2020 September Release

Verträge verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Vertragsmanager-Benutzer unterstützen Sie folgende Anwendungsfälle bei der Verwaltung Ihrer Verträge.

Verträge erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen neuen Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Vertragsmanager-Dashboard auf die Aktion „Vertrag erzeugen“.
  2. Auf der Registerkarte „Vertrag“ können Sie die jeweilige Vertragsliste auswählen, Vertragspartner, Vertragsart und weitere Felder befüllen.
  3. Auf der Registerkarte „Termine“ können alle Informationen hinsichtlich der Vertragstermine und -fristen inklusive Erinnerungen hinterlegt werden.
  4. Auf der Registerkarte „Zuordnungen“ können Sie Zuordnungsziele auswählen.
    Hinweis: Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn es entsprechende Zuordnungsziele gibt.
  5. Auf der Registerkarte „Aufgaben“ können Sie Aufgaben festlegen, die zu den definierten Terminen ausgeführt werden sollen.
  6. Auf der Registerkarte „Unterlagen“ können bereits vorhandene Vertragsdokumente hinzugefügt werden.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Für den neuen Vertrag wird automatisch eine eindeutige Identifikationsbezeichnung generiert, die sich aus der Identifikation der Vertragsliste, dem Jahr des Vertragsbeginns, einer laufenden Nummer und, falls angegeben, dem Betreff des Vertrags zusammensetzt.

Hinweis: Sie können einen Vertrag auch direkt in der gewünschten Vertragsliste erzeugen.

Allgemeine Vertragsmetadaten definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Eigenschaften eines Vertrags können Sie auf der Registerkarte „Vertrag“ die folgenden Felder definieren:

  • Zusätzliche Vertragslisten verwenden
    Wird diese Option aktiviert, können Sie für den Vertrag im Feld Zusätzliche Vertragslisten weitere Vertragslisten angeben, in denen der Vertrag referenziert wird. In den zusätzlichen Vertragslisten berechtigte Benutzer werden dadurch gemäß Ihrer Rolle in den zusätzlichen Vertragslisten auf den Vertrag berechtigt, müssen jedoch auch in der Hauptvertragsliste des Vertrags zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt sein. Das Feld wird nur angezeigt, wenn es mindestens zwei Vertragslisten gibt.
    Hinweis: Der Vertrag wird in den im Feld Zusätzliche Vertragslisten angeführten Vertragslisten im Bereich „Referenzierte Verträge“ angezeigt.
  • Zusätzliche Vertragslisten
    In diesem Feld können Sie zusätzliche Vertragslisten angeben, in denen der Vertrag somit im Bereich „Referenzierte Verträge“ angezeigt wird. Benutzer, die in den referenzierten Vertragslisten eine Rolle innehaben, erhalten auf den Vertrag Zugriffsrechte gemäß Ihrer Rolle in der jeweiligen referenzierten Vertragsliste. Diese Benutzer benötigen jedoch auch eine Rolle in der Hauptvertragsliste des Vertrags (z. B. die Rolle „Eingeschränkte Rechte“), damit Ihnen der Vertrag in den referenzierten Vertragslisten angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Option Zusätzliche Vertragslisten verwenden aktiviert wurde.
  • Status
    Legt den Status des Vertrags fest. Um beispielsweise festzulegen, dass sich ein Vertrag noch in der Entwurfsphase befindet, setzen Sie den Status auf den Wert „Entwurf“. Wenn ein Vertrag abläuft, wird der Status automatisch auf den Wert „Inaktiv“ gesetzt.
    Hinweis: Benutzer mit allen Rechten auf die Vertragsliste können in den Eigenschaften auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standard-Vertragsstatus den Standardwert zur Initialisierung des Felds Status neuer Verträge definieren.
  • Mehrere Vertragspartner angeben
    Legt fest, ob dem Vertrag mehrere Vertragspartner zugeordnet werden können. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn in der Vertragsliste des Vertrags auf der Registerkarte „Administration“ die Option Mehrere Vertragspartner aktiviert wurde.
  • Vertragspartner/Vertragspartnerliste
    Definiert den Vertragspartner bzw. die Vertragspartner.
    Hinweis: Wurde im Feld Standardisierte Vertragspartner auf der Registerkarte „Administration“ in den Einstellungen der Vertragsliste des Vertrags eine Option (z. B. „Kontaktperson“) aktiviert, muss im Feld Vertragspartner des Vertrags ein standardisierter Vertragspartner (z. B. eine Kontaktperson aus dem Kontaktmanagement) ausgewählt werden, andernfalls muss der Name des Vertragspartners eingegeben werden.
  • Abteilung
    Definiert die verantwortliche Abteilung des Vertragspartners.
  • Ansprechpartner des Vertragspartners
    Definiert den Ansprechpartner des Vertragspartners. Dies kann ein Benutzer oder eine Kontaktperson aus dem Kontaktmanagement sein.
  • Kontaktinformation
    Definiert eine zusätzliche Kontaktinformation.
  • Externe Referenz
    Definiert eine externe Referenz des Vertrags.
  • Straße, PLZ, Ort, Land
    Definiert die Adresse des Vertragspartners.
  • Telefonnummern
    Definiert die Telefonnummern des Vertragspartners.
  • Interner Bearbeiter
    Definiert einen Benutzer als internen Bearbeiter für den Vertrag. Der interne Bearbeiter erhält Änderungsrechte auf den Vertrag und dessen Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
    Hinweis: Dem im Feld Interner Bearbeiter definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsliste des Vertrags zugeordnet sein.
  • Interner Verantwortlicher
    Definiert einen Benutzer als internen Verantwortlichen für den Vertrag. Der interne Verantwortliche erhält Leserechte auf den Vertrag und dessen Unterlagen. Wurde im Feld Interner Bearbeiter des Vertrags kein Benutzer definiert, werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Verantwortlichen gesendet.
    Hinweis: Dem im Feld Interner Verantwortlicher definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsliste des Vertrags zugeordnet sein.
  • Interne Leistungserbringung
    In diesem Feld können Sie eine Information zur internen Leistungserbringung für den Vertrag hinterlegen.
  • Interne Referenz
    Definiert eine interne Referenz des Vertrags.
  • Betreff
    Definiert einen Betreff des Vertrags.
  • Beschreibung
    Definiert eine Beschreibung des Vertrags.
  • Begriffe
    Definiert Begriffe zur Verschlagwortung des Vertrags.
  • Vertragsart
    Definiert die Vertragsart des Vertrags.
  • Vertragssumme
    Definiert die Vertragssumme des Vertrags.
  • Zahlungsmodalitäten
    Definiert die Zahlungsmodalitäten des Vertrags.
  • Rechtsgrundlage
    Definiert die Rechtsgrundlage des Vertrags.
  • Anwendbares Recht
    Definiert das anwendbare Recht des Vertrags.
  • Gerichtsstand
    Definiert den Gerichtsstand des Vertrags.

Termine definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Eigenschaften eines Vertrags können Sie auf der Registerkarte „Termine“ die folgenden Felder definieren:

  • Unterschriftsdatum
    Definiert das Unterschriftsdatum des Vertrags.
  • Unterschriftsdatum (Anmerkungen)
    Definiert Anmerkungen zum Unterschriftsdatum als Freitext.
  • Beginn
    Definiert den Vertragsbeginn.
  • Beginn (Bestimmungen)
    Definiert Bestimmungen zum Vertragsbeginn als Freitext.
  • Vertrag auf unbestimmte Zeit
    Legt fest, ob es sich um einen Vertrag handelt, der auf unbestimmte Zeit geschlossen wird.
  • Verlängerung (Bestimmungen)
    Definiert Bestimmungen zur Vertragsverlängerung als Freitext.
  • Kündigungsverzicht/Mindestvertragslaufzeit bis
    Definiert das Datum für die Mindestvertragslaufzeit des Vertrags.
  • Kündigungsverzicht (Bestimmungen)
    Definiert Bestimmungen zur den Kündigungsverzicht als Freitext.
  • Ende
    Definiert das Vertragsende. Das Feld wird nur angezeigt, wenn die Option Vertrag auf unbestimmte Zeit nicht aktiviert ist.
  • Ende (Bestimmungen)
    Definiert Bestimmungen für das Vertragsende als Freitext. Das Feld wird nur angezeigt, wenn die Option Vertrag auf unbestimmte Zeit nicht aktiviert ist.
  • Kündigungsmodus
    Definiert den Kündigungsmodus des Vertrags.
  • Kündigung (Bestimmungen)
    Definiert Bestimmungen zur Kündigung als Freitext.
  • Kündigungsfrist
    Definiert die Kündigungsfrist des Vertrags.
  • Kündigungsfrist (Bestimmungen)
    Definiert Bestimmungen zur Kündigungsfrist als Freitext.
  • Ende der Kündigungsfrist
    Zeigt das nächste berechnete Ende der Kündigungsfrist an, sofern eine Kündigungsfrist definiert wurde.
  • Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist
    Definiert die Zeitspanne für Erinnerungen bezüglich der Kündigungsfrist.
    Beispiel: Wenn Sie in diesem Feld „2 Wochen“ auswählen, wird zwei Wochen vor dem Ende der Kündigungsfrist des Vertrags eine Erinnerungs-E-Mail versendet.
  • Ende der Vertragsperiode
    Zeigt das nächste berechnete Ende der Vertragsperiode an, sofern sich aus dem im Feld Kündigungsmodus ausgewählten Kündigungsmodus eine Vertragsperiode für den Vertrag ableiten lässt.
  • Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode
    Definiert die Zeitspanne für Erinnerungen bezüglich des Endes der Vertragsperiode.
    Beispiel: Wenn Sie in diesem Feld „2 Wochen“ auswählen, wird zwei Wochen vor dem Ende der Vertragsperiode des Vertrags eine Erinnerungs-E-Mail versendet.
  • Sonderkündigungsrechte
    Definiert die Sonderkündigungsrechte für den Vertrag. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn in den Einstellungen der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ Sonderkündigungsrechte definiert wurden.
  • Kündigungsdatum
    Definiert das Datum, an dem die Kündigung des Vertrags ausgesprochen wurde.
  • Kündigungsdatum (Anmerkungen)
    Definiert Anmerkungen zum Kündigungsdatum als Freitext.
  • Wirksames Kündigungsdatum
    Definiert das Datum, an dem die Kündigung des Vertrags wirksam wird.
  • Wirksames Kündigungsdatum (Anmerkungen)
    Definiert Anmerkungen zum wirksamen Kündigungsdatum als Freitext.
  • Zusätzliches Erinnerungsdatum
    Definiert ein Datum für eine zusätzliche Erinnerung.
  • Wiederholung für zusätzliches Erinnerungsdatum
    Definiert eine Zeitspanne für das periodische Versenden von zusätzlichen Erinnerungen. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Feld Zusätzliches Erinnerungsdatum ein Datum definiert wurde.
  • Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
    Definiert zusätzliche Empfänger für Erinnerungs-E-Mails. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Feld Zusätzliches Erinnerungsdatum ein Datum definiert wurde.

Verträge einem Zuordnungsziel zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Vertrag einem Zuordnungsziel zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag und klicken Sie auf die Aktion „Zuordnungen verwalten“.
    Hinweis: Alternativ können Sie die Eigenschaften des Vertrags öffnen und auf die Registerkarte „Zuordnungen“ wechseln.
  2. Wählen Sie das gewünschte Zuordnungsziel aus. Um beispielsweise einen Vertrag einem Lieferanten zuzuordnen, wählen Sie im Feld Lieferant den gewünschten Lieferanten aus.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Verträge verschlagwortenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Vertrag mit Begriffen aus einem konfigurierten Thesaurus zu verschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Vertrag“ im Feld Begriffe die gewünschten Begriffe aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Begriffe auswählen“, um diese aus einer Baumdarstellung der konfigurierten Thesauri auszuwählen.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Thesauri können von Vertragsmanager-Administratoren in der Vertragsmanager-Konfiguration gepflegt werden. Als Vertragsmanager-Administrator können Sie einen neuen Begriff auch direkt im Feld Begriffe eines Vertrags erstellen. Dazu geben Sie den Begriff im Feld Begriffe ein und klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um den eingegebenen Begriff zu erzeugen“.

Unterlagen hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Unterlagen zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie im gewünschten Vertrag in den Bereich „Unterlagen“.
  2. Fügen Sie die Unterlagen hinzu, indem Sie Dokumente in die Liste hochladen (z. B. per Drag-and-drop).

Anmerkungen hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Anmerkungen zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Anmerkung hinzufügen“.
  3. Geben Sie die gewünschte Anmerkung im Feld Anmerkung hinzufügen ein.
  4. Fügen Sie der Anmerkung bei Bedarf im Feld Anhänge hinzufügen Anhänge hinzu.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Wenn Anmerkungen zu einem Vertrag existieren, werden diese im Bereich „Anmerkungen“ angezeigt.

Interne Anmerkungen hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Interne Anmerkungen sind für Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ bei der Vertragsliste des Vertrags nicht sichtbar.

Um interne Anmerkungen zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Interne Anmerkung hinzufügen“.
  3. Geben Sie die gewünschte interne Anmerkung im Feld Interne Anmerkung hinzufügen ein.
  4. Fügen Sie der internen Anmerkung bei Bedarf im Feld Anhänge hinzufügen Anhänge hinzu.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Wenn interne Anmerkungen zu einem Vertrag existieren, werden diese im Bereich „Interne Anmerkungen“ angezeigt.

Aufgaben hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Aufgaben zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Aufgaben festlegen“ bzw. „Aufgaben verwalten“. Alternativ können Sie die Eigenschaften des Vertrags öffnen und auf die Registerkarte „Aufgaben“ wechseln.
  3. Wählen Sie Im Feld Offene Aufgaben die Art und Fälligkeit der Aufgabe aus.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Aufgaben werden im Kalender angezeigt.

Vertrauliche Bereiche erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer mit Änderungsrechten oder allen Rechten auf der Vertragsliste können in der Liste der Unterlagen eines Vertrags vertrauliche Bereiche erzeugen. Diese ermöglichen es, vertrauliche Vertragsunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen.

Um einen vertraulichen Bereich in einem Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie im gewünschten Vertrag in den Bereich „Unterlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vertraulichen Bereich erzeugen“.
  3. Geben Sie gegebenenfalls einen Betreff ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Navigieren Sie in den erzeugten vertraulichen Bereich.
  5. Klicken Sie auf die Aktion „Team“ und legen Sie die gewünschten Berechtigungen fest.
    Hinweis: Benutzer mit allen Rechten auf die Vertragsliste erhalten automatisch auch alle Rechte auf den vertraulichen Bereich.

Externe Bereiche erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer mit Änderungsrechten oder allen Rechten auf der Vertragsliste können in der Liste der Unterlagen eines Vertrags externe Bereiche erzeugen. Diese ermöglichen es, Vertragsunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Insbesondere können bei Zuordnungszielen Benutzer definiert werden, die somit auf externe Bereiche änderungsberechtigt oder leseberechtigt werden.

Beispielsweise kann ein Vertrag einem Lieferanten zugeordnet werden und dann in den Unterlagen des Vertrags ein externer Bereich für diesen Lieferanten erzeugt werden, um ausgewählten Benutzern des Lieferanten Zugriff auf bestimmte Vertragsunterlagen zu gewähren.

Externe Bereiche können nur dann in den Unterlagen eines Vertrags erzeugt werden, wenn dieser Vertrag zuvor mindestens einem Zuordnungsziel zugeordnet wurde.

Um einen externen Bereich in einem Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie im gewünschten Vertrag in den Bereich „Unterlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Externen Bereich erzeugen“.
  3. Wählen Sie im Feld Zuweisung das Zuordnungsziel für den externen Bereich aus (z. B. einen Lieferanten).
    Hinweis: Das Zuordnungsziel kann Benutzer über die Felder Änderungsrechte für externe Bereiche in zugeordneten Verträgen und Leserechte für externe Bereiche in zugeordneten Verträgen berechtigen.
  4. Geben Sie gegebenenfalls einen Betreff ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Navigieren Sie in den erzeugten externen Bereich.
  6. Klicken Sie auf die Aktion „Team“ und legen Sie die weiteren gewünschten Berechtigungen fest.
    Hinweis: Benutzer mit allen Rechten auf die Vertragsliste erhalten automatisch auch alle Rechte auf den externen Bereich.

Folgeverträge erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für einen Vertrag können Folgeverträge erzeugt werden. Für einen Folgevertrag können wiederum weitere Folgeverträge erzeugt werden, um Vertragsketten abzubilden.

Um für einen Vertrag einen Folgevertrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Folgevertrag erzeugen“.
  3. Auf der Registerkarte „Vertrag“ können Sie nun den Vertragspartner, die Vertragsart und weitere Felder befüllen.
  4. Auf der Registerkarte „Termine“ können alle Informationen hinsichtlich der Vertragstermine und -fristen inklusive Erinnerungen hinterlegt werden.
  5. Auf der Registerkarte „Zuordnungen“ können Sie Zuordnungsziele auswählen.
    Hinweis: Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn es entsprechende Zuordnungsziele gibt.
  6. Auf der Registerkarte „Aufgaben“ können Sie Aufgaben festlegen, die zu den definierten Terminen ausgeführt werden sollen.
  7. Auf der Registerkarte „Unterlagen“ können bereits vorhandene Vertragsdokumente hinzugefügt werden.
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Vorgänger-Verträge eines Folgevertrags werden im Bereich „Vorgänger-Verträge“ angezeigt. Die Unterlagen aus den Vorgänger-Verträgen werden im Bereich „Dokumente aus Vorgänger-Verträgen“ angezeigt.

Untergeordnete Verträge erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für einen Vertrag können untergeordnete Verträge erzeugt werden, um beispielsweise Rahmenverträge mit untergeordneten Verträgen abbilden zu können.

Der Vertragspartner wird bei untergeordneten Verträgen aus dem übergeordneten Vertrag übernommen. Für einen untergeordneten Vertrag können wiederum weitere untergeordnete Verträge erzeugt werden, um eine mehrstufige Vertragshierarchie abzubilden.

Um für einen Vertrag einen untergeordneten Vertrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Untergeordneten Vertrag erzeugen“.
  3. Auf der Registerkarte „Vertrag“ können Sie nun die Vertragsart wählen und weitere Felder befüllen.
  4. Auf der Registerkarte „Termine“ können alle Informationen hinsichtlich der Vertragstermine und -fristen inklusive Erinnerungen hinterlegt werden.
  5. Auf der Registerkarte „Zuordnungen“ können Sie Zuordnungsziele auswählen.
    Hinweis: Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn es entsprechende Zuordnungsziele gibt.
  6. Auf der Registerkarte „Aufgaben“ können Sie Aufgaben festlegen, die zu den definierten Terminen ausgeführt werden sollen.
  7. Auf der Registerkarte „Unterlagen“ können bereits vorhandene Vertragsdokumente hinzugefügt werden.
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Wenn ein Vertrag untergeordnete Verträge zugeordnet hat, werden diese im Bereich „Untergeordnete Verträge“ angezeigt.
  • Untergeordnete Verträge bekommen die Identifikationsbezeichnung des übergeordneten Vertrags zugewiesen, die um eine fortlaufende Nummer erweitert wird.