2024 April Release

Zusammenarbeit mit TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Zusammenarbeiten und Austauschen von Dokumenten und Daten mit Ihren Kontakten wird über Teamrooms ermöglicht.

Über den Teamroom legen Sie das Team und somit die Zugriffsrechte fest. Mithilfe von Ordnern können Sie den Teamroom weiter strukturieren und Dokumente entsprechend einordnen.

Einen Teamroom erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in Ihre „Persönliche Ablage“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Teamroom erzeugen“. Alternativ klicken Sie auf die Karte „Teamroom erzeugen“ im Inhaltsbereich.
  3. Vergeben Sie einen Namen für den Teamroom.
  4. Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Organisation aus.
    Hinweis: Sie können die Organisation nur ändern, wenn Sie Mitglied von mindestens zwei Organisationen sind.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Die Optionen „Öffentliche Links erlauben“ und „Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder einladen“ sind standardmäßig deaktiviert.
  • Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, denen ein eigener Mandant zugewiesen ist, müssen Sie zusätzlich den Mandanten auswählen, zu dem der Teamroom gehören soll.

Teamrooms strukturierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Dokumente strukturiert in einem Teamroom ablegen zu können, stehen Ihnen Ordner zur Verfügung.

Um einen Ordner zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Ordner erzeugen“.
  3. Vergeben Sie einen Namen für den Ordner und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Sie können in einem Ordner weitere Ordner erzeugen.
  • In Teamrooms können auch weitere Teamrooms erzeugt werden. Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.

Dokumente im TeamroomPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dokumente werden in Teamrooms verwaltet. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Dokumente öffnen, hochladen, herunterladen und erzeugen können.

Dokumente bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente direkt über den Webclient im entsprechenden Drittprodukt öffnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Fabasoft Cloud Client installiert haben und das entsprechende Drittprodukt.

Hinweis: Um den Status des Fabasoft Cloud Clients zu überprüfen, öffnen Sie das Kontomenü (Ihr Benutzername) und klicken Sie auf „Status“ > „Webbrowserstatus“. Wenn Fehler bzw. Warnungen angezeigt werden (z. B. aufgrund eines nicht installierten bzw. nicht aktuellen Fabasoft Cloud Clients), folgen Sie den Anweisungen und beheben Sie die Probleme.

Um ein Dokument zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Dokument. Im Inhaltsbereich wird die Vorschau des Dokuments angezeigt.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Bearbeiten“ (Dokument ist änderbar) bzw. „Lesen“ (Dokument ist schreibgeschützt). Falls mehrere Optionen für das Öffnen zur Verfügung stehen (z. B. mit Microsoft Office am Endgerät bzw. mit Microsoft Office for the Web), können diese über ein Untermenü ausgewählt werden.
    Das mit dem Dokument verknüpfte Drittprodukt wird geöffnet.
  3. Wenn Sie das Dokument bearbeitend geöffnet haben, führen Sie die gewünschten Änderungen des Inhalts im Drittprodukt durch. Beim Speichern wird das Dokument direkt übernommen.
  4. Schließen Sie das Drittprodukt.

Hinweis:

  • Um Metadaten in einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt zur Verfügung zu haben, können Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Option Felder in Microsoft Excel verwenden aktivieren. Über die Schaltfläche „Felder festlegen“ können Sie die verfügbaren Felder und den Namen des Arbeitsblatts festlegen, auf dem die Werte der Felder eingebunden werden sollen.
    Die ausgewählten Felder werden in das definierte Arbeitsblatt exportiert und können in der Excel-Arbeitsmappe weiterverlinkt werden. Verfügbare Spalten: „Identität“ (kurze Referenz), „Anzeige-Name“ (Registerkarte > Eigenschaft) und „Anzeige-Wert“ (Wert der Eigenschaft).
  • Wenn Office for the Web für Sie freigeschaltet wurde, können Sie im Kontomenü (Ihr Benutzername) unter Grundeinstellungen im Feld Office-Dokumente festlegen, wie Sie die Office-Dokumente öffnen möchten (immer in Microsoft Office am Endgerät, immer in Microsoft Office for the Web oder beim Öffnen auswählbar). Falls das Feld Office-Dokumente nicht vorhanden ist, erlaubt Ihr Organisationsadministrator das Öffnen mit Microsoft Office for the Web nicht.
  • Wenn Sie immer in Microsoft Office for the Web öffnen auswählen, wird die Vorschau von Dokumenten ebenfalls mit Microsoft Office for the Web dargestellt.
  • Microsoft Office for the Web unterstützt die Dateiformate Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio und Microsoft PowerPoint. Aktuell gibt es ein bekanntes Problem in Microsoft Office for the Web, dass Dateien mit der Endung „docm“ nicht bearbeitet werden können.
  • Die Bearbeitung von LibreOffice-Dokumenten (OpenDocument Text mit Endung „odt“, OpenDocument Tabellendokument mit Endung „ods“ und OpenDocument Präsentation mit Endung „odp“) ist ebenfalls mit Microsoft Office for the Web möglich.
  • Um Microsoft Office for the Web nutzen zu können, wird Microsoft Office 365 Business oder Education vorausgesetzt.
  • Dokumente in verschlüsselten Teamrooms können nicht mit Microsoft Office for the Web geöffnet werden.

Dateien hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Hochladen“.
  3. Wählen Sie die zu importierende Datei aus. Abhängig vom Webbrowser können Sie auch mehrere Dateien auswählen.
  4. Klicken Sie auf „Ja“, um das Hochladen zu bestätigen.

Hinweis: In den Einstellungen des Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld PDF-Dokument-Einschränkungen beim Hochladen aufheben festgelegt werden, ob die PDF-Dokument-Einschränkungen beim Hochladen von PDF-Dokumenten entfernt werden. Ein gegebenenfalls definiertes Passwort zum Öffnen des Dokuments wird nicht entfernt.

Dateien mittels Drag-and-drop hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei mittels Drag-and-drop hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung. Abhängig vom Webbrowser können Sie auch ganze Ordnerstrukturen und mehrere Dateien per Drag-and-drop hochladen.
  3. Ziehen Sie die Datei mit gedrückter linker Maustaste in den Webclient.

Hinweis: Wird eine Datei direkt in Ihre persönliche Ablage hochgeladen, wird automatisch ein neuer Teamroom erzeugt und die Datei darin abgelegt.

Dateien mittels Tastenkombinationen hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei mittels Tastenkombinationen hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung. Markieren Sie die Datei und drücken Sie Strg + C. Sie können auch Ordner und mehrere Dateien markieren.
  3. Wechseln Sie in den Webclient und drücken Sie Strg + V.

Hinweis: Wird eine Datei direkt in Ihre persönliche Ablage hochgeladen, wird automatisch ein neuer Teamroom erzeugt und die Datei darin abgelegt.

Dokumente herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Dokument.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Herunterladen“.

Die Datei finden Sie in den Downloads des Webbrowsers.

Hinweis:

  • Sie können gleichzeitig mehrere Dateien oder auch ganze Teamroom- bzw. Ordnerstrukturen herunterladen. Markieren Sie dazu die gewünschten Objekte und führen Sie den Kontextmenübefehl „Herunterladen“ aus.
  • Falls die heruntergeladene Ordnerstruktur Rekursionen enthält, werden die rekursionsauslösenden Ordner nur einmal heruntergeladen.
  • Wenn Sie den Fabasoft Cloud Client installiert haben, werden mehrere Dokumente oder auch umfangreiche Ordnerstrukturen mithilfe des Fabasoft Cloud Clients heruntergeladen. Einzelne Dokumente werden mit der Standard-Webbrowser-Funktionalität heruntergeladen. Zu den heruntergeladenen Dokumenten oder Ordnern gelangen Sie, indem Sie den entsprechenden Eintrag in der automatisch geöffneten Übersicht des Benachrichtigungssymbols doppelklicken. Alternativ steht der Kontextmenübefehl „Anzeigen“ zur Verfügung. Ordner mit mehr als 200000 Objekten können nicht heruntergeladen werden.
    In den Optionen des Fabasoft Cloud Clients können Sie den Download-Ordner festlegen.
  • Wenn Sie den Fabasoft Cloud Client nicht installiert haben bzw. bei öffentlichen Links, werden Dokumente bzw. Ordnerstrukturen zu einer ZIP-Datei zusammengefasst. Beachten Sie, dass Sie Ordnerstrukturen mit maximal 1000 Objekten herunterladen können. Die ZIP-Datei darf dabei die Größe von 2,5 GB nicht überschreiten.

Dokumente innerhalb des Webclients verschiebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument innerhalb des Webclients zu kopieren oder zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das gewünschte Dokument. Falls Sie mehrere Dokumente gleichzeitig kopieren bzw. verschieben möchten, markieren Sie diese.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Kopieren“ (Strg + C) bzw. „Ausschneiden“ (Strg + X). Beim Kopieren wird das Dokument in die Zwischenablage kopiert, beim Ausschneiden wird das Dokument zusätzlich entfernt.
  3. Navigieren Sie in den Ziel-Teamroom bzw. Unterordner.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Verknüpfung einfügen“ (Strg + V) bzw. „Duplikat einfügen“. Wenn Sie eine Verknüpfung einfügen, handelt es sich um dasselbe Dokument, wenn Sie ein Duplikat einfügen wird eine unabhängige Kopie des Dokuments erstellt.

Hinweis: Die Registerkarte „Verwaiste Objekte“ eines Teamrooms enthält Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht im Teamroom abgelegt sind. Dies ist der Fall, wenn ein Objekt durch den Befehl „Ausschneiden“ entfernt wurde aber in keinem Teamroom abgelegt wurde.

Nähere Informationen zu Verknüpfungen finden Sie im Kapitel „Mit Verknüpfungen arbeiten“.

Dokumente durch eine Suche ablegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie im Suchfeld in der Titelleiste den gewünschten Suchbegriff ein und drücken Sie „Enter“. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Suche mit Mindbreeze“.
  2. Das Suchergebnis wird angezeigt und der Werkzeugbereich „Suche verfeinern“ wird geöffnet. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, auf denen Sie Suchrechte besitzen. Über den Werkzeugbereich können sie die Suche weiter einschränken (z. B. auf Teamrooms oder Organisationen).
  3. Über den Kontextmenübefehl „Kopieren“ können Sie die gewünschten Dokumente in die Zwischenablage kopieren und in einem Teamroom ablegen.

Neue Dokumente erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein neues Dokument zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
  3. Wählen Sie aus, was Sie erzeugen möchten (z. B. Microsoft Word-Dokument).
  4. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.

Das Dokument wird im aktuellen Teamroom bzw. Unterordner abgelegt.

Dokumente kommentierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

PDF-Dokumente, Bilder bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden. Dabei werden die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. privaten Ebene gespeichert. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine Kommentare mit anderen Teammitgliedern teilen möchten aber zusätzlich private Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.

Hinweis: Bei Verwendung einer Leselizenz können Kommentare nur über einen externen PDF-Viewer angebracht werden.

Integrierter PDF-Viewer

Um Kommentare zu erstellen, navigieren Sie in das Dokument. Über die Schaltfläche „Kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zum Kommentieren öffnen.

  • Wählen Sie in der Symbolleiste „Privat kommentieren“ bzw. „Öffentlich kommentieren“ aus.
  • Über die Schaltflächen „Zeichnen“, „Notiz“, „Nachricht“ und Linie können Sie den gewünschten Kommentartyp auswählen. Abhängig von dem Kommentartyp stehen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Im linken Bereich finden Sie einen Überblick über die angebrachten Kommentare, die Sie gegebenenfalls auch wieder löschen können.
  • Das Anbringen öffentlicher Kommentare ist auch mit Leserechten möglich.

Externer PDF-Viewer

Um Kommentare zu erstellen, navigieren Sie in das Dokument. Über die Schaltflächen „Kommentarleiste einblenden“ und „Privat kommentieren“ bzw. „Öffentlich kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zur Bearbeitung öffnen. Die im externen PDF-Viewer angebrachten Kommentare werden als private bzw. öffentliche Kommentare gespeichert.

Beachten Sie

  • Kommentierte Dokumente werden mit einem Statussymbol gekennzeichnet.
  • Wenn Sie ein PDF-Dokument über die Aktion „Bearbeiten“ öffnen, werden die angebrachten Kommentare als öffentliche Kommentare gespeichert.
  • Falls sich der Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei), stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Kommentare zur Verfügung. Die Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden
  • Wenn Sie ein PDF-Dokument herunterladen bzw. den Kontextmenübefehl „Versenden“ > „Kommentiertes PDF versenden“ ausführen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren Kommentaren versehen.
  • Wenn eine AutoCAD-Datei nach PDF gedruckt wird, werden implizit Kommentare erstellt. Diese Kommentare werden nicht herausgelöst.
  • Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ Folgendes festgelegt werden:
    • Kommentare erlauben
      Legt fest, ob PDF-Kommentare auf Dokumente des Teamrooms angebracht werden können.
    • Erlaubte Arten der Kommentare
      Definiert die erlaubten Arten der Kommentare (öffentlich bzw. privat).
    • Bevorzugte Art der Kommentare
      Definiert die beim Kommentieren initial ausgewählte Art des Kommentars (überschreibt die Festlegung in den Grundeinstellungen des Benutzers).
    • Benutzer mit Leserechten dürfen öffentlich kommentieren
      Legt fest, ob Benutzer mit Leserechten öffentliche Kommentare anbringen dürfen.

Dokumente digital signierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Dokumente digital zu signieren, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Wenn in Ihrer Cloud-Organisation keine eigenen Organisationszertifikate hinterlegt sind bzw. kein Zertifikat für Sie zur Verwendung freigegeben wurde, können Sie ein von Fabasoft bereitgestelltes Zertifikat zum Signieren verwenden. Somit können Sie bestätigen, dass das Dokument seit dem Signieren nicht verändert wurde.
  • Wenn in Ihrer Cloud-Organisation Organisationszertifikate hinterlegt sind, die für Sie zur Verwendung freigegeben wurden, können Sie diese zum Signieren verwenden. Somit können Sie bestätigen, dass das Dokument von einer berechtigten Person signiert und seitdem nicht verändert wurde.
  • Wenn in Ihrer Cloud-Organisation eine Volumenlizenz für die qualifizierte elektronische Signatur zur Verfügung steht und Sie über ein persönliches primesign-Signaturzertifikat des qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters CRYPTAS (https://en.cryptoshop.com/fabasoft.html: neues Fenster) verfügen, können Sie auch mit qualifizierter elektronischer Signatur unterschreiben. Um die Funktionalität nutzen zu können, wird eine Freischaltung für Ihre Cloud-Organisation benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Fabasoft Cloud Support (cloudsupport@fabasoft.com: neues Fenster).
    Hinweis: Um eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden zu können, müssen Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Meine Unterschriften“ die Option Qualifizierte elektronische Signaturen verwenden aktivieren.

Um ein Dokument zu signieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das gewünschte Dokument.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Signieren“ bzw. „Signieren und abschließen“.
    Hinweis: Wenn das Dokument bereits abgeschlossen ist, steht der Kontextmenübefehl „Signieren“ zur Verfügung.
  3. Wenn Unterschriftselemente vordefiniert wurden, können diese mit einem Doppelklick befüllt werden. Alternativ steht auf der rechten Seite eine Übersicht über alle Unterschriftselemente zur Verfügung. Klicken Sie auf das entsprechende Element, um dieses zu befüllen.
  4. Wenn Sie ein Zertifikat auswählen oder eine Anmerkung hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Informationen“.
    Hinweis: Die Zertifikatsauswahl wird nur angeboten, wenn mehrere Zertifikate zur Verfügung stehen.
  5. Wenn Sie zusätzlich einen Stempel einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Stempel einfügen“.
    • Klicken Sie auf einen vordefinierten Stempel, um diesen einzufügen.
  6. Wenn Sie zusätzlich ein Textelement einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Textelement einfügen“.
    • Klicken Sie auf ein vordefiniertes Textelement, um dieses einzufügen. Der Text kann gegebenenfalls noch angepasst werden.
    • Klicken Sie auf „Leeres Textfeld“, um einen frei definierbaren Text einzufügen.
  7. Wenn Sie zusätzlich eine visuelle Unterschrift anbringen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Unterschrift einfügen“.
    • Um qualifiziert elektronisch zu unterschreiben, aktivieren Sie die Option Qualifiziert elektronisch unterschreiben.
    • Klicken Sie auf eine bestehende Unterschrift, um diese einzufügen.
    • Klicken Sie auf „Handschriftliche Unterschrift hinzufügen“ (wenn vom Endgerät unterstützt), „Textuelle Unterschrift hinzufügen“ (Texteingabe) bzw. „Bildunterschrift hinzufügen“ (Bild auswählen oder hochladen), um eine neue Unterschrift anzubringen.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Signieren“.
    Hinweis: Wenn Sie qualifiziert elektronisch unterschreiben, werden Sie zum Vertrauensdiensteanbieter weitergeleitet.

Hinweis:

  • Die Position der eingefügten Elemente kann verändert werden, indem Sie in das Element klicken und es mit gedrückter Maustaste verschieben. Die Größe des Positionsrahmens kann über die entsprechenden Rahmenpunkte verändert werden. Wenn Sie den Rahmenpunkt der rechten unteren Ecke verwenden, wird zusätzlich der Inhalt skaliert.
  • Es wird ein PDF-Dokument mit der digitalen Signatur generiert und als finales Format beim Dokument gespeichert.
  • Anwendungsfälle wie „Lesen“ oder „Herunterladen“ beziehen sich bei dem abgeschlossenen Dokument auf das signierte PDF-Dokument im finalen Format.
  • In den Eigenschaften des Dokuments sind die Signaturen auf der Registerkarte „Unterschriften“ in den Feldern Unterschriften und Digitale Signaturen vermerkt.
  • Ihre visuellen Unterschriften bzw. Stempel finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Meine Unterschriften“. Hier können Sie auch Unterschriften hinzufügen bzw. entfernen. Zusätzlich werden die Organisationszertifikate angezeigt, die für Sie zur Verwendung freigegeben wurden. Die Möglichkeit mit qualifizierter elektronischer Signatur zu unterschreiben können Sie aktivieren bzw. deaktivieren.

Unterschriftsbereiche

Die Position und Größe von visuellen Unterschriftselementen (Unterschrift, Name, Datum, Ort, Firma, Text) kann vordefiniert werden. Führen Sie dazu den Kontextmenübefehl „Unterschriftsbereiche festlegen“ auf einem Dokument aus.

Beim Einfügen eines Unterschriftselements, kann dieses explizit einem Unterzeichner zugeordnet werden. Somit können Unterzeichner über die Symbolleiste direkt zum entsprechenden Unterschriftselement springen. Bei der Unterschrift kann ein Stempel ausgewählt werden, der bei der Unterschrift angezeigt werden soll. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist.

Wenn Sie beim digitalen Signieren einen Unterschriftsbereich doppelklicken, wird der Unterschriftsauswahldialog geöffnet. Nach Auswahl der Unterschrift wird diese eingefügt und der Unterschriftsbereich wird gelöscht. Beim Doppelklick auf sonstige Unterschriftselemente wird der entsprechende vordefinierte Text eingefügt, der noch verändert werden kann.

Unterschriftenmappen

Mithilfe einer Unterschriftenmappe können mehrere Dokumente einer Akte zusammengefasst, visuell unterschrieben und signiert werden. Das Signieren mittels Unterschriftenmappe wird auf einer Akte über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Unterschriftenmappe vorbereiten“ gestartet. Alternativ kann die Aktivität „Unterschriftenmappe vorbereiten“, die für BPMN- und Ad-hoc-Prozesse zur Verfügung steht, verwendet werden. Der Unterschriftenprozess bietet folgende Möglichkeiten:

Aktivität „Unterschriftenmappe vorbereiten“

Mithilfe des Arbeitsschritts „Vorbereiten“ können Sie die Unterschriftenmappe erstellen.

  • Name
    Der Name der Unterschriftenmappe.
  • Handschriftliche Unterschriften
    Legt fest, ob die Dokumente auch handschriftlich unterschrieben werden sollen. Dazu werden die Dokumente von einem Verantwortlichen zusammengefasst ausgedruckt und mit allen handschriftlichen Unterschriften wieder eingescannt.
    • Keine handschriftlichen Unterschriften
      Es gibt keine Folgeaktivitäten bzgl. handschriftlicher Unterschriften.
    • Handschriftliche Unterschriften erfolgen vor den digitalen Unterschriften
      Die Aktivitäten „Unterschriftenmappe drucken“ und „Unterschriebenes Dokument hochladen“ werden vor den Aktivitäten „Unterschriftenmappe signieren“ dem definierten verantwortlichen Benutzer zugeteilt.
    • Handschriftliche Unterschriften erfolgen nach den digitalen Unterschriften
      Die Aktivitäten „Unterschriftenmappe drucken“ und „Unterschriebenes Dokument hochladen“ werden nach den Aktivitäten „Unterschriftenmappe signieren“ dem definierten verantwortlichen Benutzer zugeteilt.
    • Es sind bereits handschriftliche Unterschriften am Dokument
      Die Aktivität „Unterschriebenes Dokument hochladen“ wird vor den Aktivitäten „Unterschriftenmappe signieren“ dem definierten verantwortlichen Benutzer zugeteilt.
  • Unterzeichner
    Legt fest, wer die Dokumente unterschreiben soll. Die Unterzeichner bekommen die Aktivität „Unterschriftenmappe signieren“ in der festgelegten Reihenfolge zugeteilt.
    Sie können entweder direkt Benutzer bzw. Kontakte eintragen oder über die Schaltfläche „Erweiterte Darstellung“ Unterzeichner hinzufügen. Die erweiterte Darstellung erlaubt das Festlegen der Unterzeichner auf Basis Abstrakter Teilnehmer, Benutzer bzw. Organisationseinheit.
    Bei Auswahl eines Kontakts wird automatisch ein externer Benutzer erzeugt.
  • Dokumente
    Die angegebenen Dokumente werden abgeschlossen und digital signiert.

Aktivität „Unterschriftenmappe drucken“

Mithilfe des Arbeitsschritts „Drucken“ können die zu einem PDF-Dokument zusammengefassten Dokumente vom verantwortlichen Benutzer ausgedruckt werden.

Aktivität „Unterschriebenes Dokument hochladen“

Mithilfe des Arbeitsschritts „Hochladen“ bzw. „Scannen“ kann das zusammengefasste Dokument vom verantwortlichen Benutzer wieder hochgeladen werden.

Mithilfe des Arbeitsschritts „Manuelle Unterschriften erfassen“ können manuelle Unterschriften digital erfasst werden.

Aktivität „Unterschriftenmappe signieren“

Mithilfe des Arbeitsschritts „Signieren“ kann das zusammengefasste Dokument visuell unterschrieben und signiert werden. Die Einzeldokumente werden ebenfalls signiert.

Hinweis:

  • In den Eigenschaften eines Dokuments, das mithilfe einer Unterschriftenmappe unterschrieben wurde, wird auf der Registerkarte „Unterschriften“ das Feld Unterschriftenmappe der letzten Unterschrift angezeigt. Im Feld Unterschriften wird die Spalte „Unterschriftenmappe“ angezeigt.
  • In den Eigenschaften einer Akte werden auf der Registerkarte „Unterschriften“ ebenfalls Informationen zu den Unterschriftenmappen angezeigt.
  • Für die Definition von Standardprozessen auf Unterschriftenmappen kann die Aktivität „Unterzeichnungsprozess einfügen“ verwendet werden.

Ein finales Format erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können für Dokumente, die nach PDF konvertierbar sind, ein finales Format erzeugen. Die erzeugte PDF-Datei entspricht dem PDF/A-Standard.

Um ein finales Format zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Blenden Sie gegebenenfalls die Menüleiste ein („Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Grundeinstellungen“ > Menüleiste anzeigen).
  2. Markieren Sie das gewünschte Dokument.
  3. Führen Sie den Menübefehl „Objekt“ > „Finales Format erzeugen“ aus.

Das generierte PDF-Dokument finden Sie in den Eigenschaften des Dokuments auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Datei im finalen Format.

Hinweis:

  • Wenn Sie ein Dokument abschließen (z. B. Kontextmenübefehl „Signieren und abschließen“ bzw. „Extras“ > „Abschließen“) wird ebenfalls ein finales Format erzeugt.
  • Existiert bereits ein finales Format und ist änderbar stehen die Menübefehle „Finales Format aktualisieren“ und „Finales Format entfernen“ zur Verfügung.
  • Wenn es sich bei dem Dokument um ein PDF-Dokument mit digitaler Signatur handelt, können Sie wählen, ob Sie den bestehenden Inhalt als finales Format übernehmen möchten oder ein finales Format generieren möchten (die digitalen Signaturen werden dabei ungültig).

Teammitglieder festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zugriffsrechte eines Teamrooms festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Berechtigungen“.
  3. Über das Plus-Symbol bei den entsprechenden Rechten können Sie bestehende Benutzer über deren E-Mail-Adresse zum Team hinzufügen oder neue externe Mitglieder anlegen. Zusätzlich können Sie ganze Organisationen bzw. Organisationseinheiten auswählen.

Bei den hinzugefügten Teammitgliedern wird der Teamroom unter „Mit mir geteilte Teamrooms“ abgelegt. Daher ist es sinnvoll, den Teamroom zuerst vorzubereiten, Strukturen zu erstellen und die Dokumente abzulegen, bevor das Team berechtigt wird.

Über die Aktion „E-Mail-Einladungen versenden“ im Team-Bereich können Sie die Teammitglieder auch per E-Mail informieren. In den Eigenschaften des Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Einladungen“ den Standardtext für die Einladungs-E-Mail festlegen.

Zugriffsrechte:

  • Leseberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
    • bestehende Dokumente lesen,
    • bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen,
    • öffentliche Links erstellen und
    • weitere leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen.
  • Änderungsberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
    • bestehende Dokumente ändern, neue Dokumente bzw. Ordner erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Teamroom-Vorlagen festlegen,
    • öffentliche Links erstellen und
    • weitere änderungsberechtigte bzw. leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen.
  • Alle Rechte
    Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
    • bestehende Dokumente im Teamroom ändern, neue Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Teamroom-Vorlagen festlegen,
    • öffentliche Links erstellen,
    • den Papierkorb leeren,
    • den gesamten Teamroom auflösen,
    • Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, öffentliche Links, Teamsichtbarkeit, Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
    • Logos festlegen,
    • den Verlauf löschen,
    • Auditlog-Einträge lesen,
    • das Branding ändern,
    • die Organisation ändern und
    • alle Zugriffsrechte vergeben.

Hinweis:

  • Über das Kontextmenü eines Teammitglieds können Sie dessen Zugriffsrechte ändern, bzw. das Teammitglied auch wieder entfernen.
  • Um zu verdeutlichen, dass Eigentümer bzw. Miteigentümer einer Organisation alle Rechte auf die Teamrooms der Organisation besitzen, wird die Organisation unter „Alle Rechte“ angezeigt. Wenn Sie die Organisation aufklappen, sehen Sie die konkreten Eigentümer und Miteigentümer.
  • Bei den Benutzern werden die E-Mail-Adressen angezeigt, wenn sich die E-Mail-Domäne von den bei der Organisation hinterlegten E-Mail-Domänen unterscheidet. Somit können Sie auf einen Blick erkennen, welche Benutzer nicht zur Organisation gehören. Wenn Sie keine Rechte haben, die E-Mail-Adresse des Benutzers zu lesen, wird nur die E-Mail-Domäne angezeigt. Beachten Sie, dass sich die Anzeige auf die dem Teamroom zugeordnete Organisation bezieht,
  • In den Eigenschaften des Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ folgende Einstellungen festlegen:
    • Zugriffsschutz
      Legt fest, wer auf den Teamroom zugreifen darf. Standardmäßig darf nur das festgelegte Team auf den Teamroom zugreifen.
    • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
      Definiert welche Art von Verknüpfungen im Teamroom abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, einschränken. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf die die Mitglieder des Teamrooms keinen Zugriff haben.
    • Feiertagstabelle
      Definiert die Feiertagstabelle die im Kontext des Teamrooms verwendet werden soll (ansonsten wird die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
    • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
      Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
    • Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
      Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
    • Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
      Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
    • Teammitglieder für alle Mitglieder sichtbar
      Legt fest, ob alle Mitglieder die Teammitglieder sehen dürfen. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung auch weitere Anwendungsfälle eingeschränkt werden.
      Hinweis: Teammitglieder mit Änderungsrechten können gegebenenfalls von allen Mitgliedern eingesehen werden, da Änderungen in Protokolleigenschaften wie zum Beispiel Letzte Änderung von protokolliert werden.
      • Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ haben Zugriff auf die Aktion „Berechtigungen“, können Prozesse starten, Vorlagen verwenden und Vorlagen und Voreinstellungen freigeben.
      • Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ sehen standardmäßig die Neuigkeiten. Die Anzeige von Neuigkeiten kann auch für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, aktiviert werden. Weiterhin werden jedoch nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen könnten.
      • Teammitglieder mit Leserechten können keine Anmerkungen, öffentliche Kommentare, Unterschriften, Prozesse verwenden und keine Newsfeeds kommentieren.
      • Teammitglieder mit Leserechten können die Zeitreise nicht benutzen.
      • Teammitglieder mit Leserechten können nicht als Teilnehmer in Prozessen ausgewählt werden.
      • Teammitglieder mit Leserechten können keine öffentlichen Links erstellen.
      • Teammitglieder mit Leserechten können die Registerkarten „Prozesse“ und „Aktivitäten“ von zugeordneten Objekten nicht sehen.
    • Neuigkeiten für Teammitglieder anzeigen, die nicht das Team sehen dürfen
      Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ sehen standardmäßig die Neuigkeiten. Die Anzeige von Neuigkeiten kann auch für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, aktiviert werden. Weiterhin werden jedoch nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen könnten.
    • Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
      Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“. Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
    • Teammitglieder einschränken
      Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zum Teamroom hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
    • Hauptadministrator
      Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die den Teamroom betreffen. Ansonsten erhalten alle Teamroom-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
    • Support-Koordinator
      Das Support-Koordinator-Team erhält Zugriff auf alle Support-Anfragen im entsprechenden Kontext und kann die gleichen Aktionen wie die Einbringer der Support-Anfragen ausführen.
    • Support-Team
      Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
  • Beim gemeinsamen Bearbeiten der Eigenschaften von mehreren Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Sicherheit“ die Berechtigungen anpassen. Somit können Sie die Zugriffsrechte auch von vielen Teamrooms effizient anpassen.

Eine E-Mail an Teammitglieder sendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Teammitglieder senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail hinzugefügt.

Für die einfache Auswahl der Empfänger können diese auf Basis ihrer Rolle im Teamroom oder auf Basis eines in einer Rolle verwendeten Teams, einer Organisationseinheit oder einer externen Organisation festgelegt werden. Zusätzlich können die Empfänger auf Basis der Mitgliedschaft bzw. auf Basis des Registrierungsstatus gefiltert werden.

Hinweis: Die versendeten E-Mails können in den Eigenschaften des Teamrooms auf der Registerkarte „Zuletzt versendete E-Mails“ eingesehen werden.

Mit Verknüpfungen arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieselben Objekte können als Verknüpfungen (Kontextmenübefehl „Verknüpfung einfügen“) in verschiedenen Teamrooms bzw. Unterordnern abgelegt werden.

  • Wenn Sie Verknüpfungen löschen wird nur die Verknüpfung entfernt. Das Objekt an sich und weitere Verknüpfungen sind davon nicht betroffen. Befindet sich das Objekt im Papierkorb, werden die Verknüpfungen mit dem Zusatztext „(gelöscht)“ versehen. Wird das Objekt endgültig gelöscht, werden damit auch alle Verknüpfungen entfernt.
  • Wenn Sie innerhalb eines Teamrooms Verknüpfungen in verschiedenen Ordnern einfügen, werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil visualisiert. Wird das Objekt an sich ausgeschnitten, wird die nächstfolgende Verknüpfung zum „Objekt“.
  • Jedes Objekt kann genau einem Teamroom zugeordnet sein, über den die Zugriffsrechte festgelegt werden. Wenn Sie ein Objekt in mehreren Teamrooms ablegen, werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil in einem Quadrat visualisiert. Beachten Sie, dass die Teammitglieder keinen Zugriff auf die Verknüpfung haben, wenn sie nicht im zugeordneten Teamroom des Objekts berechtigt sind.
  • Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das keine Verknüpfung in einem anderen Teamroom hat und das Objekt in einem Teamroom einfügen, wird das Objekt diesem neuen Teamroom zugeordnet.
  • Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das als Verknüpfung in genau einem weiteren Teamroom abgelegt ist, wird das Objekt automatisch diesem Teamroom zugeordnet. Wenn es Verknüpfungen in mehreren Teamrooms gibt, wird das Objekt nicht automatisch einem anderen Teamroom zugeordnet. In diesem Fall können Sie, den zugeordneten Teamroom mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Teamroom ändern“ manuell anpassen.
    Die Änderung der Zuordnung kann nur erfolgen, wenn Sie über alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens über Änderungsrechte im Ziel-Teamroom verfügen.
  • In den Eigenschaften des Objekts, auf der Registerkarte „Allgemein“ finden sie im Feld Teamroom den dem Objekt zugeordneten Teamroom, der die Zugriffsrechte festlegt. Das Feld Enthalten in zeigt die Teamrooms und Ordner, in denen das Objekt abgelegt ist.
  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie im Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken festlegen, welche Art von Verknüpfungen Sie in diesem Teamroom erlauben möchten. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf denen die Mitglieder des Teamrooms keinen Zugriff haben.

Die Teamroom-Zuordnung ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt ist immer ausschließlich einem Teamroom zugeordnet. Falls Verknüpfungen des Objekts in anderen Teamrooms abgelegt sind, besteht die Möglichkeit, diese Zuordnung zu ändern.

Um die Zuordnung zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Objekt, dessen Zuordnung geändert werden soll.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Teamroom ändern“.
  3. Wählen Sie den Teamroom aus, dem das Objekt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Falls sich das Objekt in genau zwei Teamrooms befindet, muss kein Teamroom ausgewählt werden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teamroom ändern“.

Hinweis: Um die Zuordnung ändern zu können, benötigen Sie alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens Änderungsrechte im Ziel-Teamroom.

Die Organisationszugehörigkeit ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, können Sie die Organisations-Zugehörigkeit von Teamrooms, in denen Sie alle Rechte besitzen, ändern.

Um die Organisations-Zugehörigkeit eines Teamrooms zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Extras“ > „Organisation ändern“.
  3. Wenn Sie in mehr als zwei Organisationen Mitglied sind, wählen Sie eine Organisation aus. Ansonsten ist die andere Organisation bereits vorausgewählt.
  4. Klicken Sie auf „Ja“.

Für die Änderung der Organisation gelten folgende Randbedingungen:

  • App-Konfigurationen, App-Rooms, Teamrooms mit Formularen, Prozessen bzw. mit Objekten mit laufenden Prozessen
    Der aktuelle Benutzer muss in der Zielorganisation Formulare bzw. Prozesse verwalten dürfen.
  • App-Konfigurationen, App-Rooms, Teamrooms mit Objekten, die eine Kategorie zugewiesen haben
    Die Kategorie muss entweder im entsprechenden Kontext definiert sein oder bereits der Zielorganisation zugeordnet sein.
  • Eingangsordner mit Regeln
    Der aktuelle Benutzer muss in der Zielorganisation Eingangsordner verwalten dürfen.

Den Zugriffsschutz festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Zugriffsschutz bestimmt, ob Nicht-Teammitglieder den Teamroom lesen dürfen.

Um bei einem Teamroom den Zugriffsschutz zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ den Zugriffsschutz aus.
    • „Standard“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen nur von Teammitgliedern eingesehen werden.
    • „Erweitert über Kategorie“
      Das festgelegte Team darf auf den Teamroom und seine Inhalte zugreifen. Der Zugriff auf einzelne Objekte kann über die Kategorie zusätzlich gewährt werden.
      Hinweis: Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ der Kategorie können Sie die Zugriffsrechte vergeben. Wenn die Kategorie einem Objekt zugewiesen wird, werden die definierten Berechtigungen berücksichtigt.
    • „Erweitert über Kategorie und Workflow“
      Das festgelegte Team darf auf den Teamroom und seine Inhalte zugreifen. Im Workflow beteiligte Benutzer erhalten Lesezugriff. Der Zugriff auf einzelne Objekte kann über die Kategorie zusätzlich gewährt werden.
    • „Allgemein lesbar“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gelesen werden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“. Sie erhalten einen Hinweis, dass dieser Teamroom öffentlich wird. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.

Öffentliche Links erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente Benutzern, die über keinen Account verfügen, lesend zugänglich machen.

Um einen öffentlichen Link zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom, Unterordner bzw. Dokument.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Öffentlichen Link erzeugen“.
  3. Sie können eine Beschreibung, eine Gültigkeitsdauer und ein Passwort festlegen. Zusätzlich können Sie definieren, ob die Schaltfläche "Herunterladen" beim öffentlichen Link zur Verfügung steht (wenn grundsätzlich in der Organisation bzw. im Teamroom erlaubt).
  4. Klicken Sie auf „Erzeugen“.
  5. Sie erhalten den Link, den Sie direkt versenden oder in die Zwischenablage kopieren können.

Hinweis:

  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ können Sie Folgendes festlegen:
    • Öffentliche Links erlauben
      Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
    • Herunterladen von Inhalten blockieren
      Legt fest, ob bei öffentlichen Links (auch bei bereits bestehenden) die Schaltfläche „Herunterladen“ angeboten wird.
    • Aufbewahrungsdauer von abgelaufenen öffentlichen Links
      Einträge für abgelaufene öffentliche Links werden nach der angegebenen Zeitspanne gelöscht. Ist keine Zeitspanne angegeben, werden die Einträge aufbewahrt.
    • Standardwerte für Zugriffsbeschränkung
      Beim Erstellen von öffentlichen Links werden die angegebenen Standardwerte vorgeschlagen und beim direkten Versenden verwendet.
  • Über den Kontextmenübefehl „Versenden“ > „Öffentlichen Link versenden“ können Sie direkt eine E-Mail mit dem öffentlichen Link öffnen. In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ können Sie die Zugriffs-Standardwerte festlegen, die für direkt versendete öffentliche Links gelten.
  • Wenn öffentliche Links vorhanden sind, wird dies durch ein Ketten-Symbol visualisiert.
  • Bestehende öffentliche Links können über den Kontextmenübefehl „Öffentliche Links verwalten“ verwaltet werden.
    • Hier kann auch ein Zugriffsprotokoll abgerufen werden.
    • Bei Teamrooms besteht zusätzlich die Möglichkeit über die Schaltfläche „Alle öffentlichen Links“ ein querybasierte Liste zu öffnen, die eine Recherche nach Objekten mit öffentlichen Links ermöglicht. In der querybasierten Liste können über den Kontextmenübefehl „Öffentliche Links löschen“ alle öffentlichen Links der ausgewählten Objekte gelöscht werden.
    • Bei Teamrooms besteht zusätzlich die Möglichkeit über die Schaltfläche „Abgelaufene öffentliche Links löschen“ manuell die abgelaufenen öffentlichen Links des Teamrooms zu löschen.
  • Im Feld Status des öffentlichen Links können Sie den Status einsehen. Öffentliche Links können grundsätzlich deaktiviert sein (Teamroom- bzw. Organisationsebene), gültig oder abgelaufen sein. Wenn dem Aussteller die Rechte im Teamroom entzogen wurden, ist kein Zugriff mehr auf den öffentlichen Link möglich. Beim Entziehen der Rechte wird eine entsprechende Warnung angezeigt.

Ein Logo festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einem Teamroom kann ein eigenes Logo zugeordnet werden. Dieses Logo wird in der Kartenansicht, Miniaturansicht und Vorschau angezeigt.

Um ein Logo für einen Teamroom zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Logos“.
  3. Klicken Sie auf „Auswählen“, um ein Bild aus Ihrem Dateisystem oder aus der Cloud zu verwenden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Sie können ein zweites Logo auswählen, das in der Miniaturansicht dargestellt wird. Dieses Logo wird zum Beispiel im Welcome-Screen angezeigt.

Beschreibung festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Teamrooms können Sie Beschreibungen festlegen. Die Beschreibung wird im Inhaltsbereich angezeigt, wenn Sie sich auf oberster Ebene im Teamroom befinden.

Um eine Beschreibung für einen Teamroom festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Beschreibung festlegen“.
  3. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für den Teamroom ein.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Teamroom-Vorlagen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Objekte in Teamrooms als Teamroom-Vorlagen definieren, die im Erzeugen-Dialog angeboten werden. Beim Erzeugen wird eine Kopie dieser Teamroom-Vorlage erstellt.

Um eine Teamroom-Vorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom zu dem Objekt, das als Vorlage dienen soll.
  2. Klicken sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Zu Teamroom-Vorlagen hinzufügen“. Das Dokument wird als Original zu den Teamroom-Vorlagen hinzugefügt.
    Hinweis: Wenn Sie das „Customizing“ lizenziert haben, steht der Kontextmenübefehl „Zu Vorlagen hinzufügen“ zur Verfügung. In diesem Fall können Sie in einem weiteren Schritt festlegen, ob die Vorlage als Kopie zu den Teamroom-Vorlagen des Teamrooms bzw. eines übergeordneten Teamrooms oder zu einer Vorlagensammlung hinzugefügt werden soll.

Die Teamroom-Vorlage wird im Erzeugen-Dialog in der Kategorie „Teamroom-Vorlagen“ angezeigt.

Hinweis:

  • Für Dokumente, die bereits als Teamroom-Vorlagen dienen, steht der Kontextmenübefehl „Extras“ > „Von Teamroom-Vorlagen entfernen“ zur Verfügung.
  • Um eine Liste aller Teamroom-Vorlagen anzuzeigen, klicken Sie auf die Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ und navigieren Sie in die Liste „Vorlagen“. Hier können Sie ebenfalls Teamroom-Vorlagen hinzufügen und entfernen.
  • Objekte, die anderen Teamrooms zugeordnet sind, können auch als Teamroom-Vorlagen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder in den anderen Teamrooms berechtigt sind, um die Vorlagen verwenden zu können.

Papierkorb und verwaiste ObjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Löschen von Objekten eines Teamrooms werden diese nicht sofort gelöscht, sondern in den Teamroom-Papierkorb gelegt. Die Aktion „Papierkorb öffnen“ ist nur sichtbar, wenn sich mindestens ein Objekt im Papierkorb befindet. Die Objekte im Papierkorb können entweder endgültig gelöscht („Papierkorb entleeren“ oder „Löschen“) oder wiederhergestellt werden.

Über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Verwaiste Objekte anzeigen“ finden sie Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht mehr im Teamroom abgelegt sind.

Neuigkeiten anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Kartenansicht wird bei Teamrooms die Anzahl der Änderungen angezeigt, seitdem Sie das letzte Mal die Neuigkeiten angesehen haben.

  1. Navigieren Sie in einen Teamroom mit Neuigkeiten.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“.
  3. Auf der Registerkarte „Neuigkeiten“ finden Sie alle aktuellen Neuigkeiten. Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn es aktuelle Neuigkeiten gibt.

Hinweis:

  • Über die Schaltfläche „Benachrichtigung deaktivieren“ bzw. „Benachrichtigung aktivieren“ können Sie festlegen, ob Sie grundsätzlich Neuigkeiten zu diesem Teamroom sehen möchten. Alternativ stehen entsprechende Kontextmenübefehle bei Teamrooms zur Verfügung.
  • Welche Änderungen als Neuigkeiten aufscheinen, können Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ konfigurieren.
  • Mit der Aktion „Neuigkeiten anzeigen“ gelangen Sie auch zu der Timeline und Chronik, die auch ältere Neuigkeiten anzeigen. Über die Schaltfläche „Verlauf löschen“ können Sie, falls Sie über alle Rechte im Teamroom verfügen, die Historie und alle vorhandenen Versionen der dem Teamroom zugeordneten Objekte löschen.

Hierarchische Teamroom-BeziehungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Hierarchien von Teamrooms einfach und übersichtlich verwalten zu können, stehen die Beziehungen zwischen Teamrooms als Metadaten zur Verfügung. Die Beziehungen werden auf den Registerkarten „Beziehungen“ und „Beziehungen (inkl. Hierarchie)“ angezeigt.

Hinweis:

  • Die Registerkarten werden nur angezeigt, wenn der Teamroom zu mindestens einem anderen Teamroom in Beziehung steht.
  • Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.
  • Die Teamroom-Hierarchie bezieht alle Arten von Rooms ein.

Beziehungen:

  • Übergeordneter Teamroom
    Ein Teamroom kann genau einem übergeordneten Teamroom zugeordnet sein.
  • Referenzierende Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, in denen der aktuelle Teamroom abgelegt ist.
  • Untergeordnete Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.
  • Untergeordnete Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom bzw. in einem Teamroom in der Teamroom-Hierarchie abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.

Einen Teamroom verschlüsselnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Ihre Organisation über Fabasoft Secomo verfügt und Ihnen die App „Teamroom-Verschlüsselung“ zugewiesen ist, können Sie Teamrooms verschlüsseln. Wenn Sie Dokumente lesen, bearbeiten bzw. hochladen, erfolgt die Verschlüsselung bzw. Entschlüsselung am Client. Somit werden keine unverschlüsselten Dokumente übertragen oder gespeichert.

  • Beim Erstellen eines Teamrooms können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Verschlüsseln“ den Teamroom direkt verschlüsseln.
  • Bestehende Teamrooms können Sie über die Eigenschaften des Teamrooms (Registerkarte „Teamroom“, Feld „Dokumente verschlüsseln“) ver- bzw. entschlüsseln.
  • Nachdem Sie die Verschlüsselung aktivieren bzw. deaktivieren, dauert es, abhängig von der Größe des Teamrooms, einige Zeit bis alle Dokumente ver- bzw. entschlüsselt werden.
  • Eine ausstehende Verschlüsselung bzw. Entschlüsselung wird mit einem offenen Schlosssymbol bzw. mit einem geschlossenen Schlosssymbol visualisiert.

Hinweis:

  • Wenn Sie neue Dokumente über den Webclient erzeugen, werden die Dokumente erst verschlüsselt, wenn ein Inhalt vorhanden ist.
  • Das Arbeiten mit verschlüsselten Teamrooms ist auch ohne installierten Fabasoft Cloud Client möglich, so können Dokumente hoch- bzw. heruntergeladen werden. Auch die verschlüsselten Vorschaubilder und Dokumente werden angezeigt.
    Für das Arbeiten ohne Fabasoft Cloud Client gibt es folgende Einschränkungen:
    • Die Dokumentgröße ist auf 100 MB limitiert.
    • Maximal 5 Dateien können gleichzeitig heruntergeladen werden.
  • Wenn die Verschlüsselung für einen Teamroom aktiviert wird, werden Versionen der bereits bestehenden Objekte gelöscht.
  • Für die Objekte eines verschlüsselten Teamrooms kann die Teamroom-Zuordnung nicht geändert werden.
  • Wenn bei Ihrer Organisation mehrere Schlüssel-Server hinterlegt sind, können Sie einen Schlüssel-Server auswählen, wenn Sie über die Organisationsrichtlinie dazu berechtigt sind. Ansonsten wird der Standard-Schlüssel-Server verwendet.
  • Die Zusammenarbeit in einem verschlüsselten Teamroom kann nur mit Benutzern erfolgen, deren Organisation ebenfalls die Verschlüsselung aktiviert hat.
  • Die Synchronisierung von verschlüsselten Teamrooms auf den lokalen Arbeitsplatz ist nur bei Verwendung von verschlüsselten Dateisystemen auf Microsoft Windows und Apple macOS möglich.
  • In einem verschlüsselten Teamroom können Dokumente nur am Arbeitsplatz entschlüsselt werden, ein Dokument kann daher innerhalb der Fabasoft Cloud nicht analysiert oder aktualisiert werden. Daraus ergeben sich folgende Sicherheitsmerkmale:
    • Keine Volltextsuche
      Verschlüsselte Dokumente können nicht analysiert oder im Volltext gesucht werden.
    • Keine Konvertierung
      Verschlüsselte Dokumente können nicht konvertiert werden.
    • Keine Vorschau
      Verschlüsselte Dokumente können nicht für einen Viewer (z. B. PDF- oder 3D-Viewer) aufbereitet werden.
      Ein Vorschau-Bild oder eine PDF-Ansicht, die am Arbeitsplatz (mit dem Fabasoft Cloud Client) erstellt wird, wird verschlüsselt und kann im Webclient angezeigt werden.
    • Keine Analyse, Aktualisierung oder Generierung von verschlüsselten Dokumenten am Server (betrifft z. B. Microsoft Excel, Microsoft Word, CSV- und XML-Dateien).
    • Keine Bereitstellung von verschlüsselten Dokumenten über serverseitige Schnittstellen (betrifft z. B. WebDAV bzw. das Cloud Netzlaufwerk).

Einen Teamroom übertragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Bearbeitung eines Teamrooms in eine andere Datenlokation, in die Cloud oder in die Private Cloud zu verlagern, können Sie Teamrooms übertragen. Die Funktionalität muss bei der Organisation konfiguriert sein, damit sie zur Verfügung steht.

Um einen Teamroom zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Name der Installation“.
  2. Legen Sie im Feld Berechtigungen des Quell-Teamrooms die Zugriffsrechte auf den Quell-Teamroom nach der Übertragung fest.
    • Berechtigungen der bisherigen Teammitglieder beibehalten
    • Zugriff auf die Mitglieder meiner Cloud-Organisation einschränken
    • Zugriff auf die Teammitglieder mit „Alle Rechte“ einschränken
  3. Legen Sie im Feld Quell-Teamroom auflösen fest, ob der Quell-Teamroom aufgelöst werden soll.
    • Nicht auflösen
      Der Teamroom wird nicht aufgelöst.
    • Aktivität „Teamroom auflösen“ zuteilen
      Eine Workflow-Aktivität wird zum angegebenen Zeitpunkt dem angegebenen Empfänger zugeteilt.
    • Automatisch auflösen
      Der Teamroom wird zum angegebenen Zeitpunkt aufgelöst.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übertragen“, um die Übertragung zu bestätigen.
  5. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  6. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Quelldomäne als übertragen markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Quelldomäne nicht mehr bearbeitbar.
  • In der Zieldomäne wird der Teamroom unter „Persönliche Ablage“ abgelegt.
  • Die Benutzerrechte werden übernommen. Benutzer werden anhand der E-Mail-Adresse identifiziert. Falls Benutzer in der Zieldomäne noch nicht existieren, werden neue Benutzer erzeugt.
  • Kategorien von Objekten werden berücksichtigt, wenn diese im Quell- und Zielsystem existieren und über eine eindeutige Importkennung identifizierbar sind.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ können Sie die Version des Teamrooms wiederherstellen, die standardmäßig vor der Übertragung gespeichert wurde. Bei unvollständig übertragenen Teamrooms wird der Teamroom in der Zieldomäne gelöscht. Bei erfolgreich übertragenen Teamrooms geht die Verbindung zum übertragenen Teamroom in der Zieldomäne verloren.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Auflösungsfrist festlegen“ können Sie auch nachträglich festlegen, ob und wann der Quell-Teamroom aufgelöst werden soll.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „In <Name der Installation> öffnen“ können Sie direkt zum Ziel-Teamroom navigieren. Die entsprechende Aktion ist auch für Objekte im Teamroom verfügbar.

Einen Teamroom zurückholenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Abschluss der Zusammenarbeit kann der übertragene Teamroom wieder an den ursprünglichen Ort zurückgeholt werden.

Hinweis: Teamrooms, die in eine andere Datenlokation übertragen wurden, können nicht zurückgeholt werden. Ein weiteres Übertragen in die ursprüngliche Datenlokation ist aber möglich.

Um einen Teamroom zurückzuholen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Zurückholen von <Name>“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückholen“, um das Zurückholen zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom zurückholen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem das Zurückholen abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Zieldomäne als zurückgeholt markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Zieldomäne nicht mehr bearbeitbar.
  • Falls Benutzer in Quelldomäne noch nicht existieren, werden Benutzer erzeugt.
  • Falls der Teamroom nicht erfolgreich zurückgeholt werden konnte, können Sie mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ die Version des Teamrooms in der Quelldomäne und in der Zieldomäne wiederherstellen, die standardmäßig vor dem Zurückholen gespeichert wurde.

Einen Teamroom publizierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom in einer anderen Datenlokation, in der Cloud oder in der Private Cloud zu veröffentlichen (nur lesend), können Sie Teamrooms publizieren.

Um einen Teamroom zu publizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom publizieren“ > „Name der Cloud-Domäne“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Publizieren“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis: Teamrooms können erneut publiziert werden (entweder alle Objekte oder nur die Änderungen seit dem letzten Publizieren).

Einen Ordner in einen Teamroom umwandelnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Zugriffsrechte auf Teamrooms und auf die darin enthaltenen Objekte werden über das beim Teamroom definierte Team festgelegt. Ordner dienen der Strukturierung, haben jedoch keinen eigenen Rechtekontext.

Wenn Sie einem Ordner einen anderen Rechtekontext geben möchten, können Sie nun mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > ‚Umwandeln in „Teamroom“‘ einen Ordner in einen Teamroom umwandeln. Umgekehrt können Sie auch einen Teamroom, der sich in einem anderen Teamroom befindet, in einen Ordner umwandeln.

Hinweis:

  • Um einen Ordner in einen Teamroom umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in dem Teamroom, dem der Ordner zugeordnet ist. Falls sich in dem Ordner weitere Teamrooms befinden, benötigen Sie auch alle Rechte auf diesen Teamrooms.
  • Um einen Teamroom in einen Ordner umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in diesem Teamroom und Änderungsrechte in dem Ziel-Teamroom für den Ordner.
    Wenn sich der umzuwandelnde Teamroom in mehreren Teamrooms befindet, können Sie den Ziel-Teamroom für den Ordner auswählen.

Teamroom-Verbrauch berechnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Teammitglied mit allen Rechten können Sie den Teamroom-Verbrauch (Anzahl der Objekte und Speicherverbrauch) berechnen.

Um den Teamroom-Verbrauch zu berechnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Extras“ > „Verbrauch berechnen“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbrauch berechnen“, um den aktuellen Verbrauch zu berechnen. Dieser wird als erste Zeile im Feld Verbrauch angezeigt.
  4. Klicken Sie auf „Schließen“.

Hinweis:

  • Alle Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, werden berücksichtigt (zum Beispiel auch Objekte im Papierkorb und der Papierkorb selbst).
  • Es werden maximal 400 Werte bzw. die Werte von 13 Monate in der Verbrauchsliste aufbewahrt.
  • Über die Schaltfläche „Alle Einträge löschen“ können Sie alle Einträge entfernen.
  • Die zuletzt generierten Werte können auch als Spalten eingeblendet werden.

Einen Teamroom auflösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Teammitglied mit allen Rechten auf einem Teamroom können Sie diesen Teamroom und die ihm zugeordneten Objekte löschen.

Um einen Teamroom und dessen Objekte zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Auflösen“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“, um zu bestätigen, dass der Teamroom und alle zugehörigen Objekte unwiderruflich gelöscht werden sollen. Es werden auch die Verknüpfungen dieser Objekte aus anderen Teamrooms entfernt.
    Hinweis: Wenn der Teamroom untergeordnete Teamrooms enthält, können Sie entweder alle Teamrooms auflösen oder nur den übergeordneten Teamroom.

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