2018 November Release

AdministrationsaufgabenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den folgenden Kapiteln finden Sie Administrationsaufgaben zur Personalakte.

Voraussetzungen Permanenter Link zu dieser Überschrift

Voraussetzung für die Verwendung der Personalakte ist, dass das Servicepaket „Fabasoft Personalakte“ aktiviert wurde. Zusätzlich stehen als optionale Erweiterungen die Servicepakete „Personalakte (Einsicht)“ und „Skills-Management“ zur Verfügung. Dies kann in den Eigenschaften der Organisation (Servicepakete > Editionen und Apps) überprüft werden.

Nach dem Erwerb des Servicepakets erhalten die Organisations-Eigentümer, -Administratoren und –Zahlungsberechtigte in ihren Welcome-Screens die Benachrichtigung, dass eine Personalakten-Konfiguration erstellt werden muss.

Sie können die Benachrichtigung an einen Verantwortlichen weiterleiten oder sofort eine Konfiguration erzeugen. Nach dem Erzeugen einer Konfiguration wird das zugehörige Personalakten-Dashboard auf „Home“ der festgelegten Personalakten-Administratoren abgelegt und die Benachrichtigung wird bei allen Empfängern entfernt.

Hinweis: Wird ein Personalakten-Administrator aus der Konfiguration ausgetragen, wird das Personalakten-Dashboard bei dem ausgetragenen Benutzer von „Home“ entfernt.

Personalakten-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Personalakten-Konfiguration werden allgemeine Einstellungen getroffen, die Struktur der Personalakten und die Personalakten-Benutzer werden festgelegt. Die darin festgelegten Personalakten-Administratoren dürfen die entsprechenden Personalakten-Konfigurationen bearbeiten.

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Dashboard der Personalakten-Konfiguration können Sie folgende Einstellungen treffen. Falls ein Feld ausgeblendet ist, können Sie dieses über das Menü „Ansicht“ wieder einblenden.  

  • Personalaktenablagen
    Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung der Personalakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalaktenablage“.
  • Geschäftsfallablagen
    Zeigt die Geschäftsfallablagen, in denen die Geschäftsfälle verwaltet werden.
  • Ablagestruktur für Personalakten
    Jeder neu erzeugten Personalakte wird die hier definierte Ablagestruktur zugewiesen.
    • Sie können Hierarchien von Personalaktenregistern definieren. Navigieren Sie dazu in der Baumansicht zu einem übergeordneten Personalaktenregister und führen Sie in der Baumansicht den Kontextmenübefehl „Personalaktenregister erzeugen“ aus.
    • In den Personalaktenregistern können Sie Standarddokumente ablegen. Beim Erzeugen einer Personalakte werden die Personalaktenregister und Dokumente dupliziert. Die bei den Dokumenten hinterlegte Kategorie wird beibehalten.
    • Die definierten Personalaktenregister sind aus einer Personalakte nicht mehr entfernbar. Wenn Sie gewisse Register nur in bestimmten Personalakten benötigen, legen Sie diese manuell in den entsprechenden Personalakten fest.
    • Die Ablagestruktur wirkt sich nur auf neu erzeugte aber nicht auf bestehende Personalakten aus. Sie können aber die Ablagestruktur von existierenden Personalakten aktualisieren (siehe Kapitel „Einstellungen aktualisieren“).
    • Im Feld Standard-Kategorie kann eine Kategorie angegeben werden, die dem entsprechenden Personalaktenregister in der Personalakte zugeordnet wird. Es sind nur Kategorien auswählbar, die im Feld Kategorien (Personalakten-Konfiguration) definiert wurden.
      Hinweis: Die Kategorie wird durch Propagierung auch Dokumenten im Personalaktenregister zugeordnet. Falls über das Feld Verfügbare Kategorien die Kategorien eingeschränkt werden, wird nur propagiert, wenn die Kategorie darin enthalten ist.
      Kategorien dienen zur Festlegung von Zugriffsrechten, Aufbewahrungsregeln und Wiedervorlagen.
    • Über das Feld Verfügbare Kategorien können die Kategorien eingeschränkt werden, die Dokumenten in einem Personalaktenregister zugewiesen werden können. Es können nur Kategorien ausgewählt werden, die in der übergeordneten Hierarchie erlaubt sind.
  • Kategorien
    Die hier angegebenen Kategorien (z. B. Bewerbung) können den Personalaktenregistern und Dokumenten zugewiesen werden. Personalaktenregister können die hier angegebenen Kategorien weiter einschränken.
  • Berichtsvorlagen
    Legt fest, welche Berichtsvorlagen für das Generieren von Berichten zur Verfügung stehen. Vordefinierte Berichtsvorlagen finden Sie hier:
    Fabasoft Personalakte - Berichtsvorlagen (Deutsch)
    Fabasoft Personnel File - Report Templates (English)
    Die Berichtsvorlagen können mit dem Drittprodukt Eclipse BIRT (http://download.eclipse.org/birt/downloads/) modifiziert  werden.
  • Firmen
    Falls sich ein Unternehmen aus mehreren Firmen zusammensetzt, können die hier angegebenen Firmen in den Planstellen zugewiesen werden.
  • Standorte
    Die hier angegebenen Standorte können in den Planstellen zugewiesen werden.
  • Thesauri
    Zeigt die Thesauri, in denen Begriffe für die Verschlagwortung von Dokumenten verwaltet werden können. Es muss mindestens ein Thesaurus angelegt werden, damit die Verschlagwortung genutzt werden kann. In den Einstellungen der Personalakten-Konfiguration wird der Standard-Thesaurus für neue Begriffe festgelegt. Somit können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden. Wird kein Standard-Thesaurus angegeben, können nur die in den Thesauri vordefinierten Begriffe verwendet werden.
    Hinweis: Thesauri können auch für Personalaktenablagen definiert werden.

Weitere Einstellungen können Sie über die Aktion „Einstellungen“ festlegen (siehe Kapitel „Einstellungen“).

Personalaktenablage erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Aktion „Personalaktenablage erzeugen“ können Sie eine neue Personalaktenablage erstellen. Nähere Informationen zur Personalaktenablage finden Sie im Kapitel „Personalaktenablage“.

Geschäftsfallablage erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Aktion „Geschäftsfallablage erzeugen“ können Sie eine neue Geschäftsfallablage erstellen.

Vordefinierte Werte importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vordefinierte Werte für Auswahlfelder (z. B. Firma) können mithilfe einer CSV-Datei importiert und aktualisiert werden.

Um vordefinierte Werte zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf „Vordefinierte Werte importieren“.
  2. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
  3. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die vordefinierten Werte beschreibt.
  4. Klicken Sie auf „Import starten“.
  5. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

Id

Importkennung

Zeichenkette

Class

Referenz

Referenz einer Objektklasse (EmployeeCompany,  EmployeeLocation)

Name

Name

Zeichenkette

Description

(wird aktuell nicht verwendet)

Street

Adresse (Straße)

Zeichenkette

ZipCode

Adresse (PLZ)

Zahl

City

Adresse (Ort)

Zeichenkette

State

Adresse (Bundesland)

Zeichenkette

Country

Adresse (Land)

Zeichenkette

Email1

E-Mail-Adressen (Thema: E-Mail 1)

Zeichenkette

Email2

E-Mail-Adressen (Thema: E-Mail 2)

Zeichenkette

Email3

E-Mail-Adressen (Thema: E-Mail 3)

Zeichenkette

Phone

Telefonnummern (Thema: Geschäftlich)

Zeichenkette

Fax

Telefonnummern (Thema: Fax)

Zeichenkette

CommLanguage

Kommunikationssprache

Referenz einer Systemsprache (z. B. LANG_GERMAN, LANG_ENGLISH)

Kategorien importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Kategorien können mithilfe einer CSV-Datei importiert und aktualisiert werden.

Um Kategorien zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich „Kategorien“.
  2. Klicken Sie auf „Kategorien importieren“.
  3. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
  4. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die Kategorien beschreibt.
  5. Klicken Sie auf „Import starten“.
  6. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

Id

Importkennung

Zeichenkette

Name

Name

Zeichenkette

PersonnelFileShelfId

Importkennung (Personalaktenablage)

Zeichenkette (Kategorie wird bei der angegebenen Personalaktenablage hinterlegt)

RetentionWorthy

Aufbewahrungswürdig

Boolescher Wert (true oder false)

RetentionPeriod

Aufbewahrungsdauer

Referenz einer Zeitspanne (z. B. FSCSCHEDULE@1.1001:TimeInterval30Y00M00W00D00H00M00S)

RetentionBaseDate

Basisdatum für die Aufbewahrungsdauer

Referenz einer Eigenschaft (z. B. FSCSCHEDULE@1.1001:CreatedAtDateTimeDef)

UsableFor

Verwendbar für

Referenz einer Objektklasse (z. B. FSCPERSONNELFILE@1.1001:PersonnelFileDocument)

CategoryACL

Standard-ACL für Objekte mit dieser Kategorie

Referenz einer ACL (z. B. FSCPERSONNELFILE@1.1001:RoomPersonnelFileEmployeeACL)

CatSecChange

Änderungsberechtigt für Objekte dieser Kategorie

E-Mail-Adresse eines Benutzers

CatSecRead

Leseberechtigt für Objekte dieser Kategorie

E-Mail-Adresse eines Benutzers

OverrideKeys

-

CSV-Spalten von zu überschreibenden Eigenschaften getrennt durch Beistriche (ansonsten werden leere Werte ignoriert und bei Listen die Werte hinzugefügt)

Ablagestruktur importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vordefinierte Personalaktenregister können mithilfe einer CSV-Datei importiert und aktualisiert werden.

Um Personalaktenregister zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich „Ablagestruktur für Personalakten“.
  2. Klicken Sie auf „Personalaktenregister importieren“.
  3. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
  4. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die Personalaktenregister beschreibt.
  5. Klicken Sie auf „Import starten“.
  6. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

Id

Importkennung

Zeichenkette

Name

Name

Zeichenkette

PersonnelFileShelfId

Importkennung (Personalaktenablage)

Zeichenkette (Personalaktenregister wird bei der angegebenen Personalaktenablage hinterlegt)

ParentId

Importkennung (übergeordnetes Personalaktenregister)

Zeichenkette

DefaultCategory

Standard-Kategorie

Importkennung einer Kategorie

Categories

Verfügbare Kategorien

Importkennung einer Kategorie

OverrideKeys

-

CSV-Spalten von zu überschreibenden Eigenschaften getrennt durch Beistriche (ansonsten werden leere Werte ignoriert und bei Listen die Werte hinzugefügt)

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Neben den Einstellungen im Dashboard stehen Ihnen über die Aktion „Einstellungen“ noch folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Name
    Legt die Bezeichnung der Personalakten-Konfiguration fest.
  • Aktion „Vorerfassen“ anzeigen
    Legt fest, ob die Barcode-Scanfunktionalität zur Verfügung steht.
  • Dokumente vorerfassen als
    Legt die Dokumentart (PDF oder TIFF) der vorerfassten Dokumente fest.
  • Erste Strukturebene ist erweiterbar
    Legt fest, ob auf oberster Ebene in der Personalakte manuell Personalaktenregister angelegt werden können (zusätzlich zur vordefinierten Ablagestruktur).
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Legt fest, welche Verknüpfungen in der Personalaktenkonfiguration abgelegt werden dürfen. Ermöglicht zum Beispiel Kategorien von benutzerdefinierten Formularen abzulegen.
    Hinweis: Wählen Sie „Standard: Verknüpfungen auf alle Objekte erlauben“ aus, wenn Sie Kategorien von benutzerdefinierten Formularen erlauben möchten, da diese Kategorien keiner Organisation zugeordnet sind.
  • Standard-Kategorie für Personalakten
    Die hier angegebene Kategorie wird Personalakten zugewiesen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Kategorie“.
  • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
    Wenn ein Standard-Thesaurus angegeben ist, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
  • Mindbreeze InSpire Service
    Falls bei der Organisation Mindbreeze InSpire Services für die Klassifizierung von Dokumenten hinterlegt sind, können Sie hier ein Service auswählen, das beim Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte verwendet werden soll. Wenn Sie keines auswählen, wird keine Klassifizierung durchgeführt.
    Hinweis: Das Service gilt nur beim direkten Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte. Wenn Sie zum Beispiel ein Dokument, das sich in einem Teamroom befindet, über den Kontextmenübefehl zu einer Personalakte registrieren, gilt das beim Teamroom definierte Service bzw. das Standard-Service.
  • Kopie der Personalakte beim Ändern der Zuordnung behalten
    Legt fest, ob beim Ändern der Zuordnung einer Personalakte eine Kopie in der derzeitigen Personalaktenablage verbleibt.
  • Permanente Einsicht für Mitarbeiter
    Legt fest, ob der Benutzer für die Einsicht für Mitarbeiter aus der Aufbauorganisation übernommen wird.
  • Permanente Einsicht für Personalverantwortliche
    Legt fest, ob der Benutzer für die Einsicht für Personalverantwortliche aus der Aufbauorganisation übernommen wird.
  • Änderungen in der Aufbauorganisation bezüglich der Personalakten-Einsicht werden bestätigt durch
    Die angegebenen Benutzer können Änderungen in der Aufbauorganisation bezüglich der Personalakten-Einsicht über den Workflow bestätigen.
  • Persönlich verwaltete Stammdaten
    Die ausgewählten Stammdaten können vom zur Personalakte zugeordneten Benutzer (permanente Einsicht) selbst bearbeitet werden.
  • Extern verwaltete Stammdaten
    Um zu verhindern, dass Felder, die über den Import oder die SAP-Integration aktualisiert werden sollen, direkt in der Personalakte über die Benutzeroberfläche verändert werden, können die entsprechende Metadaten auf nur lesend geändert werden. Dies gilt nur für Personalakten, bei denen die Option „Extern verwaltet“ aktiviert ist.
  • Änderungen in den Stammdaten auf weitere Personalakten der gleichen Person übertragen
    Legt fest, ob Stammdaten in Personalakten, die die gleiche Person betreffen, bei Änderung abgeglichen werden sollen.
    Sie können dazu einen Schlüssel für die Identifizierung der Personalakten und die abzugleichenden Stammdaten festlegen. Die ausgewählten Stammdaten werden nur bei aktiven Personalakten synchronisiert.
  • Standard-Hintergrundaufgaben
    Hintergrundaufgaben werden automatisch ausgeführt, um zum Beispiel die Aufbewahrungsfrist festzulegen.

Registerkarte „Nummerierung“

  • Personalnummer automatisch vergeben
    Legt fest, ob die Personalnummer automatisch generiert wird. Wenn nicht, muss die Personalnummer beim Erstellen einer Personalakte manuell eingegeben werden.
    Hinweis: Bei automatischer Vergabe können über den Importmechanismus keine neuen Personalakten erzeugt werden.
  • Zuletzt vergebene Personalnummer
    Die nächste erzeugte Personalakte erhält die hier angegebene Nummer plus eins.
  • Format-Zeichenkette (z. B. 0000)
    Die Anzahl der eingegebenen Nullen legt die Anzahl der Stellen der Personalnummer fest.
  • Format-Präfix
    Eine Zeichenkette die vor der Personalnummer steht.
  • Verwendete Format-Präfixe
    Zeigt eine Übersicht der bis jetzt verwendeten Format-Präfixe an.

Registerkarte „SAP-Einstellungen“

Auf dieser Registerkarte können Sie die Verbindungsparameter für die SAP-Verknüpfung zum Öffnen der Personalstammdaten in SAP festlegen (Transaktion PA30). Erfragen Sie die nötigen Daten bei Ihrem SAP-Administrator.

Hinweis: Diese Einstellungen ermöglichen das Öffnen der Personalstammdaten in SAP ausgehend von der Fabasoft Personalakte (Kontextmenübefehl „SAP-Personalstammdaten öffnen“). Die SAP-Integration hingegen ermöglicht das Öffnen einer Personalakte ausgehend von SAP (siehe Kapitel „SAP-Integration“).

Registerkarte „Skills-Management“

Auf dieser Registerkarte können Sie die Bewertungsskalen für Qualifikationen verwalten (nur sichtbar wenn das Skills-Management verwendet wird).

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos werden für die Personalakten-Konfiguration und als Standard-Logos für alle persönlichen Dashboards verwendet.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen

Auf dieser Registerkarte können Sie festlegen, ob die PDF-Übersichten von Dokumenten mit einem generierten Deckblatt versehen werden sollen.

Zusätzlich können Sie Wasserzeichen-Einstellungen festlegen. Mithilfe der Option Wasserzeichen für alle Benutzer können Sie die Einstellungen selbst testen. Die Einstellungen gelten auch für die zugehörigen Personalaktenablagen, falls diese keine eigenen Einstellungen definieren.

Wenn Sie Wasserzeichen verwenden, wird die PDF-Ansicht einer Personalakte mit einem Wasserzeichen versehen. Zusätzlich sehen Benutzer mit Leserechten nicht die Originaldokumente einer Personalakte sondern nur die entsprechenden konvertierten PDF-Dokumente mit Wasserzeichen.

Team berechtigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Damit Benutzer die Personalakte verwenden können, müssen sie in der Personalakten-Konfiguration berechtigt sein. Auf Basis der eingetragenen Benutzer werden die verbrauchten Lizenzen der jeweiligen Servicepakete berechnet.

  • Alle Rechte (nur lesend)
    Der Eigentümer bzw. die Miteigentümer der Organisation haben vollständigen Zugriff.
  • Personalakten-Administrator
    Personalakten-Administratoren können die Personalakten-Konfiguration bearbeiten. Benutzer erhalten das Servicepaket „Fabasoft Personalakte“.
  • Personalakten-Benutzer
    Personalakten-Benutzer können die Fabasoft Personalakte verwenden. Die jeweiligen Rechte werden über die Personalaktenablagen festgelegt. Benutzer erhalten das Servicepaket „Fabasoft Personalakte“.
  • Personalakten-Einsicht
    Das Einsichts-Recht ermöglicht einen lesenden Zugriff auf Personalakten. Benutzer erhalten das Servicepaket „Fabasoft Personalakte (Einsicht)“.
  • Skills-Management
    Das Skills-Management ermöglicht das Verwalten von Stellen- und Rollenbeschreibungen, Qualifikationen (Soll- und Ist-Zustand) und das Generieren von Übersichten über fehlende Qualifikationen der Mitarbeiter. Benutzer erhalten das Servicepaket „Skills-Management“.

PersonalaktenablagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Personalaktenablage basiert auf einer Personalakten-Konfiguration, kann aber die darin getroffenen Einstellungen gegebenenfalls überschreiben bzw. erweitern. Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung der Personalakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

In der Personalaktenablage getroffene Einstellungen überschreiben die Einstellungen in der Personalakten-Konfiguration (Ausnahme: Registerkarte „Erweiterungen“).

Registerkarte „Personalaktenablage“

  • Name
    Legt die Bezeichnung der Personalaktenablage fest.
  • Betreff
    Legt eine nähere Beschreibung fest.
  • App-Konfiguration
    Die Personalaktenablage übernimmt die Einstellungen in der App-Konfiguration.
  • Mindbreeze InSpire Service
    Falls bei der Organisation Mindbreeze InSpire Services für die Klassifizierung von Dokumenten hinterlegt sind, können Sie hier ein Service auswählen, das beim Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte verwendet werden soll. Wenn Sie keines auswählen, wird entweder das Service der Personalaktenkonfiguration (wenn definiert) verwendet oder es wird keine Klassifizierung durchgeführt.
    Hinweis: Das Service gilt nur beim direkten Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte. Wenn Sie zum Beispiel ein Dokument, das sich in einem Teamroom befindet, über den Kontextmenübefehl zu einer Personalakte registrieren, gilt das beim Teamroom definierte Service bzw. das Standard-Service.
  • Über Neuigkeiten informieren
    Legt fest, ob Sie über Neuigkeiten im Welcome-Screen oder per E-Mail informiert werden.
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Legt fest, welche Verknüpfungen in der Personalaktenablage abgelegt werden dürfen. Ermöglicht zum Beispiel Kategorien von benutzerdefinierten Formularen abzulegen.
    Hinweis: Wählen Sie „Standard: Verknüpfungen auf alle Objekte erlauben“ aus, wenn Sie Kategorien von benutzerdefinierten Formularen erlauben möchten, da diese Kategorien keiner Organisation zugeordnet sind.
  • Öffentliche Links erlauben
    Legt fest, ob Objekte auch für nicht angemeldete Benutzer lesbar gemacht werden können.
  • Teammitglieder auf diese Organisationen einschränken
    Legt fest, welcher Organisation die Teammitglieder angehören müssen.
  • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
    Wenn ein Standard-Thesaurus angegeben ist, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
  • Organisation
    Zeigt die zugeordnete Organisation.
  • Eigentümer
    Zeigt den zugeordneten Eigentümer.

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Statistiken auswerten
    Legt fest, ob im Dashboard grafisch aufbereitete Statistiken zu den Personalakten angezeigt werden.
  • Aktion „Vorerfassen“ anzeigen
    Legt fest, ob die Barcode-Scanfunktionalität zur Verfügung steht.
  • Dokumente vorerfassen als
    Legt die Dokumentart (PDF oder TIFF) der vorerfassten Dokumente fest.
  • Erste Strukturebene ist erweiterbar
    Legt fest, ob auf oberster Ebene in der Personalakte manuell Personalaktenregister angelegt werden können (zusätzlich zur vordefinierten Ablagestruktur).
  • Standard-Kategorie für Personalakten
    Die hier angegebene Kategorie wird Personalakten zugewiesen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Kategorie“.
  • Kopie der Personalakte beim Ändern der Zuordnung behalten
    Legt fest, ob beim Ändern der Zuordnung einer Personalakte eine Kopie in der derzeitigen Personalaktenablage verbleibt.
  • Benutzer für Hintergrundaufgaben
    Unter dem angegebenen Benutzer werden die Hintergrundaufgaben ausgeführt.
  • Importverarbeitung (Personalakten)
    Zeigt Einstellungen für den Import von Personalakten.
  • Importverarbeitung (Dokumente)
    Zeigt Einstellungen für den Import von Dokumenten.
  • Permanente Einsicht für Mitarbeiter
    Legt fest, ob der Benutzer für die Einsicht für Mitarbeiter aus der Aufbauorganisation übernommen wird.
  • Permanente Einsicht für Personalverantwortliche
    Legt fest, ob der Benutzer für die Einsicht für Personalverantwortliche aus der Aufbauorganisation übernommen wird.
  • Änderungen in der Aufbauorganisation bezüglich der Personalakten-Einsicht werden bestätigt durch
    Die angegebenen Benutzer können Änderungen in der Aufbauorganisation bezüglich der Personalakten-Einsicht über den Workflow bestätigen.
  • Extern verwaltete Stammdaten
    Um zu verhindern, dass Felder, die über den Import oder über die SAP-Integration aktualisiert werden sollen, direkt in der Personalakte über die Benutzeroberfläche verändert werden, können die entsprechende Metadaten auf nur lesend geändert werden. Dies gilt nur für Personalakten, bei denen die Option „Extern verwaltet“ aktiviert ist.
  • Persönlich verwaltete Stammdaten
    Die ausgewählten Stammdaten können vom zur Personalakte zugeordneten Benutzer (permanente Einsicht) selbst bearbeitet werden.

Registerkarte „Nummerierung“

  • Personalnummer automatisch vergeben
    Legt fest, ob die Personalnummer automatisch generiert wird. Wenn nicht, muss die Personalnummer beim Erstellen einer Personalakte manuell eingegeben werden.

Registerkarte „SAP-Einstellungen“

Auf dieser Registerkarte können Sie die Verbindungsparameter für die SAP-Verknüpfung zum Öffnen der Personalstammdaten in SAP festlegen (Transaktionscode PA30). Erfragen Sie die nötigen Daten bei Ihrem SAP-Administrator.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen

Auf dieser Registerkarte können Sie festlegen, ob die PDF-Übersichten von Dokumenten mit einem generierten Deckblatt versehen werden sollen.

Zusätzlich können Sie die Wasserzeichen-Einstellungen festlegen. Mithilfe der Option Wasserzeichen für alle Benutzer können Sie die Einstellungen selbst testen. Die Einstellungen werden von der Personalakten-Konfiguration übernommen, können aber für die einzelnen Personalaktenablagen auch eigenständig definiert werden.

Wenn Sie Wasserzeichen verwenden, wird die PDF-Ansicht einer Personalakte mit einem Wasserzeichen versehen. Zusätzlich sehen Benutzer mit Leserechten nicht die Originaldokumente einer Personalakte sondern nur die entsprechenden konvertierten PDF-Dokumente mit Wasserzeichen.

Registerkarte „Erweiterungen“

  • Zusätzliche Register
    Definiert Personalaktenregister zusätzlich zu den bei der Personalakten-Konfiguration hinterlegten Personalaktenregistern.
  • Zusätzliche Kategorien
    Definiert Kategorien zusätzlich zu den bei der Personalakten-Konfiguration hinterlegten Kategorien.
  • Zusätzliche Hintergrundaufgaben
    Definiert Hintergrundaufgaben zusätzlich zu den bei der Personalakten-Konfiguration hinterlegten Hintergrundaufgaben.
  • Zusätzliche Berichtsvorlagen
    Definiert Berichtsvorlagen zusätzlich zu den bei der Personalakten-Konfiguration hinterlegten Berichtsvorlagen.

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos werden für die Personalaktenablage verwendet.

Registerkarte „Vorlagen

Die definierten Dokumente werden im Erzeugen-Dialog als Vorlagen angeboten.

Scanfunktionalität bereitstellen (Vorerfassen)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Scanfunktionalität muss die Scansoftware das Dokument über ein Webservice in die Fabasoft Personalakte hochladen (siehe Kapitel „Webservice“).

Anwendungsfall:

Der Benutzer definiert ein zu scannendes Dokument (identifiziert über einen Barcode). Die Scansoftware interpretiert den Barcode auf dem Papierdokument und sendet die gescannte Datei mitsamt dem Barcode über ein Webservice an die Fabasoft Personalakte. Das vom Benutzer definierte Dokument wird mit dem Inhalt befüllt.

Personalisierte Word-Vorlagen erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um personalisierte Word-Vorlagen zu erstellen, können Metadaten (z. B. Anrede oder Adresse) als aktualisierbare DocProperties bzw. Felder in Word-Dokumenten eingefügt werden. Die Schaltflächen „DocProperties einfügen“ und „Feld einfügen“ stehen in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung (das Fabasoft Cloud COM-Add-in muss aktiviert sein).

EingangsordnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Eingangsordner können Sie direkt auf „Home“ erzeugen (Hintergrund-Kontextmenü > „Neu“ > „Eingangsordner“). Wie für Teamrooms können Sie auch für Eingangsordner ein Team festlegen und so die Zugriffsrechte definieren.

Die Dokumente können zum Beispiel per WebDAV im Eingangsordner abgelegt werden.

Zuordnen

Für die automatische Zuordnung von Dokumenten zu Personalakten kann ein Eingangsordner verwendet werden.

Erzeugen Sie einen Eingangsordner und legen Sie eine Regel fest. Geben Sie in der Regel zwei Aktionen an. Die erste Aktion „Kategorie zuordnen“ wird verwendet, um den eingehenden Dokumenten eine Kategorie zuzuweisen, die als Eingangskategorie für die Registrierung den Wert „Eingangskategorie für Personalaktendokument“ gesetzt hat. Die zweite Aktion „Zuordnen (asynchron)“ wird für die Zuordnung der Dokumente zu den Personalakten verwendet. Die Zuordnung kann aufgrund von QR-Codes (Seriendokumente) bzw. PDF-Stichwörter erfolgen. Im QR-Code bzw. in den PDF-Stichwörtern muss die Fabasoft Cloud ID (z. B. COO.1.506.4.4063) von dem Dokument hinterlegt sein, dessen Inhalt durch das eingehende Dokument ersetzt werden soll. Für nicht zuordenbare Dokumente kann als Ziel ein weiterer Eingangsordner definiert werden. In diesem kann zum Beispiel eine Regel definiert werden, die einen Prozess für die manuelle Bearbeitung startet (Aktivität „Registrieren“).

Daten importieren

Der Inhalt der eingehenden CSV-Datei wird importiert. Vorlagen für die CSV-Dateien können Sie über die jeweiligen manuellen Aktionen herunterladen (z. B. Aktion „Kategorien importieren“ einer Personalakten-Konfiguration).

Erzeugen Sie einen Eingangsordner und legen Sie eine Regel fest. Geben Sie in der Regel die Aktion „Daten importieren“ an. Legen Sie das Ziel für den Import und die Art des Imports (z. B. Personalakten importieren) fest.

Einstellungen aktualisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Änderungen an der vordefinierten Ablagestruktur bzw. an den Kategorien werden nicht automatisch auf bestehende Personalakten und Dokumente übernommen. Mithilfe des Kontextmenübefehls „Einstellungen aktualisieren“ auf einer Personalaktenablage bzw. auf einer Personalakte können Sie die Änderungen übernehmen.

  • Hintergrundaufgaben
    Die Änderungen an den Standard-Hintergrundaufgaben der Personalaktenkonfiguration, Personalaktenablage und Kategorien werden übernommen.
  • Wiedervorlagen
    Die Änderungen an den Standard-Wiedervorlagen der Kategorien werden übernommen.
  • ACL-Objekt (Zugriffsrechte)
    Die Standard-ACL für Objekte dieser Kategorie der Kategorie wird übernommen, wenn eine ACL angegeben ist.
  • Ablagestruktur
    Die Änderungen an der vordefinierten Ablagestruktur werden übernommen. Dies umfasst das Hinzufügen, Entfernen und Ändern von Registern.
    Entfernte vordefinierte Register werden gelöscht, wenn sie leer sind. Wenn nicht, wird das Register als nicht vordefiniert markiert und kann somit manuell behandelt werden (dieses Verhalten kann durch die nächste Option, dass Inhalte wenn möglich in übergeordnete Register verschoben werden, verändert werden).
    Bei Änderungen an vordefinierten Registern werden der Name, der Betreff, die Standard-Kategorie und die verfügbaren Kategorien berücksichtigt.
  • Dokumente aus entfernten Registern in das übergeordnete Register verschieben
    Wurden vordefinierte Register entfernt, werden die entsprechenden Register gelöscht und die Inhalte in das übergeordnete Register verschoben. Falls es sich bei dem entfernten vordefinierten Register  um ein Register auf oberster Ebene handelt, bleibt das Register bestehen (wenn Inhalte vorhanden sind) und wird als nicht vordefiniert markiert.

Klassifizieren mit Mindbreeze InSpirePermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine automatische Klassifizierung mit Mindbreeze InSpire zu ermöglichen, muss ein Mindbreeze InSpire Service konfiguriert sein. Mindbreeze InSpire Services können in der Organisation in den erweiterten Einstellungen erzeugt werden und bei der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage ausgewählt werden. Wenden Sie sich an den Mindbreeze InSpire Support, um die konkreten Einstellungen für das Service festzulegen.

Die folgenden Schritte erläutern die grundsätzliche Funktionsweise:

  1. In einer Lernphase wird Mindbreeze InSpire trainiert, eine Klassifizierung der Dokumente vorzunehmen. Für die Extraktion der Metadaten aus Dokumenten können reguläre Ausdrücke definiert werden.
  2. Im Produktivbetrieb werden beim Ausführen des Kontextmenübefehls „Klassifizieren und registrieren“ bzw. beim direkten Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte die Klassifizierung und die Metadaten vom Mindbreeze InSpire Service angefordert.
  3. Für den Klassifizierungswert wird eine Kategorie mit entsprechender Importkennung gesucht und dem Dokument zugeordnet.
  4. Klassifizieren und registrieren über das Kontextmenü
    Wenn eine Kategorie gefunden wird, die in einer Personalaktenkonfiguration definiert ist, wird dadurch das Registrieren als Personalaktendokument gestartet.
    Klassifizieren und registrieren durch direktes Ablegen
    Unabhängig von der gefundenen Kategorie wird das Registrieren als Personalaktendokument gestartet.
    Klassifizieren mittels Eingangsordner
    Das Klassifizieren kann auch automatisch über einen Eingangsordner durchgeführt werden (siehe Benutzerhilfe Fabasoft Cloud).
  5. Wenn aus dem Dokument entsprechende Metadaten gewonnen werden konnten, werden diese vorbefüllt. Als Schlüssel wird die Referenz der jeweiligen Eigenschaft herangezogen.
    Hinweis: Falls die Mindbreeze InSpire Schlüssel nicht den Personalaktenschlüsseln entsprechen, muss im Mindbreeze InSpire Service eine entsprechende Zuordnung definiert werden.

Die Fabasoft Personalakte bietet folgende Schlüssel zur automatischen Identifizierung einer Personalakte:

Personalaktenschlüssel

Beschreibung

FSCPERSONNELFILE_1_1001_pfpersnum

Personalnummer

FSCPERSONNELFILE_1_1001_pfsocialsecid

Sozialversicherungsnummer

COOSYSTEM_1_1_userfirstname

Vorname

COOSYSTEM_1_1_usersurname

Nachname

fullname

Vor- und Nachname

FSCFOLIO_1_1001_persbirthday

Geburtsdatum

COOMAPI_1_1_emailaddress

E-Mail-Adresse

Die Auswertung erfolgt in folgender Reihenfolge (bei einer Übereinstimmung werden die restlichen Schritte nicht mehr ausgeführt):

  1. FSCPERSONNELFILE_1_1001_pfpersnum
  2. FSCPERSONNELFILE_1_1001_pfsocialsecid
  3. COOSYSTEM_1_1_userfirstname, COOSYSTEM_1_1_usersurname und FSCFOLIO_1_1001_persbirthday
  4. fullname und FSCFOLIO_1_1001_persbirthday
  5. COOMAPI_1_1_emailaddress

Die Fabasoft Personalakte bietet folgenden Schlüssel für die Klassifizierung:

Personalaktenschlüssel

Beschreibung

COOTC_1_1001_objcategory

Kategorie

SAP-IntegrationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die SAP-Integration ermöglicht folgende Szenarien:

  • Verknüpfung von Personalstammdaten in SAP mit den jeweiligen Personalakten
  • Ablegen von mit SAP generierten Entgeltnachweisen in den jeweiligen Personalakten
  • Export der Aufbauorganisation aus SAP und Import in die Fabasoft Personalakte

Verknüpfung von PersonalstammdatenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration zur Verknüpfung von Personalstammdaten erfolgt mit einem eigenen Informationstyp 9600 „Fabasoft Personalakte“ (Namensraum /FABASOFT/). Dadurch sind keine direkten Modifikationen in SAP erforderlich und die Updatesicherheit bleibt gewährleistet.

Das Einrichten gliedert sich in folgende drei Schritte:

  • Zertifikate importieren
  • Transportaufträge importieren
  • Konfiguration durchführen

Zertifikate importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Kommunikation mit der Fabasoft Personalakte müssen beim SAP SSL-Server die entsprechenden CA-Zertifikate hinterlegt werden.

Um die CA-Zertifikate zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in Ihrem Webbrowser zur Fabasoft Personalakte.
  2. Über die Adresszeile des Webbrowsers können Sie sich die Zertifikatshierarchie anzeigen lassen.
  3. Speichern Sie alle CA-Zertifikate des Pfads in eine Datei. Im Folgenden werden diese Zertifikate in SAP importiert.
    Hinweis: Im Fall der Fabasoft Cloud handelt es sich um die beiden SwissSign-CA-Zertifikate.
  4. Wechseln Sie in die SAP GUI.
  5. Rufen Sie die Transaktion STRUST auf.
  6. Falls noch kein SSL-Server Standard konfiguriert ist, erzeugen Sie einen über den Kontextmenübefehl „Anlegen“.
  7. Wechseln Sie in den Änderungsmodus.
  8. Im Feld Zertifikat können Sie mithilfe der Schaltfläche „Zertifikat importieren“ ein CA-Zertifikat importieren und über die Schaltfläche „In Zert.-Liste aufnehmen“ als vertrauenswürdig hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle CA-Zertifikate der Zertifikatshierarchie der Fabasoft Personalakte.
  9. Speichern Sie die Änderungen.

Transportaufträge importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Verknüpfung von Personalstammdaten setzt zwei Transportaufträge voraus, die hier heruntergeladen werden können:

 Transport Requests (Fabasoft Personnel File - SAP Integration): Linking HR Master Data

Übergeben Sie die Dateien Ihrem SAP-Administrator, der mithilfe der Transaktion STMS (Transport-Management-System) die Transportaufträge importieren und entsprechend Ihrer Compliance-Regeln bis zu Ihrem Produktionssystem weiterleiten kann.

Hinweis: Stellen Sie vor dem Import sicher, dass der Informationstyp 9600 noch nicht in Ihrem System belegt ist. Falls dies der Fall sein sollte, wenden Sie sich bitte an den Fabasoft Support.

Konfiguration durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach erfolgreicher Durchführung der Transportaufträge müssen Sie in SAP die URLs Ihrer Fabasoft Personalakte hinterlegen.

Um die Konfiguration in SAP durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in die SAP GUI.
  2. Rufen Sie die Transaktion SM30 auf.
  3. Geben Sie im Feld Tabelle/Sicht den Wert „/FABASOFT/PERSF“ ein und klicken Sie auf „Anzeigen“.
  4. Wechseln Sie in den Änderungsmodus.
  5. Legen Sie folgende Werte fest:
    • PERSFILE
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud):
      folio/personnelfile/
      Falls Sie die Personalakte in einer Fabasoft Private Cloud nutzen, ersetzen Sie folio durch cloud.
    • WEBSRVC
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud):
      folio/fscdav/wsdl?WEBSVC=FSCPERSONNELFILE_1_1001_WebServicesPersonnelFile
      Falls Sie die Personalakte in einer Fabasoft Private Cloud nutzen, ersetzen Sie folio durch cloud.
    • WEBSRVC_DOMAIN
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud, Lokation Österreich):
      at.cloud.fabasoft.com/
      Falls Sie die Personalakte in einer anderen Lokation bzw. in der Fabasoft Private Cloud nutzen, geben Sie die entsprechende URL an.
  6. Speichern Sie die Änderungen.

Hinweis: Wenn Sie zusätzlich den Transportauftrag für das Ablegen von Entgeltnachweisen importiert haben, stehen weitere Konfigurationseinstellungen zur Verfügung, die in diesem Szenario jedoch nicht verwendet werden.

Ablegen von EntgeltnachweisenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit SAP generierte Entgeltnachweise können automatisiert in der jeweiligen Personalakte abgelegt werden.

Das Einrichten gliedert sich in folgende vier Schritte:

  • Zertifikate importieren
  • HR-Formulare aktivieren
  • Transportaufträge importieren
  • Konfiguration durchführen

Zertifikate importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Kommunikation mit der Fabasoft Personalakte müssen beim SAP SSL-Server die entsprechenden CA-Zertifikate hinterlegt werden. Falls noch nicht erfolgt, führen Sie die Schritte, wie im Kapitel „Zertifikate importieren“ beschrieben, durch.

HR-Formulare aktivierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete HR-Formular für den Entgeltnachweis aktiviert ist. Aus technischen Gründen muss zusätzlich das HR-Formular SAP_PAYSLIP_AT aktiviert sein.

Um ein HR-Formular zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in die SAP GUI.
  2. Rufen Sie die Transaktion HRFORMS auf.
  3. Öffnen Sie das Menü „Hilfsmittel“ und führen Sie den Befehl „Formulare aktivieren“ aus.
  4. Wählen Sie das gewünschte HR-Formular aus.
  5. Wählen Sie „Strukt. und Prog. generieren“ aus.
  6. Klicken Sie auf „Ausführen“.

Hinweis:

  • Die HR-Formulare müssen aktiviert sein, bevor der Transportauftrag für das Ablegen von Entgeltnachweisen importiert wird.
  • Die Aktivierung muss auf allen Systemen auf der Transportschiene erfolgen, auf denen die HR-Formulare getestet bzw. verwendet werden.

Transportaufträge importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es wird vorausgesetzt, dass die zwei Transportaufträge für die Verknüpfung von Personalstammdaten importiert wurden (siehe Kapitel „Transportaufträge importieren“).

Zusätzlich muss für das Ablegen von Entgeltnachweisen ein Transportauftrag importiert werden, der hier heruntergeladen werden kann:

 Transport Requests (Fabasoft Personnel File - SAP Integration): Storing Payslips

Konfiguration durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach erfolgreicher Durchführung der Transportaufträge, muss auf den jeweiligen Systemen der Bericht /FABASOFT/VDN2RECM_INIT einmalig ausgeführt werden. Geben Sie im Feld Formular das von Ihnen verwendete HR-Formular für den Entgeltnachweis an und führen Sie den Bericht aus.

Hinweis: Wenn Sie ein anderes HR-Formular verwenden möchten, muss der Bericht erneut ausgeführt werden.

Abschließend müssen Sie die folgenden Konfigurationsschritte durchführen:

  1. Wechseln Sie in die SAP GUI.
  2. Rufen Sie die Transaktion SM30 auf.
  3. Geben Sie im Feld Tabelle/Sicht den Wert „/FABASOFT/PERSF“ ein und klicken Sie auf „Anzeigen“.
  4. Wechseln Sie in den Änderungsmodus.
  5. Legen Sie folgende Werte fest:
    • PERSFILE
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud):
      folio/personnelfile/
      Falls Sie die Personalakte in einer Fabasoft Private Cloud nutzen, ersetzen Sie folio durch cloud.
    • VDNDOCTYPE
      Legt den externen Schlüssel der Kategorie fest, die dem Entgeltnachweis zugewiesen werden soll.
    • VDNFILE
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud):
      folio/uploadpfdocument/
      Falls Sie die Personalakte in einer Fabasoft Private Cloud nutzen, ersetzen Sie folio durch cloud.
    • VDNPFREGISTER
      Legt den externen Schlüssel des Personalaktenregisters fest, in dem der Entgeltnachweis abgelegt werden soll.
    • VDNSTATUS
      Legt den Dokumentstatus fest: PersonnelFileDocumentInProgress oder PersonnelFileDocumentClosed
    • WEBSRVC
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud):
      folio/fscdav/wsdl?WEBSVC=FSCPERSONNELFILE_1_1001_WebServicesPersonnelFile
      Falls Sie die Personalakte in einer Fabasoft Private Cloud nutzen, ersetzen Sie folio durch cloud.
    • WEBSRVC_DOMAIN
      Standardmäßig (gültig für die Fabasoft Cloud, Lokation Österreich):
      at.cloud.fabasoft.com/
      Falls Sie die Personalakte in einer anderen Lokation bzw. in der Fabasoft Private Cloud nutzen, geben Sie die entsprechende URL an.
  6. Speichern Sie die Änderungen.

Export und Import der AufbauorganisationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aus den in SAP vorhandenen Organigramm- und Mitarbeiterstammdaten kann eine CSV-Datei generiert werden, die die Aufbauorganisation beschreibt. Mithilfe des Importmechanismus der Fabasoft Personalakte kann die Aufbauorganisation übernommen werden.

Transportauftrag importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Export der Aufbauorganisation setzt einen Transportauftrag voraus, der hier heruntergeladen werden kann:

 Transport Requests (Fabasoft Personnel File - SAP Integration): Exporting Organizational Structure

Übergeben Sie die Dateien Ihrem SAP-Administrator, der mithilfe der Transaktion STMS (Transport-Management-System) den Transportauftrag importieren und entsprechend Ihrer Compliance-Regeln bis zu Ihrem Produktionssystem weiterleiten kann.