feldes Betreff eines Vertrags zusammensetzt (dies trifft nicht auf Rechtsakten zu).

Hinweis:

• Sie können eine Anfrage auch direkt in einem Vertrag oder einer Rechtsakte erzeugen. Navigieren Sie in die gewünschte Akte und klicken Sie auf die Aktion „Anfrage erzeugen“. Im Erzeugen-Dialog ist in diesem Fall zusätzlich bereits eine Referenz zur Ausgangsakte.
• Sie können eine Anfrage auch aus einem zu registrierenden Dokument erzeugen.
  Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertragsmanagerakte im Hintergrund registrieren“.
• Benutzer mit eingeschränkten Rechten oder Leserechten dürfen standardmäßig keine Anfragen erzeugen. Diese Option kann jedoch in der jeweiligen Vertragsliste (siehe Kapitel „Vertragsliste erzeugen“) bzw. im jeweiligen Rechtsbereich (siehe Kapitel „Rechtsbereich erzeugen“) aktiviert werden.

Anfragen verwalten

Die Verwaltung von Anfragen kann je nach Firma und deren Struktur sehr unterschiedlich gestaltet sein. Dieses Kapitel soll Ihnen einige Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie die Verwaltung von Anfragen organisieren können.

Unterschied zu Support-Mitteilung

Es ist wichtig anzumerken, dass Anfragen im Gegensatz zu Support-Mitteilungen nicht darauf ausgelegt sind, in beide Richtungen zu kommunizieren. Was im Anschluss an das Erzeugen einer Anfrage passiert und ob bzw. was Sie davon erfahren, ist stark davon abhängig, wie Ihre Organisation die eingesetzten Prozesse gestaltet bzw. ob die Bearbeiter der Anfragen Sie über den Status informieren.

Anwendungsfälle

Eine Anfrage erscheint nach dem Erzeugen in der Vertragsmanagerliste, der sie zugeordnet wurde. Ausgehend davon bzw. zusätzlich dazu kann unter anderem folgendermaßen mit der Anfrage umgegangen werden:

• Eine Anfrage startet über die beim Erzeugen ausgewählte Anfrageart einen Prozess, der sie unmittelbar an einen bestimmten Empfänger bzw. Empfängerkreis zur Bearbeitung weiterleitet.
• Eine Anfrage wird über die beim Erzeugen ausgewählte Anfrageart mit einer Hintergrundaufgabe versehen, die bei der Erfüllung gewisser Bedingungen in Kraft tritt.
• Die Anfrage erscheint in der Vertragsmanagerliste, wird vom zuständigen Administrator der Liste manuell gelesen/geprüft, und dieser
  • startet manuell den passenden Prozess (Ad-hoc- oder BPMN-Prozess),
  • legt eine Hintergrundaufgabe auf die Anfrage,
  • erzeugt eine Wiedervorlage,
  • verwirft die Anfrage oder
  • erzeugt einen neuen Vertrag bzw. eine neue Rechtsakte aus der Anfrage (siehe Kapitel „Vertrag/Rechtsakte aus Anfrage erzeugen“).

Je nachdem, wie die Anfragearten/Anfragen im Detail modelliert/konfiguriert sind und welche Prozesse in Ihrer Organisation verwendet werden, sind viele zusätzliche Möglichkeiten zur Verwaltung von Anfragen gegeben.

Weitere Informationen zu Prozessen und Hintergrundaufgaben finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“.

Zuordnungen festlegen

Die Festlegung von Zuordnungen in einer Anfrage funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Zuordnungen festlegen“).

Vorlagen einschränken

Die Einschränkung von Vorlagen für Anfragen funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“).

Aufbewahrung verwalten

Die Aktivierung der Aufbewahrungspflicht bzw. die Definition einer Aufbewahrungsfrist in einer Anfrage funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Aufbewahrung verwalten“).

Unterlagen hinzufügen

Um Unterlagen zu einer Anfrage hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der gewünschten Anfrage in den Bereich „Unterlagen“.
2. Fügen Sie die Unterlagen hinzu, indem Sie Dokumente in die Liste hochladen (z. B. per Drag-and-drop).
3. Alternativ können Sie die gewünschten Unterlagen durch einen Klick auf „Eintrag hinzufügen“ > „Neu“ direkt erzeugen.

Hinweis: Sofern Sie in der Vertragsmanagerliste auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente einen Eintrag festgelegt haben, wird die entsprechende Dokumentkategorie im Zuge dieses Vorgangs hinzugefügt.

Anmerkung hinzufügen

Das Erzeugen einer Anmerkung in einer Anfrage funktioniert analog zu Verträgen („Anmerkung hinzufügen“).

Interne Anmerkung hinzufügen

Das Erzeugen einer internen Anmerkung in einer Anfrage funktioniert analog zu Verträgen („Interne Anmerkung hinzufügen“).

Vertrag/Rechtsakte aus Anfrage erzeugen

Sofern beschlossen wird, dass aus einer Anfrage ein neuer Vertrag bzw. eine neue Rechtsakte erzeugt werden soll, können Sie diese Aktion durchführen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die Anfrage und klicken Sie die Aktion „Vertrag erzeugen“ bzw. „Rechtsakte erzeugen“.
2. Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Vertrag erzeugen“ bzw. im Kapitel „Rechtsakte erzeugen“.
3. Gemäß den Einstellungen der Anfrage werden bereits gewisse Metadaten in den Erzeugen-Dialog des Vertrags übernommen, wobei der Einbringer der Anfrage im Vertrag bzw. in der Rechtsakte als interner Verantwortlicher definiert wird.
4. Geben Sie alle weiteren Metadaten wie gewünscht ein.
5. Klicken Sie auf „Weiter“, um das Erzeugen des Vertrags bzw. der Rechtsakte abzuschließen.

Sofern in der Anfrage bereits Unterlagen vorhanden waren, die Sie übernehmen möchten, oder wenn Sie gleich beim Erzeugen des Vertrags andere Dokumente/Akten hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie vor dem Abschluss des Erzeugen-Dialogs auf die Registerkarte „Unterlagen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“.
3. Geben Sie die Namen der gewünschten Unterlagen ein.
4. Wählen Sie die gewünschten Dokumente bzw. Akten aus.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.