2021 September Release

Leistungsumfang aus AnwendersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts bietet für Endanwender folgende Funktionalität.

Anwendungsfall

Beschreibung

Vertragsmanager-Dashboard

Das Vertragsmanager-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zu Fabasoft Contracts.

Verträge erzeugen

Verträge werden in Vertragslisten organisiert und abgelegt. Über die Vertragslisten werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Verträge auf Basis von Dokumenten erzeugen

Aus importierten Dokumenten können direkt Verträge erzeugt werden.

Texterkennung durchführen

Über eine Eingangsordner-Regel kann bei Dokumenten, die nach PDF konvertiert werden können, eine Texterkennung durchgeführt werden.

Hinweis: Diese Funktionalität muss gesondert lizenziert werden.

Vertragsarten erkennen und Metadaten extrahieren

Aus importierten Dokumenten werden, wenn möglich, vertragsrelevante Metadaten und Klauseln extrahiert und bei den Verträgen entsprechend hinterlegt.

Hinweis: Diese Funktionalität steht in der Edition „Fabasoft Contracts AI“ zur Verfügung.

Allgemeine Vertragsmetadaten definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können zusätzlich zu den Vertragsdokumenten allgemeine Metadaten wie zum Beispiel Kontaktinformationen erfasst werden.

Termine definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können alle relevanten Termine des Vertrags erfasst werden.

Verträge einem Zuordnungsziel zuordnen

Ein Vertrag kann einem oder mehreren Zuordnungszielen zugeordnet werden (z. B. Lieferanten oder Kunden).

Verträge verschlagworten

Verträge können mithilfe von Begriffen verschlagwortet werden.

Unterlagen hinzufügen

Verträgen können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden.

Anmerkungen hinzufügen

Anmerkungen zu Verträgen können als Freitext erfasst werden.

Interne Anmerkungen hinzufügen

Interne Anmerkungen sind für Benutzer mit eingeschränkten Rechten nicht sichtbar.

Aufgaben hinzufügen

Für Verträge können Aufgaben festgelegt werden, die auch im integrierten Kalender angezeigt werden.

Vertrauliche Bereiche erzeugen

Vertrauliche Bereiche ermöglichen es, vertrauliche Vertragsunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen.

Externe Bereiche erzeugen

Externe Bereiche ermöglichen es, Vertragsunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Folgeverträge erzeugen

Für einen Vertrag können Folgeverträge erzeugt werden. Für einen Folgevertrag können wiederum weitere Folgeverträge erzeugt werden, um Vertragsketten abzubilden.

Untergeordnete Verträge erzeugen

Für einen Vertrag können untergeordnete Verträge erzeugt werden, um beispielsweise Rahmenverträge mit untergeordneten Verträgen abbilden zu können.

Für einen untergeordneten Vertrag können wiederum weitere untergeordnete Verträge erzeugt werden, um eine mehrstufige Vertragshierarchie abzubilden.

Formulare und Kategorien verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesse verwenden

Durch das Starten von Prozessen können Benutzer via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Vorlagen verwenden

Verträge können über Vertragsvorlagen erzeugt werden.

Einzelne Dokumente in den Unterlagen eines Vertrags können über Dokumentvorlagen erzeugt werden.

Textbausteine verwenden

Textbausteine mit Standardtexten können in Word-Dokumente (Vertragsunterlagen und Dokumentvorlagen) eingefügt werden.

Berichte generieren

Berichte ermöglichen einen Überblick über die Verträge anhand von definierbaren Kriterien.

Interaktive Berichte verwenden

Interaktive Berichte bieten einen stets aktuellen, grafisch aufbereiteten Überblick über die Verträge.

Hinweis: Diese Funktionalität steht in der Edition „Fabasoft Contracts AI“ zur Verfügung.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Dokumente digital signieren

Dokumente können mit einem Zertifikat digital signiert werden.

Hinweis: Im Zuge des Anwendungsfalls „Dokumente digital signieren“ kann ein angemeldeter Benutzer in der Fabasoft Cloud gespeicherte Dokumente mit dem Zertifikat „Fabasoft Business Process Cloud Digital Signatures“ digital signieren (Funktion „Signieren“). Dieses Zertifikat ist kein Personen- oder Organisationszertifikat des angemeldeten Benutzers. Eine Signatur mit diesem Zertifikat bestätigt lediglich, dass der angemeldete Benutzer die Funktion „Signieren“ ausgeführt hat, und dass ein Dokument mit einer gültigen Signatur dieses Zertifikats seit dem Signaturvorgang nicht verändert wurde.

Fabasoft wird dadurch nicht

  • Partei eines solcherart signierten Dokuments;
  • aus dem solcherart signierten Dokument berechtigt und/oder verpflichtet;
  • für Rechtswirksamkeit, Inhalt, Qualität und/oder Format verantwortlich oder haftbar; sowie
  • verantwortlich oder haftbar, die Autorisierung und Berechtigung des angemeldeten Benutzers für die elektronische Signatur zu verifizieren.

Die Funktion „Signieren“ ist kein Ersatz für weitergehende gesetzliche Formerfordernisse. Es obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dem angemeldeten Benutzer, die erforderliche Rechtswirksamkeit einer solcherart erfolgten Signatur zu überprüfen.

Die Funktion „Signieren“ ist keine elektronische Signatur im Sinne des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen (Signaturgesetz).

Kalender verwenden

Mithilfe des integrierten Kalenders ist ein Überblick über alle Termine möglich. Der Kalender kann auch in Microsoft Outlook eingebunden werden.

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.