Aussonderung gemäss eCH-0160

Das Aussondern von Inhalten in Fabasoft OneGov wird ausschliesslich auf Stufe Hauptdossier angeboten. Dabei können nur stornierte oder abgeschlossen Dossiers, bei welchen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ausgesondert werden.

Die Berechnung der Aufbewahrungsdauer erfolgt nach Geschäftsjahr. Nachfolgendes Beispiel veranschaulicht die Berechnung:

Rollen und Berechtigungen

Für die Durchführung des Aussonderungsprozesses stehen auf Ebene der Fabasoft OneGov Konfiguration zwei spezialisierte Rollen zur Verfügung:

Aussonderung: Berechtigt zum Einsehen abgelaufener Dossiers, zum Erstellen und Bearbeiten von Angeboten, zum Ausführen von Ablieferungsaktionen sowie zum abschliessenden Aussondern (Löschen) der Dossiers.

Archivierung: Richtet sich an das zuständige Archiv. Personen in dieser Rolle haben Lesezugriff auf alle Dossiers in aktiven Angeboten, führen die archivische Bewertung durch und bestätigen die Übernahme des SIP-Pakets.

Hinweis: Benutzer in den Rollen Aussonderung und Archivierung sehen das Ordnungssystem, haben jedoch erst Zugriff auf Dossiers, sobald diese in ein Angebot aufgenommen wurden (bzw. über eine kombinierte Berechtigung verfügen).

Angebot erstellen und archivieren

Abgelaufene Dossiers einsehen

Für Personen mit der Rolle Aussonderung steht auf Stufe des Ordnungssystems und der Ordnungspositionen das Tab Abgelaufene Dossiers zur Verfügung.

Hier werden automatisch alle Dossiers aufgelistet, die:

• den Status Abgeschlossen oder Storniert besitzen und
• deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (Berechnung erfolgt nach Geschäftsjahr basierend auf dem Abschlussdatum).

Angebot erstellen

Um abgelaufene oder stornierte Dossiers dem Archiv zur Bewertung anzubieten, erstellen Sie ein Angebot.

Vorgehensweise:

1. Navigieren Sie im Ordnungssystem auf die gewünschte Ordnungsposition oder das Ordnungssystem.
2. Wechseln Sie in das Tab Abgelaufene Dossiers (oder markieren Sie abgelaufene/stornierte Dossiers in der Auflistung).
3. Wählen Sie im Kontextmenü oder im Werkzeugbereich die Aktion Angebot erstellen.
4. Füllen Sie im Dialog folgende Metadaten aus:
   • Titel: Bezeichnung des Angebots
   • Aktenbildner Name: Name der abliefernden Organisationseinheit
   • Ordnungsposition: Übergeordnete Ordnungsposition oder Ordnungssystem
   • Dossiers: Auswahl der anzubietenden abgelaufenen oder stornierten Dossiers
   • Verantwortlich: Aussonderungsverantwortliche Person
5. Bestätigen Sie mit Weiter.

Hinweise:

• Dossiers, die in ein Angebot aufgenommen wurden, werden für das Aufheben des Abschlusses gesperrt und im Tab Abgelaufene Dossiers ausgeblendet.
• Mit dem Erstellen des Angebots wird automatisch der Aussonderungsprozess gestartet (Status: In Bearbeitung).

Angebot bewerten

Im Status In Bearbeitung nehmen die Beteiligten (insbesondere die Rolle Archivierung) die Bewertung der angebotenen Dossiers vor.

• Vorbewertung: Dossiers werden standardmässig anhand des Feldes Archivwürdigkeit vorbewertet (archivwürdig Ja; nicht archivwürdig / storniert Nein).
• Bewertung anpassen: Im Angebot kann für jedes Dossier einzeln festgelegt werden, ob es archiviert werden soll (Ja) oder nicht (Nein).
• Ablieferungsnummer: Die Rolle Archivierung kann auf dem Angebot eine offizielle Ablieferungsnummer erfassen.

Ablauf des Aussonderungsprozesses

Sobald ein Angebot erstellt wurde, startet automatisch der dazugehörige Aussonderungsprozess. Das Angebot durchläuft anschliessend einen mehrstufigen Workflow zwischen der abliefernden Stelle (Rolle Aussonderung) und dem zuständigen Archiv (Rolle Archivierung).

Bewertung finalisieren

Nach der Erstellung befindet sich das Angebot im Status In Bearbeitung. Personen mit der Rolle Archivierung prüfen nun die im Angebot enthaltenen Dossiers und legen fest, welche Geschäftsunterlagen dauerhaft im Archiv aufbewahrt werden (archivwürdig) und welche nach Ablauf der Frist vernichtet werden können.

Sobald alle Dossiers im Angebot vollständig bewertet wurden und bei Bedarf eine offizielle Ablieferungsnummer erfasst wurde, führt das Archiv die Aktivität Bewertung finalisieren aus. Das Angebot wechselt anschliessend in den Status Bewertet.

Hinweis: Sollten bei der Bewertung alle Dossiers als „nicht archivwürdig“ eingestuft werden, überspringt das System die nachfolgenden Ablieferungsschritte und leitet das Angebot direkt zur Vernichtung (Aussonderung) weiter.

Angebot ablehnen

Wird ein Angebot oder die Bewertung in einer späteren Phase vom Archiv abgelehnt, gelangt das Angebot zurück an die abliefernde Stelle. Über die Aufgabe Angebot erneut einreichen kann die Rolle Aussonderung Korrekturen an den enthaltenen Dossiers oder Metadaten vornehmen und das Angebot erneut zur Bewertung vorlegen.

Angebot abliefern

Nach erfolgreicher Finalisierung der Bewertung übernimmt wieder die abliefernde Stelle das Zepter. Über die Aktivität Angebot abliefern wird das digitale Angebot offiziell an das Archiv übergeben.

Dabei generiert Fabasoft OneGov im Hintergrund automatisch das standardkonforme SIP-Paket (eCH-0160) als ZIP-Datei. Über das Menü SIP-Paket herunterladen auf dem Angebot kann die Datei für den Import in das Archivsystem heruntergeladen werden. Das Angebot befindet sich nun im Status In Ablieferung.

Archivierung bestätigen

Das Archiv lädt das generierte SIP-Paket herunter und importiert es in sein Archivsystem. Nach erfolgreicher Prüfung und Übernahme führt das Archiv im Angebot die Aktivität Archivierung bestätigen aus. Damit wird dem System quittiert, dass die archivwürdigen Daten sicher im Archiv verwahrt sind. Der Status des Angebots wechselt auf Archiviert.

Sollte beim Import im Archivsystem ein Fehler auftreten, kann das Archiv an dieser Stelle das Angebot ablehnen. Das Angebot wechselt daraufhin zurück in den Status In Bearbeitung, damit allfällige Datenkorrekturen vorgenommen werden können.

Dossiers aussondern / vernichten

Nachdem das Archiv die Übernahme bestätigt hat, schliesst die Rolle Aussonderung den Prozess ab. Durch das Ausführen der Aktivität Dossiers aussondern wird die endgültige Vernichtung eingeleitet.

Fabasoft OneGov löscht nun automatisch im Hintergrund sämtliche im Angebot enthaltenen Dossiers samt allen Subdossiers, Dokumenten und Dateien unwiderruflich aus dem System. Nach Abschluss der Löschung wechselt das Angebot in den Endstatus Abgeschlossen.

Nachweispflicht und Dokumente

Auch nach dem vollständigen Löschen der Dossiers bleiben die Metadaten und Nachweise auf dem abgeschlossenen Angebot erhalten:

• Angebotsübersicht: Zeigt auch nach der Löschung noch Titel, Aktenzeichen und den Bewertungsstatus (archiviert / nicht archiviert) der entfernten Dossiers an.
• Bewertungsliste: Kann im Angebot im Excel- oder PDF-Format heruntergeladen werden.
• Löschprotokoll: Auf dem abgeschlossenen Angebot steht die Aktion Löschprotokoll herunterladen zur Verfügung, um ein Revisionsdokument über die fristgerechte Vernichtung zu generieren.
• Angebotsverlauf: Lückenlose Historie über alle Prozessschritte (Erstellung, Bewertung, SIP-Ablieferung, Bestätigung, Vernichtung).