Leistungsumfang

Anmeldung

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort, Client-Zertifikate, ID Austria, SAML 2.0, Active Directory oder OpenID Connect erfolgen.

Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht Mobile PIN (SMS), E-Mail-PIN und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung.

Hinweis: Externe Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [C] dürfen sich nicht über die interne Authentifizierungsinfrastruktur des Kunden anmelden.

Datenzugriff

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Zugriff ist über gängige Webbrowser, WebDAV, CMIS, OData und über eine eigene iOS- bzw. Android-App möglich. Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Hinweis: Der Zugriff mittels OData ist volumenbasiert lizenziert.

Datenlokationen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Sie können den physischen Speicherort Ihrer Daten festlegen. Folgende Datenlokationen sind verfügbar:

• Deutschland
• Österreich
• Schweiz

Insight-Apps

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Insight-Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation.

Barrierefreiheit

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Barrierefreiheit ist ein Grundkonzept der Lösungen von Fabasoft. Die Bedienung mit assistierenden Techniken wie Screenreadern oder Vergrößerungssoftware ist fast durchgängig möglich.

Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Sprachen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Benutzeroberfläche der Fabasoft Cloud ist in 22 Sprachen verfügbar.

Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch.

Responsive Design

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Das Layout des Webclients passt sich an die Größenverhältnisse des Bildschirms an.

Dokumente lesen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt gelesen werden.

Dokumente bearbeiten

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden.

Drag-and-drop

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Innerhalb des Webclients dient Drag-and-drop zum Verschieben von Dokumenten und Ordnern.

Hochladen

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Dateien und gesamte Ordnerstrukturen können bequem per Drag-and-drop, Strg + C und Strg + V oder über die Hochladen-Aktion importiert werden.

Eine Aufstellung der Import-Möglichkeiten abhängig vom Webbrowser und der gewählten Methode finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Herunterladen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Dokumente und gesamte Ordnerstrukturen können heruntergeladen und im Dateisystem gespeichert werden (gegebenenfalls als ZIP-Datei).

Links versenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Hyperlinks auf Ordner und Dokumente können über eine Aktion direkt in eine E-Mail eingefügt werden. Die Dokumente verbleiben in der Lösung mit sicherer Rechteverwaltung.

Tastaturbedienbarkeit

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Webclient ist fast durchgängig mit der Tastatur bedienbar und ermöglicht so effizientes Arbeiten ohne Maus.

Navigation

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Eine effiziente Navigation ist mittels Baumstruktur, Breadcrumbs und Favoriten möglich.

Ansichten

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Darstellung der Dokumente in Teamrooms und Ordnern kann individuell angepasst werden. Dabei richtet sich der Fokus entweder auf die Vorschau des Inhalts oder auf die Metadaten der Dokumente.

Spaltendarstellung

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Mithilfe der Spaltendarstellung lassen sich auch viele Dokumente in einer Liste übersichtlich verwalten. Für die Anpassung der Darstellung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Spalte hinzufügen, entfernen und verschieben
• Sortieren, gruppieren, filtern
• Fixieren

Wiedervorlage

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Auf Dokumenten kann eine Wiedervorlage definiert werden. Bei Erreichen des Wiedervorlagedatums wird automatisch eine E-Mail gesendet oder ein Prozess gestartet.

Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können nur persönliche E-Mail-Wiedervorlagen definieren.

Teamrooms erzeugen

Verfügbar für: [A]

Die Zusammenarbeit erfolgt über Teamrooms und die darin definierten Teammitglieder. Dokumente können in Teamrooms strukturiert in Ordnern abgelegt werden.

Zugriffsrechte gewähren

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Für jeden Teamroom können Teammitgliedern Zugriffsrechte (Leserechte, Änderungsrechte, alle Rechte) gewährt werden.

Hinweis: Externe Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [C] dürfen in Teamrooms nicht das Zugriffsrecht „Alle Rechte“ erhalten.

Teamrooms personalisieren

Verfügbar für: [A], [D]

Über die Branding-Funktionalität können Teamrooms mit einem eigenen Logo und Beschreibungstext versehen werden.

Teamrooms verschlüsseln

Verfügbar für: [A]

Für Teamrooms kann festgelegt werden, ob die zugeordneten Dokumente verschlüsselt werden. Wenn Sie Dokumente lesen, bearbeiten bzw. hochladen, erfolgt die Verschlüsselung bzw. Entschlüsselung am Client. Somit werden keine unverschlüsselten Dokumente übertragen oder gespeichert.

Hinweis:

• Wenn Sie neue Dokumente über den Webclient erzeugen, werden die Dokumente erst verschlüsselt, wenn ein Inhalt vorhanden ist.
• Das Arbeiten mit verschlüsselten Teamrooms ist auch ohne installierten Fabasoft Cloud Client möglich, so können Dokumente hoch- bzw. heruntergeladen werden. Auch die verschlüsselten Vorschaubilder und Dokumente werden angezeigt.
  Für das Arbeiten ohne Fabasoft Cloud Client gibt es folgende Einschränkungen:
  • Die Dokumentgröße ist auf 100 MB limitiert.
  • Maximal 5 Dateien können gleichzeitig heruntergeladen werden.
• Wenn die Verschlüsselung für einen Teamroom aktiviert wird, werden Versionen der bereits bestehenden Objekte gelöscht.
• Für die Objekte eines verschlüsselten Teamrooms kann die Teamroom-Zuordnung nicht geändert werden.
• Die Zusammenarbeit in einem verschlüsselten Teamroom kann nur mit Benutzern erfolgen, deren Organisation ebenfalls Verschlüsselung aktiviert hat.
• Die Synchronisierung von verschlüsselten Teamrooms auf den lokalen Arbeitsplatz ist nur bei Verwendung von verschlüsselten Dateisystemen auf Microsoft Windows und Apple macOS möglich.
• In einem verschlüsselten Teamroom können Dokumente nur am Arbeitsplatz entschlüsselt werden, ein Dokument kann daher innerhalb der Fabasoft Cloud nicht analysiert oder aktualisiert werden. Daraus ergeben sich folgende Sicherheitsmerkmale:
  • Keine Volltextsuche
    Verschlüsselte Dokumente können nicht analysiert oder im Volltext gesucht werden.
  • Keine Konvertierung
    Verschlüsselte Dokumente können nicht konvertiert werden.
  • Keine Vorschau
    Verschlüsselte Dokumente können nicht für einen Viewer (z. B. PDF- oder 3D-Viewer) aufbereitet werden.
    Ein Vorschau-Bild oder eine PDF-Ansicht, die am Arbeitsplatz (mit dem Fabasoft Cloud Client) erstellt wird, wird verschlüsselt und kann im Webclient angezeigt werden.
  • Keine Analyse, Aktualisierung oder Generierung von verschlüsselten Dokumenten am Server (betrifft z. B. Microsoft Excel, Microsoft Word, CSV- und XML-Dateien).
  • Keine Bereitstellung von verschlüsselten Dokumenten über serverseitige Schnittstellen (betrifft z. B. WebDAV bzw. das Cloud Netzlaufwerk).

Teamrooms übertragen/publizieren

Verfügbar für: [A]

Teamrooms mitsamt den Ordnerstrukturen und Dokumenten können von einem System in ein Zielsystem bzw. in eine andere Datenlokation übertragen bzw. publiziert werden.

• Übertragene Teamrooms können im Zielsystem weiterbearbeitet und gegebenenfalls mit den Änderungen zurückgeholt werden.
• Publizierte Teamrooms stehen lesend im Zielsystem zur Verfügung und können gegebenenfalls erneut publiziert werden.

Kalender verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Kalender bieten die Möglichkeit, Termine und Aufgaben zu verwalten. Durch die Unterstützung von CalDAV kann der Kalender auch in Drittprodukten (z. B. Apple iCal oder Apple Kalender App) eingebunden werden.

Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können Kalender nur lesen.

Newsfeeds verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Newsfeeds bieten die Möglichkeit innerhalb eines Teamrooms informell Nachrichten auszutauschen und zu diskutieren.

Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können Newsfeeds nur lesen.

Neuigkeiten anzeigen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Falls es Änderungen in einem Teamroom gibt, können diese eingesehen und auch per E-Mail empfangen werden.

Teamroom-Papierkörbe verwenden

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Der Teamroom-Papierkorb schützt vor dem versehentlichen Löschen von Dokumenten. Nur Teammitglieder mit allen Rechten sind berechtigt den Papierkorb zu leeren.

Eingangsordner-Regeln verwalten

Verfügbar für: [A]

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Formular-Posteingänge verwenden

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Der Formular-Posteingang erlaubt es, über eine beliebige Website mithilfe eines HTML-Formulars, Dateien hochzuladen.

Dokumente lesen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt gelesen werden. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt.

Nähere Informationen zu den unterstützten Drittprodukten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Dokumente bearbeiten

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt.

Nähere Informationen zu den unterstützten Drittprodukten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Dokumente kommentieren

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Dabei sind die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und werden in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert.

Dokumente digital signieren

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Dokumente können mit einem Zertifikat digital signiert werden.

Eine qualifizierte digitale Signatur kann über die Drittanbieter primesign und SwissSign erfolgen.

Hinweis: Im Zuge des Anwendungsfalls „Dokumente digital signieren“ kann ein angemeldeter Benutzer Dokumente auch mit dem Zertifikat „Fabasoft Business Process Cloud Digital Signatures“ digital signieren (Funktion „Signieren“). Dieses Zertifikat ist kein Personen- oder Organisationszertifikat des angemeldeten Benutzers. Eine Signatur mit diesem Zertifikat bestätigt lediglich, dass der angemeldete Benutzer die Funktion „Signieren“ ausgeführt hat, und dass ein Dokument mit einer gültigen Signatur dieses Zertifikats seit dem Signaturvorgang nicht verändert wurde.

Fabasoft wird dadurch nicht

• Partei eines solcherart signierten Dokuments;
• aus dem solcherart signierten Dokument berechtigt und/oder verpflichtet;
• für Rechtswirksamkeit, Inhalt, Qualität und/oder Format verantwortlich oder haftbar; sowie
• verantwortlich oder haftbar, die Autorisierung und Berechtigung des angemeldeten Benutzers für die elektronische Signatur zu verifizieren.

Die Funktion „Signieren“ ist kein Ersatz für weitergehende gesetzliche Formerfordernisse. Es obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dem angemeldeten Benutzer, die erforderliche Rechtswirksamkeit einer solcherart erfolgten Signatur zu überprüfen.

Die Funktion „Signieren“ ist keine elektronische Signatur im Sinne des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen (Signaturgesetz).

Verschlüsselte Dokumente bearbeiten

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Beim Bearbeiten von Dokumenten werden die verschlüsselten Dokumente automatisch lokal mit Fabasoft Secomo entschlüsselt und im entsprechenden Drittprodukt geöffnet. Beim Speichern werden die Dokumente vor der Übertragung wieder verschlüsselt.

Texterkennung durchführen

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Über eine Eingangsordner-Regel kann bei Dokumenten, die nach PDF konvertiert werden können, eine Texterkennung (Deutsch, Englisch) durchgeführt werden.

Hinweis: Diese Funktionalität ist volumenbasiert lizenziert.

E-Mails importieren

Verfügbar für: [A], [C], [D]

E-Mails (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) können per Drag-and-drop oder mit Strg + C und Strg + V importiert werden. Der E-Mail-Inhalt und die Anhänge sind auch ohne Drittprodukt direkt einsehbar.

Hinweis: Das automatische Hochladen von E-Mails in verschlüsselte Teamrooms via Microsoft Outlook wird nicht unterstützt.

Video- und Audiodateien abspielen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Abhängig vom verwendeten Webbrowser und vom Video- bzw. Audioformat können Videos und Audiodateien direkt im Webclient abgespielt werden.

Nähere Informationen zu den unterstützten Formaten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Bilder bearbeiten

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Eine grundlegende Bearbeitung von Bildern ist direkt im Webclient möglich (drehen, verkleinern, Ausschnitt wählen).

Für die Verwendung von Bildern außerhalb der Fabasoft Cloud (z. B. für Präsentationen) werden Exportmöglichkeiten in verschiedene Formate und Größen angeboten.

Öffentliche Links erlauben

Verfügbar für: [A], [D]

Für jeden Teamroom kann definiert werden, ob öffentliche Links erlaubt sind und erstellt werden können.

Öffentliche Links verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Öffentliche Links ermöglichen Personen ohne Account Dokumente zu lesen und herunterzuladen.

Nachvollziehbarkeit

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Mithilfe der sogenannten „Zeitreise“ können Dokumente und ganze Teamrooms zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zurückversetzt werden. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.

Zusätzlich wird die Möglichkeit angeboten, Metadaten und Inhalte (Microsoft Word) einer älteren Version mit der aktuellen Version zu vergleichen.

Freigabestände ermöglichen an einem Dokument weiterzuarbeiten, während leseberechtigte Benutzer weiterhin den Freigabestand sehen.

Die durchgängige Versionierung sorgt für Nachvollziehbarkeit.

Hinweis: Durch das Löschen von Versionen bzw. von Objekten (Papierkorb leeren, Teamroom auflösen) stehen die Daten auch in der Historie nicht mehr zur Verfügung.

Workflow verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Workflow ermöglicht das digitale Abbilden und Ausführen von Geschäftsprozessen.

Hinweis: Mitglieder mit SaaS-Nutzungsart [B] können Workflow-Aktivitäten durchführen, die keine Bearbeitungsrechte benötigen (inkl. Unterschriften anbringen, exkl. Freigeben).

Prozesse mit BPMN 2.0 modellieren

Verfügbar für: [A]

Mithilfe eines grafischen Prozesseditors können Geschäftsprozesse auf Basis BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) modelliert werden.

Über die Workflow-Engine können die modellierten Geschäftsprozesse digital ausgeführt werden.

Workflow-Stellvertretungen definieren

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Stellvertreter erhalten im eingestellten Zeitraum alle Aktivitäten des Benutzers, den sie vertreten. Objekte, auf die der Stellvertreter keinen Zugriff hat, werden gefiltert.

Prozessstatistiken einsehen

Verfügbar für: [A], [B]

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

Suchen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.

KI-Funktionalität

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die KI-Funktionalität wird über Mindbreeze AI bereitgestellt und umfasst je nach Lösung folgende Bereiche:

• Klassifikation
  Automatisierte Kategorisierung von Inhalten (Text, Bilder, Videos).
• Extraktion von Fakten
  Identifikation und Extraktion von Metadaten oder Entitäten aus strukturierten, semi-strukturierten oder unstrukturierten Inhalten.
• Natürlichsprachliche Suchabfragen (NLQ)
  Verarbeitung von Suchanfragen in natürlicher Sprache.
• Retrieval Augmented Generation (RAG)
  Kombination von Dokumentensuche (Retrieval) und generativer KI zur Erstellung kontextbezogener Antworten (Generation).
• 360-Grad-Sichten
  Analyse und visuelle Darstellung von Informationen.
• Interactive Exploded Views
  Dynamische Visualisierung komplexer Zusammenhänge (z. B. visuelle Vorschau von Explosionszeichnungen/Geschäftsdokumenten).
• Generative KI
  Automatisierte Erstellung von Inhalten basierend auf vorhandenen Daten.

Hinweis: Diese Funktionalität ist volumenbasiert lizenziert.

Synchronisierung

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Cloud-Ordner ermöglicht automatisch Ordner und Dokumente ins lokale Dateisystem zu synchronisieren und umgekehrt.

Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client unter Microsoft Windows und Apple macOS zur Verfügung gestellt (siehe „Technische Informationen“).

Navigation

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Navigieren ist auch in komplexen Ablagestrukturen effizient möglich.

Teamrooms erzeugen

Verfügbar für: [A]

Die Zusammenarbeit erfolgt über Teamrooms und die darin definierten Teams. Dokumente können in Teamrooms strukturiert in Ordnern abgelegt werden.

Zugriffsrechte gewähren

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Für jeden Teamroom können Teammitgliedern Zugriffsrechte (Leserechte, Änderungsrechte, alle Rechte) gewährt werden.

Hinweis: Externen Mitgliedern mit SaaS-Nutzungsart [C] darf das Zugriffsrecht „Alle Rechte“ nicht zugewiesen werden.

Ansichten

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Darstellung der Dokumente in Teamrooms und Ordnern kann individuell angepasst werden.

Hochladen

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Dateien können direkt vom Smartphone oder Tablet hochgeladen werden.

Dokumente lesen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Dokumente sind entweder direkt in der App oder gegebenenfalls über Dritthersteller-Apps lesbar.

Dokumente bearbeiten

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Abhängig von der Funktionalität der Dritthersteller-Apps können Dokumente bearbeitet und zurückgespeichert werden.

Hinweis: Dies Funktionalität steht nur auf Android zur Verfügung.

Dokumente kommentieren

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Zugriff auf verschlüsselte Dokumente

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

• Beim Zugriff auf Dokumente in verschlüsselten Teamrooms entschlüsselt die App die Dateien mithilfe von Fabasoft Secomo.

Video- und Audiodateien abspielen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Video- und Audiodateien sind entweder direkt in der App oder gegebenenfalls über Dritthersteller-Apps abspielbar.

Links versenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Es können Hyperlinks auf Ordner und Dokumente versendet werden. Die Dokumente verbleiben in der Lösung mit sicherer Rechteverwaltung.

Suchen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information.

Mobiler Workflow-Zugriff

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Arbeitsvorrat ermöglicht die mobile Abarbeitung von Arbeitsschritten.

Offline-Modus verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Auf synchronisierte Teamrooms, Ordner und Dokumente kann auch ohne Internetverbindung zugegriffen werden.

Dashboard verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C]. [D]

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Customizing.

Konfiguration verwalten

Verfügbar für: [A]. [D]

In der Customizing-Konfiguration können App-Administratoren Sammlungen, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten.

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen verwalten

Verfügbar für: [A], [D]

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen, Insight-Apps, Formularen, Kategorien, Prozessen, Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Vorlagen definieren

Verfügbar für: [A]. [C], [D]

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Zusätzlich können in Vorlagen Einstellungen getroffen werden, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

Vorlagen verwenden

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen im Bereich „Vorlagen“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt.

Textbausteine definieren

Verfügbar für: [A]. [C], [D]

Mit Textbausteinen können vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten eingefügt werden.

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

• Statischer Textbaustein (Text)
  Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
• Statischer Textbaustein (Word)
  Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Textbausteine verwenden

Verfügbar für: [A], [C], [D]

In Microsoft Word steht eine eigene Registerkarte zur Verfügung, die das Einfügen von Textbausteinen ermöglicht.

Insight-Apps definieren

Verfügbar für: [A]

Insight-Apps können kundenspezifisch definiert werden.

Insight-Apps verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Insight-Apps ermöglichen einen aggregierten Zugang zu den Informationen der Cloud-Organisation.

Formulare und Kategorien definieren

Verfügbar für: [A]

Benutzerdefinierte Formulare (ermöglichen die Speicherung zusätzlicher Daten) und Kategorien können kundenspezifisch definiert werden.

Formulare und Kategorien verwenden

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Benutzerdefinierte Formulare und Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesse definieren

Verfügbar für: [A]

Prozessvorlagen können kundenspezifisch definiert werden. Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:

• Ad-hoc-Prozessvorlage
• BPMN-Prozessdiagramm

Prozesse verwenden

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Die definierten Prozessvorlagen werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten.

Voreinstellungen definieren

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Voreinstellungen können kundenspezifisch definiert werden.

Es gibt drei Arten von Voreinstellungen:

• Ansichtseinstellungen
• Suchmuster
• Zeitspanne

Voreinstellungen verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Ansichtseinstellungen können Sie in Listen anwenden.

Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner).

Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden.

Persönliche Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen

Verfügbar für: [A], [C]. [D]

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ definieren.

Dashboard verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Das Kontakte-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Kontaktmanagement.

Konfiguration verwalten

Verfügbar für: [A], [D]

In der Kontakte-Konfiguration können Kontakte-Administratoren Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen und App-Benutzer verwalten.

Kontakträume verwalten

Verfügbar für: [A], [D]

Kontakträume dienen zur strukturierten Verwaltung von Kontakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte und Standardkategorien.

Kontaktpersonen verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

In einem Kontaktpersonen-Objekt werden die Metadaten einer Kontaktperson verwaltet.

Organisationen verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

In einem Organisations-Objekt werden die Metadaten einer Organisation verwaltet.

Duplikatsabgleich durchführen

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Beim Erzeugen bzw. Ändern von Kontakten wird überprüft, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat. Wenn ein Duplikat gefunden wurde, kann in einem Dialog die Bereinigung bzw. Zusammenführung der Kontakte durchgeführt werden.

Zuordnung von Kontakten ändern

Verfügbar für: [A], [D]

Kontakte können einem anderen Kontaktraum zugeordnet werden.

Adressatenlisten verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Kontakte in Adresslisten können von verschiedenen Kontakträumen zusammengesammelt werden.

Kontakte importieren und exportieren

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Der Import und Export von Kontakten ist in Adresslisten möglich. Kontakte können mithilfe einer CSV- bzw. XLSX-Datei importiert und aktualisiert werden bzw. als CSV-Datei exportiert werden.

Über eine Serien-E-Mail können personalisierte E-Mails an definierte Empfänger aus dem Kontaktmanagement gesendet werden (ein eigener SMTP-Server muss in der Cloud-Organisation konfiguriert sein).

Kontakte löschen

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Um einen Kontakt zu löschen (in den Papierkorb zu legen) sind Änderungsrechte notwendig. Sind Eigenschaftswerte des Kontakts einem anderen Kontaktraum zugeordnet, werden auch in diesem Änderungsrechte benötigt.

Adressbücher verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der lesende Zugriff auf Kontakte ist auch über Drittprodukte wie „Apple Kontakte“ möglich, die den CardDAV-Standard unterstützen.

Dashboard verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Das Scrum-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zu Scrum.

Scrum-Center verwalten

Verfügbar für: [A], [D]

Im Scrum-Center können Scrum-Administratoren Scrum-Projekte, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten.

Scrum-Projekte verwalten

Verfügbar für: [A], [D]

Scrum-Projekte dienen zur Verwaltung der Scrum-Elemente (Stories, Defects usw.) und definieren das Scrum-Team.

Stories, Defects und Impediments verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Stories, Defects und Impediments sind die Aufgaben, an denen ein Scrum-Team arbeitet. Der jeweilige Status zeigt den Arbeitsfortschritt.

Tasks verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Stories und Defects können durch Tasks in Arbeitseinheiten unterteilt werden. Der jeweilige Status zeigt den Arbeitsfortschritt.

Sprints verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Ein Sprint umfasst abzuarbeitende Stories und Defects und dauert normalerweise wenige Wochen.

Produktversionen und Releases verwenden

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Stories können Produktversionen und Releases zugeordnet werden. Somit kann der Fortschritt von den für ein Shipment nötigen Stories überwacht werden.

Berichte erstellen

Verfügbar für: [A], [C], [D]

Defect-Berichte, Burn-down- und Velocity-Grafiken bieten einen schnellen Status-Überblick.

Verschlüsselte Kommunikation

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt über eine HTTPS-Verbindung. Dies gilt auch beim Zugriff über ein Smartphone.

Zugriffsrechte

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Zugriff auf Teamrooms wird über Zugriffsrechte festgelegt. Zusätzlich werden Zugriffsrechte und ausführbare Anwendungsfälle über Organisationsrollen und -richtlinien bestimmt.

Zugriff für Anwendungen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Der Zugriff mit Drittanwendungen kann über eigene, für diesen Zweck generierte Passwörter erfolgen. Für die Passwörter kann eine Gültigkeit festgelegt werden und auch ein Widerruf ist möglich.

Suche erfolgt im Rechtekontext

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Über die Suche können nur Objekte gefunden werden, für die der Benutzer Suchrechte besitzt.

Wasserzeichen

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Leseberechtigten Teammitgliedern kann statt dem Originaldokument ein PDF-Dokument mit konfigurierbarem Wasserzeichen angezeigt werden.

Malware-Überprüfung

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Mit einem automatisierten Malware-Scanning-Service werden in regelmäßigen Abständen die gespeicherten Dateien auf Malware geprüft.

Auditing

Verfügbar für: [A], [B], [C], [D]

Im Rahmen der Nachvollziehbarkeit werden die folgenden Auditing-Informationen gesammelt:

• Löschen von Objekten
• Lesen der Eigenschaft
• Lesen des Inhalts
• Ändern der Eigenschaft
• Aufruf der Aktion

Hinweis: Nur ausgewählte Aktionsaufrufe bzw. Eigenschaften werden im Auditlog protokolliert.

Mitglieder und externe Mitglieder verwalten

Verfügbar für: [A]

Die Verwaltung der Mitglieder und externen Mitglieder erfolgt über die Cloud-Organisation. Typische Verwaltungsaufgaben sind:

• Mitglieder importieren
• Mitglieder hinzufügen
• Mitglieder einladen
• Mitgliedschaft ändern
• Mitgliedschaft beenden
• Teams verwalten
• Authentifizierung und zweiten Faktor festlegen
• Kontoaktivitäten der Mitglieder anzeigen
• Externe Mitglieder verwalten
• Aufbauorganisation verwalten
  Hinweis: Externe Mitglieder können nicht in Planstellen der Aufbauorganisation hinterlegt werden.

SaaS-Nutzungsarten verwalten

Verfügbar für: [A]

Damit Mitglieder bzw. externe Mitglieder der Cloud-Organisation eine Lösung verwenden können, muss diesen eine entsprechende SaaS-Nutzungsart zugewiesen werden.

SaaS-Nutzungseinheiten überwachen

Verfügbar für: [A]

Die Überwachung der verwendeten SaaS-Nutzungseinheiten erfolgt in einem dafür vorgesehen Dashboard.

Für die SaaS-Nutzungsart [C] werden Informationen zum Nutzungsverhalten, Spitzenauswertungen, Warnungen und Meldungen angezeigt.

Berichte nutzen

Verfügbar für: [A]

Mithilfe von Berichten können Probleme im Kontext der Cloud-Organisation identifiziert werden.

Erweiterte Einstellungen festlegen

Verfügbar für: [A]

Die erweiterten Einstellungen bieten zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten:

• App-Konfigurationen verwalten
• Zieldomänen für „Teamroom übertragen“ festlegen
• OAuth-Clients festlegen
• Mindbreeze-AI-Einstellungen festlegen
• Feiertagstabellen festlegen
• Kontaktdaten festlegen
• Logo festlegen
• Richtlinien festlegen
• Anmeldeoptionen festlegen
• SMTP-Einstellungen festlegen
• Organisationsrollen festlegen
• Verschlüsselung konfigurieren
• Digitale Signaturen konfigurieren

Standard-Teamrooms definieren

Verfügbar für: [A]

Die definierten Standard-Teamrooms werden in den Organisationsablagen der jeweiligen Mitglieder angezeigt.

Weiterführende Verwaltungsaufgaben durchführen

Verfügbar für: [A]

Folgende weiterführende Verwaltungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Benutzer anonymisieren
• Alle Teamrooms auflösen
• Organisation deaktivieren und zurücksetzen
• Neuigkeiten anzeigen
• Teamroom-Nutzung anzeigen
• Dauerhafte Anmeldung festlegen
• Datenschutzeinstellungen festlegen
• Vertrauenswürdige Netzwerke festlegen
• Branding für die Organisation festlegen
• E-Mail-Kommunikation von Organisations-Anwendungsfällen (z. B. Einladungen) einsehen
• Standard-Datenlokation festlegen
• Überprüfung der Dateien auf Malware einsehen
• Suchordner für Auditlogs verwenden