Leistungsumfang - Fabasoft Cloud Professional

Anmelden

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort erfolgen.

Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht Mobile PIN (SMS) und E-Mail-PIN zur Verfügung.

Zugriffsmöglichkeiten

Der Zugriff ist über gängige Webbrowser, WebDAV, CMIS und über eine eigene iOS bzw. Android App möglich.

Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Datenlokationen

Mithilfe der Datenlokation können Sie den physischen Speicherort Ihrer Daten festlegen. Folgende Datenlokationen sind verfügbar:

• Deutschland
• Österreich
• Schweiz

Barrierefreiheit

Die Barrierefreiheit ist ein Grundkonzept der Fabasoft Cloud. Die Bedienung mit assistierenden Techniken wie Screenreadern oder Vergrößerungssoftware ist fast durchgängig möglich.

Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Sprachen

Die Benutzeroberfläche ist in 22 Sprachen verfügbar.

Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch.

Responsive Design

Das Layout des Webclients passt sich an die Größenverhältnisse des Displays an.

Dokumente bearbeiten

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. Sie werden keinen Unterschied zum Arbeiten in einem Dateisystem bemerken.

Drag-and-drop

Innerhalb des Webclients dient Drag-and-drop zum Verschieben von Dokumenten und Ordnern.

Hochladen

Dateien und gesamte Ordnerstrukturen können bequem per Drag-and-drop, Strg + C und Strg + V oder über das Hochladen-Menü importiert werden.

Eine umfassende Aufstellung der Import-Möglichkeiten abhängig vom Webbrowser und der gewählten Methode finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Herunterladen

Dokumente lassen sich per Strg + C und Strg + V oder über das Herunterladen-Menü im Dateisystem speichern.

Ordnerstrukturen bzw. mehrere Dokumente werden als ZIP-Datei heruntergeladen.

Links versenden

Hyperlinks auf Ordner und Dokumente können über einen Menübefehl direkt in eine E-Mail eingefügt werden. Die Dokumente verbleiben in der Fabasoft Cloud mit sicherer Rechteverwaltung und die Empfänger haben Zugriff auf den aktuellen Stand der Dokumente.

Vollständige Tastaturbedienbarkeit

Der Webclient ist vollständig mit der Tastatur bedienbar und ermöglicht so effizientes Arbeiten ohne Maus.

Navigation

Komplexe Ablagestrukturen sind kein Problem. Die Baumstruktur und Breadcrumbs führen rasch zur gewünschten Ablage. Noch schneller geht es über die persönlichen Favoriten.

Ansichten

Die Darstellung der Dokumente in Teamrooms und Ordnern kann individuell angepasst werden. Dabei richtet sich der Fokus entweder auf die Vorschau des Inhalts oder auf die Metadaten der Dokumente.

Spaltendarstellung

Mithilfe der Spaltendarstellung lassen sich auch viele Dokumente in einer Liste übersichtlich verwalten. Für die Anpassung der Darstellung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Spalte hinzufügen
• Spalte entfernen
• Spalte verschieben (per Drag-and-drop)
• Sortieren
• Gruppieren
• Filtern
• Fixieren

Teamrooms verwalten

Die Zusammenarbeit erfolgt über Teamrooms und die darin definierten Teams. Dokumente können in Teamrooms strukturiert in Ordnern abgelegt werden.

Zugriffsrechte gewähren

Für jeden Teamroom können Teammitgliedern Zugriffsrechte (Leserechte, Änderungsrechte, alle Rechte) gewährt werden. Die Einschränkung der Mitglieder eines Teamrooms auf bestimmte Organisationen ist ebenfalls möglich.

Teamrooms personalisieren

Über die Branding-Funktionalität können Teamrooms mit einem eigenen Logo und Beschreibungstext versehen werden.

Kalender verwenden

Der Teamkalender bietet die Nutzung eines gemeinsamen Kalenders, um Aktivitäten im Team besser koordinieren zu können. Durch die Unterstützung von CalDAV kann der Kalender auch in Drittprodukten (z. B. Apple iCal oder Apple Kalender App) eingebunden werden.

Newsfeed verwenden

Newsfeeds bieten dem Team die Möglichkeit innerhalb eines Teamrooms informell Nachrichten auszutauschen und zu diskutieren.

Neuigkeiten anzeigen

Falls es Änderungen in einem Teamroom gibt, können diese angezeigt und auch per E-Mail versendet werden.

Papierkorb

Der Teamroom-Papierkorb schützt vor dem versehentlichen Löschen von Dokumenten. Nur Teammitglieder mit allen Rechten sind berechtigt den Papierkorb zu leeren.

Dokumente bearbeiten

Dokumente, die in der Fabasoft Cloud abgelegt sind, können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. Sie werden keinen Unterschied zum Arbeiten in einem Dateisystem bemerken. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt.

Die Fabasoft Cloud bietet eine breite Unterstützung gängiger Bürosoftware auf allen Plattformen (z. B. Microsoft Office, Apple iWork und LibreOffice).

Nähere Informationen zu den unterstützten Drittprodukten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines externen PDF-Viewers kommentiert werden.

Dabei werden die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert.

E-Mails importieren

E-Mails (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) können per Drag-and-drop oder mit Strg + C und Strg + V importiert werden. Der E-Mail-Inhalt und die Anhänge sind auch ohne Drittprodukt direkt in der Fabasoft Cloud einsehbar.

Hinweis: Das automatische Hochladen von E-Mails in verschlüsselte Teamrooms via Microsoft Outlook wird nicht unterstützt.

Video- und Audiodateien abspielen

Abhängig vom verwendeten Webbrowser und dem Videoformat können Videos direkt im Webclient abgespielt werden.

Nähere Informationen zu den unterstützten Formaten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Bilder bearbeiten

Eine grundlegende Bearbeitung von Bildern ist direkt im Webclient möglich (drehen, verkleinern, Ausschnitt wählen).

Für die Verwendung von Bildern außerhalb der Fabasoft Cloud (z. B. für Präsentationen) werden Exportmöglichkeiten in verschiedene Formate und Größen angeboten.

Öffentliche Links verwenden

Für jeden Teamroom kann definiert werden, ob öffentliche Links erlaubt sind. Öffentliche Links ermöglichen Personen ohne Account Dokumente zu lesen und herunterzuladen.

Nachvollziehbarkeit

Mithilfe der sogenannten „Zeitreise“ können Dokumente und ganze Teamrooms zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zurückversetzt werden. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.

Zusätzlich wird die Möglichkeit angeboten, Metadaten und Inhalte (Microsoft Word) einer älteren Version mit der aktuellen Version zu vergleichen.

Freigabestände ermöglichen an einem Dokument weiterzuarbeiten, während leseberechtigte Benutzer weiterhin den Freigabestand sehen.

Die durchgängige Versionierung sorgt für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Hinweis: Durch das Löschen von Versionen bzw. von Objekten (Papierkorb leeren, Teamroom auflösen) stehen die Daten auch in der Historie nicht mehr zur Verfügung.

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.

Synchronisierung

Der Cloud Ordner ermöglicht automatisch Ordner und Dokumente von der Fabasoft Cloud ins lokale Dateisystem zu synchronisieren und umgekehrt.

Diese Funktionalität steht unter Microsoft Windows und Apple macOS zur Verfügung (siehe „Technische Informationen“).

Dokumente lesen

Die Dokumente sind entweder direkt in der Cloud-App oder über Dritthersteller-Apps wie Apple Pages lesbar.

Dokumente hochladen

Dokumente können direkt vom Smartphone oder Tablet hochgeladen werden.

Offline-Modus verwenden

Auf synchronisierte Dokumente kann auch ohne Internetverbindung zugegriffen werden.

Suchen

Die Suche nach Daten kann über alle Teamrooms mit Zugriffsrechten durchgeführt werden.

Dokumente lesen

Die Dokumente sind entweder direkt in der Cloud-App oder über Dritthersteller-Apps wie ThinkFree Office lesbar.

Dokumente bearbeiten

Abhängig von der Funktionalität der Dritthersteller-Apps können Dokumente bearbeitet und zurückgespeichert werden.

Dokumente hochladen

Dokumente können direkt vom Smartphone oder Tablet hochgeladen werden.

Offline-Modus verwenden

Auf synchronisierte Dokumente kann auch ohne Internetverbindung zugegriffen werden.

Suchen

Die Suche nach Daten kann über alle Teamrooms mit Zugriffsrechten durchgeführt werden.

Verschlüsselte Kommunikation

Die Kommunikation zwischen dem Client und der Fabasoft Cloud erfolgt immer verschlüsselt über eine HTTPS-Verbindung. Dies gilt auch beim Zugriff über ein Smartphone.

Zugriffsrechte

Der Zugriff auf Teamrooms wird über Zugriffsrechte festgelegt.

Zugriff für Anwendungen

Der Zugriff auf die Fabasoft Cloud mit Drittanwendungen kann über eigens dafür generierte Passwörter erfolgen. Für die Passwörter kann eine Gültigkeit festgelegt werden und auch ein Widerruf ist möglich.

Suche erfolgt im Rechtekontext

Über die Suche können nur Objekte gefunden werden, für die der Benutzer Suchrechte besitzt.

Wasserzeichen

Leseberechtigten Teammitgliedern kann statt dem Originaldokument ein PDF-Dokument mit konfigurierbarem Wasserzeichen angezeigt werden.

Malware-Überprüfung

Die Fabasoft Cloud verfügt über ein automatisiertes Malware-Scanning-Service mit dem in regelmäßigen Abständen die gespeicherten Dateien auf Malware geprüft werden.

Mitglieder und Organisationen verwalten

Die Verwaltung der Benutzer erfolgt über Organisationen. Die Aufbauorganisation (Organisationseinheiten und Planstellen) kann für eine hierarchische Strukturierung von Organisationsmitgliedern verwendet werden. Teams bieten eine informelle Strukturierungsmöglichkeit.

Typische organisatorische Aufgaben sind Mitglieder hinzufügen und entfernen, Organisationseinheiten verwalten, Teams verwalten, Mitgliederprofile ändern, Organisationsadministratoren festlegen, Servicepakete zuordnen, die Teamroom-Nutzung kontrollieren und das Logo festlegen.

Externe Mitglieder und externe Organisationen verwalten

Mitarbeiter von Kunden-, Lieferanten- bzw. Partner-Firmen können als externe Mitglieder zu einer Organisation hinzugefügt werden. Externe Mitglieder können in externen Organisationen strukturiert werden.

Mitgliedschaft beenden und Nachfolger festlegen

Beim Entfernen eines Mitglieds bzw. externen Mitglieds aus der Organisation kann ein Nachfolger festgelegt werden, der die Aufgaben und Berechtigungen übernimmt.