Suche

Die Fabasoft Cloud bietet eine leistungsstarke Such- und Recherchemöglichkeit.

Suche mit Mindbreeze

Über das Suchfeld in der Kopfleiste (Alt + 4) bzw. über das Suchportal (Widget „Suche“ auf Home) können Sie eine Volltextsuche durchführen.

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie im Suchfeld den gewünschten Suchbegriff ein und drücken Sie „Enter“.
   Hinweis: Die Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Wenn Sie direkt im Suchportal starten, können Sie gegebenenfalls schon bevor Sie die Suche durchführen die Suchkriterien einschränken. Standardmäßig werden folgende Suchkriterien angeboten, die abhängig von den gefundenen Objekttypen gegebenenfalls noch erweitert werden:
   • Wo
     Die gefundenen Objekte müssen zu dem angegebenen Kontext gehören (z. B. Objekte, die Ihrer Organisation zugeordnet sind).
   • Datum
     Die gefundenen Objekte müssen das angegebene Änderungsdatum aufweisen.
   • Typ
     Die gefundenen Objekte müssen den angegebenen Typ aufweisen (z. B. Text-Dokument).
   • Im Teamroom enthalten
     Die gefundenen Objekte müssen dem angegebenen Teamroom zugeordnet sein.
2. Das Suchergebnis wird im Suchportal angezeigt. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, auf denen Sie Suchrechte besitzen. Über die Suchkriterien können sie die Suche weiter einschränken (z. B. auf Teamrooms oder Typen).

Hinweis:

• Im Suchergebnis kann neben dem Suchfeld die Art der Verknüpfung der Suchbegriffe ausgewählt werden: AND (alle Begriffe), OR (einer der Begriffe), NEAR (alle Begriffe nahe zueinander).
• Die Ergebnisliste kann nach ausgewählten, entsprechend indizierten Eigenschaften sortiert werden. Die sortierbaren Eigenschaften finden Sie im Menü der Schaltfläche „Sortieren“ im rechten oberen Eck (z. B. Name oder Erzeugt am/um). Im Spaltenkopf steht der Kontextmenübefehl „Sortieren“ nur für sortierbare Spalten zur Verfügung. Ein Klick auf den Spaltenkopf ändert ebenfalls nur bei sortierbaren Spalten die Sortierung, ansonsten passiert nichts.
• Über die Aktion „Suchabfrage speichern“ können Sie den Suchbegriff und die aktuell gewählten Suchkriterien unter einem frei wählbaren Namen speichern.
• Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „<Name>“ können Sie eine gespeicherte Suchabfrage ausführen. Es werden die letzten fünf Suchabfragen bzw. die letzten fünf favorisierten Suchabfragen angezeigt.
• Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „Weitere gespeicherte Suchabfragen“ können Sie eine Liste aller Suchabfragen anzeigen. Durch einen Klick auf eine Suchabfrage wird diese ausgeführt. Zusätzlich können Sie über das Kontextmenü Suchabfragen umbenennen, löschen und als Favorit kennzeichnen.
• Über die Aktion „Suchergebnis speichern“ können Sie das Suchergebnis in einem „gespeicherten Suchergebnis“ persistieren. Dabei können Sie auswählen, ob Sie bereits enthaltene Einträge entfernen möchten.
  Somit können Sie auch bei vielen Treffern eine Recherche einfach durchführen. Um das gespeicherte Suchergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf Home auf das Widget „Suche“ und wechseln dann auf die Registerkarte „Gespeicherte Suchergebnisse“.

Die Mindbreeze Abfragesprache bietet folgende Möglichkeiten. Die angeführten Optionen können auch miteinander kombiniert werden.

Metadaten-Suche

Neben der Möglichkeit eine Volltextsuche über das Suchfeld in der Kopfleiste durchzuführen, können Sie in vielen Listen und Feldern auch eine Suche nach Objekten anhand von bestimmten Metadaten durchführen (Schaltfläche „Suchen“ bzw. „Eintrag hinzufügen“ > „Suchen“).

Im Suchdialog können Sie im Feld Auswahl entweder eine Objektklasse, eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars oder einen Objektaspekt auswählen. Bei der Auswahl einer Kategorie oder eines Objektaspekts wird das Feld Detaillierte Auswahl angezeigt, das zusätzlich die Auswahl einer Objektklasse erlaubt. Dabei werden jene Objektklassen zur Auswahl angeboten, für die die Kategorie bzw. der Objektaspekt vorgesehen ist.

Sie können die Suche zusätzlich auf Objekte des aktuellen Teamrooms oder der Organisation einschränken.

Suchkriterien über Optionen festlegen

Als Suchkriterien können Sie die gewünschten Werte für Eigenschaften festlegen. Über die Suchoption bei der jeweiligen Eigenschaft können Sie die Art des Wertevergleichs festlegen (z. B. „beginnt mit“).

Beschreibung aller Optionen

Je nach Eigenschaftsart stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

• „gleich“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft gleich dem definierten Wert ist.
• „ungleich“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft ungleich dem definierten Wert ist.
• „beliebiger Wert“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft nicht leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird daher inaktiv dargestellt.
• „kein Wert“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird daher inaktiv dargestellt.
• „beginnt mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge beginnt.
• „beginnt nicht mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge nicht beginnt.
• „endet mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge endet.
• „endet nicht mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge nicht endet.
• „enthält“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte Zeichenfolge enthält.
• „enthält nicht“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte Zeichenfolge nicht enthält.
• '„Volltext“-Abfrage'
  Durch diese Option wird eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchgeführt (entsprechende Systemkonfiguration vorausgesetzt). Dazu werden Operatoren wie zum Beispiel „AND“ und „OR“ unterstützt.
• „klingt wie“
  Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
  Beispiel: Eine Suche nach „klingt wie Meier“ liefert z. B. als Ergebnis „Meyer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
• „klingt nicht wie“
  Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „nicht ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
  Beispiel: Eine Suche nach „klingt nicht wie Meier“ liefert als Ergebnis alle außer „Mayer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
• „ab“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft größer gleich dem definierten Wert ist.
• „bis“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft kleiner gleich dem definierten Wert ist.
• „zwischen“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft zwischen den definierten Werten liegt.

Suchkriterien über Wildcards festlegen

Wildcards dienen in der Suchabfrage als Platzhalter für beliebige Zeichen oder Zeichenfolgen.

Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ im Feld Name liefert alle Objekte, deren Name ein beliebiges, von der Zeichenfolge „atterbauer“ gefolgtes Zeichen enthält.

Wildcards

• „*“ oder „%“
  Diese Wildcards stehen für eine beliebige Zeichenfolge.
  Beispiele:
  Eine Suche nach „*berg“ liefert Ergebnisse, die eine beliebige Zeichenfolge gefolgt von der Zeichenfolge „berg“ enthalten: „Eisberg“, „Zauberberg“, „Erzberg“.
  Eine Suche nach „Berg*“ liefert Ergebnisse, die „Berg“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berghotel“.
  Eine Suche nach „Ber*er“ liefert Ergebnisse, die „Ber“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge sowie gefolgt von „er“ enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berliner“.
• „?“ oder „_“
  Diese Wildcards stehen für exakt ein Zeichen. Optional zum Zeichen „?“ kann auch das Zeichen Unterstrich „_“ verwendet werden.
  Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ liefert Ergebnisse, die exakt ein (beliebiges) Zeichen gefolgt von der Zeichenkette „atterbauer“ enthalten: „Katterbauer“, „Patterbauer“, „Natterbauer“.
• „~“
  Die Wildcard Tilde „~“ steht für eine phonetische Suche. Es werden alle Objekte gefunden, bei denen die Aussprache der im Suchkriterium angegebenen Zeichenkette ähnlich ist. Eine Tilde muss immer am Anfang des Eingabefeldes eingegeben werden.
  Beispiel: Eine Suche nach „~Maier“ liefert ähnlich klingende Ergebnisse wie „Maier“ und „Meier“.
• „%%“ oder „**"
  Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, können die Platzhaltersymbole doppeltes Prozentzeichen „%%“ und doppelter Stern „**“ verwendet werden.
  Beispiel: Eine Suche im Feld Name nach „%%Energie“ liefert alle Objekte, deren Name das Wort Energie enthält.

Die meisten Optionen, die über Wildcards abgedeckt werden, können auch über Optionen aus dem Menü definiert werden. Für die Wildcards „?“ bzw. „_“ stehen jedoch keine entsprechenden Optionen in den Dropdownlisten zur Verfügung.

Gegenüberstellung: Optionen vs. Wildcards

• ‚„Beginnt mit“ Vertrag‘ entspricht „Vertrag*“
• ‚„Endet mit“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag“
• ‚„Enthält“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag*“
• ‚„Klingt wie“ Vertrag‘ entspricht „~Vertrag“
• ‚„Volltext“-Abfrage“ Vertrag“‘ entspricht „%%Vertrag“

Schnellsuche

Bei dieser vereinfachten Suche wird nur nach einer Zeichenkette gesucht ohne eine Objektart oder weitere Suchkriterien festzulegen. Sind zurückgelieferte Einträge nicht eindeutig, können über das Kontextmenü die Eigenschaften der gefundenen Objekte eingesehen werden.

Objektlisten

Um ein Objekt zu einer Objektliste hinzuzufügen, kann im Suchfeld eine Schnellsuche durchgeführt werden.

Hinweis: Die Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“ wird nur in Objektlisten angezeigt, in die Objekte eingefügt werden dürfen.

Um im Suchfeld eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“.
2. Wählen Sie durch einen Klick auf das Cloud/Mindbreeze-Symbol den gewünschten Suchmodus.
   • Bei der Cloud-Suche wird nur nach den Namen von Objekten gesucht.
   • Bei der Mindbreeze-Suche wird eine Volltextsuche durchgeführt. Bei einer Volltextsuche wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht nur im Objektnamen.
3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird. Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
5. Als Ergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht. Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Klick aus.
6. Der Eintrag wird in die Objektliste übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.

Objekteigenschaften

In Objekteigenschaften kann direkt (also nicht über den Suchdialog) eine Schnellsuche durchgeführt werden. Die Schaltfläche „Suchen“ neben einer Dropdownliste zeigt an, dass Sie eine Schnellsuche durchführen können.

Um in Objekteigenschaften eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in das Feld und drücken Sie die Einfg-Taste. Alternativ können Sie einen Doppelklick ausführen. In diesem Fall wird nur im Namen der Objekte gesucht.
   Um eine Volltextsuche durchzuführen, drücken Sie Strg + Einfg bzw. drücken Sie die Strg-Taste und führen Sie einen Doppelklick aus. Bei einer Volltextsuche wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht nur im Objektnamen.
   Dadurch wird das Feld editierbar.
   Hinweis: Um eine Schnellsuche abzubrechen, drücken Sie die Esc-Taste.
2. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird. Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
3. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
4. Als Ergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht.
   Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Mausklick aus.
5. Der Eintrag wird in die Objekteigenschaft übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.

Wenn Sie das gewünschte Objekt über die Schnellsuche nicht ermitteln konnten, können Sie über die Schaltfläche „Suchen“ den Suchdialog aufrufen, um eine Suche anhand weiterer Suchkriterien durchzuführen.

Suchordner

In Suchordnern werden die enthaltenen Objekte anhand eines von Ihnen definierbaren Suchmusters ermittelt.

1. Erzeugen Sie in einem Teamroom einen Suchordner.
2. Legen Sie über die Aktion „Suchmuster erzeugen“ bzw. „Suchmuster bearbeiten“ die Suchkriterien fest.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abfrage speichern“, um das Suchmuster für den Suchordner zu verwenden.

Hinweis:

• Der Inhalt des Suchordners wird nicht automatisch aktualisiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“, um erneut eine Suche anhand des gespeicherten Suchmuster durchzuführen.
• Über die Aktion „Suchen“ können Sie unabhängig vom gespeicherten Suchmuster eine Suche durchführen.
• Beim Duplizieren eines Suchordners wird auch das zugehörige Suchmuster dupliziert, wenn das Suchmuster dem gleichen Teamroom zugeordnet ist. Ist das Suchmuster einer Vorlagensammlung zugeordnet, wird es nicht dupliziert.

Insight-Apps

Insight-Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight-Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.

Insight-App-Verwaltung

Insight-Apps können auf folgenden Ebenen von berechtigten Benutzern verwaltet werden:

• Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen
• App-Konfiguration (Widget „Insight-Apps“)
• App-Rooms und Teamrooms (Widget „Insight-Apps“ unter „Vorlagen und Voreinstellungen“)

Die Rechtevergabe und der Freigabemechanismus entsprechen dabei dem üblichen Muster.

Hinweis: Über die Organisationsrichtlinie „Insight-Apps und KI-Einstellungen bearbeiten“ wird festgelegt, welche Benutzer grundsätzlich Insight-Apps bearbeiten dürfen.

Einstellungen

Sie können folgende Basiseinstellungen für Insight-Apps festlegen. Die Beschreibung von lösungsspezifischen Einstellungen finden Sie in der entsprechenden Lösungsdokumentation.

Registerkarte „Insight-App“

• Mehrsprachiger Name
  Der Name der Insight-App.
• Beschreibung
  Das Verhalten der Insight-App kann als Freitext beschrieben werden.
• Wo
  Definiert in welchem Kontext (Organisation, Teamroom, überall) gesucht wird.
• KI-Konfiguration verwenden
  Legt fest, ob der allgemeine Organisationsindex für die Standardsuche oder ein spezieller KI-Konfigurationsindex von Mindbreeze AI verwendet werden soll.
• KI-Konfiguration
  Definiert die KI-Konfiguration, die für die Suche verwendet wird. Es gilt folgende Auswertungshierarchie:
  • definierte Insight-App-Zuordnung (Teamroom/App-Room > App-Konfiguration > Organisation)
  • definierte KI-Konfiguration der Insight-App
  • Standard-KI-Konfiguration auf Organisationsebene
  • allgemeiner Organisationsindex für die Standardsuche

Registerkarte „Verwendbarkeit“

• Als Aktion anzeigen
  Legt fest, ob eine eigene Aktion angezeigt werden soll, die das Öffnen der Insight-App ermöglicht.
• Symbol
  Definiert das Symbol, das bei der Aktion angezeigt wird.
• Aktionsname
  Definiert den mehrsprachigen Namen der Aktion.
  Mögliche Platzhalter:
  <~objname~>: Name des aktuellen Objekts
  <~roomname~>: Name des Teamrooms, dem das aktuelle Objekt zugewiesen ist
  Wenn die jeweilige Benutzersprache nicht explizit definiert ist, gilt folgender Fallbackmechanismus: Sprachausprägung (z. B. Deutsch (Schweiz)) > Sprache (z. B. Deutsch) > Englisch > Insight-App-Name.
• Als zweiteilige Sicht anzeigen
  Legt fest, ob beim Öffnen der Insight-App über die Aktion eine zweiteilige Sicht für die Anzeige verwendet werden soll (links die Insight-App und rechts die PDF-Übersicht des aktuellen Objekts).
• Aktuelles Dokument
  Die Aktion wird nur bei Objekten angezeigt, die eine der angegebenen Objektklassen und eine der angegebenen Kategorien aufweisen.
• Enthalten in
  Die Aktion wird nur bei Objekten angezeigt, die sich in einem Objekt mit einer der angegebenen Objektklassen und einer der angegebenen Kategorien befinden.
• Akten
  Die Aktion wird nur bei Objekten angezeigt, die sich in einer Akte mit einer der angegebenen Objektklassen und einer der angegebenen Kategorien befinden.
• Ausdruck für weitere Einschränkungen der Verwendbarkeit
  Die Aktion wird nur angezeigt, wenn der Ausdruck true zurückliefert.

Insight-App-Designer von Mindbreeze AI

Mit dem Designer kann die gewünschte Insight-App erstellt werden. Stellen Sie Ihre Insight-App zusammen, indem Sie die Elemente im linken Bereich per Klick auswählen oder per Drag-and-drop in den Zeichenbereich ziehen. Gegebenenfalls können Sie im linken Bereich noch weitere Einstellungen festlegen. Um Elemente nachträglich zu verändern, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element und verwenden Sie die Schaltflächen „Verschieben“, „Löschen“ und „Bearbeiten“.

Nähere Informationen finden Sie hier: https://help.mindbreeze.com/de/doc/Entwicklung-von-Insight-Apps/index.htm#insight-app-designer: neues Fenster

Verwendung von Insight-Apps

Der Zugriff auf Insight-Apps durch berechtigte Benutzer ist folgendermaßen möglich:

• Im Suchportal werden auf der Registerkarte „Insight-Apps“ alle freigegebenen Insight-Apps von App-Konfigurationen, App-Rooms, Teamrooms und Insight-App-Sammlungen angezeigt, auf die Sie berechtigt wurden.
• Insight-Apps können direkt auf „Home“ abgelegt bzw. zu den „Favoriten“ hinzugefügt werden.
• Im Kontext von Apps stehen die Insight-Apps im Widget „Insight-Apps“ zur Verfügung.
• Im Kontext von Teamrooms stehen die Insight-Apps auf einer entsprechenden Registerkarte zur Verfügung.
• Für Insight-Apps kann auf der Registerkarte „Verwendbarkeit“ festgelegt werden, ob diese als Aktion bzw. Kontextmenübefehl direkt bei den definierten Objekten zur Ausführung angeboten werden.