Fortgeschrittene Anwendungsfälle

Sie können benutzerdefinierte Formulare erzeugen und Dokumente automatisch verarbeiten.

Formulare

Im grafischen Formular-Editor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften erweitern.

Sie können entweder ein Formular zu einem bestehenden Objekt hinzufügen (wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt) oder Sie können Basisobjekte basierend auf einem Formular erzeugen.

Hinweis: Sie können Formulare und Kategorien nur erzeugen, bearbeiten und freigeben, wenn Sie in der Organisationsrichtlinie Formulare und Kategorien bearbeiten berechtigt sind. Die explizite Berechtigung ist nötig, da im Kontext von Formularen und Kategorien app.ducx-Expressions erstellt werden können.

Formularfelder

Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:

• Eingabefeld
  Ein einwertiges Feld eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt).
• Elementliste
  Eine Liste von Feldern eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt)
• Mehrzeilig
  Ein mehrwertiges Feld vom Typ „Nur Text“, „Code“ oder „HTML“.
• Checkbox
  Ein oder mehrere Kontrollkästchen (Mehrfachselektion ist möglich).
• Optionsfeld
  In einem Optionsfeld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden (Radiobuttons).
• Dropdown-Feld
  In einem Dropdown-Feld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden.
• Standard-Eigenschaft
  Bietet die Möglichkeit Standard-Eigenschaften von Objekten auch am benutzerdefinierten Formular anzuzeigen.
• Trenner
  Dient zur Strukturierung von zusammengehörigen Eigenschaften.
• HTML-Text
  Ermögliche formatierte Beschreibungen am Formular bereitzustellen.

Typen

Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:

• Zeichenkette
• Ganze Zahl
• Gleitkommazahl
• Datum
• Datum und Zeit
• Zeitangabe
• Nummerator (nur Eingabefeld)
• Hyperlink
• Passwort
• Währung
• Objekt
  Sie müssen zusätzlich die Art der erlaubten Objekte festlegen (z. B Standard-Objekte).
• Zusammengesetzter Typ
  Sie müssen zusätzlich entweder einen Standard-Typen oder einen über ein Formular definierten Typen auswählen. Als Anzeige können Sie zwischen Standard und Diagramm wählen.

Hinweis: Wenn das Formular bereits freigegeben wurde, kann der Typ eines Felds nur mehr auf kompatible Typen (z. B. von Zeichenkette auf Hyperlink bzw. Passwort) geändert werden.

Zusätzliche Einstellungen

Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen können Sie festlegen:

Registerkarte „Allgemein“

• Führungstext
• Muss-Feld
• Beschreibung (wird beim Feld als zusätzliche Beschreibung zum Führungstext angezeigt)
• Hilfetext (wird als kontextsensitive Hilfe angezeigt)
• Initialisierungswert

Registerkarte „Erweitert“

• Programmiername
• Lesbarkeit bzw. Änderbarkeit abhängig von Benutzerrechten
• Maskierung (Zeichenketten und ganze Zahl)
• Expressions zur Berechnung und Validierung
  Sie werden beim Eingeben einer app.ducx-Expression durch Syntax-Überprüfung und Autovervollständigung unterstützt. Nähere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Base Customizing: neues Fenster“.

Registerkarte „Darstellung“

• Control (das verwendete Control, basierend auf dem Feldtyp, wird lesend angezeigt)
• Control-Styles berechnen
• Control-Optionen berechnen
• In neuer Zeile anzeigen (wenn deaktiviert, wird das Feld neben dem vorherigen Feld angezeigt)
• Breite des Felds (in Prozent in Relation zu den anderen Feldern in einer Zeile)

Trace-Ausgaben

Wenn Sie Expressions zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie nun Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben. Dazu müssen Sie im Kontextmenü des Teamrooms, in dem das Formular verwendet wird, den Befehl „Extras“ > „Trace-Ausgaben aktivieren“ ausführen und Trace-Ausgaben erlauben.

Aufruf im Ausdruck:

• cooobj.Trace("string");
• cooobj.Trace("string", value);

Ausgabe:

Die Ausgabe erfolgt als JSON-Datensatz.

• c
  Kontext des Aufrufs (Teamroom).
• d
  Aktuelle Zeit.
• s
  Bereich in der Expression (falls vorhanden).
• t
  Der zu tracende Text (erster Parameter beim Trace-Aufruf).
• u
  Aktueller Benutzer.
• v
  Der zu tracende Wert (zweiter Parameter beim Trace-Aufruf).

Ein Formular erstellen

Formulare sind in jenem Kontext verwendbar, in dem sie definiert bzw. referenziert werden. Um Formulare allgemein für Teamrooms (jedoch nicht für App-Rooms) zur Verfügung zu stellen, verwenden Sie im Customizing eine Formular- und Kategoriesammlung. Ansonsten können bei App-Konfigurationen (Widget „Formulare und Kategorien“), bei App-Rooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) bzw. bei Teamrooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) Formulare hinterlegt werden.

Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie im gewünschten Kontext in das Widget „Formulare und Kategorien“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Formular erzeugen“.
3. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
   • Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
   • Geben Sie ein Basisformular an, falls Sie Registerkarten und Felder eines anderen Formulars übernehmen möchten.
     Hinweis: Vorlagenkategorien (Komponentenobjekte) können auch als Basisformulare verwendet werden. Wenn sich Vorlagenkategorien von installierten Softwarekomponenten ändern, werden die darauf basierenden Formulare als „Nach Freigabe verändert“ markiert. Diese müssen erneut freigegeben werden, um die Änderungen zu übernehmen.
   • Legen Sie die Eingangskategorie für die Registrierung fest, wenn Sie Objekte basierend auf dem Formular auf bestimmte Art registrieren möchten.
     Hinweis: Bei Verwendung der „Eingangskategorie für generische Registrierung mit Formular“ wird bei der Registrierung nur das benutzerdefinierte Formular ohne Standardregisterkarten angezeigt.
   • Legen Sie die Basisklasse fest, um zu definieren, für welche Objekte das Formular grundsätzlich geeignet ist. Wird das Formular direkt als Vorlage verwendet, weist die Vorlage die entsprechende Objektklasse auf.
     • Objekt mit Benutzerdaten
       Kann für Basisobjekte, Objekte mit Objektliste und Dokumente verwendet werden.
     • Dokument mit Benutzerdaten
       Kann für Dokumente verwendet werden.
       Hinweis: Wird das Formular direkt als Vorlage verwendet, kann ein Inhalt (Registerkarte „Inhalt“) gespeichert werden.
     • Container mit Benutzerdaten
       Kann für Objekte mit Objektliste verwendet werden.
       Hinweis: Sie können zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur Verfügung stehen. Zusätzlich stehen automatisch aktentypische Aktionen wie „Ersetzen“, „Abschließen“, „Stornieren“, „Wiederherstellen“ und „Scannen“ zur Verfügung.
     • Room mit Benutzerdaten
       Kann für Rooms verwendet werden.
       Hinweis: Wird das Formular direkt als Vorlage verwendet, stehen Rollen analog zu einem Teamroom zur Verfügung.
   • Wenn Sie ein Symbol festlegen, wird dieses anstatt des Objektklassensymbols bei Objekten angezeigt, denen das Formular zugewiesen wurde.
   • Abstrakte Formulare können nicht direkt verwendet werden, sondern dienen als Basisformular.
   • Wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus, wenn Sie verhindern möchten, dass Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden können. Das Formular kann in diesem Fall nur bestehenden Objekten zugewiesen werden (über die Formular-Kategorie).
4. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder zusammen.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

• Damit ein Formular verwendet werden kann, müssen einerseits die Benutzer im Room berechtigt sein und andererseits muss das Formular zur Verwendung freigegeben sein.
• Änderungen können mithilfe des Kontextmenübefehls „Erneut freigeben“ freigegeben werden.
• Über den Kontextmenübefehl „Freigabe deaktivieren“ können Sie die Freigabe wieder aufheben.
• Über die Aktion „Herunterladen“ können Sie ein Formular als JSON-Datei exportieren. Der Import erfolgt über die Aktion „Hochladen“.
• Eine bestehende, aktuell nicht freigegebene Kategorie kann in ein Formular umgewandelt werden (Kontextmenübefehl „Extras“ > „In Formular umwandeln“). Somit ist keine Migration notwendig, wenn die Kategorie um eigene Felder erweitert werden soll.

Rückwärtsverkettung

Für ein Eingabefeld bzw. eine Elementliste vom Typ „Objekt“ (Art des Inhalts: Formular) kann eine Rückwärtsverkettung mit einem anderen Eingabefeld bzw. einer anderen Elementliste vom Typ „Objekt“ definiert werden. Bei einer Rückwärtsverkettung wird bei dem im Feld eingetragenen Objekt automatisch das andere Objekt hinterlegt.

Hinweis: Das Feld bzw. die Felder für die Rückwärtsverkettung können sich entweder auf einem Formular oder auf zwei Formularen befinden.

Um eine Rückwärtsverkettung mit nur einem beteiligten Formular zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie das Formular.
2. Definieren Sie ein Eingabefeld bzw. eine Elementliste vom Typ „Objekt“.
3. Wählen Sie als Art des Inhalts „Formulare“ aus.
4. Definieren Sie als Standard-Formular für Objekte im Feld das gerade erzeugte Formular.
5. Wenn sich die Rückwärtsverkettung auf ein zweites Feld beziehen soll, definieren Sie ein entsprechendes zweites Feld.
6. Übernehmen Sie die Änderungen, damit Sie die Verknüpfung festlegen können.
7. Bearbeiten Sie das erste Feld erneut. In dem nun zur Verfügung stehenden Feld Verknüpfung mit Feld können Sie das Feld für die Rückwärtsverkettung festlegen.
8. Übernehmen Sie die Änderungen.

Um eine Rückwärtsverkettung mit zwei beteiligten Formularen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie das erste Formular.
2. Definieren Sie ein Eingabefeld bzw. eine Elementliste vom Typ „Objekt“.
3. Wählen Sie als Art des Inhalts „Formulare“ aus.
4. Definieren Sie als Standard-Formular für Objekte im Feld das gerade erzeugte Formular.
5. Übernehmen Sie die Änderungen.
6. Erzeugen Sie das zweite Formular analog zum ersten Formular, jedoch wählen Sie als Standard-Formular für Objekte im Feld das erste Formular aus.
7. Bearbeiten Sie das Feld im ersten Formular erneut.
8. Definieren Sie als Standard-Formular für Objekte im Feld das zweite Formular.
9. Definieren Sie im Feld Verknüpfung mit Feld das Feld für die Rückwärtsverkettung des zweiten Formulars.
10. Übernehmen Sie die Änderungen.

Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt insbesondere die Möglichkeit der Verwendung von Expressions in Formularen. Anhand eines Gesamtbetrags und einer Zahlungsweise soll die Höhe der jeweiligen Teilzahlung berechnet werden.

Erzeugen Sie ein Formular (Basisklasse „Objekt mit Benutzerdaten“) mit folgenden drei Eigenschaften:

• Gesamtbetrag (Eingabefeld)
  Typ: Währung
  Programmiername: totalpayment
• Zahlungsweise (Optionsfeld)
  Optionen: Monatlich (ID: 1), Quartalsweise (ID: 2), Halbjährlich (ID: 3), Jährlich (ID: 4); Die ID ergibt sich aus der Reihenfolge der Optionen.
  Programmiername: paymentfrequency
• Teilzahlung (Eingabefeld)
  Typ: Währung
  Programmiername: installment
  • Um die Teilzahlung dynamisch zu berechnen, müssen Sie Expressions bei den Feldern hinterlegen:
• Aktivieren Sie bei den Feldern Gesamtbetrag und Zahlungsweise die Option Änderung des Werts behandeln und hinterlegen Sie true als Expression. Dadurch wird, wenn Sie die Werte ändern, der Teilzahlungswert direkt aktualisiert.
• Aktivieren Sie beim Feld Teilzahlung die Option Wert des Felds berechnen und hinterlegen Sie folgende Expression:

Metadaten eines Formulars

In den Eigenschaften eines Formulars können Sie zusätzlich folgende Einstellungen treffen.

Registerkarte „Erweitert“

• Verfügbare Bearbeitungsstatus
  Sie können Bearbeitungsstatus festlegen, die im Standard-Feld Bearbeitungsstatus ausgewählt werden können.
• Konfiguration des Namebuilds
  Sie können einen Namebuild für die Namen der Objekte basierend auf dem Formular festlegen.
• Konfiguration des Prepare-Commits
  Sie können eine app.ducx-Expression definieren, der im Zuge des Prepare-Commits ausgeführt wird.
• Verwendbar für
  Sie können die Objektklassen festlegen, für die das Formular verwendet werden kann.

Registerkarte „Aufbewahrung“

Sie können festlegen, ob Objekte basierend auf dem Formular aufbewahrungswürdig sind. Auf dieser Registerkarte werden die Eigenschaften bzgl. Aufbewahrung der Kategorie (Entwurf) angezeigt. Beim veröffentlichen des Formulars werden die Einstellungen auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.

Registerkarte „Übersetzungen“

Für die in der Fabasoft Cloud verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.

Formular-Vorlage

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörigen Vorlagen. Über die Vorlagen können Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus und veröffentlichen das Formular gegebenenfalls erneut.

• Generierte Standard-Vorlage
  Wenn Sie keine eigene Vorlage definieren, wird aus der Standardvorlage eine Vorlage bzw. Vorlage (veröffentlicht) generiert, die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage (Entwurf)
  Sie können eine eigene Vorlage definieren (z. B. ein Word-Dokument mit Standard-Inhalt), die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage (veröffentlicht)
  Beim zur Verwendung freigeben des Formulars wird die Vorlage (veröffentlicht) aus der Vorlage (Entwurf) generiert.

Formular-Kategorie

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörige Kategorie (veröffentlicht).

Die Formular-Kategorie kann für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

• Formular zu einem Objekt hinzufügen
• Registrierungsverhalten festlegen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungswürdigkeit festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
• Berechtigungen festlegen

Hinweis: Die Einstellungen auf der Kategorie (Entwurf) werden beim Veröffentlichen des Formulars auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.

Ein Formular zu einem Objekt hinzufügen

Nicht nur Basisobjekte, die auf einem Formular basieren, können erzeugt werden, sondern es ist auch möglich bestehende Objekte mit einem Formular zu erweitern. Dies eignet sich insbesondere für Vorlagen.

Um ein Formular zu einem Objekt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Wählen Sie im Feld Kategorie (standardmäßig auf der Registerkarte „Allgemein“) die gewünschte Kategorie aus. Der Kategoriename entspricht dem Formularnamen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Das Formular wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt. Wenn Sie nun das Objekt als Vorlage definieren, wird bei jedem neu erzeugten Objekt, das auf der Vorlage basiert, das Formular hinterlegt.

Weitere Anwendungsfälle

Eine Beschreibung zu den weiteren Anwendungsfällen einer Formular-Kategorie finden Sie im Kapitel „Kategorien“.

Einen zusammengesetzten Typen definieren und verwenden

Formulare können auch dazu genutzt werden, zusammengesetzte Typen zu definieren, die wiederum in anderen Formularen als Typen für Eingabefelder bzw. Elementlisten verwendet werden können.

Einen zusammengesetzten Typen definieren

Um einen zusammengesetzten Typen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
3. Wählen Sie in der Kategorie „Alle“ den Eintrag „Formular“ aus.
4. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
   • Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
   • Legen Sie „Zusammengesetzter Typ“ als Basisklasse fest.
5. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder des Typs zusammen.
   Hinweis: Im Vergleich zu einem Standard-Formular sind die auswählbaren Felder und Einstellungsmöglichkeiten entsprechend reduziert.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• In den Eigenschaften des Formulars können auf der Registerkarte „Erweitert“ folgende weitere Einstellungen getroffen werden:
  • Schlüssel für eindeutige Listen
    Legt die Eigenschaften fest, die als Schlüssel für eindeutige Aggregatslisten herangezogen werden.
  • Schlüssel zur Sortierung von Listen
    Legt die Eigenschaften fest, die als Schlüssel zur Sortierung von Aggregatslisten herangezogen werden.
  • Einfache Sicht der Eigenschaften
    Legt die Eigenschaften fest, die in der einfachen Darstellung einer Aggregatsliste (z. B. im Eigenschaftseditor) angezeigt werden.
• Das Formular steht nun als Entwurf zur Verfügung. Veröffentlichen Sie das Formular, um es allgemein verwenden zu können.

Einen zusammengesetzten Typen verwenden

Um den zusammengesetzten Typen zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie ein neues Formular oder öffnen Sie ein bestehendes Formular.
2. Definieren Sie ein Eingabefeld oder eine Elementliste und wählen Sie als Typ „Zusammengesetzter Typ“ aus.
3. Wählen Sie als Art des Inhalts „Formulare“ aus.
4. Wählen Sie im Feld Formular für zusammengesetzten Typ den zuvor definierten Typ aus.
5. Wählen Sie im Feld Anzeige des zusammengesetzten Typs „Standard“ oder „Diagramm“ aus. Bei Verwendung von „Standard“ werden die Feldwerte des Aggregats angezeigt. Bei Verwendung von „Diagramm“ wird ein Highcharts-Diagramm anhand der Aggregatsdaten angezeigt. Dabei muss jedoch das Aggregat entsprechend dem Diagramm-Typ eine gewisse Struktur aufweisen. Der Diagramm-Typ (standardmäßig Liniendiagramm) wird auf der Registerkarte „Darstellung“ im Feld Ausdruck zur Berechnung der Control-Optionen festgelegt.
   Beispiel: dictionary({ chart: { type: "bar" } });
   Für weitere Informationen siehe:
   https://api.highcharts.com/highcharts/: neues Fenster
6. Klicken Sie zweimal auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.

Kategorien

Kategorien können Objekten zugewiesen werden (Registerkarte „Allgemein“) und beeinflussen so das Verhalten der Objekte.

Kategorien können für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

• Registrierungsverhalten festlegen
• Standard-Wiedervorlagen festlegen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungswürdigkeit festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
• Berechtigungen festlegen

Benutzerdefinierte Kategorien sind in jenem Kontext verwendbar, in dem sie definiert bzw. referenziert werden. Um Kategorien allgemein für Teamrooms (jedoch nicht für App-Rooms) zur Verfügung zu stellen, verwenden Sie im Customizing eine Formular- und Kategoriesammlung. Ansonsten können bei App-Konfigurationen (Widget „Formulare und Kategorien“), bei App-Rooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) bzw. bei Teamrooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) Formulare hinterlegt werden.

Über den Kontextmenübefehl „Zuordnung ändern“ kann der Kontext der Kategorie geändert werden.

Hinweis: Sie können Formulare und Kategorien nur erzeugen, bearbeiten und freigeben, wenn Sie in der Organisationsrichtlinie Formulare und Kategorien bearbeiten berechtigt sind. Die explizite Berechtigung ist nötig, da im Kontext von Formularen und Kategorien app.ducx-Expressions erstellt werden können.

Registrierungsverhalten festlegen

Standardmäßig enthält der Kontextmenübefehl „Registrieren als“ alle möglichen Registrierungsziele. Falls das Registrierungsziel bekannt ist, kann es zur Verbesserung der Bedienbarkeit eingeschränkt werden (Feld Eingangskategorie für die Registrierung).

Standard-Wiedervorlagen festlegen

Um eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten, können Wiedervorlagen verwendet werden (Feld Standard-Wiedervorlagen). Mehr Information zu Wiedervorlagen finden Sie im Kapitel „Wiedervorlage“.

Verwendbarkeit festlegen

Nicht jede Kategorie macht für jede Objektklasse Sinn. Daher können die Objektklassen, für die die Kategorien erlaubt sind, eingeschränkt werden (Feld Verwendbar für). Wenn Sie außerdem spezielle Basisdatumswerte für Wiedervorlagen oder Aufbewahrungsfristen verwenden möchten, ist eine Einschränkung auf die Objektklassen erforderlich, die die gewünschten Eigenschaften aufweisen.

Wenn Sie einen BPMN-Prozess auf eine Kategorie einschränken und Aktivitäten verwenden möchten, die nur für ein bestimmte Objektklasse erlaubt sind, müssen Sie die Kategorie entsprechend anpassen (nur die entsprechende Objektklasse darf eingetragen sein).

Aufbewahrungswürdigkeit festlegen

Compliance-Regeln könne es erforderlich machen, dass Objekte für einen bestimmten Zeitraum nicht gelöscht werden dürfen (Registerkarte „Aufbewahrung“).

In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ können Sie festlegen, ob Objekte mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig sind. Geben Sie zusätzlich eine Aufbewahrungsdauer und ein Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer an. Das Festlegen der konkreten Aufbewahrungsfrist erfolgt über eine Hintergrundaufgabe, die Sie auf der Registerkarte „Hintergrundaufgaben“ definieren müssen.
Hinweis: Alternativ können Sie auch die Schaltfläche „Hintergrundaufgabe erzeugen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ verwenden.

Wählen Sie in der Hintergrundaufgabe die Aktion „Aufbewahrung auf Basis der Kategorie festlegen“ aus. Legen Sie zusätzlich den Zeitpunkt fest, wann die Hintergrundaufgabe ausgeführt werden soll. Im Allgemeinen bietet sich an, das Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer als Basisdatum für die Zeitspanne zu verwenden und zum Beispiel „Sofort“ als Zeitspanne.

Für eine Aussonderung können Sie in der Kategorie eine weitere Hintergrundaufgabe definieren. Im Allgemeinen macht es Sinn, die Aufbewahrungsfrist als Basisdatum für die Ausführung der Hintergrundaufgabe zu definieren. Als Aktion können Sie entweder „Automatisch löschen“ oder „Prozess starten“ auswählen. Wenn Sie einen Prozess starten möchten, müssen Sie zusätzlich einen Prozess angeben. Im Prozess sollte eine Aufgabe mit der Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ definiert sein.

Bei Ausführung der Hintergrundaufgabe wird der Prozess gestartet und kann von den definierten Benutzern im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden. Die Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ bietet die Arbeitsschritte „Löschen“, „Aufbewahrungsfrist verlängern“ und „Gesehen“ an.

Hintergrundaufgaben festlegen

Hintergrundaufgaben ermöglichen das Ausführen von Aktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Registerkarte „Hintergrundaufgaben“).

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Hintergrundaufgaben“.

Berechtigungen festlegen

Standardmäßig bestimmt das beim Teamroom festgelegte Team die Zugriffsrechte. Jedoch kann Zugriff auf einzelne Objekte auch über eine Kategorie gewährt werden (Registerkarte „Berechtigungen“).

Hinweis: Damit die über Kategorien gewährten Zugriffsrechte ausgewertet werden, muss beim Teamroom im Feld Zugriffschutz der Eintrag „Erweitert über Kategorie“ bzw. „Erweitert über Kategorie und Workflow“ ausgewählt werden.

Hintergrundaufgaben

Bei Kategorien können Hintergrundaufgaben hinterlegt werden, die eine Aktion zu einem definierbaren Zeitpunkt ausführen.

Aktionen

Mögliche Aktionen (durch Apps erweiterbar):

• Aufbewahrungsfrist auf Basis der Kategorie festlegen
• Aufbewahrungsfrist auf Basis der Kategorie festlegen und abschließen (Akte und Dokumente)
• Ausdruck ausführen (App: Formulare)
  Steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer berechtigt ist, benutzerdefinierte Formulare zu erzeugen.
• Automatisch löschen
• Objekt anonymisieren
  Standardmäßig werden folgende Daten entfernt (für spezielle Objekte, wie zum Beispiel Support-Anfragen oder Tickets, werden weitere Felder berücksichtigt):
  • Verlauf
  • Anmerkungen
  • Verweise (referenzierte Objekte werden gelöscht, wenn das Objekt der Ursprungsort ist, ansonsten werden Objekte entfernt)
  • Prozesse (die Prozesse müssen abgeschlossen sein, andernfalls schlägt die Hintergrundaufgabe fehl)
  • Versionen
• Prozess starten (App: Workflow)

Hinweis: Die Hintergrundaufgaben von Objekten werden bei diesen auf der Registerkarte „Hintergrundaufgaben“ angezeigt. Ob bereits abgearbeitete Hintergrundaufgaben angezeigt werden ist abhängig von der Aktion. Mithilfe des Felds Abgearbeitete Einträge aus der Liste der Hintergrundaufgaben entfernen können Sie die Standardeinstellung der Aktion überschreiben.

Zeitpunkt

Die Aktion kann zu einem expliziten Zeitpunkt oder zu einem Zeitpunkt basierend auf einem Basisdatum ausgeführt werden. Optional kann das Ausführungsdatum bei einer Änderung des Basisdatums neu festgelegt werden.

Wiederholungen

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Hintergrundaufgaben wiederholt auszuführen. Dabei können folgende Fälle unterschieden werden.

Explizites Datum bzw. Datum wird bei Basisdatumsänderung nicht neu berechnet

Es kann eine Wiederholungsregel festgelegt werden, die beginnend mit dem Ausführungszeitpunkt angewandt wird.

• Einheit
  Definiert die Einheit des Intervalls (z. B. Tag oder Monat).
• Intervall
  Definiert das Intervall zwischen den Wiederholungen (Zahl).
• Wiederholen bis
  Definiert den Endzeitpunkt der Wiederholungen (uneingeschränkt, explizites Datum, Datumswert einer Eigenschaft).

Datum wird bei Basisdatumsänderung neu berechnet

Die Hintergrundaufgabe wird nach dem Ausführen der gewählten Aktion und dem Ändern des Basisdatums erneut geplant. Als Wiederholungsregel kann nur Wiederholen bis festgelegt werden.

Hintergrundaufgabe beim Löschen suspendieren

Sie können festlegen, ob die Hintergrundaufgabe beim Löschen bzw. Stornieren des betroffenen Objekts automatisch suspendiert und beim Wiederherstellen wieder aktiviert wird.

Eingangsordner

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Eingangsordner können Sie in Ihrer persönlichen Ablage erzeugen (Hintergrund-Kontextmenü > „Neu“ > „Eingangsordner“). Wie für Teamrooms können Sie auch für Eingangsordner ein Team festlegen und so die Zugriffsrechte definieren.

Hinweis: Sie können Eingangsordner-Regeln nur erzeugen und bearbeiten, wenn Sie in der Organisationsrichtlinie Eingangsordner-Regeln verwalten berechtigt sind. Die explizite Berechtigung ist nötig, da im Kontext von Eingangsordner-Regeln app.ducx-Expressions erstellt werden können.

Um Regeln für einen Eingangsordner zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Eingangsordner.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Regeln verwalten“.
3. Legen Sie fest, ob die Regeln nur auf Objekte der obersten Ebene angewandt werden. Falls ja, werden die Regeln auf alle Objekte (auch Ordner) auf oberster Ebene angewandt. Andernfalls werden die Regeln auf alle Objekte (auch in Ordnerhierarchien) angewandt, jedoch nicht auf die Ordner selbst, da diese in diesem Fall nur zur Strukturierung dienen.
4. Öffnen Sie das Menü „Regel“ und klicken Sie auf „Neu“.
5. Vergeben Sie einen Namen für die Regel.
6. Legen Sie die Bedingungen für die Regel fest. Bei einer Bedingung wird überprüft, ob die ausgewählte Eigenschaft die definierte Zeichenkette enthält (die Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Geben Sie die Zeichenkette ohne Platzhalter an. Wenn Sie den Eintrag „Bedingung als Ausdruck“ auswählen, können Sie eine app.ducx-Expression als Bedingung definieren. Alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel ausgeführt wird. Geben Sie keine Bedingung an, wenn die Regel immer ausgeführt werden soll.
7. Legen Sie die auszuführenden Aktionen fest.
   • Benutzerdefinierten Ausdruck ausführen
     Ermöglicht eine app.ducx-Expression zu definieren, die ausgeführt wird. In der app.ducx-Expression können Sie über cooobj auf das Objekt zugreifen. Sie werden durch Syntax-Überprüfung und Autovervollständigung unterstützt.
   • Daten importieren (asynchron)
     Der Inhalt der eingehenden CSV-Datei wird importiert. Dazu muss das Ziel für den Import und die Art des Imports (z. B. Mitglieder oder Aufbauorganisation) angegeben werden. Vorlagen für die CSV-Dateien können Sie über die jeweiligen manuellen Aktionen herunterladen (z. B. Aktion „Mitglieder importieren“ einer Organisation).
   • E-Mail-Anhänge herauslösen (asynchron)
     Aus einer E-Mail werden die Anhänge herausgelöst und als eigene Objekte für die weitere Verarbeitung im Eingangsordner abgelegt. Die E-Mail kann dabei behalten, verschoben oder gelöscht werden.
   • Eigenschaftswert festlegen
     Einer Eigenschaft des eingehenden Objekts wird ein Wert zugeordnet. Als Eigenschaft können keine Aggregate ausgewählt werden.
   • Kategorie zuordnen
     Dem eingehenden Objekt wird die angegebene Kategorie zugeordnet.
   • Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire
     Die eingehenden Objekte werden klassifiziert. Auf Basis der Klassifizierung wird dem Objekt eine Kategorie zugeordnet.
   • OCR-Texterkennung (asynchron)
     Bei Dokumenten, die nach PDF konvertiert werden können, kann eine Texterkennung durchgeführt werden.
     Hinweis: Es werden nur Objekte berücksichtigt, bei denen seit der letzten Inhaltsänderung noch keine Texterkennung durchgeführt wurde.
   • Prozess starten
     Der angegebene Prozess wird auf dem eingehenden Objekt gestartet.
   • Zuordnen (asynchron)
     Das eingehende Dokument kann basierend auf QR-Code bzw. PDF-Stichwörter zugeordnet werden. Standardmäßig muss im QR-Code bzw. in den PDF-Stichwörtern die Fabasoft Cloud ID (z. B. COO.1.506.4.4063) von dem Dokument hinterlegt sein, dessen Inhalt durch das eingehende Dokument ersetzt werden soll. Das Zuordnen wird in regelmäßigen Abständen asynchron durchgeführt.
     • Dokument abschließen
       Legt fest, ob der Status des Dokuments standardmäßig auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird. Abgeschlossene Dokumente können nicht mehr geändert werden, solange der Status nicht aufgehoben wird.
       Die Art der Zuordnung und das Abschließen kann jedoch durch eine Eingangskategorie beim eingehenden Dokument beeinflusst werden.
     • Prozess am Objekt fortführen
       Legt fest, ob nach dem Zuordnen ein vorhandener Prozess am Zielobjekt fortgeführt werden soll.
     • Prozess auf der Akte des Objekts fortführen
       Legt fest, ob nach dem Zuordnen ein vorhandener Prozess auf der Akte des Zielobjekts fortgeführt werden soll.
     • Aktivitäten, die automatisch fortgeführt werden sollen
       Wenn ein Prozess fortgeführt werden soll, können zusätzlich Aktivitäten festgelegt werden, die automatisch fortgeführt werden. Diese Aktivitäten erhalten automatisch den Status „Nicht ausgeführt“. Wenn eine automatisch fortzuführende Aktivität aktuell den Status „Kann beginnen“ bzw. „Begonnen“ aufweist, wird diese Aktivität auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt. Weitere Aktivitäten mit der gleichen Aktivitätsdefinition werden in diesem Fall nicht automatisch fortgeführt.
     • Neuen Prozess am Objekt starten
       Legt fest, ob nach dem Zuordnen ein neuer Prozess am Zielobjekt gestartet werden soll. Dazu können Sie den gewünschten BPMN-Prozess festlegen.
     • Neuen Prozess auf der Akte starten
       Legt fest, ob nach dem Zuordnen ein neuer Prozess auf der Akte des Zielobjekts gestartet werden soll. Dazu können Sie den gewünschten BPMN-Prozess festlegen.
     • Ziel für nicht zuordenbare Dokumente
       Für nicht zuordenbare Dokument kann als Ziel eine Ablage definiert werden.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Sie können weitere Regeln definieren, oder die Bearbeitung mit „Speichern“ abschließen.

Für ein im Eingangsordner abgelegtes Objekt, werden die Regeln entsprechend der Reihenfolge überprüft. Wenn alle Bedingungen einer Regel auf ein eingehendes Objekt zutreffen bzw. keine Bedingung definiert wurde, werden die definierten Aktionen auf dem Objekt ausgeführt. Es wird nur die erste zutreffende Regel ausgeführt.

Hinweis:

• Die Organisation der abgelegten Objekte muss der Organisation des Eingangsordners entsprechen, damit die Regeln angewendet werden.
• Um die Regeln definieren zu können, müssen Sie in der Organisationsrichtlinie Eingangsordner-Regeln verwalten berechtigt sein.

Klassifizieren und registrieren

Die Fabasoft Cloud in Verbindung mit Mindbreeze InSpire ermöglicht Ihnen Dokumente automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren. Insbesondere im Zusammenspiel mit benutzerdefinierten Formularen steht Ihnen hiermit ein leistungsstarkes Konzept zur Eingangsklassifizierung von Dokumenten für Ihren jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung.

Die folgenden Schritte erläutern die grundsätzliche Funktionsweise:

1. In einer Lernphase wird Mindbreeze InSpire trainiert, eine Klassifizierung der Dokumente vorzunehmen. Für die Extraktion der Metadaten aus Dokumenten können reguläre Ausdrücke definiert werden.
2. Im Produktivbetrieb werden beim Klassifizieren von Dokumenten (entweder manuell oder automatisch ausgelöst) die Metadaten und die Klassifizierung vom Mindbreeze InSpire Service angefordert. Durch Feedback kann die Qualität der Klassifizierung weiter verbessert werden.
3. Für den Klassifizierungswert wird eine Kategorie mit entsprechender Importkennung gesucht und dem Dokument zugeordnet.
4. Mithilfe der Kategorie kann eine für das Dokument spezifische Registrierung gestartet werden oder ein Prozess kann initialisiert werden. Wenn aus dem Dokument entsprechende Metadaten gewonnen werden konnten, werden diese bei der Registrierung vorbefüllt und farblich gekennzeichnet.

Voraussetzung

Für die Klassifizierung wird ein Mindbreeze InSpire Service benötigt, das vom Organisationsadministrator konfiguriert werden kann (weitere Informationen sind in der Administrationshilfe verfügbar).

Verwendung von Kategorien

Der vom Mindbreeze InSpire berechnete Klassifizierungswert wird dazu verwendet, eine Kategorie anhand der Importkennung der Kategorie zu ermitteln. Über die Kategorie kann die weitere Verarbeitung festgelegt werden:

• Art der Registrierung
• Standardprozess
• Aufbewahrungsregeln

Kategorien werden im Kontext verschiedener Apps verwendet und können dort erzeugt bzw. verwaltet werden (z. B. bei benutzerdefinierten Formularen).

Verwendung von Formularen

Benutzerdefinierte Formulare (siehe Kapitel „Formulare“) können bei der Klassifizierung berücksichtigt werden. In den Eigenschaften des Formulars wird die zugehörige Kategorie (veröffentlicht) angezeigt. Vergeben Sie in den Eigenschaften der Kategorie als Importkennung den Klassifizierungswert, der von Mindbreeze InSpire für die entsprechende Art von Dokumenten zurückgegeben wird. Die Registrierung erfolgt somit basierend auf dem Formular.

Die beim Klassifizieren extrahierten Metadaten werden beim Registrieren in die entsprechenden Felder übernommen.

Hinweis: Für die Zuordnung von Metadaten muss, falls die Programmiernamen der benutzerdefinierten Felder nicht den Mindbreeze InSpire Schlüsseln entsprechen, Ihr Organisationsadministrator eine entsprechende Zuordnung im Mindbreeze InSpire Service eintragen.

Eingangsordner

Über den Eingangsordner können Dokumente automatisch klassifiziert werden. Dazu kann eine Regel definiert werden, die die Aktion „Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire“ ausführt (siehe Kapitel „Eingangsordner“).

Workflow

Mithilfe der Aktivität „Registrieren“ können Dokumente über den Workflow klassifiziert und registriert werden. Sie können einen Ad-hoc-Prozess mit der vorgeschriebenen Aktivität „Registrieren“ starten. In einem vordefinierten BPMN-Prozess kann die Aktivität ebenfalls verwendet werden (die Verwendbarkeit muss auf Dokumente eingeschränkt sein).

Über die Aktivität können folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden. Es werden nur die im jeweiligen Kontext sinnvollen Arbeitsschritte angeboten.

• Öffnen
  Öffnet das Dokument.
• Klassifizieren und registrieren
  Klassifiziert das Dokument mit Mindbreeze InSpire und öffnet das entsprechende Registrierungsformular.
• Registrieren
  Öffnet das Registrierungsformular.
• Nicht registrieren
  Entfernt die Aktivität aus dem Arbeitsvorrat, ohne eine Registrierung durchzuführen.

Registrieren

Beim Registrieren eines Dokuments können Sie in einer zweigeteilten Sicht (links die Metadaten, rechts das Dokument) Metadaten zu dem Dokument erfassen. Gegebenenfalls wird das Dokument auch zugeordnet (z. B. zu einer Akte).

Registrieren (generisch)

Das generische Registrieren steht zur Verfügung, wenn durch die Klassifizierung keine Kategorie ermittelt werden konnte. In diesem Fall können Sie Metadaten in einer zweiteiligen Sicht erfassen.

Registrieren als (Eingangskategorie)

Eine Eingangskategorie legt die Registrierung und Zuordnung des Dokuments fest. Die Eingangskategorie kann direkt einem Dokument zugeordnet sein oder der Kategorie, die einem Dokument zugeordnet ist. Falls einem Dokument keine Kategorie zugeordnet ist, werden auch die Eingangskategorien der lizenzierten Apps berücksichtigt.

Registrieren als (Formular)

Wenn einem Dokument eine Formular-Kategorie zugeordnet ist, können in einer zweigeteilten Sicht auch die benutzerdefinierten Metadaten definiert werden.

Formular-Posteingang

Der Formular-Posteingang erlaubt es Ihnen, mithilfe eines HTML-Formulars Daten zu erfassen und in der Fabasoft Cloud abzulegen. Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden.

Um einen Formular-Posteingang zu erzeugen und die Identifikation des Posteingangs zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
3. Wählen Sie in der Kategorie „Werkzeuge“ den Eintrag „Formular-Posteingang“ aus.
4. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Klicken Sie im Kontextmenü des Formular-Posteingangs auf „Eigenschaften“.
6. Auf der Registerkarte „Formular-Posteingang“ finden Sie im Feld Identifikation die eindeutige ID des Posteingangs. Kopieren Sie die ID, um Sie in Ihrem HTML-Formular zu hinterlegen.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden. Als Identifikation des Eingangsordners verwenden Sie bitte die Fabasoft Cloud ID.

Um ein entsprechendes HTML-Formular auf Ihrer Website zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie ein HTML-Formular auf einer Seite Ihrer Website.
2. Legen Sie folgende Attribute des HTML-Formulars fest:
   • Attribut: action
     Wert: https://at.cloud.fabasoft.com/foliop/createobject
     Hinweis: Ändern Sie den Host in der URL auf de.cloud.fabasoft.com bzw. ch.cloud.fabasoft.com, wenn sich der Formular-Posteingang in der Datenlokation Deutschland bzw. in der Datenlokation Schweiz befindet.
   • Attribut: method
     Wert: post
   • Attribut: accept-charset
     Wert: UTF-8
   • Attribut: enctype
     Wert: multipart/form-data
3. Definieren Sie ein verstecktes Feld mit Namen objectclass und geben Sie als Wert die Fabasoft Cloud ID oder die vollständige Referenz der Objektklasse an, von der eine Instanz im Formular-Posteingang erzeugt werden soll, wenn das HTML-Formular abgeschickt wird. Standardmäßig können Sie z. B. die folgenden Objektklassen verwenden:
   • Ordner: COODESK@1.1:Folder
   • PDF-Dokument: FSCACROBAT@1.1:PDFObject
   • Microsoft Word-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:WinWordObject
   • Microsoft Excel-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:ExcelObject
   • Microsoft PowerPoint-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:PowerPointObject
   • Beliebiger Inhalt: GENCONT@1.1:ContentObject
   • Objekt mit Formulardaten: FSCUSERFORMS@1.1001:ObjectWithUserForm bzw.
     FSCUSERFORMS@1.1001:DocumentWithUserForm bzw.
     FSCUSERFORMS@1.1001:ContainerWithUserForm
4. Alternativ zum Feld objectclass können Sie ein verstecktes Feld mit dem Namen objecttemplate verwenden, in dem Sie als Wert die Fabasoft Cloud ID eines Objekts (z.B. eine Vorlage) hinterlegen, das kopiert werden soll, wenn das HTML-Formular abgeschickt wird.
5. Definieren Sie ein weiteres verstecktes Feld mit Namen inbox und dem Wert aus dem Feld Identifikation des Formular-Posteingangs (bzw. die Fabasoft Cloud ID des Eingangsordners).
6. Definieren Sie gegebenenfalls weitere Felder.

Folgende Felder können im HTML-Formular definiert werden (wenn nicht anders angegeben sind die Felder optional):

Hinweis:

• Sie finden die Fabasoft Cloud ID auf der Registerkarte „Allgemein“ im Eigenschaften-Dialog des jeweiligen Objekts. Um Objektklassen und Eigenschaften zu identifizieren, können Sie neben der Fabasoft Cloud ID auch die vollständige Referenz verwenden. Sie können die vollständige Referenz von Eigenschaften ermitteln, indem Sie im Eigenschaften-Dialog die Tastenkombination Strg + Umschalttaste + # drücken.
• Die neuen Objekte werden durch den Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ erzeugt bzw. dupliziert. Dieser Benutzer muss Änderungsrechte am Formular-Posteingang bzw. im Eingangsordner haben. Beim Erzeugen des Formular-Posteingangs in einem Teamroom wird dieser Benutzer automatisch hinzugefügt. Bei einem Eingangsordner müssen Sie diesen Benutzer selbst in das Team aufnehmen. Wählen Sie dazu den Benutzer mit der E-Mail-Adresse „formposter@fabasoft.com“.
• Soll ein Duplikat eines Objekts erstellt werden (objecttemplate), dann muss der Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ auch das Recht haben, das Objekt duplizieren zu dürfen. Sollte dabei auf referenzierte Objekte zugegriffen werden (z. B. Kategorien oder Textbausteine), muss der Benutzer auch auf diese Objekte die erforderlichen Rechte besitzen.
• Wenn Sie bei den über diesen Mechanismus erstellten Objekten eine Kategorie (objcategory) zuweisen oder im Eingangsorder Regeln definierten, mit denen eine Kategorie zugewiesen oder ein Prozess gestartet wird, dann braucht der Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ auch Lesezugriff auf die Teamrooms in denen Sie Ihr benutzerdefiniertes Formular (und damit auch die Kategorie) bzw. Ihre Prozesse erstellt haben.
• Wenn Sie eine Kategorie in den Formulardaten übermitteln (objcategory), diese jedoch nicht gesetzt wird, prüfen Sie die Verwendbarkeit dieser Kategorie für das neu erstellte Objekt.