2018 April Release

Fabasoft Cloud 2017 April ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2017 April Release.

Secomo in der Fabasoft CloudPermanenter Link zu dieser Überschrift

Neben der bewährten Möglichkeit eine Secomo-Appliance in Ihrem eigenen Rechenzentrum zu betreiben, steht Secomo nun auch als Service in der Fabasoft Cloud zur Verfügung.

Konfiguration

Secomo as a Service ist Bestandteil der Fabasoft Cloud Enterprise Edition. Damit Ihre Organisations-Mitglieder die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen können, muss diese zuvor aktiviert werden. Führen Sie dazu in Ihrer Organisation in den „Erweiterten Einstellungen“ die Aktion „Verschlüsselung konfigurieren“ aus.

Wenn Ihre Organisation für die Verwendung von Client-Zertifikaten konfiguriert ist, können Sie festlegen, dass für die Authentifizierung am Schlüssel-Server Client-Zertifikate verwendet werden müssen.

Verschlüsseln von Dokumenten in Teamrooms

Beim Erzeugen von Teamrooms, können Sie festlegen, ob die Dokumente im Teamroom verschlüsselt werden sollen. Sie können die Verschlüsselung auch nachträglich im Team-Werkzeug über die Aktion „Sicherheitseinstellungen“ aktivieren bzw. deaktivieren.

Zusammenarbeit mit Kontakten ohne Secomo

Die Verschlüsselung ist nun auch nutzbar, wenn Sie mit Kontakten zusammenarbeiten, deren Organisation über kein eigenes Secomo verfügt. Fügen Sie dazu die entsprechenden Kontakte zu einer externen Organisation hinzu und führen Sie auf der externen Organisation den Kontextmenübefehl „Verschlüsselung konfigurieren“ aus. Dadurch können Sie die Kontakte der externen Organisation zu verschlüsselten Teamrooms hinzufügen.

Hinweis: Verschlüsselte Teamrooms sind auf Organisationen bzw. externe Organisationen eingeschränkt. Die Einschränkung können Sie im Team-Werkzeug über die Aktion „Sicherheitseinstellungen“ anpassen (Feld Teammitglieder auf diese Organisationen einschränken).

Auditlog exportieren

Zur Nachvollziehbarkeit der Verschlüsselungs-Operationen können Sie ein Auditlog exportieren. Navigieren Sie dazu zur entsprechenden Organisation bzw. externe Organisation und führen Sie den Kontextmenübefehl „Erweiterte Einstellungen“ > „Verschlüsselung konfigurieren“ aus. Mithilfe der Schaltfläche „Auditlog exportieren“ wird das Auditlog als CSV-Datei im Downloads-Ordner (z. B. C:\Benutzer\<Benutzername>\Downloads) abgelegt.

Verbesserter Schutz

Dokumente werden am Stand der Technik verschlüsselt und digital signiert. Für die Verschlüsselung wird asymmetrische Verschlüsselung (RSA-4096) mit symmetrischer Verschlüsselung (AES-256) kombiniert. Zur Nachvollziehbarkeit der Authentizität des verschlüsselten Dokuments wird zusätzlich eine digitale Signatur (SHA-512, RSA-4096) am Dokument angebracht.

Durch die erhöhte Schlüssellänge von 4096 Bit (anstatt 2048 Bit) und Hashlänge von 512 Bit (anstatt 256 Bit) sind Ihre Daten noch besser geschützt.

Integration in Microsoft WordPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die erweiterte Integration in Microsoft Word bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

Hinweis: Stellen Sie gegebenenfalls vorab sicher, dass die COM-Add-ins „Fabasoft Cloud“ und „Fabasoft Cloud Word Extension“ in Microsoft Word aktiv sind (Registerkarte „Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“).

Schaltflächen

Sie können direkt von Microsoft Word aus, Aktionen in der Fabasoft Cloud durchführen. Dazu steht Ihnen die Registerkarte „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung, die abhängig vom Kontext die entsprechenden Aktionen anbietet.

  • Öffnen
    Sie können ein Dokument in der Fabasoft Cloud auswählen und in Microsoft Word öffnen.
  • Hochladen
    Wenn das aktuelle Dokument nicht über die Fabasoft Cloud geöffnet wurde, kann dieses in die Fabasoft Cloud hochgeladen werden. Sie können einen Speicherort in der Fabasoft Cloud auswählen und die Bearbeitung direkt fortsetzen, ohne das Dokument schließen zu müssen.
    Hinweis: Die Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn das Dokument über eine Datei geöffnet wurde. Nicht gespeicherte Änderungen werden in die Fabasoft Cloud übernommen, das Originaldokument wird nicht verändert.
  • Link kopieren
    Sie können einen Link auf das Dokument in der Fabasoft Cloud in die Zwischenablage einfügen.
  • Öffentlichen Link erstellen
    Sie können einen öffentlichen Link auf das Dokument erstellen. Benutzer können auf öffentliche Links lesend zugreifen, ohne sich in der Fabasoft Cloud anzumelden.
  • Link versenden
    Sie können einen E-Mail-Entwurf mit einem Link auf das Dokument in der Fabasoft Cloud erstellen.
  • Umbenennen
    Sie können den Namen des Dokuments in der Fabasoft Cloud ändern.
  • Version freigeben
    Sie können eine Version des Dokuments in der Fabasoft Cloud erstellen und als Freigabestand bereitstellen.
    Hinweis: Nicht gespeicherte Änderungen werden automatisch gespeichert, bevor die Version erstellt wird.
  • Eigenschaften
    Sie können die Eigenschaften des Dokuments in der Fabasoft Cloud bearbeiten.
  • Im Web anzeigen
    Zeigt das Dokument im Fabasoft Cloud Webclient.

Hinweis: In Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel stehen Ihnen auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die „Öffnen“- und „Hochladen“-Schaltflächen zur Verfügung.

Formulare und Felder

Wenn Sie bei einem Word-Dokument ein benutzerdefiniertes Formular hinterlegen, können Sie die von Ihnen definierten Eigenschaften als aktualisierbare und änderbare Felder (abhängig vom Eigenschaftstyp) im Word-Dokument einfügen. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Einfügen“ der Bereich „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung. Die beim Formular definierten Felder können über den Menüeintrag „Feld“ > „…“ > Eigenschaftsname eingefügt werden.

Folgende Eigenschaftstypen sind im Word-Dokument bearbeitbar:

  • Ganzzahl
  • Zeichenkette (auch mehrzeilig)
  • Datum
  • Datum und Zeit
  • Boolesche Eigenschaft
  • Aufzählung

Die weiteren Eigenschaftstypen werden als nur lesbare Felder dargestellt.

Hinweis:

  • Beim Speichern des Inhalts werden in der PDF-Ansicht die Felder automatisch aktualisiert, unabhängig davon ob die PDF-Ansicht am Server oder am Client generiert wird.
  • Auf der Registerkarte „Inhalt“ des Word-Dokuments können Sie in der Eigenschaft PDF-Inhalt bei Datenänderung aktualisieren festlegen, ob auch bei Änderungen der Metadaten die PDF-Ansicht am Server neu generiert wird. Somit werden Felder, die sich auf die Metadaten des Dokuments beziehen, mit aktualisierten Werten dargestellt.

PDF-Ansicht

Sie haben die Möglichkeit, dass die PDF-Ansicht von Word-Dokumenten lokal mit Microsoft Word generiert wird. Dies hat den Vorteil, dass die Abbildungstreue zwischen Word-Dokument und PDF-Dokument viel besser gewährleistet ist, als wenn das PDF-Dokument am Cloud-Server mit LibreOffice konvertiert wird.

Zusätzlich können durch das lokale Generieren auch PDF-Ansichten von mit Secomo verschlüsselten Dokumenten erstellt werden (bei vollständig gewährleisteter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Die PDF-Ansichten werden wie die Dokumente selbst verschlüsselt zum Server übertragen, und können nur von im verschlüsselten Teamroom berechtigten Benutzern entschlüsselt werden.

Ob Sie die PDF-Ansicht am Arbeitsplatz oder am Cloud-Server generieren wollen, können Sie in den Optionen des Fabasoft Cloud Clients einstellen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols des Fabasoft Cloud Clients und klicken Sie auf „Optionen“. Auf der Registerkarte „Inhalt“ können Sie Folgendes festlegen:

Dokumente

  • PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen

Verschlüsselte Dokumente

  • PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen
  • Miniaturansicht am Arbeitsplatz erzeugen
    Hinweis: Diese Funktionalität ist aktuell deaktiviert.

Fabasoft Cloud Client auf UbuntuPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Fabasoft Cloud Client ist nun auch auf Ubuntu verfügbar. Somit können Sie auch unter Ubuntu bequem über das Benachrichtigungssymbol Einstellungen treffen und die zuletzt verwendeten Dokumente anzeigen. Zusätzlich können Sie die Verschlüsselung mit Secomo auch auf Ubuntu nutzen.

Für die Verwendung des Fabasoft Cloud Clients wird Ubuntu 16.10 (x64) mit Mozilla Firefox (x64) ab Version 52.0 vorausgesetzt. Stellen Sie sicher, dass die vorausgesetzten Pakete libgnomevfs2-0 und libgnomevfs2-common installiert sind, bevor Sie den Fabasoft Cloud Client installieren.

Aufbauorganisation und WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Aufbauorganisation dient zur hierarchischen Abbildung von Organisationseinheiten und Planstellen einer Organisation. Sie bildet somit auch die Grundlage für die Geschäftsprozesse einer Organisation.

Aufbauorganisation

Als Eigentümer, Miteigentümer, Administrator oder über eine Organisationsrichtlinie berechtigter Benutzer finden Sie die Aufbauorganisation in der Organisation unter „Mitglieder“ > „Aufbauorganisation“.

  • Organisationseinheit
    Eine Organisationseinheit fasst eine oder mehrere Planstellen zusammen und kann untergeordnete Organisationseinheiten enthalten. Die Hierarchie von Organisationseinheiten definiert sich einerseits durch die Baumstruktur in der Aufbauorganisation und andererseits durch die zugewiesenen Hierarchie-Ebenen (z. B. Segment, Bereich, Team).
    Organisationseinheiten können für die Rechtevergabe in Teamrooms genutzt werden oder auch zur Definition von Prozessteilnehmern im Workflow.
  • Planstelle
    Mit Planstellen bilden Sie die einzelnen Positionen in Ihrer Organisation und die Zuordnung zu Organisationseinheiten ab. Der Planstelle kann ein konkreter Kontakt zugeordnet werden.
    Es gibt zwei Planstellen-Typen: Leiter/-in und Mitarbeiter/-in. Für die Prozessteilnehmer-Ermittlung im Workflow wird die als „primär“ gekennzeichnete Planstelle verwendet.

Organisationsadministratoren bzw. Benutzer, die über die Organisationsrichtlinie „Aufbauorganisation verwalten“ berechtigt wurden, sind zuständig für die Pflege der Organisationseinheiten und Planstellen (z. B. Zuordnung eines Kontakts zu  einer Planstelle).

Hinweis: Die bisherigen zur informellen Strukturierung genutzten „Organisationseinheiten“ stehen weiter unter der Bezeichnung „Team“ zur Verfügung.

Aufbauorganisation zur Ermittlung der Prozessteilnehmer nutzen

Die Aufbauorganisation können Sie im Workflow für die Ermittlung von Prozessteilnehmern verwenden. Somit lassen sich zum Beispiel Workflows für Bedarfsanforderungen oder Urlaubsanträge einfach realisieren. Der Vorgesetzte des Antragsstellers kann nur bestimmt werden, wenn auch die Aufbauorganisation bekannt ist. Auch die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung werden in der Aufbauorganisation gepflegt.

Zur Ermittlung des Prozessteilnehmers bzw. der Prozessteilnehmer legen Sie folgendes fest:

  • Abstrakter Teilnehmer
    Wählen Sie „Rolle über Eigenschaft des Objekts“ aus.
  • Eigenschaft
    Wählen Sie eine Eigenschaft aus, die einen Kontakt oder eine Organisationseinheit enthält. Enthält die Eigenschaft eine Liste an Kontakten oder Organisationseinheiten muss die Aktivität als Mehrfach-Instanz definiert werden.
    • Wenn es sich um einen Kontakt handelt, wird die primäre Planstelle des Kontakts ermittelt und somit die zugehörige Organisationseinheit.
    • Wenn es sich um eine Organisationseinheit handelt, wird diese Organisationseinheit verwendet.
  • Stelle
    Wählen Sie die Stelle aus (Mitarbeiter oder Leiter), die die primäre Planstelle des zu ermittelnden Prozessteilnehmers aufweisen muss.
  • Struktureinheit
    Wählen Sie optional eine Ebene aus, die die Organisationseinheit des zu ermittelnden Prozessteilnehmers aufweisen muss. Wenn die über die Eigenschaft ermittelte Organisationseinheit nicht die erforderliche Ebene aufweist, wird über die Organisationseinheiten-Hierarchie die Organisationseinheit mit der nötigen Ebene ermittelt.

Die ermittelten Prozessteilnehmer erhalten die definierte Aktivität im Arbeitsvorrat.

Aktivitäten und Arbeitsvorrat

Die Prozessteilnehmer können die zugeteilten Aktivitäten im Arbeitsvorrat bearbeiten. Für die mobile Nutzung des Workflows steht Ihnen die Android- bzw. iOS-App „Fabasoft Cloud Worklist“ zur Verfügung. Insbesondere die neuen PDF-Übersichten, die für den Formfaktor von mobilen Endgeräten optimiert wurden, ermöglichen einfaches und effizientes Arbeiten unterwegs.

Einfache BedienbarkeitPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen erleichtern die tägliche Arbeit mit der Fabasoft Cloud.

  • Das Layout der PDF-Übersichten wurde vollständig überarbeitet und entspricht nun dem Eigenschaftsdialog des Webclients. In den Fabasoft Cloud Apps sind die PDF-Übersichten für den Formfaktor von mobilen Endgeräten optimiert. Selbstverständlich wurde auf die Barrierefreiheit der PDF-Dokumente geachtet.
  • Die Hervorhebungsfarbe von Objekten wird nun in allen Listenansichten angezeigt. Festlegen können Sie die Hervorhebungsfarbe über das Kontextmenü. Wenn Sie auf Bedienungshilfen angewiesen sind, erhalten Sie über „Grundeinstellungen“ > Registerkarte „Bedienungshilfen“ > Textalternative für farblich hervorgehobene Felder anzeigen eine textuelle Kennzeichnung. In der Detailansicht können Sie die Spalte „Hervorhebungsfarbe“ einblenden.
  • Um Tastaturanwender zu unterstützen, wird der Fokusrahmen aktiviert, sobald eine beliebige Navigationstaste betätigt wird.
  • Wenn Sie sich im Arbeitsvorrat befinden und zu den betroffenen Objekten navigieren, bleibt der Arbeitsvorrat-Kontext erhalten auch wenn Sie die Zurück-Schaltfläche des Webbrowsers verwenden. Arbeitsschritte werden direkt und nicht mehr in einem Untermenü dargestellt.
  • Um zu verdeutlichen, dass Eigentümer bzw. Miteigentümer einer Organisation alle Rechte auf die Teamrooms der Organisation besitzen, wird die Organisation im Team-Werkzeug unter „Alle Rechte“ angezeigt. Wenn Sie die Organisation aufklappen, sehen Sie die konkreten Eigentümer und Miteigentümer.
  • Anmerkungen können nun auch standardmäßig über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Anmerkungen“ zu Objekten hinzugefügt werden. Benutzer mit einer Edition, die nur Lesezugriff erlaubt, können dennoch beim Erstellen von Anmerkungen auch Anhänge hochladen.
  • In der Detailansicht können bis zu 50 Spalten eingeblendet werden (anstatt 25).
  • Wenn Sie den Menübefehl „Zwischenablage“ > „Datentabelle“ > „Kopieren“ ausführen, werden, falls Zeilen markiert sind, nur diese in die Zwischenablage übernommen. Die Reihenfolge, in der die Zeilen markiert wurden, wird dabei berücksichtigt.
  • Beim Erstellen von benutzerdefinierten Formularen können Felder per Drag-and-drop bzw. mithilfe des Kontextmenübefehls „Verschieben“ von einer Registerkarte auf eine andere verschoben werden.
  • Visio-Dokumente können nun in Microsoft Office Online lesend geöffnet werden.
  • Die neue Objektklasse „CAD-Zeichnung“ ist für folgende Dateitypen vorgesehen: dwg, dwf, dxf, CATDrawing, CATPart, CATProduct.
  • Die Objektklasse „Inhalt (unbekannter Typ)“ wurde in „Inhalt“ umbenannt.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

  • Als Eigentümer, Miteigentümer oder Administrator einer Organisation können Sie die Kontoaktivitäten der Organisationsmitglieder anzeigen und auch als CSV-Datei herunterladen. Der Kontextmenübefehl „Kontoaktivitäten anzeigen“ steht bei Organisationen, Teams, externen Organisationen, Mitgliedern und externen Mitgliedern (wenn von Ihnen verwaltet) zur Verfügung. Über die Schaltfläche „Kontoaktivitäten als CSV-Datei exportieren“ werden die Daten exportiert.
  • Als Eigentümer, Miteigentümer oder Administrator einer Organisation können Sie mit dem Kontextmenübefehl „Mitgliedschaft ändern“ externe Mitglieder in Mitglieder umwandeln und umgekehrt.
    Beim Hinzufügen neuer Kontakte in Teamrooms werden die Kontakte automatisch zu Mitgliedern, wenn eine E-Mail-Domäne der Organisation mit der E-Mail-Domäne des Kontakts übereinstimmt.
  • Damit die Nachvollziehbarkeit bei der Organisationsverwaltung gewährleistet ist, werden die entsprechenden Änderungen mitprotokolliert (z. B. Mitglied hinzugefügt oder Organisationsrolle zugewiesen). Um die Ereignisse anzuzeigen, navigieren Sie in Ihre Organisation und führen Sie die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“ aus.
    Über die Zeitreise gelangen Sie zu den Versionen, die bei den Änderungen erstellt wurden.
  • Eingangsordner können als Standard-Teamrooms hinterlegt werden.

AbkündigungPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Ubuntu (x86) wird nicht mehr unterstützt, stattdessen können Sie Ubuntu (x64) verwenden.
  • Der veraltete Verschlüsselungsalgorithmus 3DES wird für die Transportschicht nicht mehr unterstützt (ab Fabasoft Cloud 2017 June Release).