Dossier
Das Dossier-Dashboard bietet eine Übersicht über die wichtigsten Dossiermetadaten und die wichtigsten Inhalte eines Dossiers.
Wenn Sie als App-Benutzer die Berechtigung auf ein Dossier haben, sehen Sie automatisch die Dossier-Dashboard-Ansicht, wenn Sie auf das entsprechende Dossier klicken.
Das Dossier-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:
- Drag & Drop Zone
In diese Fläche können Sie Dokumente & Ordner vom lokalen Rechner per Drag&Drop hochladen. Ordner werden in der Struktur in Subdossier umgewandelt. - Eigenschaften
Zeigt die wichtigsten Metadaten, wie z.B. Aktenzeichen & Federführende Person an. - Dokumente
Listet alle in dem Dossier/Subdossier vorhandenen Dokumente auf. - Beschreibung
Zeigt die optional hinzugefügte Beschreibung des Dossiers an. - Subdossiers
Zeigt die in der Geschäftsstruktur des Dossiers vorhandenen Subdossier an. - Struktur
Die Struktur stellt alle Dokumente und Subdossier dar. Sie können die Struktur direkt als Navigationselement nutzen.
Ein Dossier eröffnen
Dossiers können nur an der untersten Position des Ordnungssystems, der sog. Rubrik, eröffnet werden. Das Dossier ist das zentrale Element eines GEVER-Systems. Alle Elemente in OneGov GEVER (Dokumente, Mails, Subdossiers) müssen in ein Dossier abgelegt werden. Ohne ein Dossier ist die Nutzung dieser Elemente nicht möglich.
Um ein Dossier zu eröffnen, navigieren Sie in die gewünschte Rubrik und klicken anschliessend im Werkzeugbereich auf „Dossier erstellen“. Ein Dossier kann ganz neu oder ab einer vorhandenen Vorlage erstellt werden. Füllen Sie anschliessend die notwendigen Informationen ab und bestätigen Sie mit „Weiter“ das Erstellen des Dossiers.
Metadaten im Dossier
Nachfolgend werden die Standardmetadaten gemäss des Schweizer Standards I017 beschrieben. In OneGov GEVER ist es auch möglich, das Metadatenset auf Dokument- und Dossierebene beliebig zu erweitern.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Titel | Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden. |
Beschreibung | Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden. |
Federführend | Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt OneGov GEVER die angemeldete Person vor. |
Beginn | Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in OneGov GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. |
Ende | Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. |
Externe Referenz | Das Feld Externe Referenz kann verwendet werden, um Fremdschlüssel und Verknüpfungen auf Daten in Drittsystemen zu speichern. |
Verwandte Dossiers | Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden. |
Dossier abschliessen
Die Möglichkeit, Dossiers abzuschliessen ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion im Werkzeugbereich nur den speziell berechtigten Personen.
In OneGov GEVER ist ein standard BPMN Prozess für das abschliessen eines Dossiers hinterlegt. Sie haben aber die Möglichkeit über die OneGov GEVER Konfiguration einen neuen Prozess zu hinterlegten. Mehr dazu unter „Administrationshilfe OneGov GEVER Konfiguration“.
Abgeschlossene Dossier werden mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet.
Abschlussdatum im Dossier setzen
Beim Erstellen eines Dossier haben Sie die Möglichkeit, bereits ein Abschlussdatum zu hinterlegen. Beim Dossierabschlussprozess wird das Datum und die Änderungsdaten der Dokumente geprüft. Wenn im Dossier bereits ein Abschlussdatum hinterlegt ist und dieses valid ist (jünger als das zuletzt veränderte Dokument), dann wird dieses Datum als Abschlussdatum genutzt werden. Wenn kein Datum gesetzt ist, dann soll das Datum gesetzt werden vom zuletzt veränderten Dokument (Änderungsdatum).
Dossier stornieren
Die Möglichkeit, Dossiers zu stornieren ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion im Werkzeugbereich nur den speziell berechtigten Personen.
In OneGov GEVER ist ein standard BPMN Prozess für das stornieren eines Dossiers hinterlegt. Sie haben aber die Möglichkeit über die OneGov GEVER Konfiguration einen neuen Prozess zu hinterlegten. Mehr dazu unter „Administrationshilfe OneGov GEVER Konfiguration“.
Stornierte Dossier werden mit einem zusätzlichen Suffix (Storniert) gekennzeichnet.