2023 February Release

Leistungsumfang – AnwendersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts bietet für Endanwender folgende Funktionalität.

VerträgePermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei der Verwaltung von Verträgen unterstützen Sie folgende Anwendungsfälle.

Anwendungsfall

Beschreibung

Verträge erzeugen

Verträge werden in Vertragslisten organisiert und abgelegt. Über die Vertragslisten werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Verträge auf Basis von Dokumenten erzeugen

Aus importierten Dokumenten können direkt Verträge erzeugt werden.

Vertragsarten erkennen und Metadaten extrahieren

Aus importierten Dokumenten werden, wenn möglich, vertragsrelevante Metadaten und Klauseln extrahiert und bei den Verträgen entsprechend hinterlegt.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine gesonderte Lizenzierung nötig.

Allgemeine Vertragsmetadaten definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können zusätzlich zu den Vertragsdokumenten allgemeine Metadaten wie zum Beispiel Kontaktinformationen erfasst werden.

Verträge umregistrieren

Verträge können von einer Vertragsliste in eine andere verschoben werden.

Verträge stornieren, löschen und wiederherstellen

Verträge können storniert werden, stornierte Verträge können gelöscht bzw. wiederhergestellt werden.

Termine für Verträge definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können alle relevanten Termine des Vertrags und Erinnerungen erfasst werden.

Spezielle Vertragsbedingungen und Sonderkündigungsrechte festlegen

Bei einem Vertrag können spezielle Vertragsbedingungen und Sonderkündigungsrechte festlegt werden.

Rollen in Verträgen festlegen

Bei einem Vertrag können Rollen (z. B. interne Unterzeichner) festgelegt werden.

Verträge einem Zuordnungsziel zuordnen

Ein Vertrag kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden (z. B. Lieferanten oder Kunden).

Verträge verschlagworten

Verträge können mithilfe von Begriffen verschlagwortet werden.

Incoterms für Verträge festlegen

Zu Verträgen können Incoterms hinzugefügt werden.

Aufgaben zu Verträgen hinzufügen

Für Verträge können Aufgaben festgelegt werden, die auch im integrierten Kalender angezeigt werden.

Aufbewahrung für Verträge festlegen

Verträge können mit einer Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist versehen werden, wodurch diese nicht storniert und gelöscht werden können.

Unterlagen zu Verträgen hinzufügen

Verträgen können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden.

Anmerkungen zu Verträgen hinzufügen

Anmerkungen zu Verträgen können als Freitext erfasst werden.

Interne Anmerkungen zu Verträgen hinzufügen

Interne Anmerkungen sind für Benutzer mit eingeschränkten Rechten nicht sichtbar.

Vertrauliche Bereiche in den Vertragsunterlagen erzeugen

Vertrauliche Bereiche ermöglichen es, vertrauliche Vertragsunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen.

Externe Bereiche in den Vertragsunterlagen erzeugen

Externe Bereiche ermöglichen es, Vertragsunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Genehmigungen durchführen

Verträge können mittels Genehmigungsprozess basierend auf Genehmigungsstufen, Limits und Rollen genehmigt werden.

Verträge unterschreiben

Verträge können digital signiert werden. Projektspezifisch können auch die externen Signaturdienste DocuSign bzw. Skribble eingebunden werden.

Folgeverträge erzeugen

Für einen Vertrag können Folgeverträge erzeugt werden. Für einen Folgevertrag können wiederum weitere Folgeverträge erzeugt werden, um Vertragsketten abzubilden.

Untergeordnete Verträge erzeugen

Für einen Vertrag können untergeordnete Verträge erzeugt werden, um beispielsweise Rahmenverträge mit untergeordneten Verträgen abbilden zu können.

Für einen untergeordneten Vertrag können wiederum weitere untergeordnete Verträge erzeugt werden, um eine mehrstufige Vertragshierarchie abzubilden.

Rechtsakten aus Verträgen erzeugen

Ausgehend von einem Vertrag kann eine Rechtsakte erzeugt werden.

RechtsaktenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei der Verwaltung von Rechtsakten unterstützen Sie folgende Anwendungsfälle.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine gesonderte Lizenzierung nötig.

Anwendungsfall

Beschreibung

Rechtsakten erzeugen

Rechtsakten werden in Rechtsbereichen organisiert und abgelegt. Über die Rechtsbereiche werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Allgemeine Rechtsaktenmetadaten definieren

In den Eigenschaften einer Rechtsakte können zusätzlich zu den Rechtsaktendokumenten allgemeine Metadaten erfasst werden.

Rechtsakten umregistrieren

Rechtsakten können von einem Rechtsbereich in einen anderen verschoben werden.

Rechtsakten stornieren, löschen und wiederherstellen

Rechtsakten können storniert werden, stornierte Rechtsakten können gelöscht bzw. wiederhergestellt werden.

Termine für Rechtsakten definieren

In den Eigenschaften einer Rechtsakte können alle relevanten Termine der Rechtsakte und Erinnerungen erfasst werden.

Rechtsakten einem Zuordnungsziel zuordnen

Eine Rechtsakte kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden (z. B. Lieferanten oder Kunden).

Aufbewahrung für Rechtsakten festlegen

Rechtsakten können mit einer Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist versehen werden, wodurch diese nicht storniert und gelöscht werden können.

Unterlagen zu Rechtsakten hinzufügen

Rechtsakten können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden.

Anmerkungen zu Rechtsakten hinzufügen

Anmerkungen zu Rechtsakten können als Freitext erfasst werden.

Interne Anmerkungen zu Rechtsakten hinzufügen

Interne Anmerkungen sind für Benutzer mit eingeschränkten Rechten nicht sichtbar.

Vertrauliche Bereiche in den Rechtsaktenunterlagen erzeugen

Vertrauliche Bereiche ermöglichen es, vertrauliche Rechtsaktenunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen.

Externe Bereiche in den Rechtsaktenunterlagen erzeugen

Externe Bereiche ermöglichen es, Rechtsaktenunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Verträge aus Rechtsakten erzeugen

Ausgehend von einer Rechtsakte kann ein Vertrag erzeugt werden.

AnfragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei der Verwaltung von Anfragen unterstützen Sie folgende Anwendungsfälle.

Anwendungsfall

Beschreibung

Anfragen erlauben

Für Vertragslisten bzw. Rechtsbereiche können Anfragen erlaubt werden.

Anfragen erzeugen

Anfragen dienen zur Kommunikation mit den Verwaltern von Vertragslisten oder Rechtsbereichen.

Anfragen einem Zuordnungsziel zuordnen

Eine Anfrage kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden (z. B. Lieferanten oder Kunden).

Aufbewahrung für Anfragen festlegen

Anfragen können mit einer Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist versehen werden, wodurch diese nicht storniert und gelöscht werden können.

Unterlagen zu Anfragen hinzufügen

Anfragen können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden.

Anmerkungen zu Anfragen hinzufügen

Anmerkungen zu Anfragen können als Freitext erfasst werden.

Interne Anmerkungen zu Anfragen hinzufügen

Interne Anmerkungen sind für Benutzer mit eingeschränkten Rechten nicht sichtbar.

Verträge/Rechtsakten aus Anfragen erzeugen

Ausgehend von einer Anfrage kann ein Vertrag bzw. eine Rechtsakte erzeugt werden.

AllgemeinPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zusätzlich stehen Ihnen folgende allgemeine Anwendungsfälle zur Verfügung.

Anwendungsfall

Beschreibung

Vertragsmanager-Dashboard

Das Vertragsmanager-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zu Fabasoft Contracts.

Formulare und Kategorien verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesse verwenden

Durch das Starten von Prozessen können Benutzer via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Vorlagen verwenden

Verträge und Rechtsakten können über Vorlagen erzeugt werden.

Einzelne Dokumente in den Unterlagen können über Dokumentvorlagen erzeugt werden.

Textbausteine verwenden

Textbausteine mit Standardtexten können in Word-Dokumente (Unterlagen und Dokumentvorlagen) eingefügt werden.

Berichte generieren

Berichte ermöglichen einen Überblick über die Verträge anhand von definierbaren Kriterien.

Interaktive Berichte verwenden

Interaktive Berichte bieten einen stets aktuellen, grafisch aufbereiteten Überblick über die Verträge.

Hinweis: Diese Funktionalität steht in der Edition „Fabasoft Contracts AI“ zur Verfügung.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Dokumente digital signieren

Dokumente können mit einem Zertifikat digital signiert werden.

Hinweis: Im Zuge des Anwendungsfalls „Dokumente digital signieren“ kann ein angemeldeter Benutzer in der Fabasoft Cloud gespeicherte Dokumente mit dem Zertifikat „Fabasoft Business Process Cloud Digital Signatures“ digital signieren (Funktion „Signieren“). Dieses Zertifikat ist kein Personen- oder Organisationszertifikat des angemeldeten Benutzers. Eine Signatur mit diesem Zertifikat bestätigt lediglich, dass der angemeldete Benutzer die Funktion „Signieren“ ausgeführt hat, und dass ein Dokument mit einer gültigen Signatur dieses Zertifikats seit dem Signaturvorgang nicht verändert wurde.

Fabasoft wird dadurch nicht

  • Partei eines solcherart signierten Dokuments;
  • aus dem solcherart signierten Dokument berechtigt und/oder verpflichtet;
  • für Rechtswirksamkeit, Inhalt, Qualität und/oder Format verantwortlich oder haftbar; sowie
  • verantwortlich oder haftbar, die Autorisierung und Berechtigung des angemeldeten Benutzers für die elektronische Signatur zu verifizieren.

Die Funktion „Signieren“ ist kein Ersatz für weitergehende gesetzliche Formerfordernisse. Es obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dem angemeldeten Benutzer, die erforderliche Rechtswirksamkeit einer solcherart erfolgten Signatur zu überprüfen.

Die Funktion „Signieren“ ist keine elektronische Signatur im Sinne des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen (Signaturgesetz).

Kalender verwenden

Mithilfe des integrierten Kalenders ist ein Überblick über alle Termine möglich. Der Kalender kann auch in Microsoft Outlook eingebunden werden.

Kontakte verwalten

Die Verwaltung von Vertragspartnern ist im Kontaktmanagement möglich. Sie können:

  • Kontaktpersonen erzeugen
  • Organisationen erzeugen
  • Duplikatsabgleiche durchführen
  • Kontakte importieren und exportieren
  • Kontakte löschen

Texterkennung durchführen

Über eine Eingangsordner-Regel kann bei Dokumenten, die nach PDF konvertiert werden können, eine Texterkennung (Deutsch, Englisch) durchgeführt werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist entweder ein Speicherpaket mit OCR-Funktionalität oder eine volumenbasierte Lizenz (basierend auf der Seitenanzahl) nötig, die gesondert erworben werden muss. Die Seitenanzahl wird bei PDF-Dokumenten und TIF-Dateien über die Seiteninformation ermittelt. Bei Bildern ohne Seiteninformation (z. B. JPG, PNG) wird jedes einzelne Bild als Seite gezählt.

Integration für OData

Mit der Integration für OData kann über das standardisierte OData-Protokoll auf strukturierte Daten in der Fabasoft Cloud zugegriffen werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine volumenbasierte Lizenz (basierend auf Abfrageobjekten) nötig, die gesondert erworben werden muss. Unter einem Abfrageobjekt wird ein über die OData-Schnittstelle abgefragtes Objekt verstanden. Wird das gleiche Objekt mehrmals abgefragt, zählt jede Abfrage als einzelnes Abfrageobjekt. Gezählt werden auch Objekte, die im Rahmen einer Abfrage verarbeitet werden, aber nicht direkt im Ergebnis enthalten sind (z. B. Berechnung einer Anzahl).

3D-Viewer

CAD-3D-Modelle können im integrierten 3D-Viewer anzeigt werden.

Hinweis: Um diese Funktionalität nutzen zu können, ist eine gesonderte Lizenzierung nötig.

Insight Apps

Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation.

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.