2023 February Release

CustomizingPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch modellbasiertes Customizing können Sie Ihre Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Ihnen zur Verfügung stehenden Anpassungsmöglichkeiten. Alle Optionen werden in den folgenden Kapiteln ausführlich beschrieben.

  • Vorlagen
    Nahezu alle Objekte und insbesondere Dokumente können als Vorlagen definiert werden. Auf diese Weise können neue Objekte oder Dokumente, die auf einer Vorlage basieren, erstellt werden.
  • Textbausteine
    Sie können Textbausteine verwenden, um vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumente einzufügen.
  • Insight Apps
    Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation.
  • Formulare
    Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Um Logik oder spezifische Verhaltensweisen auf die Felder anzuwenden, können Fabasoft app.ducx Ausdrücke verwendet werden.
  • Kategorien
    Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.
  • Prozesse
    Prozesse können individuell definiert werden und spiegeln Ihre Geschäfts- und Organisationsstruktur wider. BPMN-Prozessdiagramme werden zum Definieren von ausführbaren Geschäftsprozessen verwendet. Neben den vordefinierten BPMN-Prozessen können bei Bedarf auch Ad-hoc-Prozesse gestartet werden.
  • Ansichtseinstellungen
    Ansichtseinstellungen können für Benutzer bereitgestellt werden, die spezielle Ansichten in Listen benötigen.
  • Suchmuster
    Suchmuster können Benutzern zur Verfügung gestellt werden, die einen Überblick über die aktuell vorhandenen Objekte auf der Grundlage definierter Suchkriterien benötigen.
  • Zeitspannen
    Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden.

AllgemeinPermanenter Link zu dieser Überschrift

Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen einerseits die Benutzer im entsprechenden Room berechtigt sein und andererseits müssen die Customizing-Objekte abhängig vom Kontext zur Verwendung freigegeben sein.

Customizing-Ebenen

Die Verwaltung von Customizing-Objekten erfolgt auf verschiedenen Ebenen:

  • Organisation
    Organisationsweite Anpassungen erfolgen über das Dashboard „Vorlagen und Voreinstellungen“ mithilfe von Sammlungen. Nähere Informationen finden Sie in den folgenden Kapiteln.
    Hinweis: Organisationsweite BPMN-Prozessdiagramme, Formulare und Kategorien stehen standardmäßig im App-Kontext nicht zur Verfügung. Wenn diese Customizing-Objekte im App-Kontext zur Verfügung stehen sollen, müssen diese explizit in der App-Konfiguration oder im App-Room als Verknüpfung referenziert werden.
  • App
    In Apps, wie zum Beispiel im Kontaktmanagement, können in der App-Konfiguration Anpassungen vorgenommen werden, die nur innerhalb des App-Konfigurations-Kontexts gültig sind.
  • Room
    In Rooms (z. B. App-Rooms oder Teamrooms) können Anpassungen vorgenommen werden, die nur innerhalb des Room-Kontexts gültig sind.
  • Persönlich
    Persönliche Anpassungen können nur vom Benutzer selbst verwendet werden. Auf der persönlichen Ebene können folgende Customizing-Objekte verwaltet werden: Vorlagen, Ad-hoc-Prozessvorlagen, Ansichtseinstellungen, Suchmuster und Zeitspannen.

Freigabe

Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen diese abhängig vom Kontext zur Verwendung freigegeben werden.

Regeln

  • Customizing-Objekte müssen freigegeben werden, wenn diese einer Customizing-Sammlung oder einer App-Konfiguration zugeordnet sind.
  • Formulare und BPMN-Prozessdiagramme müssen ebenfalls freigegeben werden, wenn diese einem Room zugeordnet sind.
  • Persönliche Customizing-Objekte müssen nicht freigegeben werden.

Aktionen bzw. Kontextmenübefehle

Die Aktionen stehen Administratoren und Bearbeitern einer Customizing-Sammlung (Organisations-Ebene) bzw. App-Administratoren (App-Ebene) zur Verfügung.

  • Zur Verwendung freigeben
    Über die Aktion „Zur Verwendung freigeben“ können Sie einen Freigabestand erstellen.
  • Erneut freigeben
    Änderungen können mithilfe der Aktion „Erneut freigeben“ freigegeben werden.
    Hinweis: Bei geänderten Customizing-Objekten wird ein entsprechendes Statussymbol angezeigt. Bei zusammengesetzten Customizing-Objekten wird nur ein Statussymbol angezeigt, wenn sich das Wurzelobjekt verändert hat.
  • Freigabe deaktivieren
    Über die Aktion „Freigabe deaktivieren“ können Sie die Freigabe wieder aufheben.

Freigabeprozess

In App-Konfigurationen bzw. Customizing-Sammlungen können Sie in den Einstellungen auf der Registerkarte „Standardwerte“ im Feld Freigabeprozess für Vorlagen und Voreinstellungen einen Freigabeprozess festlegen. Freigabeprozesse müssen die Aktivität „Zur Verwendung freigeben“ enthalten.

Wenn ein Freigabeprozess definiert ist, werden folgende Aktionen bzw. Kontextmenübefehle angeboten:

  • Freigabeprozess starten
    Startet den definierten Freigabeprozess.
  • Laufenden Freigabeprozess öffnen
    Öffnet den noch nicht abgeschlossenen Freigabeprozess.
  • Freigabeprozess erneut starten
    Startet den Freigabeprozess erneut (wird erst angezeigt, wenn der laufende Freigabeprozess abgeschlossen ist).

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Customizing.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Customizing-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen
    Zeigt die Sammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Persönliche Vorlagen
    Zeigt die Vorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Persönliche Prozesse
    Zeigt die Ad-hoc-Prozessvorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Persönliche Voreinstellungen
    Zeigt die Voreinstellungen, die Sie für sich selbst erstellt haben.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Sammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Sammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator eine neue Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen anlegen.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen. Die Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.

KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Customizing-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Sammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen
    Zeigt die verfügbaren Sammlungen.
  • Vorlagenkategorien
    Zeigt die verfügbaren Vorlagenkategorien. Vorlagenkategorien dienen zur Gruppierung der Vorlagen im Erzeugen-Dialog.
  • Textbausteinkategorien
    Zeigt die verfügbaren Textbausteinkategorien. Textbausteinkategorien dienen zur hierarchischen Darstellung von Textbausteinen beim Einfügen in ein Word-Dokument.
  • Insight Apps
    Zeigt die verfügbaren Insight Apps.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
  • Prozesse
    Zeigt die verfügbaren benutzerdefinierten Prozesse.
  • Formatvorlagen
    Zeigt die Xeditor-Formatvorlagen.
  • Thesauri
    Zeigt die verfügbaren Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.
  • Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben
    Zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an (nur sichtbar, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.

Hinweis:

  • Um Objekte von einem anderen Kontext ablegen zu können, müssen Sie in den Einstellungen der Konfiguration das Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken entsprechend anpassen.
  • Im Standardanwendungsfall benötigen Sie nur die Bereiche „Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen“, „Vorlagenkategorien“ und „Textbausteinkategorien“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Sammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Sammlung erzeugen“ können Sie eine neue Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen anlegen.
  • Vorlagenkategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagenkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Vorlagenkategorie definieren.
  • Textbausteinkategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Textbausteinkategorie definieren.
  • Übersetzungen
    Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte der Konfiguration exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Allgemeine Konfigurations-Einstellungen“.

Sammlungen für Vorlagen und VoreinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen, Insight Apps, Formularen, Kategorien, Prozessen, Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Sammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Bereiche

Die Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagen
    Zeigt die verfügbaren Vorlagen.
  • Textbausteine
    Zeigt die verfügbaren Textbausteine.
  • Insight Apps
    Zeigt die verfügbaren Insight Apps.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
  • Prozesse
    Zeigt die verfügbaren Prozesse.
  • Voreinstellungen
    Zeigt die verfügbaren Voreinstellungen.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlage erzeugen“ können Sie ein beliebiges Objekt als neue Vorlage definieren.
  • Textbaustein erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbaustein erzeugen“ können Sie einen neuen Textbaustein definieren.
  • Insight App erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Insight App erzeugen“ können Sie einen neue Insight App definieren.
  • Kategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Kategorie erzeugen“ können Sie eine Kategorie definieren.
  • Formular erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Formular erzeugen“ können Sie ein benutzerdefiniertes Formular definieren.
  • Prozess erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Prozess erzeugen“ können Sie eine Ad-hoc-Prozessvorlage oder ein BPMN-Prozessdiagramm definieren.
  • Voreinstellung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Voreinstellungen erzeugen“ können Sie ein Suchmuster oder eine Zeitspanne definieren.
  • Hochladen
    Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie eine Vorlage, einen Textbaustein, einen BPMN-Prozess bzw. ein Formular aus einer Datei erstellen.

Hinweis: Alternativ können Sie auf einem bestehenden Objekt den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Zu Vorlagen hinzufügen“ ausführen, um eine Kopie des Objekts als Vorlage im Customizing zu definieren.

Einstellungen

Registerkarte „Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen

  • Vorlagenkategorien
    Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen mit den Vorlagenkategorien als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt.
  • Textbausteinkategorien
    Legt fest, in welchen Kategorien die Textbausteine beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden können.

Weitere Registerkarten

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Benutzer mit allen Rechten können Vorlagen und Voreinstellungen erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Änderungsberechtigt
    Änderungsberechtigte Benutzer können Vorlagen und Voreinstellungen erzeugen und bearbeiten.
  • Leseberechtigt
    Leseberechtigte Benutzer können Vorlagen und Voreinstellungen nur verwenden, wenn diese explizit zum Beispiel im Kontext eines App-Rooms referenziert werden. Somit können in der Sammlung Vorlagen definiert werden, die nicht allgemein angeboten werden.
  • Nutzer
    Nutzer können Vorlagen und Voreinstellungen allgemein verwenden.
    Hinweis:
    • Nur Nutzern werden die Vorlagen und Voreinstellungen angeboten. Wenn Sie änderungsberechtigt sind und die Vorlagen auch nutzen möchten, müssen Sie ebenfalls als Nutzer eingetragen sein.
    • BPMN-Prozessdiagramme, Formulare und Kategorien stehen standardmäßig im App-Kontext nicht zur Verfügung. Wenn diese Customizing-Objekte im App-Kontext zur Verfügung stehen sollen, müssen diese explizit in der App-Konfiguration oder im App-Room als Verknüpfung referenziert werden.

Vorlagen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.

Hinweis: Wenn Sie einen Teamroom als Vorlage definieren, werden die in den Vorlagen und Voreinstellungen des Teamrooms definierten Objekte als Verknüpfungen in die Teamroom-Instanz übernommen.

Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte „Vorlage“ des Objekts zusätzliche Einstellungen treffen, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

  • Vorlagenkategorien
    Im Erzeugen-Dialog wird die Vorlage mit den Vorlagenkategorien als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt (zusätzlich zu den auf der Vorlagensammlung definieren Vorlagenkategorien).
  • Vorlagensprache
    Über die Sprache der Vorlage können Textbausteine in der entsprechenden Sprache ermittelt werden.
  • Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen müssen aus der Vorlage übernommen werden
    Legt fest, ob der Benutzer beim Instanziieren der Vorlage auswählen kann, ob die Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen (Teammitglieder) übernommen werden sollen. Diese Einstellung ist nur bei Rooms verfügbar.
  • Kategorie
    Die Kategorie wird in das aus der Vorlage erzeugte Objekt übernommen.
    Hinweis: Listen können gegebenenfalls programmatisch nur Objekte mit bestimmten Kategorien erlauben. Somit kann die Kategorie auch einschränken, wo die Vorlage verwendbar ist.
  • Enthalten in
    Legt die Art der Ordner fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Akten
    Legt die Art der Akten fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Verfügbare Felder (Kategorie)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Kategorie im Word-Dokument zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Felder (Enthalten in)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Verfügbare Felder (Akte)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Weitere Einschränkungen
    Die Vorlage wird beim Erzeugen nur zur Auswahl angeboten, wenn der definierte Ausdruck true ergibt.

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Feld einfügen“. Im Untermenü finden Sie entsprechend Ihrer Festlegungen die verfügbaren Felder.

Textbaustein-Platzhalter

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ der Befehl „Text einfügen“ > „Textbaustein-Platzhalter“ zur Verfügung. Der Platzhalter wird als Hyperlink auf den Textbaustein dargestellt. Somit kann der Text über die Vorlage einfach eingesehen werden.

Bei einem Textbaustein werden auf der Registerkarte „Vorlagen“ alle Vorlagen angezeigt, in denen der Textbaustein verwendet wird.

Wenn eine Vorlage (zum Beispiel eine Akte) mehrere Word-Dokumente enthält, werden beim Instanziieren die Textbaustein-Platzhalter in allen Word-Dokumenten berücksichtigt.

Vorlagenordner

Mithilfe der Aktion „Vorlagenordner erzeugen“ können Sie einen Ordner zur Strukturierung der Vorlagen erzeugen. Die Ordner haben keinen Einfluss auf die Darstellung im Erzeugen-Dialog.

Vorlagen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen mit der Vorlagenkategorie als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt. Für Vorlagen ohne Vorlagenkategorie wird „Sonstige“ als Zusatztext verwendet. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Textbausteine definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

  • Statischer Textbaustein (Text)
    Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
  • Statischer Textbaustein (Word)
    Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Hinweis: In Textbausteinen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden. Somit kann eine mehrstufige dynamische Textbaustein-Hierarchie abgebildet werden.

Metadaten

Folgende Metadaten können zusätzlich definiert werden:

Registerkarte „Statischer Textbaustein“

  • Name
    Die Bezeichnung des Textbausteins.
  • Textbausteinkategorien
    Der Textbaustein wird beim Einfügen in ein Word-Dokument unter den angegebenen Kategorien angeboten.
  • Textbausteinsprache
    Legt die Sprache des Textbausteins fest. Beim Einfügen von Textbausteinen in Word-Vorlagen werden nur Textbausteine angezeigt, die der Sprache der Vorlage entsprechen bzw. keine Sprache aufweisen.
  • Textbaustein-Platzhalter im Dokument belassen
    Legt fest, ob in einer Word-Vorlage eingefügte Textbaustein-Platzhalter beim Erzeugen eines auf der Vorlage basierenden Dokuments ersetzt werden. Nicht ersetzte Textbaustein-Platzhalter können in Microsoft Word über die Schaltfläche „Textbaustein-Platzhalter ersetzen“ nachträglich ersetzt werden.

Registerkarte „Verwendbarkeit“

  • Aktuelles Dokument
    Legt die Kategorien und Objektklassen von Dokumenten fest, in denen der Textbaustein verwendet werden kann.
    Hinweis: Wird eine Basisformular-Kategorie eingetragen, steht der Textbaustein auch bei Dokumenten zur Verfügung, denen eine abgeleitete Formular-Kategorie zugewiesen wurde.
  • Enthalten in
    Legt die Art der Ordner fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Akten
    Legt die Art der Akten fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
    Hinweis: Wird eine Basisformular-Kategorie eingetragen, steht der Textbaustein auch bei Akten zur Verfügung, denen eine abgeleitete Formular-Kategorie zugewiesen wurde.
  • Verfügbare Felder (Aktuelles Dokument)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Aktuelles Dokument im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Felder (Enthalten in)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Verfügbare Felder (Akte)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Weitere Einschränkungen
    Der Textbaustein kann nur verwendet werden, wenn der definierte Ausdruck true ergibt. Somit lässt sich zum Beispiel realisieren, dass in bestimmten Instanzen Textbaustein-Platzhalter entfernt werden, anstatt dass der entsprechende Text eingefügt wird.

Registerkarte „Übersetzungen

Definiert die dem Textbaustein zugeordneten übersetzten Textbausteine.

Übersetzungen

Einem Textbaustein können weitere Textbausteine als Übersetzung zugeordnet werden. Um eine Übersetzung für einen Textbaustein zu erzeugen, steht die Aktion „Übersetzung erzeugen“ zur Verfügung. Wenn bereits Übersetzungen vorhanden sind, kann über die Aktion „Übersetzungen“ zu den entsprechenden Textbausteinen navigiert werden bzw. kann auch eine neue Übersetzung erzeugt werden.

Übersetzungen erhalten unter anderem die Textbausteinkategorie und Einstellungen zur Verwendbarkeit vom Textbaustein der Hauptsprache.

Jede Übersetzung muss freigegeben werden, bevor sie verwendet werden kann. Wenn Sie einen Textbaustein mit Übersetzungen freigeben, werden Sie in einem Dialog auf nicht freigegebene Übersetzungen hingewiesen. Sie können alle Übersetzungen gleichzeitig freigeben. Der Status „Übersetzungen überprüfen“ zeigt an, dass es mindestens eine nicht freigegebene Übersetzung gibt.

Beim erneuten Freigeben von einer Änderung werden Sie in einem Dialog auf Übersetzungen hingewiesen, die noch nicht bearbeitet wurden. Sie können entscheiden, ob keine Überarbeitung erforderlich ist (z. B. beim Ausbessern eines Rechtschreibfehlers). Beim Klick auf die Schaltfläche „Übersetzung erforderlich“ wird der Textbaustein noch nicht freigegeben und alle Übersetzungen erhalten den Status „Überarbeitung erforderlich“. Nach einer Änderung wird der Status vom entsprechenden Textbaustein entfernt.

Bestehende Textbausteine können über den Kontextmenübefehl „Als Übersetzung zusammenführen“ als Übersetzung eines anderen Textbausteins dienen.

Textbausteinordner

Mithilfe der Aktion „Textbausteinordner erzeugen“ können Sie einen Ordner zur Strukturierung der Textbausteine erzeugen.

Textbausteine verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Text einfügen“. Klicken Sie im Untermenü auf „Textbaustein unformatiert“ bzw. „Textbaustein formatiert“. Im folgenden Dialog können Sie aus den Textbausteinen, auf die Sie Zugriff haben, einen auswählen und im Word-Dokument einfügen.

In einer Word-Vorlage eingefügte Textbaustein-Platzhalter werden beim Erzeugen eines auf der Vorlage basierenden Dokuments standardmäßig ersetzt. Falls beim Textbaustein definiert wurde, dass der Textbaustein-Platzhalter nicht automatisch ersetzt werden soll, kann dieser über die Schaltfläche „Textbaustein-Platzhalter ersetzen“ nachträglich ersetzt werden.

Insight Apps definieren und verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Insight Apps“.

Formulare und Kategorien definieren und verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können den Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen finden Sie in den Kapiteln „Formulare“ und „Kategorien“.

Prozesse definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:

  • Ad-hoc-Prozessvorlage
  • BPMN-Prozessdiagramm

Ad-hoc-Prozessvorlage

Um eine Ad-hoc-Prozessvorlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Ad-hoc-Prozessvorlage“ aus.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü der Ad-hoc-Prozessvorlage auf „Öffnen“.
  5. Geben Sie die Aktivität und den Teilnehmer für die erste Aufgabe im Prozess ein. Nähere Informationen zu den Auswahlmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Aktivitäten und Teilnehmer“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie keine weitere Aktivität hinzufügen möchten.
    Andernfalls klicken Sie auf „Übernehmen“. Sie können weitere Aktivitäten hinzufügen, indem Sie jeweils eine Aktivität und Teilnehmer auswählen und erneut „Übernehmen“ klicken. Die letzte Aktivität mit definiertem Teilnehmer wird berücksichtigt, auch wenn Sie nicht „Übernehmen“ klicken.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü der Ad-hoc-Prozessvorlage auf „Zur Verwendung freigeben“.

BPMN-Prozessdiagramm

Um ein BPMN-Prozessdiagramm zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „BPMN-Prozessdiagramm“ aus.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  5. Modellieren Sie den gewünschten Prozess. Nähere Informationen zum Arbeiten mit dem BPMN-Editor finden Sie im Kapitel „Mit dem BPMN-Editor arbeiten“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Prozesse verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die definierten Prozesse werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten (z. B. „Extras“ > „Neuen Prozess starten“).

Voreinstellungen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt drei Arten von Voreinstellungen:

  • Ansichtseinstellungen
  • Suchmuster
  • Zeitspanne

Ansichtseinstellungen

Ansichtseinstellungen können direkt in einer Liste über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Speichern“ definiert werden (der Speicherort kann dabei ausgewählt werden).

Suchmuster

Um ein Suchmuster zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Voreinstellung erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Suchmuster“ aus.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Legen Sie fest wonach Sie suchen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Legen Sie die Suchkriterien fest.
  6. Klicken Sie auf „Abfrage speichern“.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü des Suchmusters auf „Zur Verwendung freigeben“.

Zeitspanne

Um eine Zeitspanne zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Voreinstellung erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Zeitspanne“ aus.
  3. Geben Sie einen mehrsprachigen Namen, die Zeitspanne und die Einheit ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü der Zeitspanne auf „Zur Verwendung freigeben“.

Voreinstellungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Voreinstellungen können Sie folgendermaßen verwenden:

  • Ansichtseinstellungen können Sie in Listen über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Laden“ anwenden. Sie können auch Ansichtseinstellungen speichern (der Speicherort kann dabei ausgewählt werden).
  • Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner).
  • Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden.

Persönliche Vorlagen, Prozesse und VoreinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ des Dashboards definieren.