2023 February Release

BeschaffungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Beschaffungsmanagement ermöglicht einen effizienten, digitalen Beschaffungsprozess durchzuführen. Mithilfe von Formularen und Prozessen kann das Beschaffungsmanagement an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden.

Anwendungsfall

Beschreibung

Dashboard

Das Beschaffungs-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Beschaffungsmanagement.

Wenn ein Benutzer zu einer Beschaffungs-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wird ein Benutzer wieder entfernt, wird auch das Dashboard entfernt.

Konfiguration

In der Beschaffungs-Konfiguration können App-Administratoren Ablagen, Artefakte, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten.

Ablage

Ablagen dienen zur Verwaltung von Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen, Rechnungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Bedarfsanforderungen

Mithilfe von Bedarfsanforderungen können Mitarbeiter einen Beschaffungsprozess beginnen.

Bestellungen

In Bestellungen können Bestelldokumente und eine Bedarfsanforderung hinterlegt werden.

Wareneingänge

Lieferscheine können registriert und in einem Wareneingang für eine Bestellung hinterlegt werden.

Rechnungen

Rechnungsdokumente können registriert und in einer Rechnung für eine Bestellung hinterlegt werden.

Registrieren

Dokumente können als Bestelldokumente, Wareneingänge oder Rechnungen registriert werden. Dies erfolgt entweder über die entsprechenden Arbeitsschritte im Arbeitsvorrat oder über den Kontextmenübefehl „Registrieren als“. Dabei können die entsprechenden Metadaten für die Dokumente erfasst werden.

Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess unterscheidet sich von Organisation zu Organisation. Daher müssen Sie die benötigten BPMN-Prozesse selbst definieren.

Grundsätzlich gilt: Der Ablauf des Beschaffungsworkflows beginnt mit der Bedarfsanforderung eines Mitarbeiters und durchläuft definierte Genehmigungen durch Vorgesetzte. Liegen die entsprechenden Genehmigungen vor, so kann vom Einkauf die Bestellung durchgeführt werden. Mit dem Wareneingang wird der Lieferschein zur Bestellung abgelegt. Die Rechnung wird ebenfalls zur Bestellung abgelegt.