Anwendungsbereich: Technisches Aktenmanagement

Akten erzeugen

Berechtigte Benutzer können Akten erzeugen. Akten werden in einem Aktenverzeichnis abgelegt. Über die Rollen im Aktenverzeichnis werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Allgemeine Aktenmetadaten definieren

In den Eigenschaften der Akte und im entsprechenden Aktenverzeichnis, kann der Benutzer die Metadaten anpassen.

Folgeakte erzeugen

Der Benutzer kann in einer Akte eine Folgeakte erzeugen.

Untergeordnete Akte erzeugen

Der Benutzer kann in einer Akte eine untergeordnete Akte erzeugen.

Geschäftsfall erzeugen

Der Benutzer kann einen Geschäftsfall erzeugen. Die Geschäftsfälle werden in einem Sachgebiet abgelegt. Über die Rollen im Sachgebiet werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Zusätzlich hat der Benutzer auch die Möglichkeit, einen Geschäftsfall innerhalb einer Akte zu erzeugen.

Allgemeine Geschäftsfallmetadaten definieren

In den Eigenschaften des Geschäftsfalls kann der Benutzer die Metadaten anpassen.

Anfrage erzeugen

Der Benutzer kann eine Anfrage erzeugen. Diese dient zur Kommunikation mit Verwaltern von Aktenverzeichnissen oder Sachgebieten

Zusätzlich hat der Benutzer auch die Möglichkeit, eine Anfrage innerhalb einer Akte zu erzeugen.

Aufbewahrungspflichten aktivieren

Auf Aktenebene hat der Benutzer die Möglichkeit, eine Aufbewahrungspflicht einzustellen.

Aufgaben verwalten

Der Benutzer kann auf Aktenebene Aufgaben für die jeweilige Akte verwalten.

Unterlagen in Zuordnungsobjekten hinzufügen

Berechtigte Benutzer können in den verschiedenen Zuordnungsobjekten Unterlagen ablegen und diese bearbeiten.

Technische Aktenmanagement Konfiguration

In der technischen Aktenmanagement Konfiguration können allgemeine Einstellungen getroffen werden, welche über die Konfiguration der Akten, Sachgebiete, Geschäftsfallarten, Abfragearten, Dokumentkategorien, Textbausteinkategorien und Zeitspannen entscheiden.

Durch die Vergabe von Rollen werden die Benutzer berechtigt, das technische Aktenmanagement zu nutzen.

Konfigurationslisten administrieren

Der App-Administrator kann in der Konfiguration eine Konfigurationsliste erzeugen und administrieren.

Innerhalb einer Konfigurationsliste kann der App-Administrator die Verwendung von Zuordnungen aktivieren.

Durch die Vergabe von Rollen in einer Konfigurationsliste können die Zugriffsrechte für diese festgelegt werden.

Zuordnungen administrieren

Der App-Administrator kann Zuordnungen verwalten.

Innerhalb dieser Zuordnung kann der App-Administrator weitere Zuordnungen hinzufügen.

Aktenverzeichnisse administrieren

Der App-Administrator kann Aktenverzeichnisse verwalten.

Innerhalb eines Aktenverzeichnisses kann der App-Administrator Aktenarten einstellen bzw. einschränken.

Sachgebiet administrieren

Der App-Administrator kann Sachgebiete verwalten.

Innerhalb eines Sachgebiets kann der App-Administrator Geschäftsfälle einstellen.

Durch die Vergabe von Rollen in einem Sachgebiet können die Zugriffsrechte für diese festgelegt werden.

Akten administrieren

Der App-Administrator kann Akten verwalten.

Im Kontext der Akte können untergeordnete sowie folgende Akten konfiguriert werden. Darüber hinaus können Geschäftsfälle sowie etwaige Aufgaben hinterlegt werden.

Durch die Vergabe von Rollen in einer Akte können die Zugriffsrechte für diese festgelegt werden, sofern diese auch über eingeschränkte Rechte im Aktenverzeichnisse verfügen.

Aufgaben spezifizieren

Innerhalb einer Akte kann der App-Administrator Aufgaben definieren, welche dieser mit entsprechenden Daten versehen kann.

Zip importieren

Importiert einen Zip-Inhalt in eine bestehende Basisliste.

Exportierte Zips erhalten

Ruft eine Liste aller Schlüssel für Zip-Inhalte ab, die Basisdateien in einer Basisliste enthalten. Ein durch einen Schlüssel angegebener Zip-Inhalt kann abgerufen werden.

Zip exportieren

Ruft einen individuellen Zip-Inhalt für eine Basisdatei ab.

Basislisten und Rollen importieren

Importiert eine Liste von Basislisten aus einem XLSX-Inhalt. Nach dem Import wird ein neuer Microsoft-Excel-Inhalt erstellt, der die IDs der erstellten Basislisten enthält. Wenn Rollen festgelegt sind, werden Benutzer und Organisationseinheiten der Organisation des aktuellen Benutzers zugewiesen.

Lieferanten importieren

Importiert eine Liste von Lieferanten aus einem XML-Inhalt (Liste von IDOCs).

Akte erzeugen bzw. aktualisieren

Erzeugt oder aktualisiert eine Akte in einem Aktenverzeichnis.

Dokument in Akte erzeugen bzw. aktualisieren

Erzeugt oder aktualisiert ein Dokument in einer Akte.