2018 April Release

Fabasoft Cloud 2017 December ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2017 December Release.

ProzessstatistikenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

In den Organisationsrichtlinien können Sie auf der Registerkarte „Prozesse“ die Prozessadministratoren festlegen. Die Statistiken können angezeigt werden für:

  • Prozessadministratoren
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse und Ad-hoc-Prozesse der Organisation.
  • Prozesseigentümer
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse, bei denen der Benutzer als Prozesseigentümer hinterlegt ist.
    Hinweis: Der Prozesseigentümer kann auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ eines BPMN-Prozessdiagramms definiert werden.

Zu den Prozessstatistiken gelangen Sie über Ihren Arbeitsvorrat. Die Statistiken stehen für folgende drei Ebenen zur Verfügung: allgemeine Übersicht, Prozessdefinition, spezifischer Prozess.

Allgemeine Übersicht

  • Prozessstatistiken
    Bietet eine Übersicht über die Anzahl der laufenden Prozesse und der Prozesse in Verzug.
  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse je Prozessdefinition
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Prozessdefinitionen der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.

Bezogen auf eine Prozessdefinition

  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Anzahl der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.
  • Prozesse
    Zeigt alle Prozesse (auch z. B. abgeschlossene Prozesse) der Prozessdefinition.

Bezogen auf einen Prozess

  • Laufzeit
    Zeigt die Laufzeit des Prozesses in Tagen im Vergleich zur durchschnittlichen Laufzeit der zugrundeliegenden Prozessdefinition.
  • Aktivitäten
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten des Prozesses.
  • Übersicht
    Zeigt die wichtigsten Metadaten des Prozesses.

Hinweis: Über die Aktion „Einstellungen“ kann der Zeitraum (von letzte Woche bis letztes Jahr) der zeitabhängigen Statistiken festgelegt werden.

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet folgende neue Möglichkeiten.

Registrieren von Digital Assets

Assets, die noch keiner Asset-Ablage zugeordnet sind, können zu einer Asset-Ablage registriert werden. Dabei ist das Erfassen von Metadaten möglich. Navigieren Sie dazu zu dem gewünschten Asset und führen Sie den Kontextmenübefehl „Registrieren als Digital Asset“ aus. Legen Sie als Ziel eine Asset-Ablage fest. Metadaten, die aus dem Asset extrahiert werden können (z. B. Exif), werden automatisch übernommen. Die entsprechenden Felder werden farblich hervorgehoben und können gegebenenfalls noch angepasst werden.

Es können auch ganze Ordner mit Assets registriert werden. Die definierten Metadaten werden für alle Assets übernommen.

In der DAM-Konfiguration kann definiert werden, dass beim Hinzufügen neuer Assets automatisch der Registrierungsdialog angezeigt wird.

Externe Bereiche

Externe Bereiche können in Asset-Ablagen erzeugt werden. Das bei der übergeordneten Asset-Ablage definierte Team hat automatisch auch die entsprechenden Rechte im externen Bereich. Benutzer mit allen Rechten in der Asset-Ablage können das Team des externen Bereichs erweitern. Dadurch kann zum Beispiel eine enge Zusammenarbeit mit einer externen Grafikagentur realisiert werden, die nur Zugriff auf den externen Bereich haben soll.

Lizenzierung

Für Digital Assets können eine Lizenzart und weiter Lizenz-Metadaten festgelegt werden. Ob bzw. welche Felder bzgl. Lizenzierung angezeigt werden, ist in der Konfiguration einstellbar. Assets ohne gültiger Lizenz können nicht heruntergeladen werden (außer von App-Administratoren).

Integration in Microsoft OfficePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration in Microsoft Office ermöglicht, Aktionen direkt aus der Anwendung auszuführen.

Microsoft Outlook

Auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ über die Schaltfläche „Home“ bzw. „Arbeitsvorrat“ einen eigenen Aufgabenbereich in Microsoft Outlook einblenden. Somit haben Sie direkten Zugang zu Ihrem Fabasoft Cloud Home-Bereich bzw. Arbeitsvorrat.

Zusätzlich können Sie beim Erstellen einer E-Mail Anhänge direkt in die Fabasoft Cloud hochladen und durch Links ersetzen. Dazu steht auf der Registerkarte „Nachricht“ die Schaltfläche „Anhänge in Links umwandeln“ zur Verfügung.

Hinweis: Die Gruppe „Fabasoft Cloud“ steht nur zur Verfügung, wenn das Add-in „Fabasoft Cloud Outlook Extension“ („Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“) aktiviert ist.

Microsoft Word

Die Eigenschaften Letzte Unterschrift, Letzte Unterschrift am/um, Letzte Unterschrift von und Bemerkung der letzten Unterschrift können als Felder in Word-Dokumenten eingefügt werden.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular mit Basisklasse „Container mit Benutzerdaten“ bzw. „Room mit Benutzerdaten“ erzeugen, können Sie zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur Verfügung stehen.

Dadurch kann zum Beispiel die Eigenschaft „Jahr“ der Akte als Feld im Word-Dokument eingefügt werden.

Hinweis: Die Registerkarte „Fabasoft Cloud“ steht nur zur Verfügung, wenn das Add-in „Fabasoft Cloud Word Extension“ („Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“) aktiviert ist.

KontaktmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Kontaktmanagement bietet folgende Neuerungen:

  • Bei Kontaktpersonen können Zustimmungserklärungen zur Datenverarbeitung hinterlegt werden.
  • Um zu verhindern, dass Felder, die über den Import aktualisiert werden sollen, direkt im Kontaktmanagement über die Benutzeroberfläche verändert werden, können bei der Kontakte-Konfiguration auf der Registerkarte „Extern verwaltete Felder“ die entsprechende Felder auf nur lesend geändert werden. Dies gilt nur für Kontakte, bei denen die Option Extern verwaltet aktiviert ist.
    Beim Import werden die extern verwalteten Eigenschaften eines Kontakts nur aktualisiert, wenn die angegebene Datenquelle mit der Datenquelle des bestehenden Kontakts übereinstimmt.

Privacy by DesignPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Erzeugen neuer Teamrooms sind standardmäßig folgende Optionen deaktiviert:

  • Öffentliche Links erlauben
  • Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder einladen

Der Menüeintrag „Öffentlichen Link erstellen“ wird für Teammitglieder, die über die Rechte verfügen, die Sicherheitseinstellungen zu ändern, dennoch angezeigt. Beim Erstellen des öffentlichen Links kann die Einstellung für den Teamroom entsprechend angepasst werden.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit dem neuen Update steht Ihnen zusätzlich folgende Funktionalität zur Verfügung:

  • In Ihren persönlichen Dashboards (z. B. Scrum oder Kontaktmanagement) können Sie über die Aktion „Einstellungen“ festlegen, ob Sie über Neuigkeiten aller zugeordneten Ablagen informiert werden möchten.
  • Bei Verwendung von Bildschirmleseprogrammen können Sie festlegen, dass wohlbekannte englischsprachige Begriffe speziell ausgezeichnet werden, um eine korrekte Aussprache zu gewährleisten („Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Grundeinstellungen“ > Registerkarte „Bedienungshilfen“ > „Fremdsprachige Ausdrücke für Sprachausgabe aufbereiten“).
  • Die angezeigten Eigenschaften auf der Registerkarte „Allgemein“ von Objekten wurden überarbeitet und konsolidiert.
  • Wenn Sie in einer Liste ein Feld mit F2 bearbeiten, wird durch einen Klick außerhalb des Bearbeitungsfelds die Änderung gespeichert. Falls der Klick auf einem klickbaren Element erfolgt, wird zusätzlich die entsprechende Aktion ausgeführt.
  • In der Zeitreise kann alternativ zur Auswahl einer Version ein Zeitpunkt angegeben werden.
  • Als finales Format wird ein PDF/A-konformes Dokument erzeugt.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Authentifizierung

  • Um ein Single Sign-on zu realisieren, können Sie Ihren eigenen SAML-2.0-Identity-Provider für die Authentifizierung Ihrer Benutzer in der Fabasoft Cloud verwenden. Dazu steht die Log-in-Methode „Single Sign-on (SAML 2.0)“ zur Verfügung.

    Nähre Informationen finden Sie im White Paper „Configuration of Single Sign-On“.
  • Die Authentifizierungsmethode E-Mail-Adresse und Passwort kann für Organisationsmitglieder deaktiviert werden (Registerkarte „Administration“ > Deaktivierte Authentifizierungsmethoden).
  • Sie können in den Organisationrichtlinien auf der Registerkarte „Authentifizierung“ festlegen, dass Single-Sign-on- bzw. Zertifikats-Authentifizierungsmethoden keinen zweiten Faktor benötigen. Wenn Sie den zweiten Faktor deaktivieren, muss Ihre IT-Abteilung durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass das Authentisierungsniveau dennoch gegeben ist.

Weitere Neuerungen

  • Beim Import der Aufbauorganisation steht zusätzlich die Option Vollständiger Abgleich der Aufbauorganisation zur Verfügung. Somit können Sie festlegen, ob existierende Planstellen und Organisationseinheiten, die nicht in der CSV-Datei vorhanden sind, gelöscht werden sollen.
  • Die Mitgliederverwaltung kann auch über ein Webservice erfolgen (siehe White Paper „Fabasoft Cloud Web Services“).