Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ermöglicht Mitarbeitern ihre Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Die Payroll-Abteilung kann Arbeitszeitmodelle und Rahmenbedingungen definieren und so die von den Mitarbeitern erfassten Arbeitszeiten für die Gehaltsverrechnung nutzen.

Dashboard

Das Zeiterfassungs-Dashboard steht Benutzern zur Verfügung, die in der Personalakten-Konfiguration in der Rolle „Zeiterfassung“ eingetragen sind und entweder Personalakten-Administratoren bzw. änderungsberechtigt in mindestens einer Personalaktenablage sind.

Das Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

• Zuletzt verwendete Personalakten
  Zeigt die vom Benutzer zuletzt verwendeten Personalakten.
• Personalaktenablagen
  Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung der Personalakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalaktenablage“.
• Arbeitszeitmodelle
  Zeigt die definierten Arbeitszeitmodelle.
• Kollektivverträge
  Zeigt die definierten Kollektivverträge.

Hinweis: Die Zeiterfassung für Mitarbeiter erfolgt über das Dashboard „Personalakteneinsicht“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Arbeitszeitmodell erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeitmodell erzeugen“ können Sie als Personalakten-Administrator neue Arbeitszeitmodelle anlegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Arbeitszeitmodell“.
• Kollektivvertrag erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Kollektivvertrag erzeugen“ können Sie als Personalakten-Administrator Kollektivverträge erzeugen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Kollektivvertrag“.
• Zur Konfiguration wechseln
  Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die Personalaktenkonfiguration anzeigen.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Zeiterfassungs-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

Arbeitszeitmodell

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name des Arbeitszeitmodells.
• Verwendbar
  Legt fest, ob das Arbeitszeitmodell noch verwendet werden kann.
• Art des Arbeitszeitmodells
  Definiert die Art des Arbeitszeitmodells (z. B. Gleitzeit).
• All-in
  Legt fest, ob es ein All-in-Arbeitszeitmodell ist (wirkt sich auf die Monatsabrechnungen aus).
  Hinweis: Die Eigenschaft ist nur während der Erstellung des Arbeitszeitmodells änderbar.
• Gleitzeitperiode
  Definiert bei Gleitzeit die Gleitzeitperiode (Monat, Quartal bzw. Jahr). Wenn „Jahr“ ausgewählt wird, muss der Beginn der Gleitzeitperiode angegeben werden.
• Warnung bei Zeitguthaben ab
  Definiert bei Gleitzeit ab welchem Zeitguthaben eine Warnung erfolgt.
• Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode übertragen
  Legt fest, ob bei Gleitzeit Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode übernommen werden.
• Maximal übertragbare Minusstunden
  Definiert die maximal übertragbaren Minusstunden in die nächste Gleitzeitperiode.
• Maximal übertragbare Plusstunden
  Definiert die maximal übertragbaren Plusstunden in die nächste Gleitzeitperiode.
• Zeitgutschrift beim Starten und Stoppen
  Definiert die Zeitgutschrift bei Beginn und Ende der Zeiterfassung.
• Arbeitstag
  Definiert die Arbeitszeiten pro Arbeitstag. Ein Arbeitstag kann auch mehrfach eingetragen werden, wenn zum Beispiel in geraden/ungeraden Wochen anders gearbeitet wird (über das Feld Bedingung festlegbar).
  • Arbeitstag
    Definiert den Arbeitstag (Montag bis Sonntag).
  • Fiktive Normalarbeitszeit
    Definiert bei Gleitzeit die fiktive Normalarbeitszeit (Von, Bis).
  • Normalarbeitszeit (in Stunden)
    Zeigt die Normalarbeitszeit in Stunden basierend auf der fiktiven Normalarbeitszeit.
  • Kernzeit
    Definiert bei Gleitzeit die Kernzeit (Von, Bis).
  • Pausen
    Definiert Pausenzeiten, (Dauer, Zeitabschnitt, Pause Verpflichtend). Falls eine Pause als verpflichtend markiert ist, wird diese automatisch abgezogen, sofern keine Pause im angegebenen Zeitabschnitt erfasst wurde.
  • Bedingung
    Definiert eine app.ducx-Expression, die bei Mehrfachangabe des gleichen Arbeitstags dazu verwendet werden kann, die gültige Arbeitszeit-Definition zu ermitteln.
• Pausen in die Berechnung der Normalarbeitszeit miteinbeziehen
  Definiert, ob die Pausen der Arbeitstage in die Normalarbeitszeit miteinberechnet werden sollen, unabhängig davon, ob die Pause verpflichtend ist oder nicht.
• Wöchentliche Normalarbeitszeit
  Die wöchentliche Normalarbeitszeit wird für die Berechnung der Soll-Arbeitszeit verwendet.
• Gleitzeitrahmen
  Definiert bei Gleitzeit den Gleitzeitrahmen pro Arbeitstag (Von, Bis).
• Überstunden nach Tagesarbeitszeit
  Definiert nach wie vielen Tagesarbeitsstunden Überstunden anfallen.
• Überstunden nach Wochenarbeitszeit
  Definiert nach wie vielen Wochenarbeitsstunden Überstunden anfallen.
• Tägliche Höchstarbeitszeit ohne Pausen
  Definiert die tägliche Höchstarbeitszeit nach der eine Pause gemacht werden muss (z. B. 6 Stunden).
• Pause nach täglicher Höchstarbeitszeit
  Definiert die minimal erforderliche Pause nach dem Erreichen der täglichen Höchstarbeitszeit.
• Maximale Tagesarbeitszeit (exkl. Pausen)
  Definiert die maximale Tagesarbeitszeit ohne Pausen (z. B. 11 Stunden).
• Maximale Wochenarbeitszeit (exkl. Pausen)
  Definiert die maximale Wochenarbeitszeit ohne Pausen.
• Maximale Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt (exkl. Pausen)
  Definiert den Durchrechnungszeitraum in Wochen und die Anzahl der Stunden, die in diesem Zeitraum nicht überschritten werden sollte. Zusätzlich kann angegeben werden, ab wie vielen Stunden eine Warnung versendet wird.
• Überstundenteiler
  Definiert den Überstundenteiler.
• Stundenteiler
  Definiert den Stundenteiler.
• Soll-Arbeitszeit
  Die Soll-Arbeitszeit wird für jeden Mitarbeiter individuell aus der Überzahlung berechnet. Legt den Überstundenzuschlag und die Deckelung der abgedeckten Überstunden pro Monat fest.
  Hinweis: Die Eigenschaft wird nur eingeblendet, wenn das Arbeitszeitmodell „All-In“ ist.
• Abgedeckte Überstunden pro Monat
  Definiert die Anzahl der Überstunden, die pro Monat mittels einer Überbezahlung abgedeckt sind.
  Hinweis: Die Eigenschaft wird nur eingeblendet, wenn das Arbeitszeitmodell nicht „All-In“ ist.
• Ruhepause zwischen zwei Arbeitstagen
  Definiert die minimale Ruhepause zwischen zwei Arbeitstagen.
• Ruhepause an Wochenenden
  Definiert die minimale Ruhepause an Wochenenden.
• Ruhepause an Feiertagen
  Definiert die minimale Ruhepause an Feiertagen.
• Ruhepause bei Rufbereitschaft
  Definiert die minimale Ruhepause bei Rufbereitschaft.
• Überstundenzuschläge
  Definiert die verfügbaren Überstundenzuschläge. In der Bedingung kann mittels app.ducx-Expression festgelegt werden, wie die Zuschläge bei der Überstundenabrechnung zu verwenden sind.
• Mindestgehälter lt. Kollektivvertrag überschreiben
  Überschreibt mittels app.ducx-Expression die Mindestgehälter lt. Kollektivvertrag.

Kollektivvertrag

Mit Kollektivverträgen werden die Mindestgehälter der Mitarbeiter festgelegt. Diese Mindestgehälter werden für die Berechnung der abgedeckten Überstunden verwendet.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name des Kollektivvertrags.
• Normalarbeitszeit pro Woche (in Stunden)
  Definiert die Normalarbeitszeit pro Woche in Stunden (z. B. 38,50).
• Einstufungen
  Definiert die Einstufungen.
• Mindestgehälter
  Definiert die Mindestgehälter je Einstufung mit einem Gültigkeitsdatum.
  • Name
    Definiert den Namen des Mindestgehalts.
  • Gültig ab
    Definiert ab wann die Mindestgehälter-Definition gültig ist.
  • Gültig bis
    Definiert bis wann die Mindestgehälter-Definition gültig ist.
  • Mindestgehälter je Einstufung
    Definiert die Mindestgehälter je Einstufung.
• Feiertage der Feiertagstabelle überschreiben
  Ermöglicht Feiertage der Feiertagstabelle zu überschreiben bzw. neu zu definieren.

Personalakte

Durch die Zeiterfassung werden Personalakten folgendermaßen erweitert.

Eigenschaften

In den Eigenschaften von Personalakten finden Sie folgende zeiterfassungsspezifische Felder:

Registerkarte „Gehalt“

• Aktuelles Bruttogehalt
  Zeigt das aktuelle Bruttogehalt (entsprechend dem Gehaltsverlauf).
• Kollektivvertrag
  Zeigt den aktuellen Kollektivvertrag (entsprechend dem Kollektivvertragsverlauf).
• Aktuelle Einstufung
  Zeigt die aktuelle Einstufung (entsprechend dem Kollektivvertragsverlauf).
• Aktuelles Mindestbruttogehalt
  Zeigt das aktuelle Mindestgehalt (entsprechend dem Kollektivvertragsverlauf).
• Gehaltsverlauf
  Definiert die Bruttogehälter im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.
• Kollektivvertragsverlauf
  Definiert die Kollektivverträge und Einstufungen im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.

Registerkarte „Arbeitszeiten“

• Aktuelle Woche (Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge))
  Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge der aktuellen Woche.
• Aktueller Monat (Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge))
  Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge des aktuellen Monats.
• Letzte Woche
  • Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge)
    Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge der letzten Woche.
  • Arbeitszeiten
    Zeigt die Normalarbeitszeit, Soll-Arbeitszeit und die tatsächlich abgedeckten Stunden der letzten Woche.
• Letzter Monat
  • Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge)
    Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge des letzten Monats.
  • Arbeitszeiten
    Zeigt die Normalarbeitszeit, Soll-Arbeitszeit und die tatsächlich abgedeckten Stunden des letzten Monats.
• Aktuelle Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt
  Zeigt die aktuelle Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt.
  • Durchrechnungszeitraum (in Wochen)
    Zeigt den Durchrechnungszeitraum in Wochen (entsprechend dem Arbeitszeitmodell).
  • Aktuelle Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt (Ist-Stunden)
    Zeigt die Ist-Stunden der aktuellen Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt.
• Urlaubsstand (in Tagen)
  Definiert den Urlaubsstand in Tagen.
• Aktuelles Arbeitszeitmodell
  Zeigt das aktuelle Arbeitszeitmodell (entsprechend dem Feld Arbeitszeitmodelle abhängig vom Gültigkeitsdatum).
• Zeiterfassung beginnen ab
  Definiert den Start der Zeiterfassung.
• Arbeitszeitmodelle
  Definiert die Arbeitszeitmodelle im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.
  Hinweis: Es können nur Arbeitszeitmodelle hinzugefügt werden, welche die Einstellung „Verwendbar“ aktiviert haben.

Registerkarte „Arbeitszeitabrechnungen“

• Aktuelle Gleitzeitperiode
  Zeigt den Beginn und das Ende der aktuellen Gleitzeitperiode sowie den Gleitzeitsaldo und die Differenzstunden zur Normalarbeitszeit.
• Letzte abgerechnete Gleitzeitperiode
  Zeigt die Daten der letzten abgerechneten Gleitzeitperiode.
• Gleitzeitperioden
  Zeigt die Gleitzeitperioden. Über die Schaltfläche „Überstundenauszahlung erfassen“ kann die Überstundenauszahlung erfasst werden.

Registerkarte „Rufbereitschaften“

• Nicht bezahlte Rufbereitschaften
  Zeigt die Summe der nichtbezahlten Rufbereitschaften.
• Rufbereitschaften
  Definiert die Rufbereitschaften.

Registerkarte „Aufgehobene Sperrzeiten“

Definiert die aufgehobenen Sperrzeiten, in denen normalerweise keine Zeiterfassung erfolgen darf.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Arbeitszeit nachträglich erfassen
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeit nachträglich erfassen“ können Sie die Arbeitszeit für einen Arbeitstag im Nachhinein manuell erfassen.
• Abwesenheit erfassen
  Mithilfe der Aktion „Abwesenheit erfassen“ können Sie die Abwesenheit des Mitarbeiters erfassen.
• Sperrzeit aufheben
  Mithilfe der Aktion „Sperrzeit aufheben“ können Sie die Sperrzeit für die Zeiterfassung aufheben und dem Mitarbeiter erlauben die Arbeitszeit im definierten Zeitraum aufzuzeichnen.

Abrechnungen

Die Payroll-Abteilung hat folgende Möglichkeiten:

• Abwesenheiten exportieren
  Abwesenheiten können regelmäßig als CSV-Datei in eine Ablage exportiert werden. Dazu können in der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage auf der Registerkarte „Zeiterfassung“ die entsprechenden Einstellungen getroffen werden.
• Arbeitszeitabrechnung durchführen
  Der Kontextmenübefehl „Arbeitszeitabrechnung durchführen“ steht auf Personalaktenablagen und einzelnen Personalakten zur Verfügung. Die Arbeitszeitabrechnung wird monatlich durchgeführt.
• Arbeitszeitabrechnung neu berechnen
  Der Kontextmenübefehl „Arbeitszeitabrechnung neu berechnen“ steht auf Personalaktenablagen und einzelnen Personalakten zur Verfügung. Somit können Änderungen im Arbeitszeitmodell oder Kollektivvertrag, die sich auf die Abrechnung beziehen, mitberücksichtigt werden.
• Salden für Rückstellungen exportieren
  Der Kontextmenübefehl „Salden für Rückstellungen exportieren“ steht auf Personalaktenablagen und einzelnen Personalakten zur Verfügung.

Zeiterfassung für Mitarbeiter

Als Mitarbeiter können Sie Ihre Arbeitszeiten im Dashboard „Personalakteneinsicht“ erfassen. Alternativ stehen die entsprechenden Aktionen auch im Welcome-Screen zur Verfügung.

• Arbeitszeiterfassung starten
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung starten“ können Sie die Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag starten.
  Hinweis: Gibt es Arbeitstage für die keine Arbeitszeiten erfasst wurden, können Sie diese direkt nachträglich erfassen. Alternativ können Sie festlegen, dass die Information für die betroffenen Arbeitstage nicht mehr angezeigt wird.
• Arbeitszeiterfassung pausieren
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung pausieren“ können Sie die Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag pausieren.
• Arbeitszeiterfassung fortsetzen
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung fortsetzen“ können Sie die pausierte Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag fortsetzen.
• Arbeitszeiterfassung stoppen
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung stoppen“ können Sie die Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag stoppen.
• Arbeitszeit nachträglich erfassen (im Bereich „Arbeitszeiten“)
  Mithilfe der Aktion „Arbeitszeit nachträglich erfassen“ können Sie die Arbeitszeit für einen Arbeitstag im Nachhinein manuell erfassen. Beachten Sie, dass in einem solchen Fall eine Genehmigung Ihres Vorgesetzten erforderlich ist und Sie daher eine Begründung liefern müssen. Zu diesem Zweck wird die Aktivität "Arbeitszeitänderung zur Genehmigung weiterleiten" zu Ihrem Arbeitsvorrat hinzugefügt, gleich nachdem Sie die Aktion "Arbeitszeit nachträglich erfassen" ausgeführt haben. Um diesen Vorgang abzuschließen, müssen Sie beim Arbeitschritt "Zur Genehmigung weiterleiten" einen Grund für Ihre spätere manuelle Erfassung der Arbeitsstunden angeben. Sobald diese Aktivität abgeschlossen ist, erhält Ihr Vorgesetzter den entsprechenden Antrag auf Genehmigung.