2024 March Release

PersonalaktenablagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung Ihrer Personalakten. Wenn Sie über „Alle Rechte“ verfügen, können Sie die Personalaktenablage administrieren (siehe Kapitel „Personalaktenablage“). Die Endanwender-Anwendungsfälle finden Sie in diesem Kapitel.

Personalaktenablage

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Dashboard der Personalaktenablage gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Personalakten
    Zeigt die aktiven bzw. inaktiven Personalakten der Personalaktenablage. Aktiv bedeutet, dass ein aufrechtes Arbeitsverhältnis vorliegt. Inaktiv bedeutet, dass das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt (vorerfasste Personalakten) oder das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt.
  • Inkonsistente Personalakten
    Zeigt inkonsistente Personalakten falls eine Konsistenzprüfung konfiguriert wurde.
  • Aktive Mitarbeiter
    Zeigt die Anzahl der aktiven Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten.
  • Eingetretene/Ausgetretene Mitarbeiter
    Zeigt die Anzahl der eingetretenen und ausgetretenen Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten.
  • Fluktuation
    Zeigt die Fluktuation der Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten (Schlüter-Formel).
  • Jahrestage
    Zeigt die Mitarbeiter deren Jahrestage kurz bevorstehen.
  • Geburtstage
    Zeigt die Mitarbeiter deren Geburtstage kurz bevorstehen.
  • Scan-Warteschlange (nur sichtbar, wenn mindestens ein vorerfasstes Dokument existiert)
    Zeigt die vorerfassten Dokumente, in die noch kein gescannter Inhalt hochgeladen wurde.
    Hinweis: Ihr Systemadministrator muss die Scansoftware entsprechend konfigurieren, damit die gescannten Dokumente über ein Webservice in das System importiert werden.
  • Berichtsergebnisse
    Zeigt die generierten Berichte der Personalaktenablage.
  • Abgeschlossene Personalakten
    Zeigt die abgeschlossenen Personalakten der Personalaktenablage. Abgeschlossene Personalakten können nicht mehr geändert werden.
  • Stornierte Personalakten
    Zeigt die stornierten Personalakten der Personalaktenablage.
    Hinweis: Stornierte Personalakten können von Benutzern mit „Alle Rechte“ endgültig gelöscht werden, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.
  • Thesauri
    Zeigt die Thesauri, in denen Begriffe für die Verschlagwortung von Dokumenten verwaltet werden können. Es muss mindestens ein Thesaurus in der Personalakten-Konfiguration oder Personalaktenablage angelegt werden, damit die Verschlagwortung genutzt werden kann. In den Einstellungen der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablege wird der Standard-Thesaurus für neue Begriffe festgelegt. Somit können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden. Wird kein Standard-Thesaurus angegeben, können nur die in den Thesauri vordefinierten Begriffe verwendet werden. Der Standard-Thesaurus der Personalaktenablage wird gegenüber dem Standard-Thesaurus der Personalakten-Konfiguration bevorzugt.

Hinweis: Die Statistiken stehen nur zur Verfügung, wenn in der Personalaktenablage Statistiken auswerten aktiviert ist. Die Daten werden standardmäßig einmal am Tag aktualisiert. Über den Personalaktenablagen-Kontextmenübefehl „Statistiken aktualisieren“ können die Daten manuell aktualisiert werden.

AktionenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Personalakte erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Personalakte erzeugen“ können Sie neue Personalakten anlegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalakte erzeugen“.
  • Personalakten importieren
    Mithilfe der Aktion „Personalakten importieren“ können Sie Personalakten über eine CSV-Datei importieren bzw. aktualisieren. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalakten importieren“.
  • Dokumente registrieren
    Mithilfe der Aktion „Dokumente registrieren“ können Sie Dokumente, die sich bereits im System befinden, über eine CSV-Datei automatisiert zu Personalakten registrieren. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumente automatisiert “.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie die Einstellungen der Personalaktenablage ändern. Dafür benötigen Sie „Alle Rechte“. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalaktenablage“.
  • Team
    Mithilfe der Aktion „Team“ können Sie Rechte auf der Personalaktenablage vergeben. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Team berechtigen (Personalaktenablage)“.

Unstrukturierte AblagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit dem Kontextmenüeintrag „Suchdarstellung für Personalakten verwenden“ einer Personalaktenablage ist es möglich, eine Ablage auf eine unstrukturierte bzw. suchbasierte Ansicht zu ändern. Zum Wechsel zurück auf die strukturierte Ansicht gibt es den Kontextmenüeintrag „Gespeicherte Listen für Personalakten verwenden“.

Folgende Listen sind nun unstrukturiert/suchbasiert:

  • Personalakten
  • Abgeschlossene Personalakten
  • Inkonsistente Personalakten

Folgende Menüs stehen in den suchbasierten Listen zur Verfügung:

  • Suchen
    Mithilfe der Suche können Personalakten gesucht und eingeschränkt werden.
  • Aktualisieren
    Die Liste von Personalakten wird aktualisiert.
  • Weitere Suchfunktionen
    Es können Suchmuster geladen, gespeichert und zurückgesetzt werden.

Hinweis:

  • Es ist erst sinnvoll auf diese Darstellung zu wechseln, wenn es mehr als 10.000 Personalakten gibt.
  • Bei der Suche findet man nur Personalakten, welche sich in der Liste befinden. Es kann in der Liste „Personalakten“ nach keinen abgeschlossenen Personalakten gesucht werden.
  • Wird die Suche nicht eingeschränkt, werden die erste 10.000 Personalakten in den Listen angezeigt.
  • Folgende Funktionen sind mit einer unstrukturierten Ablage nicht möglich:
    • Berichte
      Es können keine Berichte von „Alle Personalakten“, „Abgeschlossene Personalakten“, „Aktive Personalakten“ und „Aktive und abgeschlossene Personalakten“ erzeugt werden, wenn es mindestens eine unstrukturierte Ablage gibt. Dies gilt sowohl für Auswertungsbereich des Personalakten-Dashboard, als auch für den Auswertungsbereich der Personalaktenablage.
    • Fehlende Qualifikationen anzeigen
      Das Menü wird nicht mehr angezeigt, wenn es mindestens eine unstrukturierte Ablage gibt.
    • Konsistenzprüfung auf der Ablage durchführen
      Das Menü wird nicht mehr angezeigt, wenn die Ablage unstrukturiert ist.
    • Beim Registrieren eines Dokuments wird beim Feld „Personalakte“ die Hierarchieansicht ausgeblendet, wenn es mindestens eine unstrukturierte Ablage gibt.