2024 February Release

SuchePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Fabasoft Cloud bietet eine leistungsstarke Such- und Recherchemöglichkeit.

Suche mit MindbreezePermanenter Link zu dieser Überschrift

Über das Suchfeld in der Kopfleiste (Alt + 4) bzw. über das Suchportal (Widget „Suche“ auf Home) können Sie eine Volltextsuche durchführen.

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie im Suchfeld den gewünschten Suchbegriff ein und drücken Sie „Enter“.
    Hinweis: Die Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Wenn Sie direkt im Suchportal starten, können Sie gegebenenfalls schon bevor Sie die Suche durchführen die Suchkriterien einschränken. Standardmäßig werden folgende Suchkriterien angeboten, die abhängig von den gefundenen Objekttypen gegebenenfalls noch erweitert werden:
    • Wo
      Die gefundenen Objekte müssen zu dem angegebenen Kontext gehören (z. B. Objekte, die Ihrer Organisation zugeordnet sind).
    • Datum
      Die gefundenen Objekte müssen das angegebene Änderungsdatum aufweisen.
    • Typ
      Die gefundenen Objekte müssen den angegebenen Typ aufweisen (z. B. Text-Dokument).
    • Im Teamroom enthalten
      Die gefundenen Objekte müssen dem angegebenen Teamroom zugeordnet sein.
  2. Das Suchergebnis wird im Suchportal angezeigt. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, auf denen Sie Suchrechte besitzen. Über die Suchkriterien können sie die Suche weiter einschränken (z. B. auf Teamrooms oder Typen).

Hinweis:

  • Im Suchergebnis kann neben dem Suchfeld die Art der Verknüpfung der Suchbegriffe ausgewählt werden: AND (alle Begriffe), OR (einer der Begriffe), NEAR (alle Begriffe nahe zueinander).
  • In der Detailansicht der Ergebnisliste kann über den Spaltenkopf die Sortierung angepasst werden (Kontextmenübefehl „Sortieren“). Die Funktionalität steht nur für Spalten zur Verfügung, die als sortierbar indiziert wurden (z. B. Name oder Erzeugt am/um).
  • Über die Aktion „Suchabfrage speichern“ können Sie den Suchbegriff und die aktuell gewählten Suchkriterien unter einem frei wählbaren Namen speichern.
  • Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „<Name>“ können Sie eine gespeicherte Suchabfrage ausführen. Es werden die letzten fünf Suchabfragen bzw. die letzten fünf favorisierten Suchabfragen angezeigt.
  • Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „Weitere gespeicherte Suchabfragen“ können Sie eine Liste aller Suchabfragen anzeigen. Durch einen Klick auf eine Suchabfrage wird diese ausgeführt. Zusätzlich können Sie über das Kontextmenü Suchabfragen umbenennen, löschen und als Favorit kennzeichnen.
  • Über die Aktion „Suchergebnis speichern“ können Sie das Suchergebnis in einem „gespeicherten Suchergebnis“ persistieren. Dabei können Sie auswählen, ob Sie bereits enthaltene Einträge entfernen möchten.
    Somit können Sie auch bei vielen Treffern eine Recherche einfach durchführen. Um das gespeicherte Suchergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf Home auf das Widget „Suche“ und wechseln dann auf die Registerkarte „Gespeicherte Suchergebnisse“.

Die Mindbreeze Abfragesprache bietet folgende Möglichkeiten. Die angeführten Optionen können auch miteinander kombiniert werden.

Option

Beispiel

Suche nach einem Begriff

begriff

Objekte, die einen Text mit dem Begriff „Vertrag“ enthalten

vertrag

Nicht enthalten

NOT begriff

Objekte, die keinen Text mit dem Begriff „Vertrag“ enthalten

NOT vertrag

Suche nach einem ganzen Wort bzw. einer exakten Phrase

"wort1"

"wort1 wort2 wort3"

Objekte, die einen Text mit der Phrase „Vertrag mit Fabasoft“ enthalten

"vertrag mit fabasoft"

Und-Verknüpfung

begriff1 begriff2 begriff3

bzw.

begriff1 AND begriff2 AND begriff3

Objekte, die einen Text mit den Begriffen „Fabasoft“ und „Vertrag“ enthalten

fabasoft vertrag

Oder-Verknüpfung

begriff1 OR begriff2 OR begriff3

Objekte, die einen Text mit dem Begriff „Fabasoft“ oder „Vertrag“ enthalten

fabasoft OR vertrag

Vorrang von logischen Verknüpfungen durch Klammern

(begriff1 OPERATOR begriff2) OPERATOR begriff3

Objekte, die einen Text mit dem Begriff „Fabasoft“ oder „Mindbreeze“ und dem Begriff „Vertrag“ enthalten

(fabasoft OR mindbreeze) AND vertrag

Begriff in der Nähe eines anderen Begriffs

begriff1 NEAR begriff2

Objekte, die einen Text enthalten, bei dem der Begriff „Fabasoft“ nahe zu dem Begriff „Vertrag“ steht

fabasoft NEAR vertrag

Reihung im Suchergebnis (Wichtigkeit von Begriffen)

begriff1^zahl begriff2

Bei der Reihung im Suchergebnis wird das Vorkommnis des Begriffs „Vertrag“ doppelt so stark bewertet wie „Fabasoft“

vertrag^2.0 fabasoft

Suche in definierten Feldern

metadatum:begriff

Folgende Metadaten stehen allgemein zur Verfügung:

Objekt

  • title (Name)
  • objsubject (Betreff)
  • objcreatedby (Erzeugt von)
  • objchangedby (Letzte Änderung von)
  • objterms (Begriffe)
  • objteamroom (Teamroom)
  • objprimaryrelated (Ursprungsort)
  • objfile (Akte)
  • objappconfigurationroom (App-Konfiguration)
  • objroomapp (App)
  • organization (Organisation)

Inhalt

  • content (Inhalt)
  • extension (Dateiendung)
  • mes:size (Dateigröße)
  • mes:date (Änderungsdatum)

E-Mail

  • subject (Betreff)
  • from (Von)
  • to (An)

Objekte, die im Betreff den Begriff „Vertrag“ enthalten

objsubject:vertrag

Inhaltsobjekte mit Dateiendung „DOCX“ oder „MSG“, die den Begriff „faba“ enthalten

faba (extension:docx OR extension:msg)

Inhaltsobjekte mit einer Größe zwischen 5 KB und 10 MB

mes:size:[5KB TO 10MB]

Inhaltsobjekte mit einem Änderungsdatum im Jahr 2020

mes:date:[2020-01-01 TO 2020-12-31]

E-Mail-Objekte mit Absender „Jones“

from:jones

Metadaten-SuchePermanenter Link zu dieser Überschrift

Neben der Möglichkeit eine Volltextsuche über das Suchfeld in der Kopfleiste durchzuführen, können Sie in vielen Listen und Feldern auch eine Suche nach Objekten anhand von bestimmten Metadaten durchführen (Schaltfläche „Suchen“ bzw. „Eintrag hinzufügen“ > „Suchen“).

Im Suchdialog können Sie im Feld Auswahl entweder eine Objektklasse, eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars oder einen Objektaspekt auswählen. Bei der Auswahl einer Kategorie oder eines Objektaspekts wird das Feld Detaillierte Auswahl angezeigt, das zusätzlich die Auswahl einer Objektklasse erlaubt. Dabei werden jene Objektklassen zur Auswahl angeboten, für die die Kategorie bzw. der Objektaspekt vorgesehen ist.

Sie können die Suche zusätzlich auf Objekte des aktuellen Teamrooms oder der Organisation einschränken.

Suchkriterien über Optionen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Suchkriterien können Sie die gewünschten Werte für Eigenschaften festlegen. Über die Suchoption bei der jeweiligen Eigenschaft können Sie die Art des Wertevergleichs festlegen (z. B. „beginnt mit“).

Beschreibung aller Optionen

Je nach Eigenschaftsart stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

  • „gleich“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft gleich dem definierten Wert ist.
  • „ungleich“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft ungleich dem definierten Wert ist.
  • „beliebiger Wert“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft nicht leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird daher inaktiv dargestellt.
  • „kein Wert“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird daher inaktiv dargestellt.
  • „beginnt mit“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge beginnt.
  • „beginnt nicht mit“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge nicht beginnt.
  • „endet mit“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge endet.
  • „endet nicht mit“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge nicht endet.
  • „enthält“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte Zeichenfolge enthält.
  • „enthält nicht“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte Zeichenfolge nicht enthält.
  • '„Volltext“-Abfrage'
    Durch diese Option wird eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchgeführt (entsprechende Systemkonfiguration vorausgesetzt). Dazu werden Operatoren wie zum Beispiel „AND“ und „OR“ unterstützt.
  • „klingt wie“
    Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
    Beispiel: Eine Suche nach „klingt wie Meier“ liefert z. B. als Ergebnis „Meyer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
  • „klingt nicht wie“
    Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „nicht ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
    Beispiel: Eine Suche nach „klingt nicht wie Meier“ liefert als Ergebnis alle außer „Mayer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
  • „ab“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft größer gleich dem definierten Wert ist.
  • „bis“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft kleiner gleich dem definierten Wert ist.
  • „zwischen“
    Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft zwischen den definierten Werten liegt.

Suchkriterien über Wildcards festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wildcards dienen in der Suchabfrage als Platzhalter für beliebige Zeichen oder Zeichenfolgen.

Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ im Feld Name liefert alle Objekte, deren Name ein beliebiges, von der Zeichenfolge „atterbauer“ gefolgtes Zeichen enthält.

Wildcards

  • „*“ oder „%“
    Diese Wildcards stehen für eine beliebige Zeichenfolge.
    Beispiele:
    Eine Suche nach „*berg“ liefert Ergebnisse, die eine beliebige Zeichenfolge gefolgt von der Zeichenfolge „berg“ enthalten: „Eisberg“, „Zauberberg“, „Erzberg“.
    Eine Suche nach „Berg*“ liefert Ergebnisse, die „Berg“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berghotel“.
    Eine Suche nach „Ber*er“ liefert Ergebnisse, die „Ber“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge sowie gefolgt von „er“ enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berliner“.
  • „?“ oder „_“
    Diese Wildcards stehen für exakt ein Zeichen. Optional zum Zeichen „?“ kann auch das Zeichen Unterstrich „_“ verwendet werden.
    Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ liefert Ergebnisse, die exakt ein (beliebiges) Zeichen gefolgt von der Zeichenkette „atterbauer“ enthalten: „Katterbauer“, „Patterbauer“, „Natterbauer“.
  • „~“
    Die Wildcard Tilde „~“ steht für eine phonetische Suche. Es werden alle Objekte gefunden, bei denen die Aussprache der im Suchkriterium angegebenen Zeichenkette ähnlich ist. Eine Tilde muss immer am Anfang des Eingabefeldes eingegeben werden.
    Beispiel: Eine Suche nach „~Maier“ liefert ähnlich klingende Ergebnisse wie „Maier“ und „Meier“.
  • „%%“ oder „**"
    Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, können die Platzhaltersymbole doppeltes Prozentzeichen „%%“ und doppelter Stern „**“ verwendet werden.
    Beispiel: Eine Suche im Feld Name nach „%%Energie“ liefert alle Objekte, deren Name das Wort Energie enthält.

Die meisten Optionen, die über Wildcards abgedeckt werden, können auch über Optionen aus dem Menü definiert werden. Für die Wildcards „?“ bzw. „_“ stehen jedoch keine entsprechenden Optionen in den Dropdownlisten zur Verfügung.

Gegenüberstellung: Optionen vs. Wildcards

  • ‚„Beginnt mit“ Vertrag‘ entspricht „Vertrag*“
  • ‚„Endet mit“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag“
  • ‚„Enthält“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag*“
  • ‚„Klingt wie“ Vertrag‘ entspricht „~Vertrag“
  • ‚„Volltext“-Abfrage“ Vertrag“‘ entspricht „%%Vertrag“

SuchordnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

In Suchordnern werden die enthaltenen Objekte anhand eines von Ihnen definierbaren Suchmusters ermittelt.

  1. Erzeugen Sie in einem Teamroom einen Suchordner.
  2. Legen Sie über die Aktion „Suchmuster erzeugen“ bzw. „Suchmuster bearbeiten“ die Suchkriterien fest.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abfrage speichern“, um das Suchmuster für den Suchordner zu verwenden.

Hinweis:

  • Der Inhalt des Suchordners wird nicht automatisch aktualisiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“, um erneut eine Suche anhand des gespeicherten Suchmuster durchzuführen.
  • Über die Aktion „Suchen“ können Sie unabhängig vom gespeicherten Suchmuster eine Suche durchführen.
  • Beim Duplizieren eines Suchordners wird auch das zugehörige Suchmuster dupliziert, wenn das Suchmuster dem gleichen Teamroom zugeordnet ist. Ist das Suchmuster einer Vorlagensammlung zugeordnet, wird es nicht dupliziert.

Insight AppsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.

Insight-App-Verwaltung

Insight Apps können auf folgenden Ebenen von berechtigten Benutzern verwaltet werden:

  • Cloud-Organisation (Insight-App-Sammlungen)
  • App-Konfiguration (Widget „Insight Apps“)
  • App-Rooms und Teamrooms (Widget „Insight Apps“ unter „Vorlagen und Voreinstellungen“)

Die Rechtevergabe und der Freigabemechanismus entsprechen dabei dem üblichen Muster.

Hinweis: Über die Organisationsrichtlinie „Ausdrücke für Customizing-Objekte definieren“ wird festgelegt, welche Benutzer grundsätzlich Insight Apps verwalten dürfen.

Insight App Designer von Mindbreeze InSpire

Mit dem Designer kann die gewünschte Insight App erstellt werden. Stellen Sie Ihre Insight App zusammen, indem Sie die Elemente im linken Bereich per Klick auswählen oder per Drag-and-drop in den Zeichenbereich ziehen. Gegebenenfalls können Sie im linken Bereich noch weitere Einstellungen festlegen. Um Elemente nachträglich zu verändern, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element und verwenden Sie die Schaltflächen „Verschieben“, „Löschen“ und „Bearbeiten“.

  • Layout
    Legt dir Seitenaufteilung fest (z. B. zwei Spalten).
  • Suchfeld
    Ermöglicht eine manuelle Suche durchzuführen.
  • Ergebnisse
    Zeigt die Ergebnisse entsprechend der Sucheinstellungen.
  • Link
    Ermöglicht die Suche in einer externen Suchmaschine durchzuführen.
  • Blättern
    Legt die Navigation im Suchergebnis fest.
  • Charts
    Ermöglicht das Einbinden von Diagrammen.

Verwendung von Insight Apps

Der Zugriff auf Insight Apps durch berechtigte Benutzer ist folgendermaßen möglich:

  • Im Suchportal werden auf der Registerkarte „Insight Apps“ alle freigegebenen Insight Apps von App-Konfigurationen, App-Rooms, Teamrooms und Insight-App-Sammlungen angezeigt, auf die Sie berechtigt wurden.
  • Insight Apps können direkt auf „Home“ abgelegt bzw. zu den „Favoriten“ hinzugefügt werden.
  • Im Kontext von Apps stehen die Insight Apps im Widget „Insight Apps“ zur Verfügung.
  • Im Kontext von Teamrooms stehen die Insight Apps auf einer entsprechenden Registerkarte zur Verfügung.