2018 June Release

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet weiterführende Möglichkeiten bei der Verwaltung von digitalen Inhalten (nur Enterprise und höher; muss vom Fabasoft Cloud Support freigeschaltet werden).

Digital-Asset-Management-DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management-Dashboard ist Ihr Zugangspunkt zum Digital-Asset-Management.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer DAM-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Digital-Asset-Management-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Zuletzt verwendete Assets
    Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Assets.
  • Asset-Ablagestruktur
    Zeigt die Asset-Ablagen auf oberster Ebene, in denen die Assets verwaltet werden.
  • Alle Asset-Ablagen
    Zeigt alle Asset-Ablagen unabhängig von der Ebene.
  • Transfersammlungen
    Zeigt Ihre Transfersammlungen, wenn mindestens eine Transfersammlung vorhanden ist.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Asset-Ablage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Asset-Ablage erzeugen“ können Sie neue Ablagen anlegen.
  • Transfersammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Transfersammlung erzeugen“ können Sie neue Transfersammlungen anlegen. Transfersammlungen dienen dazu, Assets aus unterschiedlichen Ordnern und Ablagen zu sammeln und als ein öffentlicher Link gemeinsam zur Verfügung zu stellen.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Digital-Asset-Management-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

DAM-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der DAM-Konfiguration können Sie Downloadformate, Kategorien, benutzerdefinierte Formulare, BPMN-Prozesse, Thesauri, verfügbare optionale Felder, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer festlegen.

DAM-Konfigurationen können über die Organisation von Organisations-Eigentümern,
-Administratoren und -Zahlungsberechtigten erzeugt werden. Die darin festgelegten App-Administratoren dürfen die entsprechenden DAM-Konfigurationen bearbeiten.

Hinweis: Als App-Administrator können Sie über das Digital-Asset-Management-Dashboard zur zugeordneten Konfiguration wechseln.

Bereiche

Die DAM-Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Downloadformate
    Zeigt die verfügbaren Downloadformate. Sie können die Downloadformate ändern (Kontextmenübefehl „Eigenschaften“) bzw. auch löschen (Kontextmenübefehl „Löschen“).
    Hinweis: Das Originalformat kann nicht gelöscht werden.
  • Asset-Ablagestruktur
    Zeigt die Asset-Ablagen auf oberster Ebene, in denen die Assets verwaltet werden.
  • Alle Asset-Ablagen
    Zeigt alle Asset-Ablagen unabhängig von der Ebene.
  • Kategorien
    Die hier definierten Kategorien können Digital Assets zugewiesen werden. Um Formular-Kategorien zur Verfügung zu stellen, können die entsprechenden Formulare vom Bereich „Formulare“ kopiert und im Bereich „Kategorien“ eingefügt werden.
  • Formulare
    Digital Assets können mit benutzerdefinierten Formularen erweitert werden. Dazu muss das entsprechende Formular im Bereich „Kategorien“ eingefügt werden und die Formular-Kategorie dem Digital Asset zugewiesen werden. Nähre Informationen zu benutzerdefinierten Formularen finden Sie im Kapitel „Formulare“.
  • Prozesse
    Ermöglicht das Erstellen von BPMN-Prozessen für die Abarbeitung von Digital Assets im Rahmen eines Workflows. Nähre Informationen zum Workflow finden Sie im Kapitel „Workflow“.
  • Thesauri
    Zeigt die Thesauri, in denen Begriffe für die Verschlagwortung von Assets verwaltet werden können. Es muss mindestens ein Thesaurus angelegt werden, damit die Verschlagwortung genutzt werden kann. In den Einstellungen der DAM-Konfiguration kann der Standard-Thesaurus für neue Begriffe festgelegt werden. Somit können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden. Wird kein Standard-Thesaurus angegeben, können nur die in den Thesauri vordefinierten Begriffe verwendet werden.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Downloadformat erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Downloadformat erzeugen“ können Sie neue Downloadformate für Bilder, Audios, Videos und Dokumente (allgemeine Inhalte) definieren. Abhängig vom Typ können Sie verschiedene Parameter festlegen. Zusätzlich können Sie Einschränkungen festlegen, wer das Downloadformat verwenden darf.
  • Asset-Ablage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Asset-Ablage erzeugen“ können Sie neue Ablagen anlegen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.
  • Team
    Mithilfe der Aktion „Team“ können Sie App-Administratoren festlegen, die die Konfiguration bearbeiten dürfen. App-Benutzer sind berechtigt das Digital-Asset-Management zu verwenden. Die jeweiligen Rechte werden über die DAM-Ablagen festgelegt.
    Hinweis: Auf Basis der eingetragenen Benutzer werden die verbrauchten Lizenzen berechnet.

Einstellungen

  • Felder für Digital Assets
    Legt fest, welche optionalen Felder bei Assets angezeigt werden sollen.
  • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
    Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
  • Mindestanzahl der zu vergebenden Begriffe
    Legt die Mindestanzahl der Begriffe fest, die bei einem Asset hinterlegt sein müssen.
  • Neue Digital Assets registrieren
    Legt fest, ob der Registrierungsdialog geöffnet wird, wenn neue Assets in einer Asset-Ablage abgelegt werden.
  • Lizenzierung verwenden
    Legt fest, ob die Felder bzgl. Lizenzierung angezeigt werden. Assets ohne gültige Lizenz können nur von App-Administratoren heruntergeladen werden.
  • Felder für Lizenzierung
    Legt fest, welche Felder bzgl. Lizenzierung angezeigt werden.
  • Lizenzarten
    Die angeführten, frei definierbaren Begriffe können als Lizenzarten bei Assets hinterlegt werden.
    Als Bemerkung des Begriffs können Sie den Lizenztext erfassen. Dieser wird bei der Auswahl der Lizenzart als Lizenztext in das Asset übernommen. In den Verwandten Begriffen können Sie Verwendungsarten hinterlegen. Diese werden bei der Auswahl der Lizenz beim Asset vorbefüllt.
  • Verwendungsarten
    Die angeführten, frei definierbaren Begriffe können als Verwendungsarten bei Assets hinterlegt werden.

Downloadformate

Folgende Downloadformate können von Ihnen definiert werden. Beim Herunterladen werden die Inhalte entsprechend dem ausgewählten Downloadformat konvertiert.

Downloadformat für Audios

  • Ausgabeformat
    Als Ausgabeformate sind MP3, OGG und Originalformat verfügbar.

Downloadformat für Bilder

  • Bild anpassen
    • Nicht anpassen
      Das Bild wird nicht verändert.
    • Seitenverhältnis und Größe festlegen
      Seitenverhältnis: Das Bild wird auf das definierte Seitenformat zugeschnitten. Wird zusätzlich eine maximale Größe definiert, wird diese berücksichtigt.
      Maximale Größe: Legt die maximale Höhe und Breite des Bilds fest. Die Bilder werden nicht verzerrt, sondern auf die gewünschte Größe skaliert und zugeschnitten.
    • Beim Herunterladen anpassbar
      Die Bildanpassungen können vom Benutzer beim Herunterladen festgelegt werden.
  • Ausgabeformat
    Als Ausgabeformate sind JPEG, PDF, PNG, TIFF und Originalformat verfügbar.

Downloadformat für Dokumente (allgemeine Inhalte)

  • Ausgabeformat
    Als Ausgabeformate sind PDF und Originalformat verfügbar.

Downloadformat für Videos

  • Auflösung
    Legt die Auflösung fest, in die das Video konvertiert werden sollen. Nur wenn die Auflösung des Videos größer ist als die angegebene wird konvertiert.
  • Ausgabeformat
    Als Ausgabeformate sind MP4, OGV, WEBM und Originalformat verfügbar.

Allgemein

  • Zusätzlich steht standardmäßig das Downloadformat „Originalformat“ zur Verfügung (Inhalte werden unverändert heruntergeladen).
  • Über das Feld Berechtigungen legen Sie die Benutzer fest, die das Downloadformat angeboten bekommen.
  • Es werden Beispiel-Downloadformate mitgeliefert, die Sie beliebig anpassen bzw. löschen können.

Asset-AblagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Asset-Ablagen dienen zur strukturierten Verwaltung der digitalen Inhalte und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“).

Sie können Ihre Inhalte direkt in der Ablage auf oberster Ebene ablegen oder mit weiteren Asset-Ablagen bzw. Ordnern eine weitere Strukturierung vornehmen (Kontextmenübefehl „Neu“).

Hinweis: Das in einer Asset-Ablage definierte Team gilt nur für diese Asset-Ablage. Darin enthaltene Asset-Ablagen definieren ihren eigenen Rechtekontext.

Externe BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Externe Bereiche können in Asset-Ablagen erzeugt werden. Das bei der übergeordneten Asset-Ablage definierte Team hat automatisch auch die entsprechenden Rechte im externen Bereich. Benutzer mit allen Rechten in der Asset-Ablage können das Team des externen Bereichs erweitern. Dadurch kann zum Beispiel eine enge Zusammenarbeit mit einer externen Grafikagentur realisiert werden, die nur Zugriff auf den externen Bereich haben soll.

AssetsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Assets sind digitale Inhalte wie Bilder, Dokumente oder Videos. Befindet sich das Asset in einer Asset-Ablage finden Sie in den Eigenschaften des Assets die Registerkarte „Digital Asset“. Welche Felder angezeigt werden, wird in der DAM-Konfiguration definiert.

  • Name
    Der Name des Assets.
  • Alternativer Name
    Legt einen weiteren Namen für das Asset fest.
  • Begriffe
    Die Begriffe dienen der Verschlagwortung des Assets.
  • Beschreibung
    Die Beschreibung des Assets als Freitext.
  • Lizenzart
    Legt die Lizenzart des Assets fest. Die zur Verfügung stehenden Lizenzarten werden in der DAM-Konfiguration definiert. Bei der Lizenzart können Verwendungsarten hinterlegt sein. Diese werden bei der Auswahl der Lizenz vorbefüllt.
  • Verwendbar für
    Legt den Kontext fest, in dem das Asset verwendet werden darf. Die zur Verfügung stehenden Verwendungsarten werden in der DAM-Konfiguration definiert.
  • Lizenztext
    Der Lizenztext als Freitext.
  • Copyright
    Das Copyright des Assets als Freitext.
  • Werknutzungsrecht
    Das Werknutzungsrecht des Assets als Freitext.
  • Lizenziert ab
    Das Asset ist ab dem angegebenen Zeitpunkt lizenziert. Assets mit noch nicht gültiger Lizenz können nicht heruntergeladen werden (außer von App-Administratoren).
  • Lizenziert bis
    Das Asset ist bis zu dem angegebenen Zeitpunkt lizenziert. Assets mit abgelaufener Lizenz können nicht heruntergeladen werden (außer von App-Administratoren).
    Hinweis: Wenn weder Lizenziert ab noch Lizenziert bis angegeben ist, können alle Anwendungsfälle durchgeführt werden, wie wenn das Asset über eine gültige Lizenz verfügen würde. Wenn nur Lizenziert ab angegeben ist, ist das Asset ab diesem Zeitpunkt lizenziert (ohne Ablaufdatum). Wenn nur Lizenziert bis angegeben ist, ist das Asset bis zu diesem Zeitpunkt lizenziert (ohne Beginndatum).
  • Ort
    Der Ort des Assets (z. B. der Aufnahmeort eines Bildes).
  • Datum
    Das Datum des Assets (z. B. das Aufnahmedatum eines Bildes).
  • Ersteller
    Der Ersteller des Assets.
  • Zuständig für die Registrierung
    Dieses Feld kann im Registrierungs-Workflow ausgewertet werden, um den Benutzer für die Registrierung zu bestimmen.
  • Anbieter
    Der Anbieter des Assets.
  • Quelle
    Die Quelle des Assets.

Assets registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Assets, die noch keiner Asset-Ablage zugeordnet sind, können zu einer Asset-Ablage registriert werden. Dabei ist das Erfassen von Metadaten möglich. Navigieren Sie dazu zu dem gewünschten Asset und führen Sie den Kontextmenübefehl „Registrieren als Digital Asset“ aus. Legen Sie als Ziel eine Asset-Ablage fest. Metadaten, die aus dem Asset extrahiert werden können (z. B. Exif), werden automatisch übernommen. Die entsprechenden Felder werden farblich hervorgehoben und können gegebenenfalls noch angepasst werden.

Hinweis:

  • Um ein Asset einer Asset-Ablage zuzuordnen, können Sie auch alternativ das Asset ausscheiden und in der Asset-Ablage einfügen.
  • In der DAM-Konfiguration kann definiert werden, dass beim Hinzufügen neuer Assets automatisch der Registrierungsdialog angezeigt wird.
  • Es können auch mehrere Assets bzw. ganze Ordner mit Assets auf einmal registriert werden.
    • Die angegebenen Werte können für alle Assets übernommen werden (Schaltfläche „Werte für alle Digital Assets übernehmen“).
    • Das Namenspräfix wird bei allen Asset-Namen hinzugefügt.
    • Im Feld Digital Assets können auch die Werte einzelner Assets verändert werden. Wenn Sie gemeinsame Werte festlegen und zusätzlich einzelne Assets anpassen möchten, übernehmen Sie zuvor stets die gemeinsamen Werte (Schaltfläche „Werte für alle Digital Assets übernehmen“) bevor Sie die Werte einzelner Assets ändern.

Assets konvertierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Video-Dateien nach MP4, OGV bzw. WEBM konvertieren. Für Audio-Dateien stehen die Formate MP3 und OGG zur Verfügung. Die Konvertierung können Sie über die Kontextmenübefehle „Als <Format> speichern“ starten. Diese wird im Hintergrund ausgeführt und kann je nach Größe der Quelldatei einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Ergebnis der Konvertierung finden Sie in den Eigenschaften der Multimedia-Datei auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Datei in anderen Formaten.

Assets herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie ein Asset herunterladen, können Sie das Downloadformat auswählen. Als Downloadformate werden die in der DAM-Konfiguration definierten Formate angeboten, die für den Typ des Assets geeignet sind und für Sie zur Verwendung freigegeben wurden.

Hinweis:

  • Wenn Sie mehrere Assets ausgewählt haben, werden diese als ZIP-Datei heruntergeladen.
  • Wenn Sie ein einzelnes Bild herunterladen, steht zusätzlich die Schaltfläche „In Zwischenablage kopieren“ zur Verfügung.
  • Wenn Sie ein Downloadformat für Bilder auswählen, das ein Anpassen des Bilds beim Herunterladen ermöglicht, können Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“ das Bild skalieren und einen Ausschnitt festlegen.
  • Wenn Sie verschiedene Typen von Assets zum Herunterladen auswählen, werden Downloadformate entsprechend der ausgewählten Typen angeboten. Es werden nur diejenigen Assets heruntergeladen, die in das ausgewählte Downloadformat konvertiert werden können.
  • Falls Videos bzw. Audios noch nicht im gewünschten Downloadformat zur Verfügung stehen, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und die Konvertierung im Hintergrund gestartet. Nach erfolgter Konvertierung, können Sie das Herunterladen erneut ausführen.

Assets verschlagwortenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn zumindest ein Thesaurus in der DAM-Konfiguration definiert ist, können Sie bei Ihren Assets auf der Registerkarte „Allgemein“ Begriffe für die Verschlagwortung hinterlegen. Ob Sie dabei direkt neue Begriffe erzeugen können, hängt davon ab, ob in der DAM-Konfiguration ein Standard-Thesaurus für neue Begriffe hinterlegt ist.

Öffentliche Links auf AssetsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie einen öffentlichen Link auf ein Asset erstellen (Kontextmenübefehl „Öffentlichen Link erstellen“), können sie das Downloadformat ebenfalls festlegen.

Hinweis: Beim Erstellen eines öffentlichen Links auf einen Ordner mit verschiedenen Typen von Assets, werden Downloadformate entsprechend der vorhandenen Typen angeboten. Es werden nur diejenigen Assets im öffentlichen Link inkludiert, die in das ausgewählte Downloadformat konvertiert werden können.

Transfersammlungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Transfersammlungen dienen dazu, Assets aus unterschiedlichen Ordnern und Ablagen zu sammeln und gemeinsam, als ein öffentlicher Link zur Verfügung zu stellen. Transfersammlungen sind einem einzelnen Benutzer zugeordnet und können somit nicht gemeinsam mit anderen Benutzern verwaltet werden.

Hinweis: Bei den Asset-Ablagen müssen öffentliche Links erlaubt sein.

Transfersammlung erstellen

Mithilfe der Aktion „Transfersammlung erzeugen“ können Sie Transfersammlungen erstellen. Wenn in der DAM-Konfiguration Verwendungsarten definiert sind, können Sie erforderliche Verwendungsarten für die Transfersammlung festlegen. Nur Assets, die über alle erforderlichen Verwendungsarten verfügen, können in der Transfersammlung abgelegt werden. Wenn die Lizenzierung verwendet wird, müssen die Assets zusätzlich über eine gültige Lizenz verfügen.

Legen Sie die gewünschten Assets in die Transfersammlung (z. B. mittels „Kopieren und Einfügen“ oder über den Kontextmenübefehl „Zur Transfersammlung hinzufügen“).

Hinweis:

  • Ist das Asset bereits zu einer Transfersammlung hinzugefügt, wird dies durch ein Häkchen bei der jeweiligen Transfersammlung gekennzeichnet. Klicken Sie auf die entsprechende Transfersammlung, wenn Sie das Asset wieder entfernen möchten.
  • Sie können über das Kontextmenü auch eine neue Transfersammlung erstellen.

Transfersammlung abschließen

Nachdem Sie die Assets abgelegt haben, können Sie über die Aktion „Abschließen“ die Transfersammlung abschließen und einen öffentlichen Link erstellen. Die Transfersammlung kann weiterhin bearbeitet werden, jedoch werden im Kontextmenü von Assets abgeschlossene Transfersammlungen nicht mehr angeboten.

Hinweis:

  • Wenn bei einer Ablage im Nachhinein öffentliche Links verhindert werden, sind die Assets dieser Ablage nicht mehr im öffentlichen Link der Transfersammlung vorhanden. Darauf wird durch ein Statussymbol hingewiesen.
  • Für abgeschlossene Transfersammlungen können auch weitere öffentliche Links erstellt werden (Aktion „Öffentliche Links verwalten“).