Skills-Management

Das Skills-Management ermöglicht das Verwalten von Stellen- und Rollenbeschreibungen und die Zuordnung von erforderlichen Qualifikationen. Bei Personalakten können erworbene Qualifikationen und Rollenbeschreibungen hinterlegt werden. Über die Aufbauorganisation werden Personalakten mit Planstellen verknüpft. Die Planstellen verweisen auf Stellenbeschreibungen.

Aus den erforderlichen Qualifikationen und den erworbenen Qualifikationen können fehlende Qualifikationen ermittelt werden. Als weitere Funktionalität steht die Möglichkeit zur Verfügung, Stellenüberprüfungen durchzuführen.

Dashboard

Als Skills-Manager steht Ihnen das Skills-Management-Dashboard zur Verfügung, das sich in folgende Bereiche gliedert:

• Stellenbeschreibungen
  Zeigt die Stellenbeschreibungen für die Organisation.
• Rollenbeschreibungen
  Zeigt die Rollenbeschreibungen für die Organisation.
• Qualifikationen
  Zeigt die Qualifikationen, die Stellen- und Rollenbeschreibungen sowie Planstellen als erforderliche Qualifikationen zugeordnet werden können. Die Qualifikationen können auch zu Personalakten als erworbene Qualifikationen zugeordnet werden.
• Stellenüberprüfungen
  Zeigt Überprüfungsvorgänge von Stellenbeschreibungen, Aufgaben, Befugnisse und Qualifikationen für die Planstellen durch Vorgesetzte.
• Aufbauorganisation
  Zeigt die Aufbauorganisation für die Organisation.
• Personalaktenablagen
  Zeigt die Personalaktenablagen, in den die Personalakten verwaltet werden.

Daten importieren

Wenn Sie sich im Skills-Management-Dashboard befinden, können Sie über die Aktion „Daten importieren“ die Beschreibungen und Qualifikationen mithilfe einer CSV-Datei importieren bzw. aktualisieren. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette. Mithilfe der Importkennung können Objekte aktualisiert werden. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

Um Felder mit mehreren Zeilen (z. B. Erforderliche Qualifikationen) zu befüllen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben Id angegeben werden.

Qualifikationen verwalten

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Qualifikationen.

Bewertungsskalen bearbeiten

Bewertungsskalen dienen zur Quantifizierung von Qualifikationen (z. B. Nicht bestanden/Bestanden). Mithilfe der Aktion „Bewertungsskalen bearbeiten“ können Sie die vordefinierten Bewertungsskalen ändern, ergänzen oder löschen.

Die Werte einer Bewertungsskala bestehen aus einem Namen und einem Erfüllungsgrad in Prozent (z. B. Nicht bestanden 0 %, Bestanden 100 %).

Qualifikationskategorien festlegen

Mit einer Qualifikationskategorie wird festgelegt, welche einzelnen Qualifikationen ein weiter gefasster Kompetenzbereich enthält. Sie können diese Funktion z. B. folgendermaßen nutzen:

• Ordnen Sie der Kategorie „Sprachliche Kenntnisse“ Qualifikationen wie „Englisch“, „Deutsch“ und „Italienisch“ zu, um die für Ihr Unternehmen relevanten Sprachen zusammenzufassen.
• Ordnen Sie der Kategorie „Junior Developer“ Qualifikationen wie „Java“, „MySQL“ und „Englisch“ zu, um die für diese Position relevanten Skills zusammenzufassen.

Bei der Auswahl von Qualifikationen in Stellenbeschreibungen, Rollenbeschreibungen und in der Aufbauorganisationen können Sie Qualifikationskategorien in einer Baumansicht einsehen und dort die gewünschte Qualifikation auswählen. Qualifikationen, denen keine Kategorie zugeordnet wurde, sind in der Baumansicht unter „Nicht kategorisierte Qualifikationen“ auffindbar.

Qualifikation erzeugen

Mithilfe der Aktion „Qualifikation erzeugen“ können Sie Qualifikationen definieren, die Stellen- und Rollenbeschreibungen sowie Planstellen zugeordnet werden können.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name der Qualifikation.
• Beschreibung
  Eine detailliertere Beschreibung der Qualifikation.
• Bewertungsskala
  Definiert die für die Qualifikation adäquate Bewertungsskala.
• Qualifikationskategorien
  Die Qualifikation wird den definierten Qualifikationskategorien zugeordnet.
• Importkennung
  Werden Qualifikationen extern verwaltet, kann hier eine eindeutige ID für die Identifikation beim Import festgelegt werden.

Stellenbeschreibungen verwalten

Mit einer Stellenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben und Befugnisse ein Mitarbeiter hat. Zusätzlich wird definiert, welche Qualifikationen für die Stelle notwendig sind.

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Stellenbeschreibungen.

Stellenbeschreibung erzeugen

Mithilfe der Aktion „Stellenbeschreibung erzeugen“ können Sie eine Stellenbeschreibung definieren.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name der Stellenbeschreibung.
• Beschreibung
  Eine detailliertere Beschreibung der Stellenbeschreibung.
• Aufgaben und Befugnisse
  Definiert die Aufgaben und Befugnisse eines Mitarbeiters mit dieser Stelle.
• Erforderliche Qualifikationen
  Definiert die notwendigen Qualifikationen für die Stelle. Für die Qualifikationen kann festgelegt werden, welcher Erfüllungsgrad mindestens notwendig ist.
• Importkennung
  Werden Stellenbeschreibungen extern verwaltet, kann hier eine eindeutige ID für die Identifikation beim Import festgelegt werden.

Rollenbeschreibungen verwalten

Mit einer Rollenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben und Befugnisse ein Mitarbeiter unabhängig von der Stelle hat (z. B. Ersthelfer). Zusätzlich wird definiert, welche Qualifikationen für die Rolle notwendig sind.

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Rollenbeschreibungen.

Rollenbeschreibung erzeugen

Mithilfe der Aktion „Rollenbeschreibung erzeugen“ können Sie eine Rollenbeschreibung definieren.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name der Rollenbeschreibung.
• Beschreibung
  Eine detailliertere Beschreibung der Rollenbeschreibung.
• Aufgaben und Befugnisse
  Definiert die Aufgaben und Befugnisse eines Mitarbeiters mit dieser Rolle.
• Erforderliche Qualifikationen
  Definiert die notwendigen Qualifikationen für die Rolle. Für die Qualifikationen kann festgelegt werden, welcher Erfüllungsgrad mindestens notwendig ist. Wenn Sie einen neuen Eintrag hinzufügen, können Sie die Qualifikationskategorien in einer Baumansicht über die Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ einsehen.
• Importkennung
  Werden Rollenbeschreibungen extern verwaltet, kann hier eine eindeutige ID für die Identifikation beim Import festgelegt werden.

Aufbauorganisation verwalten

Die Aufbauorganisation (Organisationseinheiten und Planstellen) kann von Organisationsadministratoren oder von Organisationsmitgliedern, die über die Richtlinie “Aufbauorganisation verwalten“ berechtigt wurden, verwaltet werden. Dies betrifft zum Beispiel die Zuordnung von Benutzern zu Planstellen. Nähere Information finden Sie in der Administrationshilfe Fabasoft Cloud im Kapitel „Aufbauorganisation verwalten“.

Hinweis: Personalaktenspezifische Eigenschaften einer Planstelle wie z.B. die Personalakte können nur in der Personalakte, nicht aber in der Mitgliederverwaltung der Organisation verwaltet werden.

Einsicht

Die Einsicht für Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte kann aus der Aufbauorganisation übernommen werden. Legen Sie dies in den Feldern Permanente Einsicht für Mitarbeiter bzw. Permanente Einsicht für Vorgesetzte in der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage fest. Die entsprechenden Felder bei der Personalakte werden nur mehr lesend angezeigt.

Zusätzlich muss ein Benutzer bzw. ein Team festgelegt werden, das Aktivitäten bzgl. personalaktenrelevanter Änderungen erhalten soll. Dies ist notwendig, da die Aufbauorganisation von Benutzern verwaltet werden kann, die nicht über Berechtigungen in der Personalakte verfügen. Über die Aktivitäten „Einsicht für Mitarbeiter prüfen“ bzw. „Einsicht für Vorgesetzte prüfen“ können die Änderungen übernommen werden.

Aufbauorganisationen importieren

In der Personalakte und im Skills-Management können zusätzlich zu den Basiseigenschaften einer Planstelle auch noch weitere Eigenschaften der Personalakte importiert werden. Das ist entweder über das Menü „Aufbauorganisation importieren“ in der Personalakte oder über den Import mittels einem Eingangsordner möglich. Für den Eingangsordner gibt es die Importdefinitionen „Aufbaubauorganisation importieren (Cloud-Organisation)“, „Aufbaubauorganisation importieren (Cloud-Organisation, Personalakten)“, „Aufbaubauorganisation importieren (Cloud-Organisation, Personalakten, Skills-Management)“.

Hinweis: Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie in der Administrationshilfe Fabasoft Cloud im Kapitel „Aufbauorganisation verwalten“.

Zusätzlich zu den CSV-Spalten der Aufbauorganisation aus der Cloud Organisation gibt es noch folgende:

Zuordnungen festlegen

Nachdem die Qualifikationen, Stellenbeschreibungen, Rollenbeschreibungen und die Aufbauorganisation definiert wurden, können die einzelnen Elemente miteinander in Beziehung gesetzt werden.

Personalakte einer Planstelle zuordnen

Als Personalakten-Benutzer sind Sie berechtigt Planstellen mit Personalakten zu verknüpfen. Navigieren Sie dazu in Ihrem Personalakten-Dashboard in die Aufbauorganisation. In den Eigenschaften der gewünschten Planstelle können Sie im Feld Personalakte die entsprechende Personalakte zuordnen. Zusätzlich können Sie die Felder Vollzeitäquivalent der Planstelle (in Prozent), Firma und Standort ändern.

Stellenbeschreibungen einer Planstelle zuordnen

Als Skills-Manager sind Sie berechtigt die Stellenbeschreibungen und die zusätzlich erforderlichen Qualifikationen der Planstelle zuzuordnen. Navigieren Sie dazu in Ihrem Skills-Management-Dashboard bzw. Personalakten-Dashboard in die Aufbauorganisation. In den Eigenschaften der gewünschten Planstelle können Sie in den entsprechenden Feldern die Stellenbeschreibungen und zusätzlichen Qualifikationen hinterlegen.

Erworbene Qualifikationen und Rollenbeschreibungen einer Personalakte zuordnen

Als Skills-Manager sind Sie berechtigt in Personalakten die erworbenen Qualifikationen zu hinterlegen.

Navigieren Sie in Ihrem Skills-Management-Dashboard zu der entsprechenden Personalakte. Öffnen Sie die Eigenschaften der Personalakte. Auf der Registerkarte „Qualifikationen“ können Sie die erworbenen Qualifikationen hinterlegen.

Fehlende Qualifikationen anzeigen

Nachdem die Zuordnungen durchgeführt wurden, können aufgrund der Differenz zwischen den Ist-Qualifikationen (definiert in den Personalakten) und den Soll-Qualifikationen (definiert in den Planstellen) die fehlenden Qualifikationen für die einzelnen Mitarbeiter ermittelt werden.

Navigieren Sie dazu als Skills-Manager in das Skills-Management-Dashboard und führen Sie die Aktion „Fehlende Qualifikationen anzeigen“ aus. Wenn Sie sich in einer Organisationseinheit befinden, werden nur die Planstellen berücksichtigt, die direkt bzw. indirekt untergeordnet sind. Es wird eine Übersicht über die fehlenden Qualifikationen angezeigt und kann als CSV-Datei exportiert werden.

Stellenüberprüfungen durchführen

Stellenbeschreibungen müssen hinsichtlich Aufgaben, Befugnisse und Qualifikationen regelmäßig von den Skills-Managern in Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten überprüft werden.

Skills-Manager: Stellenüberprüfung starten

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Stellenüberprüfungen.

Die Aktion „Stellenüberprüfung starten“ ermöglicht für eine Organisationseinheit die Stellenüberprüfung der untergeordneten Planstellen durch den Vorgesetzten zu initiieren. Im Feld „Planstellen“ sehen Sie alle Planstellen für die eine Stellenüberprüfung eingeleitet wird, sobald Sie auf „Starten“ klicken. Wenn Sie nicht für alle aufgelisteten Planstellen eine Überprüfung starten möchten, setzen Sie einfach ein Häkchen links neben den Planstellen, die überprüft werden müssen, und klicken Sie dann auf „Starten“.

Sie haben die Möglichkeit ein Datum für die Erledigung zu definieren und ob die untergeordneten Organisationseinheiten ebenfalls berücksichtigt werden sollen. Die Leiter der Organisationseinheiten erhalten entsprechende Aktivitäten zur Überprüfung im Arbeitsvorrat. Sie können jedoch den Prozessempfänger ändern, wenn Sie dies wünschen. Klappen Sie einfach die Dropdown-Liste auf und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.

Leiter: Aktivität „Stellenbeschreibung überprüfen“

Die Leiter der Organisationseinheiten erhalten die Aktivität „Stellenbeschreibung überprüfen“ pro zugeordneter Planstelle. Mit dem Arbeitsschritt „Überprüfen“ können die aktuellen Beschreibungen gesichtet werden. Falls Änderungen notwendig sind, wählen Sie im Feld Überarbeitung den Eintrag „Erforderlich“ aus und erfassen Sie Anmerkungen. Andernfalls wählen Sie „Nicht erforderlich“ aus. Mit dem Arbeitsschritt „Erledigt“ beenden Sie die Überprüfung. Zusätzlich stehen die Arbeitsschritte „Erworbene Qualifikationen festlegen“ und „Weiterbildung anfordern“ zur Verfügung. Wenn Sie eine Weiterbildung anfordern wird ein Prozess gestartet und der in der Personalakten-Konfiguration definierte Weiterbildungsverantwortliche erhält eine Aktivität.

Hinweis: Als Skills-Manager können Sie in den Eigenschaften einer Personalakte auf der Registerkarte „Qualifikationen“ über die Schaltfläche „Weiterbildung anfordern“ ebenfalls eine Weiterbildung anfordern.

Skills-Manager: Stellenüberprüfungen

Im Skills-Management-Dashboard werden unter Stellenüberprüfungen die bisherigen Stellenüberprüfungen mit Status aufgelistet.

Status:

• In Bearbeitung
  Aktivität ist in Bearbeitung durch den Leiter.
• Überarbeitung erforderlich
  Der Leiter hat die Überprüfung abgeschlossen und wünscht eine Überarbeitung.
• Abgeschlossen
  Der Leiter hat die Überprüfung abgeschlossen und wünscht keine Überarbeitung.

Falls eine Überarbeitung erforderlich ist, navigieren Sie in die entsprechende Stellenüberprüfung:

• Um die Planstelle zu verändern, führen Sie den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ auf der Planstelle aus.
• Um eine Stellenbeschreibung zu verändern, führen Sie den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ auf einer Stellenbeschreibung aus.
• Zu den Rollenbeschreibungen gelangen Sie über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ auf der Personalakte (Registerkarte „Stellen- und Rollenbeschreibungen“).

Nach erfolgter Überarbeitung können Sie mit der Aktion „Abschließen“ die Stellenüberprüfung abschließen bzw. mit der Aktion „Zur Überprüfung senden“ eine weitere Kontrolle veranlassen.