Étendue des prestations – Côté utilisateur
La gestion des réunions constitue la base de Fabasoft Boards. Sur cette base, il est possible d’acquérir en supplément une licence pour la solution de gestion des requêtes.
Le tableau de bord d'accueil constitue le point d'accès au système pour l'utilisateur final. Dès qu'un utilisateur se voit attribuer les droits appropriés, les widgets « Gestion des séances », « Gestion des requêtes », « Réserve de travail » et « Dossier personnel » s'affichent, ainsi que l'option associée permettant de créer des Teamrooms : des espaces de travail personnel dans lesquels peuvent être invité d’autres membres de l’organisation (internes ou externes) pour participer, sur un dossier p.ex., au sein de l'entreprise ou de l'organisation. Ces derniers permettent l'échange sécurisé de documents ainsi que leur traçabilité complète. Si les droits d'un utilisateur sont révoqués, les widgets correspondants sont supprimés.
Gestion des réunions
En cliquant sur le widget « Gestion des séances », l’utilisateur final accède à son tableau de bord personnel pour la gestion des séances.
Les fonctionnalités décrites ci-après sont mises à la disposition des utilisateurs finaux.
Cas d'utilisation | Description |
|---|---|
Séances | Les séances permettent de gérer de manière structurée les réunions sous forme numérique et de définir l’ordre du jour. |
Instances | Les instances permettent de classer les réunions au sein des organisations compétentes. C’est également au niveau de l’instance que la gestion des droits d’accès est assurée. |
Tâches | Vous pouvez créer des tâches à partir des réunions et les attribuer aux participants. Les tâches sont ensuite répertoriées dans la réserve de travail. |
Création des tâches à partir des décisions reprises dans le procès-verbal | Fonction d’IA En se basant sur les points à l'ordre du jour (TOP), les décisions enregistrées dans les procès-verbaux au cours de la réunion, l'intelligence artificielle intégrée analyse automatiquement les contenus. Le système identifie les décisions pertinentes ainsi que les actions à entreprendre et génère directement des recommandations d'action concrètes ou des propositions de tâches, y compris leur attribution. |
Ordre du jour | L'ordre du jour permet de mener une réunion de manière structurée. Au sein de cet objet, divers paramètres et métadonnées peuvent être définis. |
Dossiers | Pour les instances législatives, les dossiers constituent l’entité centrale. Un dossier regroupe toutes les procédures, tous les documents et tous les points à l’ordre du jour qui s’y rapportent, tout au long de leur cycle de vie. |
Calendrier | Le calendrier permet de visualiser quels jours ont lieu quelles réunions. Les entrées sont affichées en couleur en fonction du statut de la réunion.
|
Créer une réunion | Vous pouvez créer des séances ponctuelles ou récurrentes. Pour les séances récurrentes, vous pouvez définir la fréquence comme suit : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. |
Préparer une réunion | La préparation de la réunion sert à organiser celle-ci dans son intégralité avant d’inviter les participants. |
Tenir la réunion | Afin de garantir une réunion aussi efficace que possible, le secrétaire ou le président de séance peut, une fois la réunion lancée, enregistrer les présences, démarrer le chronomètre pour chaque point à l’ordre du jour, lancer des votes, créer des tâches et rédiger le procès-verbal directement sur le point concerné |
Clôturer la réunion | Une fois tous les points de l’ordre du jour traités, la réunion peut être clôturée et un procès-verbal global peut être établi. Ce procès-verbal contient toutes les métadonnées importantes de la réunion ainsi que les comptes rendus consignés pour chaque point de l’ordre du jour. |
Enregistrement et analyse des présences (exportation) | Enregistrement précis des heures de présence aux réunions. Les responsables d'instance peuvent générer, via le menu de l'instance, un rapport détaillé sur les présences pour une période ou un intervalle de temps de leur choix. Le rapport répertorie clairement les participants et les réunions, qui peut être exporté directement sous forme de fichier Excel comprenant des champs de totaux (p. ex., pour le versement des jetons de présence). |
Affaires et interventions
Pour les processus législatifs et les procédures complexes au sein des instances décisionnelles, l'entité « Dossier » regroupe l'ensemble des éléments soumis au cycle de vie des procédures politiques et organisationnelles :
Cas d'utilisation | Description |
|---|---|
Widget central « Dossiers » | Vignette du tableau de bord offrant une vue d’ensemble de toutes les affaires en cours au sein de l’ensemble des instances habilitées. |
Gestion des motions | Saisie et soumission directes des motions par les membres des instances, avec historique permanent du statut (« En attente » / « Acceptée »). Transformation des motions en dossiers officiels. |
Suivi complet du cycle de vie : | Une affaire regroupe tous les points à l’ordre du jour, documents, motions et décisions sur plusieurs années. Calcul automatique de l’état d’avancement de la procédure (déposée, en cours, classée) et saisie de métadonnées complètes (numéro d’affaire, responsable/département). |
Administration des services publics
Le registre des personnes intégré dans l’outil permet une gestion exhaustive des personnes et de leur appartenance à des instances, en particulier pour les communes et les collectivités de droit public :
Cas d'utilisation | Description |
|---|---|
Registre central des personnes | Gestion claire de tous les contacts et de toutes les personnes impliquées, directement depuis le tableau de bord. |
Historique des affiliations | Représentation chronologique précise des membres des instances |
Métadonnées conformes à la norme eCH : | Prise en charge complète des normes relatives aux données publiques (civilité, nom, date de naissance, adresse, coordonnées) avec synchronisation automatique. |
Gestion des requêtes
En cliquant sur le widget « Gestion des requêtes », l'utilisateur final accède à son tableau de bord personnel de gestion des demandes.
Les fonctionnalités décrites ci-dessous sont mises à la disposition des utilisateurs finaux.
Cas d'utilisation | Description |
|---|---|
Requête | Vous pouvez saisir une requête dans un dossier via l’action « Créer proposition ». Lors de la création, vous avez la possibilité d’attribuer la demande à une instance existante. Vous pouvez sélectionner un document directement dans le dossier pour l’utiliser comme document de requête. |
Soumettre/rejeter une demande | Une fois la requête créée, vous pouvez y joindre des documents et des pièces jointes supplémentaires. Lorsque la demande est prête, vous pouvez la soumettre afin qu’elle soit examinée par la personne compétente au sein de l’instance et, le cas échéant, inscrite à l’ordre du jour d’une réunion |
Enregistrer une demande | Les personnes compétentes au sein de l’instance peuvent inscrire des propositions à l’ordre du jour d’une réunion prévue ou les faire adopter par voie de circulation. |