2021 September Release

VorbereitungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieses Kapitel unterstützt Sie beim ersten Einstieg. Sie erhalten einen Überblick über die grundsätzliche Bedienung des Fabasoft Xtechwriters und die Verwaltung von Benutzern.

ErstregistrierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Abschluss des Kaufs des Fabasoft Xtechwriters erhalten Sie von Fabasoft Cloud Sales per E-Mail einen Registrierungslink für die Erstregistrierung. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und melden Sie sich in der Fabasoft Cloud an.

Im Zuge Ihrer ersten Anmeldung werden im Welcome-Screen gegebenenfalls Hinweise angezeigt, dass beispielsweise noch Daten vervollständigt werden müssen.

Dies betrifft:

  • die Eintragung einer Person, die bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt werden soll (Datenschutzbeauftragter)
  • die Festlegung wichtiger Kontaktdaten der Organisation
  • die Festlegung eines Compliance-Managers
  • die Installation des Fabasoft Cloud Clients
    Nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Fabasoft Cloud Client“.

Klicken Sie im Welcome-Screen auf den jeweiligen Link, um die entsprechende Aktion durchzuführen.

Hinweis: Der Welcome-Screen wird nur angezeigt, wenn es für Sie Benachrichtigungen gibt.

Grundsätzliche BedienungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Kapitel bieten eine erste Hilfestellung für die Bedienung des Fabasoft Cloud Webclients.

Aufbau des WebclientsPermanenter Link zu dieser Überschrift

In diesem Kapitel werden Sie mit dem Aufbau des Fabasoft Cloud Webclients vertraut gemacht.

Fabasoft Cloud Webclient

Der Webclient gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Home (Startseite)
  • Kopfleiste
  • Werkzeugbereich
  • Titelleiste
  • Inhaltsbereich

Home

Das Dashboard-Konzept des Home-Bereichs ermöglicht Ihnen Widgets (z. B. „Persönliche Ablage“, „Fabasoft Xtechwriter“) ein- bzw. auszublenden, deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.

Kopfleiste

In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Organisations-Logo (falls hinterlegt) und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), das Datenlokationsmenü, die Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-Schaltfläche, die Home-Schaltfläche und das Suchfeld.

Werkzeugbereich

Der Werkzeugbereich steht in allen Widgets zur Verfügung, jedoch nicht direkt auf Home.

Die kontextunabhängigen Werkzeuge „Baumansicht“ und „Favoriten“ sind über eine Schnellauswahl auf- bzw. zuklappbar. Die „Aktionen“ stehen Ihnen immer zur Verfügung. Je nach Kontext werden Ihnen unterschiedliche Aktionen angeboten.

Es können bis zu drei Werkzeugbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“, „Aktionen“ und „Team berechtigen“).

Baumansicht

Hier finden Sie Ihre Xtech-Dokumente als Baumdarstellung, die eine rasche Navigation ermöglicht.

Favoriten

Sie können häufig verwendete Objekte (z. B. Ablagen oder Xtech-Dokumente) zu Ihren Favoriten hinzufügen. Navigieren Sie dazu in das gewünschte Objekt. Dieses wird im Favoriten-Werkzeug zum Hinzufügen angeboten.

Aktionen

Im Werkzeugbereich „Aktionen“ finden Sie wichtige Aktionen, die im aktuellen Kontext gültig sind.

Titelleiste

In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als Registerkarten angezeigt.

Inhaltsbereich

Im Inhaltsbereich wird der Inhalt des aktuellen Objekts angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Inhalt einer Ablage oder die Vorschau eines Xtech-Dokuments sein. Die oberste Ebene wird als „Home“ bezeichnet.

Aktionen ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es stehen folgende grundlegende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Schaltfläche, um die entsprechende Aktion auszuführen.
  • Das Werkzeug „Aktionen“ enthält stets die wichtigsten Aktionen im aktuellen Kontext. Die Aktionen beziehen sich auf das im Inhaltsbereich angezeigte Objekt. Falls Sie sich zum Beispiel in einem Xtech-Dokument befinden, können Sie das Xtech-Dokument mit der Aktion „Bearbeiten“ in einem Editor zur Bearbeitung öffnen.
  • Das Kontextmenü eines Elements können Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen. Üblicherweise finden Sie im Kontextmenü neben den Aktionen, die auch im Werkzeugbereich angeboten werden, weitere weniger häufig benötigte Aktionen.
    • Kontextmenü von Objekten
      Führen Sie einen Rechtsklick auf einem Objekt im Inhaltsbereich aus. Das Kontextmenü dieses Objekts wird geöffnet.
    • Kontextmenü der Titelleiste
      Führen Sie einen Rechtsklick auf der Titelleiste aus. Das Kontextmenü des aktuell im Inhaltsbereich angezeigten Objekts wird geöffnet.
    • Hintergrund-Kontextmenü
      Wenn Sie sich in einem Teamroom oder Ordner befinden, führen Sie einen Rechtsklick in einem leeren Bereich im Inhaltsbereich aus. Das Kontextmenü enthält Aktionen, die für das Arbeiten mit Listen relevant sind (zum Beispiel ein neues Objekt in der Liste erzeugen).
  • Um Einträge in einer Liste zu markieren, klicken Sie auf das Auswahlkästchen der entsprechenden Einträge. Somit können zum Beispiel einen Kontextmenübefehl auf mehreren Objekten ausführen.

Fabasoft Cloud ClientPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um effizient arbeiten zu können, wird die Installation des nativen Fabasoft Cloud Clients dringend empfohlen. Der Fabasoft Cloud Client steht für Microsoft Windows, Apple macOS und Ubuntu zur Verfügung.

Die Installation können Sie über den Webbrowserstatus starten (Kontomenü (Ihr Benutzername) > „Status“ > „Webbrowserstatus“). Falls Ihre Organisationsrichtlinien eine Installation auf Ihrem Endgerät nicht zulassen, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support.

Weiterführende Informationen finden Sie im White Paper „Fabasoft Cloud Client“.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Fabasoft Xtechwriter einfach administrieren und verwenden zu können, werden zumindest drei Teams benötigt. Über die Teams kann eine rollenbasierte Verwaltung der Zugriffsrechte realisiert werden.

  • Xtechwriter-Administratoren
    Mitglieder dieses Teams sollen die Xtechwriter-Konfiguration bearbeiten können (im Allgemeinen: Leitung der Redaktionsabteilung). Diese sollen auch auf Ablagen-Ebene alle Rechte erhalten.
  • Xtechwriter-Benutzer
    Mitglieder dieses Teams sollen Fabasoft Xtechwriter verwenden können (im Allgemeinen: Mitarbeiter der Redaktionsabteilung).
  • Xtechwriter-Benutzer (extern)
    Mitglieder dieses Teams sollen Zugriff auf externe Bereiche erhalten, in denen Sie berechtigt wurden (im Allgemeinen: Kunden und externe Mitarbeiter).

Benutzer erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Initial gibt es in einer Cloud-Organisation ein Mitglied (den Organisationseigentümer). Für den Beginn sollten Sie zumindest drei Benutzer vorsehen (für die Rollen „App-Administrator“, „App-Benutzer“ und „App-Benutzer (extern)“.

Hinweis: Im Allgemeinen werden die Benutzer importiert. In einer Pilotphase können Sie die drei Benutzer jedoch auch manuell erzeugen.

Um einen Benutzer zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über Home in Ihre Organisation und anschließend in das Widget „Mitglieder“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder hinzufügen“.
  3. Geben Sie im Feld Benutzer (E-Mail-Adresse) die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
  4. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Neuen Benutzer einladen“.
  5. Geben Sie den Vornamen und Nachnamen ein und klicken Sie auf „Erzeugen“.
  6. Um mehrere Mitglieder gleichzeitig hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt 3 bis 5.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
  8. Ordnen Sie den Benutzern die Vollzugriff-Edition zu und klicken Sie auf „Zuordnen“.
  9. Klicken Sie auf „Einladen“, um pro Mitglied eine E-Mail zur Bestätigung der Mitgliedschaft zu senden.

Die hinzugefügten Mitglieder können sich über die versandten Einladungs-E-Mails erstmalig registrieren.

Teams erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Teams für die rollenbasierte Verwaltung der Zugriffsrechte zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in Ihrer Organisation in das Widget „Mitglieder“ und anschließend in das Widget „Teams“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Team erzeugen“.
  3. Geben Sie im Feld Name den Wert „Xtechwriter-Administratoren“ ein und klicken Sie auf „Erzeugen“.
  4. Navigieren Sie in das eben erzeugte Team und klicken Sie auf „Teammitglieder hinzufügen“.
  5. Wählen Sie im Feld Benutzer die gewünschten Mitglieder aus.
    Hinweis: Fügen Sie in einer Pilotphase nur die dafür vorgesehenen Benutzer hinzu. Sie können eine Liste aller verfügbaren Mitglieder durch Eingabe eines Sterns (*) und anschließendem Drücken der Enter-Taste anzeigen lassen und die gewünschten Mitglieder per Klick auswählen.
  6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Wiederholen Sie den Vorgang, um zusätzlich das Team „Xtechwriter-Benutzer“ und das Team „Xtechwriter-Benutzer (extern)“ zu erzeugen.

Teams berechtigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Teams in der Xtechwriter-Konfiguration zu berechtigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Xtechwriter-Konfiguration, indem Sie auf Home in das Xtechwriter-Dashboard navigieren und anschließend auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ klicken.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
  3. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Rolle „App-Administrator“, um das Suchfeld zu öffnen.
  4. Geben Sie „Xtechwriter-Administratoren“ ein und drücken Sie die Enter-Taste um nach dem zuvor erzeugten Team zu suchen.
  5. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf das Team „Xtechwriter-Administratoren“.
    Hinweis: Sollten Sie versehentlich ein falsches Team berechtigten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Team, um es mittels der Schaltfläche „Entfernen“ wieder zu entfernen.
  6. Wiederholen Sie den Vorgang und fügen Sie bei der Rolle „App-Benutzer“ das Team „Xtechwriter-Benutzer“ und bei der Rolle „App-Benutzer (extern)“ das Team „Xtechwriter-Benutzer (extern)“ hinzu.
  7. Entfernen Sie bei der Rolle „Xtechwriter-Administrator“ den automatisch hinzugefügten Organisationseigentümer (Kontextmenübefehl „Entfernen“), um eine durchgängig rollenbasierte Berechtigung zu gewährleisten.

Bei den berechtigten Mitgliedern wird das Dashboard „Fabasoft Xtechwriter“ auf Home abgelegt. Wenn die Rollen vergeben werden, während die Benutzer angemeldet sind, müssen die Benutzer die Seite neu laden (F5-Taste), damit das Dashboard abgelegt wird.

Nach Ende einer Pilotphase können Sie, wenn nötig, zusätzliche Xtechwriter-Benutzer-Teams erstellen, um in Ablagen und externen Bereichen unterschiedliche Benutzer zu berechtigen.