2024 April Release

Administrationshilfe Sitzungsmanagement-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Sitzungsmanagement-Konfiguration können Sie Kategorien, benutzerdefinierte Formulare, Vorlagen, Thesauri, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer festlegen.

Sitzungsmanagement-Konfiguration können über die Organisation von Organisations-Eigentümer, -Administratoren und -Zahlungsberechtigten erzeugt werden. Die darin festgelegten App-Administratoren dürfen die entsprechenden Sitzungsmanagement-Konfiguration bearbeiten.

Hinweise:

  • Als App-Administrator finden Sie in der Werkzeugleiste Ihres Sitzungsmanagement-Dashboard die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“.
  • Über „Vorlagen und Voreinstellungen“ können Konfigurationen auch auf Ebene einzelner Ablagen oder organisationsweit verwaltet werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der allgemeinen Benutzerhilfe der Fabasoft Cloud im Kapitel „Allgemeine Einstellungen in Konfigurationen und Ablagen: neues Fenster“.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Sitzungsmanagement-Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Sitzungen
    Zeigt alle Sitzungen unabhängig vom Gremium.
  • Gremien
    Zeigt alle erzeugten Gremien.
  • Insight Apps
    Zeigt die erzeugten Insight Apps.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
    Hinweis: Um Formulare und Kategorien von einem anderen Kontext ablegen zu können, müssen Sie in den Einstellungen der Konfiguration das Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken entsprechend anpassen.
  • Prozesse
    Ermöglicht das Erstellen von BPMN-Prozessen für die Abarbeitung von Anträgen im Rahmen eines Workflows.
  • Vorlagen
    Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.
  • Textbausteine
    Die angegebenen Textbausteine können in Microsoft Word-Dokumenten eingefügt werden.
  • Thesauri
    Zeigt die Thesauri, in denen Begriffe für die Verschlagwortung verwaltet werden können.
  • Voreinstellungen
    Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster, Zeitspannen).

AktionenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Neuigkeiten anzeigen
    Mit dieser Aktion können sich App-Administratoren Neuigkeiten im aktuellen Kontext – in diesem Fall der Sitzungsmanagement-Konfiguration – anzeigen lassen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.
  • Team
    Mithilfe der Aktion „Team“ können Sie App-Administratoren festlegen, die die Konfiguration bearbeiten dürfen. App-Benutzer sind berechtigt das Sitzungsmanagement zu verwenden.
    Hinweis: Auf Basis der eingetragenen Benutzer werden die verbrauchten Lizenzen berechnet.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Einstellungen der Boards-Konfiguration festzulegen, navigieren Sie in Ihr Sitzungsmanagement-Dashboard, wechseln Sie zur Konfiguration und wählen Sie anschließend in der Werkzeugleiste die Aktion „Einstellungen“. Folgende Einstellungen können Sie dort in den verschiedenen Registerkarten festlegen:

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Name
    Der Name der Konfiguration.
  • Betreff
    Legt eine nähere Beschreibung der Konfiguration fest.
  • Feiertagstabelle
    Definiert die Feiertagstabelle für diesen Kontext.
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen.
  • Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
    Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
  • Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
    Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit allen Rechten.
  • Teammitglieder einschränken
    Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen.
  • Hauptadministrator
    Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Konfiguration betreffen. Ansonsten erhalten alle App-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
  • Support-Team
    Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
  • Erweiterten Modus aktivieren
    Der erweiterte Modus umfasst zum Beispiel das Arbeiten mit mehreren Ablagen, sowie das Verwalten von Vorlagen und Voreinstellungen.
  • Trace-Ausgaben aktivieren
    Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos und das Hintergrundbild werden für die Sitzungsmanagement-Konfiguration und persönliche Dashboards verwendet.

Registerkarte „Standardwerte“

  • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
    Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
  • Standard-Kategorien
    Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
  • Standard-Prozesse
    Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse bzw. Kategorie zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
  • Standard-Hintergrundaufgaben
    Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.
  • Freigabeprozess für Vorlagen und Voreinstellungen
    Um Vorlagen, Textbausteine, Formulare und Kategorien, Prozesse und Voreinstellungen verwenden zu können, müssen diese freigegeben werden. Wenn für die Freigabe ein Prozess verwendet werden soll, kann hier ein BPMN-Prozessdiagramm hinterlegt werden. Freigabeprozesse müssen die Aktivität „Zur Verwendung freigeben“ enthalten.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen“

  • Kommentare erlauben
    Legt fest, ob PDF-Annotierungen auf Dokumenten angebracht werden können.
  • Hinweis: Bei Aktivierung können Sie zusätzliche Einstellungen zur erlaubten und bevorzugten Art (öffentlich/privat) der Kommentare festlegen und definieren, ob auch Benutzer mit Leserechten öffentlich kommentieren dürfen.
  • Öffentliche Links erlauben
    Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
    Hinweis: Bei Aktivierung können Sie zusätzliche Einstellungen treffen: Sie können das Herunterladen von Inhalten blockieren und Standardwerte für die Zugriffsbeschränkung (Gültigkeitsdauer und Passwortschutz) festlegen.
  • Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generieren
    Legt fest, ob ein Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generiert wird.
  • Wasserzeichen verwenden
    Legt fest, ob Dokumente automatisch in geschützte PDF-Dokumente mit einem definierbaren Wasserzeichen konvertiert werden.
  • PDF-Dokument-Einschränkungen beim Hochladen aufheben
    Sie können festlegen ob PDF-Dokument-Einschränkungen beim Hochladen entfernt werden. Dabei werden keine Benutzerpasswörter entfernt.

ThesauriPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Bereich Thesauri werden Begriffe verwaltet, welche zur Verschlagwortung dienen. Thesauri sind hierarchisch verschachtelte Schlagwort- bzw. Begriffsbäume. Sie können diese manuell erzeugen oder bestehende Thesauri importieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Sitzungsmanagement-Konfiguration.
  2. Springen Sie dort in den Bereich „Thesauri“.
  3. Wählen Sie die Aktion „Neu“ in der Werkzeugleiste.
  4. Vergeben Sie einen (mehrsprachigen) Namen für Ihren Thesaurus und bestätigen Sie mit „Weiter“.
  5. Wählen Sie die Aktion „Top-Konzept erzeugen“ in der Werkzeugleiste Ihres erzeugten Thesaurus um einen Begriff auf oberster Hierarchieebene zu erzeugen. Wiederholen Sie den Schritt so oft, bis Sie alle Ihre Begriffe auf oberster Hierarchieebene erzeugt haben.
  6. Navigieren Sie in einen Begriff auf oberster Ebene um darin über die Aktion „Unterbegriff erzeugen“ analog zu Schritt 5 weitere Begriffe zu erzeugen. Wiederholen Sie die vorangegangenen Schritte so oft, bis Sie die gewünschte Begriffsstruktur erzeugt haben.

Hinweise:

  • Sie können mehrere Hierarchiestufen erzeugen, indem Sie auf unterster Ebene weitere Unterbegriffe erzeugen.
  • Sie können (Unter-) Begriffe mittels Drag-and-drop bzw. Copy-and-paste in Ihrer Begriffsstruktur verschieben.
  • Doppelte Begriffe können über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Begriff zusammenführen“ zusammengeführt werden. Der zu ersetzende Begriff wird auch in allen Verwendungsstellen ersetzt.
  • Zusätzlich oder anstatt der manuellen Erzeugung Ihrer Begriffe können Sie auch eine bestehende Begriffsstruktur importieren. Wählen Sie dazu im erzeugten Thesaurus die Aktion „Importieren aus Datei“ und wählen Sie eine Datei im RDF/XML-Format in Ihrem lokalen Dateisystem aus.
  • Um Ihren Benutzern bei der Verschlagwortung die Möglichkeit zu geben, direkt neue Begriffe zu erstellen, müssen Sie im entsprechenden Bereich (z. B. Einstellungen der Sitzungsmanagement-Konfiguration) im Reiter „Standardwerte“ einen Standard-Thesaurus für neue Begriffe hinterlegen.