Anwendungsbereich: Korrespondenzmanagement (Fabasoft Approve Correspondence)

Fabasoft Approve Correspondence bietet Ihnen eine wegweisende Lösung für die innovative Verwaltung von Ihrer Korrespondenz. Die Anwendung ermöglicht eine äußerst unkomplizierte, intuitive und kollaborative Handhabung von Korrespondenz.

• Beschleunigen Sie die Dokumentationserstellung mit Xeditor
  Durch die Integration von Xeditor in Approve lassen sich standardisierte, strukturierte Inhalte gemeinsam im Team erstellen, bearbeiten und überprüfen. Die Dokumente werden auf Basis von Regelwerken (wie DITA, S10000D, Pi-Mod etc.) oder individuellen Schemata strukturiert und semantisch angereichert.
  Standardisierte Formatvorlagen sorgen für ein einheitliches Layout all Ihrer technischen Dokumente. Die Unterteilung der Informationen in Kapitel stellt die einfache Wiederverwendung sowie die automatische, schnelle und präzise Veröffentlichung auf allen Publikationskanälen sicher, von Digital bis Print. Dank der Word-ähnlichen Benutzeroberfläche benötigen Autor:innen keine fundierten XML-Kenntnisse, um strukturierte Inhalte einfach zu generieren.
• Binden Sie Lieferanten in Ihre Prozesse mit ein
  Approve automatisiert Prüf- und Freigabeprozesse und bezieht Ihre Lieferanten inklusive deren Dokumentationsleistungen direkt in den digitalen Workflow ein. Vom Lieferanten eingepflegte Dokumente lassen sich auf diese Weise automatisiert anhand vordefinierter Spezifikationen umbenennen und der bestehenden Bestellposition eines Auftrags zuordnen. Automatisch versendete Terminerinnerungen sorgen für eingehaltene Fristen und rechtzeitig erledigte Aufgaben. Das verhindert Lieferverzögerungen und reduziert das Risiko von Verzugsstrafen.
• Greifen Sie jederzeit auf relevante Informationen zu
  Durch die nahtlose Anbindung an Ihr bestehendes ERP-System, beispielsweise SAP, verknüpft Approve Kundenauftrag, Lieferantenbestellung und Dokumentation. Die Software stellt somit sämtlichen relevanten Stakeholdern (Lieferanten, Kunden etc.) alle notwendigen Daten wie Dokumentationsumfang, Fristen, Dokumentenstatus, Revisionen usw. auf einen Blick zur Verfügung.
  Dank zahlreicher Standardschnittstellen und der Modellierung von spezialisierten Web-Services auf Basis von Standard-Protokollen wie SAP oder Rest lassen sich auch Systeme wie Zeichnungsdatenbanken synchronisieren. Dadurch werden etwa Maßzeichnungen automatisch dem richtigen Kundenpaket zugeordnet.
• Erstellen Sie Ihre Kundendokumentation mit nur wenigen Klicks
  Vereinen Sie Ihre Produktdokumentation und die Unterlagen Ihrer Lieferanten zu einer vollständigen technischen Dokumentation.
  Indem Sie auch Ihre Kunden ganz bequem in Korrekturprozesse einbinden, erfolgt die Abnahme innerhalb kürzester Zeit. Durch die automatisierte Paketierung ist die Gesamtdokumentation nach Kundenvorgaben strukturiert, und es stehen sämtliche Informationen jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung. Das vereinfacht die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden.

Anwendungsgebiete: Korrespondenzmanagement

Grundsätzlich kann die Fabasoft Approve Correspondence für folgende Anwendungsgebiete angewendet werden. Diese werden nachstehend im näheren Kontext beschrieben.

Dokumentenmanagement

Durch den Anwendungsansatz des Dokumentenmanagementsystems müssen Sie zunächst die grundlegende Struktur, wie beispielsweise entsprechende Projekte (siehe Kapitel „Projekte“), Partner (siehe Kapitel „Partner“) und Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“), erstellen. Nachdem Sie diese Struktur gemäß der Beschreibung in der Objektstruktur konfiguriert haben, sind Sie in der Lage, innerhalb dieser Container verschiedene Dokumentenlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“) zu erstellen. Diese Dokumentenlisten ermöglichen es Ihnen, eine Vielzahl von Einstellungen zu konfigurieren, welche die Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“) innerhalb der Liste betreffen. Darüber hinaus können Sie durch diese Listen eine effiziente Verwaltung und Organisation der Dokumente in Ihrem Dokumentenmanagement-System erreichen.

Nachdem eine Dokumentenliste (siehe Kapitel „Dokumentliste“) erstellt wurde, besteht die Möglichkeit, innerhalb dieser Liste Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“) zu erstellen. Diese Dokumente richten sich nach den zuvor festgelegten Einstellungen in den Projekten (siehe Kapitel „Projekte“), Partnern (siehe Kapitel „Partner“), Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“), Verzeichnissen (siehe Kapitel „Verzeichnis“) und Dokumentenlisten. Die erstellten Dokumente können nun effektiv verwaltet werden und entsprechende zugehörige Dateien enthalten. Weiterhin besteht die Option, diese Dokumente bei Ihren Lieferanten anzufragen und sie durch die Verwendung von vorher konfigurierten Kategorien zu versehen. Dabei können verschiedene Eigenschaften spezifiziert werden, was einen geordneten Umgang mit den bereitgestellten Dokumenten ermöglicht.

Innerhalb dieser Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“) können auch Revisionen erstellt werden, um den Zustand der Dokumente zu verfolgen. Durch das Hinzufügen von Revisionen ermöglichen Sie eine transparente Historie der Veränderungen an einem bestimmten Dokument. Dies ist besonders wichtig, um den Entwicklungsverlauf, Aktualisierungen und Modifikationen nachzuverfolgen.

Durch die Dokumentenrevisionen erhalten Benutzer die Möglichkeit, auf vorherige Versionen zuzugreifen, den Änderungsverlauf zu überprüfen und den aktuellen Zustand des Dokuments zu verstehen. Dies ist besonders hilfreich, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften, Qualitätskontrolle oder die Sicherstellung von Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Informationen geht.

Zusätzlich dazu besteht die Möglichkeit, Dokumente gemäß den individuellen Anforderungen zu prüfen und in einen speziellen Dokumentenprozess zu integrieren, der wichtige Prüfungen ermöglicht. Sobald das Dokument umfassend überprüft wurde, bietet sich die Option, es in ein Transmittal einzubinden und entsprechend zu versenden. Dieser Schritt leitet nahtlos zum nächsten Anwendungsbereich über, der die Vorteile des Transmittal-Versands betont.

Der Prozess der Integration von geprüften Dokumenten in Briefen ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen der Dokumentenverwaltung und dem Transmittal-Management. Dies trägt dazu bei, dass nur geprüfte und autorisierte Dokumente in die Briefe aufgenommen und versendet werden, was die Sicherheit und Integrität des gesamten Kommunikationsprozesses weiter stärkt. Diese integrierte Funktionalität optimiert somit nicht nur die Effizienz, sondern auch die Sicherheit und Zuverlässigkeit des gesamten Systems.

Transmittal-Management

Wenn Sie den Anwendungsansatz des Transmittal-Managements verfolgen, müssen Sie zunächst die grundlegende Struktur erstellen. Dazu gehören beispielsweise Projekte (siehe Kapitel „Projekte“), Partner (siehe Kapitel „Partner“) und Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“). Diese Struktur legt die organisatorische Grundlage für das effiziente Management von Transmittal (Übertragungen von Informationen, Dokumenten (siehe Kapitel „Dokumente“), Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) oder offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)) in Ihrem System.

Nachdem diese Struktur entsprechend konfiguriert wurde, können Sie die Briefe für spezifische Projekte und Partner erstellen.

Die Verwendung eines Transmittal-Managementsystems ermöglicht eine geordnete und nachvollziehbare Übermittlung von Informationen zwischen verschiedenen Projektpartnern. Dies ist besonders in Umgebungen wichtig, in denen eine klare Kommunikation und Verfolgung von Informationen entscheidend ist.

Nachdem Sie die Struktur gemäß der Objektstruktur umgesetzt haben, haben Sie die Möglichkeit, innerhalb dieser Container Briefe (siehe Kapitel „Briefe“) zu erstellen. Diese Briefe können Sie gemäß den Vorgaben in der Objektstruktur konfigurieren. Sobald Sie die Briefe nach Ihren Anforderungen erstellt haben, besteht die Option, sie direkt zu versenden oder als Entwürfe zu speichern.

Die Konfiguration der Briefe in Übereinstimmung mit der Objektstruktur ermöglicht es Ihnen, relevante Informationen wie Empfänger, Betreff, Inhalt, Anschreiben und Anhänge festzulegen. Die Möglichkeit, Briefe als Entwürfe zu speichern, erlaubt Ihnen, Arbeitsschritte zu überprüfen oder Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie den endgültigen Versand durchführen.

Dieser Ansatz bietet eine strukturierte und effiziente Methode für die Erstellung, Anpassung und Übermittlung von Briefen innerhalb Ihres Systems, insbesondere wenn eine klare und wiederholbare Prozessstruktur erforderlich ist. Innerhalb dieser Briefe können Sie entsprechende vorangegangene, bzw. nachgestellte Briefe einsehen und die Briefe entsprechend verändern.

Durch bestimmte Funktionen wird Ihnen die Möglichkeit, Briefe weiterzuleiten oder zurückzurufen geboten. Die Weiterleitungsfunktion ermöglicht es Ihnen, einen erstellten Brief an andere Benutzer oder Empfänger innerhalb des Systems zu senden. Dies ist nützlich, wenn Sie spezifische Personen in den Kommunikationsprozess einbeziehen müssen.

Die Rückruffunktion erlaubt es Ihnen, einen bereits versendeten Brief zurückzurufen, bevor er vom Empfänger gelesen oder bearbeitet wurde. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie feststellen, dass Änderungen vorgenommen werden müssen oder wenn der Brief irrtümlich versandt wurde.

Diese Funktionen tragen dazu bei, die Flexibilität und Kontrolle über den Briefverkehr in Ihrem System zu erhöhen und ermöglichen es Ihnen, schnell auf Änderungen oder unvorhergesehene Anforderungen zu reagieren.

Eine zusätzliche essenzielle Hauptfunktion im Rahmen des Transmittal-Managements besteht darin, die Anpassung individueller Prozesse für spezifische Instanzen zu ermöglichen, die den Versand von Briefen und die Initiierung von Vorgängen betreffen. Hier ist es möglich, für jede entsprechende Instanz sowohl für den Empfang als auch für den Versand von Briefen und die damit verbundene Erstellung von Vorgängen maßgeschneiderte Prozesse festzulegen. Diese können in Bezug auf Prüfungen und die Reaktion darauf individuell eingestellt und entsprechend konfiguriert werden.

Im Hinblick auf das Dokumenten-Management ist es zudem möglich, entsprechende Dokumente miteinander in Beziehung zu setzen und sie für weitere Verarbeitungsschritte zu verwenden. Diese Funktion ermöglicht eine umfassende Integration von Dokumenten in den Arbeitsablauf, wodurch eine effiziente und transparente Verwaltung gewährleistet wird. Diese erweiterte Funktionalität trägt dazu bei, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Transmittal-Managementsystems an die spezifischen Anforderungen und Prozesse einer Organisation zu optimieren.

Entitäten-Management

Wenn Sie den Anwendungsansatz des Entitäten-Managements verfolgen, müssen Sie zunächst die grundlegende Struktur erstellen. Dazu gehören Projekte (siehe Kapitel „Projekte“), Partner (siehe Kapitel „Partner“) und möglicherweise auch Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“). Diese Struktur legt die organisatorische Grundlage für das effiziente Management von Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) und offenen Punkten (siehe Kapitel „Offene Punkte“) in Ihrem System.

Nachdem diese Struktur entsprechend konfiguriert wurde, können Sie Maßnahmen und offenen Punkte für spezifische Projekte und Partner innerhalb der entsprechenden Listen konfigurieren.

Die Listen ermöglichen spezifische Einstellungen, welche im Sinne der Maßnahmen und offenen Punkte entsprechend angezogen werden.

Darüber hinaus können Sie durch diese Listen eine effiziente Verwaltung und Organisation der Maßnahmen, bzw. offenen Punkte in Ihrem Entitäten-Management-System erreichen.

Die erstellten Entitäten können nun effektiv verwaltet werden und entsprechende zugehörige Dateien enthalten. Weiterhin besteht die Option, diese Entitäten durch die Verwendung von vorher konfigurierten Kategorien zu versenden. Dabei können verschiedene Eigenschaften spezifiziert werden, was einen geordneten Umgang mit den bereitgestellten Entitäten ermöglicht.

Innerhalb dieser Entitäten können auch Revisionen erstellt werden, um den Zustand der Entitäten zu verfolgen. Durch das Hinzufügen von Revisionen ermöglichen Sie eine transparente Historie der Veränderungen an einer bestimmten Entität. Dies ist besonders wichtig, um den Entwicklungsverlauf, Aktualisierungen und Modifikationen nachzuverfolgen.

Durch die Entitäten-Revision erhalten Benutzer die Möglichkeit, auf vorherige Versionen zuzugreifen, den Änderungsverlauf zu überprüfen und den aktuellen Zustand der Entität zu verstehen. Dies ist besonders hilfreich, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften, Qualitätskontrolle oder die Sicherstellung von Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Informationen geht.

Die Verwaltung von Zuständigkeiten auf diesen Entitäten ermöglicht es, individuelle Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Die jeweiligen Verantwortlichen haben die Befugnis, die Entitäten nach Vorgaben anzupassen und entsprechend zu gestalten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Fälligkeitsdaten für die jeweilige Entität zu verwalten und festzulegen, was die zeitliche Komponente betrifft.

Um den Fortschritt aus den Entitäten abzulesen, wird das Prinzip der LOP-Listen (Liste offener Punkte) angewendet. Diese Listen ermöglichen einen Überblick über alle Entitäten und ihren jeweiligen Status. Auf diese Weise können offene Aufgaben abgelesen und der bisherige Fortschritt dokumentiert werden.

Innerhalb dieser Entitäten eröffnet sich auch die Möglichkeit, relevante Besprechungen zu initiieren. Dabei können die entsprechenden Entitäten und ihr aktueller Zustand diskutiert werden. Dies fördern eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Systems, da alle relevanten Informationen und Diskussionen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.

Korrespondenzmanagement-Dashboard

Nach erfolgreicher Hinzufügung zu einer Korrespondenzmanager-Konfiguration wird automatisch ein Dashboard für Sie erstellt und auf der "Home"-Seite platziert. Dieses Korrespondenz-Dashboard dient als Ihr zentraler Zugangspunkt zu Fabasoft Approve Correspondence.

Hinweis: Es ist wichtig zu beachten, dass je nach Ihrer Rolle und den vorherigen Einstellungen, die vor Ihrem ersten Zugriff auf Fabasoft Approve Correspondence vorgenommen wurden, bestimmte Objekte und Einstellungen variieren können. Es könnte Unterschiede in Bezug auf die Benutzerhilfe geben. Bei Unklarheiten oder spezifischen Anpassungen sollten Sie sich bei Bedarf an die entsprechenden Administratoren wenden, um genaue Informationen zu erhalten.

Bereiche

Das Korrespondenzmanager-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

• Mein Kalender
  Hierbei handelt es sich um einen Kalender, welcher alle Termine der Ablagekalender (siehe Kapitel „Kalender“) beinhaltet.
• Meine Projekte (siehe Kapitel „Projekte“)
  Hierbei handelt es sich um alle Projekte, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Partner (siehe Kapitel „Partner“)
  Hierbei handelt es sich um alle Partner, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Ablagen, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei handelt es sich um alle Geltungsbereiche, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Berichtspakete (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei handelt es sich um alle Berichtspakete, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Einreichungspakete (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei handelt es sich um alle Einreichungspakete, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Alle Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um alle Briefe, welche in der Applikation vorhanden sind.
• Alle Vorgänge (siehe Kapitel „Vorgänge“)
  Hierbei handelt es sich um alle Vorgänge, welche in der Applikation vorhanden sind.
• Alle Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche in der Applikation vorhanden sind.
• Meine Besprechungen (siehe Kapitel „Besprechungen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Besprechungen, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Meine Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Alle Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche in der Applikation vorhanden sind.
• Meine offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle offenen Punkte, welche Ihnen zu mindestens zu einem Teil zugewiesen sind.
• Alle offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle offenen Punkte, welche in der Applikation vorhanden sind.
• Meine Suchordner
  Hierbei handelt es sich um Suchordner, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie im Korrespondenzmanager-Dashboard vorfinden:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Projekt erzeugen (siehe Kapitel „Projekte“)
  Diese Aktion öffnet ein Dialogfenster, wobei etwaige Einstellung zum neuen Projekt vorgenommen werden können.
• Partner erzeugen (siehe Kapitel „Partner“)
  Diese Aktion öffnet ein Dialogfenster, wobei etwaige Einstellungen zum neuen Partner vorgenommen werden können.
• Aktualisieren
  Aktualisiert das Dashboard des Korrespondenzmanagers.
• Zur Konfiguration wechseln (siehe Kapitel „Korrespondenzmanagement-Konfiguration“)
  Diese Aktion ermöglicht das Wechseln vom Dashboard zur Konfiguration des Korrespondenzmanagers.
• Einstellungen
  Öffnet die Einstellungen des Dashboards.

Korrespondenzmanagement-Konfiguration

In der Korrespondenzmanager-Konfiguration können Sie folgende etwaige applikationsspezifische Einstellungen festlegen, welche wie folgt näher beschrieben werden.

Bereiche

Die Korrespondenzmanager-Konfiguration ist in verschiedene Bereiche gegliedert, um Ihnen einen übersichtlichen Zugang und eine effiziente Nutzung von Fabasoft Approve Correspondence zu ermöglichen. Typischerweise sind folgenden Bereiche vorhanden:

• Projekte (siehe Kapitel „Projekte“)
  Hierbei handelt es sich um alle Projekte, welche in der Applikation erzeugt wurden.
• Partner (siehe Kapitel „Partner“)
  Hierbei handelt es sich um alle Partner, welche in der Applikation existieren.
• Konfigurationsunterlagen (siehe Kapitel „Konfigurationsunterlagen“)
  Hierbei handelt es sich um diverse Unterlagen, für welche diverse konfigurationsspezifische Attribute und Metadaten eingestellt werden können.
• Asynchrone Datenobjekte
  Enthält Basisobjekte, die Eingabedaten von einem Webservice speichern und im Hintergrund verarbeiten. Sofern eine solche Bearbeitung abläuft, sind in diesem Bereich Einträge sichtbar.
• Users Without Login (Last 90 Days)
  Diese Sektion zeigt alle der Applikation zugeordneten Nutzer, welche sich 90 Tage nicht eingeloggt haben.
• Verweiste Objekte
  Hierbei handelt es sich um eine Liste von Objekten, welche keinem Teamroom zugeordnet sind.
• Insight Apps
  Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.
• Formulare und Kategorien
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.
  Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“.
• Prozesse
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann (üblicherweise handelt es sich dabei um Genehmigungs- und Freigabeprozesse).
  Weitere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“ und im Kapitel „Workflow: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
• Vorlagen
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. mittels Kontextmenübefehl „Neu“) angezeigt. Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Vertrags- und Dokumentvorlagen definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Vorlagen werden in allen Vertragslisten zur Auswahl angeboten.
  Hinweis: Eine Vorlage kann erst verwendet werden, wenn sie über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden
• Textbausteine
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können. Textbausteine können in Vertragsunterlagen und auch in Dokumentvorlagen eingefügt werden. Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Textbausteine definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Textbausteine stehen in allen Vertragsmanagerlisten zur Verfügung.
• Berichte und OData-Services
  Beinhaltet Vorlagen für Berichte und OData Services. Innerhalb dieser Liste können entsprechende BIRT-Reporte, bzw. Microsoft Excel Reports und OData Service erzeugt werden. Diese Reports bieten im Wesentlichen die Möglichkeit Datenvisualisierung bzw. Analysen vorzunehmen. Des Weiteren können auch Einbindung in etwaige Web-Applikationen vorgenommen werden (BIRT).
• Thesauri
  Zeigt die in der Konfiguration bereitgestellten Thesauri.
• Voreinstellungen
  Enthält getroffene Voreinstellungen wie selbst generierte Suchmuster oder Zeitspannen.
• Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben
  Dieser Bereich zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an. Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.
  Hinweis: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist.

Aktionen

• Projekt erzeugen (siehe Kapitel „Projekte“)
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei ein Projekt entsprechend den gegebenen Einstellungen konfiguriert und in die entsprechende Projektliste gelegt werden kann.
• Partner erzeugen (siehe Kapitel „Partner“)
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei ein Partner entsprechend den gegebenen Einstellungen konfiguriert und in die Partnerliste gelegt werden kann.
• Übersetzungen importieren
  Importiert eine CSV von Übersetzungen für diverse Sprachen.
• Übersetzungen exportieren
  Exportiert eine CSV von Übersetzungen für diverse von Ihnen auswählbare Sprachen.
• Neuigkeiten anzeigen
  Diese Aktion öffnet die Neuigkeiten der Qualitätsmanager-Konfiguration.
• Einstellungen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, in welchem die konfigurationsspezifischen Einstellungen entsprechenden den vorzunehmenden Anpassungen manipuliert werden können.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können innerhalb der Korrespondenzmanagement-Konfiguration vorgenommen werden:

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

• Name
  Legt den Namen der Konfiguration fest.
• Betreff
  Legt die Beschreibung der Konfiguration fest.
• Feiertagstabelle
  Definiert die Feiertagstabelle, die im Kontext der Konfiguration verwendet werden soll (ansonsten wird die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
• Zugriffsschutz
  Legt die Zugriffseinstellungen fest. Standardmäßig darf nur das festgelegte Team auf Objekte zugreifen.
• Verknüpfungen im Teamroom einschränken
  Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Konfiguration zugeordnet sind, einschränken.
• Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
  Ermöglicht es, die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
• Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
  Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
• Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
  Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“. Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
• Teammitglieder einschränken
  Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
• Hauptadministrator
  Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Konfiguration betreffen. Ansonsten erhalten alle App-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
• Support-Koordinator
  Das Support-Koordinator-Team erhält Zugriff auf alle Support-Anfragen im entsprechenden Kontext und kann die gleichen Aktionen wie die Einbringer der Support-Anfragen ausführen.
• Support-Team
  Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
• Erweiterten Modus aktivieren
  Aktiviert einen Modus, der u. A. das Arbeiten mit mehreren Ablagen, sowie das Verwalten von Vorlagen und Voreinstellungen ermöglicht.
• Trace-Ausgaben aktivieren
  Ermöglicht die Ausgabe von Informationen über den Verlauf einer Code-Ausführung. Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben lassen (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Details“

Folgende Einstellungsmöglichkeiten haben Sie innerhalb der Konfiguration des Korrespondenzmanagers:

• Standard-Dashboard-Name
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches den Namen des Dashboards bestimmt. Sie können einen notwendigen Namen zur Verfügung stellen.
• Standard-Dashboard-Klasse
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches anzeigt, welche Klasse hinter dem Dashboard steht. Diese Klasse stellt alle notwendigen Objekte, Listen und Eigenschaften des Dashboards zur Verfügung und bereitet das Dashboard vor.
• Standard-Dashboard-Formular
  Diese Einstellung ermöglicht das Hinterlegen von einem in der Konfiguration spezifizierten Formular, welches sich von der Dashboard-Klasse ableitet.
• Kalender im Dashboard anzeigen (siehe Kapitel „Kalender“)
  Dieses Feld bestimmt, ob im Dashboard ein Kalender angezeigt wird.
• Briefe in Ablagen verwenden (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld bestimmt darüber, ob in Ablagen Briefe angezeigt werden sollen.
• Schriftwechsel für zusammengehörige Briefe in Ablagen verwenden (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld bestimmt darüber, ob in Ablagen zusammengehörige Briefe in einem Feld Schriftwechsel angezeigt werden sollen.
• Briefe im Dashboard anzeigen (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld bestimmt darüber, ob im Dashboard Briefe angezeigt werden sollen.
• Vorgänge im Dashboard anzeigen (siehe Kapitel „Vorgänge“)
  Dieses Feld bestimmt darüber, ob im Dashboard Vorgänge angezeigt werden sollen.
• Standard-Partner (siehe Kapitel „Partner“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Standard-Partner bereitzustellen. Sofern kein Partner ausgewählt werden soll, wird dieser bei einer Objekterzeugung angezogen.
• Vorlage für die Ablage des Standard-Partners
  Hierbei kann, sofern ein Partner (siehe Kapitel „Partner“) hinterlegt ist, eine Vorlage für den Partner (siehe Kapitel „Partner“) hinterlegt werden. Diese Vorlage muss in der Konfiguration zuerst erzeugt werden und von der Partnerklasse abgeleitet werden.
• Kategorien für die Registrierung in ein Verzeichnis
  Hierbei können entsprechende Kategorien für die Registrierung in einem Verzeichnis hinterlegt werden. Diese Kategorien müssen zuerst in der Konfiguration zur Verfügung gestellt werden.
• Kategorien für die Registrierung als Brief
  Hier können Sie Kategorien für die Registrierung als Brief zu hinterlegen.
• Standard-Formular für neue Projekte
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Projekt-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Partner
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Partner-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Ablagen
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Ablage-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Verzeichnisse
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Verzeichnis-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für die Registrierung in ein Verzeichnis
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Registrierungs-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Briefe
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Brief-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für E-Mails/Ordner, die als Briefe registriert werden
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der E-Mail oder Ordner-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Vorgänge
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Vorgangs-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Kommentare
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Kommentar-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue eingehende Dokumenteinträge
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokumenteintrags-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue ausgehende Dokumenteinträge
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokumenteintrags-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Schriftwechsel
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Schriftwechsel-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Dokumentlisten
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokumentlisten-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Geltungsbereiche
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Geltungsbereiche-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Berichtspakete
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Berichtspakete-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formulare für neue Einreichungspakete
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Einreichungs-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Arbeitspakete
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Arbeitspakete-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Dokumente in einer Dokumentliste
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokument-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Dokumentinstanzen in einer Dokumentliste
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokumentinstanzen-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Maßnahmenlisten
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Maßnahmenliste-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Besprechungen
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Besprechungs-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Besprechungssequenzen
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Besprechungssequenz-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Maßnahmen
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Maßnahmen-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für E-Mail-Ordner
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der E-Mail-Ordner-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für registrierte E-Mails
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Registrierten-E-Mail-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Intervalle
  Hiermit können Sie Intervalle, welche in der ganzen Applikation zur Verfügung stehen, einzustellen.
• Vorlage für Export von Dokumenten
  Hierbei kann eine Vorlage, für Export von Dokumenten hinterlegt werden. Diese Vorlage muss zuallererst in der Konfiguration spezifiziert werden.
• Vorlage für Export von Kommentaren
  Hierbei kann eine Vorlage, für Export von Kommentaren hinterlegt werden. Diese Vorlage muss zuallererst in der Konfiguration spezifiziert werden.
• Vorlage für Export von Maßnahmen
  Hierbei kann eine Vorlage, für Export von Maßnahmen hinterlegt werden. Diese Vorlage muss zuallererst in der Konfiguration spezifiziert werden.
• Vorlage für Export von offenen Punkten
  Hierbei kann eine Vorlage, für Export von offenen Punkten hinterlegt werden. Diese Vorlage muss zuallererst in der Konfiguration spezifiziert werden.
• Dokument-Fälligkeitsdatum erfüllende Status
  Hierbei können entsprechende in der Applikation zu verwendenden Status spezifiziert werden.
• Versandzwecke (siehe Kapitel „Versandzwecke“)
  Hierbei können entsprechende in der Applikation zu verwendenden Status spezifiziert werden.
• Automatische Überprüfung auf eingehende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hiermit können Sie das automatische Überprüfen der eingehenden Briefe zu aktivieren.
• Planung aktivieren
  Hiermit können Sie die Planung aktivieren, wodurch ein Planungsraum erstellt wird in dem man … Einstellungen vornehmen kann.
• Migration abbrechen
  Hiermit können Sie eine Migration abzubrechen.
• Metadaten Container Mappings
  Hierbei können verschiedene Mappings festgelegt werden, welche Kategorien mit Container und dessen Attribut verknüpft.

Registerkarte „Prozesskonfiguration“

• Standard-Prozess zur Auswahl optionaler Dokumente
  Hierbei kann ein zuvor spezifizierter Prozess zur Auswahl optionaler Dokumente hinterlegt werden.
• Standard-Prozess zur Auswahl von Dokumenten auf Dokumentlisten
  Hierbei kann ein zuvor spezifizierter Prozess zur Auswahl von Dokumenten auf Dokumentenlisten hinterlegt werden.

Projekte

In einem Projekt können Sie folgende etwaige Bereiche, Aktionen und Einstellungen festlegen, welche wie folgt näher beschrieben werden.

Bereiche

Diese Bereiche bestehen innerhalb eines Projektes:

• Allgemeine Dokumente
  Hierbei handelt es sich um allgemeine Dokumente, welche im Projekt relevant sind. Hierbei können Verzeichnisse, Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“) mit Dokumentenlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“), Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) in Maßnahmenlisten (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“), offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“) in Offenen-Punkten-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“) und anderweitige Dokumente erzeugt werden.
• Kalender (siehe Kapitel „Kalender“)
  Hierbei handelt es sich um einen projektspezifischen Kalender, welcher alle Termine und Aufgaben anzeigt, welche innerhalb des Projektes relevant sind.
• Ablagen
  Hierbei handelt es sich um die projektspezifischen Ablagen, welche im Kontext eines Projektes erzeugt worden sind.
• Alle Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle projektspezifischen Dokumente, welche innerhalb des Projektes erzeugt worden sind.
• Alle Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle projektspezifischen Maßnahmen, welche innerhalb des Projektes erzeugt worden sind.
• Alle offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle projektspezifischen offenen Punkte, welche innerhalb des Projektes erzeugt worden sind.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen Ihnen innerhalb des Projektes zur Verfügung:

• Synchronisieren
  Synchronisiert das Projekt.
• Logo festlegen
  Legt ein Logo für das jeweilige Projekt fest.
• Show Project Usage
  Zeigt die Nutzung des Projektes und allen zugewiesenen Ablagen, wobei ein Fenster geöffnet wurde und entsprechende Nutzungen eingesehen werden können. Diese Daten können mittels einer CSV-Datei exportiert werden.
• Einstellungen
  Diese Aktion öffnet die Einstellungen des Projektes.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie in einem Projekt vornehmen:

Registerkarte „Projekt“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Projekt“ vornehmen:

• Name
  Hierbei handelt es sich um den Projektnamen.
• Projekt-ID
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine eindeutige Identifikationsnummer für das Projekt bereitzustellen.
• Kategorie
  Hierbei handelt es sich um eine Kategorie, welche für das Projekt hinterlegt werden kann. Diese Kategorie muss in der Konfiguration bereitgestellt werden, wobei die Kategorie von der Projektklasse abgeleitet sein muss.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um einen Betreff, für das Projekt.
• Nummer der Kundenreferenz
  Hierbei kann eine Nummer für die Kundenreferenz hinterlegt werden.
• Beschreibung der Kundenreferenz
  Hierbei kann eine Beschreibung für die Kundenreferenz hinterlegt werden.
• Partner (siehe Kapitel „Partner“)
  Hierbei kann man den Partner, welche im Projekt referenziert wurde, einsehen.
• Ausdruck für Briefnummern verwenden
  Hierbei kann aktiviert werden, dass ein Ausdruck für das Verarbeiten von Briefnummern bereitgestellt werden kann.
• Ausdruck für die Briefnummer
  Hierbei kann, sofern dies aktiviert wurde, der entsprechende Ausdruck zur Briefnummernverarbeitung hinterlegt werden.
• Muster für die Briefnummer
  Sofern das Feld Ausdruck für Briefnummer verwenden nicht aktiviert wurde, steht dieses Feld zur Verfügung. Es ermöglicht die Angabe eines Musters für die Briefnummern.
• Muster für Ordnungszahl eines Briefes (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um ein Muster, für die Ordnungszahl des Briefes. Dieses Muster kann innerhalb dieses Feldes eingestellt werden und gilt innerhalb des ganzen Projektes.
• Trenner für Betreff
  Hierbei kann ein Trenner für den Betreff eingestellt werden. Dieser Trenner ist somit für den ganzen Projektumfang gültig.
• Name des Briefs benötigt einen Betreff (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld aktiviert die Benötigung des Betreffs im Falle des Briefes.
• Muster für das Erkennen von Briefnummer und Briefbetreff aus einem E-Mail-Betreff
  Hierbei kann ein Muster angegeben welches, das Erkennen von Briefnummern und Briefbetreff aus einem E-Mail-Betreff ermöglicht. Dies gilt innerhalb des Projektes.
• Verarbeitungsanweisungen während der Registrierung als Brief (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei kann eine Verarbeitungsanweisung für die Registrierung als Brief eingestellt werden. Diese Verarbeitungsanweisung gilt innerhalb des ganzen Projekts.
  • Anwendungsbereich
    Hierbei kann unterschieden werden, welchen Bereich die Verarbeitungsanweisung betrifft. Gewählt werden kann zwischen „Deaktiviert“, „Quelle“ und „Brief“.
  • Regulärer Ausdruck zum Analysieren des E-Mail-Inhalts
    Hierbei handelt es sich um den Ausdruck, welcher ausgeführt wird, sofern ein E-Mail-Inhalt analysiert werden muss.
  • Optionen für den regulären Ausdruck
    Hierbei kann eine Option für den regulären Ausdruck hinterlegt werden.
• Referenzdaten (siehe Kapitel „Referenzdaten“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Referenzdaten zu hinterlegen. Dabei ergeben sich folgende Eigenschaften, welche eingestellt werden müssen:
  • Name
    Hierbei handelt es sich um den Namen des Referenzdatums.
  • Termin
    Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Termin für das Referenzdatum einzustellen.
  • Teamroom
    Dieses Feld zeigt den Teamroom des Referenzdatums.
• Benutzer/Teams, die Briefe nicht abschließen dürfen
  Hierbei handelt es sich um die explizite Auflistung von Nutzern und Teams, welche nicht berechtigt sind Briefe abzuschließen.
• Versandzwecke einschränken
  Hierbei können die Versandzwecke auf Projektebene limitiert werden.
• Versandzwecke
  Zeigt die Versandzwecke an, welche für das Projekt aktiv sind. Wenn die Option Versandzwecke einschränken aktiviert ist, besteht die Möglichkeit einzelne Versandzwecke explizit zu aktivieren.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von Dokumenteinträge
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Begutachten von Dokumenteinträgen.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Begutachten von Dokumenten.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von internen Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Begutachten von internen Dokumenten.
• Standard-Prozess zur Bearbeitung von Maßnahmen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Abarbeiten von Maßnahmen.
• Standard-Prozess zur Bearbeitung von Offenen Punkten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Abarbeiten von offenen Punkten.
• E-Mail-Ordner verwenden
  Dieses Feld ermöglicht das verwenden von E-Mail-Ordnern. In dem E-Mail-Ordner werden die registrierten E-Mails nach E-Mail-Domänen gruppiert.
• Standard-Änderungsberechtigte für neue E-Mail-Ordner
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von Personen, welche standardmäßig Änderungsrechte für neu erzeugte E-Mail-Ordner haben.
• Standard-Leseberechtigte für neue E-Mail-Ordner
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von Personen, welche standardmäßig Leserechte für neu erzeugte E-Mail-Ordner haben.
• Benutzer mit Änderungsrechten können Verzeichnisse erzeugen
  Hierbei kann aktiviert werden, dass Benutzer mit Änderungsrechten Verzeichnisse erzeugen können.
• Benutzer mit Änderungsrechten können E-Mail-Ordner erzeugen
  Hierbei kann aktiviert werden, dass Benutzer mit Änderungsrechten E-Mail-Ordner erzeugen können.
• Für alle App-Benutzer sichtbar
  Hierbei kann aktiviert werden, dass etwaige Einstellungen für alle App-Benutzer sichtbar sind.
• App-Konfigurationen zur Steuerung der eingeschränkten Rechte
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Für alle App-Benutzer sichtbar, ausgewählt wurde. Dabei kann aktiviert werden, dass die App-Konfigurationen zur Steuerung der eingeschränkten Rechte möglich sind.
• ICS-Daten mit Benachrichtigungs-E-Mails senden
  Hierbei kann das ICS-Daten senden aktiviert werden.
• Kalender-URL
  Dieses Feld bietet die URL zum Kalender (siehe Kapitel „Kalender“) des Projektes.
• Metadaten Container Mappings
  Hierbei können verschiedene Mappings festgelegt werden, welche Kategorien mit Container und dessen Attribut verknüpft.

Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ vornehmen:

• Standard-Formular für neue Verzeichnisse
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Verzeichnis anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für die Registrierung in ein Verzeichnis
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Verzeichnis anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für neue Dokumentkodierungsteile
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Dokumentkodierungsteile anwendbar, zu hinterlegen.
• Dokumentkodierungsimport
  Hierbei kann ein Dokumentkodierungsimport beschrieben werden.
• Dokumentkodierungsteile
  Hierbei können entsprechende Dokumentkodierungsteile erzeugt werden. Dabei ergeben sich folgende Eigenschaften, welche eingestellt werden müssen:
  • Collaboration
    Hierbei handelt es sich um die Verlinkung des derzeitigen Projektes.
  • Kodierung
    Hierbei handelt es sich um die Angabe der Kodierung.
  • Beschreibung
    Hierbei handelt es sich um die Beschreibung der Kodierung.
  • Typ
    Dieses Feld ermöglicht die Angabe des Typs der Kodierung. Dabei kann zwischen Keiner, Sequenzielle Nummer, Datum und Besprechungs-ID unterschieden werden.
• Standard-Formular für neue Referenzdaten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Referenzdaten anwendbar, zu hinterlegen.
• Eindeutige Nummern für Dokumente
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für Dokumente zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für Dokumente
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für Dokumenten zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue Dokumentlisten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Dokumentliste anwendbar, zu hinterlegen.
• Dokumentlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Projektes Dokumentlisten bereitzustellen.
• Eindeutige Nummern für Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für Maßnahmen zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für Maßnahmen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für Maßnahmen zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue Maßnahmenlisten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Maßnahmenliste anwendbar, zu hinterlegen.
• Maßnahmenlisten (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Projektes Maßnahmenlisten bereitzustellen.
• Eindeutige Nummern für offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für offene Punkte zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für offene Punkte
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für offene Punkte zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue offene Punkte Liste
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse offene Punkte Liste anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für E-Mail Ordner
  Dieses Feld wird verwendet, um ein Standardformular für E-Mail-Ordner bereitzustellen.
• Standard-Formular für registrierte E-Mails
  Dieses Feld wird verwendet, um ein Standardformular für registrierte E-Mails bereitzustellen.
• Offene Punkte-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Projektes Offene Punkte-Listen bereitzustellen.
• Vorlage für Export von Dokumenten
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Dokumenten zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von Kommentaren
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Kommentaren zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von Maßnahmen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Maßnahmen zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von offenen Punkten
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von offenen Punkten zu hinterlegen.

Partner

In einem Partner können Sie folgende etwaige Bereiche, Aktionen und Einstellungen festlegen, welche wie folgt näher beschrieben werden.

Bereiche

Diese Bereiche bestehen innerhalb eines Partners:

• Allgemeine Dokumente
  Hierbei handelt es sich um allgemeine Dokumente, welche im Projekt relevant sind. Hierbei können Verzeichnisse, Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“) mit Dokumentenlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“), Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) in Maßnahmenlisten (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“), offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“) in Offenen-Punkten-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“) und anderweitige Dokumente erzeugt werden.
• Kalender (siehe Kapitel „Kalender“)
  Hierbei handelt es sich um einen partnerspezifischen Kalender, welcher alle Termine und Aufgaben anzeigt, welche innerhalb des Partners relevant sind.
• Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“)
  Hierbei handelt es sich um die partnerspezifischen Ablagen, welche im Kontext eines Partners erzeugt worden sind.
• Alle Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle partnerspezifischen Dokumente, welche innerhalb des Partners erzeugt worden sind.
• Alle Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle partnerspezifischen Maßnahmen, welche innerhalb des Partners erzeugt worden sind.
• Alle offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle partnerspezifischen offenen Punkte, welche innerhalb des Partners erzeugt worden sind.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen Ihnen innerhalb des Partners zur Verfügung:

• Synchronisieren
  Synchronisiert den Partner.
• Logo festlegen
  Legt ein Logo für den jeweiligen Partner fest.
• Show Project Usage
  Zeigt die Nutzung des Partners und allen zugewiesenen Ablagen, wobei ein Fenster geöffnet wurde und entsprechende Nutzungen eingesehen werden können. Diese Daten können mittels einer CSV-Datei exportiert werden.
• Einstellungen
  Diese Aktion öffnet die Einstellungen des Partners.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie in einem Partner vornehmen:

Registerkarte „Partner“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Partner“ vornehmen:

• Name
  Hierbei handelt es sich um den Partnernamen.
• Partner-ID
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine eindeutige Identifikationsnummer für den Partner bereitzustellen.
• Partner E-Mail Domänen
  Dieses Feld ermöglicht die Angabe einer Partner E-Mail Domäne.
• Neuen Partner, der diesen Partner ersetzt
  Dieses Feld ermöglicht das Ersetzen eines Partners, durch einen neuen Partner. Dieser neue Partner übernimmt alle Einstellungen und Kompositionen mit dem Projekt.
• Kategorie
  Hierbei handelt es sich um eine Kategorie, welche für den Partner hinterlegt werden kann. Diese Kategorie muss in der Konfiguration bereitgestellt werden, wobei die Kategorie von der Partnerklasse abgeleitet sein muss.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um einen Betreff, für das Partner.
• Projekte (siehe Kapitel „Projekte“)
  Hierbei kann man die Projekte, welche im Partner referenziert wurde, einsehen.
• Referenzdaten (siehe Kapitel „Referenzdaten“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Referenzdaten zu hinterlegen. Dabei ergeben sich folgende Eigenschaften, welche eingestellt werden müssen:
  • Name
    Hierbei handelt es sich um den Namen des Referenzdatums.
  • Termin
    Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Termin für das Referenzdatum einzustellen.
  • Teamroom
    Dieses Feld zeigt den Teamroom des Referenzdatums.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von Dokumenteinträge
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Begutachten von Dokumenteinträgen.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Begutachten von Dokumenten.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von internen Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zum Begutachten von internen Dokumenten.
• E-Mail-Ordner verwenden
  Dieses Feld ermöglicht die Nutzung von E-Mail-Ordner innerhalb von Partnern.
• Standard-Änderungsberechtigte für neue E-Mail-Ordner
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von Personen, welche standardmäßig Änderungsrechte für neu erzeugte E-Mail-Ordner haben.
• Standard-Leseberechtigte für neue E-Mail-Ordner
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von Personen, welche standardmäßig Leserechte für neu erzeugte E-Mail-Ordner haben
• Benutzer mit Änderungsrechten können Verzeichnisse erzeugen
  Hierbei kann aktiviert werden, dass Benutzer mit Änderungsrechten Verzeichnisse erzeugen können.
• Benutzer mit Änderungsrechten können E-Mail-Ordner erzeugen
  Hierbei kann aktiviert werden, dass Benutzer mit Änderungsrechten E-Mail-Ordner erzeugen können.
• Für alle App-Benutzer sichtbar
  Hierbei kann aktiviert werden, dass etwaige Einstellungen für alle App-Benutzer sichtbar sind.
• App-Konfigurationen zur Steuerung der eingeschränkten Rechte
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Für alle App-Benutzer sichtbar, ausgewählt wurde. Dabei kann aktiviert werden, dass die App-Konfigurationen zur Steuerung der eingeschränkten Rechte möglich sind.
• ICS-Daten mit Benachrichtigungs-E-Mails senden
  Hierbei kann das ICS-Daten senden aktiviert werden.
• Kalender-URL
  Dieses Feld bietet die URL zum Kalender (siehe Kapitel „Kalender“) des Partners.

Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ vornehmen:

• Standard-Formular für neue Verzeichnisse
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Verzeichnis anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für die Registrierung in ein Verzeichnis
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Verzeichnis anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für neue Dokumentkodierungsteile
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Dokumentkodierungsteile anwendbar, zu hinterlegen.
• Dokumentkodierungsimport
  Hierbei kann ein Dokumentkodierungsimport beschrieben werden.
• Dokumentkodierungsteile
  Hierbei können entsprechende Dokumentkodierungsteile erzeugt werden. Dabei ergeben sich folgende Eigenschaften, welche eingestellt werden müssen:
  • Collaboration
    Hierbei handelt es sich um die Verlinkung des derzeitigen Partners.
  • Kodierung
    Hierbei handelt es sich um die Angabe der Kodierung.
  • Beschreibung
    Hierbei handelt es sich um die Beschreibung der Kodierung.
  • Typ
    Dieses Feld ermöglicht die Angabe des Typs der Kodierung. Dabei kann zwischen Keiner, Sequenzielle Nummer, Datum und Besprechungs-ID unterschieden werden.
• Standard-Formular für neue Referenzdaten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Referenzdaten anwendbar, zu hinterlegen.
• Eindeutige Nummern für Dokumente
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für Dokumente zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für Dokumente
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für Dokumenten zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue Dokumentlisten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Dokumentliste anwendbar, zu hinterlegen.
• Dokumentlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Partners Dokumentlisten bereitzustellen.
• Eindeutige Nummern für Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für Maßnahmen zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für Maßnahmen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für Maßnahmen zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue Maßnahmenlisten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Maßnahmenliste anwendbar, zu hinterlegen.
• Maßnahmenlisten (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Partners Maßnahmenlisten bereitzustellen.
• Eindeutige Nummern für offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für offene Punkte zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für offene Punkte
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für offene Punkte zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue offene Punkte
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse offene Punkte anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für E-Mail Ordner
  Dieses Feld wird verwendet, um ein Standardformular für E-Mail-Ordner bereitzustellen.
• Standard-Formular für registrierte E-Mails
  Dieses Feld wird verwendet, um ein Standardformular für registrierte E-Mails bereitzustellen.
• Offene Punkte-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Partners Offene Punkte-Listen bereitzustellen.
• Vorlage für Export von Dokumenten (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Dokumenten zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von Kommentaren (siehe Kapitel „Kommentar“)
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Kommentaren zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Maßnahmen zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von offenen Punkten (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von offenen Punkten zu hinterlegen.

Ablagen

In einer Ablage, welche aus der Komposition des Projektes (siehe Kapitel „Projekte“) und des Partners (siehe Kapitel „Partner“) besteht, können Sie folgende etwaige Bereiche, Aktionen und Einstellungen festlegen, welche wie folgt näher beschrieben werden.

Bereiche

• Ablagedokumente
  Hierbei handelt es sich um allgemeine Dokumente, welche im Projekt relevant sind. Hierbei können Verzeichnisse, Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“) mit Dokumentenlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“), Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) in Maßnahmenlisten (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“), offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“) in Offenen-Punkten-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“) und anderweitige Dokumente erzeugt werden.
• Kalender (siehe Kapitel „Kalender“)
  Hierbei handelt es sich um einen ablagespezifischen Kalender, welcher alle Termine und Aufgaben anzeigt, welche innerhalb des Partners (siehe Kapitel „Partner“) relevant sind.
• E-Mails
  Hierbei handelt es sich um alle E-Mails, die in dieser Ablage abgelegt wurden.
• E-Mail-Ordner (siehe Kapitel „E-Mail-Ordner“)
  Hierbei handelt es sich um einen Ordner, welcher alle E-Mails der Ablage betreffen.
• Entwürfe
  Hierbei handelt es sich um eine Liste von Briefentwürfen, wobei die nicht gesendeten Brief (siehe Kapitel „Briefe“) in dieser Liste liegen.
• Posteingang
  Hierbei handelt es sich um eine Liste von erhaltenen Briefen (siehe Kapitel „Briefe“), wobei diese von einer anderen Ablage aus gesendet wurden.
• Gesendete Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste von gesendeten Briefen (siehe Kapitel „Briefe“), diese wurden an eine andere Ablage geschickt.
• Alle Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle ablagespezifischen Dokumente, wobei diese auch in der Ablage erzeugt worden sind.
• Angefragte Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um die Liste der angefragten Dokumente, diese Dokumente wurden mit dieser Ablage in Bezug gesetzt.
• Erwartete Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Dies ist die Liste der erwarteten Dokumente. Diese Dokumente sind mit diesem Regal verknüpft worden.
• Alle Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle ablagespezifischen Maßnahmen, wobei diese auch in der Ablage erzeugt worden sind.
• Alle offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle ablagespezifischen offenen Punkte, wobei diese auch in der Ablage erzeugt worden sind.
• Vorgänge (siehe Kapitel „Vorgänge“)
  Hierbei handelt es sich um alle Vorgänge, welche die Ablage betreffen.
• Schriftwechsel (siehe Kapitel „Schriftwechsel“)
  Diese Liste beinhaltet alle Objekte, welche den Schriftwechsel innerhalb der Ablage betreffen.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen Ihnen innerhalb der Ablage zur Verfügung:

• Brief erzeugen (siehe Kapitel „Briefe“)
  Öffnet ein Fenster, wobei die Einstellungen des Briefes angezeigt werden. Dieser Brief, wird innerhalb der Ablage abgelegt.
• Vorgang erzeugen (siehe Kapitel „Vorgänge“)
  Öffnet ein Fenster, wobei die Einstellungen des Vorgangs angezeigt werden. Dieser Vorgang, wird innerhalb der Ablage abgelegt.
• Synchronisieren
  Synchronisiert die Ablage.
• Logo festlegen
  Legt ein Logo für die jeweilige Ablage fest.
• Show Project Usage
  Zeigt die Nutzung der Ablagen, wobei ein Fenster geöffnet wurde und entsprechende Nutzungen eingesehen werden können. Diese Daten können mittels einer CSV-Datei exportiert werden.
• Einstellungen
  Diese Aktion öffnet die Einstellungen der Ablage.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie in einer Ablage vornehmen:

Registerkarte „Ablage“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Ablage“ vornehmen:

• Projekt (siehe Kapitel „Projekte“)
  Hierbei handelt es sich um das referenzierte Projekt, mit welchem die Ablage in Beziehung steht.
• Partner (siehe Kapitel „Partner“)
  Hierbei handelt es sich um den referenzierten Partner, mit welchem die Ablage in Beziehung steht.
• Partner-Referenznummer
  Hierbei handelt es sich um die Partner-Referenznummer, welche den Partner (siehe Kapitel „Partner“) identifiziert. Dies dient als Zusatzinformation.
• Projekt-E-Mail
  Hierbei handelt es sich um eine E-Mail-Adresse, welche als Haupt-E-Mail-Adresse für das Projekt (siehe Kapitel „Projekte“) benutzt wird.
• Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Hierbei kann aktiviert werden, ob es einen Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen geben soll.
• Zusätzliche Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Dieses Feld wird nur sichtbar, sofern das Feld Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen aktiviert wurde. Dabei können mehrere Benutzer, Organisationen und, oder Teams für explizite Benachrichtigungen hinzugefügt werden.
• Kategorie
  Hierbei handelt es sich eine Kategorie, welche für die Ablage angewendet werden kann. Diese Kategorie muss zuerst in der Konfiguration bereitgestellt werden und auf die Klasse Ablage anwendbar sein.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um einen Betreff, welcher für die jeweilige Ablage gültig ist.
• Briefe verwenden
  Hierbei wird festgelegt, ob Briefe innerhalb dieser Ablage verwendet werden sollen oder nicht.
• Schriftwechsel für zusammengehörige Briefe verwenden
  Hierbei wird festgelegt, ob ein extra Bereich für die Schriftwechsel der Briefe genutzt werden soll oder nicht.
• Keine generierten Namen für Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei kann aktiviert werden, ob Namen für Briefe generiert werden sollen.
• Keine automatische Nummerierung für Briefe
  Hierbei kann aktiviert werden, ob Nummerierungen für Briefe generiert werden sollen.
• Neue Briefnummer für Antworten/Weiterleitungen verwenden
  Hier kann aktiviert werden, dass die Briefnummer für Antworten/Weiterleitungen verwendet werden können.
• Explizite An:- und CC-Empfänger verwenden
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren von AN- und CC-Empfänger, welche explizit angegeben werden müssen.
• Primäre An:-Empfängerkontakt verwenden
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren von der Verwendung von primären An-Empfängerkontakte.
• Autordefinition erlauben
  Hierbei kann die Autordefinition aktiviert werden.
• Vorlage für Nachricht in Briefen verwenden (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei kann Aktiviert werden, dass eine Vorlage für Nachrichten in Briefe verwendet werden soll.
• Vorlage für Nachricht in Briefen
  Dieses Feld ist nur sichtbar, sofern das Feld Vorlage für Nachricht in Briefen verwenden aktiviert ist. Wobei dieses Feld das Bereitstellen einer Vorlagen-Nachricht für Briefe ermöglicht.
• E-Mail Anhänge anstelle von Links versenden
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren von der Nutzung von Anhängen anstelle von Links bei einer Übersendung.
• Maximale Größe für Liste von Anhängen (in KB)
  Dieses Feld ist nur sichtbar, sofern das Feld E-Mail-Anhänge anstelle von Links versenden aktiviert ist. Wobei dieses Feld das Angeben der maximalen KB für Anhänge ermöglicht.
• Standard-Gültigkeitsperiode von öffentlichen Links auf Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld ermöglicht das Angeben einer Standard-Gültigkeitsperiode von öffentlichen Links auf Briefe.
• Referenzdaten (siehe Kapitel „Referenzdaten“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Referenzdaten zu hinterlegen. Dabei ergeben sich folgende Eigenschaften, welche eingestellt werden müssen:
  • Name
    Hierbei handelt es sich um den Namen des Referenzdatums.
  • Termin
    Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Termin für das Referenzdatum einzustellen.
  • Teamroom
    Dieses Feld zeigt den Teamroom des Referenzdatums.
• Verzeichnisrollen
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren von Verzeichnisrollen, welche in der jeweiligen Ablage verwendet werden können.
• Standard-Prozess für eingehende Vorgänge (siehe Kapitel „Vorgänge“)
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, für eingehende Vorgänge.
• Standard-Prozess für ausgehende Vorgänge
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, für ausgehende Vorgänge.
• Standard-Prozess zur Begutachtung von Dokumenteinträgen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zur Begutachtung von Dokumenteinträgen.
• Standard-Prozess für Übermittlung von Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zur Übermittlung von Dokumenten.
• Standard-Prozess für Begutachtung von Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zur Begutachtung von Dokumenten.
• Standard-Prozess für Begutachtung von internen Dokumenten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von zu nutzenden Prozessen, zur Begutachtung von internen Dokumenten.
• E-Mail-Ordner verwenden (siehe Kapitel „E-Mail-Ordner“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren von E-Mail-Ordnern.
• Standard-Änderungsberechtigte für neue E-Mail-Ordner
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von Benutzern, Organisationseinheiten, Teams und externen Organisationen als Änderungsberechtigte für neue E-Mail-Ordner.
• Standard-Leseberechtigte für neue E-Mail-Ordner (siehe Kapitel „E-Mail-Ordner“)
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen von Benutzern, Organisationseinheiten, Teams und externen Organisationen als Leseberechtigte für neue E-Mail-Ordner.
• Benutzer mit Änderungsrechten können Verzeichnisse erzeugen
  Dieses Feld ermöglicht das Erzeugen von Verzeichnissen für Benutzer mit Änderungsrechten.
• Benutzer mit Änderungsrechten können E-Mail-Ordner erzeugen
  Dieses Feld ermöglicht das Erzeugen von E-Mail-Ordner für Benutzer mit Änderungsrechten.
• Berechtigungen synchronisieren
  Hierbei kann aktiviert werden, ob die Berechtigungen synchronisiert werden sollen.
• Für alle App-Benutzer sichtbar
  Hierbei kann aktiviert werden, dass etwaige Einstellungen für alle App-Benutzer sichtbar sind.
• App-Konfigurationen zur Steuerung der eingeschränkten Rechte
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Für alle App-Benutzer sichtbar, ausgewählt wurde. Dabei kann aktiviert werden, dass die App-Konfigurationen zur Steuerung der eingeschränkten Rechte möglich sind.
• ICS-Daten mit Benachrichtigungs-E-Mails senden
  Hierbei kann das ICS-Daten senden aktiviert werden.
• Kalender-URL
  Dieses Feld bietet die URL zum Kalender (siehe Kapitel „Kalender“) der Ablage (siehe Kapitel „Projekte“).

Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ vornehmen:

• Standard-Formular für neue Verzeichnisse
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Verzeichnis anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für die Registrierung in ein Verzeichnis
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Verzeichnis anwendbar, zu hinterlegen.
• Standard-Formular für neue Dokumentkodierungsteile
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Dokumentkodierungsteile anwendbar, zu hinterlegen.
• Dokumentkodierungsimport
  Hierbei kann ein Dokumentkodierungsimport beschrieben werden.
• Dokumentkodierungsteile
  Hierbei können entsprechende Dokumentkodierungsteile erzeugt werden. Dabei ergeben sich folgende Eigenschaften, welche eingestellt werden müssen:
  • Collaboration
    Hierbei handelt es sich um die Verlinkung des derzeitigen Projektes (siehe Kapitel „Projekte“).
  • Kodierung
    Hierbei handelt es sich um die Angabe der Kodierung.
  • Beschreibung
    Hierbei handelt es sich um die Beschreibung der Kodierung.
  • Typ
    Dieses Feld ermöglicht die Angabe des Typs der Kodierung. Dabei kann zwischen Keiner, Sequenzielle Nummer, Datum und Besprechungs-ID unterschieden werden.
• Standard-Formular für neue Referenzdaten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Referenzdaten anwendbar, zu hinterlegen.
• Eindeutige Nummern für Dokumente
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für Dokumente zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für Dokumente
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für Dokumenten zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue Dokumentlisten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Dokumentliste anwendbar, zu hinterlegen.
• Dokumentlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) Dokumentlisten bereitzustellen.
• Eindeutige Nummern für Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für Maßnahmen zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für Maßnahmen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für Maßnahmen zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue Maßnahmenlisten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse Maßnahmenliste anwendbar, zu hinterlegen.
• Maßnahmenlisten (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) Maßnahmenlisten bereitzustellen.
• Eindeutige Nummern für offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eindeutige Nummern für offene Punkte zu ermöglichen.
• Berechnete Nummern für offene Punkte
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, berechnete Nummern für offene Punkte zu ermöglichen.
• Standard-Formular für neue offene Punkte
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Standard-Formular, welche zuvor in der Konfiguration spezifiziert wurde, und entsprechend für die Klasse offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“) anwendbar, zu hinterlegen.
• Offene Punkte-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, innerhalb einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) Offene Punkte-Listen bereitzustellen.
• Standard-Formular für neue Briefe
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Brief-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für E-Mails/Ordner, die als Briefe registriert werden
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der E-Mail oder Ordner-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Vorgänge
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Vorgangs-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Kommentare
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Kommentar-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue eingehende Dokumenteinträge
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokumenteintrags-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue ausgehende Dokumenteinträge
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Dokumenteintrags-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Schriftwechsel
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Schriftwechsel-Klasse ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue E-Mail-Ordner
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Klasse E-Mail-Ordner ableitet, hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue registrierte E-Mails
  Hierbei kann ein Formular, welches in der Konfiguration erstellt wurde, und entsprechend von der Klasse E-Mail ableitet, hinterlegt werden.
• Vorlage für Export von Dokumenten
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Dokumenten zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von Kommentaren
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Kommentaren zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von Maßnahmen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von Maßnahmen zu hinterlegen.
• Vorlage für Export von offenen Punkten
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine Vorlage für den Export von offenen Punkten zu hinterlegen.

Verzeichnis

Verzeichnisse, können sowohl in Projekten (siehe Kapitel „Projekte“), als auch in Partnern (siehe Kapitel „Partner“) und Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“) erzeugt werden. Dabei stellen, diese eine Möglichkeit dar, entsprechende Dokumentlisten, und diverse andere Objekte innerhalb zu erzeugen und zu verwalten. Darüber hinaus kann innerhalb eines Verzeichnisses, entsprechende Vorgänge (siehe Kapitel „Vorgänge“) und Briefe (siehe Kapitel „Briefe“) verwaltet werden.

Aktionen

Innerhalb eines Verzeichnisses finden Sie folgende Aktionen vor:

• Ordner erzeugen
  Erzeugt einen Ordner und platziert diese innerhalb des Verzeichnisses, in die dort befindliche Liste der Objekte, welche dem Verzeichnis angehören.
• Verzeichnis erzeugen
  Erzeugt ein weiteres Verzeichnis und platziert dieses innerhalb des Verzeichnisses, in die dort befindliche Liste der Objekte, welche dem Verzeichnis angehören.
• Hochladen
  Lädt ein Objekt hoch und platziert dieses innerhalb des Verzeichnisses, in die dort befindliche Liste der Objekte, welche dem Verzeichnis angehören.
• Synchronisieren
  Synchronisiert das Verzeichnis.
• Logo festlegen
  Legt ein Logo für das Verzeichnis fest.
• Beschreibung festlegen
  Legt eine Beschreibung für das Verzeichnis fest.
• Einstellungen
  Öffnet die Einstellungen für das Verzeichnis.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie für das Verzeichnis festlegen.

Registerkarte „Verzeichnis“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen festgelegt werden:

• Name
  Dieses Feld beschreibt den Namen des entsprechenden Verzeichnisses.
• Kategorie
  Hierbei kann eine entsprechende Kategorie für das Verzeichnis festgelegt werden. Diese Kategorie muss zuerst innerhalb der Konfiguration festgelegt werden.
• Betreff
  Hierbei kann ein Betreff für das Verzeichnis festgelegt werden.
• Collaboration
  Dieses Feld zeigt die entsprechende Collaboration in welchem sich das Verzeichnis befindet. Hierbei handelt es sich um die Kombination des Partners (siehe Kapitel „Partner“) und des Projektes (siehe Kapitel „Projekte“).
• Verzeichnis als Kategorie für Briefe/Vorgänge verwenden
  Dieses Feld bietet Ihnen die Möglichkeit das Verzeichnis als Kategorie für Briefe/Vorgänge zu verwenden.

Konfigurationsunterlagen

Diese Liste auf der Konfiguration ermöglicht das Hinterlegen von Objekten, welche innerhalb der ganzen Konfiguration und darüber hinaus auch in der ganzen Applikation genutzt werden können.

Dokumentliste

Innerhalb eines Projektes (siehe Kapitel „Projekte“), Partners (siehe Kapitel „Partner“) oder einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“), bzw. einem Verzeichnis (siehe Kapitel „Verzeichnis“) besteht die Möglichkeit eine Dokumentenliste zu erzeugen. Dabei können innerhalb dieser Dokumentenliste, entsprechende Dokumente erzeugt werden. Diese Dokumente können entsprechend den Einstellungen der Dokumentenlisten manipuliert werden. Damit dient die Dokumentliste als ein „Lebensort“ für Dokumente.

Bereiche

Folgende Bereiche können innerhalb einer Dokumentenliste erreicht werden:

• Dokumente
  Innerhalb der Dokumentenliste, besteht eine Liste, wobei Dokumente hinzugefügt werden können.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Innerhalb der Dokumentenliste, besteht die Möglichkeit Geltungsbereiche zu hinterlegen.
• Berichtspakete
  Innerhalb einer Dokumentenliste, können entsprechende Berichtspakete hinterlegt werden.
• Einreichungspakete
  In einer Dokumentenliste, können entsprechende Einreichungspakete hinterlegt werden.

Aktionen

Folgende Aktionen können innerhalb einer Dokumentenliste erreicht werden:

• Textumbruch einschalten
  Mittels dieser Aktion, können Textumbrüche in den Spalten der Liste aktiviert werden.
• Dokument erzeugen
  Diese Aktion erzeugt ein weiteres Dokument. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Dokumentes zulässt.
• Geltungsbereich erzeugen
  Diese Aktion erzeugt einen weiteren Geltungsbereich, wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Geltungsbereiches zulässt.
• Berichtspaket erzeugen
  Diese Aktion erzeugt ein weiteres Berichtspaket, wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Berichtspakets zulässt.
• Einreichungspaket erzeugen
  Diese Aktion erzeugt ein weiteres Einreichungspaket, wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Einreichungspakets zulässt.
• Dokumente exportieren
  Hierbei besteht die Möglichkeit die Liste der Dokumente mittels WIN-Word-Excel herunterzuladen.
• Dokumente importieren
  Hierbei besteht die Möglichkeit die Liste der Dokumente mittels WIN-Word-Excel hochzuladen.
• Eigenschaften
  Hierbei besteht die Möglichkeit die Eigenschaften der Liste zu verändern.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können innerhalb der Dokumentenliste vorgenommen werden.

Registerkarte „Dokumentliste“

Innerhalb dieser Registerkarte ergeben sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Collaboration
  Dieses Feld zeigt die entsprechende Collaboration in welchem sich das Verzeichnis (siehe Kapitel „Verzeichnis“) befindet. Hierbei handelt es sich um die Kombination des Partners (siehe Kapitel „Partner“) und des Projektes (siehe Kapitel „Projekte“).
• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen der Dokumentenliste.
• Präfix für Namen von Dokumenten
  Hierbei handelt es sich um die Einstellung eines Präfixes für den Namen der Dokumente, welche sich innerhalb der Dokumentenliste befinden.
• Erste Revision (“-“, “A“, “0“, “00“, “000“, “1“, “01“ oder “001“)
  Hiermit können Sie Revisionen für die jeweiligen Dokumente in der Dokumentenliste einstellen. Diese Revisionen gelten nur für die Dokumente innerhalb der Dokumentenliste.
• Keine automatischen Dokumentnummern
  Hiermit können Sie das Generieren von automatischen Dokumentnummern deaktivieren.
• Muster für Ordnungszahl eines Dokuments
  Hiermit können Sie das Muster für Ordnungszahlen eines Dokuments einstellen.
• Geltungsbereiche verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Geltungsbereichen innerhalb der Dokumentliste zu aktivieren.
• Geltungsbereich erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Geltungsbereiche verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Geltungsbereiche innerhalb der Dokumentliste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Geltungsbereiche
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Geltungsbereiche verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Geltungsbereiche hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Berichtspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Berichtspaketen innerhalb der Dokumentliste zu aktivieren.
• Berichtspakete erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Berichtspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Berichtspakete innerhalb der Dokumentliste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Berichtspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Berichtpakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Berichtspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Einreichungspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Einreichungspaketen innerhalb der Dokumentliste zu aktivieren.
• Einreichungspakete erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Einreichungspakete innerhalb der Dokumentliste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Einreichungspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Einreichungspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Arbeitspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Arbeitspaketen innerhalb der Dokumentliste zu aktivieren.
• Arbeitspaket erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden und danach das Feld Arbeitspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Arbeitspaketen innerhalb der Dokumentliste verpflichtend zu machen.
• Standard-Formular für neue Arbeitspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden und danach das Feld Arbeitspakete verwenden aktiviert wurde. Hier kann ein Standard-Formular für neue Arbeitspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Standard-Formular für neue Dokumente in einer Dokumentliste
  Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Dokumente hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Standard-Formular für neue Dokumentinstanzen in einer Dokumentliste
  Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Dokumentinstanzen hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Dokumentstatus manuell verwalten
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob der Dokumentstatus manuell verwaltet werden soll.
• Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen eingestellt werden können sollen.
• Zusätzliche Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit mehrere Benutzer, Organisationen und, oder Teams für explizite Benachrichtigungen hinzuzufügen.
• Zugeordnete Maßnahmenliste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Hierbei können etwaige Maßnahmenlisten verlinkt werden.
• Zugeordnete Offene Punkte-Listen (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Hierbei können etwaige Offene Punkte-Listen verlinkt werden.
• Regulärer Ausdruck zur Identifizierung von Dokumenteinträgen
  Hierbei kann ein Ausdruck zur Identifizierung von Dokumenteinträgen hinterlegt werden.

Registerkarte „Export“

Innerhalb dieser Registerkarte ergeben sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Vorlage für Export
  Hierbei handelt es sich um eine Vorlage für den Export von Dokumenten innerhalb der Dokumentenliste.
• Spezielle Spalten für Export verwenden
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob spezielle Spalten für den Dokumenten-Export verwendet werden sollen.
• Erweiterte Spalten für Export
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei können weitere Eigenschaften zum Excel-Export hinzugefügt werden.
• Spezielle Spalten für Export
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei können entsprechende Eigenschaften zum Excel-Export hinzugefügt werden.
• Link auf Dokument in der letzten Spalte generieren (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann das Generieren eines Links auf Dokumente in der letzten Spalte aktiviert werden.

Dokumente

Innerhalb einer Dokumentenlisten besteht die Möglichkeit Dokumente zu erzeugen. Dabei können innerhalb dieser Dokumente, entsprechende Dokumenteinträge erzeugt werden.

Bereiche

Folgende Bereich können innerhalb eines Dokumentes erreicht werden:

• Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um alle Objekte, welche dem Dokument angehören.
• Kommentareinträge (siehe Kapitel „Kommentar“)
  Hierbei handelt es sich um alle Kommentare, welche zum Dokument angebracht wurden.
• Aggregierte Kommentarliste
  Hierbei handelt es sich um eine aggregierte Liste von Kommentaren (siehe Kapitel „Kommentar“), welche zum Dokument angebracht wurden.
• Aggregierte Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche dem Dokument zugewiesen wurden.
• Aggregierte offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle offenen Punkte, welche dem Dokument zugewiesen wurden.
• Revisionierte Dokumente
  Hierbei handelt es sich um alle erzeugten Revisionen des Dokumentes.
• Referenzierende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um alle von den Dokumenten referenzierten Briefe.
• Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle Anmerkungen des Dokumentes.
• Interne Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle internen Anmerkungen des Dokumentes.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie innerhalb des Dokumentes betätigen:

• An Brief anhängen
  Fügt das Dokument zu dem ausgewählten Brief als Anhang hinzu.
• Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine Anmerkung zum Dokument hinzu.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine interne Anmerkung zum Dokument hinzu.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Neue Revision erzeugen
  Erzeugt eine Revision des Dokumentes, und legt diese in die Liste der revisionierten Dokumente ab.
• Dokumentrevision widerrufen
  Ruft die letzte Revision des Dokumentes zurück.
• Maßnahme erzeugen
  Erzeugt eine neue Maßnahme innerhalb des Dokuments.
• Offenen Punkt erzeugen
  Erzeugt einen neuen offenen Punkt innerhalb des Dokuments
• Prozess starten
  Öffnet einen Dialog, in welchem verschiedene Ad-hoc-Prozesse oder auch vordefinierte Prozesse gestartet werden können.
• Dokumentanpassung anfordern
  Fordert eine Dokumentanpassung innerhalb derselben Dokumentrevision an und bringt den entsprechenden Status und die passende Unterschrift an. Eingegebene Anmerkungen werden an den Lieferanten übermittelt.
• Dokumentkorrektur anfordern
  Fordert eine Dokumentkorrektur in einer neuen Dokumentrevision an und bringt den entsprechenden Status und die passende Unterschrift an. Eingegebene Anmerkungen werden an den Lieferanten übermittelt.
• Als Geprüft festlegen
  Setzt den Dokumentenstatus des Dokumentes auf „Geprüft“.
• Eigenschaften
  Öffnet die Eigenschaften des Dokumentes. Hierbei öffnet sich ein Fenster, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Dokumentes zulässt.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie zum Dokument vornehmen:

Registerkarte „Dokument“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen festgelegt werden:

• Dokumentliste (siehe Kapitel „Dokumentliste“)
  Hierbei kann die Dokumentenliste in welcher sich das Dokument befindet geändert werden. Diese Eigenschaft ist vor befüllt durch die momentane Dokumentenliste.
• Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“)
  Hierbei handelt es sich um die angezeigte Ablage, in welcher sich das Dokument befindet.
• Geltungsbereich (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Dokumentenliste spezifiziert wurde, ein Geltungsbereich hinterlegt werden.
• Berichtspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Dokumentenliste spezifiziert wurde, ein Berichtspaket hinterlegt werden.
• Einreichungspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Dokumentenliste spezifiziert wurde, ein Einreichungspaket hinterlegt werden.
• Arbeitspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Dokumentenliste spezifiziert wurde, ein Arbeitspaket hinterlegt werden.
• Dokumentnummer
  Dieses Feld zeigt die aktuelle Dokumentnummer des Dokuments.
• Status
  Dieses Feld zeigt den aktuellen Status des Dokuments.
• Dokumenttitel
  Hierbei kann der Dokumenttitle des Dokuments angezeigt werden.
• Revision
  Dieses Feld zeigt die aktuelle Revision des Dokuments.
• Dokumentnummer Lieferant
  Hierbei kann die Dokumentnummer für den Lieferanten eingestellt werden.
• Dokumenttitel Lieferant
  Hierbei kann der Dokumenttitle für den Lieferanten eingestellt werden.
• Dokumentnummer Kunde
  Hierbei kann die Dokumentnummer für den Kunden eingestellt werden.
• Dokumenttitel Kunde
  Hierbei kann der Dokumenttitle für den Kunden eingestellt werden.
• Betreff
  Hierbei kann der Betreff des Dokumentes eingestellt werden.
• Verantwortlicher
  Hierbei kann ein Verantwortlicher für das Dokument eingestellt werden.
• Lieferant
  Hierbei kann ein Lieferant für das Dokument eingestellt werden.
• Empfänger
  Hierbei kann man die Empfänger des Dokuments festlegen.
• Fälligkeitsdatum
  Hierbei kann ein Fälligkeitsdatum für das Dokument eingestellt werden.
• Referenzdatum
  Hierbei kann ein Referenzdatum für das Dokument eingestellt werden.
• Angepasstes Fälligkeitsdatum
  Hierbei kann ein angepasstes Fälligkeitsdatum für das Dokument eingestellt werden.
• Konsolidiertes Fälligkeitsdatum
  Hierbei wird das derzeit gültige Fälligkeitsdatum für das Dokument angezeigt.
• Dokumentinstanz erhalten am/um
  Hierbei handelt es sich um das Eingangsdatum der Dokumenteninstanz, welche beim Lieferanten eingegangen ist.
• Erster Brief (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei kann ein erster Brief für das Dokument eingestellt werden.
• Schließender Brief
  Hierbei kann ein schließender Brief für das Dokument eingestellt werden.
• Angefragte Dokumentinstanz
  Hierbei wird die angefragte Instanz des Dokuments angezeigt.
• IDs der zuzuordnenden Dokumenteinträge
  Hierbei können mehrere IDs für die zuzuordnenden Dokumenteneinträge hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um ein Formular, welches in der Konfiguration aufgesetzt wurde, und entsprechend für Dokumenten Items innerhalb des Dokuments angewendet wird. Dieser Eintrag wird auch für etwaige abgeleitete Dokument-Instanzen herangezogen

Registerkarte „Maßnahmen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Maßnahmen hinzugefügt oder auch erstellt werden.

Registerkarte „Offene Punkte“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Offene Punkte hinzugefügt oder auch erstellt werden.

Registerkarte „Referenzierende Briefe“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Referenzierende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld zeigt die referenzierenden Briefe in einer Liste auf.

Registerkarte „Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zum Dokument hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zum Dokument hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende interne Anmerkung zum Dokument hinzuzufügen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Dokument hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Dokument hinzugefügt wurden.

Dokumentinstanzen

Sofern ein Dokument (siehe Kapitel „Dokumente“) angefragt wurde, wird innerhalb des verlinkten Partners (siehe Kapitel „Partner“), in der Liste angefragte Dokumente mittels einer Hintergrundaufgabe eine Dokumenteninstanz erstellt. Diese Dokumenteninstanz hat folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen.

Bereiche

Folgende Bereich können innerhalb einer Dokumentinstanz erreicht werden:

• Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um alle Objekte, welche der Dokumentinstanz angehören.
• Kommentareinträge (siehe Kapitel „Kommentar“)
  Hierbei handelt es sich um alle Kommentare, welche an der Dokumentinstanz angebracht wurden.
• Aggregierte Kommentarliste
  Hierbei handelt es sich um eine aggregierte Liste von Kommentaren (siehe Kapitel „Kommentar“), welche der Dokumentinstanz angebracht wurden.
• Aggregierte Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche der Dokumentinstanz zugewiesen wurden.
• Aggregierte offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle offenen Punkte, welche der Dokumentinstanz zugewiesen wurden.
• Revisionierte Dokumentinstanzen
  Hierbei handelt es sich um alle erzeugten Revisionen der Dokumentinstanz.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie innerhalb der Dokumenteninstanz betätigen.

• Anmerkung hinzufügen
  Diese Aktion bietet die Möglichkeit eine Anmerkung zur Dokumenteninstanz hinzuzufügen.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Dokument übermitteln
  Diese Aktion übermittelt das Dokument an den Anfragenden.
• Rückmeldungen öffnen
  Diese Aktion öffnet eine Historie der Rückmeldungen des Anfragenden, beziehend auf bestimmte Revisionen.
• Maßnahme erzeugen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen einer Maßnahme, diese Maßnahme wird in die Liste der aggregierten Maßnahmen hinterlegt. Durch Betätigen dieser Aktion öffnet sich ein Fenster, wobei alle notwendigen Einstellungen, bezüglich der Maßnahme vorgenommen werden können.
• Offenen Punkt erzeugen (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen eines offenen Punkt, dieser offene Punkt wird in die Liste der aggregierten offenen Punkte hinterlegt. Durch Betätigen dieser Aktion öffnet sich ein Fenster, wobei alle notwendigen Einstellungen, bezüglich des offenen Punktes vorgenommen werden können.
• Eigenschaften
  Diese Aktion erlaubt das Manipulieren der dokument-instanz-spezifischen Eigenschaften. Hier öffnet sich ein Fenster, welches die Einstellungen der Dokumentinstanz zeigt.

Einstellungen

Folgende Eigenschaften können innerhalb der Dokumentinstanz vorgefunden, bzw. manipuliert werden.

Registerkarte „Dokumentinstanz“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb dieser Registerkarte vorfinden:

• Geltungsbereich
  Dieses Feld zeigt den im Dokument (siehe Kapitel „Dokumente“) ausgewählten Geltungsbereich.
• Berichtspaket
  Dieses Feld zeigt das im Dokument ausgewählte Berichtspaket.
• Einreichungspaket
  Dieses Feld zeigt das im Dokument ausgewählte Einreichungspaket.
• Arbeitspaket
  Dieses Feld zeigt das im Dokument ausgewählte Arbeitspaket.
• Dokumentnummer
  Dieses Feld zeigt die im Dokument erzeugte Dokumentnummer.
• Status
  Dieses Feld zeigt den Status der Dokumentinstanz.
• Dokumenttitel
  Dieses Feld zeigt den im Dokument erzeugten Dokumenttitle.
• Revision
  Dieses Feld zeigt die im Dokument erzeugte Revision.
• Dokumentnummer Lieferant
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Dokumentnummer für den Lieferant bereitzustellen.
• Dokumenttitel Lieferant
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Dokumenttitle für den Lieferant bereitzustellen.
• Lieferant
  Dieses Feld zeigt den im Dokument hinterlegten Lieferanten.
• Fälligkeitsdatum
  Dieses Feld zeigt das im Dokument ausgewählte Fälligkeitsdatum.
• Angepasstes Fälligkeitsdatum
  Dieses Feld zeigt das im Dokument ausgewählte angepasste Fälligkeitsdatum.
• Konsolidiertes Fälligkeitsdatum
  Hierbei wird das derzeit gültige Fälligkeitsdatum für das Dokument angezeigt.
• Übermittelt am/um
  Hierbei handelt es sich um das Datum, an welchem die Dokumenteninstanz übermittelt wurde.
• Rückmeldungen
  Hierbei wird eine Historie der Rückmeldungen des Anfordernden angezeigt.

Registerkarte „Maßnahmen“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb dieser Registerkarte vorfinden:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Diese Liste bietet die Möglichkeit entsprechende Maßnahmen für die Dokumentinstanz zu hinterlegen bzw. zu erzeugen.

Registerkarte „Offene Punkte“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb dieser Registerkarte vorfinden:

• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Diese Liste bietet die Möglichkeit entsprechende offene Punkte für die Dokumentinstanz zu hinterlegen bzw. zu erzeugen.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb dieser Registerkarte vorfinden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zur Dokumenteninstanz hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Hierbei können Sie alle der Dokumenteninstanz zugewiesenen Anmerkungen.

Offene Punkte-Liste

Innerhalb eines Projektes (siehe Kapitel „Projekte“), Partners (siehe Kapitel „Partner“) oder einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“), bzw. einem Verzeichnis (siehe Kapitel „Verzeichnis“) besteht die Möglichkeit eine Offene Punkte-Liste zu erzeugen. Dabei können innerhalb dieser Offenen-Punkte-Liste, entsprechende offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“) erzeugt werden. Diese offenen Punkte können entsprechend den Einstellungen der Offenen-Punkte-Liste manipuliert werden. Damit dient die Offene Punkte-Liste als ein „Lebensort“ für offene Punkte.

Bereiche

Folgende Bereiche können innerhalb einer Offenen-Punkte-Liste erreicht werden:

• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Innerhalb der Offenen-Punkte-Liste, besteht eine Liste, wobei offene Punkte hinzugefügt werden können.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Innerhalb der Offenen-Punkte-Liste, besteht die Möglichkeit Geltungsbereiche zu hinterlegen.
• Berichtspakete (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Innerhalb einer Offenen-Punkte-Liste, können entsprechende Berichtspakete hinterlegt werden.
• Einreichungspakete (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  In einer Offenen-Punkte-Liste, können entsprechende Einreichungspakete hinterlegt werden.

Aktionen

Folgende Aktionen können innerhalb einer Offenen-Punkte-Liste erreicht werden:

• Textumbruch einschalten
  Mittels dieser Aktion können Textumbrüche in den Spalten der Liste aktiviert werden.
• Offenen Punkt erzeugen (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Diese Aktion erzeugt einen weiteren offenen Punkt. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des offenen Punktes zulässt.
• Einreichungspaket erzeugen
  Diese Aktion erzeugt ein weiteres Einreichungspaket, wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Einreichungspakets zulässt.
• Eigenschaften
  Hierbei besteht die Möglichkeit die Eigenschaften der Liste zu verändern.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können im Zuge der Offenen-Punkte-Liste vorgenommen werden:

Registerkarte „Offene Punkte-Liste“

Innerhalb dieser Registerkarte ergeben sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Collaboration
  Dieses Feld zeigt die entsprechende Collaboration in welchem sich das Verzeichnis (siehe Kapitel „Verzeichnis“) befindet. Hierbei handelt es sich um die Kombination des Partners (siehe Kapitel „Partner“) und des Projektes (siehe Kapitel „Projekte“).
• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen der Offene Punkte-Liste.
• Präfix für Namen von Dokumenten
  Hierbei handelt es sich um die Einstellung eines Präfixes für den Namen der offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“), welche sich innerhalb der Offene Punkte-Liste befinden.
• Erste Revision (“-“, “A“, “0“, “00“, “000“, “1“, “01“ oder “001“)
  Hiermit können Sie Revisionen für die jeweiligen offenen Punkte in der Offene Punkte-Liste einstellen. Diese Revisionen gelten nur für die offenen Punkte innerhalb der Offene Punkte-Liste.
• Keine automatischen Nummern für offene Punkte
  Hiermit können Sie das Generieren von automatischen Nummern für offene Punkte deaktivieren.
• Muster für Ordnungszahl eines offenen Punkts
  Hiermit können Sie das Muster für Ordnungszahlen eines offenen Punkts einzustellen.
• Geltungsbereiche verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Geltungsbereichen innerhalb der Offene Punkte-Liste zu aktivieren.
• Geltungsbereich erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Geltungsbereiche verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Geltungsbereiche innerhalb der Offene Punkte-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Geltungsbereiche
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Geltungsbereiche verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Geltungsbereiche hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Berichtspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Berichtspaketen innerhalb der Offene Punkte-Liste zu aktivieren.
• Berichtspakete erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Berichtspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Berichtspakete innerhalb der Offene Punkte-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Berichtspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Berichtpakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Berichtspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Einreichungspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Einreichungspaketen innerhalb der Offene Punkte-Liste zu aktivieren.
• Einreichungspakete erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Einreichungspakete innerhalb der Offene Punkte-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Einreichungspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Einreichungspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Arbeitspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Arbeitspaketen innerhalb der Offene Punkte-Liste zu aktivieren.
• Arbeitspaket erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden und danach das Feld Arbeitspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Arbeitspaketen innerhalb der Offene Punkte-Liste verpflichtend zu machen.
• Standard-Formular für neue Arbeitspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden und danach das Feld Arbeitspakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Arbeitspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Standard-Formular für neue offene Punkte
  Hierbei kann ein Standard-Formular für neue offene Punkte hinterlegt werden.
• Offene Punkte-Status manuell verwalten
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob der Offene Punkte-Status manuell verwaltet werden soll.
• Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen eingestellt werden können sollen.
• Zusätzliche Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit mehrere Benutzer, Organisationen und, oder Teams für explizite Benachrichtigungen hinzuzufügen.
• Zugeordnete Dokumentlisten
  Hierbei können etwaige Dokumentlisten verlinkt werden.
• Zugeordnete Maßnahmenliste
  Hierbei können etwaige Maßnahmenlisten verlinkt werden.
• Regulärer Ausdruck zur Identifizierung von Dokumenteinträgen
  Hierbei kann ein Ausdruck zur Identifizierung von Dokumenteinträgen hinterlegt werden.

Registerkarte „Export“

Innerhalb dieser Registerkarte ergeben sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Vorlage für Export
  Hierbei handelt es sich um eine Vorlage für den Export von offenen Punkten innerhalb der Offene Punkte-Liste.
• Spezielle Spalten für Export verwenden
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob spezielle Spalten für den offenen Punkte-Export verwendet werden sollen.
• Erweiterte Spalten für Export
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei können weitere Eigenschaften zum Excel-Export hinzugefügt werden.
• Spezielle Spalten für Export
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei können entsprechende Eigenschaften zum Excel-Export hinzugefügt werden.
• Link auf offenen Punkt in der letzten Spalte generieren (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann das Generieren eines Links auf offene Punkte in der letzten Spalte aktiviert werden.

Offene Punkte

Innerhalb einer Offene Punkte-Liste (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“) besteht die Möglichkeit offene Punkte zu erzeugen. Dabei können innerhalb dieser offenen Punkte, entsprechende Objekte erzeugt werden, welche diesen offenen Punkten zugewiesen sind.

Bereiche

Folgende Bereiche können Sie innerhalb des offenen Punkts vorfinden:

• Offener Punkt (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um eine Übersicht über die Einstellungen des offenen Punkts.
• Beschreibung
  Hierbei handelt es sich um eine Beschreibung des offenen Punkts.
• Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um alle Objekte, welche dem offenen Punkt zugewiesen sind.
• Kommentareinträge (siehe Kapitel „Kommentar“)
  Hierbei handelt es sich um Kommentareinträge, wobei die Kommentare dem offenen Punkt angehören.
• Aggregierte Kommentarliste
  Hierbei handelt es sich um eine Liste der Kommentare, welche dem offenen Punkt angehören.
• Registrierte E-Mails (siehe Kapitel „Registrierte E-Mail“)
  Hierbei handelt es sich um alle registrierten E-Mails, innerhalb eines offenen Punktes.
• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche dem offenen Punkt zugewiesen sind.
• Dokumentinstanzen (siehe Kapitel „Dokumentinstanz“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumentinstanzen, welche dem offenen Punkt zugewiesen sind.
• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche dem offenen Punkt angehören.
• Revisionierte offene Punkte
  Hierbei handelt es sich um alle Revisionen des offenen Punkts.
• Referenzierende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um alle referenzierenden Briefe.
• Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle Anmerkungen des Dokumentes.
• Interne Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle internen Anmerkungen des Dokumentes.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie innerhalb des offenen Punkts vorfinden:

• An Brief anhängen
  Fügt das Dokument zu dem ausgewählten Brief als Anhang hinzu.
• Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine Anmerkung zum offenen Punkt hinzu.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine interne Anmerkung zum offenen Punkt hinzu.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Neue Revision erzeugen
  Erzeugt eine neue Revision des offenen Punkts, und legt diese in die Liste der revisionierten offenen Punkten.
• Maßnahme erzeugen
  Dies ist die Möglichkeit innerhalb eines offenen Punktes eine Maßnahme zu erzeugen.
• Prozess starten
  Öffnet einen Dialog, in welchem verschiedene Ad-hoc-Prozesse oder auch vordefinierte Prozesse gestartet werden können.
• Eigenschaften
  Öffnet ein Fenster, wobei etwaige Einstellungen in Bezug auf den offenen Punkt vorgenommen werden können.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie zum offenen Punkt vornehmen:

Registerkarte „Offener Punkt“

Innerhalb der Registerkarte „Offener Punkt“ können Sie folgende Einstellungen einsehen und vornehmen:

• Offene Punkte-Liste (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Hierbei kann die Offene Punkte-Liste in welcher sich der offene Punkt befindet geändert werden. Diese Eigenschaft ist vor befüllt durch die momentane Offene-Punkte in Offene Punkte-Liste.
• Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“)
  Hierbei handelt es sich um die angezeigte Ablage, in welcher sich der offene Punkt befindet.
• Geltungsbereich (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Offene Punkte-Liste spezifiziert wurde, ein Geltungsbereich hinterlegt werden.
• Berichtspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Offene Punkte-Liste spezifiziert wurde, ein Berichtspaket hinterlegt werden.
• Einreichungspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Offene Punkte-Liste spezifiziert wurde, ein Einreichungspaket hinterlegt werden.
• Arbeitspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Offene Punkte-Liste spezifiziert wurde, ein Arbeitspaket hinterlegt werden.
• Nummer des offenen Punkts
  Dieses Feld zeigt die aktuelle Nummer des offenen Punkts.
• Status
  Dieses Feld zeigt den aktuellen Status des offenen Punkts.
• Titel des offenen Punkts
  Hierbei kann der Titel des offenen Punkts angezeigt werden.
• Revision
  Dieses Feld zeigt die aktuelle Revision des offenen Punkts.
• Detailbeschreibung
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Detailbeschreibung zum offenen Punkt hinzuzufügen.
• Verantwortlicher
  Hierbei kann ein Verantwortlicher für den offenen Punkt eingestellt werden.
• Erfassungsdatum
  Hierbei kann ein Datum hinterlegt werden. Dieses beschreibt den Zeitpunkt, an welchem der offene Punkt erfasst wurde.
• Fälligkeitsdatum
  Hierbei kann ein Fälligkeitsdatum für den offenen Punkt eingestellt werden.
• Referenz Datum
  Innerhalb dieses Feldes kann ein Referenzdatum für den offenen Punkt gesetzt werden.
• Angepasstes Fälligkeitsdatum
  Hierbei kann ein angepasstes Fälligkeitsdatum für den offenen Punkt eingestellt werden.
• Konsolidiertes Fälligkeitsdatum
  Hierbei wird das derzeit gültige Fälligkeitsdatum für das Dokument angezeigt.
• IDs der zuzuordnenden Dokumenteinträge
  Hierbei können mehrere IDs für die zuzuordnenden Dokumenteneinträge hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um ein Formular, welches in der Konfiguration aufgesetzt wurde, und entsprechend für Dokumenten Items innerhalb des Dokuments angewendet wird. Dieser Eintrag wird auch für etwaige abgeleitete Dokument-Instanzen herangezogen.
• Quelle
  Dieses Feld zeigt die Quelle, woraus der offene Punkt erstellt wurde. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn der offene Punkt auf Basis eines anderen Objekts erstellt wurde.

Registerkarte „Dokumente“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Dokumente hinzugefügt werden.

Registerkarte „Maßnahmen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Maßnahmen hinzugefügt oder auch erstellt werden.

Registerkarte „Referenzierende Briefe“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Referenzierende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld zeigt die referenzierenden Briefe in einer Liste auf.

Registerkarte „Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zum offenen Punkt hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zum offenen Punkt hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende interne Anmerkung zum offenen Punkt hinzuzufügen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum offenen Punkt hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum offenen Punkt hinzugefügt wurden.

Maßnahmen-Liste

Innerhalb eines Projektes (siehe Kapitel „Projekte“), Partners (siehe Kapitel „Partner“) oder einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“), bzw. einem Verzeichnis (siehe Kapitel „Verzeichnis“) besteht die Möglichkeit eine Maßnahmen-Liste zu erzeugen. Dabei können innerhalb dieser Maßnahmen-Liste, entsprechende Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) erzeugt werden. Diese Maßnahmen können entsprechend den Einstellungen der Maßnahmen-Liste manipuliert werden. Damit dient die Maßnahmen-Liste als ein „Lebensort“ für Maßnahmen.

Bereiche

Folgende Bereiche können innerhalb einer Maßnahmen-Liste erreicht werden:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Innerhalb der Maßnahmen-Liste, besteht eine Liste, wobei Maßnahmen hinzugefügt werden können.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Innerhalb der Maßnahmen-Liste, besteht die Möglichkeit Geltungsbereiche zu hinterlegen.
• Berichtspakete (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Innerhalb einer Maßnahmen-Liste, können entsprechende Berichtspakete hinterlegt werden.
• Einreichungspakete (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  In einer Maßnahmen-Liste, können entsprechende Einreichungspakete hinterlegt werden.
• Besprechungen (siehe Kapitel „Besprechungen“)
  In einer Maßnahmen-Liste, können entsprechende Besprechungen hinterlegt werden.

Aktionen

Folgende Aktionen können innerhalb einer Maßnahmen-Liste erreicht werden:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Maßnahme erzeugen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Diese Aktion erzeugt eine weitere Maßnahme. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften der Maßnahme zulässt.
• Geltungsbereich erzeugen
  Diese Aktion erzeugt einen weiteren Geltungsbereich. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Geltungsbereichs zulässt.
• Berichtspaket erzeugen
  Diese Aktion erzeugt ein weiteres Berichtspaket. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Berichtspakets zulässt.
• Einreichungspaket erzeugen
  Diese Aktion erzeugt ein weiteres Einreichungspaket. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften des Einreichungspaket zulässt.
• Besprechung erzeugen
  Diese Aktion erzeugt einer weiteren Besprechung. Wobei sich ein Fenster öffnet, welches das Konfigurieren der Eigenschaften der Besprechung zulässt.
• Eigenschaften
  Diese Aktion ruft die Eigenschaften einer Maßnahmenliste auf, wobei diese innerhalb des Dialogs, welcher erscheint, manipulierbar sind.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können innerhalb der Maßnahmenliste vorgenommen werden:

Registerkarte „Maßnahmenliste“

• Collaboration
  Dieses Feld zeigt die entsprechende Collaboration in welchem sich das Verzeichnis (siehe Kapitel „Verzeichnis“) befindet. Hierbei handelt es sich um die Kombination des Partners (siehe Kapitel „Partner“) und des Projektes (siehe Kapitel „Projekte“).
• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen der Maßnahmen-Liste.
• Präfix für Namen von Maßnahmen
  Hierbei handelt es sich um die Einstellung eines Präfixes für den Namen der Maßnahmen, welche sich innerhalb der Maßnahmen-Liste befinden.
• Erste Revision (“-“, “A“, “0“, “00“, “000“, “1“, “01“ oder “001“)
  Hiermit können Sie Revisionen für die jeweiligen Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) in der Maßnahmen-Liste einstellen. Diese Revisionen gelten nur für die Maßnahmen innerhalb der Maßnahmen-Liste.
• Keine automatischen Maßnahmennummern
  Hiermit können Sie das Generieren von automatischen Nummern für Maßnahmen deaktivieren.
• Muster für Ordnungszahl einer Maßnahme
  Hiermit können Sie das Muster für Ordnungszahlen einer Maßnahme einstellen.
• Geltungsbereiche verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Geltungsbereichen innerhalb der Maßnahme zu aktivieren.
• Geltungsbereich erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Geltungsbereiche verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Geltungsbereiche innerhalb der Maßnahmen-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Geltungsbereiche
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Geltungsbereiche verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Geltungsbereiche hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Berichtspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Berichtspaketen innerhalb der Maßnahmen-Liste zu aktivieren.
• Berichtspakete erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Berichtspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Berichtspakete innerhalb der Maßnahmen-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Berichtspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Berichtpakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Berichtspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Einreichungspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Einreichungspaketen innerhalb der Maßnahmen-Liste zu aktivieren.
• Einreichungspakete erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Einreichungspakete innerhalb der Maßnahmen-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Einreichungspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Einreichungspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Arbeitspakete verwenden (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Arbeitspaketen innerhalb der Maßnahmen-Liste zu aktivieren.
• Arbeitspaket erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden und danach das Feld Arbeitspakete verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Arbeitspaketen innerhalb der Maßnahmen-Liste verpflichtend zu machen.
• Standard-Formular für neue Arbeitspakete
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Einreichungspakete verwenden und danach das Feld Arbeitspakete verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Arbeitspakete hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Besprechung verwenden (siehe Kapitel „Besprechungen“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Besprechungen innerhalb der Maßnahmen-Liste zu aktivieren.
• Besprechung erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Besprechung verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Besprechungen innerhalb der Maßnahmen-Liste erforderlich zu machen.
• Standard-Formular für neue Besprechungen
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Besprechung verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Besprechungen hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Besprechungssequenzen verwenden (siehe Kapitel „Besprechungssequenz“)
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Besprechung verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Besprechungssequenzen innerhalb der Maßnahmen-Liste zu aktivieren.
• Besprechungssequenz erforderlich
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Besprechung verwenden und danach das Feld Besprechungssequenz verwenden aktiviert wurde. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Verwenden von Besprechungssequenzen innerhalb der Maßnahmen-Liste verpflichtend zu machen.
• Standard-Formular für neue Besprechungssequenzen
  Dieses Feld erscheint nur, sofern das Feld Besprechung verwenden und danach das Feld Besprechungssequenz verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Besprechungssequenzen hinterlegt werden. Dieses muss zuerst in der Konfiguration erstellt worden sein.
• Standard-Formular für neue Maßnahmen
  Hierbei kann ein Standard-Formular für neue Maßnahmen hinterlegt werden.
• Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob Standard-Benutzer für explizite Benachrichtigungen eingestellt werden können sollen.
• Zusätzliche Benutzer für explizite Benachrichtigungen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit mehrere Benutzer, Organisationen und, oder Teams für explizite Benachrichtigungen hinzuzufügen.
• Zugeordnete Dokumentlisten (siehe Kapitel „Dokumentliste“)
  Hierbei können etwaige Dokumentlisten verlinkt werden.
• Zugeordnete Offene Punkte-Liste (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Hierbei können etwaige Offene Punkte-Listen verlinkt werden.
• Regulärer Ausdruck zur Identifizierung von Dokumenteinträgen
  Hierbei kann ein Ausdruck zur Identifizierung von Dokumenteinträgen hinterlegt werden.

Registerkarte „Export“

Innerhalb dieser Registerkarte ergeben sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Vorlage für Export
  Hierbei handelt es sich um eine Vorlage für den Export von Maßnahmen innerhalb der Maßnahmen-Liste.
• Spezielle Spalten für Export verwenden
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob spezielle Spalten für den Maßnahmen-Export verwendet werden sollen.
• Erweiterte Spalten für Export
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei können weitere Eigenschaften zum Excel-Export hinzugefügt werden.
• Spezielle Spalten für Export
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei können entsprechende Eigenschaften zum Excel-Export hinzugefügt werden.
• Link auf Maßnahme in der letzten Spalte generieren (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Dieses Feld wird erst sichtbar, sofern das Feld Spezielle Spalten für Export verwenden aktiviert wurde. Hierbei kann das Generieren eines Links auf Maßnahmen in der letzten Spalte aktiviert werden.

Maßnahmen

Innerhalb einer Maßnahmen-Liste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“) besteht die Möglichkeit Maßnahmen zu erzeugen. Dabei können innerhalb dieser Maßnahmen, entsprechende Objekte erzeugt werden, welche diesen Maßnahmen zugewiesen sind. Diese Maßnahmen beinhalten folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen.

Bereiche

Folgende Bereiche können innerhalb der Maßnahme erwartet werden:

• Maßnahme
  Hierbei handelt es sich um eine Übersicht über die Einstellungen der Maßnahme.
• Beschreibung
  Hierbei handelt es sich um eine Beschreibung der Maßnahme.
• Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um alle Objekte, welche der Maßnahme zugewiesen sind.
• Kommentareinträge (siehe Kapitel „Kommentar“)
  Hierbei handelt es sich um Kommentareinträge, wobei die Kommentare der Maßnahme angehören.
• Aggregierte Kommentarliste
  Hierbei handelt es sich um eine Liste der Kommentare (siehe Kapitel „Kommentar“), welche der Maßnahme angehören.
• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche der Maßnahme zugewiesen sind.
• Dokument Instanzen (siehe Kapitel „Dokumentinstanz“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumentinstanzen, welche der Maßnahme zugewiesen sind.
• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle offenen Punkte, welche der Maßnahme angehören.
• Revisionierte Maßnahmen
  Hierbei handelt es sich um alle Revisionen der Maßnahme.
• Referenzierende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um alle referenzierenden Briefe.
• Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle Anmerkungen des Dokumentes.
• Interne Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle internen Anmerkungen des Dokumentes.

Aktionen

Folgende Aktionen können innerhalb der Maßnahme erwartet werden:

• An Brief anhängen
  Fügt das Dokument zu dem ausgewählten Brief als Anhang hinzu.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Neue Revision erzeugen
  Erzeugt eine neue Revision der Maßnahme, und legt diese in die Liste der revisionierten Maßnahmen.
• Offenen Punkt erzeugen
  Erzeugt einen neuen Offenen Punkt, und legt diese in die Liste der offenen Punkte.
• Prozess starten
  Öffnet einen Dialog, in welchem verschiedene Ad-hoc-Prozesse oder auch vordefinierte Prozesse gestartet werden können.
• Eigenschaften
  Öffnet ein Fenster, wobei etwaige Einstellungen in Bezug auf die Maßnahme vorgenommen werden können.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie zur Maßnahme vornehmen:

Registerkarte „Maßnahmen“

Innerhalb der Registerkarte „Maßnahme“ können Sie folgende Einstellungen einsehen und vornehmen:

• Maßnahmen-Liste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Hierbei kann die Maßnahmen -Liste in welcher sich die Maßnahme befindet geändert werden. Diese Eigenschaft ist vor befüllt durch die momentane Maßnahmen-Liste.
• Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“)
  Hierbei handelt es sich um die angezeigte Ablage, in welcher sich die Maßnahme befindet.
• Geltungsbereich (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Maßnahmen-Liste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“) spezifiziert wurde, ein Geltungsbereich hinterlegt werden.
• Berichtspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Maßnahmen-Liste spezifiziert wurde, ein Berichtspaket hinterlegt werden.
• Einreichungspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Maßnahmen-Liste spezifiziert wurde, ein Einreichungspaket hinterlegt werden.
• Arbeitspaket (siehe Kapitel „Bereiche & Pakete“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Maßnahmen-Liste spezifiziert wurde, ein Arbeitspaket hinterlegt werden.
• Besprechung (siehe Kapitel „Besprechungen“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Maßnahmen-Liste spezifiziert wurde, eine Besprechung hinterlegt werden.
• Besprechungssequenz (siehe Kapitel „Besprechungssequenz“)
  Hierbei muss, sofern dies in der Maßnahmen-Liste spezifiziert wurde, eine Besprechungssequenz hinterlegt werden.
• Besprechungssequenz-ID
  Dieses Feld ermöglicht das angeben einer Besprechungssequenz-ID.
• Element-ID
  Dieses Feld ermöglicht das angeben einer Element-ID.
• Nummer der Maßnahme
  Dieses Feld zeigt die aktuelle Nummer der Maßnahme.
• Art
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Art für die Maßnahme, wobei zwischen Aktion, Entscheidung und Information unterschieden werden kann.
• Betreff
  Hierbei kann ein Betreff für die entsprechende Maßnahme angegeben werden.
• Detailbeschreibung
  Dieses Feld dient der Hinterlegung einer entsprechenden Detailbeschreibung für die Maßnahme.
• Verantwortlicher
  Hierbei kann ein Verantwortlicher für die Maßnahme eingestellt werden.
• Status
  Dieses Feld zeigt den Status der Maßnahme, wobei zwischen „Offen“, „In Bearbeitung“, „Abschließen angefordert“, „Abgeschlossen“ und „Revisioniert“ unterschieden werden kann.
• Erfassungsdatum
  Hierbei kann ein Datum hinterlegt werden. Dieses beschreibt den Zeitpunkt, an welchem die Maßnahme erfasst wurde.
• Fälligkeitsdatum
  Hierbei kann ein Fälligkeitsdatum für die Maßnahme eingestellt werden.
• Angepasstes Fälligkeitsdatum
  Hierbei kann ein angepasstes Fälligkeitsdatum für die Maßnahme eingestellt werden.
• Konsolidiertes Fälligkeitsdatum
  Hierbei wird das derzeit gültige Fälligkeitsdatum für das Dokument angezeigt.
• Kommentare zum Status
  Hierbei kann ein Kommentar (siehe Kapitel „Kommentar“) zum Status der Maßnahme hinzugefügt werden.
• Hinzuzufügender Kommentar (siehe Kapitel „Kommentar“)
  Hierbei kann ein weiterer Kommentar bereitgestellt werden.
• IDs der zuzuordnenden Dokumenteinträge
  Hierbei können mehrere IDs für die zuzuordnenden Dokumenteneinträge hinterlegt werden.
• Standard-Formular für neue Dokumenteinträge
  Hierbei handelt es sich um ein Formular, welches in der Konfiguration aufgesetzt wurde, und entsprechend für Dokumenten Items innerhalb des Dokuments angewendet wird. Dieser Eintrag wird auch für etwaige abgeleitete Dokument-Instanzen herangezogen.
• Quelle
  Dieses Feld zeigt die Quelle, woraus diese Maßnahme erstellt wurde. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Maßnahme auf Basis eines anderen Objekts erstellt wurde.

Registerkarte „Dokumente“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Dokumente hinzugefügt werden.

Registerkarte „Offene Punkte“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Offene Punkte hinzugefügt oder auch erstellt werden.

Registerkarte „Referenzierende Briefe“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Referenzierende Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Dieses Feld zeigt die referenzierenden Briefe in einer Liste auf.

Registerkarte „Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zur Maßnahme hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zur Maßnahme hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende interne Anmerkung zur Maßnahme hinzuzufügen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zur Maßnahme hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zur Maßnahme hinzugefügt wurden.

Kalender

Der Kalender kann in einem Projekt (siehe Kapitel „Projekte“), Partner (siehe Kapitel „Partner“) oder in einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) angezeigt werden. Dieser ermöglicht das Anzeigen von Aufgaben oder von Terminen. Folgende Aktionen können in einem Kalender ausgeführt werden.

Aktionen

Folgende Aktionen sind innerhalb eines Kalenders möglich:

• Termin erzeugen
  Erzeugt einen Termin und bildet diesen innerhalb des Kalenders ab.
• Aufgabe erzeugen
  Erzeugt eine Aufgabe und bildet diese innerhalb des Kalenders ab.
• Kalender einschränken
  Hebt die Einschränkung, welche auf einem Kalender gesetzt wurde auf, oder setzt diese.

Bereiche & Pakete

Bereiche und Pakete können innerhalb einer Maßnahme (siehe Kapitel „Maßnahmen“), in einem Dokument (siehe Kapitel „Dokumente“) oder in einem offenen Punkt (siehe Kapitel „Offene Punkte“) erzeugt werden. Diese stehen in Relation zu diesen Objekten und haben dementsprechend folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen.

Bereiche

Folgende Bereiche können Sie innerhalb von Bereichen und Paketen vorfinden:

• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Diese Liste zeigt alle zum entsprechenden Bereich, bzw. Paket zugehörigen Dokumente.
• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Diese Liste zeigt alle zum entsprechenden Bereich, bzw. Paket zugehörigen Maßnahmen.
• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Diese Liste zeigt alle zum entsprechenden Bereich, bzw. Paket zugehörigen offenen Punkten.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie innerhalb von Bereichen und Paketen vorfinden:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Dokument erzeugen (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Ermöglicht das Erzeugen eines Dokumentes innerhalb des entsprechenden Bereichs bzw. Pakets. Dieses Dokument wird in die Liste der Dokumente abgelegt und referenziert damit auf den entsprechenden Bereich bzw. auf das entsprechende Paket.
• Maßnahmen erzeugen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Ermöglicht das Erzeugen einer Maßnahme innerhalb des entsprechenden Bereichs bzw. Pakets. Diese Maßnahme wird in die Liste der Maßnahmen abgelegt und referenziert damit auf den entsprechenden Bereich bzw. auf das entsprechende Paket.
• Offenen Punkt erzeugen (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Ermöglicht das Erzeugen eines offenen Punkts innerhalb des entsprechenden Bereichs bzw. Pakets. Dieser offene Punkt wird in die Liste der offenen Punkte abgelegt und referenziert damit auf den entsprechenden Bereich bzw. auf das entsprechende Paket.
• Eigenschaften
  Dieses Aktion ermöglicht das Öffnen der Einstellungen des Pakets, bzw. des Bereichs. Dabei können alle notwendigen Änderungen bezüglich des Objektes eingestellt werden.

Einstellungen

Innerhalb der Pakete und Bereiche können die Namen der Registerkarten unterschiedlich sein, daher wird nur auf die Felder innerhalb der Registerkarten Bezug genommen. Grundsätzlich kann auch die entsprechende referenzierte Liste unterschiedlich sein.

• Dokumentliste (siehe Kapitel „Dokumentliste“)/Maßnahmenliste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)/Offene Punkte-Liste (siehe Kapitel „Offene Punkte-Liste“)
  Hierbei handelt es sich um die entsprechende Liste, in welcher der Bereich, bzw. das Paket beinhaltet ist.
• Einreichungspaket
  Hierbei handelt es sich um das zugehörige Einreichungspakets eines Arbeitspakets. Dieses Feld ist nur verfügbar für Arbeitspakete.
• ID
  Hierbei handelt es sich um die ID des konkreten Bereichs, bzw. Pakets.
• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen des konkreten Bereichs, bzw. Pakets.

Briefe

Briefe können innerhalb einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) erzeugt werden. Entsprechende folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen können innerhalb der Briefe erreicht werden.

Bereiche

Folgende Bereiche können in einem Brief vorgefunden werden:

• Brief
  Hierbei handelt es sich um ein Übersichtsfeld, welche alle Einstellungen zum Brief ersichtlich macht.
• Nachricht
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches die Nachricht des Briefes beinhaltet.
• Anschreiben
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche alle für den Brief vorbereiteten und referenzierten Anschreiben beinhaltet.
• Anhänge
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche alle für den Brief vorbereitete und referenzierte Anhänge beinhaltet.
• Kommentarliste
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche alle Kommentare (siehe Kapitel „Kommentar“), welche den Brief betreffen, beinhaltet.
• Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle Anmerkungen des Dokumentes.
• Interne Anmerkungen
  Hierbei handelt es sich um alle internen Anmerkungen des Dokumentes.
• Vorangegangene Briefe
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche alle vorangegangenen Briefe beinhaltet.
• Nachfolgende Briefe
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche alle nachfolgenden Briefe beinhaltet.
• Zugeordnete Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche allen zugeordneten Dokumenten beinhaltet.
• Zugeordnete Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche allen zugeordneten Maßnahmen beinhaltet.
• Zugeordnete offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, welche alle zugeordneten offenen Punkte beinhaltet.

Aktionen

Folgende Aktionen können in einem Brief ausgeführt werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Hiermit können Sie Anmerkungen zum jeweiligen Brief hinzuzufügen.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Hiermit können Sie interne Anmerkungen zum jeweiligen Brief hinzuzufügen.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Senden
  Diese Aktion ermöglicht das Senden des Briefes an den referenzierten Empfänger.
• Stornieren
  Diese Aktion ermöglicht das Stornieren des Briefes.
• Prozess starten
  Öffnet einen Dialog, in welchem verschiedene Ad-hoc-Prozesse oder auch vordefinierte Prozesse gestartet werden können.
• Eigenschaften
  Diese Aktion ermöglicht das Öffnen eins Fensters, wobei alle notwendigen Einstellungen bezüglich des Briefes vorgenommen werden können.

Sofern der Brief gesendet wurde ergeben sich weitere Aktionen:

• Weiterleiten
  Hierbei können abermals Einstellungen am Brief vorgenommen werden. Dieser kann danach versendet werden.
• Zurückrufen
  Hierbei kann der Brief zurückgerufen werden, und wird beim Empfänger nicht mehr angezeigt.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können in einem Brief vorgenommen werden:

Registerkarte „Brief“

Folgende Einstellungen finden Sie innerhalb der Registerkarte „Brief“ vor:

• Extern
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren, bzw. Deaktivieren des Sendens an einen externen Empfänger.
• Wichtigkeit
  Dieses Feld ermöglicht das Einstellen der Wichtigkeit des Briefes, wobei zwischen „Normal“, „Hoch“ und „Niedrig“ unterschieden werden kann.
• Versandzweck
  Hierbei kann ein Versandzweck für den Brief eingestellt werden. Dieser kann auf der Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) entsprechend dynamisch angepasst werden.
• Antwort erforderlich
  Hierbei kann eingestellt werden, ob der Empfänger des Briefes eine Antwort liefern muss.
• Antwort erforderlich bis
  Hierbei kann eingestellt werden, bis wann der Empfänger des Briefes eine Antwort liefern muss. Dieses Feld wird angezeigt, wenn eine Antwort erforderlich ist.
• Nur zur Information
  Hierbei kann eingestellt werden, dass der Brief nur zur Information an den Empfänger gesendet werden kann.
• An
  Hierbei kann der Empfänger eingestellt werden.
• CC
  Sofern das Feld Extern aktiviert ist, wird dieses Feld sichtbar. Hierbei kann ein CC-Empfänger eingestellt werden.
• BCC
  Sofern das Feld Extern aktiviert ist, wird dieses Feld sichtbar. Hierbei kann ein BCC-Empfänger eingestellt werden.
• Referenzierte Briefe
  Dieses Feld ermöglicht die Referenz auf einen anderen Brief.
• Betreff
  Dieses Feld ermöglicht das Angeben eines Betreffs für den Brief.
• Nachricht
  Dieses Feld ermöglicht das Angeben einer Nachricht. Dies funktioniert nur, sofern kein Anschreiben, bzw. ein Anhang hinterlegt wurde.
• Gültigkeitsperiode des öffentlichen Links
  Hierbei wird die Gültigkeitsperiode für den öffentlichen Link, welcher den Brief betrifft, angezeigt.

Registerkarte „Anschreiben“

Folgende Einstellungen finden Sie innerhalb der Registerkarte „Anschreiben“ vor:

• Anschreiben
  Diese Liste bietet die Möglichkeit, des Hinterlegens eines Anschreibens.

Registerkarte „Anhänge“

Folgende Einstellungen finden Sie innerhalb der Registerkarte „Anhänge“ vor:

• Anhänge
  Diese Liste bietet die Möglichkeit, des Hinterlegens eines Anhangs.

Registerkarte „Kommentarliste“

Folgende Einstellungen finden Sie innerhalb der Registerkarte „Kommentarliste“ vor:

• Kommentarliste
  Diese Liste zeigt die Kommentare der Anhänge des Briefs.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Einstellungen finden Sie innerhalb der Registerkarte „Anmerkungen“ vor:

• Anmerkungen
  Diese Liste ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen zum Brief.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Folgende Einstellungen finden Sie innerhalb der Registerkarte „Interne Anmerkungen“ vor:

• Interne Anmerkungen
  Diese Liste ermöglicht das Hinzufügen von internen Anmerkungen zum Brief.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende interne Anmerkung zum Brief hinzuzufügen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Brief hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Brief hinzugefügt wurden.

Vorgänge

Vorgänge werden durch das Hinterlegen von einem Prozess auf Ablagen-Ebene, bzw. durch das Versenden von Briefen (siehe Kapitel „Briefe“) erreicht. Sofern in der Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) im Feld Standard-Prozess für eingehende Vorgänge oder im Feld Standard-Prozess für ausgehende Vorgänge ein Prozess hinterlegt ist, wird ein Vorgang gestartet. Entsprechend haben Vorgänge folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen.

Bereiche

Folgende Bereiche können in einem Vorgang vorgefunden werden:

• Vorgang
  Hierbei handelt es sich um alle Informationen, welche zu den Eigenschaften und Einstellungen des Vorgangs verfügbar sind.
• Eingehende Nachricht
  Hierbei handelt es sich um eine Nachricht, welche im Vorgang berücksichtigt wurde und mittels versendeten Briefs (siehe Kapitel „Briefe“) eingegangen ist.
• Eingehende Anschreiben
  Hierbei handelt es sich um alle eingehenden Anschreiben, welche im Vorgang berücksichtigt wurden und mittels des versendeten Briefs (siehe Kapitel „Briefe“) eingegangen sind.
• Eingehende Anhänge
  Hierbei handelt es sich um alle eingehenden Anhänge, welche im Vorgang berücksichtigt wurden und mittels des versendeten Briefs eingegangen sind.
• Kommentarliste
  Hierbei handelt es sich um alle Kommentare (siehe Kapitel „Kommentar“), welche zum entsprechenden Vorgang angefügt wurden.
• Ausgehende Nachricht
  Hierbei handelt es sich um eine Nachricht, welche aus dem Vorgang heraus versendet wurde.
• Ausgehendes Anschreiben
  Hierbei handelt es sich um alle ausgehenden Anschreiben, welche aus dem Vorgang heraus versendet wurden.
• Ausgehende Anhänge
  Hierbei handelt es sich um alle ausgehenden Anhänge, welche aus dem Vorgang heraus versendet wurden.
• Exportierte Kommentar-Logs
  Hierbei handelt es sich um die exportierten Kommentar-Logs, welche den Vorgang betreffen.
• Referenzierte Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche dem Vorgang zugeordnet sind.
• Referenzierte Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche dem Vorgang zugeordnet sind.
• Referenzierte offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei handelt es sich um alle offenen Punkte, welche dem Vorgang zugeordnet sind.

Aktionen

Folgende Aktionen können in einem Vorgang vorgefunden werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Hiermit können Sie Anmerkungen zum jeweiligen Vorgang hinzufügen.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Hiermit können Sie interne Anmerkungen zum jeweiligen Vorgang hinzufügen.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Brief erzeugen (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hier besteht die Möglichkeit einen Brief zu erzeugen.
• Eigenschaften
  Diese Aktion öffnet ein Fenster, wobei alle Eigenschaften des Vorgangs eingesehen und verändert werden können.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können in einem Vorgang vorgefunden werden:

Registerkarte „Vorgang“

Innerhalb der Registerkarte „Vorgang“ können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Status
  Hierbei handelt es sich um den Status des Vorgangs.
• Eingehender Brief (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um die Referenz auf den eingehenden Brief.
• Eingehende Wichtigkeit
  Hierbei handelt es sich um die Referenz auf die eigehende Wichtigkeit.
• Eingang erhalten am/um
  Hierbei handelt es sich um die Referenz auf das Eingangsdatum.
• Eingang erhalten von
  Hierbei handelt es sich um die Referenz von wem der Brief eingegangen ist.
• Versandzweck Eingang
  Hierbei handelt es sich um den Versandzweck des Eingangs.
• Antwortoption für Eingang
  Hierbei handelt es sich um die Antwortoption welche für den Eingang möglich ist.
• Antwort auf Eingang erforderlich
  Hierbei handelt es sich um die Information, ob auf den Eingang geantwortet werden muss.
• Antwort auf Eingang erforderlich bis
  Hierbei handelt es sich um die Information bis wann auf den Eingang geantwortet werden muss.
• Eingang nur zur Information
  Hierbei handelt es sich um die Information das der Eingang nur zur Information übersendet wurde.
• Eingang schließt Korrespondenz
  Hierbei handelt es sich um die Information, ob der Eingang die Korrespondenz schließt.
• Ausgehender Brief (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um den ausgehenden Brief, welcher aus dem Vorgang versendet wurde.
• Ausgehende Wichtigkeit
  Hierbei handelt es sich um die Wichtigkeit des ausgehenden Briefes (siehe Kapitel „Briefe“).
• Ausgang gesendet am/um
  Hierbei handelt es sich um das Datum, wann der Ausgang aus dem Vorgang versendet wurde.
• Ausgang gesendet von
  Hierbei handelt es sich um den Bearbeiter, welcher den Ausgang aus dem Vorgang versendet hat.
• Versandzweck Ausgang
  Hierbei handelt es sich um den Versendungszweck, des Ausgangs.
• Antwortoption für Ausgang
  Hierbei handelt es sich um die Antwortoption, welcher den Ausgang betrifft.
• Antwort auf Ausgang erforderlich
  Hierbei handelt es sich um die Information, ob im Zuge des Ausgangs eine Antwort gesendet werden muss.
• Antwort auf Ausgang erforderlich bis
  Dieses Feld erscheint nur, wenn das Feld Antwort auf Ausgang erforderlich aktiviert wurde. Hierbei handelt es sich um das Datum, bis wann die Antwort gesendet werden muss.
• Ausgang nur zur Information
  Dieses Feld beschreibt die Information, dass der Ausgang nur zur Information übermittelt wurde.
• Schriftwechsel mit Ausgang abschließen (siehe Kapitel „Schriftwechsel“)
  Dieses Feld beschreibt die Information, dass der Ausgang den Schriftwechsel abschließt.
• Antwort auf
  Dieses Feld beschreibt den Brief (siehe Kapitel „Briefe“), auf welchen geantwortet werden muss.
• Weiterleitung von
  Dieses Feld beschreibt den Brief, welcher versendet wurde.
• Betreff
  Dieses Feld spezifiziert den Betreff des Vorgangs.
• Kategorie
  Dieses Feld spezifiziert die Kategorie des Vorgangs.
• Brieftyp
  Hierbei kann ein Brieftyp ausgewählt werden. Diese Typen müssen zuerst in der Konfiguration ausgearbeitet werden.
• Vorgangsverzeichnis
  Hierbei muss ein konkretes Vorgangsverzeichnis gewählt werden, in welchem sich der Vorgang befindet. Dieses ist bereits vorausgewählt, kann jedoch verändert werden.
• Vorgangsordner
  Hierbei muss ein konkreter Vorgangsordner gewählt werden, in welchem sich der Vorgang befindet. Dieses ist bereits vorausgewählt, kann jedoch verändert werden.
• Verantwortlicher
  Hierbei kann ein Verantwortlicher für den Vorgang hinterlegt werden.
• Hauptprüfer
  Hierbei kann ein Hauptprüfer für den Vorgang hinterlegt werden.
• Prüfer
  Hierbei kann ein Prüfer für den Vorgang hinterlegt werden.
• Abschlussprüfer
  Hierbei kann ein Abschlussprüfer für den Vorgang hinterlegt werden.
• Vertragsmanager
  Hierbei kann ein Vertragsmanager für den Vorgang hinterlegt werden.
• Genehmiger
  Hierbei kann ein Genehmiger für den Vorgang hinterlegt werden.
• Eingehende Nachricht
  Dieses Feld zeigt die eingehende Nachricht, des vorangestellten Briefes (siehe Kapitel „Briefe“) an.
• Ausgehende Nachricht
  Dieses Feld zeigt die ausgehende Nachricht, des zu versendenden Briefes an.

Registerkarte „Eingehende Anschreiben“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Eingehende Anschreiben
  Diese Liste zeigt alle eingehenden Anschreiben, welche im Zuge des Vorgangs hinterlegt wurden.

Registerkarte „Eingehende Anhänge“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Eingehende Anhänge
  Diese Liste zeigt alle eingehenden Anhänge, welche im Zuge des Vorgangs hinterlegt wurden.

Registerkarte „Kommentarliste“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Standard-Kommentarstatus
  Dieses Feld setzt den ausgewählten Kommentarstatus für alle Kommentare des Vorgangs.
• Kommentarliste
  Diese Liste zeigt alle Kommentare, welche im Zuge des Vorgangs in den Dokumenten hinterlegt wurden.

Registerkarte „Ausgehende Anschreiben“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Ausgehende Anschreiben
  Diese Liste zeigt alle ausgehenden Anschreiben, welche im Zuge des Vorgangs hinterlegt wurden.

Registerkarte „Ausgehende Anhänge“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Ausgehende Anhänge
  Diese Liste zeigt alle ausgehenden Anhänge, welche im Zuge des Vorgangs hinterlegt wurden.

Registerkarte „Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zum Dokument hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Diese Liste zeigt alle Anmerkungen, welche im Zuge des Vorgangs hinterlegt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zum Dokument hinzuzufügen.
• Interne Anmerkungen
  Diese Liste zeigt alle internen Anmerkungen, welche im Zuge des Vorgangs hinterlegt wurden.

Besprechungen

Besprechungen können innerhalb einer Maßnahme (siehe Kapitel „Maßnahmen“) in der Maßnahmenliste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“) erzeugt werden, sofern auf Ebene der Maßnahmenliste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“) das Erzeugen von Besprechungen aktiviert wurde. Ebenso können diese Besprechungen innerhalb von Dokumenten (siehe Kapitel „Dokumente“) erzeugt werden.

Bereiche

Folgende Bereiche ergeben sich innerhalb einer Besprechung:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche innerhalb der Besprechung erzeugt wurden.
• Besprechungssequenzen (siehe Kapitel „Besprechungssequenz“)
  Hierbei handelt es sich um alle Besprechungssequenzen, welche innerhalb einer Besprechung erzeugt wurden.
• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche Objekte darstellen, welche innerhalb der Besprechung erzeugt wurden.

Aktionen

Folgende Aktionen ergeben sich innerhalb einer Besprechung:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Maßnahmen erzeugen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Ermöglicht das Erzeugen einer Maßnahme innerhalb der Besprechung.
• Besprechungssequenzen erzeugen (siehe Kapitel „Besprechungssequenz“)
  Ermöglicht das Erzeugen einer Besprechungssequenz innerhalb der Besprechung.
• Eigenschaften
  Ermöglicht das Öffnen und somit das Ändern der Eigenschaften einer Besprechung.

Einstellungen

Folgende Einstellungen ergeben sich innerhalb einer Besprechung:

Registerkarte Besprechung

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen getroffen werden:

• Maßnahmenliste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Hierbei handelt es sich um die Liste, in welcher sich die Besprechung befindet.
• Besprechungs-ID
  Hierbei handelt es sich um die Besprechungs-Identifikationsnummer.
• Besprechungsname
  Hierbei handelt es sich um den Besprechungsnamen.

Besprechungssequenz

Besprechungssequenzen können innerhalb einer Besprechung erzeugt werden.

Bereiche

Folgende Bereiche ergeben sich innerhalb einer Besprechung:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Maßnahmen, welche innerhalb der Besprechungssequenz erzeugt wurden.
• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Hierbei handelt es sich um alle Dokumente, welche Objekte darstellen, welche innerhalb der Besprechungssequenz erzeugt wurden.

Aktionen

Folgende Aktionen ergeben sich innerhalb einer Besprechung:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Maßnahmen erzeugen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Ermöglicht das Erzeugen einer Maßnahme innerhalb der Besprechungssequenz.
• Eigenschaften
  Ermöglicht das Öffnen und somit das Ändern der Eigenschaften einer Besprechungssequenz.

Einstellungen

Folgende Einstellungen ergeben sich innerhalb einer Besprechungssequenz:

Registerkarte Besprechungssequenz

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen getroffen werden:

• Maßnahmenliste (siehe Kapitel „Maßnahmen-Liste“)
  Hierbei handelt es sich um die Liste, in welcher sich die Besprechungssequenz befindet.
• Besprechung
  Dieses Feld zeigt die Besprechung in welcher sich die Besprechungssequenz befindet.
• Besprechungssequenz-ID
  Hierbei handelt es sich um die Besprechungssequenz -Identifikationsnummer.
• Termin
  Hierbei handelt es sich um den Termin der Besprechungssequenz.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um den Betreff der Besprechungssequenz.

Kommentar

Ein Kommentar kann erreicht werden, indem innerhalb von einem Content Objekt wie zum Beispiel in einem PDF durch die Funktion Kommentieren entsprechende Kommentare hinterlassen worden sind. Sofern dies der Fall ist, können diese Kommentare per Funktion Kommentare exportieren exportiert werden. Die exportierten Kommentare finden Sie in der entsprechenden Liste Aggregierte Kommentarliste wieder.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb der Registerkarte „Kommentar“ vorfinden:

• Kommentar-ID
  Hierbei handelt es sich um eine generierte Identifikationsnummer für den Kommentar, welches auf dem jeweiligen Objekt hinterlassen wurde.
• Quelle
  Hierbei handelt es sich um das Objekt, auf welchem der Kommentar angefügt wurde.
• Kommentarstatus
  Hierbei handelt es sich um den Status des Kommentars, dieser ist vor befüllt, kann aber im Nachgang geändert werden.
• Text
  Hierbei handelt es sich um den eingegebenen Text innerhalb des Kommentars.
• Kommentiert von
  Hierbei können Sie einsehen, wer den Kommentar an das Objekt angefügt hat.
• Interne Anmerkungen
  Hierbei können interne Anmerkungen zum Kommentar hinzugefügt werden.
• Seite
  Dieses Feld zeigt die Seitenanzahl, des Objekts, auf welchem die Kommentare hinterlassen worden sind.
• Art
  Hierbei handelt es sich um die Art des Kommentares, bzw. inwiefern dieses hinterlassen wurde.

Schriftwechsel

Ein Schriftwechsel kann erzeugt werden, in dem mehrere Briefe (siehe Kapitel „Briefe“) zwischen zwei unterschiedlichen Ablagen (siehe Kapitel „Ablagen“) geschickt werden. Sofern in einer Ablage das Feld Schriftwechsel für zusammengehörige Briefe verwenden aktiviert ist, erscheint eine Funktion, welche Schriftwechsel aktualisieren heißt. Diese Funktion ermöglicht das Erzeugen, bzw. sofern schon vorhanden, das Aktualisieren der Schriftwechsel.

Bereiche

Folgende Bereiche befinden sich innerhalb des Schriftwechsels:

• Schriftwechsel
  Beinhaltet alle notwendigen Eigenschaften des Schriftwechsels, welche innerhalb dieses Feldes auch entsprechend manipuliert werden können.
• Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Diese Liste beinhaltet alle Briefe, welche für die Aggregierung des Schriftwechsels verantwortlich sind.
• Anmerkungen
  Dieser Bereich beinhaltet alle Anmerkungen, welche innerhalb des Schriftwechsels getätigt wurden.

Aktionen

Folgende Aktionen befinden sich innerhalb des Schriftwechsels:

• Anmerkung hinzufügen
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen und Hinzufügen einer Anmerkung zum Schriftwechsel.
• Eigenschaften
  Diese Aktion ermöglicht das Öffnen eines Fensters, wobei die Eigenschaften des Schriftwechsels manipuliert werden können.

Einstellungen

Innerhalb der Einstellungen des Schriftwechsels finden Sie folgende Registerkarten vor:

Registerkarte „Schriftwechsel“

Folgende Einstellungen können innerhalb dieser Registerkarte vorgenommen, bzw. eingesehen werden:

• Status
  Hierbei handelt es sich um den Status des Schriftwechsels.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um den Betreff des Schriftwechsels.
• Erster Brief (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um den ersten Brief.
• Letzter gesendeter Brief
  Hierbei handelt es sich um den letzten gesendeten Brief.
• Letzter empfangener Brief
  Hierbei handelt es sich um den letzten empfangenen Brief.
• Letzter Brief
  Hierbei handelt es sich um den letzten Brief.
• Schließender Brief
  Hierbei handelt es sich um den schließenden Brief, welcher innerhalb der Einstellungen entsprechend angepasst werden kann.

Registerkarte „Briefe“

Folgende Einstellungen können innerhalb dieser Registerkarte vorgenommen, bzw. eingesehen werden:

• Briefe (siehe Kapitel „Briefe“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste aller Briefe, welche innerhalb dieses Schriftwechsels aggregiert wurden.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Einstellungen können innerhalb dieser Registerkarte vorgenommen, bzw. eingesehen werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit Anmerkungen zum Schriftwechsel hinzuzufügen.
• Anhänge hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit Anhänge zum Schriftwechsel hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld beinhaltet alle Anmerkungen und Anhänge, welche zum Schriftwechsel hinzugefügt wurden.

Referenzdaten

Ein Referenzdatum kann innerhalb des Feldes Referenzdaten in einem Projekt (siehe Kapitel „Projekte“), Partner (siehe Kapitel „Partner“) oder einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) erzeugt werden. Dabei können entsprechende Referenzdaten von den Dokumenten (siehe Kapitel „Dokumente“), Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) und etwaigen offenen Punkten (siehe Kapitel „Offene Punkte“) verwendet werden.

Bereiche

Entsprechend ergeben sich innerhalb eines Referenzdatums folgende Bereiche:

• Collaboration
  Dieses Feld beschreibt die jeweilige Collaboration, in welchem das Referenzdatum erzeugt wurde.
• Termin
  Dieses Feld beschreibt einen Termin, welcher innerhalb des Referenzdatums festgelegt wurde.
• Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“)
  Dieses Feld zeigt die Dokumente, welche dem Referenzdatum zugewiesen sind.
• Dokumentinstanzen (siehe Kapitel „Dokumentinstanz“)
  Dieses Feld zeigt die Dokumentinstanzen, welche dem Referenzdatum zugewiesen sind.
• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Dieses Feld zeigt die Maßnahmen, welche dem Referenzdatum zugewiesen sind.
• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Dieses Feld zeigt die offenen Punkte, welche dem Referenzdatum zugewiesen sind.

Aktionen

Innerhalb eines Referenzdatums finden Sie folgende Aktionen vor:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• Dokumente exportieren
  Exportiert alle Dokumente die das Referenzdatum verwendet in eine Excel Datei.

Einstellungen

Innerhalb des Referenzdatums können in der Registerkarte „Referenzdatum“ folgende Eigenschaften eingestellt werden:

• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen des Referenzdatums.
• Termin
  Hierbei handelt es sich um das Fälligkeitsdatum, bzw. um den Termin des Referenzdatums, wobei dieser Termin auf alle Dokumente (siehe Kapitel „Dokumente“), Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“) und/oder offenen Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“) angewendet wird, in welchen dieses verlinkt ist.

E-Mail-Ordner

Innerhalb eines Partners (siehe Kapitel „Partner“) oder einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) können nach aktivieren des Feldes E-Mail-Ordner verwenden, etwaige E-Mail-Ordner in der Liste E-Mail-Ordner erzeugt werden.

Bereiche

Folgende Bereiche ergeben sich innerhalb eines E-Mail-Ordners:

• E-Mails
  Diese Liste beschreibt alle E-Mails, welche durch die Verlinkung zum Outlook gefunden wurden.

Aktionen

Folgende Aktionen ergeben sich innerhalb eines E-Mail-Ordners:

• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• E-Mails aktualisieren
  Aktualisiert die registrierte E-Mail und bezieht alle Änderungen.
• E-Mails zurücksetzen
  Setzt die registrierte E-Mail zurück.
• Synchronisieren
  Synchronisiert den E-Mail-Ordner.
• Logo festlegen
  Legt ein Logo für den E-Mail-Ordner fest.
• Beschreibung festlegen
  Legt eine Beschreibung für den E-Mail-Ordner fest.
• Einstellungen
  Öffnet ein Fenster, wobei etwaige Änderungen in den Einstellungen des E-Mail-Ordners vorgenommen werden können.

Einstellungen

Folgende Einstellungen ergeben sich innerhalb des E-Mail-Ordners:

Registerkarte „E-Mail-Ordner“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Eigenschaften des E-Mail-Ordners eingesehen, bzw. manipuliert werden:

• Room
  Dieses Feld beschreibt den Ablageort, in welcher sich der E-Mail-Ordner befindet. Dies kann ein Partner (siehe Kapitel „Partner“) oder eine Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) sein.
• Kategorie
  Dieses Feld beschreibt eine Kategorie für den E-Mail-Ordner, bzw. ermöglicht das Einstellen einer Kategorie für den E-Mail-Ordner. Diese Kategorie muss jedoch zuallererst in der Konfiguration erzeugt worden sein.
• E-Mail-Domänen
  Dieses Feld ermöglicht das Bereitstellen von etwaigen Domänen.
• Regulärer Ausdruck zur Identifizierung von E-Mails über den Betreff
  Dieses Feld ermöglicht das Bereitstellen eines regulären Ausdrucks, welcher der Identifizierung von E-Mails über den Betreff verhilft.
• Ursprüngliche Ablage
  Dieses Feld ermöglicht das Verlinken einer ursprünglichen Ablage.

Registrierte E-Mail

Eine Registrierte E-Mail kann erzeugt werden, sofern ein Eingangsordern in einem Partner (siehe Kapitel „Partner“), Projekt (siehe Kapitel „Projekte“) oder in einer Ablage (siehe Kapitel „Ablagen“) erzeugt wurde. In diesem Eingangsordner können etwaige Einstellungen vorgenommen werden, welche bestimmen, inwiefern die Registrierung erfolgen soll. Sofern die registrierte E-Mail erzeugt wurde ergeben sich folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen.

Bereiche

Folgende Bereiche können innerhalb einer registrierten E-Mail erreicht werden:

• Registrierte E-Mail
  Dieser Bereich beinhaltet alle Informationen, welche die Eigenschaften der registrierten E-Mails betreffen.
• Nachricht
  Dieser Bereich beinhaltet die Nachricht, welche mittels der registrierten E-Mail übersendet wurde.
• Anhänge
  Dieser Bereich beinhaltet alle Anhänge, welche mittels der registrierten E-Mail übersendet wurde.
• Nachfolgende E-Mails
  Dieser Bereich beinhaltet alle nachfolgenden E-Mails, welche die registrierte E-Mail betreffen.
• Vorangegangene E-Mails
  Dieser Bereich beinhaltet alle vorangegangenen E-Mails, welche die registrierte E-Mail betreffen.
• Aggregierte Maßnahmen
  Dieser Bereich beinhaltet eine aggregierte Liste von allen Maßnahmen, welche die registrierte E-Mail betreffen.
• Aggregierte offene Punkte
  Dieser Bereich beinhaltet eine aggregierte Liste von offenen Punkten, welche die registrierte E-Mail betreffen.

Aktionen

Folgende Aktionen können innerhalb einer registrierten E-Mail erreicht werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Diese Aktion ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen zur registrierten E-Mail.
• Textumbruch einschalten
  Ermöglicht den Textumbruch in den Spalten der Listen.
• E-Mail öffnen
  Öffnet die registrierte E-Mail.
• E-Mails aktualisieren
  Aktualisiert die registrierte E-Mail und bezieht alle Änderungen.
• E-Mails zurücksetzen
  Setzt die registrierte E-Mail zurück.
• Maßnahme erzeugen
  Erzeugt eine neue Maßnahme in Zusammenhang mit der aktuellen Registrierten E-Mail.
• Offene Punkte erzeugen
  Erzeugt einen neuen Offenen Punkt in Zusammenhang mit der aktuellen Registrierten E-Mail.
• Eigenschaften
  Öffnet ein Fenster, wobei die Einstellungen der registrierten E-Mail eingesehen, bzw. manipuliert werden können.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie zu einer Registrierten E-Mail vornehmen:

Registerkarte „Registrierte E-Mail“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Betreff
  Dieses Feld beinhaltet den Betreff der registrierten E-Mail.
• Wichtigkeit
  Dieses Feld beinhaltet die Wichtigkeit der registrierten E-Mail.
• Gesendet am/um
  Dieses Feld beinhaltet das Datum der Sendung der registrierten E-Mail.
• Absender
  Dieses Feld beinhaltet den Absender der registrierten E-Mail.
• Empfangen am/um
  Dieses Feld beinhaltet das Datum des Empfangs der registrierten E-Mail.
• Empfänger
  Dieses Feld beinhaltet den Empfänger der registrierten E-Mail.
• An: (E-Mail-Adressen)
  Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des „An“-Empfängers, der registrierten E-Mail.
• Cc: (E-Mail-Adressen)
  Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des „Cc“-Empfängers, der registrierten E-Mail.
• Bcc: (E-Mail-Adressen)
  Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des „Bcc“-Empfängers, der registrierten E-Mail.
• Nachricht
  Dieses Feld beinhaltet die Nachricht der registrierten E-Mail.
• E-Mail-Ordner (siehe Kapitel „E-Mail-Ordner“)
  Dieses Feld beinhaltet den referenzierten E-Mail-Ordner der registrierten E-Mail.
• Referenzierte E-Mail-Ordner
  Dieses Feld beinhaltet den referenzierten E-Mail-Ordner der registrierten E-Mail.
• Zugeordnete E-Mail
  Dieses Feld beinhaltet die zugeordnete E-Mail der registrierten E-Mail.
• Nachrichten-ID
  Dieses Feld beinhaltet die Nachrichten-ID der registrierten E-Mail.

Registerkarte „Maßnahmen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Maßnahmen (siehe Kapitel „Maßnahmen“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Maßnahmen hinzugefügt oder auch erstellt werden.

Registerkarte „Offene Punkte“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Offene Punkte (siehe Kapitel „Offene Punkte“)
  Hierbei können verschiedene zugehörige Offene Punkte hinzugefügt oder auch erstellt werden.

Registerkarte „Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende Anmerkung zum Dokument hinzuzufügen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zum Dokument hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Innerhalb dieser Registerkarte können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld biete die Möglichkeit eine entsprechende interne Anmerkung zum Dokument hinzuzufügen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Dokument hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Dokument hinzugefügt wurden.

Versandzwecke

Versandzwecke können innerhalb der Konfiguration, im Feld Versandzwecke hinzugefügt werden.

Einstellungen

Folgende Einstellungen können in einem Versandzweck vorgenommen werden:

• Name
  Dieses Feld beschreibt den Namen des Versandzwecks.
• Beschreibung
  Dieses Feld stellt eine Beschreibung für den Versandzweck dar.
• Antwort erforderlich
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit, Antworten in Bezug auf den Versandzweck erforderlich zu machen.
• Antwortmöglichkeiten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit entsprechende Antwortmöglichkeiten zum Versandzweck hinzuzufügen. Diese Antwortmöglichkeiten bestehen aus diesen Eigenschaften:
  • Status
    Hier kann ein Status für die Antwortmöglichkeit gewählt werden.
  • Status auf Original anwenden
    Hier kann aktiviert werden, dass der Status auf das Original angewendet werden kann.
  • Original auf „Abgeschlossen“ setzen
    Hier kann aktiviert werden, dass der Status des Originals auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden soll.

Rechte und Rollen

Das folgende Kapitel diskutiert die Rechte und die Rollenverteilung innerhalb des Korrespondenzmanagements.

Rechte Rollen

Im Korrespondenzmanagement gibt es verschiedene Rollen mit spezifischen Rechten. Diese Rechte können je nach Kontext dynamisch angepasst werden. Daher ist eine detaillierte Erklärung in dieser Nutzerdokumentation nicht sinnvoll. Die Konfigurationen der Rollen können in unterschiedlichen Kontexten variieren, selbst wenn es sich im Wesentlichen um die gleiche Rolle handelt. Die folgende allgemeine Beschreibung der jeweiligen Rollen dient als Richtwert für die Korrespondenzmanagement-Applikation.

Folgende Rollen sind innerhalb des Korrespondenzmanagement verfügbar:

• Alle Rechte
  Diese Rolle gewährt uneingeschränkte Kontrolle über das gesamte System. Nutzer mit dieser Rolle können alle Operationen durchführen, einschließlich der Verwaltung von Benutzerrechten, Anpassungen und vollständigen Änderungen an der Systemkonfiguration und den Daten.
• App-Administrator
  Nutzer mit dieser Rolle haben umfassende Verwaltungsrechte für die Anwendung. Sie können Benutzer und deren Berechtigungen verwalten sowie die Anwendung konfigurieren und anpassen.
• App-Verwalter
  Nutzer in dieser Rolle haben weitreichende Änderungsrechte in der jeweiligen Instanz. Sie können bestehende Objekte, Relationen und Attribute manipulieren, aber keine höheren Einschränkungen auf die Struktur anwenden.
• Customizing-Benutzer
  Diese Rolle erlaubt es dem Nutzer, Anpassungen an der Anwendung vorzunehmen. Dies umfasst die Konfiguration von Einstellungen und die Verwaltung von benutzerdefinierten Anpassungen.
• App-Hauptbenutzer
  Diese Nutzerrolle bietet erweiterte Nutzungsrechte. App Power User können, im Gegensatz zu regulären Nutzern, tiefere und umfassendere Änderungen und Anpassungen vornehmen.
• App-Benutzer
  Nutzer in dieser Rolle haben Standardrechte zur Nutzung der Anwendung. Sie können grundlegende Funktionen nutzen, aber keine administrativen Aufgaben oder tiefgehenden Änderungen durchführen.
• Administrator
  Diese Rolle ähnelt dem App Administrator, fokussiert sich aber auf die Verwaltung der Systemumgebung und Infrastruktur. Nutzer können Einstellungen ändern und Systemoperationen überwachen.
• Änderungsberechtigt
  Nutzer mit dieser Rolle haben das Recht, Änderungen an Daten und Objekten vorzunehmen. Dies beinhalten das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Daten innerhalb der zugewiesenen Struktur.
• Leseberechtigt
  Diese Rolle gewährt nur Leserechte. Nutzer können Artefakte der Struktur einsehen, jedoch keine Änderungen vornehmen. Dies ist ideal für Benutzer, die Informationen einsehen, aber nicht bearbeiten müssen.

Rechtevererbung

Rechte können gezielt eingesetzt werden, damit nur ausgewählte Personen oder Gruppen für sie zugängliche Dateien und Dokumente sehen. Diese Rechte werden über die verschiedenen „App Rooms“ anders gehandhabt. Die Benutzer in den Rechten werden derzeit nicht unter den Berechtigungen angezeigt, was das Verständnis für die Rechtevererbung erschwert.

In der nachfolgenden Grafik wird diese Rechtevererbung für „App-Administrator“ und „App-Hauptbenutzer“ genauer erläutert:

Projekt

Innerhalb eines Projektes kann die Rechtevererbung wie folgt dargestellt werden.

Partner

Innerhalb eines Partners kann die Rechtevererbung wie folgt dargestellt werden.

Ablage

Innerhalb einer Ablage kann die Rechtevererbung wie folgt dargestellt werden.