Leistungsumfang – Anwendersicht

Das Sitzungsmanagement bildet die Basis von Fabasoft Boards. Darauf aufbauend kann zusätzlich die Antragsmanagement-Lösung lizenziert werden.

Das Home-Dashboard bietet für den Endanwender den Zugangspunkt zum System. Sobald einem Benutzer die entsprechenden Rechte zugeteilt werden, erscheinen für diesen dort die Widgets „Sitzungsmanagement“ bzw. „Antragsmanagement“, „Arbeitsvorrat“ sowie „Persönliche Ablage“ mit der damit zusammenhängenden Option Teamrooms für User innerhalb und des Unternehmens oder der Organisation zu erstellen. Diese erlauben den sicheren Austausch von Dokumenten sowie dessen vollständige Nachvollziehbarkeit. Werden einem Benutzer Rechte entzogen, werden die entsprechenden Widgets entfernt.

Sitzungsmanagement

Durch einen Klick auf das „Sitzungsmanagement“-Widget öffnet sich für den Endanwender dessen persönliches Sitzungsmanagement-Dashboard.

Die im Folgenden beschriebene Funktionalität steht Endanwendern dort zur Verfügung.

Anwendungsfall	Beschreibung
Sitzungen	Sitzungen dienen zu dem strukturierten Verwalten der digitalen Sitzungen und zum Festlegen der Traktanden (Tagesordnungspunkte).
Gremien	Gremien dienen zur Sortierung von Sitzungen in die dafür zuständigen Organisationen. Auf der Stufe Gremium wird auch die Zugriffsverwaltung sichergestellt.
Aufgaben	Sie können aus den Sitzungen heraus Aufgaben erstellen und an Sitzungsteilnehmende zuweisen. Die Aufgaben werden im Arbeitsvorrat gelistet.
Aufgabenerstellung aus Protokoll & Beschluss	KI-Funktion Basierend auf den während der Sitzung in den Traktanden (TOP) erfassten, Protokollen und Beschlüssen analysiert die integrierte künstliche Intelligenz die Inhalte automatisch. Das System erkennt relevante Beschlüsse sowie Handlungsbedarfe und generiert direkt konkrete Handlungsempfehlungen bzw. Aufgabenvorschläge inklusive Zuordnung.
Traktanden (Tagesordnungspunkte)	Traktanden (TOP) dienen dazu eine Sitzung strukturiert durchzuführen. Innerhalb dieses Objektes können diverse Einstellungen und Metadaten definiert werden.
Geschäfte	Für legislative Gremien dienen Geschäfte als zentrale Entität. Ein Geschäft bündelt alle zusammengehörigen Vorgänge, Dokumente und Traktandierungen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Kalender	Der Kalender dient zur visuellen Ansicht an welchem Tag welche Sitzung stattfindet. Die Einträge werden farblich dem jeweiligen Status der Sitzung angezeigt. Gelb = In Vorbereitung Blau = Vorbereitung abgeschlossen Grün = In Durchführung Grau = Abgeschlossen
Sitzung erstellen	Sie können einmalige oder wiederkehrende Sitzungen erstellen. Die Frequenz bei wiederkehrenden Sitzungen können Sie nach Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich definieren.
Sitzung vorbereiten	Die Sitzungsvorbereitung dient dazu die Sitzung vollständig aufzubereiten, bevor die Sitzungsteilnehmer eingeladen werden.
Sitzung durchführen	Für eine möglichst effiziente Sitzung kann der Protokollant oder auch der Sitzungsleiter nach dem Starten der Sitzung die Anwesenheiten eintragen, bei den jeweiligen Traktanden (TOP) den Timer starten, Abstimmungen starten, Aufgaben erstellen sowie direkt auf den Traktanden (TOP) das Protokoll dazu schreiben.
Sitzung abschliessen	Nachdem alle Traktanden (TOP) abgeschlossen sind, kann die Sitzung beendet werden und ein Gesamtprotokoll erstellt werden. Das Protokoll beinhaltet alle wichtigen Metadaten der Sitzung sowie die in den Traktanden (TOP) festgehaltenen Protokolle.
Anwesenheitserfassung & Anwesenheitsauswertung (Export)	Präzise Erfassung der Sitzungsanwesenheit in Stunden. Gremiumsleiter:innen können über das Gremiumsmenü für einen wählbaren Zeitraum oder eine Periode eine detaillierte Anwesenheitsauswertung generieren. Der Bericht listet Teilnehmende und Sitzungen übersichtlich auf und lässt sich direkt als Excel-Datei mit Summenfeldern exportieren (z.B. für die Auszahlung von Sitzungsgeldern).

Geschäfte & Vorstösse

Für legislative und komplexe Gremienprozesse bündelt die Entität „Geschäft“ den gesamten Lebenszyklus politischer und organisatorischer Vorgänge:

Anwendungsfall	Beschreibung
Zentrales Geschäfte-Widget	Dashboard-Kachel zur übergreifenden Einsicht aller laufenden Geschäfte über sämtliche berechtigten Gremien hinweg.
Vorstossmanagement	Direktes Erfassen und Einreichen von Vorstössen durch Gremienmitglieder inklusive permanenter Statushistorie („Offen“ / „Akzeptiert“). Umwandlung von Vorstössen in formelle Geschäfte.
Umfassende Lebenszyklus-Nachverfolgung:	Ein Geschäft bündelt alle Traktandierungen, Dokumente, Vorstösse und Beschlüsse über Jahre hinweg. Automatische Berechnung des Verfahrensstands (Eingereicht, Hängig, Erledigt) und Erfassung umfassender Metadaten (Geschäftsnummer, Federführung/Departement)

Behördenadministration

Das integrierte Personen register ermöglicht die lückenlose Verwaltung von Personen und Gremienmitgliedschaften, insbesondere für Gemeinden und öffentlich-rechtliche Körperschaften:

Anwendungsfall	Beschreibung
Zentrales Personenregister	Übersichtliche Verwaltung aller Kontakte und Personen direkt auf dem Dashboard.
Historisierte Mitgliedschaften	Zeitlich exakte Abbildung der Gremienmitglieder
eCH-Konforme Metadaten:	Vollständige Unterstützung öffentlicher Datenstandards (Anrede, Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktangaben) mit automatischer Synchronisation.

Antragsmanagement

Durch einen Klick auf das „Antragsmanagement“-Widget öffnet sich für den Endanwender dessen persönliches Antragsmanagement-Dashboard.