Der in den folgenden Kapiteln beschriebene Leistungsumfang steht Mitgliedern bzw. externen Mitgliedern der Cloud-Organisation mit den beim Anwendungsfall angegebenen SaaS-Nutzungsarten zur Verfügung.
Zur Wahrung der Übersichtlichkeit werden die SaaS-Nutzungsarten mit folgenden Abkürzungen bei den Anwendungsfällen angegeben:
Mitgliedern bzw. externen Mitgliedern der Cloud-Organisation steht je nach zugewiesener SaaS-Nutzungsart der folgende grundlegende Leistungsumfang zur Verfügung.
Folgende Möglichkeiten der Anmeldung und des Datenzugriffs werden geboten.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Anmeldung Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort, Client-Zertifikate, ID Austria, SAML 2.0, Active Directory oder OpenID Connect erfolgen. Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht Mobile PIN (SMS), E-Mail-PIN und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung. Hinweis: Externe Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [C] dürfen sich nicht über die interne Authentifizierungsinfrastruktur des Kunden anmelden. |
Datenzugriff Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Zugriff ist über gängige Webbrowser, WebDAV, CMIS, OData und über eine eigene iOS- bzw. Android-App möglich. Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“. Hinweis: Der Zugriff mittels OData ist volumenbasiert lizenziert. |
Datenlokationen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Sie können den physischen Speicherort Ihrer Daten festlegen. Folgende Datenlokationen sind verfügbar:
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Insight-Apps Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Insight-Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. |
Barrierefreiheit Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Barrierefreiheit ist ein Grundkonzept der Lösungen von Fabasoft. Die Bedienung mit assistierenden Techniken wie Screenreadern oder Vergrößerungssoftware ist fast durchgängig möglich. Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“. |
Sprachen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Benutzeroberfläche der Fabasoft Cloud ist in 22 Sprachen verfügbar. Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch. |
Der Webclient bietet den nachfolgend beschriebenen Bedienungskomfort.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Responsive Design Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Das Layout des Webclients passt sich an die Größenverhältnisse des Bildschirms an. |
Dokumente lesen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt gelesen werden. |
Dokumente bearbeiten Verfügbar für: [A], [C], [D] | Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. |
Drag-and-drop Verfügbar für: [A], [C], [D] | Innerhalb des Webclients dient Drag-and-drop zum Verschieben von Dokumenten und Ordnern. |
Hochladen Verfügbar für: [A], [C], [D] | Dateien und gesamte Ordnerstrukturen können bequem per Drag-and-drop, Strg + C und Strg + V oder über die Hochladen-Aktion importiert werden. Eine Aufstellung der Import-Möglichkeiten abhängig vom Webbrowser und der gewählten Methode finden Sie im Dokument „Technische Informationen“. |
Herunterladen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Dokumente und gesamte Ordnerstrukturen können heruntergeladen und im Dateisystem gespeichert werden (gegebenenfalls als ZIP-Datei). |
Links versenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Hyperlinks auf Ordner und Dokumente können über eine Aktion direkt in eine E-Mail eingefügt werden. Die Dokumente verbleiben in der Lösung mit sicherer Rechteverwaltung. |
Tastaturbedienbarkeit Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Webclient ist fast durchgängig mit der Tastatur bedienbar und ermöglicht so effizientes Arbeiten ohne Maus. |
Navigation Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Eine effiziente Navigation ist mittels Baumstruktur, Breadcrumbs und Favoriten möglich. |
Ansichten Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Darstellung der Dokumente in Teamrooms und Ordnern kann individuell angepasst werden. Dabei richtet sich der Fokus entweder auf die Vorschau des Inhalts oder auf die Metadaten der Dokumente. |
Spaltendarstellung Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Mithilfe der Spaltendarstellung lassen sich auch viele Dokumente in einer Liste übersichtlich verwalten. Für die Anpassung der Darstellung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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Wiedervorlage Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Auf Dokumenten kann eine Wiedervorlage definiert werden. Bei Erreichen des Wiedervorlagedatums wird automatisch eine E-Mail gesendet oder ein Prozess gestartet. Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können nur persönliche E-Mail-Wiedervorlagen definieren. |
Die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten und Daten wird über sogenannte Teamrooms mit individuellen Zugriffsrechten ermöglicht.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Teamrooms erzeugen Verfügbar für: [A] | Die Zusammenarbeit erfolgt über Teamrooms und die darin definierten Teammitglieder. Dokumente können in Teamrooms strukturiert in Ordnern abgelegt werden. |
Zugriffsrechte gewähren Verfügbar für: [A], [C], [D] | Für jeden Teamroom können Teammitgliedern Zugriffsrechte (Leserechte, Änderungsrechte, alle Rechte) gewährt werden. Hinweis: Externe Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [C] dürfen in Teamrooms nicht das Zugriffsrecht „Alle Rechte“ erhalten. |
Teamrooms personalisieren Verfügbar für: [A], [D] | Über die Branding-Funktionalität können Teamrooms mit einem eigenen Logo und Beschreibungstext versehen werden. |
Teamrooms verschlüsseln Verfügbar für: [A] | Für Teamrooms kann festgelegt werden, ob die zugeordneten Dokumente verschlüsselt werden. Wenn Sie Dokumente lesen, bearbeiten bzw. hochladen, erfolgt die Verschlüsselung bzw. Entschlüsselung am Client. Somit werden keine unverschlüsselten Dokumente übertragen oder gespeichert. Hinweis:
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Teamrooms übertragen/publizieren Verfügbar für: [A] | Teamrooms mitsamt den Ordnerstrukturen und Dokumenten können von einem System in ein Zielsystem bzw. in eine andere Datenlokation übertragen bzw. publiziert werden.
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Kalender verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Kalender bieten die Möglichkeit, Termine und Aufgaben zu verwalten. Durch die Unterstützung von CalDAV kann der Kalender auch in Drittprodukten (z. B. Apple iCal oder Apple Kalender App) eingebunden werden. Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können Kalender nur lesen. |
Newsfeeds verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Newsfeeds bieten die Möglichkeit innerhalb eines Teamrooms informell Nachrichten auszutauschen und zu diskutieren. Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können Newsfeeds nur lesen. |
Neuigkeiten anzeigen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Falls es Änderungen in einem Teamroom gibt, können diese eingesehen und auch per E-Mail empfangen werden. |
Teamroom-Papierkörbe verwenden Verfügbar für: [A], [C], [D] | Der Teamroom-Papierkorb schützt vor dem versehentlichen Löschen von Dokumenten. Nur Teammitglieder mit allen Rechten sind berechtigt den Papierkorb zu leeren. |
Eingangsordner-Regeln verwalten Verfügbar für: [A] | In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen. |
Formular-Posteingänge verwenden Verfügbar für: [A], [C], [D] | Der Formular-Posteingang erlaubt es, über eine beliebige Website mithilfe eines HTML-Formulars, Dateien hochzuladen. |
Dokumente können im entsprechenden unterstützten Drittprodukt direkt geöffnet und wieder zurückgespeichert werden.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Dokumente lesen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt gelesen werden. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt. Nähere Informationen zu den unterstützten Drittprodukten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“. |
Dokumente bearbeiten Verfügbar für: [A], [C], [D] | Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt. Nähere Informationen zu den unterstützten Drittprodukten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“. |
Dokumente kommentieren Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden. Dabei sind die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und werden in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert. |
Dokumente digital signieren Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Dokumente können mit einem Zertifikat digital signiert werden. Eine qualifizierte digitale Signatur kann über die Drittanbieter primesign und SwissSign erfolgen. Hinweis: Im Zuge des Anwendungsfalls „Dokumente digital signieren“ kann ein angemeldeter Benutzer Dokumente auch mit dem Zertifikat „Fabasoft Business Process Cloud Digital Signatures“ digital signieren (Funktion „Signieren“). Dieses Zertifikat ist kein Personen- oder Organisationszertifikat des angemeldeten Benutzers. Eine Signatur mit diesem Zertifikat bestätigt lediglich, dass der angemeldete Benutzer die Funktion „Signieren“ ausgeführt hat, und dass ein Dokument mit einer gültigen Signatur dieses Zertifikats seit dem Signaturvorgang nicht verändert wurde. Fabasoft wird dadurch nicht
Die Funktion „Signieren“ ist kein Ersatz für weitergehende gesetzliche Formerfordernisse. Es obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dem angemeldeten Benutzer, die erforderliche Rechtswirksamkeit einer solcherart erfolgten Signatur zu überprüfen. Die Funktion „Signieren“ ist keine elektronische Signatur im Sinne des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen (Signaturgesetz). |
Verschlüsselte Dokumente bearbeiten Verfügbar für: [A], [C], [D] | Beim Bearbeiten von Dokumenten werden die verschlüsselten Dokumente automatisch lokal mit Fabasoft Secomo entschlüsselt und im entsprechenden Drittprodukt geöffnet. Beim Speichern werden die Dokumente vor der Übertragung wieder verschlüsselt. |
Texterkennung durchführen Verfügbar für: [A], [C], [D] | Über eine Eingangsordner-Regel kann bei Dokumenten, die nach PDF konvertiert werden können, eine Texterkennung (Deutsch, Englisch) durchgeführt werden. Hinweis: Diese Funktionalität ist volumenbasiert lizenziert. |
E-Mails importieren Verfügbar für: [A], [C], [D] | E-Mails (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) können per Drag-and-drop oder mit Strg + C und Strg + V importiert werden. Der E-Mail-Inhalt und die Anhänge sind auch ohne Drittprodukt direkt einsehbar. Hinweis: Das automatische Hochladen von E-Mails in verschlüsselte Teamrooms via Microsoft Outlook wird nicht unterstützt. |
Video- und Audiodateien abspielen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Abhängig vom verwendeten Webbrowser und vom Video- bzw. Audioformat können Videos und Audiodateien direkt im Webclient abgespielt werden. Nähere Informationen zu den unterstützten Formaten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“. |
Bilder bearbeiten Verfügbar für: [A], [C], [D] | Eine grundlegende Bearbeitung von Bildern ist direkt im Webclient möglich (drehen, verkleinern, Ausschnitt wählen). Für die Verwendung von Bildern außerhalb der Fabasoft Cloud (z. B. für Präsentationen) werden Exportmöglichkeiten in verschiedene Formate und Größen angeboten. |
Öffentliche Links erlauben Verfügbar für: [A], [D] | Für jeden Teamroom kann definiert werden, ob öffentliche Links erlaubt sind und erstellt werden können. |
Öffentliche Links verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Öffentliche Links ermöglichen Personen ohne Account Dokumente zu lesen und herunterzuladen. |
Nachvollziehbarkeit Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Mithilfe der sogenannten „Zeitreise“ können Dokumente und ganze Teamrooms zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zurückversetzt werden. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden. Zusätzlich wird die Möglichkeit angeboten, Metadaten und Inhalte (Microsoft Word) einer älteren Version mit der aktuellen Version zu vergleichen. Freigabestände ermöglichen an einem Dokument weiterzuarbeiten, während leseberechtigte Benutzer weiterhin den Freigabestand sehen. Die durchgängige Versionierung sorgt für Nachvollziehbarkeit. Hinweis: Durch das Löschen von Versionen bzw. von Objekten (Papierkorb leeren, Teamroom auflösen) stehen die Daten auch in der Historie nicht mehr zur Verfügung. |
Mitglieder und externe Mitglieder der Cloud-Organisation können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Workflow verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Workflow ermöglicht das digitale Abbilden und Ausführen von Geschäftsprozessen. Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können Workflow-Aktivitäten durchführen, die keine Bearbeitungsrechte benötigen (inkl. Unterschriften anbringen, exkl. Freigeben). |
Prozesse mit BPMN 2.0 modellieren Verfügbar für: [A] | Mithilfe eines grafischen Prozesseditors können Geschäftsprozesse auf Basis BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) modelliert werden. Über die Workflow-Engine können die modellierten Geschäftsprozesse digital ausgeführt werden. |
Workflow-Stellvertretungen definieren Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Stellvertreter erhalten im eingestellten Zeitraum alle Aktivitäten des Benutzers, den sie vertreten. Objekte, auf die der Stellvertreter keinen Zugriff hat, werden gefiltert. |
Prozessstatistiken einsehen Verfügbar für: [A], [B] | Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten. |
Die Fabasoft Cloud bietet eine Volltextsuche.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Suchen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden. Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf. |
Abhängig von der Lösung kann folgende KI-Funktionalität zur Verfügung stehen.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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KI-Funktionalität Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die KI-Funktionalität wird über Mindbreeze AI bereitgestellt und umfasst je nach Lösung folgende Bereiche:
Hinweis: Diese Funktionalität ist volumenbasiert lizenziert. |
Der Cloud-Ordner ermöglicht Inhalte mit Endgeräten zu synchronisieren.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Synchronisierung Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Cloud-Ordner ermöglicht automatisch Ordner und Dokumente ins lokale Dateisystem zu synchronisieren und umgekehrt. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client unter Microsoft Windows und Apple macOS zur Verfügung gestellt (siehe „Technische Informationen“). |
Folgende Möglichkeiten des mobilen Zugriffs stehen zur Verfügung.
Webbrowser
Der Zugriff mit einem unterstützen Webbrowser ist auch auf mobilen Endgeräten möglich. Der Webclient passt sich an die Größenverhältnisse des mobilen Endgeräts an.
Hinweis: Bei Verwendung des Webclients auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones, auf denen der Fabasoft Cloud Client nicht unterstützt ist, ist keine direkte Dokumentbearbeitung möglich (siehe „Technische Informationen“).
Fabasoft Cloud App (iOS bzw. Android)
Mit der Fabasoft Cloud App (iOS bzw. Android) kann auf iPads, iPhones, Android-Smartphones und -Tablets auf Teamrooms und Daten zugegriffen werden.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Navigation Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Navigieren ist auch in komplexen Ablagestrukturen effizient möglich. |
Teamrooms erzeugen Verfügbar für: [A] | Die Zusammenarbeit erfolgt über Teamrooms und die darin definierten Teams. Dokumente können in Teamrooms strukturiert in Ordnern abgelegt werden. |
Zugriffsrechte gewähren Verfügbar für: [A], [C], [D] | Für jeden Teamroom können Teammitgliedern Zugriffsrechte (Leserechte, Änderungsrechte, alle Rechte) gewährt werden. Hinweis: Externen Mitgliedern mit SaaS-Nutzungsart [C] darf das Zugriffsrecht „Alle Rechte“ nicht zugewiesen werden. |
Ansichten Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Darstellung der Dokumente in Teamrooms und Ordnern kann individuell angepasst werden. |
Hochladen Verfügbar für: [A], [C], [D] | Dateien können direkt vom Smartphone oder Tablet hochgeladen werden. |
Dokumente lesen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Dokumente sind entweder direkt in der App oder gegebenenfalls über Dritthersteller-Apps lesbar. |
Dokumente bearbeiten Verfügbar für: [A], [C], [D] | Abhängig von der Funktionalität der Dritthersteller-Apps können Dokumente bearbeitet und zurückgespeichert werden. Hinweis: Dies Funktionalität steht nur auf Android zur Verfügung. |
Dokumente kommentieren Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden. |
Zugriff auf verschlüsselte Dokumente Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] |
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Video- und Audiodateien abspielen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Video- und Audiodateien sind entweder direkt in der App oder gegebenenfalls über Dritthersteller-Apps abspielbar. |
Links versenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Es können Hyperlinks auf Ordner und Dokumente versendet werden. Die Dokumente verbleiben in der Lösung mit sicherer Rechteverwaltung. |
Suchen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. |
Mobiler Workflow-Zugriff Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Arbeitsvorrat ermöglicht die mobile Abarbeitung von Arbeitsschritten. |
Offline-Modus verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Auf synchronisierte Teamrooms, Ordner und Dokumente kann auch ohne Internetverbindung zugegriffen werden. |
Durch modellbasiertes Customizing kann die Cloud-Organisation an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden.
Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können die im Folgenden beschrieben Customizing-Artefakte nur lesen.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Dashboard verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C]. [D] | Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Customizing. |
Konfiguration verwalten Verfügbar für: [A]. [D] | In der Customizing-Konfiguration können App-Administratoren Sammlungen, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten. |
Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen verwalten Verfügbar für: [A], [D] | Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen, Insight-Apps, Formularen, Kategorien, Prozessen, Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte. |
Vorlagen definieren Verfügbar für: [A]. [C], [D] | Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Zusätzlich können in Vorlagen Einstellungen getroffen werden, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind. |
Vorlagen verwenden Verfügbar für: [A], [C], [D] | Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen im Bereich „Vorlagen“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt. |
Textbausteine definieren Verfügbar für: [A]. [C], [D] | Mit Textbausteinen können vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten eingefügt werden. Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:
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Textbausteine verwenden Verfügbar für: [A], [C], [D] | In Microsoft Word steht eine eigene Registerkarte zur Verfügung, die das Einfügen von Textbausteinen ermöglicht. |
Insight-Apps definieren Verfügbar für: [A] | Insight-Apps können kundenspezifisch definiert werden. |
Insight-Apps verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Insight-Apps ermöglichen einen aggregierten Zugang zu den Informationen der Cloud-Organisation. |
Formulare und Kategorien definieren Verfügbar für: [A] | Benutzerdefinierte Formulare (ermöglichen die Speicherung zusätzlicher Daten) und Kategorien können kundenspezifisch definiert werden. |
Formulare und Kategorien verwenden Verfügbar für: [A], [C], [D] | Benutzerdefinierte Formulare und Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen. |
Prozesse definieren Verfügbar für: [A] | Prozessvorlagen können kundenspezifisch definiert werden. Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:
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Prozesse verwenden Verfügbar für: [A], [C], [D] | Die definierten Prozessvorlagen werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten. |
Voreinstellungen definieren Verfügbar für: [A], [C], [D] | Voreinstellungen können kundenspezifisch definiert werden. Es gibt drei Arten von Voreinstellungen:
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Voreinstellungen verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Ansichtseinstellungen können Sie in Listen anwenden. Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner). Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden. |
Persönliche Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen Verfügbar für: [A], [C]. [D] | Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ definieren. |
Das Kontaktmanagement ermöglicht Kontakte zu erstellen und in Kontakträumen zu verwalten. Anhand von benutzerdefinierten Kriterien können Adresslisten definiert werden, die zum Beispiel für den Versand von Newslettern exportiert werden können.
Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können die im Folgenden beschrieben Kontaktmanagement-Artefakte nur lesen.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Dashboard verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Das Kontakte-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Kontaktmanagement. |
Konfiguration verwalten Verfügbar für: [A], [D] | In der Kontakte-Konfiguration können Kontakte-Administratoren Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen und App-Benutzer verwalten. |
Kontakträume verwalten Verfügbar für: [A], [D] | Kontakträume dienen zur strukturierten Verwaltung von Kontakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte und Standardkategorien. |
Kontaktpersonen verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | In einem Kontaktpersonen-Objekt werden die Metadaten einer Kontaktperson verwaltet. |
Organisationen verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | In einem Organisations-Objekt werden die Metadaten einer Organisation verwaltet. |
Duplikatsabgleich durchführen Verfügbar für: [A], [C], [D] | Beim Erzeugen bzw. Ändern von Kontakten wird überprüft, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat. Wenn ein Duplikat gefunden wurde, kann in einem Dialog die Bereinigung bzw. Zusammenführung der Kontakte durchgeführt werden. |
Zuordnung von Kontakten ändern Verfügbar für: [A], [D] | Kontakte können einem anderen Kontaktraum zugeordnet werden. |
Adressatenlisten verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Kontakte in Adresslisten können von verschiedenen Kontakträumen zusammengesammelt werden. |
Kontakte importieren und exportieren Verfügbar für: [A], [C], [D] | Der Import und Export von Kontakten ist in Adresslisten möglich. Kontakte können mithilfe einer CSV- bzw. XLSX-Datei importiert und aktualisiert werden bzw. als CSV-Datei exportiert werden. Über eine Serien-E-Mail können personalisierte E-Mails an definierte Empfänger aus dem Kontaktmanagement gesendet werden (ein eigener SMTP-Server muss in der Cloud-Organisation konfiguriert sein). |
Kontakte löschen Verfügbar für: [A], [C], [D] | Um einen Kontakt zu löschen (in den Papierkorb zu legen) sind Änderungsrechte notwendig. Sind Eigenschaftswerte des Kontakts einem anderen Kontaktraum zugeordnet, werden auch in diesem Änderungsrechte benötigt. |
Adressbücher verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der lesende Zugriff auf Kontakte ist auch über Drittprodukte wie „Apple Kontakte“ möglich, die den CardDAV-Standard unterstützen. |
Scrum ermöglicht das Koordinieren von agilen Softwareprojekten.
Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können die im Folgenden beschrieben Scrum-Artefakte nur lesen.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Dashboard verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Das Scrum-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zu Scrum. |
Scrum-Center verwalten Verfügbar für: [A], [D] | Im Scrum-Center können Scrum-Administratoren Scrum-Projekte, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten. |
Scrum-Projekte verwalten Verfügbar für: [A], [D] | Scrum-Projekte dienen zur Verwaltung der Scrum-Elemente (Stories, Defects usw.) und definieren das Scrum-Team. |
Stories, Defects und Impediments verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Stories, Defects und Impediments sind die Aufgaben, an denen ein Scrum-Team arbeitet. Der jeweilige Status zeigt den Arbeitsfortschritt. |
Tasks verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Stories und Defects können durch Tasks in Arbeitseinheiten unterteilt werden. Der jeweilige Status zeigt den Arbeitsfortschritt. |
Sprints verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Ein Sprint umfasst abzuarbeitende Stories und Defects und dauert normalerweise wenige Wochen. |
Produktversionen und Releases verwenden Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Stories können Produktversionen und Releases zugeordnet werden. Somit kann der Fortschritt von den für ein Shipment nötigen Stories überwacht werden. |
Berichte erstellen Verfügbar für: [A], [C], [D] | Defect-Berichte, Burn-down- und Velocity-Grafiken bieten einen schnellen Status-Überblick. |
Für die Sicherheit Ihrer Daten wird durch folgende Maßnahmen gesorgt.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Verschlüsselte Kommunikation Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt über eine HTTPS-Verbindung. Dies gilt auch beim Zugriff über ein Smartphone. |
Zugriffsrechte Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Zugriff auf Teamrooms wird über Zugriffsrechte festgelegt. Zusätzlich werden Zugriffsrechte und ausführbare Anwendungsfälle über Organisationsrollen und -richtlinien bestimmt. |
Zugriff für Anwendungen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Der Zugriff mit Drittanwendungen kann über eigene, für diesen Zweck generierte Passwörter erfolgen. Für die Passwörter kann eine Gültigkeit festgelegt werden und auch ein Widerruf ist möglich. |
Suche erfolgt im Rechtekontext Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Über die Suche können nur Objekte gefunden werden, für die der Benutzer Suchrechte besitzt. |
Wasserzeichen Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Leseberechtigten Teammitgliedern kann statt dem Originaldokument ein PDF-Dokument mit konfigurierbarem Wasserzeichen angezeigt werden. |
Malware-Überprüfung Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Mit einem automatisierten Malware-Scanning-Service werden in regelmäßigen Abständen die gespeicherten Dateien auf Malware geprüft. |
Auditing Verfügbar für: [A], [B], [C], [D] | Im Rahmen der Nachvollziehbarkeit werden die folgenden Auditing-Informationen gesammelt:
Hinweis: Nur ausgewählte Aktionsaufrufe bzw. Eigenschaften werden im Auditlog protokolliert. |
Die Administrationsaufgaben können Eigentümer bzw. Administratoren der Cloud-Organisation über den Webclient durchführen.
Anwendungsfall | Beschreibung |
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Mitglieder und externe Mitglieder verwalten Verfügbar für: [A] | Die Verwaltung der Mitglieder und externen Mitglieder erfolgt über die Cloud-Organisation. Typische Verwaltungsaufgaben sind:
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SaaS-Nutzungsarten verwalten Verfügbar für: [A] | Damit Mitglieder bzw. externe Mitglieder der Cloud-Organisation eine Lösung verwenden können, muss diesen eine entsprechende SaaS-Nutzungsart zugewiesen werden. |
SaaS-Nutzungseinheiten überwachen Verfügbar für: [A] | Die Überwachung der verwendeten SaaS-Nutzungseinheiten erfolgt in einem dafür vorgesehen Dashboard. Für die SaaS-Nutzungsart [C] werden Informationen zum Nutzungsverhalten, Spitzenauswertungen, Warnungen und Meldungen angezeigt. |
Berichte nutzen Verfügbar für: [A] | Mithilfe von Berichten können Probleme im Kontext der Cloud-Organisation identifiziert werden. |
Erweiterte Einstellungen festlegen Verfügbar für: [A] | Die erweiterten Einstellungen bieten zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten:
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Standard-Teamrooms definieren Verfügbar für: [A] | Die definierten Standard-Teamrooms werden in den Organisationsablagen der jeweiligen Mitglieder angezeigt. |
Weiterführende Verwaltungsaufgaben durchführen Verfügbar für: [A] | Folgende weiterführende Verwaltungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
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