Personalakte

Eine Personalakte ist einer Person zugeordnet, die in einem aufrechten Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen steht oder in einem solchen Arbeitsverhältnis stehen wird bzw. gestanden hat.

Neben der Möglichkeit Metadaten zu erfassen, können in einer Personalakte auch Dokumente abgelegt werden. In einer Personalakte wird auf oberster Ebene eine Übersicht über alle Dokumente der Personalakte angezeigt. In die einzelnen Personalaktenregister kann über die Baumansicht navigiert werden.

Personalakten, Personalaktenregister und Dokumente, auf denen ein Benutzer keine Zugriffsrechte hat, werden weggefiltert.

Personalakte erzeugen

Um eine Personalakte zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das Personalakten-Dashboard bzw. in die gewünschte Personalaktenablage.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Personalakte erzeugen“.
3. Falls Sie sich im Personalakten-Dashboard befinden und mehrere Personalaktenablagen zur Verfügung stehen, wählen Sie die gewünschte Personalaktenablage aus.
4. Erfassen Sie auf den Registerkarten „Stammdaten“, „Kontaktdaten“ und „Einsicht“ die Daten der Personalakte. Zumindest den Nachnamen müssen Sie festlegen.
   • Falls die Personalnummer nicht automatisch generiert wird, müssen Sie diese manuell vergeben. Bei der manuellen Vergabe können Sie auch weitere Personalnummern festlegen.
   • Auf der Registerkarte „Einsicht“, im Feld Zugeordneter Benutzer können Sie einen Benutzer hinterlegen, der Einsicht in seine eigene Personalakte bekommen soll.
     Im Feld Vorgesetzte können Sie Benutzer/Organisationen hinterlegen, die Einsicht in die Personalakten ihrer unterstellten Mitarbeiter bekommen sollen.
     Hinweis: Falls konfiguriert ist, dass die Benutzer aus der Aufbauorganisation übernommen werden, werden die Felder nur lesend dargestellt.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Nähere Informationen zur Einsicht finden Sie im Kapitel „Einsicht“.

Hinweis: Personalakten können nur erzeugt werden, wenn in der Personalakten-Konfiguration eine Ablagestruktur für Personalakten definiert ist.

Personalakten importieren

Personalakten können mithilfe einer CSV-Datei importiert und aktualisiert werden.

Um Personalakten zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das Personalakten-Dashboard bzw. in die gewünschte Personalaktenablage.
2. Klicken Sie auf „Personalakten importieren“.
3. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
4. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die Personalakten definiert.
5. Klicken Sie auf „Import starten“.
6. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die importierten Personalakten werden in der Personalaktenablage abgelegt.

Hinweis:

• Für den Personalaktenimport wird eine manuelle Vergabe der Personalnummern vorausgesetzt (Einstellungen der Personalaktenablage > Registerkarte „Nummerierung“ > Personalnummer automatisch vergeben > „Nein“).
• Um zu verhindern, dass Felder, die über den Import aktualisiert werden sollen, direkt in der Personalakte über die Benutzeroberfläche verändert werden, können bei der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ im Feld Extern verwaltete Stammdaten die entsprechende Metadaten auf nur lesend geändert werden. Dies gilt nur für Personalakten, bei denen die Option „Extern verwaltet“ aktiviert ist.
• Bei einem Fehler bei einer Personalakte werden die Zeilen ignoriert, die die gleiche Personalnummer betreffen.
• Ist die Ablage unstrukturiert, werden die importierten Akten erst angezeigt, wenn man die Liste aktualisiert und wenn es keine Suchmuster gibt, welche die Akten ausschließen.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette, Zahl bzw. Datum (yyyy-mm-dd). Die Fabasoft Cloud ID finden Sie in den Eigenschaften des jeweiligen Objekts auf der Registerkarte „Allgemein“. Mithilfe der Importkennung können Objekte aktualisiert und anderen Objekten zugeordnet werden. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

Hinweis:

• Um Felder mit mehreren Zeilen (z. B. Adresse) zu befüllen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben Personalnummer (PersNum) angegeben werden. Wenn eine FileShelfId verwendet wird, muss in allen Zeilen die FileShelfId eingetragen werden.
• Wenn in der Personalakten-Konfiguration definiert ist, dass eindeutige Personalnummern über alle Personalaktenablagen hinweg verwendet werden sollen, können bestehende Personalakten (PersNum) durch Angabe einer anderen FileShelfId verschoben werden.
• Falls Personalakten ein benutzerdefiniertes Formular zugewiesen ist, können diese Eigenschaften ebenfalls importiert werden (als Spaltenbezeichnung dient der Programmiername der jeweiligen Eigenschaft).
• Falls mehrere Zeilen mit derselben Personalnummer (PersNum) aber unterschiedlichen Personalaktenablagen (FileShelfId) existieren, wird wie im Folgenden beschrieben eine primäre Personalaktenablage ermittelt. Alle Zeilen die nicht dieser primären Personalaktenablage entsprechen werden ignoriert.
  • Es werden die Zeilen mit einem aktiven Dienstverhältnis bevorzugt.
  • Bei mehreren aktiven bzw. inaktiven Dienstverhältnissen wird die Zeile mit dem jüngsten Eintrittsdatum bevorzugt.
  • Zeilen ohne Eintrittsdatum gelten als älter als Zeilen mit einem Eintrittsdatum.
  • Bei mehreren Zeilen ohne Eintrittsdatum wird die erste gefundene Zeile verwendet.

Hochladen

Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie Dateien in einer Personalakte ablegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Ein Dokument hochladen“.

Scannen

Mithilfe der Aktion „Scannen“ können Sie Dokumente am Endgerät scannen und direkt in einer Personalakte ablegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Ein Dokument scannen“.

Vorerfassen

Mithilfe der Aktion „Vorerfassen“ können Sie Dokumente für einen automatisierten Scan-Vorgang vorerfassen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Ein Dokument für einen Scan vorerfassen“.

Personalaktenregister erzeugen

Falls in der Personalakten-Konfiguration bzw. in der Personalaktenablage eingestellt ist, dass Personalaktenregister auf oberster Ebene erzeugt werden dürfen, können Sie mithilfe des Kontextmenübefehls „Personalaktenregister erzeugen“ Personalaktenregister hinzufügen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Ein Personalaktenregister erzeugen“.

Neuigkeiten anzeigen

Um Änderungen im zeitlichen Verlauf von Personalakten nachvollziehen zu können, steht eine eigene Übersicht über die Historie zur Verfügung, die aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden kann.

Um Neuigkeiten anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“.

Eine Übersicht über die vergangenen Ereignisse wird angezeigt. Die Registerkarte „Timeline“ visualisiert den zeitlichen Verlauf, die Registerkarte „Chronik“ bietet einen textuellen Überblick. Die weiteren Registerkarten stellen verschiedene Gruppierungsarten zur Verfügung.

Benachrichtigungen über Neuigkeiten

Neuigkeiten zu Personalakten können im Welcome-Screen angezeigt oder per E-Mail abonniert werden.

Um Einstellungen für Benachrichtigungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Benutzer-Menü auf „Benachrichtigungen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
3. Wählen Sie aus, über welche Art von Änderung Sie wie informiert werden wollen. Für die Personalakte steht ein eigener Bereich zur Verfügung.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Eigenschaften

Um die Metadaten einer Personalakte zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Um zu den Dokumenten einer Personalakte zu gelangen, klicken Sie auf die Personalakte oder führen Sie den Kontextmenübefehl „Öffnen“ aus.

Neben den üblichen Stamm- und Kontaktdaten eines Mitarbeiters, können Sie Folgendes zusätzlich festlegen:

Registerkarte „Stammdaten“

• Extern verwaltet
  Um zu verhindern, dass Felder, die über den Import oder über die SAP-Integration aktualisiert werden sollen, direkt in der Personalakte über die Benutzeroberfläche verändert werden, können die entsprechende Metadaten auf nur lesend geändert werden. Die betroffenen Metadaten werden in der Personalakten-Konfiguration bzw. -Ablage festgelegt.

Registerkarte „Gehalt“

• Aktuelles Bruttogehalt
  Zeigt das aktuelle Bruttogehalt (entsprechend dem Gehaltsverlauf).
• Gehaltsverlauf
  Definiert die Bruttogehälter im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.

Registerkarte „Einsicht“

• Zugeordneter Benutzer
  In diesem Feld kann der Mitarbeiter hinterlegt werden, dem die Personalakte zugeordnet ist. Dadurch wird die Einsicht in die für Mitarbeiter bestimmten Dokumente gewährt.
• Direkter Vorgesetzter
  In diesem Feld kann der direkte Vorgesetzte angegeben werden. Dadurch wird die Einsicht in die für Vorgesetzte bestimmten Dokumente gewährt.
• Vorgesetzte
  In diesem Feld können alle hierarchisch übergeordneten Vorgesetzten angegeben werden. Dadurch wird die Einsicht in die für Vorgesetzte bestimmten Dokumente gewährt.

Hinweis: Falls konfiguriert ist, dass die Benutzer aus der Aufbauorganisation übernommen werden, werden die Felder nur lesend dargestellt.

Nähere Informationen zur Einsicht finden Sie im Kapitel „Personalakten-Einsicht“ und „Einsicht“.

Eine PDF-Ansicht öffnen

Für die Metadaten einer Personalakte und den zugehörigen Dokumenten können Sie ein PDF-Dokument erstellen. Falls bei der Personalakten-Konfiguration bzw. bei der Personalaktenablage ein Wasserzeichen definiert ist, wird das PDF-Dokument damit versehen.

Um eine PDF-Ansicht zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Personalakte.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Personalakte auf „Als PDF ansehen“.

Das PDF-Dokument wird nach dem Generieren automatisch geöffnet.

Hinweis: Mit dem Kontextmenübefehl „Inhaltsverzeichnis öffnen“ können Sie eine PDF-Ansicht ohne Dokumentinhalte erzeugen.

Eine Personalakte abschließen

Personalakten mit festgelegtem Austrittsdatum können abgeschlossen werden. Beim Abschließen einer Personalakte werden auch die zugeordneten Dokumente abgeschlossen. Nach dem Abschließen ist keine weitere Bearbeitung mehr möglich. Stornierte Dokumente können jedoch weiterhin gelöscht werden.

Für aufbewahrungswürdige Dokumente wird die Aufbewahrungsfrist auf Basis der bei den Kategorien hinterlegten Aufbewahrungsregeln berechnet und angewendet. Die Aufbewahrungsfrist kann nicht mehr verkürzt werden.

Um eine Personalakte abzuschließen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Personalakte.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Personalakte auf „Erweitert“ > „Abschließen“.
3. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Übersicht der Personalakte anzuzeigen.
4. Sie können vor dem Abschließen die Personalakte bereinigen und nicht gewünschte Dokumente auf den Registerkarten „Dokumente“ bzw. „Stornierte Dokumente“ entsprechend behandeln.
5. Klicken Sie auf „Abschließen“.
   Hinweis: Falls in der Personalakte stornierte Dokumente mit einer Kategorie vorhanden sind, die eine Aufbewahrungswürdigkeit festlegt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Klicken Sie auf „Kategorien entfernen und abschließen“, um die Kategorien zu entfernen, da für stornierte Dokumente keine Aufbewahrungsfrist festgelegt werden darf.

Die abgeschlossene Personalakte wird in der Personalaktenablage im Feld „Abgeschlossene Personalakten“ abgelegt. Der Status „Abgeschlossen“ kann über den Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Status ‘Abgeschlossen‘ aufheben“ wieder entfernt werden. Dadurch kann die Personalakte wieder geändert werden. Die beim Abschließen zusätzlich durchgeführten Operationen wie zum Beispiel das Abschließen der Dokumente bzw. das Berechnen der Aufbewahrungsfristen können nicht rückgängig gemacht werden.

Aktivität „Akte abschließen“

Sie haben auch die Möglichkeit einen Prozess für das Abschließen einer Personalakte zu starten. Führen Sie dazu auf der Personalakte den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Neuen Prozess starten“ aus und wählen Sie im Feld Vorgeschriebene Aktivität den Eintrag „Akte abschließen“ aus. Der ausgewählte Prozessteilnehmer hat die Möglichkeit die Personalakte abzuschließen oder nicht abzuschließen.

Eine Personalakte stornieren

Personalakten können nur über den Befehl „Personalakte stornieren“ aus der Personalaktenablage entfernt werden.

Um eine Personalakte zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Personalakte.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Personalakte auf „Erweitert“ > „Stornieren“.
3. Klicken Sie auf „Ja“, um die Stornierung zu bestätigen.

Die stornierte Personalakte wird im Feld „Stornierte Personalakten“ abgelegt. Stornierte Personalakten können über den Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Wiederherstellen“ wiederhergestellt werden. Benutzer mit allen Rechten können stornierte Personalakten auch endgültig löschen (Kontextmenübefehl „Löschen“ und Papierkorb entleeren), sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.

Eine Personalakte neu zuordnen

Personalakten können von einer Personalaktenablage in eine andere verschoben werden. Abhängig von der Einstellung in der derzeitigen Personalaktenablage wird eine Kopie der Personalakte in der derzeitigen Personalaktenablage behalten.

Um eine Personalakte neu zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Personalakte.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Personalakte auf „Erweitert“ > „Zuordnung ändern“.
3. Wählen Sie die neue Personalaktenablage aus und legen Sie gegebenenfalls die Personalnummer fest. Wenn konfiguriert ist, dass eine Kopie in der derzeitigen Personalaktenablage verbleibt, müssen Sie auch die Personalnummer der Kopie festlegen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Legen Sie die Einstellungen fest, die für die Personalakte aktualisiert werden sollen und klicken Sie auf „Weiter“.

Mit Wiedervorlagen arbeiten

Mithilfe der Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet oder ein Prozess gestartet werden. Die Wiedervorlage kann für Personalakten und für einzelne Dokumente definiert werden.

Um eine Wiedervorlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Wiedervorlage erzeugen“ bzw. „Wiedervorlagen verwalten“ (mind. eine Wiedervorlage ist bereits definiert).
3. Wenn Sie die Wiedervorlage als persönlich kennzeichnen (nur gültig für die Aktion „E-Mail senden“), ist sie für andere Benutzer nicht sichtbar.
4. Wählen Sie die Aktion aus, die durchgeführt werden soll.
   • E-Mail senden
     Legen Sie die Empfänger für die E-Mail fest. Im Feld Nachricht können Sie einen Text für die E-Mail eingeben.
   • Prozess starten
     Legen Sie den auszuführenden Prozess fest.
     Hinweis: Der Prozess muss für die Organisation freigegeben sein.
5. Legen Sie das Datum der Wiedervorlage fest. Sie können entweder ein explizites Datum angeben oder das Datum basierend auf einem Basisdatumfelds des Objekts berechnen lassen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob das Datum neu berechnet werden soll, wenn sich der Wert des Basisdatums ändert. Dies ist zwingend erforderlich, wenn das Basisdatum noch keinen Wert hat.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Bei Erreichen des Wiedervorlagedatums und nach Abarbeitung der automatischen Aufgabe wird die definierte Aktion durchgeführt.

Mit automatischen Wiedervorlagen arbeiten

Wenn nach einer bestimmten Zeitspanne ein Dokument überprüft oder erneuert werden muss, bietet sich die Verwendung einer Wiedervorlage an.

Eine Wiedervorlage kann entweder manuell über das Kontextmenü festgelegt werden oder die dem Dokument zugeordnete Kategorie definiert bereits Standard-Wiedervorlagen. Dazu muss bei der Kategorie im Feld Standard-Wiedervorlagen eine entsprechende Wiedervorlage hinterlegt sein.

Die Wiedervorlage wird abhängig von einer Zeitspanne und einem Basisdatum durchgeführt. Das Basisdatum kann sich entweder auf ein Datumsfeld des Dokuments oder auf ein Datumsfeld der zugeordneten Personalakte beziehen.

Hinweis:

• Beim Entfernen einer Kategorie werden die zugeordneten Wiedervorlagen storniert.
• Werden die Standard-Wiedervorlagen einer Kategorie geändert, können die Änderungen über die Personalaktenablage mithilfe des Kontextmenübefehls „Einstellungen aktualisieren“ auf die Dokumente übertragen werden.

Stammdaten eines Mitarbeiters in SAP anzeigen

Um die Stammdaten eines Mitarbeiters in SAP anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Personalakte.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Personalakte auf „SAP-Personalstammdaten öffnen“.

Die Stammdaten werden in SAP angezeigt.

Zugriff über das Dateisystem

Auf Personalakten kann mithilfe des WebDAV-Protokolls auch über das Dateisystem zugegriffen werden. Dazu müssen Sie in Ihrem Dateisystembrowser ein Netzlaufwerk mit folgender URL verbinden: https://<server>/<vdir>/webdav

Beispiel: https://at.cloud.fabasoft.com/folio/webdav: neues Fenster

Im Dateisystem sind Operationen wie Dokumente hinzufügen bzw. entfernen möglich.