Personalakten-Einsicht

Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte können Einsicht in Personalakten erhalten. Der Zugriff kann entweder permanent oder temporär definiert werden.

Welche Dokumente Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte einsehen dürfen, wird durch die vergebenen Zugriffsrechte festgelegt.

Einsicht gewähren

Die Einsicht kann auf folgende Arten gewährt werden:

Permanente Einsicht (manuell bei der Personalakte gepflegt)

Wenn konfiguriert ist, dass die permanente Einsicht manuell bei der Personalakte gepflegt wird, können Personalakten-Benutzer die entsprechenden Mitarbeiter bzw. Vorgesetzten bei der Personalakte auf der Registerkarte „Einsicht“ hinterlegen:

Zugeordneter Benutzer
In diesem Feld kann der Mitarbeiter hinterlegt werden, dem die Personalakte zugeordnet ist. Dadurch wird die Einsicht in die für Mitarbeiter bestimmten Dokumente gewährt.
Direkter Vorgesetzter
In diesem Feld kann der direkte Vorgesetzte angegeben werden. Dadurch wird die Einsicht in die für Vorgesetzte bestimmten Dokumente gewährt.
Vorgesetzte
In diesem Feld können alle hierarchisch übergeordneten Vorgesetzten angegeben werden. Dadurch wird die Einsicht in die für Vorgesetzte bestimmten Dokumente gewährt.

Permanente Einsicht (aus der Aufbauorganisation übernommen)

Wenn konfiguriert ist, dass die permanente Einsicht aus der Aufbauorganisation übernommen wird, werden abhängig von der Konfiguration die Mitarbeiter und/oder Vorgesetzten automatisch bei der Personalakte auf der Registerkarte „Einsicht“ eingetragen.

Temporärer Zugriff

Personalakten-Benutzer können Mitarbeitern einen zeitlich begrenzten Zugriff gewähren. Navigieren Sie dazu zur Personalakte und führen Sie den Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Temporären Zugriff gewähren“ aus.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Berechtigungen
Definiert die Berechtigungen für den temporären Zugriff.
Hinweis: Die auswählbaren Berechtigungen sind in der Personalakten-Konfiguration hinterlegt.
Zugriff gewähren für
Der Zugriff wird den angegebenen Benutzern gewährt.
Hinweis: Die bei den Berechtigungen hinterlegten Benutzer werden vorausgewählt.
Von
Startdatum für den temporären Zugriff.
Bis
Enddatum für den temporären Zugriff.
Anmerkung hinzufügen
Die eingegebene Anmerkung wird in den Anmerkungen der Personalakte angezeigt.
Anhänge hinzufügen
Die hinzugefügten Anhänge werden in den Anmerkungen der Personalakte angezeigt.

In den Eigenschaften der Personalakte, auf der Registerkarte „Einsicht“ können Sie im Feld Temporärer Zugriff die gewährten Berechtigungen einsehen. Sie können auch Einträge entfernen, indem Sie die gewünschten Zeilen markieren und den Kontextmenübefehl „Entfernen“ ausführen.

Hinweis: Temporärer Zugriff kann auch über die Workflow-Aktivität „Temporären Zugriff gewähren“ gewährt werden.

Einsicht einschränken

Für Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte mit Einsicht sind standardmäßig alle Dokumente der Personalakte lesbar. Über Kategorien, bei denen spezielle ACLs definiert sind, kann gesteuert werden, welche Dokumente nicht einsehbar sein sollen bzw. welche Dokumente bearbeitbar sein sollen.

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Einsicht“.

Änderungen in der Aufbauorganisation bestätigen

Die Aufbauorganisation wird im Allgemeinen nicht von Personalakten-Benutzern verwaltet. Wenn konfiguriert ist, dass die permanente Einsicht aus der Aufbauorganisation übernommen wird, müssen daher Änderungen bzgl. der Einsicht von Personalakten-Benutzern bestätigt werden. Diese Personalakten-Benutzer sind in der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage definiert.

Über die Workflow-Aktivitäten „Einsicht für Mitarbeiter prüfen“ bzw. „Einsicht für Vorgesetzte prüfen“ können die Änderungen übernommen werden.

Anwendungsfälle für Benutzer mit Personalakten-Einsicht

Als Mitarbeiter erhalten Sie über die Personalakten-Einsicht Zugang zu bestimmten Metadaten und zu ausgewählten Dokumenten Ihrer Personalakte (z. B. Entgeltnachweise). Als Vorgesetzter können Sie Einsicht in die Personalakten Ihrer Mitarbeiter erhalten. In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie die Personalakten-Einsicht nutzen können.

Einstieg in die Fabasoft Personalakte

Für den Einstieg in die Fabasoft Personalakte benötigen Sie lediglich einen Webbrowser. Zur Verbesserung des Bedienungskomforts ist jedoch die Installation des Fabasoft Cloud Clients zu empfehlen. Bitte erfragen Sie die Zugangsdaten bei Ihrem Administrator.

Dashboard

Wenn Sie für die Personalakten-Einsicht berechtigt wurden, steht Ihnen auf „Home“ das Dashboard „Personalakten-Einsicht“ zur Verfügung. Das Dashboard ist speziell für Mitarbeiter und Vorgesetzte mit Einsicht gedacht und gliedert sich in folgende Bereiche:

Meine Stammdaten
Zeigt die Stammdaten Ihrer eigenen Personalakte.
Meine Personalakte
Zeigt Ihre eigene Personalakte.
Hochgeladene Dokumente
Zeigt die vom Mitarbeiter selbst hochgeladenen Dokumente (mind. ein Dokument muss hochgeladen sein).
Personalakten mit Einsicht
Zeigt die Personalakten Ihrer Mitarbeiter, sofern Ihnen permanente Einsicht gewährt wurde.

Hinweis: Über die Aktion „Aktualisieren“ können Sie die Liste der Personalakten gegebenenfalls aktualisieren, da diese nur einmal täglich aktualisiert wird.

Metadaten einsehen

Um die Metadaten einer Personalakte einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf das Dashboard „Personalakten-Einsicht“.
Klicken Sie auf „Personalakten mit Einsicht“.
Klicken Sie gegebenenfalls auf die Aktion „Aktualisieren“, falls die gewünschte Personalakte nicht angezeigt wird.
Klicken Sie auf die gewünschte Personalakte.
Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
Klicken Sie auf die gewünschte Registerkarte, um die entsprechenden Metadaten anzuzeigen.
Hinweis: Sensible Metadaten wie zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer, Bruttoverdienst oder Konfession werden Vorgesetzten nicht angezeigt.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Dokumente einsehen

Um die für Sie verfügbaren Dokument einer Personalakte einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf das Dashboard „Personalakten-Einsicht“.
Klicken Sie auf „Personalakten mit Einsicht“.
Klicken Sie gegebenenfalls auf die Aktion „Aktualisieren“, falls die gewünschte Personalakte nicht angezeigt wird.
Klicken Sie auf die gewünschte Personalakte.
Die verfügbaren Dokumente werden in einer Liste dargestellt.
Klicken Sie auf das gewünschte Dokument, um die Vorschau des Dokuments anzuzeigen.
Mithilfe der Aktion „Lesen“ können Sie das Dokument im zugeordneten Drittprodukt öffnen.

Dokumente hochladen

Über die Aktion „Hochladen“ können Sie Dokumente hochladen, die in weiterer Folge von einem Personalakten-Benutzer registriert werden können.

Hinweis: Die Aktion “Hochladen” steht nur zur Verfügung, wenn diese Funktionalität in der Konfiguration oder Ablage aktiviert wurde (Option Mitarbeiter können Dokumente hochladen).

Wiedervorlagen verwenden

Sie können für Personalakten bzw. Dokumente Wiedervorlagen definieren. Bei Erreichen des Wiedervorlagedatums wird eine E-Mail mit einem Link auf die Personalakte bzw. das Dokument an Sie versendet. Sie können diese Funktionalität zum Beispiel nutzen, wenn Sie ein Dokument in drei Monaten erneut kontrollieren möchten.

Um eine Wiedervorlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte oder in das gewünschte Dokument.
Klicken Sie auf die Aktion „Wiedervorlagen verwalten“ bzw. „Wiedervorlage erstellen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiedervorlage erstellen“, wenn Sie zuvor die Aktion „Wiedervorlagen verwalten“ ausgeführt haben.
Legen Sie das Datum der Wiedervorlage fest.
Hinweis: Mithilfe der Zeitspanne können Sie den Datumswert für gebräuchliche Zeitspannen bequem auswählen.
Sie können zusätzlich eine Nachricht erfassen, die in der Wiedervorlage-E-Mail enthalten sein soll.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Den Arbeitsvorrat verwenden

Die Personalakte bietet die Möglichkeit Aktivitäten im Rahmen eines Workflows durchzuführen. Eine Aktivität könnte zum Beispiel sein, dass Ihr Entgeltnachweis in der Personalakte abgelegt wurde. Durch Ausführen des Arbeitsschritts „Zur Kenntnis genommen“ können Sie den Erhalt bestätigen und die Aktivität abschließen.

Über den Arbeitsvorrat, der standardmäßig auf „Home“ abgelegt ist, gelangen Sie zu Ihren Aktivitäten. Der Arbeitsvorrat gliedert sich in folgende Bereiche:

Zu tun
Enthält Aktivitäten, die Sie noch bearbeiten müssen. Eine Aktivität kann aus einem oder mehreren Arbeitsschritten bestehen. Ein Muss-Arbeitsschritt (fett dargestellt) muss ausgeführt werden, bevor die Aktivität erledigt werden kann. Klicken Sie auf den gewünschten Arbeitsschritt, um ihn durchzuführen.
Zuletzt beendet
Enthält die von Ihnen erledigten Aktivitäten.
Betroffene Objekte
Enthält Objekte, die den aktuellen Aktivitäten zugeordnet sind.
Nachverfolgung
Enthält Objekte, die den bereits erledigten Aktivitäten zugeordnet sind.