Leistungsumfang – Anwendersicht

Anfragen erzeugen

Anfragen dienen als Eingangskanal für die Einbringung von Auslagerungsvorhaben zur dokumentierten Vorab-Prüfung durch die zu involvierenden Stakeholder.

Kategorisierung von Anfragen

Die Kategorisierung von Anfragen ermöglicht die Unterscheidung für die Steuerung des unterlegten Geschäftsprozesses. Nach der Anfragenkategorie können benötigte Metadaten, Dokumente und Prüfschritte für den jeweiligen Anlassfall vorgegeben werden.

Stellungnahmen einholen

Die benötigten Stellungnahmen der zu involvierenden Stakeholder (Legal, CISO, …) werden im digitalen Workflow eingeholt und in der Anfrage zum Auslagerungsvorhaben revisionssicher dokumentiert.

Unterlagen zu Anfragen hinzufügen

Anfragen können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden. Dokumente können ebenso kategorisiert und in (optional auch vordefinierten) Ordnerstrukturen abgelegt werden.

Zusammenfassung erstellen

Mittels hinterlegter Vorlagen wird basierend auf den hinterlegten Informationen automatisiert eine Executive Summary generiert, die alle wesentlichen Eckpunkte zusammenfasst und Entscheidungsträgern vorgelegt werden kann.

Auslagerungsvertrag erzeugen

Zur Abbildung eines nahtlosen Geschäftsprozesses kann nach erfolgten Vorprüfungen direkt aus der Anfrage ein Auslagerungsvertrag (im Entwurfsstatus) erzeugt werden, um diesen den notwendigen Prüfschritten zu unterziehen (Due Diligence, Risikobewertung, Kosten/Nutzen-Analyse, Exit-Strategie, etc.).

Auslagerungsvertrag erzeugen

Auslagerungsverträge werden in Vertragslisten organisiert und abgelegt. Über die Vertragslisten werden auch die Zugriffsrechte festgelegt.

Evidenznummer

Bei Erstellung eines neuen Auslagerungsvertrags wird eine Evidenznummer (Vertragsnummer) vergeben.

Metadaten gemäß DORA ITS (Version 10.1.2024; veröffentlicht am 17.1.2024)

Für die einfache Erstellung des Informationsregisters sieht Fabasoft DORA ein Metadatenmodell vor, dass die aus regulatorischer Sicht vorgegebenen Metadaten enthält. Bei der Erstellung von Auslagerungsverträgen und Kontaktorganisationen können diese Metadaten befüllt werden. Basierend auf der vollständigen und korrekten Befüllung dieser Metadatenfelder wird in Fabasoft DORA das Informationsregister gemäß genannter Version der DORA ITS erstellt.

Individuelle Metadaten

Individuelle Metadaten können in der Konfiguration erstellt werden.

Unterlagen zu Auslagerungsverträgen hinzufügen

Auslagerungsverträgen können Dokumente zugeordnet werden, indem diese zum Beispiel per Drag-and-drop hochgeladen werden. Hochgeladene Dokumente werden kategorisiert, wodurch die Erfassung spezifischer Informationen und folgende Prüfung auf Vollständigkeit vorzuhaltender Informationen ermöglicht wird.

Wiederkehrende Prüfungen

Wiederkehrende tourliche Prüfungen können mittels BPMN-Prozessen für die Auslagerungen hinterlegt und automatisiert initiiert werden.

Untergeordnete Verträge erzeugen

Untergeordnete Verträge zur Abbildung von Vertragshierarchien

Vertrauliche Bereiche

Vertrauliche Bereiche ermöglichen es, vertrauliche Vertragsunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen.

Externe Bereiche in den Vertragsunterlagen erzeugen

Externe Bereiche ermöglichen es, jegliche Vertragsunterlagen und Prüfnachweise einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern, bspw. Aufsichtsbehörden oder Lieferanten zugänglich zu machen.

Externe Bereiche ermöglichen die direkte Einbindung von Lieferanten für die sichere Einholung von benötigten Dokumenten und Nachweisen an einem zentralen Ort.

Auslagerungsverträge stornieren, löschen und wiederherstellen

Auslagerungsverträge können storniert werden, stornierte Auslagerungsverträge können gelöscht bzw. wiederhergestellt werden.

Termine für Auslagerungsverträge definieren

In den Eigenschaften eines Vertrags können alle relevanten Termine des Vertrags und Erinnerungen erfasst werden.

Aufbewahrung für Auslagerungsverträge festlegen

Auslagerungsverträge können mit einer Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist versehen werden, wodurch diese nicht storniert und gelöscht werden können.