Leistungsumfang – Administration

Vertragsmanager-Konfiguration

In der Vertragsmanager-Konfiguration werden allgemeine Einstellungen getroffen, die für alle Vertragslisten und Rechtsbereiche gelten.

Durch die Vergabe von Rollen werden die Benutzer berechtigt Fabasoft Contracts zu nutzen. Zusätzlich wird durch die jeweilige Rolle die Verwendungsmöglichkeit festgelegt.

Konfigurationslisten administrieren

Konfigurationslisten sind Listen, die Basiseinstellungen für Vertragslisten bzw. Rechtsbereiche definieren.

Vertragslisten administrieren

Verträge werden in Vertragslisten organisiert und abgelegt. Zusätzlich werden bei Vertragslisten diverse Konfigurationseinstellungen festgelegt.

Durch die Vergabe von Rollen können die Zugriffsrechte pro Vertragsliste festlegt werden.

Rechtsbereiche administrieren

Rechtsakten werden in Rechtsbereichen organisiert und abgelegt. Zusätzlich werden bei Rechtsbereichen diverse Konfigurationseinstellungen festgelegt.

Durch die Vergabe von Rollen können die Zugriffsrechte pro Rechtsbereich festlegt werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine gesonderte Lizenzierung nötig.

Vertragsarten, Rechtsaktenarten und Anfragearten definieren

Vertragsarten, Rechtsaktenarten bzw. Anfragearten ermöglichen es, Verträge, Rechtsakten bzw. Anfragen zu kategorisieren, weitere Berechtigungen zu vergeben und mit benutzerdefinierten Feldern zu erweitern.

Zuordnungsziele definieren

Zuordnungsziele können verwendet werden, um diese Verträge zuzuordnen.

Zuordnungsziele sind zum Beispiel Lieferanten oder Kunden.

Formulare und Kategorien definieren

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesse definieren

Benutzer können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Vorlagen definieren

Vorlagen, die auch Dokumente enthalten können, ermöglichen das effiziente Erzeugen von Verträgen und Rechtsakten.

Dokumentvorlagen werden beim Erzeugen eines Dokuments in den Unterlagen zur Auswahl angeboten.

Textbausteine definieren

Textbausteine können in Word-Dokumente (Unterlagen und Dokumentvorlagen) eingefügt werden.

In Dokumentvorlagen können Textbausteine sowohl direkt als auch als Platzhalter eingefügt werden. Wird ein Textbaustein als Platzhalter in eine Vorlage eingefügt, so wird dieser Platzhalter erst beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des betreffenden Textbausteins ersetzt.

Zeitspannen definieren

Zusätzlich zu den vordefinierten Zeitspannen können benutzerdefinierte Zeitspannen erzeugt werden.

Berichte definieren

Zur Erstellung von Berichten können Microsoft-Excel-Berichte bzw. BIRT-Berichte definiert werden.

Thesauri definieren

Thesauri ermöglichen die Definition von Begriffen und somit die Verschlagwortung.

Strukturthesauri definieren

Strukturthesauri ermöglichen die hierarchische Strukturierung von Vertragsvorlagen und Rechtsaktenvorlagen.

Voreinstellungen definieren

Benutzern können vordefinierte Ansichtseinstellungen und Suchmuster zur Verfügung gestellt werden.

Erinnerungen definieren

Für Verträge deren Vertragsperiode bzw. Kündigungsfrist abläuft, können Erinnerungs-E-Mails an die festgelegten Benutzer versendet werden.

Verträge, Rechtsakten und Anfragen im Hintergrund registrieren

Abgelegte Dokumente können im Hintergrund zu Verträgen, Rechtsakten und Anfragen registriert werden.

Verträge mittels Excel-Arbeitsmappen importieren

Verträge mit den entsprechenden Metadaten können aus einer Excel-Arbeitsmappe erzeugt werden.

Vertragsunterlagen aus einem ZIP-Archiv, Teamroom bzw. Ordner hinzufügen

Vertragsunterlagen können aus einem ZIP-Archiv, Teamroom bzw. Ordner zu Verträgen hinzugefügt werden.

Verträge und Unterlagen gemeinsam importieren

Verträge und Unterlagen können gemeinsam mittels einer Excel-Arbeitsmappe importiert werden.