2018 April Release

Fabasoft Cloud 2017 June ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2017 June Release.

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet weiterführende Möglichkeiten insbesondere bei der Verwaltung von Bildern.

Die Digital-Asset-Management ist in Fabasoft Cloud Enterprise und höher enthalten. Um Ihnen einfache, auf Sie abgestimmte Lösungen bieten zu können, ist das Digital-Asset-Management standardmäßig nicht aktiviert. Wenn Sie die Funktionalität nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an den Fabasoft Cloud Support (cloudsupport@fabasoft.com), um das Digital-Asset-Management für Ihre Organisation freischalten zu lassen.

DAM-Konfiguration und -Ablagen

In Asset-Ablagen können Sie Ihre digitalen Inhalte strukturiert ablegen und verwalten. Über die zugehörige Konfiguration können Sie Download-Formate vordefinieren.

Beim Herunterladen der Inhalte haben Sie die Möglichkeit das gewünschte Download-Format auszuwählen. Der Inhalt wird vor dem Herunterladen entsprechend Ihrer Angaben konvertiert.

Zusätzlich können Sie eigene Thesauri erstellen und Ihre Assets entsprechend verschlagworten.  

Miniaturansicht

Neben den bewährten Ansichten von Listen steht nun zusätzlich die Ansicht „Miniaturen“ zur Verfügung. Diese Ansicht eignet sich insbesondere für die Darstellung von Bildern. Über einen Slider können Sie die Größe variieren und Sie können festlegen, ob der Name der Bilder angezeigt werden soll.

Vollbildmodus

Im Vollbildmodus steht der Anzeige des Bilds das gesamte Webbrowser-Fenster zur Verfügung. Navigieren Sie dazu in ein Bild und klicken Sie auf die Schaltfläche „Vollbild anzeigen“. Mit einem Slider können Sie in das Bild zoomen oder Sie können auch das Bild an die Fenstergröße anpassen.

Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten

Wenn Sie mehrere Objekte markieren und den Kontextmenübefehl „Eigenschaften bearbeiten“ durchführen, können Sie die gemeinsamen Eigenschaften der Objekte gleichzeitig verändern. Dies war bis jetzt nur für skalare Eigenschaften (z. B. eine Zeichenkette) möglich. Nun können Sie zusätzlich Objektlisten, Aggregatslisten und Aggregate (mit skalaren Werten) gemeinsam verändern.

Objektliste

  • Wenn in allen Objekten der Inhalt der Objektliste gleich ist, wird der Inhalt beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird eine leere Objektliste angezeigt.
  • Wenn in allen Objekten der Inhalt der Objektliste gleich ist, wird die alte Objektliste durch die neue Objektliste überschrieben. Ansonsten können Sie entscheiden, ob die neuen Objekte in der Objektliste hinzugefügt werden oder ob die alte Objektliste durch die neue Objektliste überschrieben wird.

Aggregatsliste

  • Wenn in allen Objekten der Inhalt der Aggregatsliste gleich ist, wird der Inhalt beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird eine leere Aggregatsliste angezeigt.
  • Wenn in allen Objekten der Inhalt der Aggregatsliste gleich ist, wird die alte Aggregatsliste durch die neue Aggregatsliste überschrieben. Ansonsten können Sie entscheiden, ob neue Aggregatszeilen in der Aggregatsliste hinzugefügt werden oder ob die alte Aggregatsliste durch die neue Aggregatsliste überschrieben wird. Wird beim Hinzufügen ein eventuell vorhandener Schlüssel verletzt, wird die entsprechende Aggregatszeile ignoriert.

Aggregat

  • Wenn in allen Objekten der entsprechende Aggregatswert gleich ist, wird der Wert beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird ein leerer Wert angezeigt.

Benutzerdefinierte FormularePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die benutzerdefinierten Formulare wurden um folgende Funktionalität erweitert:

  • Für benutzerdefinierte Formulare steht als Basisklasse zusätzlich „Room mit Benutzerdaten“ zur Verfügung. Somit können die Möglichkeiten eines Rooms  in Verbindung mit benutzerdefinierten Formularen genutzt werden.
  • Nach Werten von Eigenschaften benutzerdefinierter Formulare kann gesucht werden.
  • Die Mehrsprachigkeit von benutzerdefinierten Formularen ist durchgängig gewährleistet.

Einfache BedienbarkeitPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen erleichtern die tägliche Arbeit mit der Fabasoft Cloud.

  • Wenn Ihre Anmeldinformationen geändert wurden (z. B. Passwort, E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer) werden Sie aus Sicherheitsgründen per E-Mail informiert. Bei Änderung der Mobiltelefonnummer für die Mobile PIN wird zusätzlich einen SMS an die alte und neue Nummer gesendet.
  • Das Inhaltsverzeichnis bei der PDF-Ansicht eines Teamrooms wird bis zur zwanzigsten Ebene angezeigt.
  • In den Eigenschaften eines Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ festlegen, ob für PDF-Ansichten von Dokumenten, die dem Teamroom zugeordnet sind, ein Deckblatt generiert werden soll. Sie können dabei auswählen, welche Versionen bzw. Unterschriften am Deckblatt angezeigt werden sollen.
  • Bei Ordnern steht nun ebenfalls der Kontextmenübefehl „Extras“ > „Zu Teamroom-Vorlagen hinzufügen“ zur Verfügung.
  • Bei Objekten kann mithilfe der Felder Gültig ab und Gültig bis (Registerkarte „Versionen“) eine Gültigkeit festgelegt werden. Wenn das Gültig-ab-Datum in der Zukunft bzw. das Gültig-bis-Datum in der Vergangenheit liegt, wird das Objekt mit einem roten Rufzeichen gekennzeichnet.
  • In die Zwischenablage kopierte Objekte werden ebenfalls im Verlauf berücksichtigt.
  • Wenn Sie mehrere Objekte markieren und den Kontextmenübefehl „Umbenennen“ ausführen, wird nacheinander für jedes markierte Objekt ein Umbenennen-Dialog geöffnet. Bei einem Klick auf „Abbrechen“ werden alle Änderungen verworfen.
  • Wenn der Termin für den Beginn bzw. für die Erledigung einer Workflow-Aktivität abgelaufen ist, werden Sie per E-Mail und im Welcome-Screen benachrichtigt.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit dem neuen Update steht Ihnen zusätzlich folgende Funktionalität zur Verfügung:

  • Die im Kapitel „Digital-Asset-Management“ beschrieben Funktionalität bzgl. Miniaturansicht, Vollbildmodus und gemeinsames Eigenschaften bearbeiten steht auch allgemein und nicht nur im Digital-Asset-Umfeld zur Verfügung.
  • Wenn Standard-Hintergrundaufgaben einer Kategorie bereits beim Zuweisen der Kategorie auszuführend sind, werden diese sofort ausgeführt und nicht erst zeitverzögert durch eine automatische Aufgabe.
  • Bei Standard-Hintergrundaufgaben kann mithilfe des Felds Datum bei Basisdatumsänderung neu berechnen festgelegt werden, ob der Zeitpunkt zur Ausführung der Hintergrundaufgabe bei einer Änderung des Basisdatums neu festgelegt wird. Noch nicht ausgeführte Hintergrundaufgaben werden zum neu berechneten Zeitpunkt ausgeführt bzw. bereits ausgeführte Hintergrundaufgaben werden erneut ausgeführt.
  • Beim Definieren von Wiedervorlagen, Hintergrundaufgaben und Aufbewahrungsfristen können auch Datumseigenschaften von benutzerdefinierten Formularen ausgewählt werden. Die angebotenen Eigenschaften werden abhängig vom Kontext gefiltert. Zusätzlich kann angegeben werden, ob die Zeitspanne vom Basisdatum abgezogen bzw. hinzuaddiert wird (z. B. 3 Tage vor „Gültig bis“, 2 Jahre nach „Erzeugt am/um“).
  • Das Herunterladen von großen Dateien startet viel schneller, da die Konsistenz der Dateien während des Herunterladens geprüft wird und nicht vor dem Start.
  • Die Aktivität „Anmerkung hinzufügen“ steht nun zusätzlich zur Verfügung. Somit können über den Workflow Anmerkungen mit Anhängen zu einem Objekt hinzugefügt werden.
  • Bei verschlüsselten Teamrooms ist die Verwendung der Wasserzeichen-Funktionalität nicht sinnvoll und daher deaktiviert.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Organisationslogo und HintergrundfarbePermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Ihre Corporate Identity zu stärken, können Sie in den erweiterten Einstellungen Ihrer Organisation über die Aktion „Logo festlegen“ zusätzlich zum Logo die Hintergrundfarbe für die Kopfleiste (Hexadezimalwert, z. B.: #FF0000) bestimmen. Die Farben der Elemente in der Kopfleiste werden automatisch an die Hintergrundfarbe angepasst. Die Hintergrundfarbe wird auch für die Beschreibungen von Teamrooms und bei öffentlichen Links berücksichtigt.

Wenn Sie die Einstellung Logo und Hintergrundfarbe in E-Mails verwenden auswählen, wird das Logo und die Hintergrundfarbe auch in den über die Cloud versendeten E-Mails Ihrer Organisation berücksichtigt.

Organisationsrichtlinie „Inhalte am Arbeitsplatz öffnen bzw. herunterladen“Permanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Organisationsrichtlinie „Inhalte am Arbeitsplatz öffnen bzw. herunterladen“ (Organisations-Dashboard > „Erweiterte Einstellungen“ > Aktion „Richtlinien festlegen“ > Registerkarte „Inhalt“) können Sie festlegen, wer für Inhalte Ihrer Organisation die Aktionen bzgl. Bearbeiten und Herunterladen im Webbrowser-Client angeboten bekommt. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass niemand außer Organisationsmitglieder über diese Aktionen verfügen.

Mitgliedschaft beendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ihnen stehen folgende Verbesserungen beim Beenden einer Mitgliedschaft zur Verfügung:

  • Beim Beenden einer Mitgliedschaft können Sie entscheiden, ob das betroffene Mitglied per E-Mail informiert werden soll (Feld Betroffenes Mitglied informieren).
  • Beim Beenden einer Mitgliedschaft in der Hauptorganisation werden nun auch Teamroom-Verantwortliche anderer Organisationen über den Austritt und gegebenenfalls über den Nachfolger benachrichtigt. Die Zugriffsrechte können von einem Teamroom-Verantwortlichen manuell angepasst werden.
  • Beim Beenden einer Mitgliedschaft in einer Nicht-Hauptorganisation, werden Teamrooms behandelt, die auf die betroffene Organisation eingeschränkt wurden.
  • Der Austritt aus externen Organisationen, Organisationseinheiten bzw. Teams wird ebenfalls inklusive Nachfolgeregelung berücksichtigt.