Dokument
OneGov GEVER bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Ablage von Dokumenten.
Ein Dokument mittels Drag&Drop hinzufügen
Dokumente können mittels Drag&Drop in ein Dossier oder Subdossier abgelegt werden. Hierzu das gewünschte Dossier öffnen und das Dokument in die Drag&Drop Zone im Fenster ziehen.
Ein Dokument heraufladen (importieren)
Um ein Dokument hinzuzufügen, wechseln Sie im Dossier auf die Dokumente Ansicht und klicken Sie zu unterst in der Auflistung auf „Eintrag hinzufügen“ und wählen anschliessend „Hochladen“. Dabei öffnet sich ein Explorer-Fenster und Sie können das gewünschte Dokument auswählen.
Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen
Über die Aktion „Dokument erstellen“ im Werkzeugbereich können Sie Dokumentvorlagen wählen und daraus ein neues Dokument erstellen. Die verfügbaren Vorlagen werden zuoberst dargestellt.
Ein Dokument anschauen (Visuelle Suche)
Die „Visuelle Suche“ unterstützt die intuitive Suche der Benutzer nach einem bestimmten Dokument dank einer Inhaltsansicht der Dokumente und einer Dokumentvorschau.
Standardmässig ist bei der Dokumentauflistung die Ansicht Inhalt dargestellt. Für den Wechsel zur Detailansicht stehen Ihnen entsprechende Bedienelemente in der Kopfleiste der Tabellenansicht zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Einstellung der Inhaltsansicht finden Sie in der Benutzerhilfe Fabasoft Cloud: neues Fenster.
Ein Dokument bearbeiten
Um ein Dokument auszuchecken und zu bearbeiten, öffnen Sie das Dokument in der Vorschau Ansicht und klicken Sie im Werkzeugbereich auf „Bearbeiten“. Dadurch wird das Dokument in der lokal installierten Anwendung (z.B. „Microsoft Word“) geöffnet. Solange Sie das Dokument im „Bearbeitungs-Modus“ haben, ist es für andere User gesperrt. Das heisst, andere User können keine Änderungen durchführen. Wollen Sie das Dokument wieder einchecken, so speichern Sie das Dokument in der lokalen Anwendung und schliessen die Anwendung wieder.
Ein Dokument lesend öffnen
Um ein Dokument nur lesend zu öffnen und es damit nicht auszuchecken (sperren), klicken Sie im Werkzeugbereich auf die Aktion „Lesen“. Dadurch wird das Dokument in der lokalen Anwendung (z.B. „Microsoft Word“) schreibgeschützt geöffnet.
Nur Metadaten (Eigenschaften) bearbeiten
Klicken Sie beim gewünschten Dokument auf „Eigenschaften“ im Werkzeugbereich. Dadurch können Sie die Metadaten bearbeiten.
Hinweis:
Ist das Dokument durch einen anderen User in Bearbeitung, können Sie die Eigenschaften nur lesend öffnen.
Mit Mailprogramm versenden
Mittels Klick auf die „Link versenden“ Aktion im Werkzeugbereich können Sie einen Link zum Dokument mit dem lokalen Mail-Programm versenden.
Hinweis:
Um eine Kopie des Dokuments zu versenden, können Sie auf dem Dokument mit Rechtsklick das Kontextmenü öffnen. Unter dem Punkt „Versenden“ können Sie weitere Möglichkeiten wählen um das Dokument zu versenden. Unter anderem „Datei versenden“ oder „PDF versenden“. Durch „PDF versenden“ wird automatisch eine PDF-Version des Dokuments erstellt und im Mailprogramm angefügt.