2024 June Release

DossierPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Dossier-Dashboard bietet eine Übersicht über die wichtigsten Dossiermetadaten und die wichtigsten Inhalte eines Dossiers.

Wenn Sie als App-Benutzer die Berechtigung auf ein Dossier haben, sehen Sie automatisch die Dossier-Dashboard-Ansicht, wenn Sie auf das entsprechende Dossier klicken.

Das Dossier-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Drag & Drop Zone
    In diese Fläche können Sie Dokumente & Ordner vom lokalen Rechner per Drag&Drop hochladen. Ordner werden in der Struktur in Subdossier umgewandelt.
  • Eigenschaften
    Zeigt die wichtigsten Metadaten, wie z.B. Aktenzeichen & Federführende Person an.
  • Dokumente
    Listet alle in dem Dossier/Subdossier vorhandenen Dokumente auf.
  • Beschreibung
    Zeigt die optional hinzugefügte Beschreibung des Dossiers an.
  • Subdossiers
    Zeigt die in der Geschäftsstruktur des Dossiers vorhandenen Subdossier an.
  • Struktur
    Die Struktur stellt alle Dokumente und Subdossier dar. Sie können die Struktur direkt als Navigationselement nutzen.

Ein Dossier eröffnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dossiers können nur an der untersten Position des Ordnungssystems, der sog. Rubrik, eröffnet werden. Das Dossier ist das zentrale Element eines GEVER-Systems. Alle Elemente in OneGov GEVER (Dokumente, Mails, Subdossiers) müssen in ein Dossier abgelegt werden. Ohne ein Dossier ist die Nutzung dieser Elemente nicht möglich.

Um ein Dossier zu eröffnen, navigieren Sie in die gewünschte Rubrik und klicken anschliessend im Werkzeugbereich auf „Dossier erstellen“. Ein Dossier kann ganz neu oder ab einer vorhandenen Vorlage erstellt werden. Füllen Sie anschliessend die notwendigen Informationen ab und bestätigen Sie mit „Weiter“ das Erstellen des Dossiers.

Metadaten im DossierPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachfolgend werden die Standardmetadaten gemäss des Schweizer Standards I017 beschrieben. In OneGov GEVER ist es auch möglich, das Metadatenset auf Dokument- und Dossierebene beliebig zu erweitern.

Feld

Beschreibung

Titel

Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden.

Beschreibung

Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden.

Federführend

Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt OneGov GEVER die angemeldete Person vor.

Beginn

Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in OneGov GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben.

Ende

Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird.

Externe Referenz

Das Feld Externe Referenz kann verwendet werden, um Fremdschlüssel und Verknüpfungen auf Daten in Drittsystemen zu speichern.

Verwandte Dossiers

Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden.

Dossier abschliessenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Möglichkeit, Dossiers abzuschliessen ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion im Werkzeugbereich nur den speziell berechtigten Personen.

In OneGov GEVER ist ein standard BPMN Prozess für das abschliessen eines Dossiers hinterlegt. Sie haben aber die Möglichkeit über die OneGov GEVER Konfiguration einen neuen Prozess zu hinterlegten. Mehr dazu unter „Administrationshilfe OneGov GEVER Konfiguration“.

Abgeschlossene Dossier werden mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet.

Dossier stornierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Möglichkeit, Dossiers zu stornieren ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion im Werkzeugbereich nur den speziell berechtigten Personen.

In OneGov GEVER ist ein standard BPMN Prozess für das stornieren eines Dossiers hinterlegt. Sie haben aber die Möglichkeit über die OneGov GEVER Konfiguration einen neuen Prozess zu hinterlegten. Mehr dazu unter „Administrationshilfe OneGov GEVER Konfiguration“.

Stornierte Dossier werden mit einem zusätzlichen Suffix (Storniert) gekennzeichnet.