Mit externen Personen zusammenarbeiten

Externe Bereiche ermöglichen es internen Benutzern, Dokumente einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Benutzer mit Änderungsrechten oder Administrationsrechten auf dem Dossier können über die Aktion „Externen Bereich erstellen“ einen Externen Bereich einrichten.

Externen Bereich einrichten

Um einen externen Bereich zu erzeugen gehen Sie folgendermassen vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Dossier.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Externen Bereich erzeugen“.
3. Wählen Sie im Feld „Name“ einen aussagekräftigen Namen für den externen Bereich aus.
4. Geben Sie optional einen Betreff ein.
5. Wählen Sie die gewünschten Dokumente an und klicken Sie über das Kontextmenü „Externem Bereich zuordnen“ an.
6. Wählen Sie im Feld „Externer Bereich“ den zuvor erstellten externen Bereich aus.
7. Klicken Sie den in der Struktur erstellten externen Bereich.
8. Klicken Sie anschliessend auf die Aktion „Berechtigungen“.
9. Legen Sie fest, welche Benutzer Änderungsrechte und Leserechte haben sollen. Klicken Sie dazu auf das „Plus“-Symbol und geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein. Existiert der User noch nicht, haben Sie die Möglichkeit, einen neuen User zu erstellen.

Der externe Bereich ist nun bereit für die externen Benutzer.

Externen Bereich auflösen

Falls ein externer Bereich nicht mehr benötigt wird, kann er mit ausreichenden Rechten aufgelöst werden. Die Dokumente, die im externen Bereich vorhanden sind können dazu zurückgeholt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Auf dem externen Bereich im Kontextmenü die Aktion „Auflösen“ wählen.
2. Im Fenster „Objekte zurückholen“ können Sie wählen, ob nur die dem Dossier zugeteilten Dokumente zurückgeholt werden sollen, oder ob auch die vom externen Nutzer neu erstellten Dokumente zurückgeholt werden.

Hinweise:

• Dokumente welche einem externen Bereich zugeordnet sind, sind mit einem speziellen Icon gekennzeichnet.
• Werden nur die dem Dossier zugeordneten Dokumente zurückgeholt, werden die vom externen Benutzer neu dem externen Bereich hinzugefügten Dokumente unwiderruflich gelöscht.
• Externe Bereiche werden auf dem OneGov GEVER Dashboard in einem Widget aufgelistet.