Leistungsumfang – Anwendersicht

Eine Personalakte erzeugen

Die Personalakte wird in der Personalaktenablage angelegt.

Personalakten importieren

Personalakten können mithilfe einer CSV-Datei importiert und aktualisiert werden.

Eine Personalakte öffnen

Die wichtigsten Metadaten werden angezeigt und ein Zugriff auf die Personalaktenregister und Dokumente ist möglich.

Stammdaten einer Personalakte bearbeiten

Die Metadaten einer Personalakte sind bearbeitbar.

Eine Personalakte neu zuordnen

Personalakten können von einer Personalaktenablage in eine andere verschoben werden.

Eine Personalakte abschließen

Personalakten mit festgelegtem Austrittsdatum können abgeschlossen werden. Nach dem Abschließen ist keine weitere Bearbeitung mehr möglich (betrifft Stammdaten und Dokumente).

Status „Abgeschlossen“ aufheben

Der Status „Abgeschlossen“ einer Personalakte kann wieder aufgehoben werden.

Eine Personalakte stornieren

Der Zugriff auf stornierte Personalakten ist weiterhin möglich.

Eine Personalakte wiederherstellen

Stornierte Personalakten können wiederhergestellt werden.

Eine Personalakte löschen

Stornierte Personalakten können mitsamt den Dokumenten endgültig gelöscht werden, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.

Eine PDF-Übersicht einer Personalakte erstellen

Das erstellte PDF-Dokument enthält die Metadaten einer Personalakte und die Inhalte der zugehörigen Dokumente.

Ein PDF-Inhaltsverzeichnis einer Personalakte erstellen

Das erstellte PDF-Dokument enthält die Metadaten einer Personalakte und eine Übersicht der zugehörigen Dokumente.

Eine Aufbewahrungsfrist für eine Personalakte definieren

Personalakten können innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfrist kann für untergeordnete Objekte auf Basis der Kategorie anders definiert werden.

Temporäre Einsicht auf eine Personalakte gewähren

Einem Benutzer wird für eine definierte Zeitspanne Zugriff auf eine Personalakte gewährt.

Die Chronik einer Personalakte anzeigen

Die Änderungen in der Personalakte werden angezeigt.

Stammdaten eines Mitarbeiters in SAP anzeigen

Eine Verknüpfung auf die SAP-Transaktion PA30 wird geöffnet.

Einen Hyperlink auf eine Personalakte versenden

Eine E-Mail mit einem Hyperlink auf die Personalakte kann versendet werden.

Ein Personalaktenregister erzeugen

Ein Personalaktenregister entspricht einem Ordner, in dem Dokumente abgelegt werden können.

Metadaten eines Personalaktenregisters bearbeiten

Die Metadaten eines Personalaktenregisters sind bearbeitbar. Zur Kategorisierung der zugeordneten Dokumente stehen die beim Personalaktenregister definierten Kategorien zur Verfügung.

Ein Personalaktenregister stornieren

Der Zugriff auf stornierte Personalaktenregister ist weiterhin möglich. Vordefinierte Personalaktenregister können nicht storniert bzw. gelöscht werden.

Ein Personalaktenregister löschen

Stornierte Personalaktenregister können endgültig gelöscht werden, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.

Die Chronik eines Personalaktenregisters anzeigen

Die Änderungen in einem Personalaktenregister werden angezeigt.

Ein Dokument erzeugen

Das Dokument wird im Personalaktenregister abgelegt und kann im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet werden.

Ein Dokument bearbeiten

Das Dokument kann im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet werden. Für Microsoft Word stehen Metadaten der Personalakte als aktualisierbare Felder zur Verfügung.

Ein Dokument hochladen

Dateien können per Drag-and-drop, mit den Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V oder  über den Menübefehl „Extras“ > „Hochladen“ importiert werden. Abhängig vom Webbrowser stehen nicht immer alle Möglichkeiten zur Verfügung.

Ein Dokument scannen

Dokumente in Papierform können direkt am Endgerät gescannt und über die Zwischenablage importiert werden.

Ein Dokument vorerfassen

Dokumente in Papierform können zentral eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt über den Barcode, der im Scandialog angegeben werden muss. Es wird sofort ein leeres Dokument erstellt. Sobald das Dokument gescannt wurde, wird der Inhalt in dieses Dokument übernommen.

Die Gültigkeit eines Dokuments festlegen

Dokumente, die immer wieder erneuert werden müssen, können mit einer Gültigkeit versehen werden.

Ein Dokument unterschreiben

Auf einem Dokument kann eine manuelle Unterschrift angebracht werden.

Ein Dokument stornieren

Das Dokument wird storniert und aus dem aktuellen Personalaktenregister in die Liste „Stornierte Dokumente“ verschoben.

Ein storniertes Dokument löschen

Stornierte Dokumente können von berechtigten Benutzern endgültig gelöscht werden, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.

Ein Dokument ersetzen

Ein Dokument mit dem Status „In Bearbeitung“ kann durch ein anderes Dokument ersetzt werden.

Ein Dokument öffnen

Das Dokument kann im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet werden.

Metadaten eines Dokuments bearbeiten

Die Metadaten eines Dokuments sind bearbeitbar.

Dokumente automatisiert registrieren

Dokumente, die sich bereits im System befinden, können über eine CSV-Datei zu Personalakten registriert werden.

Ein Dokument klassifizieren

In Verbindung mit Mindbreeze InSpire können Dokumente automatisch klassifiziert und Metadaten können extrahiert werden.

Hinweis: Die Klassifizierung und Metadatenextraktion wird über Mindbreeze InSpire bereitgestellt. Diese Appliance muss gesondert erworben werden.

Ein Dokument registrieren

Das Dokument wird zu einer Personalakte registriert.

Ein Dokument umregistrieren

Das Dokument wird innerhalb einer Personalaktenablage von einer Personalakte bzw. einem Personalaktenregister in eine andere Personalakte bzw. in ein anderes Personalaktenregister verschoben.

Den Bearbeitungsstatus verwenden

Jedem Dokument ist ein Bearbeitungsstatus zugewiesen: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Ersetzt, Storniert

Die Chronik eines Dokuments anzeigen

Die Änderungen des Dokuments werden angezeigt.

Einen Hyperlink auf ein Dokument versenden

Eine E-Mail mit einem Hyperlink auf das Dokument kann versendet werden.

Versenden einer Datei

Eine E-Mail mit dem Dokument als Anhang kann versendet werden.

Seriendokumente verwenden

Ein Seriendokument kann mehrere Dokumente (auch unterschiedlichen Typs) zusammenfassen. Ein Dokument im Seriendokument kann als Hauptdokument definiert werden. Zusätzlich können Personalakten angegeben werden, für die aus dem Seriendokument personalisierte Personalaktendokumente generiert werden können.

Qualifikationen verwalten

Qualifikationen können Stellen- und Rollenbeschreibungen sowie Planstellen zugeordnet werden (Soll-Zustand). Erworbene Qualifikationen können Personalakten zugeordnet werden (Ist-Zustand).

Stellenbeschreibungen verwalten

Mit einer Stellenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben und Befugnisse ein Mitarbeiter hat. Zusätzlich wird definiert, welche Qualifikationen für die Stelle notwendig sind.

Rollenbeschreibungen verwalten

Mit einer Rollenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben und Befugnisse ein Mitarbeiter unabhängig von der Stelle hat (z. B. Ersthelfer). Zusätzlich wird definiert, welche Qualifikationen für die Rolle notwendig sind.

Aufbauorganisation verwalten

Die Aufbauorganisation besteht aus Organisationseinheiten und Planstellen.

Fehlende Qualifikationen anzeigen

Aufgrund der Differenz zwischen den Ist-Qualifikationen (definiert in den Personalakten) und den Soll-Qualifikationen (definiert in den Planstellen) können die fehlenden Qualifikationen für die einzelnen Mitarbeiter ermittelt werden.

Hinweis: Diese Funktionalität ist nur für Personalaktenablagen mit strukturierter Darstellung verfügbar.

Stellenbeschreibungen überprüfen

Stellenbeschreibungen müssen hinsichtlich Aufgaben, Befugnisse und Qualifikationen regelmäßig von den Skills-Managern in Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten überprüft werden. Dies wird durch Workflow-Aktivitäten unterstützt.

Bewerberaktenablage

Die Bewerberaktenablage dient zur Verwaltung der Bewerberakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Bewerberakten verwalten

Eine Bewerberakte enthält die Bewerbungen und die Stamm- bzw. Kontaktdaten eines Bewerbers.

Stellenausschreibungen verwalten

Stellenausschreibungen werden bei Bewerbungen hinterlegt.

Bewerbungen verwalten

In Bewerbungen können die Bewerbungsunterlagen hinterlegt werden.

Talent-Pool verwalten

Im Talent-Pool werden abgeschlossene Bewerberakten abgelegt, bei denen die entsprechende Option ausgewählt wurde.

Personalakteneinsicht

Die Vorgesetzten bekommen über die Personalakteneinsicht Zugriff auf die Bewerbungen und Stellenausschreibungen, die sie betreffen.

Website-Integration

Bewerbungen können auch automatisch, anhand der in einem HTML-Formular eingegebenen Daten, erzeugt werden.

Bewerbermanagementprozess

Über den Bewerbermanagementprozess können Bewerbermanager, Vorgesetzte und weitere Abteilungen in das Bewerbermanagement eingebunden werden.

Einen Datensatz für den Informationstyp 9600 anlegen

Die Verknüpfung der Stammdaten in SAP mit einer Personalakte erfolgt über einen eigenen Informationstyp 9600 „Fabasoft Personalakte“.

Verknüpfung mit der Personalakte verwalten

Mithilfe der Verknüpfung können Sie ausgehend von SAP Personalakten erzeugen, öffnen und abgleichen.

Ablegen von Entgeltnachweisen

Mit SAP generierte Entgeltnachweise können automatisiert in der jeweiligen Personalakte abgelegt werden.

Export und Import der Aufbauorganisation

Aus den in SAP vorhandenen Organigramm- und Mitarbeiterstammdaten kann eine CSV-Datei generiert werden, die die Aufbauorganisation beschreibt. Mithilfe des Importmechanismus der Fabasoft Personalakte kann die Aufbauorganisation übernommen werden.

Eine Wiedervorlage definieren

Festgelegte Benutzer werden per E-Mail benachrichtigt bzw. ein Prozess wird gestartet, wenn das Wiedervorlagedatum erreicht ist.

Eine automatische Wiedervorlage definieren

Festgelegte Benutzer werden per E-Mail benachrichtigt bzw. ein Prozess wird gestartet, wenn das Wiedervorlagedatum erreicht ist.

Wiedervorlagen verwalten

Eine Liste von Wiedervorlagen kann bearbeitet werden.

Eine Benachrichtigung aktivieren

Je nach Benachrichtigungseinstellungen wird der Benutzer informiert, wenn benachrichtigungsrelevante Änderungen stattgefunden haben.

Benachrichtigungseinstellungen verwalten

Der Benutzer kann seine Benachrichtigungseinstellungen ändern.

Einen Bericht erstellen

Der Inhalt des Berichts kann festgelegt werden.

Hinweis: Diese Funktionalität ist für Personalaktenablagen mit Suchdarstellung nur eingeschränkt verfügbar.

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.