2018 April Release

Zusammenarbeit mit TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Zusammenarbeiten und Austauschen von Dokumenten und Daten mit Ihren Kontakten wird über Teamrooms ermöglicht.

Über den Teamroom legen Sie das Team und somit die Zugriffsrechte fest. Mithilfe von Ordnern können Sie den Teamroom weiter strukturieren und Dokumente entsprechend einordnen.

Einen Teamroom erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Teamroom erzeugen“. Alternativ klicken Sie auf die Karte „Teamroom erzeugen“ im Inhaltsbereich.
  2. Vergeben Sie einen Namen für den Teamroom.
  3. Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Organisation aus.
    Hinweis: Sie können die Organisation nur ändern, wenn Sie Mitglied von mindestens zwei Organisationen sind.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Optionen „Öffentliche Links erlauben“ und „Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder einladen“ sind standardmäßig deaktiviert.

Teamrooms strukturierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Dokumente strukturiert in einem Teamroom ablegen zu können, stehen Ihnen Ordner zur Verfügung.

Um einen Ordner zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Ordner erzeugen“.
  3. Vergeben Sie einen Namen für den Ordner und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Sie können in einem Ordner weitere Ordner erzeugen.
  • In Teamrooms können auch weitere Teamrooms erzeugt werden. Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.

Dokumente im TeamroomPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dokumente werden in Teamrooms verwaltet. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Dokumente öffnen, hochladen, herunterladen und erzeugen können.

Dokumente bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente direkt über den Fabasoft Cloud Webclient im entsprechenden Drittprodukt öffnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Fabasoft Cloud Client installiert haben und das entsprechende Drittprodukt. Wenn Sie Microsoft Office Online zusammen mit der Fabasoft Cloud nutzen möchten, wird Microsoft Office 365 Business oder Education vorausgesetzt.

Hinweis: Um den Status des Fabasoft Cloud Clients zu überprüfen, öffnen Sie das Kontomenü (Ihr Benutzername) und klicken Sie auf „Webbrowserstatus“. Wenn Fehler bzw. Warnungen angezeigt werden (z. B. aufgrund eines nicht installierten bzw. nicht aktuellen Fabasoft Cloud Clients), folgen Sie den Anweisungen und beheben Sie die Probleme.

Um ein Dokument zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Dokument. Im Inhaltsbereich wird die Vorschau des Dokuments angezeigt.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Bearbeiten“ (Dokument ist änderbar) bzw. „Lesen“ (Dokument ist schreibgeschützt). Falls mehrere Optionen für das Öffnen zur Verfügung stehen (z. B. mit Microsoft Office am Arbeitsplatz bzw. mit Microsoft Office Online), können diese über ein Untermenü ausgewählt werden.
    Das mit dem Dokument verknüpfte Drittprodukt wird geöffnet.
  3. Wenn Sie das Dokument bearbeitend geöffnet haben, führen Sie die gewünschten Änderungen des Inhalts im Drittprodukt durch. Beim Speichern wird das Dokument direkt in die Fabasoft Cloud übernommen.
  4. Schließen Sie das Drittprodukt.

Hinweis:

  • Wenn Office Online für Sie freigeschaltet wurde, können Sie im Kontomenü (Ihr Benutzername) unter Grundeinstellungen im Feld Office-Dokumente festlegen, wie Sie die Office-Dokumente öffnen möchten (immer in Microsoft Office am Arbeitsplatz, immer in Microsoft Office Online oder beim Öffnen auswählbar). Falls das Feld Office-Dokumente nicht vorhanden ist, erlaubt Ihr Organisationsadministrator das Öffnen mit Microsoft Office Online nicht.
  • Wenn Sie immer in Microsoft Office Online öffnen auswählen, wird die Vorschau von Dokumenten ebenfalls mit Microsoft Office Online dargestellt.
  • Microsoft Office Online unterstützt die Dateiformate Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio und Microsoft PowerPoint. Aktuell gibt es ein bekanntes Problem von Microsoft Online, dass Dateien mit der Endung „docm“ nicht bearbeitet werden können.
  • Die Bearbeitung von LibreOffice-Dokumenten (OpenDocument Text mit Endung „odt“, OpenDocument Tabellendokument mit Endung „ods“ und OpenDocument Präsentation mit Endung „odp“) ist ebenfalls mit Microsoft Office Online möglich.
  • Um Microsoft Office Online zusammen mit der Fabasoft Cloud nutzen zu können, wird Microsoft Office 365 Business oder Education vorausgesetzt.
  • Dokumente in verschlüsselten Teamrooms können nicht mit Microsoft Office Online geöffnet werden.
  • Wenn Sie Microsoft Internet Explorer zusammen mit Microsoft Office Online verwenden, fügen Sie https://*.live.com zur selben Sicherheitszone hinzu, in der sich auch *.cloud.fabasoft.com befindet (im Allgemeinen „Vertrauenswürdige Sites“).

Dateien hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Hochladen“.
  3. Wählen Sie die zu importierende Datei aus. Abhängig vom Webbrowser können Sie auch mehrere Dateien auswählen.
  4. Klicken Sie auf „Ja“, um das Hochladen zu bestätigen.

Dateien mittels Drag-and-drop hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei mittels Drag-and-drop hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung. Abhängig vom Webbrowser können Sie auch ganze Ordnerstrukturen und mehrere Dateien per Drag-and-drop hochladen.
  3. Ziehen Sie die Datei mit gedrückter linker Maustaste in den Webclient.

Hinweis: Wird eine Datei direkt auf „Home“ hochgeladen, wird automatisch ein neuer Teamroom erzeugt und die Datei darin abgelegt.

Dateien mittels Tastenkombinationen hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei mittels Tastenkombinationen hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung. Markieren Sie die Datei und drücken Sie Strg + C. Sie können auch Ordner und mehrere Dateien markieren.
  3. Wechseln Sie in den Webclient und drücken Sie Strg + V.

Hinweis: Wird eine Datei direkt auf „Home“ hochgeladen, wird automatisch ein neuer Teamroom erzeugt und die Datei darin abgelegt.

Dokumente herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Dokument.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Herunterladen“.

Die Datei finden Sie in den Downloads des Webbrowsers.

Hinweis: Sie können gleichzeitig mehrere Dateien oder auch ganze Teamroom- bzw. Ordnerstrukturen herunterladen. Markieren Sie dazu die gewünschten Objekte und führen Sie den Kontextmenübefehl „Herunterladen“ aus. Die Objekte werden als ZIP-Archiv heruntergeladen.

Dokumente innerhalb des Webclients verschiebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument innerhalb des Webclients zu kopieren oder zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das gewünschte Dokument. Falls Sie mehrere Dokumente gleichzeitig kopieren bzw. verschieben möchten, markieren Sie diese.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Kopieren“ bzw. „Ausschneiden“. Beim Kopieren wird das Dokument in die Zwischenablage kopiert, beim Ausschneiden wird das Dokument zusätzlich entfernt.
  3. Navigieren Sie in den Ziel-Teamroom bzw. Unterordner.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Verknüpfung einfügen“ bzw. „Duplikat einfügen“. Wenn Sie eine Verknüpfung einfügen, handelt es sich um dasselbe Dokument, wenn Sie ein Duplikat einfügen wird eine unabhängige Kopie des Dokuments erstellt.

Hinweis: Die Registerkarte „Verwaiste Objekte“ eines Teamrooms enthält Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht im Teamroom abgelegt sind. Dies ist der Fall, wenn ein Objekt durch den Befehl „Ausschneiden“ entfernt wurde aber in keinem Teamroom abgelegt wurde.

Nähere Informationen zu Verknüpfungen finden Sie im Kapitel „Mit Verknüpfungen arbeiten“.

Dokumente durch eine Suche ablegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie im Suchfeld in der Titelleiste den gewünschten Suchbegriff ein und drücken Sie „Enter“.
  2. Das Suchergebnis und das Werkzeug „Suchfacette“ wird geöffnet. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, auf denen Sie Suchrechte besitzen. Über die Suchfacetten können sie die Suche weiter einschränken (z. B. auf Teamrooms oder Organisationen).
  3. Über den Kontextmenübefehl „Kopieren“ können Sie die gewünschten Dokumente in die Zwischenablage kopieren und in einem Teamroom ablegen.

Neue Dokumente erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein neues Dokument zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Unterordner.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
  3. Wählen Sie aus, was Sie erzeugen möchten (z. B. Microsoft Word-Dokument).
  4. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.

Das Dokument wird im aktuellen Teamroom bzw. Unterordner abgelegt.

PDF-Dokumente annotierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Annotierungen, die Sie an einem PDF-Dokument mithilfe eines externen PDF-Viewers anbringen, können aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert werden. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine Kommentare mit anderen Teammitgliedern teilen möchten aber zusätzlich persönliche Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.

Um öffentliche Annotierungen zu erstellen, bearbeiten Sie wie gewohnt das PDF-Dokument (z. B. Aktion „Bearbeiten“). Im externen PDF-Viewer können Sie die entsprechenden Annotierungen anbringen und das Dokument wieder speichern.

Um persönliche Annotierungen zu erstellen, navigieren Sie in das PDF-Dokument. Über die Schaltflächen „Kommentarleiste einblenden“ und „Kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zur Bearbeitung öffnen. Die im externen PDF-Viewer angebrachten Annotierungen werden als perönliche Annotierungen gespeichert.

Beachten Sie:

  • Falls sich der PDF-Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei), stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Annotierungen zur Verfügung. Die Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden
  • Wenn das PDF-Dokument beim Import bereits Annotierungen aufweist, werden diese, wenn Sie die Kommentarleiste einblenden, in einer öffentlichen Ebene gespeichert und sind somit für alle Teammitglieder sichtbar.
  • Wenn Sie ein PDF-Dokument herunterladen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren Annotierungen versehen.

Dokumente digital signierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn in Ihrer Cloud-Organisation Secomo zur Verfügung steht und die digitale Signatur für Ihre Organisation konfiguriert ist, können Sie Dokumente digital signieren und somit die Urheberschaft und Integrität der Dokumente nachweisen.

Um ein Dokument digital zu signieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das gewünschte Dokument.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Signieren und abschließen“.

Dabei wird ein PDF-Dokument mit der digitalen Signatur generiert und als finales Format beim Dokument gespeichert. Zusätzlich wird die Unterschrift „Signieren“ am Dokument angebracht und das Dokument wird abgeschlossen. Anwendungsfälle wie „Lesen“ oder „Herunterladen“ beziehen sich bei dem abgeschlossenen Dokument auf das signierte PDF-Dokument im finalen Format.

Hinweis: Um die Dokumente eines Ordners digital zu signieren, steht beim Ordner der Kontextmenübefehl „Dokumente signieren und abschließen“ zur Verfügung.

Teammitglieder festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zugriffsrechte eines Teamrooms festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
  3. Über das Plus-Symbol bei den entsprechenden Rechten können Sie bestehende Benutzer über deren E-Mail-Adresse zum Team hinzufügen oder neue externe Mitglieder anlegen. Zusätzlich können Sie ganze Organisationen bzw. Organisationseinheiten auswählen.

Die hinzugefügten Teammitglieder erhalten automatisch eine Einladung zum Teamroom. Daher ist es sinnvoll, den Teamroom zuerst vorzubereiten, Strukturen zu erstellen und die Dokumente abzulegen, bevor das Team berechtigt wird.

Zugriffsrechte:

  • Leseberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
    • bestehende Dokumente lesen,
    • bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen,
    • öffentliche Links erstellen und
    • weitere leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen.
  • Änderungsberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
    • bestehende Dokumente ändern, neue Dokumente bzw. Ordner erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Teamroom-Vorlagen festlegen,
    • öffentliche Links erstellen und
    • weitere änderungsberechtigte bzw. leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen.
  • Alle Rechte
    Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
    • bestehende Dokumente im Teamroom ändern, neue Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Teamroom-Vorlagen festlegen,
    • öffentliche Links erstellen,
    • den Papierkorb leeren,
    • den gesamten Teamroom auflösen,
    • Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, öffentliche Links, Teamsichtbarkeit, Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
    • Logos festlegen,
    • den Verlauf löschen,
    • Auditlog-Einträge lesen,
    • das Branding ändern,
    • die Organisation ändern und
    • alle Zugriffsrechte vergeben.

Hinweis:

  • Über das Kontextmenü eines Teammitglieds können Sie dessen Zugriffsrechte ändern, bzw. das Teammitglied auch wieder entfernen.
  • Um zu verdeutlichen, dass Eigentümer bzw. Miteigentümer einer Organisation alle Rechte auf die Teamrooms der Organisation besitzen, wird die Organisation unter „Alle Rechte“ angezeigt. Wenn Sie die Organisation aufklappen, sehen Sie die konkreten Eigentümer und Miteigentümer.
  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie, wenn Sie über alle Rechte verfügen,
    • im Feld Zugriffsschutz festlegen, ob nur das Team oder jeder den Teamroom lesen darf.
    • im Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken festlegen, ob Verknüpfungen zu Objekten abgelegt werden können, die anderen Teamrooms zugeordnet sind.
    • im Feld Öffentliche Links erlauben festlegen, dass öffentliche Links erzeugt werden dürfen.
    • im Feld Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Arbeitsplatz einschränken die Teammitglieder anhand der Teamroom-Rollen einschränken, die die Aktionen bzgl. Bearbeiten und Herunterladen im Webbrowser-Client angeboten bekommen.
    • im Feld Team für alle Teammitglieder sichtbar festlegen, dass nur Teammitglieder mit allen Rechten andere Teammitglieder sehen dürfen.
    • im Feld Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder einladen festlegen, dass nur Teammitglieder mit allen Rechten andere Teammitglieder einladen dürfen.
    • im Feld Teammitglieder auf diese Organisationen einschränken festlegen, dass nur Teammitglieder der angegebenen Organisationen hinzugefügt werden dürfen.

Einladungen akzeptieren oder ablehnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig werden Einladungen zu Teamrooms per E-Mail versendet und im Welcome-Screen angezeigt. Die Art der Benachrichtigung können Sie über „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ > Registerkarte „Einstellungen“ > Einladungen für Teamrooms festlegen.

Wenn Sie eine Einladung ablehnen, werden Sie als Teammitglied vom Teamroom entfernt und Sie haben keine Rechte mehr auf diesem Teamroom.

Eine E-Mail an das Team sendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Team senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail hinzugefügt.

Hinweis: Der Kontextmenübefehl wird nur angezeigt, wenn es mindestens ein zusätzliches Teammitglied im Teamroom gibt.

Mit Verknüpfungen arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieselben Objekte können als Verknüpfungen (Kontextmenübefehl „Verknüpfung einfügen“) in verschiedenen Teamrooms bzw. Unterordnern abgelegt werden.

  • Wenn Sie Verknüpfungen löschen wird nur die Verknüpfung entfernt. Das Objekt an sich und weitere Verknüpfungen sind davon nicht betroffen. Befindet sich das Objekt im Papierkorb, werden die Verknüpfungen mit dem Zusatztext „(gelöscht)“ versehen. Wird das Objekt endgültig gelöscht, werden damit auch alle Verknüpfungen entfernt.
  • Wenn Sie innerhalb eines Teamrooms Verknüpfungen in verschiedenen Ordnern einfügen, werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil visualisiert. Wird das Objekt an sich ausgeschnitten, wird die nächstfolgende Verknüpfung zum „Objekt“.
  • Jedes Objekt kann genau einem Teamroom zugeordnet sein, über den die Zugriffsrechte festgelegt werden. Wenn Sie ein Objekt in mehreren Teamrooms ablegen, werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil in einem Quadrat visualisiert. Beachten Sie, dass die Teammitglieder keinen Zugriff auf die Verknüpfung haben, wenn sie nicht im zugeordneten Teamroom des Objekts berechtigt sind.
  • Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das keine Verknüpfung in einem anderen Teamroom hat und das Objekt in einem Teamroom einfügen, wird das Objekt diesem neuen Teamroom zugeordnet.
  • Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das als Verknüpfung in genau einem weiteren Teamroom abgelegt ist, wird das Objekt automatisch diesem Teamroom zugeordnet. Wenn es Verknüpfungen in mehreren Teamrooms gibt, wird das Objekt nicht automatisch einem anderen Teamroom zugeordnet. In diesem Fall können Sie, den zugeordneten Teamroom mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Teamroom ändern“ manuell anpassen.
    Die Änderung der Zuordnung kann nur erfolgen, wenn Sie über alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens über Änderungsrechte im Ziel-Teamroom verfügen.
  • In den Eigenschaften des Objekts, auf der Registerkarte „Allgemein“ finden sie im Feld Teamroom den dem Objekt zugeordneten Teamroom, der die Zugriffsrechte festlegt. Das Feld Enthalten in zeigt die Teamrooms und Ordner, in denen das Objekt abgelegt ist.
  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie im Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken festlegen, welche Art von Verknüpfungen Sie in diesem Teamroom erlauben möchten. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf denen die Mitglieder des Teamrooms keinen Zugriff haben.

Die Teamroom-Zuordnung ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt ist immer ausschließlich einem Teamroom zugeordnet. Falls Verknüpfungen des Objekts in anderen Teamrooms abgelegt sind, besteht die Möglichkeit, diese Zuordnung zu ändern.

Um die Zuordnung zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Objekt, dessen Zuordnung geändert werden soll.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Teamroom ändern“.
  3. Wählen Sie den Teamroom aus, dem das Objekt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Falls sich das Objekt in genau zwei Teamrooms befindet, muss kein Teamroom ausgewählt werden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teamroom ändern“.

Hinweis: Um die Zuordnung ändern zu können, benötigen Sie alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens Änderungsrechte im Ziel-Teamroom.

Die Organisations-Zugehörigkeit ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, können Sie die Organisations-Zugehörigkeit von Teamrooms, in denen Sie alle Rechte besitzen, ändern.

Um die Organisations-Zugehörigkeit eines Teamrooms zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Extras“ > „Organisation ändern“.
  3. Wenn Sie in mehr als zwei Organisationen Mitglied sind, wählen Sie eine Organisation aus. Ansonsten ist die andere Organisation bereits vorausgewählt.
  4. Klicken Sie auf „Ja“.

Den Zugriffsschutz festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Zugriffsschutz bestimmt, ob Nicht-Teammitglieder den Teamroom lesen dürfen.

Um bei einem Teamroom den Zugriffsschutz zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ den Zugriffsschutz aus.
    • „Standard“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen nur von Teammitgliedern eingesehen werden.
    • „Allgemein lesbar“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gelesen werden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“. Sie erhalten einen Hinweis, dass dieser Teamroom öffentlich wird. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.

Öffentliche Links erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente Benutzern, die über keinen Account verfügen, lesend zugänglich machen.

Um eine öffentlichen Link zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom, Unterordner bzw. Dokument.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Öffentlichen Link erstellen“.
  3. Sie können eine Beschreibung, eine Gültigkeitsdauer und ein Passwort festlegen.
  4. Klicken Sie auf „Erstellen“.
  5. Sie erhalten den Link, den Sie direkt versenden oder in die Zwischenablage kopieren können.

Hinweis:

  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie im Feld Öffentliche Links erlauben festlegen, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
  • Wenn öffentliche Links vorhanden sind, wird dies durch ein Ketten-Symbol visualisiert.
  • Bestehende öffentliche Links können über den Kontextmenübefehl „Öffentliche Links verwalten“ verwaltet werden. Hier kann auch ein Zugriffsprotokoll abgerufen werden.

Ein Logo festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einem Teamroom kann ein eigenes Logo zugeordnet werden. Dieses Logo wird in der Kartenansicht, Miniaturansicht und Vorschau angezeigt.

Um ein Logo für einen Teamroom zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Logos“.
  3. Klicken Sie auf „Auswählen“, um ein Bild aus Ihrem Dateisystem oder aus der Cloud zu verwenden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Sie können ein zweites Logo auswählen, das in der Miniaturansicht dargestellt wird. Dieses Logo wird zum Beispiel im Welcome-Screen angezeigt.

Beschreibung festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Teamrooms können Sie Beschreibungen festlegen. Die Beschreibung wird im Inhaltsbereich angezeigt, wenn Sie sich auf oberster Ebene im Teamroom befinden.

Um eine Beschreibung für einen Teamroom festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Beschreibung festlegen“.
  3. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für den Teamroom ein.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vorlagen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können bestimmte Dokumente in Teamrooms als Vorlagen definieren, die im Erzeugen-Dialog angeboten werden. Beim Erzeugen wird eine Kopie dieser Vorlage erstellt.

Um eine Vorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom zu dem Dokument, das als Vorlage dienen soll.
  2. Klicken sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Zu Teamroom-Vorlagen hinzufügen“.

Die Vorlage wird im Erzeugen-Dialog in der Kategorie „Teamroom-Vorlagen“ angezeigt.

Hinweis:

  • Für Dokumente, die bereits als Vorlagen dienen, steht der Kontextmenübefehl „Extras“ > „Von Teamroom-Vorlagen entfernen“ zur Verfügung.
  • Eine Liste aller Vorlagen finden Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ eines Teamrooms. Hier können Sie ebenfalls Vorlagen hinzufügen und entfernen.

Papierkorb und verwaiste ObjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Löschen von Objekten eines Teamrooms werden diese nicht sofort gelöscht, sondern in den Teamroom-Papierkorb gelegt. Die Aktion „Papierkorb öffnen“ ist nur sichtbar, wenn sich mindestens ein Objekt im Papierkorb befindet. Die Objekte im Papierkorb können entweder endgültig gelöscht („Papierkorb entleeren“ oder „Löschen“) oder wiederhergestellt werden.

Auf der Registerkarte „Verwaiste Objekte“ („Teamroom“ > „Eigenschaften“) finden sie Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht mehr im Teamroom abgelegt sind. Aus Performance-Gründen wird die Liste der verwaisten Objekte eines Teamrooms nicht angezeigt, wenn der Teamroom zu viele Objekte enthält.

Neuigkeiten anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Kartenansicht wird bei Teamrooms die Anzahl der Änderungen angezeigt, seitdem Sie das letzte Mal die Neuigkeiten angesehen haben.

  1. Navigieren Sie in einen Teamroom mit Neuigkeiten.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“.
  3. Auf der Registerkarte „Neuigkeiten“ finden Sie alle aktuellen Neuigkeiten.

Hinweis:

  • Welche Änderungen als Neuigkeiten aufscheinen, können Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ konfigurieren.
  • Mit der Aktion „Neuigkeiten anzeigen“ gelangen Sie auch zu der Timeline und Chronik, die auch ältere Neuigkeiten anzeigen. Über die Schaltfläche „Verlauf löschen“ können Sie, falls Sie über alle Rechte im Teamroom verfügen, die Historie und alle vorhandenen Versionen der dem Teamroom zugeordneten Objekte löschen.

Hierarchische Teamroom-BeziehungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Hierarchien von Teamrooms einfach und übersichtlich verwalten zu können, stehen die Beziehungen zwischen Teamrooms als Metadaten zur Verfügung. Die Beziehungen werden auf den Registerkarten „Beziehungen“ und „Beziehungen (inkl. Hierarchie)“ angezeigt.

Hinweis:

  • Die Registerkarten werden nur angezeigt, wenn der Teamroom zu mindestens einem anderen Teamroom in Beziehung steht.
  • Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.

Beziehungen:

  • Übergeordneter Teamroom
    Ein Teamroom kann genau einem übergeordneten Teamroom zugeordnet sein.
  • Referenzierende Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, in denen der aktuelle Teamroom abgelegt ist.
  • Untergeordnete Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.
  • Untergeordnete Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom bzw. in einem Teamroom in der Teamroom-Hierarchie abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.

Einen Teamroom verschlüsselnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Ihre Organisation über Secomo verfügt und Ihnen die App „Teamroom-Verschlüsselung“ zugewiesen ist, können Sie Teamrooms verschlüsseln. Wenn Sie Dokumente lesen, bearbeiten bzw. hochladen erfolgt die Verschlüsselung bzw. Entschlüsselung am Client. Somit werden keine unverschlüsselten Daten übertragen. Die Synchronisierung von verschlüsselten Teamrooms ist nur bei Verwendung von verschlüsselten Dateisystemen möglich.

  • Beim Erstellen eines Teamrooms können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Verschlüsseln“ den Teamroom direkt verschlüsseln.
  • Bestehende Teamrooms können Sie über die Eigenschaften des Teamrooms (Registerkarte „Teamroom“, Feld „Dokumente verschlüsseln“) ver- bzw. entschlüsseln.
  • Nachdem Sie die Verschlüsselung aktivieren bzw. deaktivieren dauert es, abhängig von der Größe des Teamrooms, einige Zeit bis alle Dokumente ver- bzw. entschlüsselt werden.
  • Eine ausstehende Verschlüsselung bzw. Entschlüsselung wird mit einem offenen Schlosssymbol bzw. mit einem geschlossenen Schlosssymbol visualisiert.
  • Wenn Sie neue Dokumente über den Webclient erzeugen, werden die Dokumente erst verschlüsselt, wenn ein Inhalt vorhanden ist.

Einen Teamroom übertragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Bearbeitung eines Teamrooms in eine andere Cloud-Lokation, in die Cloud oder in die Private Cloud zu verlagern, können Sie Teamrooms übertragen (nur Enterprise und höher). Die Funktionalität muss bei der Organisation konfiguriert sein, damit sie zur Verfügung steht.

Um einen Teamroom zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Name der Cloud-Domäne“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übertragen“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Quelldomäne als übertragen markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Quelldomäne nicht mehr bearbeitbar.
  • In der Zieldomäne wird der Teamroom unter „Home“ abgelegt.
  • Die Benutzerrechte werden übernommen. Benutzer werden anhand der E-Mail-Adresse identifiziert. Falls Benutzer in der Zieldomäne noch nicht existieren, werden neue Benutzer erzeugt.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ können Sie die Version des Teamrooms wiederherstellen, die standardmäßig vor der Übertragung gespeichert wurde. Bei unvollständig übertragenen Teamrooms wird der Teamroom in der Zieldomäne gelöscht. Bei erfolgreich übertragenen Teamrooms geht die Verbindung zum übertragenen Teamroom in der Zieldomäne verloren.

Einen Teamroom zurückholenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Abschluss der Zusammenarbeit kann der übertragene Teamroom wieder an den ursprünglichen Ort zurückgeholt werden.

Hinweis: Teamrooms, die in eine andere Cloud-Lokation übertragen wurden, können nicht zurückgeholt werden. Ein weiteres Übertragen in die ursprüngliche Cloud-Lokation ist aber möglich.

Um einen Teamroom zurückzuholen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Zurückholen von <Name>“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückholen“, um das Zurückholen zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom zurückholen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem das Zurückholen abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Zieldomäne als zurückgeholt markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Zieldomäne nicht mehr bearbeitbar.
  • Falls Benutzer in Quelldomäne noch nicht existieren, werden Benutzer erzeugt.
  • Falls der Teamroom nicht erfolgreich zurückgeholt werden konnte, können Sie mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ die Version des Teamrooms in der Quelldomäne und in der Zieldomäne wiederherstellen, die standardmäßig vor dem Zurückholen gespeichert wurde.

Einen Teamroom publizierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom in einer anderen Cloud-Lokation, in der Cloud oder in der Private Cloud zu veröffentlichen (nur lesend), können Sie Teamrooms publizieren (nur Enterprise und höher).

Um einen Teamroom zu publizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom publizieren“ > „Name der Cloud-Domäne“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Publizieren“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis: Teamrooms können erneut publiziert werden (entweder alle Objekte oder nur die Änderungen seit dem letzten Publizieren).

Einen Ordner in einen Teamroom umwandelnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Zugriffsrechte auf Teamrooms und auf die darin enthaltenen Objekte werden über das beim Teamroom definierte Team festgelegt. Ordner dienen der Strukturierung, haben jedoch keinen eigenen Rechtekontext.

Wenn Sie einem Ordner einen anderen Rechtekontext geben möchten, können Sie nun mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „In Teamroom umwandeln“ einen Ordner in einen Teamroom umwandeln. Umgekehrt können Sie auch einen Teamroom, der sich in einem anderen Teamroom befindet, in einen Ordner umwandeln.

Hinweis:

  • Um einen Ordner in einen Teamroom umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in dem Teamroom, dem der Ordner zugeordnet ist.
  • Um einen Teamroom in einen Ordner umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in diesem Teamroom und Änderungsrechte in dem Ziel-Teamroom für den Ordner.
    Wenn sich der umzuwandelnde Teamroom in mehreren Teamrooms befindet, können Sie den Ziel-Teamroom für den Ordner auswählen.

Einen Teamroom auflösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Teammitglied mit allen Rechten auf einen Teamroom können Sie diesen Teamroom und die ihm zugeordneten Objekte löschen.

Um einen Teamroom und dessen Objekte zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Auflösen“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass der Teamroom und alle zugehörigen Objekte unwiderruflich gelöscht werden sollen.

Hinweis: Es werden auch die Verknüpfungen dieser Objekte aus anderen Teamrooms entfernt.