Leistungsumfang – Anwendersicht

Dossier erstellen

Dossiers können nur an der untersten Position des Ordnungssystem, der sogenannten Rubrik, eröffnet werden. Das Dossier ist das zentrale Element eines OneGov-Systems. Alle Elemente in OneGov (Dokumente, Mails, Subdossier) müssen in einem Dossier abgelegt werden. Ohne ein Dossier ist die Nutzung dieser Elemente nicht möglich.

Subdossier erstellen

Unter einem Hauptdossier können beliebig viele Verschachtelungsstufen von Subdossiers eröffnet werden. Elemente können aus einem Dossier in ein Subdossier per Drag & Drop verschoben werden.

Neues Dokument hochladen

Dokumente können mittels Drag & Drop in ein Dossier abgelegt werden. Hierzu das gewünschte Dossier öffnen und das Dokument in die Drag & Drop Zone ziehen.

Eine weitere Möglichkeit ist, das Dokument im „Dokument-Reiter“ via „Neu-Hochladen“ im Dossier hinzuzufügen.

Neues Dokument erstellen

Neue Dokumente können direkt in der Übersicht des Dossier resp. der vorhandenen Dokumente erstellt werden. Durch diesen Schritt wird eine „Hülle“ des Dokuments erstellt. Anschliessend kann das erstellte Dokument mit der Funktionalität „Bearbeiten“ verändert werden.

Dokument bearbeiten

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und gespeichert werden. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt.

Es wird eine breite Unterstützung gängiger Office-Anwendungen auf allen Plattformen (z. B. Microsoft Office, Apple iWork und LibreOffice) geboten.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden.

Dabei werden die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert.

Dokumente digital signieren

Dokumente können mit einem Zertifikat digital signiert werden.

Hinweis: Im Zuge des Anwendungsfalls „Dokumente digital signieren“ kann ein angemeldeter Benutzer in der Fabasoft Cloud gespeicherte Dokumente mit dem Zertifikat „Fabasoft Business Process Cloud Digital Signatures“ digital signieren (Funktion „Signieren“). Dieses Zertifikat ist kein Personen- oder Organisationszertifikat des angemeldeten Benutzers. Eine Signatur mit diesem Zertifikat bestätigt lediglich, dass der angemeldete Benutzer die Funktion „Signieren“ ausgeführt hat, und dass ein Dokument mit einer gültigen Signatur dieses Zertifikats seit dem Signaturvorgang nicht verändert wurde.

Fabasoft wird dadurch nicht

• Partei eines solcherart signierten Dokuments;
• aus dem solcherart signierten Dokument berechtigt und/oder verpflichtet;
• für Rechtswirksamkeit, Inhalt, Qualität und/oder Format verantwortlich oder haftbar; sowie
• verantwortlich oder haftbar, die Autorisierung und Berechtigung des angemeldeten Benutzers für die elektronische Signatur zu verifizieren.

Die Funktion „Signieren“ ist kein Ersatz für weitergehende gesetzliche Formerfordernisse. Es obliegt ausschliesslich dem Kunden bzw. dem angemeldeten Benutzer, die erforderliche Rechtswirksamkeit einer solcherart erfolgten Signatur zu überprüfen.

Die Funktion „Signieren“ ist keine elektronische Signatur im Sinne des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen (Signaturgesetz).

Aufgaben / Prozesse verwenden

Die definierten Prozesse werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten (z.B. „Extras“ > „neuen Prozess starten“).

Eingangsordner

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Externe Bereiche in einem Dossier erstellen

Externe Bereiche ermöglicht es, Dossierunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen.

Formulare und Kategorien verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Dossier um individuelle Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekte zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Vorlagen verwenden

Im Erstellen-Dialog werden die Vorlagen mit der Vorlagenkategorie als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt. Für Vorlagen ohne Vorlagenkategorie wird „Sonstige“ als Zusatztext verwendet. Beim Erstellen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Kontakte verwalten

Die Verwaltung von Dossierbeteiligungen ist im Kontaktmanagement möglich. Sie können:

• Kontaktperson erstellen
• Organisation erstellen
• Duplikatsabgleich durchführen
• Kontakte importieren und exportieren
• Kontakte löschen

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Informationen. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.

Antrag

Sie können in einem Dossier einen Antrag über die Aktion „Antrag erstellen“ erfassen. Beim Erstellen haben Sie die Möglichkeit, den Antrag einem vorhandenen Gremium zuzuweisen.

Als Antragsdokument kann ein Dokument direkt aus dem Dossier gewählt werden

Antrag einreichen/verwerfen

Nach dem Erstellen eines Antrags können Sie zusätzliche Dokumente und Beilagen anfügen. Ist der Antrag soweit vorbereitet können Sie den Antrag einreichen, damit er von der im Gremium zuständigen Person geprüft und gegebenenfalls in einer Sitzung als Traktandum eingeplant wird.

Antrag anmelden

Zuständige Personen im Gremium können Anträge einer geplanten Sitzung anmelden oder im Umlaufverfahren beschliessen lassen.

Sitzungen

Sitzungen dienen zu dem strukturierten Verwalten der digitalen Sitzungen und zum Festlegen der Traktanden.

Gremien

Gremien dienen zur Sortierung von Sitzungen in die dafür zuständigen Organisationen. Auf der Stufe Gremium wird auch die Zugriffsverwaltung sichergestellt.

Aufgaben

Sie können aus den Sitzungen heraus Aufgaben erstellen und an Sitzungsteilnehmende zuweisen. Die Aufgaben werden einerseits auf dem Dashboard des Sitzungsmanagements dargestellt, wie auch dem Auftragsnehmer im Arbeitsvorrat.

Traktanden

Traktanden dienen dazu eine Sitzung strukturiert durchzuführen. Innerhalb dieses Objektes können diverse Einstellungen und Metadaten definiert werden.

Kalender

Der Kalender dient zur visuellen Ansicht an welchem Tag welche Sitzung stattfindet. Die Einträge werden farblich dem jeweiligen Status der Sitzung angezeigt.

• Gelb = In Vorbereitung
• Blau = Vorbereitung abgeschlossen
• Grün = In Durchführung
• Grau = Abgeschlossen

Sitzung erstellen

Sie können einmalige oder wiederkehrende Sitzungen erstellen. Die Frequenz bei wiederkehrenden Sitzungen können Sie nach Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich definieren.

Sitzung vorbereiten

Die Sitzungsvorbereitung dient dazu die Sitzung vollständig aufzubereiten, bevor die Sitzungsteilnehmer eingeladen werden.

Sitzung durchführen

Für eine möglichst effiziente Sitzung kann der Protokollant oder auch der Sitzungsleiter nach dem Starten der Sitzung die Anwesenheiten eintragen, bei den jeweiligen Traktanden den Timer starten, Abstimmungen starten, Aufgaben erstellen sowie direkt auf den Traktanden das Protokoll dazu schreiben.

Sitzung abschließen

Nachdem alle Traktanden abgeschlossen sind, kann die Sitzung beendet werden und ein Gesamtprotokoll erstellt werden. Das Protokoll beinhaltet alle wichtigen Metadaten der Sitzung sowie die in den Traktanden festgehaltenen Protokolle.