Leistungsumfang - Fabasoft Cloud Enterprise

Anmelden

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort, Client-Zertifikate, ID Austria, SAML 2.0 oder Active Directory erfolgen.

Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht SMS-PIN, E-Mail-PIN und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung.

Workflow

Der Workflow ermöglicht das digitale Abbilden und Ausführen Ihrer Geschäftsprozesse.

Prozesse mit BPMN 2.0 modellieren

Mithilfe eines grafischen Prozesseditors können Sie Geschäftsprozesse auf Basis BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) modellieren.

Über die Workflow-Engine können die modellierten Geschäftsprozesse digital ausgeführt werden.

Workflow-Stellvertretungen

Die Stellvertreter erhalten im eingestellten Zeitraum alle Aktivitäten des Benutzers, den sie vertreten. Objekte, auf die der Stellvertreter keinen Zugriff hat, werden gefiltert.

Prozessstatistiken

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

Mobiler Workflow-Zugriff

Die Fabasoft Cloud App für iOS bzw. Android ermöglicht auch unterwegs die bequeme Abarbeitung von Arbeitsschritten.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Dabei werden die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert.

Hinweis: Bei Verwendung der Leselizenz können Kommentare nur über einen externen PDF-Viewer angebracht werden.

Dokumente digital signieren

Dokumente können mit einem Zertifikat digital signiert werden.

Hinweis: Im Zuge des Anwendungsfalls „Dokumente digital signieren“ kann ein angemeldeter Benutzer in der Fabasoft Cloud gespeicherte Dokumente mit dem Zertifikat „Fabasoft Business Process Cloud Digital Signatures“ digital signieren (Funktion „Signieren“). Dieses Zertifikat ist kein Personen- oder Organisationszertifikat des angemeldeten Benutzers. Eine Signatur mit diesem Zertifikat bestätigt lediglich, dass der angemeldete Benutzer die Funktion „Signieren“ ausgeführt hat, und dass ein Dokument mit einer gültigen Signatur dieses Zertifikats seit dem Signaturvorgang nicht verändert wurde.

Fabasoft wird dadurch nicht

• Partei eines solcherart signierten Dokuments;
• aus dem solcherart signierten Dokument berechtigt und/oder verpflichtet;
• für Rechtswirksamkeit, Inhalt, Qualität und/oder Format verantwortlich oder haftbar; sowie
• verantwortlich oder haftbar, die Autorisierung und Berechtigung des angemeldeten Benutzers für die elektronische Signatur zu verifizieren.

Die Funktion „Signieren“ ist kein Ersatz für weitergehende gesetzliche Formerfordernisse. Es obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dem angemeldeten Benutzer, die erforderliche Rechtswirksamkeit einer solcherart erfolgten Signatur zu überprüfen.

Die Funktion „Signieren“ ist keine elektronische Signatur im Sinne des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen (Signaturgesetz).

Dokumente klassifizieren

In Verbindung mit Mindbreeze InSpire können Dokumente automatisch klassifiziert werden und Metadaten können extrahiert werden.

Hinweis: Die Klassifizierung und Metadatenextraktion wird über Mindbreeze InSpire bereitgestellt. Diese Appliance muss gesondert erworben werden.

Texterkennung durchführen

Über eine Eingangsordner-Regel kann bei Dokumenten, die nach PDF konvertiert werden können, eine Texterkennung (Deutsch, Englisch) durchgeführt werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist entweder ein Speicherpaket mit OCR-Funktionalität oder eine volumenbasierte Lizenz (basierend auf der Seitenanzahl) nötig, die gesondert erworben werden muss. Die Seitenanzahl wird bei PDF-Dokumenten und TIF-Dateien über die Seiteninformation ermittelt. Bei Bildern ohne Seiteninformation (z. B. JPG, PNG) wird jedes einzelne Bild als Seite gezählt.

Integration für OData

Mit der Integration für OData kann über das standardisierte OData-Protokoll auf strukturierte Daten in der Fabasoft Cloud zugegriffen werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine volumenbasierte Lizenz (basierend auf Abfrageobjekten) nötig, die gesondert erworben werden muss. Unter einem Abfrageobjekt wird ein über die OData-Schnittstelle abgefragtes Objekt verstanden. Wird das gleiche Objekt mehrmals abgefragt, zählt jede Abfrage als einzelnes Abfrageobjekt. Gezählt werden auch Objekte, die im Rahmen einer Abfrage verarbeitet werden, aber nicht direkt im Ergebnis enthalten sind (z. B. Berechnung einer Anzahl).

3D-Viewer

CAD-3D-Modelle können im integrierten 3D-Viewer anzeigt werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine gesonderte Lizenzierung nötig.

Insight Apps

Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation.

Wiedervorlage

Benutzer können auf Dokumenten eine Wiedervorlage definieren. Bei Erreichen des Wiedervorlagedatums wird automatisch eine E-Mail gesendet oder ein Prozess wird gestartet.

Teamrooms übertragen

Teamrooms mitsamt den Ordnerstrukturen und Dokumenten können von Fabasoft Folio, von der Fabasoft eGov-Suite bzw. Fabasoft Private Cloud in die Fabasoft Cloud übertragen werden, um dort die Bearbeitung mit einem ev. anderen Team fortzusetzen. Nach Abschluss des Projekts können die Ergebnisse wieder zurückgeholt werden.

Teamrooms können auch in eine andere Datenlokation übertragen werden.

Teamrooms verschlüsseln

Für Teamrooms kann festgelegt werden, ob die zugeordneten Dokumente verschlüsselt werden. Dokumente, die in verschlüsselte Teamrooms hochgeladen werden, werden vor der Übertragung am Client verschlüsselt.

Teamrooms publizieren

Teamrooms mitsamt den Ordnerstrukturen und Dokumenten können von Fabasoft Folio, von der Fabasoft eGov-Suite bzw. Fabasoft Private Cloud in die Fabasoft Cloud publiziert werden. Der publizierte Teamroom kann nur gelesen werden, Änderungen können erneut publiziert werden.

Teamrooms können auch in eine andere Datenlokation publiziert werden.

Auditing

Im Rahmen der Nachvollziehbarkeit werden die folgenden Auditing-Informationen gesammelt:

• Zugriffe auf Dokumente (lesend und bearbeitend)
• Änderungen von Metadaten
• Auflösen von Teamrooms und Löschen von Dokumenten
• Löschen der Historie von Teamrooms
• Zugriff auf öffentliche Links

Export von Metadaten der Kontaktverwaltung

Benutzerdefinierte Formulare

Ausgehend von einem grafischen Formulareditor können zusätzliche Metadaten zu Objekten hinzugefügt werden.

Dashboard

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Customizing.

Wenn ein Benutzer zu einer Customizing-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wird ein Benutzer wieder entfernt, wird auch das Dashboard entfernt.

Konfiguration

In der Customizing-Konfiguration können App-Administratoren Sammlungen, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten.

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen, Insight Apps, Formularen, Kategorien, Prozessen, Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Vorlagen definieren

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Zusätzlich können in Vorlagen Einstellungen getroffen werden, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden.

Vorlagen verwenden

Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen mit der Vorlagenkategorie als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt. Für Vorlagen ohne Vorlagenkategorie wird „Sonstige“ als Zusatztext verwendet. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Textbausteine definieren

Mit Textbausteinen können vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten eingefügt werden.

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

• Statischer Textbaustein (Text)
  Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
• Statischer Textbaustein (Word)
  Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Textbausteine verwenden

In Microsoft Word steht ein eigene Registerkarte zur Verfügung, der das Einfügen von Textbausteinen ermöglicht.

Insight Apps definieren und verwenden

Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation.

Formulare und Kategorien definieren und verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können den Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesse definieren

Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:

• Ad-hoc-Prozessvorlage
• BPMN-Prozessdiagramm

Prozesse verwenden

Die definierten Prozesse werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten (z. B. „Extras“ > „Neuen Prozess starten“).

Voreinstellungen definieren

Es gibt drei Arten von Voreinstellungen:

• Ansichtseinstellungen
• Suchmuster
• Zeitspanne

Voreinstellungen verwenden

Die Ansichtseinstellungen können Sie in Listen anwenden.

Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner).

Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden.

Persönliche Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ definieren.

Dashboard

Das Kontakte-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Kontaktmanagement.

Wenn ein Benutzer zu einer Kontakte-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wird ein Benutzer wieder entfernt, wird auch das Dashboard entfernt.

Konfiguration

In der Kontakte-Konfiguration können Kontakte-Administratoren Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen und App-Benutzer verwalten.

Kontakträume

Kontakträume dienen zur strukturierten Verwaltung von Kontakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte und Standardkategorien.

Kontaktperson erzeugen

In einem Kontaktpersonen-Objekt werden die Metadaten einer Kontaktperson verwaltet.

Organisation erzeugen

In einem Organisations-Objekt werden die Metadaten einer Organisation verwaltet.

Duplikatsabgleich

Beim Erzeugen bzw. Ändern von Kontakten wird überprüft, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat. Wenn ein Duplikat gefunden wurde, kann in einem Dialog die Bereinigung bzw. Zusammenführung der Kontakte durchgeführt werden.

Zuordnung von Kontakten ändern

Kontakte können einem anderen Kontaktraum zugeordnet werden.

Adressatenlisten verwenden

Adresslisten können in einem Kontaktraum (Rechtekontext) erzeugt werden. Die Kontakte in Adresslisten können jedoch von verschiedenen Kontakträumen zusammengesammelt werden.

Kontakte importieren und exportieren

Der Import und Export von Kontakten ist in Adresslisten möglich. Kontakte können mithilfe einer CSV- bzw. XLSX-Datei importiert und aktualisiert werden bzw. als CSV-Datei exportiert werden.

Kontakte löschen

Um einen Kontakt zu löschen (in den Papierkorb zu legen) sind Änderungsrechte notwendig. Sind Eigenschaftswerte des Kontakts einem anderen Kontaktraum zugeordnet, werden auch in diesem Änderungsrechte benötigt.

Adressbücher verwenden

Der lesende Zugriff auf Kontakte ist auch über Drittprodukte wie „Apple Kontakte“ möglich, die den CardDAV-Standard unterstützen.

Dashboard

Das Srum-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zu Scrum.

Wenn ein Benutzer zu einem Scrum-Center hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wird ein Benutzer wieder entfernt, wird auch das Dashboard entfernt.

Scrum-Center

Im Scrum-Center können Scrum-Administratoren Scrum-Projekte, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten.

Scrum-Projekte

Scrum-Projekte dienen zur Verwaltung der Scrum-Artefakte (Stories, Defects usw.) und definieren das Scrum-Team.

Stories, Defects und Impediments

Stories, Defects und Impediments sind die Aufgaben, an denen ein Scrum-Team arbeitet. Der jeweilige Status zeigt den Arbeitsfortschritt.

Tasks

Stories und Defects können durch Tasks in Arbeitseinheiten unterteilt werden. Der jeweilige Status zeigt den Arbeitsfortschritt.

Sprints

Ein Sprint umfasst abzuarbeitende Stories und Defects und dauert normalerweise wenige Wochen.

Produktversionen und Releases

Stories können Produktversionen und Releases zugeordnet werden. Somit kann der Fortschritt von den für ein Shipment nötigen Stories überwacht werden.

Berichte

Defect-Berichte, Burn-down- und Velocity-Grafiken bieten einen schnellen Status-Überblick.