Ordnungssystem
Fabasoft OneGov bietet die Flexibilität, innerhalb eines Mandanten (App-Konfiguration) mehrere Ordnungssysteme parallel zu führen. Dies ermöglicht es, unterschiedliche Aufgabenbereiche oder Organisationseinheiten mit eigenständigen Strukturen in einem Mandanten abzubilden.
Eine neue Ordnungsposition erstellen
Das Ordnungssystem bildet das hierarchische Rückgrat Ihrer Geschäftsverwaltung. Um dieses flexibel zu erweitern, können Sie neue Ordnungspositionen hinzufügen.
Vorgehensweise:
- Navigieren Sie im Ordnungssystem in die gewünschte Rubrik, unter der die neue Position erstellt werden soll.
- Klicken Sie im Werkzeugbereich auf die Aktion Ordnungsposition erstellen.
- Füllen Sie im folgenden Dialog die benötigten Metadaten aus und bestätigen Sie die Erstellung.
Hinweise:
- Neue Ordnungspositionen können nur erstellt werden, wenn sich in der Rubrik noch keine Dossiers befinden.
- Um das Ordnungssystem anzupassen oder zu ergänzen, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen (z.B. in der Rolle Administrator oder Records Manager).
Lücken in der Nummerierung hinzufügen
In Fabasoft OneGov haben Sie die Möglichkeit, die Laufnummern von Ordnungspositionen manuell anzupassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bewusst Lücken in der Nummerierung für zukünftige Strukturänderungen lassen möchten.
Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Eigenschaften der Ordnungsposition, deren Nummerierung Sie ändern möchten.
- Ändern Sie im Feld Laufnummer den Wert auf die gewünschte Ordnungszahl.
- Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Weiter.
Nach der Bestätigung werden alle Aktenzeichen der untergeordneten Objekte (wie Subdossiers oder Dokumente) im Hintergrund automatisch aktualisiert.
Hinweise:
- Bereits vergebene Laufnummern innerhalb derselben Ebene können nicht doppelt verwendet werden.
Die Berechtigungen auf einer Ordnungsposition unterbrechen
Standardmässig werden Zugriffsrechte vom Ordnungssystem hierarchisch nach unten auf alle Ordnungspositionen, Dossiers und Dokumente vererbt. Um gesonderte Berechtigungen für eine bestimmten Ordnungsposition zu definieren, können Sie die automatische Rechtevererbung auf einer Ordnungsposition unterbrechen. Dabei wird die Struktur in eine Ordnungsposition mit eigenem Rechtekontext umgewandelt. Weitere Informationen zum Rollenmodell finden Sie unter Vererbung von Rollen.
Die Umwandlung kann wahlweise sofort ausgeführt oder für einen späteren Zeitpunkt geplant werden (z.B. in der Nacht oder am Wochenende). Eine zeitgesteuerte Planung wird insbesondere bei grossen Datenmengen mit vielen Unterobjekten empfohlen.
Vorgehensweise:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Ordnungsposition.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Pfad Extras > In Ordnungsposition mit Rechtekontext umwandeln (bzw. Separate Berechtigungen definieren).
- Legen Sie im Dialog fest, wie die Umwandlung erfolgen soll:
- Sofortige Umwandlung: Der Vorgang wird direkt im Hintergrund gestartet.
- Umwandlung planen: Definieren Sie über die Felder Umwandlung versuchen ab und Umwandlung versuchen bis das Zeitfenster, in dem die Umwandlung durchgeführt werden soll.
- Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei Sicherheitseinstellungen übernehmen, um die bisher vererbten Rechte initial als Basis für den neuen Rechtekontext zu kopieren.
- Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Umwandlung planen bzw. Weiter.
Hinweise:
- Sobald die Vererbung unterbrochen ist, wird das Objektsymbol der Ordnungsposition mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.
- Die eigenständigen Rollen und Zugriffsrechte können anschliessend auf der Ordnungsposition unter dem Reiter Berechtigungen verwaltet werden.
- Diese Funktion steht nur Benutzern in der Rolle Administrator oder Records Manager zur Verfügung.
Ordnungsposition löschen
Für die effiziente Bereinigung von Strukturen – beispielsweise nach einem fehlerhaften Import oder einer Migration – steht eine Funktion zum unwiderruflichen Löschen zur Verfügung. Damit können komplette Ordnungssysteme oder einzelne Ordnungspositionen inklusive aller darin enthaltenen Objekte entfernt werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang alle untergeordneten Objekte unwiderruflich löscht.
Vorgehensweise:
- Navigieren Sie zu der Ordnungsposition oder dem Ordnungssystem, das gelöscht werden soll.
- Führen Sie über das Kontextmenü die Löschaktion aus
- Bestätigen Sie den Sicherheitsdialog, um den Löschvorgang zu starten.
- Bestätigen Sie erneut mit der Eingabe des Text DELETE, dass die Position unwiderruflich gelöscht werden soll.
Nach der Bestätigung wird die Ordnungsposition mit allen darunterliegenden Objekten (wie Subdossiers oder Dokumente) im Hintergrund automatisch gelöscht.
Hinweise:
- Diese Funktion kann ausschliesslich von Personen in der Rolle Eigentümer oder App-Administrator ausgeführt werden.
- Beim Löschen einer Ordnungsposition werden alle untergeordneten Inhalte (wie Dossiers und Dokumente) ebenfalls unwiderruflich gelöscht.
- Da der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann, sollte die Funktion mit besonderer Vorsicht angewendet werden.