Personalaktenregister

Personalaktenregister dienen zur Strukturierung von Personalakten. Neben den vordefinierten Personalaktenregistern, die bei der Personalakten-Konfiguration definiert werden (siehe Kapitel „Dashboard“), können zusätzliche Personalaktenregister manuell erzeugt werden.

Ein Personalaktenregister erzeugen

Um ein Personalaktenregister zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte. Sie können Personalaktenregister auf oberster Ebene nur erzeugen, wenn dies entsprechend in der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage konfiguriert wurde. Navigieren Sie gegebenenfalls weiter in ein bestehendes Personalaktenregister, um darin ein weiteres Personalaktenregister zu erzeugen.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Personalakte bzw. des Personalaktenregisters in der Baumansicht und klicken Sie auf „Personalaktenregister erzeugen“.
3. Geben Sie einen Namen und gegebenenfalls einen Betreff ein.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vordefinierte Personalaktenregister unterscheiden sich von manuell definierten Personalaktenregistern durch ein Schlosssymbol.

Ein Personalaktenregister bearbeiten

Um ein Personalaktenregister zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Personalaktenregister.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Personalaktenregisters auf „Eigenschaften“.
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Folgende Metadaten stehen Ihnen zur Verfügung:

Registerkarte „Personalaktenregister“

• Mehrsprachiger Name
  Der Name des Personalaktenregisters. Dieser kann in mehreren Sprachen angegeben werden. Beim Ändern der Sprache in den Grundeinstellungen ändert sich auch der Name des Registers.
• Betreff
  Eine nähere Beschreibung des Personalaktenregisters.
• Kategorie
  Die Kategorie des Personalaktenregisters.
• Vordefiniertes Register
  Zeigt an, ob es sich um ein vordefiniertes Personalaktenregister handelt.
• Personalakte
  Das Personalaktenregister ist der hier angegebenen Personalakte zugeordnet.

Registerkarte „Verfügbare Kategorien“

• Verfügbare Kategorien
  Dokumenten des Personalaktenregisters können die hier angegebenen Kategorien zugeordnet werden. Es können nur Kategorien ausgewählt werden, die in der übergeordneten Hierarchie erlaubt sind.

Hinweis: Beim Bearbeiten eines Personalaktenregisters (Vorlage) in der Personalakten-Konfiguration stehen konfigurationsspezifische Metadaten zur Verfügung (siehe Kapitel „Dashboard“).

Ein Personalaktenregister stornieren

Manuell definierte Personalaktenregister können, wenn sie leer sind, storniert werden.

Um ein Personalaktenregister zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Personalaktenregister.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Personalaktenregisters auf „Erweitert“ > „Stornieren“.
3. Klicken Sie auf „Ja“, um die Stornierung zu bestätigen.

Hinweis:

• Stornierte Personalaktenregister finden Sie in einer Personalakte (Aktion „Eigenschaften“) auf der Registerkarte „Stornierte Dokumente“. Die Registerkarte ist nur sichtbar wenn mindestens ein Personalaktenregister oder Dokument storniert ist.
• Stornierte Personalaktenregister können von Benutzern mit mindestens Änderungsrechten gelöscht (in den Papierkorb gelegt) werden. Benutzer mit allen Rechten können die Personalaktenregister endgültig löschen, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.