2019 April Release

BeschaffungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Beschaffungsmanagement ermöglicht einen effizienten, digitalen Beschaffungsprozess durchzuführen. Mithilfe von Formularen und Prozessen kann das Beschaffungsmanagement an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. In der folgenden Beschreibung wird von einem Standard-Beschaffungsprozess ausgegangen (siehe Kapitel „Beschaffungsprozess“).

Hinweis: Verfügbar in Fabasoft Cloud Superior (muss vom Fabasoft Cloud Support freigeschaltet werden).

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Beschaffungs-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Beschaffungsmanagement.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Beschaffungs-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Beschaffungs-Dashboard (Einkauf, Rechnungswesen) gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Bedarfsanforderungen
    Zeigt die Bedarfsanforderungen von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
    Mögliche Aktion: Bedarfsanforderung erzeugen
  • Bestellungen
    Zeigt die Bestellungen von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
    Mögliche Aktion: Bestellung erzeugen
  • Wareneingänge
    Zeigt die Wareneingänge von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
    Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Wareneingang erzeugen
  • Rechnungen
    Zeigt die Rechnungen von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
    Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Rechnung erzeugen
  • Zuletzt verwendet
    Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Objekte.
  • Ablagen
    Zeigt alle Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.

Hinweis: Es werden nur Objekte angezeigt, die nicht archiviert wurden.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Bedarfsanforderung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Bedarfsanforderung erzeugen“ können Sie eine Bedarfsanforderung erzeugen und somit einen Beschaffungsprozess starten.
  • Wareneingang erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Wareneingang erzeugen“ können Sie einen Wareneingang erzeugen, der einer Bestellung zugeordnet werden muss.
  • Rechnung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Rechnung erzeugen“ können Sie eine Rechnung erzeugen, die einer Bestellung zugeordnet werden muss.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

Hinweis: Als Mitarbeiter sehen Sie nur das Widget „Bedarfsanforderungen“ mit Ihren eigenen Bedarfsanforderungen.

KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Beschaffungs-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Ablagen, Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Ablagen
    Zeigt die verfügbaren Ablagen.
  • Artikelgruppen
    Zeigt die verfügbaren Artikelgruppen. Über folgende Felder können Artikelgruppen die Beschaffungsprozess beeinflussen:
    • Fachabteilung
      Die Fachabteilung kann im Beschaffungsprozess für die Ermittlung der Prozessteilnehmer verwendet werden.
    • Direktbestellung möglich
      Legt fest, ob eine Direktbestellung ohne Weiterleitung an den Einkauf möglich ist (beeinflusst die Arbeitsschritte der Aktivität „Bedarfsanforderung genehmigen“).
    • Lager möglich
      Legt fest, ob sich die Artikelgruppe im Lager befinden kann (beeinflusst die Arbeitsschritte der Aktivität „Bedarfsanforderung genehmigen“).
    • Lagerverantwortliche
      Lagerverantwortliche können im Beschaffungsprozess für die Ermittlung der Prozessteilnehmer verwendet werden.
    • Standard-Kategorie überschreiben für
      Überschreibt die Einstellung der Konfiguration und Ablage für Bedarfsanforderungen dieser Artikelgruppe.
    • Standard-Prozess überschreiben für
      Überschreibt die Einstellung der Konfiguration und Ablage für Bedarfsanforderungen dieser Artikelgruppe.
  • Lieferanten
    Lieferanten werden im Kontaktmanagement (siehe Kapitel „Kontaktmanagement“) verwaltet. Sie können in diesem Widget weitere Lieferanten erzeugen, die jedoch einem Kontaktraum zugeordnet werden.
  • Bestellende Firmen
    Firmen werden im Kontaktmanagement (siehe Kapitel „Kontaktmanagement“) verwaltet. Sie können in diesem Widget weitere Firmen erzeugen, die jedoch einem Kontaktraum zugeordnet werden.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die verfügbaren Formulare, die zum Beispiel zusätzliche Eigenschaften für Bedarfsanforderungen definieren können.
  • Vorlagen
    Zeigt die verfügbaren Vorlagen, die zum Beispiel für Bestelldokumente herangezogen werden können.
  • Prozesse
    Zeigt die verfügbaren Beschaffungsprozesse. Beschaffungsprozesse müssen Sie entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation selbst erstellen.
  • Textbausteine
    Zeigt die verfügbaren Textbausteine, die zum Beispiel für Bestelldokumente herangezogen werden können.
  • Thesauri
    Zeigt die verfügbaren Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Ablage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Ablage erzeugen“ können Sie eine neue Ablage definieren.
  • Artikelgruppe erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Artikelgruppe erzeugen“ können Sie eine neue Artikelgruppe definieren.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Bedarfsanforderungen archivieren
    Legt fest, ob Bedarfsanforderungen archiviert werden.
  • Archiveinstellung für Bedarfsanforderungen
    Legt fest, mit welchem Status und nach welchem Zeitraum Bedarfsanforderungen archiviert werden.
  • Bestellungen archivieren
    Legt fest, ob Bestellungen archiviert werden.
  • Archiveinstellung für Bestellungen
    Legt fest, mit welchem Status und nach welchem Zeitraum Bestellungen archiviert werden.
  • Standardkategorie für
    Definiert die Standardkategorie für Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen. Kann durch die Ablage bzw. Artikelgruppe überschrieben werden.
  • Standardprozess für
    Definiert den Standardprozess für Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen. Kann durch die Ablage bzw. Artikelgruppe überschrieben werden.

AblagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Ablagen dienen zur Verwaltung von Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“).

Bereiche

Die Ablage gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Bedarfsanforderungen
    Zeigt die Bedarfsanforderungen der Ablage.
    Mögliche Aktion: Bedarfsanforderung erzeugen
  • Bestellungen
    Zeigt die Bestellungen der Ablage.
    Mögliche Aktion: Bestellung erzeugen
  • Wareneingänge
    Zeigt die Wareneingänge der Ablage.
    Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Wareneingang erzeugen
  • Rechnungen
    Zeigt die Rechnungen der Ablage.
    Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Rechnung erzeugen

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Ablage abschließen
    In abgeschlossenen Ablagen können keine neuen Bedarfsanforderungen erzeugt werden.
  • Standard-Kategorie überschreiben
    Überschreibt die Standard-Kategorie-Einstellungen der Konfiguration.
  • Standard-Prozess überschreiben
    Überschreibt die Standard-Prozess-Einstellungen der Konfiguration.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Benutzer mit allen Rechten können Benutzer berechtigen, Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen verwalten und Einstellungen der Ablage bearbeiten.
  • Rechnungswesen
    Das Rechnungswesen hat Änderungsrechte auf Bestellungen und Rechnungen, jedoch nur Leserechte auf Bedarfsanforderungen und Wareneingänge.
  • Einkauf
    Der Einkauf hat Änderungsrechte auf Bedarfsanforderungen, Wareneingänge und Bestellungen, jedoch nur Leserechte auf Rechnungen.
  • Benutzer
    Benutzer können Bedarfsanforderungen erzeugen und auf die selbst erzeugten Bedarfsanforderungen zugreifen.

BedarfsanforderungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Bedarfsanforderungen können Mitarbeiter einen Beschaffungsprozess beginnen. Nach dem Erzeugen der Bedarfsanforderung ist der Status der Bedarfsanforderung „In Vorbereitung“ und der Benutzer erhält die Aktivität „Bedarfsanforderung vorbereiten“ im Arbeitsvorrat.

Folgende Felder stehen standardmäßig zur Verfügung (können durch benutzerdefinierte Formulare erweitert werden):

Registerkarte „Bedarfsanforderung“

  • Ablage
    Wenn mehrere Ablagen zur Verfügung stehen, kann beim Erzeugen eine ausgewählt werden.
  • Leistung/Material
    Beschreibt die angeforderte Leistung bzw. das angeforderte Material.
  • Menge
    Legt die Menge fest.
  • Artikelgruppe
    Die Artikelgruppe kann die zur Verfügung stehenden Felder und den Beschaffungsprozess beeinflussen.
  • Gesamtkosten (netto)
    Legt die Gesamtkosten der Bedarfsanforderung fest.
  • Begründung (wer/wofür)
    Die Begründung für die Bedarfsanforderung kann als Freitext erfasst werden.
  • Beschreibung
    Eine weiterführende Beschreibung kann als Freitext erfasst werden.
  • Lieferant
    Definiert den Lieferanten.
  • Dokumente
    Es können Dokumente, wie zum Beispiel Angebote, hinterlegt werden.
  • Anmerkungen
    Definiert die Anmerkungen für die Bedarfsanforderung.

Registerkarte „Lieferung“

  • Organisation
    Das Feld wird vorinitialisiert und angezeigt, wenn über den externen Schlüssel, der bei der Planstelle des aktuellen Benutzers hinterlegten Firma eine „Bestellende Firma“ aus der Konfiguration ermittelt werden kann. Ansonsten ist das Feld nicht sichtbar.
  • Benutzer
    Zeigt den bestellenden Benutzer.
  • Lieferadresse
    Definiert die Lieferadresse für die Bedarfsanforderung.

BestellungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachdem eine Bedarfsanforderung genehmigt wurde, kann vom Einkauf eine Bestellung erstellt werden. Dazu erhält der verantwortliche Benutzer die Aktivität „Bedarfsanforderung bearbeiten“ im Arbeitsvorrat. Über den Arbeitsschritt „Bestellung erzeugen“ kann eine Bestellung erzeugt werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Bestellnummer
    Definiert die Bestellnummer.
  • Bestellende Firma
    Definiert die bestellende Firma.
  • Bestelldokumente
    Die hinterlegten Bestelldokumente können in weiterer Folge an den Lieferanten versendet werden.
  • Lieferant
    Definiert den Lieferanten.
  • Voraussichtliches Lieferdatum
    Definiert das voraussichtliche Lieferdatum.
  • Bedarfsanforderung
    Die Bestellung muss einer Bedarfsanforderung zugeordnet sein.
  • Benutzer
    Zeigt den Benutzer, der die Bedarfsanforderung erstellt hat.
  • Organisation
    Wenn definiert, wird die Organisation von der Bedarfsanforderung übernommen.
  • Beschreibung
    Definiert die Beschreibung.
  • Menge
    Definiert die bestellte Menge.
  • Leistung/Material
    Definiert die bestellte Leistung bzw. das bestellte Material.
  • Artikelgruppe
    Zeigt die Artikelgruppe der Bedarfsanforderung.
  • Gesamtkosten (netto)
    Definiert die Gesamtkosten der Bestellung.
  • Dokumente
    Bei der Bestellung können weitere Dokumente hinterlegt werden.
  • Anmerkungen
    Definiert die Anmerkungen der Bestellung.

Über die Aktionen „Hochladen“ bzw. „Scannen“ können Bestelldokumente, Wareneingänge und Rechnungen zur Bestellung hinzugefügt werden.

Über die Aktivität „Bestellung bearbeiten“ und den Arbeitsschritt „Bestellung versenden“ kann direkt eine E-Mail mit der Bestellung an den Lieferanten gesendet werden. Vorhandene Daten wie E-Mail-Adresse und Bestelldokument werden automatisch vorausgewählt und können gegebenenfalls noch bearbeitet werden.

Nachdem die entsprechenden Wareneingänge und Rechnungen zugeordnet wurden, kann die Bestellung mit dem Arbeitsschritt „Erledigt“ abgeschlossen werden.

WareneingangPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für eine Lieferung kann im Widget „Wareneingänge“ ein Wareneingang erzeugt werden, der einer Bestellung zugeordnet wird.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name des Wareneingangs.
  • Bestellung
    Der Wareneingang muss einer Bestellung zugeordnet sein.
  • Artikelgruppe
    Zeigt die Artikelgruppe der Bestellung.
  • Voraussichtliches Lieferdatum
    Zeigt das voraussichtliche Lieferdatum der Bestellung.
  • Lieferant
    Zeigt den Lieferanten der Bestellung.
  • Lieferdatum
    Definiert das tatsächliche Lieferdatum.
  • Art der Lieferung
    Legt die Art der Lieferung (z. B. Teillieferung) fest.
  • Seriennummer
    Definiert eine Seriennummer für den Wareneingang.
  • Inventarnummer
    Definiert eine Inventarnummer für den Wareneingang.
  • Lieferschein
    Lieferscheine können als Dokument hinzugefügt werden.
  • Lagerort
    Definiert den Lagerort für die Ware.

RechnungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für eine Lieferung kann im Widget „Rechnungen“ eine Rechnung erzeugt werden, die einer Bestellung zugeordnet wird.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name der Rechnung.
  • Bestellung
    Die Rechnung muss einer Bestellung zugeordnet sein.
  • Artikelgruppe
    Zeigt die Artikelgruppe der Bestellung.
  • Rechnungsnummer
    Definiert die Rechnungsnummer.
  • Datum
    Legt das Datum der Rechnung fest.
  • Gesamtkosten (netto)
    Definiert die Gesamtkosten der Rechnung.
  • Lieferant
    Legt den Lieferanten fest.
  • Dokumente
    Die Rechnung kann als Dokument hinzugefügt werden.

RegistrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dokumente können als Bestelldokumente, Wareneingänge oder Rechnungen registriert werden. Dies erfolgt entweder über die entsprechenden Arbeitsschritte im Arbeitsvorrat oder über den Kontextmenübefehl „Registrieren als“. Dabei können die entsprechenden Metadaten für die Dokumente erfasst werden.

BeschaffungsprozessPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Beschaffungsprozess unterscheidet sich von Organisation zu Organisation. Daher müssen Sie die benötigten BPMN-Prozesse selbst definieren.

Grundsätzlich gilt: Der Ablauf des Beschaffungsworkflows beginnt mit der Bedarfsanforderung eines Mitarbeiters und durchläuft definierte Genehmigungen durch Vorgesetzte. Liegen die entsprechenden Genehmigungen vor, so kann vom Einkauf die Bestellung durchgeführt werden. Mit dem Wareneingang wird der Lieferschein zur Bestellung abgelegt. Die Rechnung wird ebenfalls zur Bestellung abgelegt.

Insbesondere folgende Aktivitätsdefinitionen können für den Beschaffungsprozess verwendet werden:

  • Bedarfsanforderung vorbereiten
    Mit dieser Aktivität kann der Ersteller der Bedarfsanforderung diese nochmals überprüfen und zur Genehmigung weiterleiten.
    • Öffnen
    • Weiterleiten zur Genehmigung (Folgestatus: Zur Genehmigung)
    • Verwerfen (Folgestatus: Verworfen)
  • Bedarfsanforderung genehmigen
    Der für die Genehmigung verantwortlichen Benutzer (z. B. der Vorgesetzte) kann die Bedarfsanforderung genehmigen.
    • Öffnen
    • Weitere Informationen erforderlich
    • Genehmigen (Folgestatus: Genehmigt)
    • Ablehnen (Folgestatus: Abgelehnt)
  • Bedarfsanforderung genehmigen (Fachbereich)
    Der für die Genehmigung verantwortlichen Fachbereich kann die Bedarfsanforderung genehmigen bzw. bei entsprechender Artikelgruppe „Lagernd“ (der Lagerverantwortliche erhält eine Aktivität) bzw. „Direktbestellung“ (keine Weiterleitung an den Einkauf) auswählen.
    • Öffnen
    • Weitere Informationen erforderlich
    • Lagernd (Folgestatus: Lagernd)
    • Direktbestellung (Folgestatus: Bestellt)
    • Genehmigen (Folgestatus: Genehmigt)
    • Ablehnen (Folgestatus: Abgelehnt)
  • Bedarfsanforderung bearbeiten
    Ermöglicht das erzeugen einer Bestellung. Die Aktivität kann erst erledigt werden, wenn mindestens eine Bestellung erzeugt und erledigt wurde.
    • Öffnen
    • Weitere Informationen erforderlich
    • Bestellung erzeugen
    • Erledigt (Folgestatus: Bestellt)
  • Bestellung bearbeiten
    Ermöglicht das Versenden der Bestellung.
    • Öffnen
    • Bestellung versenden
    • Stornieren
    • Erledigt
  • Weitere Informationen erforderlich
    Wenn bei den anderen Aktivitäten der Arbeitsschritt „Weitere Informationen erforderlich“ ausgeführt wird, wird diese Aktivität vorgeschrieben.
    • Öffnen
    • Antworten
    • Verwerfen

Der Bearbeitungsstatus der Bedarfsanforderung kann für die Fallunterscheidungen im Beschaffungsprozess verwendet werden:

  • In Vorbereitung
  • Zur Genehmigung
  • Genehmigt
  • Verworfen
  • Abgelehnt
  • Lagernd
  • Bestellt