2024 February Release

Leistungsumfang – AnwendersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Sitzungsmanagement bildet die Basis von Boards on Fabasoft PROCECO. Darauf aufbauend kann zusätzlich die Antragsmanagement-Lösung lizenziert werden.

Das Home-Dashboard bietet für den Endanwender den Zugangspunkt zum System. Sobald einem Benutzer die entsprechenden Rechte zugeteilt werden, erscheinen für diesen dort die Widgets „Sitzungsmanagement“ bzw. „Antragsmanagement“. Werden einem Benutzer Rechte entzogen, werden die entsprechenden Widgets entfernt.

SitzungsmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch einen Klick auf das „Sitzungsmanagement“-Widget öffnet sich für den Endanwender dessen persönliches Sitzungsmanagement-Dashboard.

Die im Folgenden beschriebene Funktionalität steht Endanwendern dort zur Verfügung.

Anwendungsfall

Beschreibung

Sitzungen

Sitzungen dienen zu dem strukturierten Verwalten der digitalen Sitzungen und zum Festlegen der Traktanden.

Gremien

Gremien dienen zur Sortierung von Sitzungen in die dafür zuständigen Organisationen. Auf der Stufe Gremium wird auch die Zugriffsverwaltung sichergestellt.

Aufgaben

Sie können aus den Sitzungen heraus Aufgaben erstellen und an Sitzungsteilnehmende zuweisen. Die Aufgaben werden einerseits auf dem Dashboard des Sitzungsmanagements dargestellt, wie auch dem Auftragsnehmer im Arbeitsvorrat.

Traktanden

Traktanden dienen dazu eine Sitzung strukturiert durchzuführen. Innerhalb eins Traktandums können diverse Einstellungen und Metadaten definiert werden.

Kalender

Der Kalender dient zur visuellen Ansicht an welchem Tag welche Sitzung stattfindet. Die Einträge werden farblich dem jeweiligen Status der Sitzung angezeigt.

  • Gelb = In Vorbereitung
  • Blau = Vorbereitung abgeschlossen
  • Grün = In Durchführung
  • Grau = Abgeschlossen

Sitzung erstellen

Sie können einmalige oder wiederkehrende Sitzungen erstellen. Die Frequenz bei wiederkehrenden Sitzungen können Sie nach Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich definieren.

Sitzung vorbereiten

Die Sitzungsvorbereitung dient dazu die Sitzung vollständig aufzubereiten, bevor die Sitzungsteilnehmer eingeladen werden.

Sitzung durchführen

Für eine möglichst effiziente Sitzung kann der Protokollant oder auch der Sitzungsleiter nach dem Starten der Sitzung die Anwesenheiten eintragen, bei den jeweiligen Traktanden den Timer starten, Abstimmungen starten, Aufgaben erstellen sowie direkt auf den Traktanden das Protokoll dazu schreiben.

Sitzung abschließen

Nachdem alle Traktanden abgeschlossen sind, kann die Sitzung beendet werden und ein Gesamtprotokoll erstellt werden. Das Protokoll beinhaltet alle wichtigen Metadaten der Sitzung sowie die in den Traktanden festgehaltenen Protokolle.

AntragsmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch einen Klick auf das „Antragsmanagement“-Widget öffnet sich für den Endanwender dessen persönliches Antragsmanagement-Dashboard.

Die im Folgenden beschriebene Funktionalität steht Endanwendern dort zur Verfügung.

Anwendungsfall

Beschreibung

Antrag erzeugen

Sie können einen Antrag über die Aktion „Antrag erzeugen“ erstellen. Beim Erstellen haben Sie die Möglichkeit den Antrag, einem vorhandenen Gremium zuzuweisen.

Antrag einreichen/verwerfen

Nach dem Erstellen eines Antrags können Sie zusätzliche Dokumente und Beilagen anfügen. Ist der Antrag soweit vorbereitet können Sie den Antrag einreichen, damit er von der im Gremium zuständigen Person geprüft und gegebenenfalls in einer Sitzung als Traktandum eingeplant wird.