2021 September Release

AdministrationsaufgabenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als App-Administrator können Sie Einstellungen in der Xtechwriter-Konfiguration treffen und Ablagen und Formatvorlagen erzeugen und verwalten.

Wenn Sie über die Rolle „Alle Rechte“ in einer Ablage verfügen, können Sie die entsprechende Ablage verwalten.

Xtechwriter-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Xtechwriter-Konfiguration können Sie allgemeine Einstellungen festlegen und Benutzer berechtigen, Fabasoft Xtechwriter zu nutzen.

Die Xtechwriter-Konfiguration wird automatisch erstellt, wenn Fabasoft Xtechwriter für Ihre Cloud-Organisation aktiviert ist. Der Eigentümer der Cloud-Organisation wird in der Xtechwriter-Konfiguration initial in der Rolle „App-Administrator“ hinterlegt.

Als App-Administrator können Sie folgendermaßen zur Xtechwriter-Konfiguration wechseln:

  1. Navigieren Sie in Ihr Xtechwriter-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“, um in die Xtechwriter-Konfiguration zu wechseln.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Xtechwriter-Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche.

Ablagen

Dieser Bereich zeigt die verfügbaren Ablagen. Nähere Informationen zu Ablagen finden Sie im Kapitel „Ablagen verwalten“.

Formatvorlagen

Dieser Bereich zeigt die verfügbaren Formatvorlagen. Nähere Informationen zu Formatvorlagen finden Sie im Kapitel „Formatvorlagen verwalten“.

Formulare und Kategorien

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Xtech-Dokumente um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen zur Definition von Formularen und Kategorien finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing“:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Model-Based-Customizing/index.htm

Prozesse

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Nähere Informationen zur Definition von Prozessen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing“:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Model-Based-Customizing/index.htm

Vorlagen

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“) entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Vorlagenkategorien für Vorlagen definieren

Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Um eine Vorlagenkategorie für Vorlagen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Xtechwriter-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vorlagenkategorien festlegen“.
  3. Geben Sie im Feld Vorlagenkategorien den gewünschten Namen für die Vorlagenkategorie ein und klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Klicken Sie hier, um die eingegebene Vorlagenkategorie zu erzeugen“.
  4. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Vorlagenkategorie kann in Vorlagen auf der Registerkarte „Vorlage“ im Feld Vorlagenkategorien zugeordnet werden.

Xtech-Dokumentvorlagen definieren

Um eine neue Xtech-Dokumentvorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Xtechwriter-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Erzeugen Sie ein neues Xtech-Dokument (Aktion „Neu“).
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Eigenschaften“.
  4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
  5. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
    Hinweis: Wenn für eine Vorlage keine Vorlagenkategorie definiert wird, wird diese Vorlage beim Erzeugen standardmäßig in der Vorlagenkategorie „Teamroom-Vorlagen“ angeboten.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.
  7. Legen Sie den gewünschten Inhalt des Xtech-Dokuments fest.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü des Xtech-Dokuments auf „Zur Verwendung freigeben“.

Textbausteine

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Textbausteine, die in Xtech-Dokumenten eingefügt werden können.

Textbausteinkategorien für Textbausteine definieren

Textbausteinkategorien legen fest, unter welchen Kategorien der Textbaustein beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden kann.

Um eine Textbausteinkategorie für Textbausteine zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Xtechwriter-Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbausteinkategorien festlegen“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ und anschließend auf „Neu“.
  4. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für die Textbausteinkategorie ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Textbausteinkategorie kann in Textbausteinen im Feld Textbausteinkategorien zugeordnet werden.

Textbausteine definieren

Um einen Textbaustein zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Xtechwriter-Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbaustein erzeugen“.
  3. Klicken Sie auf „Statischer Textbaustein (Xeditor-Absatz)“ bzw. „Statischer Textbaustein (Xeditor-Kapitel)“.
  4. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ können Sie den gewünschten Text erfassen.
  6. Klicken Sie im Kontextmenü des Textbausteins auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

  • Ein Textbaustein kann erst verwendet werden, wenn dieser über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.
  • Zur besseren Strukturierung Ihrer Textbausteine können Sie eine Hierarchie von Textbausteinordnern erzeugen (Aktion „Textbausteinordner erzeugen“).

Thesauri

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.

App-Administratoren können weitere Thesauri erzeugen bzw. diese verwalten und um neue Begriffe ergänzen.

Voreinstellungen

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster).

App-Administratoren können Suchmuster erzeugen. Zusätzlich ist es möglich, in Listen über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Speichern“ Ansichtseinstellungen in der Konfiguration abzulegen.

Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben

Dieser Bereich zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an (nur sichtbar, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Xtechwriter-Konfiguration können Sie folgende Einstellungen festlegen.

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen

  • Name
    Der Name der Konfiguration.
  • Betreff
    Die Beschreibung der Konfiguration.
  • Feiertagstabelle
    Definiert die Feiertagstabelle die im Kontext der Konfiguration verwendet werden soll (ansonsten wird die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Konfiguration zugeordnet sind, einschränken.
  • Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
    Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
  • Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
    Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
  • Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
    Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“.
    Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
  • Teammitglieder einschränken
    Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
  • Erweiterten Modus aktivieren
    Der erweiterte Modus umfasst zum Beispiel das Arbeiten mit mehreren Ablagen, sowie das Verwalten von Vorlagen und Voreinstellungen.
  • Hauptadministrator
    Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Konfiguration betreffen. Ansonsten erhalten alle App-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
  • Support-Team
    Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
  • Trace-Ausgaben aktivieren
    Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos und das Hintergrundbild werden für die Konfiguration und für alle persönlichen Dashboards verwendet.

Registerkarte „Standardwerte“

  • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
    Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
  • Standard-Kategorien
    Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet.
    Hinweis: Die Standard-Kategorien werden auch auf Ablagen angewandt, wenn diese für Ablagen explizit definiert wurden. Dies gilt auch für in Ablagen enthaltene Teamrooms und sonstige Räume.
  • Standard-Prozesse
    Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet.
    Hinweis: Die Standard-Prozesse werden auch auf Ablagen angewandt, wenn diese für Ablagen explizit definiert wurden. Dies gilt auch für in Ablagen enthaltene Teamrooms und sonstige Räume.
  • Standard-Hintergrundaufgaben
    Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.
  • Freigabeprozess für Vorlagen und Voreinstellungen
    Um Vorlagen, Textbausteine, Formulare und Kategorien, Prozesse und Voreinstellungen verwenden zu können, müssen diese freigegeben werden. Wenn für die Freigabe ein Prozess verwendet werden soll, kann hier ein BPMN-Prozessdiagramm hinterlegt werden. Freigabeprozesse müssen die Aktivität „Zur Verwendung freigeben“ enthalten.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen“

  • Kommentare erlauben
    Legt fest, ob PDF-Kommentare auf Dokumenten angebracht werden können.
  • Erlaubte Arten der Kommentare
    Definiert die erlaubten Arten der Kommentare (öffentlich bzw. privat).
  • Bevorzugte Art der Kommentare
    Definiert die beim Kommentieren initial ausgewählte Art des Kommentars (überschreibt die Festlegung in den Grundeinstellungen des Benutzers).
  • Benutzer mit Leserechten dürfen öffentlich kommentieren
    Legt fest, ob Benutzer mit Leserechten öffentliche Kommentare anbringen dürfen.
  • Öffentliche Links erlauben
    Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
  • Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generieren
    Legt fest, ob ein Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generiert wird.
  • Wasserzeichen verwenden
    Legt fest, ob Dokumente automatisch in geschützte PDF-Dokumente mit einem definierbaren Wasserzeichen konvertiert werden.

RollenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Klicken Sie im Werkzeugbereich der Xtechwriter-Konfiguration auf die Aktion „Team“, um Benutzern, Teams bzw. Organisationseinheiten eine der folgenden Rollen zuzuweisen. Dadurch werden die Benutzer berechtigt, Fabasoft Xtechwriter zu nutzen und das Xtechwriter-Dashboard wird automatisch auf Home abgelegt. Zusätzlich wird durch die jeweilige Rolle die Verwendungsmöglichkeit festgelegt.

  • App-Administrator
    App-Administratoren können Konfigurationseinstellungen verwalten, Ablagen erzeugen, Formatvorlagen, Formulare und Kategorien, BPMN-Prozesse, Vorlagen und Textbausteine erzeugen und verwalten.
  • App-Benutzer
    App-Benutzer können Xtech-Dokumente verwalten. Um auf Xtech-Dokumente Zugriff zu erhalten, müssen App-Benutzer zusätzlich in den jeweiligen Ablagen berechtigt werden.
  • App-Benutzer (extern)
    Externe App-Benutzer (z. B. Kunden) erhalten Zugriff auf externe Bereiche, in denen Sie berechtigt wurden. Zusätzlich können sie Publikationen einsehen.

Ablagen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Xtech-Dokumente werden in Ablagen verwaltet und sind einer Ablage zugeordnet, bei der die Zugriffsrechte definiert werden.

Ablagen erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Ablage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das Xtechwriter-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Ablage erzeugen“.
  3. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die neue Ablage ein.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Ablagen gliedern sich in die folgenden Bereiche:

  • Xtech-Dokumente
    Zeigt die Xtech-Dokumente der Ablage an.
  • Publikationen
    Zeigt die Publikationen der Ablage an.
  • Externe Bereiche
    Zeigt die externen Bereiche der Ablage an.
  • Weitere Inhalte
    Zeigt zusätzliche Inhalte der Ablage an.

AktionenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Xtech-Dokument erzeugen
    Sie können ein neues Xtech-Dokument basierend auf einer Formatvorlage erzeugen.
  • Externen Bereich erzeugen
    Sie können einen zu einer Ablage oder zu einem Xtech-Dokument zugehörigen externen Bereich erzeugen. Externe Bereiche ermöglichen die Bereitstellung von Inhalten durch Benutzer, die keine Rechte auf dem eigentlichen Xtech-Dokument besitzen.
  • Neuigkeiten anzeigen
    Sie können die Ereignisse der Ablage anzeigen.
  • Wiedervorlagen verwalten
    Mithilfe der Wiedervorlagen-Funktionalität kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet oder ein Prozess gestartet werden.
  • Vorlagen und Voreinstellungen
    Vorlagen und Voreinstellungen können nicht nur in der Xtechwriter-Konfiguration, sondern auch pro Ablage verwaltet werden. Nähere Informationen zu den Widgets finden Sie im Kapitel „Bereiche“.
  • Einstellungen
    Sie können die Einstellungen der Ablage festlegen (siehe Kapitel „Einstellungen“).

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Einstellungen der Ablagen können Sie Folgendes festlegen.

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen

  • Name
    Der Name der Ablage.
  • Betreff
    Die Beschreibung der Ablage.
  • Feiertagstabelle
    Definiert die Feiertagstabelle die im Kontext der Ablage verwendet werden soll (ansonsten wird die Feiertagstabelle der Konfiguration bzw. die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Ablage abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Ablage zugeordnet sind, einschränken. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf die die Mitglieder der Ablage keinen Zugriff haben.
  • Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
    Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
  • Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
    Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
  • Leseberechtigte Teammitglieder für alle Mitglieder sichtbar
    Legt fest, ob alle Teammitglieder die leseberechtigten Mitglieder des Teams sehen dürfen. Wird die Einstellung deaktiviert, sind die leseberechtigten Teammitglieder nur für Mitglieder mit „Allen Rechten“ sichtbar. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung auch weitere Anwendungsfälle eingeschränkt werden.
  • Neuigkeiten für Benutzer ohne Rechte das Team einzusehen anzeigen
    Legt fest, ob Neuigkeiten für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, generell deaktiviert sind. Ansonsten werden nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen.
  • Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
    Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“.
    Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
  • Teammitglieder einschränken
    Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Ablage hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
  • Hauptadministrator
    Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Ablage betreffen. Ansonsten erhalten alle Ablagen-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
  • Support-Team
    Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
  • Trace-Ausgaben aktivieren
    Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Logos“

Die definierten Logos werden für die Ablage verwendet.

Registerkarte „Standardwerte“

  • Standard-Thesaurus für neue Begriffe
    Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
  • Standard-Kategorien
    Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet.
  • Standard-Prozesse
    Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet.
  • Zusätzliche Standard-Hintergrundaufgaben
    Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.

Hinweis: Die Standard-Eigenschaften überschreiben bzw. erweitern die Festlegungen in der Konfiguration.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen“

  • Kommentare erlauben
    Legt fest, ob PDF-Kommentare auf Dokumenten angebracht werden können.
  • Erlaubte Arten der Kommentare
    Definiert die erlaubten Arten der Kommentare (öffentlich bzw. privat).
  • Bevorzugte Art der Kommentare
    Definiert die beim Kommentieren initial ausgewählte Art des Kommentars (überschreibt die Festlegung in der Konfiguration bzw. den Grundeinstellungen des Benutzers).
  • Benutzer mit Leserechten dürfen öffentlich kommentieren
    Legt fest, ob Benutzer mit Leserechten öffentliche Kommentare anbringen dürfen (überschreibt die Festlegung in der Konfiguration).
  • Öffentliche Links erlauben
    Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
  • Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generieren
    Legt fest, ein Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generiert wird.
  • Wasserzeichen verwenden
    Legt fest, ob Dokumente automatisch in geschützte PDF-Dokumente mit einem definierbaren Wasserzeichen konvertiert werden.

Hinweis: Die Inhaltseinstellungen überschreiben die Festlegungen in der Konfiguration.

RollenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jede Ablage können Sie Berechtigungen vergeben. Klicken Sie im Werkzeugbereich der Ablage auf die Aktion „Team“, um Benutzern, Teams bzw. Organisationseinheiten eine der folgenden Rollen zuzuweisen.

  • Alle Rechte
    Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
    • bestehende Xtech-Dokumente in der Ablage ändern, neue Xtech-Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Vorlagen und Textbausteine für die Ablage festlegen,
    • öffentliche Links erstellen,
    • den Papierkorb leeren,
    • die gesamte Ablage auflösen,
    • Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, öffentliche Links, Teamsichtbarkeit, Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
    • Logos festlegen,
    • den Verlauf löschen und
    • alle Zugriffsrechte vergeben.
  • Änderungsberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
    • bestehende Xtech-Dokumente ändern, neue Xtech-Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Vorlagen und Textbausteine für die Ablage festlegen.
  • Leseberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
    • bestehende Xtech-Dokumente lesen,
    • bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen.

Formatvorlagen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Formatvorlagen definieren das XML-Schema und die Darstellung der medienneutral erstellten Xtech-Dokumente. Die Formatvorlagen werden in der Xtechwriter-Konfiguration im Bereich „Formatvorlagen“ verwaltet. Sie können eigene Formatvorlagen erzeugen oder die vom Produkt ausgelieferte Standard-Formatvorlage verwenden.

Formatvorlagen erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Formatvorlage zu erzeugen gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Xtechwriter-Konfiguration in den Bereich „Formatvorlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Formatvorlage erzeugen“.
  3. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest. Eine detaillierte Beschreibung der Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Einstellungen“.
    Hinweis: Mithilfe der Schaltfläche „Vorschau aktualisieren“ können Sie Ihre Anpassungen anhand eines Beispieldokuments direkt überprüfen.
  4. Klicken Sie auf „Erzeugen“.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü der Formatvorlage auf „Zur Verwendung freigeben“. Eventuell nötige Änderungen können mithilfe des Kontextmenübefehls „Erneut freigeben“ freigegeben werden.

Hinweis:

  • Über die Aktion „Formatvorlage bearbeiten“ können Sie Änderungen vornehmen.
  • Über die Aktion „Als Standard festlegen“ können Sie eine freigegebene Formatvorlage als Standard definieren. Diese wird beim Erzeugen eines Xtech-Dokuments vorausgewählt.
  • Beim Erzeugen eines Xtech-Dokuments muss eine Formatvorlage ausgewählt werden. Die Formatvorlage kann nachträglich geändert werden, wenn die neue Formatvorlage auf dem gleichen XML-Schema basiert.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Formatvorlage bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten.

Registerkarte „Formatvorlage“

  • Name
    Der Name der Formatvorlage.
  • XML-Schema
    Definiert das verwendetet XML-Schema (aktuell unterstützt: „Xeditor-Schema Lightweight DITA“).
  • Dokument für die Vorschau der Formatvorlage
    Definiert das im Vorschau-Bereich angezeigte Dokument (mitgeliefertes Beispiel-Dokument, beliebiges Xtech-Dokument bzw. Kapitel).

Registerkarte „Verwendbarkeit“

  • Verwendbar für
    Die Verwendbarkeit der Formatvorlage wird auf die angeführten Objektklassen und Kategorien eingeschränkt (z. B. Xtech-Dokument und Kapitel).

Registerkarte „Seite einrichten“

  • Seitenelement verwenden
    Definiert welche zusätzlichen Seitenelemente (z. B. eine Fußzeile) angezeigt werden. Für die ausgewählten Seitenelemente können weitere Einstellungen getroffen werden.
    • Deckblatt
      Definiert das Deckblatt-Bild und den Deckblatt-Text (inkl. zugeordneter CSS-Klasse). Der Text kann aus Feldern ausgewählt werden, die basierend auf der Verwendbarkeit zur Verfügung stehen.
    • Rückseite
      Definiert das Rückseiten-Bild und den Rückseiten-Text (inkl. zugeordneter CSS-Klasse). Der Text kann aus Feldern ausgewählt werden, die basierend auf der Verwendbarkeit zur Verfügung stehen.
    • Kopfzeile
      Definiert den Kopfzeilentext und die Positionierung (links, zentriert, rechts). Der Text kann aus Feldern ausgewählt werden, die basierend auf der Verwendbarkeit zur Verfügung stehen.
    • Fußzeile
      Definiert den Fußzeilentext und die Positionierung (links, zentriert, rechts). Der Text kann aus Feldern ausgewählt werden, die basierend auf der Verwendbarkeit zur Verfügung stehen.
  • CSS
    Definiert die Formatierungen für alle Elemente im PDF-Dokument. Verwenden Sie Print-CSS-Angaben.

Registerkarte „Eigene Inhaltsklassen“

  • Eigene Inhaltsklassen
    Definiert benutzerspezifische Klassen für die Formatierung von Elementen.
    • Name
      Definiert den Anzeigenamen der Klasse.
    • Elemente
      Definiert auf welche Elemente (z. B. Notiz) die Klasse angewandt werden kann.
    • CSS-Klasse
      Definiert die zugeordnete CSS-Klasse, die für die Formatierung genutzt werden kann.

Registerkarte „Formatierungen“

  • CSS
    Definiert die Formatierungen für alle Elemente im Dokument. Diese Formatierungen werden für die Darstellung des Dokuments im Editor und im PDF-Dokument verwendet. Verwenden Sie CSS-Angaben.

Standardprozesse definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die vom Produkt mitgelieferten Standardprozesse können gegebenenfalls durch eigene Standardprozesse ersetzt werden. Die Standardprozesse können Sie in der Konfiguration hinterlegen, wenn Sie für alle Ablagen gelten sollen. Zusätzlich ist eine Definition pro Ablage möglich (die Einstellungen bei der Konfiguration werden dadurch überschreiben).

Um die mitgelieferten Standardprozesse zu ersetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erzeugen Sie den gewünschten BPMN-Prozess in der Konfiguration (Bereich „Prozesse“) bzw. in einer Ablage (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Bereich „Prozessvorlagen“) und geben Sie diesen frei.
    • Über das Feld Verwendbar für des Pools können Sie die Verwendbarkeit des Prozesses festlegen. Somit stehen die im nächsten Abschnitt beschriebenen spezifischen Aktivitäten zur Verfügung.
    • Für den Prozess „Publikation freigeben“ müssen Sie diesen im Feld Verwendbar für des Pools auf „Publikation (App: Xeditor-Integration)“ einschränken.
    • Für den Prozess „Externen Bereich vorbereiten“ müssen Sie diesen im Feld Verwendbar für des Pools auf „Externer Bereich (App: Xtechwriter)“ einschränken.
  2. Legen Sie den zuvor definierten BPMN-Prozess als Standardprozess bei der Konfiguration bzw. Ablage fest (Aktion „Einstellungen“ > Registerkarte „Standardwerte“ > Feld Standard-Prozesse). Die anzugebende Objektklasse entspricht abhängig vom Prozess der zuvor beschriebenen Verwendbarkeit („Publikation (App: Xeditor-Integration)“ bzw. „Externer Bereich (App: Xtechwriter)“).

Publikation freigeben

Folgende spezifische Aktivitäten stehen zur Verfügung:

  • Publikation zur Freigabe weiterleiten
    Leitet die Publikation zur Freigabe weiter.
  • Publikation freigeben
    Gibt die Publikation frei bzw. nicht frei. Die Publikation erhält den entsprechenden Status.
    Hinweis: Diese Aktivität muss im Prozess verwendet werden, damit der Prozess den mitgelieferten Standardprozess ersetzt.
  • Publikation ablegen
    Legt eine PDF-Kopie der Publikation in einem definierbaren Ordner ab.
  • Publikation registrieren
    Registriert eine PDF-Kopie zum Beispiel zu einer Akte.

Externen Bereich vorbereiten

Folgende spezifische Aktivitäten stehen zur Verfügung:

  • Externen Bereich vorbereiten
    Legt die externen Mitglieder und den Reviewer des externen Bereichs fest.
    Hinweis: Diese Aktivität muss im Prozess verwendet werden, damit der Prozess den mitgelieferten Standardprozess ersetzt.