Allgemeine Einstellungen in Konfigurationen und Ablagen

Die folgenden Anwendungen stellen die hier beschriebenen allgemeinen Einstellungen zur Verfügung:

• Customizing
• Kontaktmanagement
• Materialstamm

Konfigurationen

Die Konfigurationen bieten folgende allgemeine Konfigurationseinstellungen.

Allgemeine Konfigurations-Bereiche

In den Konfigurationen finden Sie folgende allgemeine Bereiche.

Hinweis:

• Um Objekte von einem anderen Kontext ablegen zu können, müssen Sie in den Einstellungen der Konfiguration das Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken entsprechend anpassen.
• Die Bereiche unterscheiden sich im Customizing.

Insight Apps

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Insight Apps. Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Insight Apps“.

Formulare und Kategorien

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Objekte erweitert werden, um kundenspezifische Daten zu speichern. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten dieser Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen zur Definition von Formularen und Kategorien finden Sie im Kapitel „Formulare“ und „Kategorien“.

Prozesse

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Nähere Informationen zur Definition von Prozessen finden Sie im Kapitel „Workflow“.

Vorlagen

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“) angezeigt.

Vorlagenkategorien für Vorlagen definieren

Im Erzeugen-Dialog können die Vorlagen entsprechend der Vorlagenkategorie gefiltert werden.

Um eine Vorlagenkategorie für Vorlagen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Vorlagenkategorien festlegen“.
3. Geben Sie im Feld Vorlagenkategorien den gewünschten Namen für die Vorlagenkategorie ein und klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um die eingegebene Vorlagenkategorie zu erzeugen“.
4. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Vorlagenkategorie kann in Vorlagen auf der Registerkarte „Vorlage“ im Feld Vorlagenkategorien zugeordnet werden.

Vorlagen definieren

Um eine neue Vorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“ und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.
3. Legen Sie den Namen fest und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Definieren Sie den Inhalt bzw. die Metadaten der Vorlage.
5. Klicken Sie im Kontextmenü der Vorlage auf „Eigenschaften“.
6. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
7. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
   Hinweis: Wenn für eine Vorlage keine Vorlagenkategorie definiert wird, wird dieser Vorlage beim Erzeugen standardmäßig die Vorlagenkategorie „Teamroom-Vorlagen“ zugeordnet.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Klicken Sie im Kontextmenü der Vorlage auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis: Eine Vorlage kann erst verwendet werden, wenn diese über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch wieder aufgehoben werden.

Textbausteine

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können.

Textbausteinkategorien für Textbausteine definieren

Textbausteinkategorien legen fest, unter welchen Kategorien der Textbaustein beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden kann.

Um eine Textbausteinkategorie für Textbausteine zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbausteinkategorien festlegen“.
3. Geben Sie im Feld Textbausteinkategorien den gewünschten Namen für die Textbausteinkategorie ein und klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um die eingegebene Textbausteinkategorie zu erzeugen“.
4. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Textbausteinkategorie kann in Textbausteinen im Feld Textbausteinkategorien zugeordnet werden.

Textbausteine definieren

Um einen Textbaustein zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbaustein erzeugen“.
3. Wählen Sie „Statischer Textbaustein (Text)“ bzw. „Statischer Textbaustein (Word)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für den Textbaustein ein.
5. Wählen Sie im Feld Textbausteinkategorien die gewünschte Textbausteinkategorie aus, unter der der Textbaustein beim Einfügen in das Word-Dokument zur Verfügung gestellt werden soll.
6. Um den Textbaustein nur für Dokumente in einer bestimmten Sprache zur Verfügung zu stellen, wählen Sie diese Sprache im Feld Textbausteinsprache aus.
7. Wenn Sie einen Textbaustein (Text) erzeugen, können Sie im Feld Text den gewünschten unformatierten Text erfassen.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Wenn Sie einen Textbaustein (Word) ausgewählt haben, können Sie über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ bzw. „Hochladen“ den gewünschten Text erfassen.
10. Klicken Sie im Kontextmenü des Textbausteins auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

• Ein Textbaustein kann erst verwendet werden, wenn dieser über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch wieder aufgehoben werden.
• In Dokumentvorlagen können Textbausteine sowohl direkt als auch als Platzhalter eingefügt werden. Wird ein Textbaustein als Platzhalter in eine Vorlage eingefügt, so wird dieser Platzhalter erst beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des betreffenden Textbausteins ersetzt. Im Feld Ausdruck für weitere Einschränkungen der Verwendbarkeit auf der Registerkarte „Verwendbarkeit“ des Textbausteins können Sie einen Ausdruck festlegen, der beim Instanziieren einer Vorlage ausgewertet wird, um zu entscheiden, ob ein Platzhalter durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt oder ignoriert und entfernt werden soll.
• Zur besseren Strukturierung Ihrer Textbausteine können Sie eine Hierarchie von Textbausteinordnern erzeugen (Aktion „Textbausteinordner erzeugen“).

Thesauri

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.

Voreinstellungen

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster, Zeitspannen).

App-Administratoren können Suchmuster und Zeitspannen erzeugen. Zusätzlich ist es möglich in Listen über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Speichern“ Ansichtseinstellungen in der Konfiguration abzulegen.

Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben

Dieser Bereich zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an (nur sichtbar, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.

E-Mail-Versandfehler

Dieser Bereich zeigt E-Mail-Versandfehler an (nur sichtbar, wenn mindestens ein E-Mail-Versandfehler vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Test-E-Mail versenden“, „E-Mails erneut versenden“ und „Löschen“.

Hinweis: E-Mail-Versandfehler werden nur protokolliert, wenn die Option E-Mail-Versandfehler protokollieren auf der Organisation aktiviert ist.

Allgemeine Konfigurations-Einstellungen

In den Einstellungen der Konfigurationen können Sie folgende Werte festlegen.

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

• Name
  Der Name der Konfiguration.
• Betreff
  Die Beschreibung der Konfiguration.
• Feiertagstabelle
  Definiert die Feiertagstabelle die im Kontext der Konfiguration verwendet werden soll (ansonsten wird die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
• Verknüpfungen im Teamroom einschränken
  Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Konfiguration zugeordnet sind, einschränken.
• Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
  Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
• Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
  Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
• Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
  Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“.
  Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
• Teammitglieder einschränken
  Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
• Erweiterten Modus aktivieren
  Der erweiterte Modus umfasst zum Beispiel das Arbeiten mit mehreren Ablagen, sowie das Verwalten von Vorlagen und Voreinstellungen.
• Hauptadministrator
  Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Konfiguration betreffen. Ansonsten erhalten alle App-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
• Support-Koordinator
  Das Support-Koordinator-Team erhält Zugriff auf alle Support-Anfragen im entsprechenden Kontext und kann die gleichen Aktionen wie die Einbringer der Support-Anfragen ausführen.
• Support-Team
  Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
• Trace-Ausgaben aktivieren
  Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos und das Hintergrundbild werden für die Konfiguration und für alle persönlichen Dashboards verwendet.

Registerkarte „Mindbreeze InSpire Konfiguration“

Die definierten Mindbreeze InSpire Konfigurationen werden für Objekte im aktuellen Kontext ausgewertet. Die Objekte werden somit im jeweils konfigurierten Index abgelegt.

Registerkarte „Standardwerte“

• Standard-Thesaurus für neue Begriffe
  Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
• Standard-Kategorien
  Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
  Hinweis: Die Standard-Kategorien werden auch auf Ablagen angewandt, wenn diese für Ablagen explizit definiert wurden. Dies gilt auch für in Ablagen enthaltene Teamrooms und sonstige Räume.
• Standard-Prozesse
  Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse bzw. Kategorie zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
  Hinweis: Die Standard-Prozesse werden auch auf Ablagen angewandt, wenn diese für Ablagen explizit definiert wurden. Dies gilt auch für in Ablagen enthaltene Teamrooms und sonstige Räume.
• Standard-Hintergrundaufgaben
  Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.
• Freigabeprozess für Vorlagen und Voreinstellungen
  Um Vorlagen, Textbausteine, Formulare und Kategorien, Prozesse und Voreinstellungen verwenden zu können, müssen diese freigegeben werden. Wenn für die Freigabe ein Prozess verwendet werden soll, kann hier ein BPMN-Prozessdiagramm hinterlegt werden. Freigabeprozesse müssen die Aktivität „Zur Verwendung freigeben“ enthalten.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen“

• Kommentare erlauben
  Legt fest, ob PDF-Kommentare auf Dokumenten angebracht werden können.
• Erlaubte Arten der Kommentare
  Definiert die erlaubten Arten der Kommentare (öffentlich bzw. privat).
• Bevorzugte Art der Kommentare
  Definiert die beim Kommentieren initial ausgewählte Art des Kommentars (überschreibt die Festlegung in den Grundeinstellungen des Benutzers).
• Benutzer mit Leserechten dürfen öffentlich kommentieren
  Legt fest, ob Benutzer mit Leserechten öffentliche Kommentare anbringen dürfen.
• Öffentliche Links erlauben
  Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
• Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generieren
  Legt fest, ob ein Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generiert wird.
• Wasserzeichen verwenden
  Legt fest, ob Dokumente automatisch in geschützte PDF-Dokumente mit einem definierbaren Wasserzeichen konvertiert werden.

Allgemeine Aktionen

Folgende allgemeine Aktionen stehen zur Verfügung:

• Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte der Konfiguration exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich.
• Über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Standardtexte für E-Mail-Einladungen“ können Benutzer mit Administrationsrechten spezielle Einladungstexte festlegen, unabhängig von den bei der Organisation hinterlegten Einladungstexten.
  Beim Einladen von neuen Benutzern im Bereich „Berechtigungen“ wird der für den Kontext definierte Einladungstext als Vorschlag angeboten. Der bei der Konfiguration definierte Text gilt für untergeordnete Ablagen, wenn diese keinen eigenen Text definieren.
  • Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ wird der Standardtext der Organisation übernommen.
  • Über die Schaltfläche „Löschen“ wird der Standardtext bei der Konfiguration entfernt. Somit wird beim Einladen wieder der aktuell gültige Standardtext der Organisation als Vorschlag angeboten.

Ablagen

Die Ablagen bieten folgende allgemeine Einstellungen. Bei der Auswertung der Einstellungen wird neben der Konfiguration auch die Ablagenhierarchie berücksichtigt.

Allgemeine Ablagen-Einstellungen

In den Einstellungen der Ablagen können Sie folgende Werte festlegen.

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

• Name
  Der Name der Ablage.
• Betreff
  Die Beschreibung der Ablage.
• Feiertagstabelle
  Definiert die Feiertagstabelle die im Kontext der Ablage verwendet werden soll (ansonsten wird die Feiertagstabelle der Konfiguration bzw. die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
• Verknüpfungen im Teamroom einschränken
  Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Ablage abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Ablage zugeordnet sind, einschränken. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf die die Mitglieder der Ablage keinen Zugriff haben.
• Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
  Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
• Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
  Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
• Teammitglieder für alle Mitglieder sichtbar
  Legt fest, ob alle Mitglieder die Teammitglieder sehen dürfen. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung auch weitere Anwendungsfälle eingeschränkt werden.
  Hinweis: Teammitglieder mit Änderungsrechten können gegebenenfalls von allen Mitgliedern eingesehen werden, da Änderungen in Protokolleigenschaften wie zum Beispiel Letzte Änderung von protokolliert werden.
  • Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ haben Zugriff auf die Aktion „Berechtigungen“, können Prozesse starten, Vorlagen verwenden und Vorlagen und Voreinstellungen freigeben.
  • Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ sehen standardmäßig die Neuigkeiten. Die Anzeige von Neuigkeiten kann auch für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, aktiviert werden. Weiterhin werden jedoch nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen könnten.
  • Teammitglieder mit Leserechten können keine Anmerkungen, öffentliche Kommentare, Unterschriften, Prozesse verwenden und keine Newsfeeds kommentieren.
  • Teammitglieder mit Leserechten können die Zeitreise nicht benutzen.
  • Teammitglieder mit Leserechten können nicht als Teilnehmer in Prozessen ausgewählt werden.
  • Teammitglieder mit Leserechten können keine öffentlichen Links erstellen.
  • Teammitglieder mit Leserechten können die Registerkarten „Prozesse“ und „Aktivitäten“ von zugeordneten Objekten nicht sehen.
• Neuigkeiten für Teammitglieder anzeigen, die nicht das Team sehen dürfen
  Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ sehen standardmäßig die Neuigkeiten. Die Anzeige von Neuigkeiten kann auch für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, aktiviert werden. Weiterhin werden jedoch nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen könnten.
• Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
  Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“.
  Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
• Teammitglieder einschränken
  Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Ablage hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
• Hauptadministrator
  Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Ablage betreffen. Ansonsten erhalten alle Ablagen-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
• Support-Koordinator
  Das Support-Koordinator-Team erhält Zugriff auf alle Support-Anfragen im entsprechenden Kontext und kann die gleichen Aktionen wie die Einbringer der Support-Anfragen ausführen.
• Support-Team
  Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
• Trace-Ausgaben aktivieren
  Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos werden für die Ablage verwendet.

Registerkarte „Mindbreeze InSpire Konfiguration“

Die definierten Mindbreeze InSpire Konfigurationen werden für Objekte im aktuellen Kontext ausgewertet. Die Objekte werden somit im jeweils konfigurierten Index abgelegt.

Registerkarte „Standardwerte“

• Standard-Thesaurus für neue Begriffe
  Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
• Standard-Kategorien
  Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
• Standard-Prozesse
  Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse bzw. Kategorie zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
• Zusätzliche Standard-Hintergrundaufgaben
  Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.

Hinweis: Die Standard-Eigenschaften überschreiben bzw. erweitern die Festlegungen in der Konfiguration.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen“

• Kommentare erlauben
  Legt fest, ob PDF-Kommentare auf Dokumenten angebracht werden können.
• Erlaubte Arten der Kommentare
  Definiert die erlaubten Arten der Kommentare (öffentlich bzw. privat).
• Bevorzugte Art der Kommentare
  Definiert die beim Kommentieren initial ausgewählte Art des Kommentars (überschreibt die Festlegung in der Konfiguration bzw. den Grundeinstellungen des Benutzers).
• Benutzer mit Leserechten dürfen öffentlich kommentieren
  Legt fest, ob Benutzer mit Leserechten öffentliche Kommentare anbringen dürfen (überschreibt die Festlegung in der Konfiguration).
• Öffentliche Links erlauben
  Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
• Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generieren
  Legt fest, ein Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generiert wird.
• Wasserzeichen verwenden
  Legt fest, ob Dokumente automatisch in geschützte PDF-Dokumente mit einem definierbaren Wasserzeichen konvertiert werden.

Hinweis: Die Inhaltseinstellungen überschreiben die Festlegungen in der Konfiguration.

Vorlagen und Voreinstellungen

Über die Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“, gelangen Sie zu folgenden Bereichen.

Insight Apps

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Insight Apps. Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Insight Apps“.

Formulare und Kategorien

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Objekte erweitert werden, um kundenspezifische Daten zu speichern. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten dieser Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen zur Definition von Formularen und Kategorien finden Sie im Kapitel „Formulare“ und „Kategorien“.

Prozessvorlagen

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Nähere Informationen zur Definition von Prozessen finden Sie im Kapitel „Workflow“.

Vorlagen

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“) angezeigt.

Textbausteine

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können.

Voreinstellungen

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster, Zeitspannen).

Thesauri

Dieser Bereich zeigt die über die Ablage bereitgestellten Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.

Bei Objekten können direkt im Feld Begriffe entsprechende Begriffe ausgewählt werden. Alternativ ermöglicht die Schaltfläche „Begriffe auswählen“ eine strukturierte Auswahl mithilfe der Thesaurus-Hierarchien.

Allgemeine Aktionen

Folgende allgemeine Aktionen stehen zur Verfügung:

• Über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Standardtexte für E-Mail-Einladungen“ können Benutzer mit allen Rechten spezielle Einladungstexte festlegen, unabhängig von den bei der Organisation hinterlegten Einladungstexten.
  Beim Einladen von neuen Benutzern im Bereich „Berechtigungen“ wird der für den Kontext definierte Einladungstext als Vorschlag angeboten. Der bei der Konfiguration definierte Text gilt für untergeordnete Ablagen, wenn diese keinen eigenen Text definieren.
  • Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ wird der Standardtext der Konfiguration bzw. Organisation (wenn nicht bei der Konfiguration definiert) übernommen.
  • Über die Schaltfläche „Löschen“ wird der Standardtext bei der Ablage entfernt. Somit wird beim Einladen wieder der aktuell gültige Standardtext der Konfiguration bzw. Organisation als Vorschlag angeboten.

Unstrukturierte Ablagen

Wenn Sie sehr viele Objekte in einer Ablage verwalten möchten, bietet sich eine unstrukturierte Ablage an, die jedem Benutzer ermöglicht, mittels Suchkriterien individuell festzulegen, welche Objekte angezeigt werden.

Mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Listeneinträge flach darstellen“ können Benutzer mit allen Rechten eine Ablage in eine unstrukturierte Ablage umwandeln. Beachten Sie, dass dabei im Allgemeinen alle bestehenden Ordner gelöscht werden.

Ihnen stehen nun folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Suchen bzw. Suche anpassen
  Wenn aktuell keine manuellen Suchkriterien definiert sind, können Sie über die Aktion „Suchen“ festlegen, wonach und mit welchen Suchkriterien Sie suchen möchten. Das Ergebnis wird direkt in der Ablage angezeigt.
  • Sind bereits Suchkriterien hinterlegt, können Sie diese über die Aktion „Suche anpassen“ entsprechend ändern.
  • Um zu ändern, wonach Sie suchen möchten, führen Sie zuerst die Aktion „Suche zurücksetzen“ aus. Dadurch wird wieder die Aktion „Suchen“ angezeigt.
  • Die Liste wird nicht automatisch aktualisiert und kann manuell angepasst werden. Somit werden zum Beispiel von Ihnen erzeugte Objekte angezeigt, auch wenn Sie nicht den aktuellen Suchkriterien entsprechen.
• Aktualisieren
  Aktualisiert die Liste basierend auf den aktuellen Suchkriterien. Somit werden Änderungen, die Sie an der Liste vorgenommen haben (z. B. Objekte ausgeschnitten oder verschoben), wieder aufgehoben und Objekte, die in der Zwischenzeit erzeugt wurden und den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
• Weitere Suchfunktionen
  Folgende weitere Suchfunktionen stehen zur Verfügung.
  • Suche zurücksetzen
    Setzt die aktuellen Suchkriterien zurück. Es wird eine leere Liste angezeigt.
  • Suchmuster speichern
    Wenn manuelle Suchkriterien festgelegt sind, können diese zur Wiederverwendung gespeichert werden.
  • Suchmuster laden
    Lädt ein gespeichertes Suchmuster. Es werden nur Suchmuster angeboten, die Im Kontext der Ablage sinnvoll sind. Die Einträge in der Liste werden entsprechend aktualisiert.

Über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Listeneinträge in Ordner strukturieren“ können Sie eine unstrukturierte Ablage wieder in eine strukturierte umwandeln. Dabei werden die Objekte im Allgemeinen in Ordnern abgelegt.

Hinweis:

• Es werden maximal 10000 Objekte als Suchergebnis zurückgeliefert. Bei Erreichen des Maximums, wird ein entsprechender Dialog angezeigt.
• Der Ursprungsort von Objekten ist die unstrukturierte Ablage.
• „Ursprungsort öffnen“ öffnet die unstrukturierte Ablage.
  Hinweis: Das Objekt ist in der querybasierten Liste nur gegebenenfalls sichtbar.
• Objekte in querybasierten Listen der Ablage haben keinen Verknüpfungs-Status (außer wenn das Objekt einer anderen Ablage zugewiesen ist).
• Unstrukturierte Ablagen haben keine verwaisten Objekte.
• Die automatische Änderung der Ablagen-Zuordnung wird nicht angewendet. Die Ablagen-Zuordnung kann über den entsprechenden Kontextmenübefehl manuell durchgeführt werden.
  Hinweis: Bei strukturierten Ablagen wird die Zuordnung geändert, wenn ein Objekt ausgeschnitten wird und in genau einer weiteren Ablage liegt.
• Unstrukturierte Ablagen können nicht in Ordner umgewandelt werden.
• Die Zeitreise ist in unstrukturierten Ablagen in der querybasierten Liste nicht verfügbar.
• Unstrukturierte Ablagen können in der mobilen App bzw. im Fabasoft Cloud Ordner nicht aktuell gehalten werden.