2020 September Release

Leistungsumfang aus AnwendersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts bietet für Endanwender folgende Funktionalität.

Anwendungsfall

Beschreibung

Vertragsmanager-Dashboard

Das Vertragsmanager-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zu Fabasoft Contracts.

Verträge erzeugen

Verträge werden in Vertragslisten organisiert und abgelegt. Über die Vertragslisten werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Verträge auf Basis von Dokumenten erzeugen

Aus importierten Dokumenten können direkt Verträge erzeugt werden. Dabei werden, wenn möglich, vertragsrelevante Metadaten aus den Dokumenten extrahiert und bei den Verträgen entsprechend hinterlegt.

Allgemeine Vertragsmetadaten definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können zusätzlich zu den Vertragsdokumenten allgemeine Metadaten wie zum Beispiel Kontaktinformationen erfasst werden.

Termine definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können alle relevanten Termine des Vertrags erfasst werden.

Verträge einem Zuordnungsziel zuordnen

Ein Vertrag kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden (z. B. Lieferanten oder Kunden).

Verträge verschlagworten

Verträge können mithilfe von Begriffen verschlagwortet werden.

Unterlagen hinzufügen

Verträgen können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden.

Anmerkungen hinzufügen

Anmerkungen zu Verträgen können als Freitext erfasst werden.

Interne Anmerkungen hinzufügen

Interne Anmerkungen sind für Benutzer mit eingeschränkten Rechten nicht sichtbar.

Aufgaben hinzufügen

Für Verträge können Aufgaben festgelegt werden, die auch im integrierten Kalender angezeigt werden.

Vertrauliche Bereiche erzeugen

Vertrauliche Bereiche ermöglichen es, vertrauliche Vertragsunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen.

Externe Bereiche erzeugen

Externe Bereiche ermöglichen es, Vertragsunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Folgeverträge erzeugen

Für einen Vertrag können Folgeverträge erzeugt werden. Für einen Folgevertrag können wiederum weitere Folgeverträge erzeugt werden, um Vertragsketten abzubilden.

Untergeordnete Verträge erzeugen

Für einen Vertrag können untergeordnete Verträge erzeugt werden, um beispielsweise Rahmenverträge mit untergeordneten Verträgen abbilden zu können.

Für einen untergeordneten Vertrag können wiederum weitere untergeordnete Verträge erzeugt werden, um eine mehrstufige Vertragshierarchie abzubilden.

Formulare und Kategorien verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesse verwenden

Durch das Starten von Prozessen können Benutzer via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Vorlagen verwenden

Verträge können über Vertragsvorlagen erzeugt werden.

Einzelne Dokumente in den Unterlagen eines Vertrags können über Dokumentvorlagen erzeugt werden.

Textbausteine verwenden

Textbausteine mit Standardtexten können in Word-Dokumente (Vertragsunterlagen und Dokumentvorlagen) eingefügt werden.

Berichte generieren

Berichte ermöglichen einen Überblick über die Verträge anhand von definierbaren Kriterien.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Kalender verwenden

Mithilfe des integrierten Kalenders ist ein Überblick über alle Termine möglich. Der Kalender kann auch in Microsoft Outlook eingebunden werden.

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.