Konfigurationslisten

Konfigurationslisten sind Listen, die verschiedene Einstellungen enthalten und diese durch Zuweisung zu Vertragslisten bzw. Rechtsbereichen auf Verträge, Rechtsakten und Anfragen übertragen können.
Anders als Vertragslisten oder Rechtsbereiche sind Konfigurationslisten ausschließlich in der Vertragsmanager-Konfiguration einsehbar. Dementsprechend ist für deren Nutzung die Aktivierung des erweiterten Modus zwingend erforderlich (siehe Kapitel „Nutzungsmodi“).

Hinweis: Konfigurationslisten gehören gemeinsam mit Vertragslisten und Rechtsbereichen zu den sogenannten „Vertragsmanagerlisten“. Ähnlich wie „Vertragsmanagerakten“ (stellvertretend für Verträge, Rechtsakten und Anfragen) wird dieser Sammelbegriff in der Dokumentation häufiger verwendet.

Allgemeine Informationen

In den meisten Fällen wird zumindest eine Konfigurationsliste verwendet, deren Einstellungen und Zuordnungen auf alle Vertragslisten und Rechtsbereiche übertragen werden, denen die Konfigurationsliste übergeordnet ist. Konfigurationslisten können auch für komplexere Anwendungsfälle eingesetzt werden, beispielsweise hierarchisiert und unter Einbeziehung verschiedener Berechtigungen (siehe Kapitel „Konfigurationslisten verketten“).

Hinweis: Zuordnungen sind Kategorisierungsmöglichkeiten, die Vertragsmanagerakten zugewiesen werden können, um diese übersichtlicher ablegen zu können. Beispielsweise kann ein Vertrag, der einen Einkauf regelt, einem Zuordnungsziel vom Typ „Lieferant“ zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Zuordnungen“.

Bereiche

Konfigurationslisten gliedern sich in die folgenden Bereiche:

• <Zuordnungsziele> (z. B. Lieferanten)
  Zeigt die bereitgestellten Instanzen eines Zuordnungsziels an.
  Hinweis:
  • Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn die Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert ist (siehe Kapitel „Zuordnungen“).
  • Ist in Konfigurationslisten die Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert, wird im Vertragsmanager-Dashboard bzw. im Konfigurationslisten-Dashboard automatisch pro Zuordnungsziel ein eigener Bereich angezeigt (beispielsweise „Lieferanten“ im Falle von Lieferanten).
• Unterlagen
  Zeigt die über die Konfigurationsliste bereitgestellten Dokumente.
• Berichte
  Zeigt die über die Konfigurationsliste bereitgestellten Berichte an.
  Hinweis: Die Definition von Berichten in einer Konfigurationsliste funktioniert analog zu der Definition von Berichten in der Vertragsmanager-Konfiguration (siehe Kapitel „Berichte“).
• Uploads
  Zeigt die Ausgangsdateien für den Import von Vertragsmanagerunterlagen an.
  Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Importe“.

Aktionen

Sie können folgende Aktionen durchführen:

• Papierkorb öffnen
  Öffnet den Papierkorb der Konfigurationsliste. Diese Aktion wird nur angezeigt, wenn mindestens ein gelöschtes Objekt in der Konfigurationsliste vorhanden ist.
• Bericht <Name des Berichts> erzeugen
  Erzeugt einen Bericht basierend auf einer Berichtsvorlage.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn für diesen Bereich eine Berichtsvorlage definiert wurde (siehe Kapitel „Berichte“).
• Einstellungen
  Öffnet die Einstellungen der Konfigurationsliste.

Einstellungen

In der Konfigurationsliste können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Konfigurationsliste“

• Name
  Legt den Namen der Konfigurationsliste fest.
• Betreff
  Legt den Betreff der Konfigurationsliste als Freitext fest.
• Übergeordnete Vertragsmanagerliste
  Legt fest, welche Konfigurationsliste der aktuellen Konfigurationsliste übergeordnet wird.
  Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn mindestens eine weitere Konfigurationsliste existiert.

Registerkarte „Zuordnungen“

• <Zuordnungsziel> verwalten (z. B. Lieferanten verwalten)
  Aktiviert die Verwaltung des Zuordnungsziels in der Konfigurationsliste (siehe Kapitel „Zuordnungsziele verwalten“).
• Standard-Kategorie für neues <Zuordnungsziel> (z. B. Lieferanten)
  Legt eine Kategorie fest, die jeder neuen Zuordnungs-Instanz während des Erzeugens zugeordnet wird.
  Hinweis: Diese Kategorie muss von einem Formular abgeleitet sein (siehe Kapitel „Neues Formular erzeugen“).

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Zuordnungsziele“.

Registerkarte „Rollen“

• Hauptansprechpartner
  Definiert den Hauptansprechpartner für die Konfigurationsliste.
• Definition der Genehmigungsstufen
  Legt die in der Konfigurationsliste verfügbaren Genehmigungsstufen und die dazugehörigen Genehmiger fest.
  Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration Genehmigungsstufen und Limits definiert wurden (siehe Kapitel „Genehmigungen“).
• Unterzeichner
  Definiert einen oder mehrere Unterzeichner für die Konfigurationsliste. Die Reihenfolge, in der die Unterzeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess.
  Hinweis:
  • Es wird empfohlen, die Unterzeichner nicht pauschal über die Konfigurationsliste zu verwalten, sondern diese Einstellung individuell in den Vertragslisten bzw. Rechtsbereichen zu treffen, denen die Konfigurationsliste übergeordnet wird. Die Unterzeichner in den untergeordneten Listen unterscheiden sich in komplexen Konfigurationen bzw. Organisationen oft von denen in der Konfigurationsliste.
  • In weniger komplexen Konfigurationen bzw. Organisationen, in denen die immer gleichen Unterzeichner Verträge abschließen, ist das Festlegen der Unterzeichner in der Konfigurationsliste eine valide Option.

Konfigurationsliste erzeugen

Um eine neue Konfigurationsliste zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Konfigurationsliste erzeugen“.
3. Falls bereits Vorlagen für diese Objektklasse vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste den gewünschten Eintrag aus.
4. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die neue Konfigurationsliste ein.
5. Geben Sie optional im Feld Betreff einen passenden Betreff für die Konfigurationsliste ein.
6. Legen Sie optional im Feld Übergeordnete Vertragsmanagerliste fest, welche andere Konfigurationsliste der aktuellen übergeordnet werden soll.
   Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Konfigurationslisten verketten“.
7. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Rollen“.
8. Legen Sie im Feld Hauptansprechpartner den für die aktuelle Konfigurationsliste zuständigen Benutzer fest.
9. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Die Definition von Unterzeichnern ist in der Konfigurationsliste nicht relevant.
• Die Definition der Genehmigungsstufen ist in der Konfigurationsliste nicht relevant.

Zuordnungen festlegen

Die Verwaltung bzw. Verwendung von Zuordnungszielen finden Sie im Kapitel „Zuordnungsziele verwalten“

Das Erzeugen von Zuordnungs-Instanzen finden Sie im Kapitel „Zuordnungs-Instanz erzeugen“.

Konfigurationslisten verketten

In vielen Fällen genügt es, in einer einzelnen Konfigurationsliste die gewünschten Zuordnungsziele (sowie deren zugehörige Zuordnungs-Instanzen) zu verwalten, die in Vertragslisten und Rechtsbereichen verwendet werden, um den Bedürfnissen einer Organisation gerecht zu werden.

In komplexeren Organisationen mit vielen Abteilungen und Zuständigkeitsbereichen entspricht diese Konstellation jedoch wahrscheinlich nicht mehr den Anforderungen. Es ist daher möglich, die Verwaltung der Zuordnungen auf mehrere Konfigurationslisten aufzuteilen. Auf diese Weise können beispielsweise auch die für bestimmte Zuordnungsziele zuständigen Benutzer bzw. Benutzergruppen granular berechtigt werden. Mehrere einander übergeordnete Konfigurationslisten können eine Kette bilden, die die Zugriffsrechtevergabe auf Stammdaten für viele involvierte Mitarbeiter verwaltet und die darin enthaltenen Zuordnungen aufsummiert, sodass die Konfigurationsliste am Ende der Kette alle verfügbaren Zuordnungsziele bereitstellt.

Nachfolgend werden die involvierten Aspekte anhand eines Beispiels erläutert.

Formelle Zuständigkeiten

In einer Firma gibt es unter anderem die Abteilungen „IT-Services“, „Marketing“ und „Engineering“. Die Verwaltung von Softwarelizenzen liegt im Kompetenzbereich der IT-Services, die Betreuung der eingetragenen Marken liegt beim Marketing und die Entwicklung der Produkte ist Angelegenheit vom Engineering.

Zuordnungen

Um diese Zuständigkeiten auch im Vertragsmanager abzubilden, sind diese Abteilungen jeweils für die Zuordnungsziele „Lizenzen“, „Marken“ bzw. „Produkte“ zuständig. Die Abteilungen können konkrete Zuordnungs-Instanzen für Lizenzen, Marken bzw. Produkte erzeugen und bearbeiten.

Konfigurationslisten

Diese drei Zuordnungsziele sind auf drei einzelne Konfigurationslisten aufgeteilt. Somit enthält die Liste „KL1“ die Zuordnungs-Instanzen der Lizenzen, „KL2“ enthält die Instanzen der Marken und „KL3“ die der Produkte.

Zugriffsrechte

Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen erhalten hierfür jeweils Zugriffsrechte. Die Mitarbeiter der IT-Services erhalten Änderungsrechte auf die Liste „KL1“, die Mitarbeiter der Marketing-Abteilung erhalten Änderungsrechte auf „KL2“ und die Mitarbeiter des Engineering erhalten Änderungsrechte auf „KL3“.

Anordnung

Die Konfigurationsliste KL1 wird KL2 untergeordnet und KL2 wird KL3 untergeordnet. Die Liste KL3 wird einer Vertragsliste oder einem Rechtsbereich übergeordnet.

Auswirkung

Die Konfigurationsliste KL3, die schlussendlich der Vertragsliste oder dem Rechtsbereich übergeordnet ist, erlaubt durch die Verkettung den Zugriff auf alle Zuordnungs-Instanzen von Lizenzen, Marken und Produkten. Das Berechtigungsschema für die einzelnen Lizenzen, Marken und Produkte ist ebenfalls granularer konfiguriert, und die Zuständigkeiten sind klar und überschaubar verteilt.

In einem solchen Szenario ist es ratsam, die Konfigurationslisten nach einem sinnvollen Wort- bzw. Zahlenschema zu benennen, sodass bei der Auswahl der entsprechenden übergeordneten Vertragsmanagerliste (KL1 unter KL2 unter KL3 usw.) jeweils abgeleitet werden kann, welche weiteren Einstellungen in Summe durch die jeweilige Auswahl verfügbar sein werden.

Zum Beispiel: „KL1-IT/Lizenzen“, „KL2-Marketing/Marken“ und „KL3-Engineering/Produkte“.

Konfigurationsliste auflösen

Das Auflösen einer Konfigurationsliste funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Vertragsliste auflösen“).

Zugriffsrechte

Die Definition von Zugriffsrechten in einer Konfigurationsliste funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Zugriffsrechte“).