Das Dossier-Dashboard bietet eine Übersicht über die wichtigsten Dossiermetadaten und die wichtigsten Inhalte eines Dossiers.
Wenn Sie als App-Benutzer die Berechtigung auf ein Dossier haben, sehen Sie automatisch die Dossier-Dashboard-Ansicht, wenn Sie auf das entsprechende Dossier klicken.
Das Dossier-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:
Dossiers können nur an der untersten Position des Ordnungssystems, der sog. Rubrik, eröffnet werden. Das Dossier ist das zentrale Element eines GEVER-Systems. Alle Elemente in OneGov GEVER (Dokumente, Mails, Subdossiers) müssen in ein Dossier abgelegt werden. Ohne ein Dossier ist die Nutzung dieser Elemente nicht möglich.
Um ein Dossier zu eröffnen, navigieren Sie in die gewünschte Rubrik und klicken anschliessend im Werkzeugbereich auf „Dossier erstellen“. Ein Dossier kann ganz neu oder ab einer vorhandenen Vorlage erstellt werden. Füllen Sie anschliessend die notwendigen Informationen ab und bestätigen Sie mit „Weiter“ das Erstellen des Dossiers.
Nachfolgend werden die Standardmetadaten gemäss des Schweizer Standards I017 beschrieben. In OneGov GEVER ist es auch möglich, das Metadatenset auf Dokument- und Dossierebene beliebig zu erweitern.
Feld | Beschreibung |
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Titel | Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden. |
Beschreibung | Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden. |
Federführend | Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt OneGov GEVER die angemeldete Person vor. |
Beginn | Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in OneGov GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. |
Ende | Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. |
Externe Referenz | Das Feld Externe Referenz kann verwendet werden, um Fremdschlüssel und Verknüpfungen auf Daten in Drittsystemen zu speichern. |
Verwandte Dossiers | Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden. |
Die Möglichkeit, Dossiers abzuschliessen ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion im Werkzeugbereich nur den speziell berechtigten Personen.
In OneGov GEVER ist ein standard BPMN Prozess für das abschliessen eines Dossiers hinterlegt. Sie haben aber die Möglichkeit über die OneGov GEVER Konfiguration einen neuen Prozess zu hinterlegten. Mehr dazu unter „Administrationshilfe OneGov GEVER Konfiguration“.
Abgeschlossene Dossier werden mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet.
Die Möglichkeit, Dossiers zu stornieren ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion im Werkzeugbereich nur den speziell berechtigten Personen.
In OneGov GEVER ist ein standard BPMN Prozess für das stornieren eines Dossiers hinterlegt. Sie haben aber die Möglichkeit über die OneGov GEVER Konfiguration einen neuen Prozess zu hinterlegten. Mehr dazu unter „Administrationshilfe OneGov GEVER Konfiguration“.
Stornierte Dossier werden mit einem zusätzlichen Suffix (Storniert) gekennzeichnet.