2018 April Release

Fabasoft Cloud 2016 December ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2016 December Release.

Die angeführte Funktionalität bzgl. Prozesse, Formulare, Eingangsordner, Eingangsklassifizierung und Metadatenextraktion steht in den Cloud-Editionen Enterprise und Superior zur Verfügung.

Prozesse und FormularePermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Arbeiten mit Prozessen gestaltet sich nun noch einfacher, insbesondere im Zusammenspiel von Prozessen und benutzerdefinierten Formularen.

Arbeitsvorrat

Wenn auf einem Dokument ein benutzerdefiniertes Formular definiert ist, wird beim Ausführen des Arbeitsschritts „Öffnen“ von Aktivitäten wie „Bearbeiten“ oder „Genehmigen“ eine zweigeteilte Sicht geöffnet. Somit können Sie das Dokument sichten und die Metadaten dazu direkt erfassen.

Prozesse ausführen

Prozesse können entweder manuell oder automatisch gestartet werden.

Beim manuellen Starten (Kontextmenü > „Extras“ > „Neuen Prozess starten“) können Sie zwischen Ad-hoc-Prozessen und vordefinierten Prozessen (falls vorhanden) auswählen. Wenn Sie einen Ad-hoc-Prozess basierend auf einer leeren Vorlage mit nur einer Aktivität benötigen, können Sie den Prozess direkt starten, ohne den BPMN-Prozesseditor öffnen zu müssen. Bei vordefinierten Prozessen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit den Prozess direkt zu starten.

Die Möglichkeiten einen Prozess automatisch zu starten wurden erweitert. Wenn Sie eine Wiedervorlage definieren, können Sie einen vordefinierten Prozess auswählen, der beim Erreichen des Wiedervorlagedatums ausgeführt wird. In einem Eingangsordner (siehe nächstes Kapitel) können automatisch Prozesse (abhängig von definierbaren Bedingungen) auf abgelegte Objekte ausgeführt werden.

Vordefiniert Prozesse erstellen

Wenn Sie vordefinierte Prozesse erstellen, wird Ihnen die Arbeit durch folgende neue Funktionalität erleichtert:

  • Um Unterschriften leichter als Bedingung in BPMN-Prozessen definieren zu können, wurden die Eigenschaften Letzte Unterschrift, Letze Unterschrift am/um, Letzte Unterschrift von und Bemerkung der letzten Unterschrift eingeführt.
  • Die Eigenschaft Verwendbar für steht nun direkt im BPMN-Editor zur Verfügung. Wenn der Prozess auf eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars oder auf eine Objektklasse eingeschränkt ist, können die definierten Felder im Bedingungseditor verwendet werden.
  • Für die Definition eines  abstrakten Teilnehmers eines Prozesses kann eine Eigenschaft des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) herangezogen werden. Der Wert der Eigenschaft wird zur Laufzeit ausgewertet. Dies ist insbesondere für automatisch gestartete Prozesse nützlich, da abstrakte Teilnehmer wie Prozessinitiator in diesem Fall keinen Sinn machen.

EingangsordnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Eingangsordner können Sie direkt auf „Home“ erzeugen (Hintergrund-Kontextmenü > „Neu“ > „Eingangsordner“). Wie für Teamrooms können Sie auch für Eingangsordner ein Team festlegen und so die Zugriffsrechte definieren.

Bedingungen

Bei einer Bedingung wird überprüft, ob die ausgewählte Eigenschaft die definierte Zeichenkette enthält (die Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Geben Sie die Zeichenkette ohne Platzhalter an. Alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel ausgeführt wird. Geben Sie keine Bedingung an, wenn die Regel immer ausgeführt werden soll.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

  • Kategorie zuordnen
    Dem eingehenden Objekt wird die angegebene Kategorie zugeordnet.
  • Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire
    Die eingehenden Objekte werden klassifiziert. Auf Basis der Klassifizierung wird dem Objekt eine Kategorie zugeordnet. Nähere Informationen finden Sie im nächsten Kapitel.
  • Prozess starten
    Der angegebene Prozess wird auf dem eingehenden Objekt gestartet.

Eingangsklassifizierung und MetadatenextraktionPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Fabasoft Cloud in Verbindung mit Mindbreeze InSpire ermöglicht Ihnen Dokumente automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren (nur Enterprise und höher). Insbesondere im Zusammenspiel mit benutzerdefinierten Formularen steht Ihnen hiermit ein leistungsstarkes Konzept zur Eingangsklassifizierung von Dokumenten für Ihren jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung.

Funktionsweise

Die folgenden Schritte erläutern die grundsätzliche Funktionsweise:

  1. In einer Lernphase wird Mindbreeze InSpire trainiert, eine Klassifizierung der Dokumente vorzunehmen. Für die Extraktion der Metadaten aus Dokumenten können reguläre Ausdrücke definiert werden.
  2. Im Produktivbetrieb werden beim Klassifizieren von Dokumenten (entweder manuell oder automatisch ausgelöst) die Metadaten und die Klassifizierung vom Mindbreeze InSpire Service angefordert. Durch Feedback kann die Qualität der Klassifizierung weiter verbessert werden.
  3. Für den Klassifizierungswert wird eine Kategorie mit entsprechender Importkennung gesucht und dem Dokument zugeordnet.
  4. Mithilfe der Kategorie kann eine für das Dokument spezifische Registrierung gestartet werden oder ein Prozess kann initialisiert werden. Wenn aus dem Dokument entsprechende Metadaten gewonnen werden konnten, werden diese bei der Registrierung vorbefüllt und farblich gekennzeichnet.

Der Screenshot zeigt ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt, das automatisch als Reisekostenabrechnung klassifiziert wurde. Im benutzerdefinierten Formular „Belege“ wurden die Metadaten automatisch vorbefüllt.

Eingangsordner

Über den Eingangsordner können Dokumente automatisch klassifiziert werden. Dazu kann eine Regel definiert werden, die die Aktion „Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire“ ausführt.

Workflow

Mithilfe der Aktivität „Registrieren“ können Dokumente über den Workflow klassifiziert und registriert werden. Sie können einen Ad-hoc-Prozess mit der vorgeschriebenen Aktivität „Registrieren“ starten. In einem vordefinierten BPMN-Prozess kann die Aktivität ebenfalls verwendet werden (die Verwendbarkeit muss auf Dokumente eingeschränkt sein).

Der Arbeitsschritt „Klassifizieren und registrieren“ führt die Klassifizierung durch und öffnet das entsprechende Registrierungsformular.

Weiterführende Informationen

http://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Benutzerhilfe-Fabasoft-Cloud-ger/zusaetzliche-funktionalitaet.htm#klassifizieren-und-registrieren  

LAN-SynchronisierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe des Fabasoft Cloud Ordners können Sie Dokumente in der Fabasoft Cloud mit Ihrem lokalen Dateisystem synchronisieren. Standardmäßig erfolgt die Synchronisierung über das Internet mit der Fabasoft Cloud. Abhängig von Ihren Datenmengen und Ihrem Internetzugang kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.

Nutzen Sie die LAN-Synchronisierung, um eine deutliche Reduktion der nötigen Internet-Bandbreite zu erzielen und die Synchronisierungsgeschwindigkeit erheblich zu steigern. Wenn sich Daten in der Fabasoft Cloud ändern, werden zuerst alle Cloud Ordner im lokalen Netzwerk kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten über das LAN synchronisiert und nicht über das Internet. Die Sicherheit ist in beiden Fällen durch Verschlüsselung gewährleistet.

Um die LAN-Synchronisierung nutzen zu können, müssen Sie diese aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols und klicken Sie auf „Optionen“.
  2. Auf der Registerkarte „Bandbreite“ können Sie die LAN-Synchronisierung aktivieren.
    • Die LAN-Synchronisierung sollte nur in vertrauenswürdigen Netzwerken verwendet werden.
    • Stellen Sie unter Microsoft Windows sicher, dass das Netzwerk vom Typ „Domänennetzwerk“ bzw. „Privates Netzwerk“ (Netzwerk- und Freigabecenter) ist. Andernfalls können Sie die LAN-Synchronisierung nicht aktivieren.
    • Unter macOS können Sie die LAN-Synchronisierung für das aktuelle Netzwerk aktivieren.

Hinweis:

  • Die Clients müssen sowohl mit dem LAN (gleiches Subnetzwerk) als auch mit der Fabasoft Cloud verbunden sein.
  • Für die Kommunikation wird der TCP-Port 17096 und die IP-Multicast-Adresse 224.0.0.202 bzw. ff02::1 (lokales Subnetzwerk) verwendet. Gegebenenfalls müssen entsprechende Einstellungen in der Firewall getroffen werden. Sollten Sie Probleme mit der LAN-Synchronisierung haben, wenden Sie sich bitte mit diesen Informationen an Ihren Netzwerkadministrator.

Benutzerdefinierte Felder in Microsoft Word verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie ein Microsoft Word-Dokument um ein benutzerdefiniertes Formular erweitern, können Sie die von Ihnen festgelegten Eigenschaften auch als Felder im Dokument einfügen. Stellen Sie dazu sicher, dass das Fabasoft Cloud Add-in in Microsoft Word aktiviert ist („Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“ > „COM-Add-ins“ > „Gehe zu“ > „Fabasoft Cloud“).

Auf der Registerkarte „Einfügen“ können Sie mithilfe der Schaltfläche „Feld“ (befindet sich in der Gruppe „Fabasoft Cloud“) die entsprechenden Felder im Dokument einfügen.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen erleichtern die tägliche Arbeit mit der Fabasoft Cloud.

  • Spaltenbearbeitung in der Detailansicht
    Sie können die in der Detailansicht eingeblendeten Felder direkt mit F2 bearbeiten, ohne die Eigenschaften der jeweiligen Objekte öffnen zu müssen. Neben einwertigen Feldern können Sie jetzt auch mehrwertige Felder (Listen, Aggregate) bearbeiten. Dabei wird ein Overlay zur Eingabe der Daten geöffnet.
  • Beliebige Objekte als Favoriten
    Sie können zu Ihren Favoriten beliebige Objekte (zum Beispiel auch einzelne Dokumente) hinzufügen.
  • Wasserzeicheneinstellungen
    Bei Wasserzeichen kann zusätzlich die Netzwerkadresse angezeigt werden.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

  • Im Welcome-Screen von Eigentümern und Administratoren neuer Organisationen werden die wichtigsten Aufgaben zum Einrichten der Organisation angezeigt.
  • Im Feld Lizenz-Verlauf (Aktion „Servicepakete verwalten“) wird zu Informationszwecken zusätzlich der tatsächlich genutzte maximale Speicherverbrauch pro Zahlperiode angezeigt.