Vertragspartner

Zur Verwaltung von Verträgen im Vertragsmanager gehört auch die Verwaltung der Vertragspartner und deren Daten. In diesem Kapitel werden die verschiedenen Methoden erläutert, die Sie anwenden können.

Hinweis: Der Vertragsmanager erlaubt die parallele Nutzung aller Methoden zur Verwaltung von Vertragspartnern. Stellen Sie daher sicher, dass im Falle eines Import von Vertragsmetadaten mittels Excel-Arbeitsmappe die korrekten Spalten benutzt werden (siehe Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importieren“).

Standardisierte Verwaltung

Die Nutzung der Daten von Vertragspartner-Objekten verlangt die Festlegung von standardisierten Vertragspartnern. Diese können entweder Zuordnungs-Instanzen oder Objekte aus dem Kontaktmanagement (d. h. Kontaktpersonen bzw. Organisationen) sein.

Die Entscheidung, ob standardisierte Vertragspartner genutzt werden, kann individuell pro Vertragsliste getroffen werden.

Verwaltung durch Kontaktmanagement

Diese Art der Verwaltung funktioniert durch die Anbindung des Vertragsmanagers an das Kontaktmanagement, das nach dem Treffen der entsprechenden Einstellungen die gespeicherten Kontaktobjekte (Organisationen bzw. Kontaktpersonen) dem Vertragsmanager zur Verfügung stellt.

Speziell Neukunden wird dieser Weg empfohlen, da das Kontaktmanagement Daten aus externen Quellen wie z. B. SAP importieren und somit Redundanzen bei der Datenpflege vermeiden kann.

Hinweis:

• Stellen Sie sicher, dass das Kontaktmanagement in den Einstellungen Ihrer Organisation aktiviert ist und dass Sie über eine Lizenz dafür verfügen, sofern Sie die nachfolgenden Einstellungen treffen möchten. Lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Lizenzverwaltung: neues Fenster“ in der „Administrationshilfe Fabasoft Cloud“.
• Lesen Sie ergänzend das Kapitel „Kontaktmanagement: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Standard-Kontaktraum festlegen

Ein Kontaktraum enthält Objekte, deren Metadaten Kontaktinformationen enthalten. Ein solcher Raum kann in der Vertragsmanager-Konfiguration festgelegt werden, wodurch die Kontaktinformationen in allen Vertragslisten verfügbar werden. Wenn diese Einstellung getroffen wurde, kann ein Standard-Kontaktraum auch für eine einzige Vertragsliste festgelegt werden. Nachfolgend werden beide Optionen erläutert.

Vertragsmanager-Konfiguration

Um Kontaktdaten aus dem Kontaktmanagement in der Vertragsmanager-Konfiguration zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie auf Home.
2. Navigieren Sie in das Kontaktmanagement-Dashboard.
3. Klicken Sie auf die Aktion „Kontaktraum erzeugen“.
4. Vergeben Sie den gewünschten Namen für den Kontaktraum und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Klicken Sie im Kontextmenü des neuen Kontaktraums auf „Kopieren“.
6. Navigieren Sie über Home in den Vertragsmanager.
7. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
8. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
9. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Standard-Kontaktraum, um das Kontextmenü zu öffnen und dann auf den Eintrag „Einfügen: Kontaktraum <Name des kopierten Kontaktraums>“.
11. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vertragsliste

Um Kontaktdaten aus dem Kontaktmanagement in einer Vertragsliste zu verwalten, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration bereits ein Kontaktraum festgelegt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie einen neuen Kontaktraum, kopieren Sie ihn, und navigieren Sie zurück in den Vertragsmanager (siehe vorangegangene Anleitung).
2. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
3. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
5. Navigieren Sie zum Feld Standardisierte Vertragspartner und aktivieren Sie die Optionen Kontaktperson bzw. Organisation, um das Feld Standard-Kontaktraum sichtbar zu machen.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Standard-Kontaktraum, um das Kontextmenü zu öffnen und dann auf den Eintrag „Einfügen: <Name des kopierten Kontaktraums>“.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Wenn ein neuer Kontakt für einen Vertrag angelegt wird und ein Standard-Kontaktraum definiert wurde, wird das Feld "Kontaktraum" mit diesem Standard-Kontaktraum vorbefüllt.
• Durch diese Festlegung in der Vertragsmanager-Konfiguration bzw. in der Vertragsliste wird im verknüpften Kontaktraum festgelegt, dass den Objektklassen „Organisation“ und „Kontaktperson“ beim Erzeugen die Standard-Kategorie „Vertragspartner“ hinzugefügt werden soll, die die Verbindung des neuen Objekts zum Vertragsmanager regelt (siehe Kontaktraum > Aktion „Einstellungen“ > Registerkarte „Standardwerte“ > Feld Standard-Kategorien).
• Die Kategorie „Vertragspartner“ erzeugt den Bereich „Vertragsdokumente“, der auch in einem Vertrag, dessen standardisierter Vertragspartner eine Organisation oder eine Kontaktperson ist, als „Vertragspartnerdokumente“ angezeigt wird (siehe Kapitel „Bereiche“). Der Bereich kann beispielsweise genutzt werden, um Zertifizierungsdokumente oder andere relevante Dokumente und Nachweise zentral in einem Kontaktobjekt zu verwalten. Weiters erzeugt die Kategorie „Vertragspartner“ auch noch den Bereich „Weitere Unterlagen“, in dem Dokumente verwaltet werden können, die nicht direkt am Vertrag hinterlegt werden sollen, aber dennoch relevant für den Vertragspartner sind.
• Sollten Sie einen bereits bestehenden Kontaktraum mit enthaltenen Einträgen als Standard-Kontaktraum in der Vertragsmanager-Konfiguration festlegen, müssen Sie diesen Einträgen manuell die Kategorie „Vertragspartner“ zuweisen, andernfalls können diese später im Vertragsmanager nicht zur Verfügung gestellt werden.
• Um die Kontaktobjekte im Vertragsmanager nutzen zu können, müssen alle zum Erzeugen von Verträgen berechtigten Benutzer auch mindestens Leserechte im entsprechenden Kontaktraum erhalten.
  Hinweis: Im Interesse der Einhaltung von DSGVO-Vorschriften sind die Kontakträume und die darin berechtigten Benutzer so zu konfigurieren, dass nur die für die Arbeit mit der jeweiligen Vertragsliste benötigten Kontaktobjekte eingesehen werden können.

Kontaktobjekte erzeugen

Um Kontaktpersonen bzw. Organisationen zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie eine neue Kontaktperson bzw. eine neue Organisation.
   Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Kontaktmanagement: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
2. Wechseln Sie vor dem Klick auf die Schaltfläche „Erzeugen“ auf die Registerkarte „Berechtigungen“ und geben Sie im Feld Unterzeichner die gewünschten Benutzer an.

Standardisierte Vertragspartner festlegen

Um standardisierte Vertragspartner festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
4. Aktivieren Sie im Feld Standardisierte Vertragspartner die gewünschten Vertragspartner (Kontaktperson bzw. Organisation).
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Änderung von Adressdaten

Dieses Kapitel ist relevant, wenn folgendes zutrifft:

• Das Kontaktmanagement bezieht die Daten aus einer externen Quelle, die Daten werden aber nicht wieder in diese Quelle zurückgeführt.
• Die Benutzer der Kontakträume sind darin nur leseberechtigt.

In beiden Fällen bliebe eine Änderung von Adressdaten im Vertragsmanagement bzw. im Kontaktmanagement wirkungslos bzw. wäre diese nicht auf direktem Wege möglich.

Die Anleitung in diesem Kapitel soll mehrere Wege aufzeigen, um diesem potenziellen Problem sinnvoll begegnen zu können.

Hinweis: Die nachfolgend erläuterten Schritte dürfen nur nach Rücksprache mit dem Vertragsmanager-Administrator und mit den für die Verwaltung der Datenquelle zuständigen Benutzer umgesetzt werden, um Datenverlust bzw. überhöhten Verwaltungsaufwand abzuwenden.

Unveränderbare Adressdaten

Um die Adressdaten von Kontaktobjekten unveränderbar zu machen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
4. Aktivieren Sie die Option Adressdaten nicht änderbar für Objekte des Kontaktmanagements.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für sämtliche Vertragslisten, in denen Kontaktobjekte als standardisierte Vertragspartner verwendet werden.

Änderung veranlassen

Um die Adressdaten der gewünschten Vertragspartner zu ändern, können Sie beispielsweise folgendermaßen verfahren:

• Definieren Sie einen BPMN-Prozess, um die für die Verwaltung der Datenquelle zuständigen Benutzer über den Änderungswunsch zu informieren.
• Übermitteln Sie den Änderungswunsch per Support-Button an das zuständige Support-Team, das die Änderung anschließend an die zuständigen Benutzer kommuniziert.
• Senden Sie den Änderungswunsch per E-Mail an die zuständigen Benutzer.

Hinweis: Die genannten Strategien sind nur einige Möglichkeiten und erheben deshalb keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die konkrete Umsetzung innerhalb Ihrer Organisation kann auch anders aufgebaut sein.

Verwaltung durch Zuordnungs-Instanzen

Sie können Zuordnungs-Instanzen nicht nur einsetzen, um mehr Übersichtlichkeit bei Ihren Verträgen zu schaffen, sondern ihnen auch Adressdaten hinzufügen und als Vertragspartner nutzbar machen.

Um die entsprechenden Einstellungen zu treffen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Fügen Sie der gewünschten Zuordnungs-Instanz die jeweiligen Adressdaten hinzu bzw. verändern Sie diese.
   Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Adressdaten festlegen“.
2. Legen Sie das Zuordnungsziel, dessen Instanzen Sie als Vertragspartner nutzen möchten, als standardisierten Vertragspartner fest.
   Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Standardisierte Vertragspartner festlegen“ und wählen Sie statt der Kontaktobjekte die gewünschten Zuordnungsziele aus.

Weitere Informationen zu Zuordnungszielen und Zuordnungs-Instanzen finden Sie im Kapitel „Zuordnungen“.

Manuelle Verwaltung

In der Standardeinstellung vom Vertragsmanager sind die Namen und Kontaktdaten von Vertragspartnern manuell einzugeben.

Beim Erzeugen eines neuen Vertrags muss zumindest der Name des Vertragspartners angegeben werden, alle anderen Daten können nachträglich hinzugefügt werden (siehe Kapitel „Vertrag erzeugen“).

Hinweis: Diese Art der Datenverwaltung ist zumeist in der Trial-Phase üblich, wenn neue und interessierte Benutzer sich mit den Funktionen von Fabasoft Contracts vertraut machen. Später sollte die Verwaltung jedoch anders gehandhabt werden.