2020 September Release

Vertragslisten administrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Verträge werden in Vertragslisten organisiert und abgelegt und sind einer Vertragsliste zugeordnet, bei der die Zugriffsrechte definiert werden. Weiters werden bei Vertragslisten diverse Konfigurationseinstellungen festgelegt.

Vertragslisten erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Vertragsliste zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vertragsliste erzeugen“.
  3. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die neue Vertragsliste ein und legen Sie im Feld Identifikation ein eindeutiges Identifikationskürzel für die Vertragsliste fest. Die Identifikation wird zur Generierung einer eindeutigen Identifikationsbezeichnung für Verträge benötigt.
  4. Legen Sie die Zeitspannen und Benutzerrollen für den Erhalt von Erinnerungs-E-Mails fest.
  5. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  6. Legen sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen für die Vertragsliste fest.
    Nähere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Einstellungen“.
    Hinweis: Um festzulegen, dass die Vertragsliste nur zur Definition von Konfigurationseinstellungen dienen soll, aktivieren Sie die Option Nur für Konfiguration. In diesem Fall können in der Vertragsliste keine Verträge abgelegt werden.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Vertragslisten können eine Hierarchie beschreiben. In untergeordneten Vertragslisten können etwa auch Zuordnungsziele von allen übergeordneten Vertragslisten verwendet werden. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Übergeordnete Vertragsliste die gewünschte übergeordnete Vertragsliste aus.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertragslisten gliedern sich in die folgenden Bereiche:

  • Aktuelle Verträge
    Zeigt die nicht abgelaufenen Verträge an, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Abgelaufene Verträge
    Zeigt die abgelaufenen Verträge an, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Referenzierte Verträge
    Zeigt die Verträge an, bei denen die aktuelle Vertragsliste im Feld Referenzierte Vertragslisten angeführt ist.
  • Kalender
    Zeigt Fristen und Termine für die der Vertragsliste zugeordneten Verträge an.
  • Zuordnungsziele (z. B. Lieferanten)
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Zuordnungsziele an.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Zuordnungsziele verwalten und verwenden“.
  • Unterlagen
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Dokumente an.
  • Vorlagen
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Vorlagen an.
    Die Definition von Vorlagen in einer Vertragsliste funktioniert analog zu der Definition von Vorlagen in der Vertragsmanager-Konfiguration (siehe Kapitel „Vorlagen“).
  • Textbausteine
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Textbausteine an.
    Die Definition von Textbausteinen in einer Vertragsliste funktioniert analog zu der Definition von Textbausteinen in der Vertragsmanager-Konfiguration (siehe Kapitel „Textbausteine“).
  • Berichte
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Berichte an.
    Die Definition von Berichten in einer Vertragsliste funktioniert analog zu der Definition von Berichten in der Vertragsmanager-Konfiguration (siehe Kapitel „Berichte“).
  • Uploads
    Zeigt die Ausgangsdateien für den Import von Verträgen und Vertragsunterlagen an.
    Nähere Informationen finden Sie in den Kapiteln „Verträge importieren“ und „Vertragsunterlagen importieren und zuordnen“.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vertragsliste können Sie folgende Einstellungen festlegen.

Registerkarte „Vertragsliste

  • Name
    Der Name der Vertragsliste.
  • Identifikation
    Die Identifikation wird zur Generierung einer eindeutigen Identifikationsbezeichnung für Verträge benötigt. Kann nur geändert werden, solange kein Vertrag der Vertragsliste zugeordnet ist.
  • Hauptansprechpartner
    Definiert den Hauptansprechpartner für die Vertragsliste.
  • Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode
    Definiert die Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist
    Definiert die Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails
    Definiert die Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer verwenden
    Legt fest, ob die im Feld Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails definierte Zeitspanne für die Wiederholung zusätzlicher Erinnerungen auf Vertragsebene nicht geändert werden kann.
  • Erinnerungs-E-Mails an Administratoren
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails zusätzlich an Benutzer mit allen Rechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails zusätzlich an Benutzer mit Änderungsrechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails zusätzlich an Benutzer mit Leserechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails zusätzlich an Benutzer mit eingeschränkten Rechten auf die Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Dedizierte Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
    Definiert weitere Benutzer, an die vertragsspezifische Erinnerungs-E-Mails versendet werden sollen.
  • Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails
    Definiert einen zusätzlichen Text für Erinnerungs-E-Mails.
  • Prozess für Erinnerung
    In diesem Feld können Sie einen Prozess für Erinnerungen hinterlegen. Wird ein Prozess definiert, wird dieser gestartet, wenn eine vertragsspezifische Erinnerung ansteht und es werden keine Erinnerungs-E-Mails an den internen Bearbeiter bzw. den internen Verantwortlichen des Vertrags versendet.

Registerkarte „Administration

  • Übergeordnete Vertragsliste
    Vertragslisten können eine Hierarchie beschreiben. In untergeordneten Vertragslisten können etwa auch Zuordnungsziele von allen übergeordneten Vertragslisten verwendet werden.
  • Nur für Konfiguration
    Legt fest, ob die Vertragsliste nur zur Definition von Konfigurationseinstellungen dienen soll. In diesem Fall können in der Vertragsliste keine Verträge abgelegt werden und die Einstellungsmöglichkeiten sind eingeschränkt.
  • Verfügbare Vertragsarten einschränken
    Legt fest, ob nur die im Feld Vertragsarten der Vertragsliste angeführten Vertragsarten verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Vertragsarten zur Verfügung gestellt.
  • Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Vertragsarten
    Legt fest, ob im Feld Vertragsart eines Vertrags keine Begriffe erzeugt und dem Vertrag als Vertragsart zugeordnet werden können.
  • Vertragsarten
    Falls die Option Verfügbare Vertragsarten einschränken aktiviert ist, können Sie in diesem Feld die verwendbaren Vertragsarten auswählen. Andernfalls zeigt das Feld die über die Konfiguration bereitgestellten Vertragsarten.
  • Verfügbare Dokumentkategorien einschränken
    Legt fest, ob nur die im Feld Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente im Vertrag der Vertragsliste angeführten Dokumentkategorien verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Dokumentkategorien zur Verfügung gestellt.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumentkategorien verwalten“.
  • Standard-Dokumentkategorie für Dokumente im Vertrag
    Den Unterlagen eines Vertrags können Dokumentkategorien zugeordnet werden. Die hier angegebene Dokumentkategorie wird standardmäßig zugeordnet.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumentkategorien verwalten“.
  • Erlaubt das Erzeugen von Verträgen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
    Standardmäßig dürfen nur Benutzer mit allen Rechten und Änderungsrechten neue Verträge in der Vertragsliste erzeugen. Wird diese Option aktiviert, dürfen auch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten neue Verträge in der Vertragsliste erzeugen.
  • Spezielle Zeitspannen
    Zur Festlegung von Fristen (wie etwa für die Kündigungsfrist eines Vertrags) stehen standardmäßig diverse vordefinierte Zeitspannen zur Auswahl zur Verfügung. Sollten Sie weitere Zeitspannen benötigen, können Sie diese im Feld Spezielle Zeitspannen erzeugen.
  • Standard-Vertragsstatus
    Legt den Standardwert zur Initialisierung des Felds Status neuer Verträge fest.
  • Standard-Vertragsperiode für neue Verträge
    Legt den Standardwert für die Vertragsperiode von neuen Verträgen fest.
  • Standard-Kündigungsfrist für neue Verträge
    Legt den Standardwert für die Kündigungsfrist von neuen Verträgen fest.
  • Zuordnungsziele
    Ein Vertrag kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Zuordnungsziele verwalten und verwenden“.
  • Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem vertraulichen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird (überschreibt die Einstellung in der Konfiguration).
  • Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem externen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird (überschreibt die Einstellung in der Konfiguration).
  • Standardisierte Vertragspartner
    Legt fest, ob Zuordnungsziele oder Objektklassen aus dem Kontaktmanagement als standardisierte Vertragspartner verwendet werden sollen. Wenn Sie in diesem Feld keine der Optionen aktivieren, muss der Vertragspartner bei Verträgen als Text eingegeben werden.
  • Mehrere Vertragspartner
    Legt fest, ob einem Vertrag mehrere Vertragspartner zugeordnet werden können. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Feld Standardisierte Vertragspartner keine Zuordnungsziele als standardisierte Vertragspartner ausgewählt wurden.
  • Erweiterte Vertragspartner
    Wird diese Option aktiviert, wird bei Verträgen das Feld Vertragspartner ausgeblendet. Stattdessen werden die für die Vertragsliste im Feld Standardisierte Vertragspartner aktivierten Zuordnungsziele direkt auf der Registerkarte „Vertrag“ eingeblendet und von der Registerkarte „Zuordnungen“ entfernt. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Zuordnungsziele (z. B. „Lieferant“) im Feld Standardisierte Vertragspartner aktiviert wurden.
  • Adressdaten nicht änderbar für Objekte des Kontaktmanagements
    Legt fest, ob die Adressdaten des Vertragspartners bei Verträgen nicht geändert werden können, wenn ein Objekt des Kontaktmanagements als Vertragspartner ausgewählt wird.
  • Verborgene Elemente
    Die ausgewählten Standard-Felder werden bei den Verträgen nicht angezeigt.
  • Erforderliche Eigenschaften
    Die ausgewählten Standard-Felder werden als Pflichtfelder angezeigt.
  • Neue private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich machen
    Legt fest, ob neu erstellte, private Kommentare in Unterlagen für Benutzer in den Rollen „Alle Rechte“ und „Änderungsberechtigt“ bei der entsprechenden Vertragsliste zugänglich gemacht werden.
    Hinweis: Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ bei der Vertragsliste der Unterlage bekommen keinen Zugriff auf private Kommentare, auch wenn diese änderungsberechtigt sind.
  • Automatische Synchronisierung von Eigenschaften deaktivieren
    Legt fest, ob das Synchronisieren von Vertragseigenschaften auf Kalendereinträge und andere Objekte verhindert wird. Es wird empfohlen, diese Option vor einer Importoperation oder Migration zu aktivieren und diese, nach erfolgreichem Abschluss der Operation, wieder zu deaktivieren.

Zuordnungsziele verwalten und verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Vertrag kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden.

Die folgenden Zuordnungsziele stehen zur Verfügung:

  • Lieferanten
  • Kunden
  • Klienten
  • Gesellschaften
  • Gremien
  • Gewerkschaften
  • Firmen
  • Gültigkeitsbereiche
  • Branchen
  • Regionen
  • Marken
  • Produkte
  • Projekte
  • Lizenzen
  • Geschäftsbereiche
  • Kostenstellen
  • Ergebnisbereiche

Zuordnungsziele werden in einer Vertragsliste verwaltet und können verwendet werden, um diesen Zuordnungszielen Verträge zuzuordnen. Es gilt also zwischen der Verwaltung und der Verwendung von Zuordnungszielen zu unterscheiden.

Zuordnungsziele berücksichtigen die Hierarchie der Vertragslisten, d. h. ein Vertrag kann auch zu Zuordnungszielen aus übergeordneten Vertragslisten zugeordnet werden.

Zuordnungsziele verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Instanzen eines bestimmten Zuordnungsziels in einer Vertragsliste verwalten zu können, muss dieses für die gewünschte Vertragsliste aktiviert werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Verwaltung für das gewünschte Zuordnungsziel. Möchten Sie in Ihrer Vertragsliste beispielsweise Lieferanten verwalten können, aktivieren Sie die Option Lieferanten verwalten.
  5. Soll neuen Instanzen des Zuordnungsziels eine Standard-Kategorie zugewiesen werden, können Sie diese ebenfalls auswählen. Möchten Sie beispielsweise, dass neuen Lieferanten automatisch eine Kategorie zugewiesen wird, wählen Sie diese im Feld Standard-Kategorie für neue Lieferanten aus.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Zuordnungsziele verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Verträge einem bestimmten Zuordnungsziel zuordnen zu können, muss die Verwendung dieses Zuordnungsziels für die gewünschte Vertragsliste aktiviert werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Verwendung für das gewünschte Zuordnungsziel. Möchten Sie in Ihrer Vertragsliste beispielsweise Lieferanten zur Zuordnung verwenden können, aktivieren Sie die Option Lieferanten verwenden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn auch die Option Lieferanten verwalten aktiviert ist.
  5. Soll es möglich sein, einen Vertrag mehreren Instanzen eines Zuordnungsziels zuzuordnen, aktivieren Sie die Option Mehrfach (wenn sich beispielsweise ein Vertrag auf mehrere Lieferanten bezieht).
  6. Sollen die Instanzen des Zuordnungsziels beim Vertrag in Form einer Auswahlliste dargestellt werden, aktivieren Sie die Option Auswahlliste verwenden. Dies ist besonders dann ratsam, wenn nur eine geringe Anzahl an Instanzen für ein Zuordnungsziel verwaltet wird.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Wird bei einer Vertragsliste die Verwendung von Zuordnungszielen aktiviert, wird im Vertragsmanager-Dashboard automatisch pro Zuordnungsziel ein eigener Bereich anzeigt (beispielsweise „Meine Lieferanten“ im Falle von Lieferanten). Es werden nur Zuordnungsziele angezeigt, auf denen der Benutzer über die jeweilige Vertragsliste berechtigt ist.

Berechtigungen bei Zuordnungszielen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei Instanzen von Zuordnungszielen stehen die folgenden Felder zur Verfügung, um weitere Berechtigungen festzulegen:

  • Änderungsrechte für externe Bereiche in zugeordneten Verträgen
    Die in diesem Feld hinterlegten Benutzer erhalten Änderungsrechte auf externe Bereiche, die in den Unterlagen von Verträgen für dieses Zuordnungsziel erzeugt werden.
  • Leserechte für externe Bereiche in zugeordneten Verträgen
    Die in diesem Feld hinterlegten Benutzer erhalten Leserechte auf externe Bereiche, die in den Unterlagen von Verträgen für dieses Zuordnungsziel erzeugt werden.
  • Änderungsrechte für alle zugeordneten Verträge
    Die in diesem Feld hinterlegten Benutzer erhalten Änderungsrechte auf alle Verträge, die diesem Zuordnungsziel zugeordnet werden. Zusätzlich müssen diese Benutzer bei den entsprechenden Vertragslisten in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt werden.
  • Leserechte für alle zugeordneten Verträge
    Die in diesem Feld hinterlegten Benutzer erhalten Leserechte auf alle Verträge, die diesem Zuordnungsziel zugeordnet werden. Zusätzlich müssen diese Benutzer bei den entsprechenden Vertragslisten in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt werden.

Um beispielsweise definierten Benutzern eines Lieferanten auf alle Verträge, die diesem Lieferanten zugeordnet sind, Änderungsrechte einzuräumen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie im Vertragsmanager-Dashboard in den Bereich „Meine Lieferanten“.
  2. Navigieren Sie in den gewünschten Lieferanten und klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
  3. Fügen Sie die gewünschten Benutzer im Feld Änderungsrechte für alle zugeordneten Verträge hinzu.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Navigieren Sie in die Vertragsliste, in der die dem Lieferanten zugeordneten Verträge abgelegt sind.
  6. Klicken Sie auf die Aktion „Team“ und fügen Sie die Benutzer, die Sie beim Lieferanten berechtigt haben, in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ hinzu.

Dokumentkategorien verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Den Unterlagen eines Vertrags können Dokumentkategorien zugeordnet werden. Diese erlauben die Kategorisierung der Unterlagen. Weiters können für Dokumentkategorien Standardprozesse hinterlegt und Aufbewahrungsfristen definiert werden.

Die verfügbaren Dokumentkategorien werden in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Dokumentkategorien definiert.

Standard-Dokumentkategorie definieren

Um für eine Vertragsliste eine Standard-Dokumentkategorie zu definieren, die den Unterlagen eines Vertrags standardmäßig zugeordnet wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Wählen Sie im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente im Vertrag die gewünschte Dokumentkategorie aus.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Dokumentkategorien einschränken

Um die in einer Vertragsliste verfügbaren Dokumentkategorien einzuschränken, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Verfügbare Dokumentkategorien einschränken.
  5. Fügen Sie die gewünschten Dokumentkategorien im Feld Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente im Vertrag (beispielsweise mittels „Suchen und hinzufügen“) hinzu. Die auswählbaren Dokumentkategorien sind in der Vertragsmanager-Konfiguration hinterlegt.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Standard-Felder verbergenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um nicht benötigte Standard-Felder eines Vertrags zu verbergen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Wählen Sie im Feld Verborgene Felder jene Felder aus, die Sie entfernen möchten.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Erforderliche Felder definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um weitere für Verträge erforderliche Felder zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Wählen Sie im Feld Erforderliche Eigenschaften jene Felder aus, die Sie als Pflichtfelder definieren möchten.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Erinnerungseinstellungen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei einer Vertragsliste können Sie auf Registerkarte „Vertragsliste“ definieren, wann und an welche zusätzlichen Rollen bzw. Benutzer Erinnerungs-E-Mails versendet werden sollen, wenn eine Vertragsperiode oder Kündigungsfrist eines in dieser Vertragsliste abgelegten Vertrags abläuft.

Nähere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Einstellungen“.

Hinweis: Erinnerungs-E-Mails werden standardmäßig an den im Feld Interner Bearbeiter eines Vertrags definierten Benutzer gesendet. Ist im Feld Interner Bearbeiter kein Wert definiert, so ergehen die Erinnerungs-E-Mails an den im Feld Interner Verantwortlicher hinterlegten Benutzer.

RollenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jede Vertragsliste können Sie Berechtigungen vergeben. Klicken Sie im Werkzeugbereich der Vertragsliste auf die Aktion „Team“, um Benutzern, Teams bzw. Organisationseinheiten eine der folgenden Rollen zuzuweisen.

  • Alle Rechte
    Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
    • bestehende Verträge und Dokumente in der Vertragsliste ändern, neue Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Vorlagen und Textbausteine für die Vertragsliste festlegen,
    • öffentliche Links erstellen,
    • den Papierkorb leeren,
    • die gesamte Vertragsliste auflösen,
    • Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, öffentliche Links, Teamsichtbarkeit, Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
    • Logos festlegen,
    • den Verlauf löschen und
    • alle Zugriffsrechte vergeben.
  • Änderungsberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
    • bestehende Verträge und Dokumente ändern, neue Verträge und Dokumente bzw. Ordner erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Vorlagen und Textbausteine für die Vertragsliste festlegen.
  • Leseberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
    • bestehende Verträge und Dokumente lesen,
    • bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen.
  • Eingeschränkte Rechte
    Diese Teammitglieder bekommen nur Zugriff auf Verträge mit einer Vertragsart, bei der Sie explizit berechtigt sind sowie auf die Unterlagen dieser Verträge.

Verträge importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts erlaubt Ihnen, Verträge und deren Metadaten aus einer Excel-Arbeitsmappe bzw. einer CSV-Datei komfortabel zu importieren.

Um Verträge aus einer Excel-Arbeitsmappe zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in einer Vertragsliste in den Bereich „Uploads“.
  2. Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe mit den Vertragsdaten hoch.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Verträge importieren“.

Die importierten Verträge werden in der Vertragsliste abgelegt. Bei einem erneuten Import werden bereits bestehende Verträge aktualisiert. Die eindeutige Identifizierung der Verträge erfolgt über die Spalten year, ordinal und externalkey.

Datenstruktur der Excel-Arbeitsmappe

CSV-Spalte

Beschreibung

year

Jahr des Vertragsbeginns

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.

ordinal

Laufende Nummer des Vertrags

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.

externalkey

Externer Schlüssel für den Vertrag

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.

state

Status des Vertrags

  • CS_DRAFT (Entwurf)
  • CS_FINALIZED (Finalisiert)
  • CS_ACTIVE (Aktiv)
  • CS_GIVEN_CANCELLATION (Kündigung ausgesprochen)
  • CS_EFFECTIVE_CANCELLATION (Kündigung wirksam)
  • CS_INACTIVE (Inaktiv)

signatory

Vertragspartner (als Freitext)

signatoryobject

Vertragspartner als Objekt

Wenn in der Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standardisierte Vertragspartner Optionen aktiviert wurden, müssen Vertragspartner als Objekt anstelle von Freitext definiert werden.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID des gewünschten Vertragspartners angegeben werden.

signatorydepartment

Abteilung

signatorycontact

Ansprechpartner des Vertragspartners

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID des gewünschten Ansprechpartners aus dem Kontaktmanagement angegeben werden.

signatorycontactdescription

Kontaktinformation

signatoryreference

Externe Referenz

street

Straße

zipcode

PLZ

city

Ort

country

Land (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code)

business

Telefonnummer (geschäftlich)

fax

Telefonnummer (Fax)

mobile

Telefonnummer (mobil)

private

Telefonnummer (privat)

internaleditorcontact

Interner Bearbeiter

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

internalresponsiblecontact

Interner Verantwortlicher

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

internalserviceprovision

Interne Leistungserbringung

internalreference

Interne Referenz

subject

Betreff

supplier

Lieferant

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Lieferanten angegeben werden. Wird kein bestehender Lieferant gefunden, wird dieser neu erzeugt.

customer

Kunde

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Kunden angegeben werden. Wird kein bestehender Kunde gefunden, wird dieser neu erzeugt.

client

Klient

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Klienten angegeben werden. Wird kein bestehender Klient gefunden, wird dieser neu erzeugt.

corporation

Gesellschaft

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gesellschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gesellschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.

committee

Gremium

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gremiums angegeben werden. Wird kein bestehendes Gremium gefunden, wird dieses neu erzeugt.

union

Gewerkschaft

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gewerkschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gewerkschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.

company

Firma

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Firma angegeben werden. Wird keine bestehende Firma gefunden, wird diese neu erzeugt.

scope

Gültigkeitsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gültigkeitsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Gültigkeitsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

industry

Branche

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Branche angegeben werden. Wird keine bestehende Branche gefunden, wird diese neu erzeugt.

area

Region

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Region angegeben werden. Wird keine bestehende Region gefunden, wird diese neu erzeugt.

brand

Marke

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Marke angegeben werden. Wird keine bestehende Marke gefunden, wird diese neu erzeugt.

product

Produkt

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Produkts angegeben werden. Wird kein bestehendes Produkt gefunden, wird diese neu erzeugt.

project

Projekt

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Projekts angegeben werden. Wird kein bestehendes Projekt gefunden, wird diese neu erzeugt.

license

Lizenz

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Lizenz angegeben werden. Wird keine bestehende Lizenz gefunden, wird diese neu erzeugt.

businessunit

Geschäftsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Geschäftsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Geschäftsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

costcenter

Kostenstelle

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenstelle angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenstelle gefunden, wird diese neu erzeugt.

profitcenter

Ergebnisbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Ergebnisbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Ergebnisbereich gefunden, wird diese neu erzeugt.

description

Beschreibung

type

Vertragsart

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Vertragsart angegeben werden. Wird keine bestehende Vertragsart gefunden, wird diese als Begriff neu erzeugt.

amount

Vertragssumme

amountsymbol

Währung der Vertragssumme (als dreistelliges ISO-Kürzel, z. B. „EUR“ oder „USD“)

paymentarrangements

Zahlungsmodalitäten

legalbasis

Rechtsgrundlage

applicablelaw

Anwendbares Recht

jurisdiction

Gerichtsstand

specialcontracttermsremarks

Anmerkungen zu den speziellen Vertragsbedingungen

specialterminationtermsremarks

Anmerkungen zu den Sonderkündigungsrechten

signing

Unterschriftsdatum

signingremarks

Unterschriftsdatum (Anmerkungen)

start

Beginn

startterms

Beginn (Bestimmungen)

permanent

Vertrag auf unbestimmte Zeit (mögliche Werte: true, false)

contractprolongationterms

Verlängerung (Bestimmungen)

cancellationwaiver

Kündigungsverzicht/Mindestvertragslaufzeit bis

cancellationwaiverterms

Kündigungsverzicht (Bestimmungen)

end

Ende

endterms

Ende (Bestimmungen)

cancellationmode

Kündigungsmodus

  • CM_CANCELLABLEATANYTIME (Jederzeit kündbar)
  • CM_CANCELLABLEBYENDOFCONTRACTPERIOD (Kündbar zum Ende der Vertragsperiode)
  • CM_CANCELLABLEBYENDOFYEAR (Kündbar zum Ende eines jeden Kalenderjahrs)
  • CM_CANCELLABLEBYENDOFHALFYEAR (Kündbar zum Ende eines jeden Halbjahrs)
  • CM_CANCELLABLEBYENDOFQUARTER (Kündbar zum Ende eines jeden Quartals)
  • CM_CANCELLABLEBYENDOFMONTH (Kündbar zum Ende eines jeden Monats)
  • CM_NONCANCELLABLE (Nicht kündbar)

contractcancellationterms

Kündigung (Bestimmungen)

contractperiod

Vertragsperiode

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.

contractperiodterms

Vertragsperiode (Bestimmungen)

contractperiodreminder

Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.

noticeperiod

Kündigungsfrist

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt

noticeperiodterms

Kündigungsfrist (Bestimmungen)

noticeperiodreminder

Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.

givencancellation

Kündigungsdatum

givencancellationremarks

Kündigungsdatum (Anmerkungen)

effectivecancellation

Wirksames Kündigungsdatum

effectivecancellationremarks

Wirksames Kündigungsdatum (Anmerkungen)

reminder

Zusätzliches Erinnerungsdatum

reminderinterval

Wiederholung für zusätzliches Erinnerungsdatum

reminderusers

Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

remark

Anmerkungen

keyword

Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword1

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword2

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword3

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword4

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword5

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword6

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword7

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

keyword8

Weiterer Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird. Dieses Feld ist relevant, wenn einem Vertrag beim Import mehrere Begriffe zugeordnet werden sollen.

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.

Hinweis: Es ist auch möglich, Werte in benutzerdefinierte Felder, die über Vertragsart zur Verfügung gestellt werden, zu importieren. Dazu muss in der Excel-Arbeitsmappe der Programmiername des jeweiligen Felds als Spalte hinzugefügt werden.

Wenn es sich bei dem benutzerdefinierten Feld um eine Objekteigenschaft handelt, können die importierten Werte einen der folgenden Präfixe enthalten:

  • #
    Es wird versucht, ein Komponentenobjekt mit der angeführten Referenz zu ermitteln.
  • ?
    Es wird versucht, ein Objekt zu ermitteln, das den angeführten Wert im Feld Importkennung zugewiesen hat.

Vertragsunterlagen importieren und zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts erlaubt Ihnen, Vertragsunterlagen automatisch den zugehörigen Verträgen zuzuordnen.

Vertragsunterlagen mittels ZIP-Archiv importieren und zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Vertragsunterlagen mittels ZIP-Archiv zuzuordnen, müssen Sie ein ZIP-Archiv bereitstellen, in dem die Vertragsunterlagen in Unterverzeichnissen abgelegt sind, deren Verzeichnisnamen der Importkennung der jeweiligen Verträge entspricht.

Um Verträgen die Vertragsunterlagen aus einem ZIP-Archiv zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in einer Vertragsliste in den Bereich „Uploads“.
  2. Laden Sie das ZIP-Archiv hoch.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des ZIP-Archivs auf „Verträge importieren“.

Vertragsunterlagen aus einem Teamroom oder Ordner zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Vertragsunterlagen aus einem Teamroom oder Ordner zuzuordnen, müssen Sie eine Excel-Arbeitsmappe oder eine CSV-Datei bereitstellen, in der die Pfade zu den Vertragsunterlagen definiert sind.

Hinweis: Erfolgreich zugeordnete Unterlagen werden aus dem Teamroom bzw. Ordner in den jeweiligen Vertrag verschoben.

Um Verträgen die Vertragsunterlagen aus einem Teamroom oder Ordner mithilfe der in einer Excel-Arbeitsmappe hinterlegten Pfade zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Importieren Sie die Vertragsunterlagen in einen Teamroom oder Ordner.
  2. Navigieren Sie in einer Vertragsliste in den Bereich „Uploads“.
  3. Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe hoch.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Unterlagen zuordnen“.
  5. Datenstruktur der Excel-Arbeitsmappe

CSV-Spalte

Beschreibung

skip

Zeile ignorieren (mögliche Werte: true, false)

externalkey

Importkennung des Vertrags, dem die Unterlagen zugeordnet werden sollen

path

Pfad zur Unterlage

Hinweis: Der erste Teil des Pfades muss der Fabasoft Cloud ID eines Teamrooms oder Ordners entsprechen, optional gefolgt von Unterverzeichnissen, getrennt durch „/“.

Beispiel: COO.6505.100.x.x/Unterordner1/Unterordner2

filename

Dateiname der Unterlage

Beispiel: vertragsdokument.pdf

filecategory

Kategorie der Unterlage

Hinweis: Der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kategorie oder eines Formulars.

Hinweis: Es ist auch möglich, Werte in benutzerdefinierte Felder, die über ein Formular zur Verfügung gestellt werden, welches einer Unterlage über die Spalte filecategory als Kategorie zugewiesen wird, zu importieren. Dazu muss in der Excel-Arbeitsmappe der Programmiername des jeweiligen Felds als Spalte hinzugefügt werden.

Webservice-SchnittstellePermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts stellt eine Webservice-Schnittstelle zur Verfügung.

Die WSDL ist unter folgender URL erreichbar:

https://<host>/<vdir>/fscdav/wsdl?WEBSVC=IDANGLCONTRACTS_111_100_WebService

„<host>“ ist in der Lokation Deutschland durch „https://de.cloud.fabasoft.com“ zu ersetzen und „<vdir>“ durch „folio“:

https://de.cloud.fabasoft.com/folio/fscdav/wsdl?WEBSVC=IDANGLCONTRACTS_111_100_WebService

Das Webservice unterstützt auch das JSON-Format:

https://<host>/<vdir>/wsjson/IDANGLCONTRACTS_111_100_WebService/<operation>

Operationen: