2021 September Release

ZeiterfassungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Zeiterfassung ermöglicht Mitarbeitern ihre Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Die Payroll-Abteilung kann Arbeitszeitmodelle und Rahmenbedingungen definieren und so die von den Mitarbeitern erfassten Arbeitszeiten für die Gehaltsverrechnung nutzen.

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Zeiterfassungs-Dashboard steht Benutzern zur Verfügung, die in der Personalakten-Konfiguration in der Rolle „Zeiterfassung“ eingetragen sind und entweder Personalakten-Administratoren bzw. änderungsberechtigt in mindestens einer Personalaktenablage sind.

Das Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Zuletzt verwendete Personalakten
    Zeigt die vom Benutzer zuletzt verwendeten Personalakten.
  • Personalaktenablagen
    Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung der Personalakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalaktenablage“.
  • Arbeitszeitmodelle
    Zeigt die definierten Arbeitszeitmodelle.
  • Kollektivverträge
    Zeigt die definierten Kollektivverträge.

Hinweis: Die Zeiterfassung für Mitarbeiter erfolgt über das Dashboard „Personalakteneinsicht“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Arbeitszeitmodell erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeitmodell erzeugen“ können Sie als Personalakten-Administrator neue Arbeitszeitmodelle anlegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Arbeitszeitmodell“.
  • Kollektivvertrag erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Kollektivvertrag erzeugen“ können Sie als Personalakten-Administrator Kollektivverträge erzeugen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Kollektivvertrag“.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die Personalaktenkonfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Zeiterfassungs-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

ArbeitszeitmodellPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name des Arbeitszeitmodells.
  • Art des Arbeitszeitmodells
    Definiert die Art des Arbeitszeitmodells (z. B. Gleitzeit).
  • All-in
    Legt fest, ob es ein All-in-Arbeitszeitmodell ist (wirkt sich auf die Monatsabrechnungen aus).
  • Gleitzeitperiode
    Definiert bei Gleitzeit die Gleitzeitperiode (Monat, Quartal bzw. Jahr). Wenn „Jahr“ ausgewählt wird, muss der Beginn der Gleitzeitperiode angegeben werden.
  • Warnung bei Zeitguthaben ab
    Definiert bei Gleitzeit ab welchem Zeitguthaben eine Warnung erfolgt.
  • Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode übertragen
    Legt fest, ob bei Gleitzeit Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode übernommen werden.
  • Maximal übertragbare Minusstunden
    Definiert die maximal übertragbaren Minusstunden in die nächste Gleitzeitperiode.
  • Maximal übertragbare Plusstunden
    Definiert die maximal übertragbaren Plusstunden in die nächste Gleitzeitperiode.
  • Zeitgutschrift beim Starten und Stoppen
    Definiert die Zeitgutschrift bei Beginn und Ende der Zeiterfassung.
  • Arbeitstag
    Definiert die Arbeitszeiten pro Arbeitstag. Ein Arbeitstag kann auch mehrfach eingetragen werden, wenn zum Beispiel in geraden/ungeraden Wochen anders gearbeitet wird (über das Feld Bedingung festlegbar).
    • Arbeitstag
      Definiert den Arbeitstag (Montag bis Sonntag).
    • Fiktive Arbeitszeit
      Definiert bei Gleitzeit die fiktive Arbeitszeit (Von, Bis).
    • Gleitzeitrahmen
      Definiert bei Gleitzeit den Gleitzeitrahmen (Von, Bis).
    • Kernzeit
      Definiert bei Gleitzeit die Kernzeit (Von, Bis).
    • Verpflichtende Pausen
      Definiert Pausenzeiten, die verpflichtend einzuhalten sind (Dauer, Zeitabschnitt). Diese werden automatisch abgezogen, sofern keine Pause im angegebenen Zeitabschnitt erfasst wurde.
    • Bedingung
      Definiert eine app.ducx-Expression, die bei Mehrfachangabe des gleichen Arbeitstags dazu verwendet werden kann, die gültige Arbeitszeit-Definition zu ermitteln.
  • Überstunden nach Tagesarbeitszeit
    Definiert nach wie vielen Tagesarbeitsstunden Überstunden anfallen.
  • Überstunden nach Wochenarbeitszeit
    Definiert nach wie vielen Wochenarbeitsstunden Überstunden anfallen.
  • Tägliche Höchstarbeitszeit ohne Pausen
    Definiert die tägliche Höchstarbeitszeit nach der eine Pause gemacht werden muss (z. B. 6 Stunden).
  • Pause nach täglicher Höchstarbeitszeit
    Definiert die minimal erforderliche Pause nach dem Erreichen der täglichen Höchstarbeitszeit.
  • Maximale Tagesarbeitszeit (exkl. Pausen)
    Definiert die maximale Tagesarbeitszeit ohne Pausen (z. B. 11 Stunden).
  • Maximale Wochenarbeitszeit (exkl. Pausen)
    Definiert die maximale Wochenarbeitszeit ohne Pausen.
  • Maximale Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt (exkl. Pausen)
    Definiert den Durchrechnungszeitraum in Wochen und die Anzahl der Stunden, die in diesem Zeitraum nicht überschritten werden sollte. Zusätzlich kann angegeben werden, ab wie vielen Stunden eine Warnung versendet wird.
  • Überstundenteiler
    Definiert den Überstundenteiler.
  • Stundenteiler
    Definiert den Stundenteiler.
  • Soll-Arbeitszeit
    Die Soll-Arbeitszeit wird für jeden Mitarbeiter individuell aus der Überzahlung berechnet. Legt den Überstundenzuschlag und die Deckelung der abgedeckten Überstunden pro Monat fest.
  • Ruhepause zwischen zwei Arbeitstagen
    Definiert die minimale Ruhepause zwischen zwei Arbeitstagen.
  • Ruhepause an Wochenenden
    Definiert die minimale Ruhepause an Wochenenden.
  • Ruhepause an Feiertagen
    Definiert die minimale Ruhepause an Feiertagen.
  • Ruhepause bei Rufbereitschaft
    Definiert die minimale Ruhepause bei Rufbereitschaft.
  • Überstundenzuschläge
    Definiert die verfügbaren Überstundenzuschläge. In der Bedingung kann mittels app.ducx-Expression festgelegt werden, wie die Zuschläge bei der Überstundenabrechnung zu verwenden sind.
  • Mindestgehälter lt. Kollektivvertrag überschreiben
    Überschreibt mittels app.ducx-Expression die Mindestgehälter lt. Kollektivvertrag.

KollektivvertragPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit Kollektivverträgen werden die Mindestgehälter der Mitarbeiter festgelegt. Diese Mindestgehälter werden für die Berechnung der abgedeckten Überstunden verwendet.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name des Kollektivvertrags.
  • Einstufungen
    Definiert die Einstufungen.
  • Mindestgehälter
    Definiert die Mindestgehälter je Einstufung mit einem Gültigkeitsdatum.
    • Name
      Definiert den Namen des Mindestgehalts.
    • Gültig ab
      Definiert ab wann die Mindestgehälter-Definition gültig ist.
    • Gültig bis
      Definiert bis wann die Mindestgehälter-Definition gültig ist.
    • Mindestgehälter je Einstufung
      Definiert die Mindestgehälter je Einstufung.
  • Feiertage der Feiertagstabelle überschreiben
    Ermöglicht Feiertage der Feiertagstabelle zu überschreiben bzw. neu zu definieren.

PersonalaktePermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch die Zeiterfassung werden Personalakten folgendermaßen erweitert.

Eigenschaften

In den Eigenschaften von Personalakten finden Sie folgende zeiterfassungsspezifische Felder:

Registerkarte „Gehalt“

  • Aktuelles Bruttogehalt
    Zeigt das aktuelle Bruttogehalt (entsprechend dem Gehaltsverlauf).
  • Kollektivvertrag
    Zeigt den aktuellen Kollektivvertrag (entsprechend dem Kollektivvertragsverlauf).
  • Aktuelle Einstufung
    Zeigt die aktuelle Einstufung (entsprechend dem Kollektivvertragsverlauf).
  • Aktuelles Mindestbruttogehalt
    Zeigt das aktuelle Mindestgehalt (entsprechend dem Kollektivvertragsverlauf).
  • Gehaltsverlauf
    Definiert die Bruttogehälter im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.
  • Kollektivvertragsverlauf
    Definiert die Kollektivverträge und Einstufungen im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.

Registerkarte „Arbeitszeiten“

  • Aktuelle Woche (Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge))
    Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge der aktuellen Woche.
  • Aktueller Monat (Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge))
    Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge des aktuellen Monats.
  • Letzte Woche
    • Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge)
      Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge der letzten Woche.
    • Arbeitszeiten
      Zeigt die Normalarbeitszeit, Soll-Arbeitszeit und die tatsächlich abgedeckten Stunden der letzten Woche.
  • Letzter Monat (Ist-Stunden)
    • Ist-Arbeitszeit (inkl. Zuschläge)
      Zeigt die Ist-Arbeitszeit inkl. Zuschläge des letzten Monats.
    • Arbeitszeiten
      Zeigt die Normalarbeitszeit, Soll-Arbeitszeit und die tatsächlich abgedeckten Stunden des letzten Monats.
  • Aktuelle Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt
    Zeigt die aktuelle Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt.
    • Durchrechnungszeitraum (in Wochen)
      Zeigt den Durchrechnungszeitraum in Wochen (entsprechend dem Arbeitszeitmodell).
    • Aktuelle Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt (Ist-Stunden)
      Zeigt die Ist-Stunden der aktuellen Wochenarbeitszeit im Wochenschnitt.
  • Urlaubsstand
    Definiert den Urlaubsstand in Tagen.
  • Aktuelles Arbeitszeitmodell
    Zeigt das aktuelle Arbeitszeitmodell (entsprechend dem Feld Arbeitszeitmodelle abhängig vom Gültigkeitsdatum).
  • Zeiterfassung beginnen ab
    Definiert den Start der Zeiterfassung.
  • Arbeitszeitmodelle
    Definiert die Arbeitszeitmodelle im Kontext eines Gültigkeitsbereichs.

Registerkarte „Arbeitszeitabrechnungen

  • Aktuelle Gleitzeitperiode
    Zeigt den Beginn, das Ende und das aktuelle Zeitguthaben der aktuellen Gleitzeitperiode.
  • Gleitzeitperioden
    Zeigt die Gleitzeitperioden. Über die Schaltfläche „Überstundenauszahlung erfassen“ kann die Überstundenauszahlung erfasst werden.

Registerkarte „Rufbereitschaften“

  • Nicht bezahlte Rufbereitschaften
    Zeigt die Summe der nichtbezahlten Rufbereitschaften.
  • Rufbereitschaften
    Definiert die Rufbereitschaften.

Registerkarte „Aufgehobene Sperrzeiten

Definiert die aufgehobenen Sperrzeiten, in denen normalerweise keine Zeiterfassung erfolgen darf.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Arbeitszeit nachträglich erfassen
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeit nachträglich erfassen“ können Sie die Arbeitszeit für einen Arbeitstag im Nachhinein manuell erfassen.
  • Abwesenheit erfassen
    Mithilfe der Aktion „Abwesenheit erfassen“ können Sie die Abwesenheit des Mitarbeiters erfassen.
  • Sperrzeit aufheben
    Mithilfe der Aktion „Sperrzeit aufheben“ können Sie die Sperrzeit für die Zeiterfassung aufheben und dem Mitarbeiter erlauben die Arbeitszeit im definierten Zeitraum aufzuzeichnen.

AbrechnungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Payroll-Abteilung hat folgende Möglichkeiten:

  • Abwesenheiten exportieren
    Abwesenheiten können regelmäßig als CSV-Datei in eine Ablage exportiert werden. Dazu können in der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage auf der Registerkarte „Zeiterfassung“ die entsprechenden Einstellungen getroffen werden.
  • Arbeitszeitabrechnung durchführen
    Der Kontextmenübefehl „Arbeitszeitabrechnung durchführen“ steht auf Personalaktenablagen und einzelnen Personalakten zur Verfügung. Die Arbeitszeitabrechnung wird monatlich durchgeführt.
  • Arbeitszeitabrechnung neu berechnen
    Der Kontextmenübefehl „Arbeitszeitabrechnung neu berechnen“ steht auf Personalaktenablagen und einzelnen Personalakten zur Verfügung. Somit können Änderungen im Arbeitszeitmodell oder Kollektivvertrag, die sich auf die Abrechnung beziehen, mitberücksichtigt werden.
  • Salden für Rückstellungen exportieren
    Der Kontextmenübefehl „Salden für Rückstellungen exportieren“ steht auf Personalaktenablagen und einzelnen Personalakten zur Verfügung.

Zeiterfassung für MitarbeiterPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Mitarbeiter können Sie Ihre Arbeitszeiten im Dashboard „Personalakteneinsicht“ erfassen. Alternativ stehen die entsprechenden Aktionen auch im Welcome-Screen zur Verfügung.

  • Arbeitszeiterfassung starten
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung starten“ können Sie die Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag starten.
  • Arbeitszeiterfassung pausieren
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung pausieren“ können Sie die Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag pausieren.
  • Arbeitszeiterfassung fortsetzen
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung fortsetzen“ können Sie die pausierte Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag fortsetzen.
  • Arbeitszeiterfassung stoppen
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeiterfassung stoppen“ können Sie die Zeiterfassung für den aktuellen Arbeitstag stoppen.
  • Arbeitszeit nachträglich erfassen (im Bereich „Arbeitszeiten“)
    Mithilfe der Aktion „Arbeitszeit nachträglich erfassen“ können Sie die Arbeitszeit für einen Arbeitstag im Nachhinein manuell erfassen.